Архивное хранение документов, сроки хранения бухгалтерских документов в организации

Все хозяйственные операции, осуществляемые компанией процессе ее деятельности, требуют необходимого оформления особыми «оправдательными» документами, важных, в первую очередь, для компании как для налогоплательщика. Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) ООО, в этом случае, не исключение. За все время работы компании архив ее документов нередко становится достаточно объемным, а потому возникает необходимость документарной ревизии и утилизации некоторых из них. Однако, принимая решение избавиться от некоторых документов, следует помнить о законодательно установленных обязательных сроках их хранения и правилах процедуры утилизации. 

 Порядок хранения документов

Экономический субъект, например ООО, должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно.  Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. Однако следует отметить, что ряд документов – протоколы собраний, внутренние документы, документы, подтверждающие права общества на имущество, документ, подтверждающий государственную регистрацию общества, права на имущество, находящееся на его балансе и др. – должны храниться по месту нахождения его единоличного исполнительного органа. (ст. 50 Федерального закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») При значительных объемах документации лучшим решением будет выделить специальное место под архив, возможно даже в отдельном помещении, вне офиса компании, куда можно будет перевезти все неиспользуемые в работе документы. Также есть возможность их хранения в электронном виде (ст. 9 и 10 Закона о бухучете; ст. 314 НК РФ). В письме от 24.07.2008 № 03–02–07/1–314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Сроки хранения отдельных видов документов ООО

Ст. 29 вышеназванного Закона о бухучете устанавливается общий срок хранения первичных учетных документов и документов бухгалтерского учета – 5 лет после отчетного года. Для определения сроков хранения конкретных видов документов следует обратиться к «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Он посвящен только хранению документов АО, однако из самого наименования, а также из п. 1.1 и 1.2 Перечня следует, что он является общим для всех организаций при осуществлении ими однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от организационно-правовой формы таких организаций. В связи с этим обеспечивать сохранность названных в нем документов и соблюдать сроки (в том числе гражданско-правовых договоров) должно и ООО, что подтверждается и правоприменительной практикой (см. постановление ФАС Поволжского округа от 24.04.2014 № Ф06-4625/13; постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2013 № 09АП-38147/13).

Названный Перечень достаточно объемен, а потому в данной статье целесообразно будет выделить лишь основные типы документов, которые используются ООО, указав сроки их хранения:

1) Бухгалтерская отчетность и учетные регистры

  • Годовая бухгалтерская отчетность – не менее 10 лет;
  • Сводная годовая бухгалтерская отчетность – до ликвидации организации;
  • Квартальная бухгалтерская отчетность – не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет);
  • Месячная бухгалтерская отчетность – не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет);
  • Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) – не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
  • Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 10 лет;
  • Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет);
  • Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) – не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет);
  • Счета-фактуры – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
  • Книги покупок, книги продаж – не менее полных 5 лет с даты последней записи.

2) Первичные документы

  • Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий;
  • Путевые листы – не менее 5 лет;
  • Лицевые счета работников – не менее 75 лет;
  • Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет;
  • Исполнительные документы – не менее 5 лет;
  • Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) – не менее 5 лет;
  • Документы об оплате учебных отпусков – не менее 5 лет;
  • Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) – не менее 5 лет;
  • Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене – не менее 5 лет;
  • Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) – не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий.

3) Договоры и контракты

  • Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) – не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения;
  • Паспорта сделок – до ликвидации организации;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) – не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет;
  • Договоры о материальной ответственности – не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица.

4) Кадровые документы

  • Коллективный договор – до ликвидации организации;
  • Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю – не менее 5 лет;
  • Табели (графики), журналы учета рабочего времени – не менее 1 года (если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее 5 лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ));
  • Документы о премировании работников – не менее 5 лет;
  • Трудовые договоры (контракты, соглашения) – не менее 75 лет;
  • Личные карточки работников (в том числе временных работников) – не менее 75 лет;
  • Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников – до момента востребования, но не менее 50 лет;
  • Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – не менее 50 лет;
  • Графики предоставления отпусков – не менее 1 года.

5) Документы по охране труда

  • Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении – не менее 5 лет;
  • Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности – не менее 10 лет;
  • Журналы проведения аттестации по технике безопасности – не менее 5 лет.

6) Статистические документы

  • Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы – не менее 10 лет;
  • Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы – до ликвидации организации;
  • Полугодовые статистические отчеты и таблицы – не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет);
  • Квартальные статистические отчеты и таблицы – не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет);
  • Месячные статистические отчеты и таблицы –не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет).

Ответственность за нарушение сроков хранения документов ООО

ООО может быть подвергнуто административной и/или налоговой ответственности за непредоставление или отсутствие документов, которые могли быть утрачены из-за неправильного хранения или уничтожены раньше времени:

Административная ответственность, в целом, заключается в наложении штрафов:

  • за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов — штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ);
  • за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством — штраф для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП РФ);
  • за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» — штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Санкции, предусмотренные налоговым законодательством, аналогично заключаются во взимании штрафов с юридического лица (например, ст. 120, 126 НК РФ).

Срок исковой давности, исходя из анализа законодательства, которым не предусмотрено каких-либо специальных сроков, составляет 2 месяца.

22 декабря 2016 г.

Содержание

Сроки хранения документов организаций в 2020-2021 гг.

Бухгалтерские документы (таблица)

Документ Срок хранения бухгалтерских документов в организации Основание
Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29
Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.) 5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276
Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней Годовая — постоянно

Промежуточная – 5 лет (постоянно — при отсутствии годовой отчетности)

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286
«Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка) 5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277
Путевые листы 5 лет

При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда:

50/75 лет (75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003)

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553
Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы) 6 лет

При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298
Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка) 5 лет
Документы об инвентаризации активов и обязательств 5 лет при условии проведения ревизии Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно
Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА 5 лет после выбытия ОС и НМА Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323
Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг 50/75 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301
Документы к договорам, соглашениям, контрактам 5 лет
Учредительные договоры организации Постоянно
Документы по проводимым валютным операциям в РФ Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24

Таблица со сроками хранения документов для налогового учета

Документ Срок хранения Основание
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами Минимум 4 года НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24
Налоговые декларации, расчеты по всем налогам 5 лет

Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310
Счета-фактуры 5 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317
Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные) Минимум 4 года с даты последней записи Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13
Книги покупок/продаж (бумажные и электронные) Минимум 4 года с даты последней записи Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22
Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц 5 лет

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312
Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль) В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль) В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков
Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН) В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов 6 лет НК РФ, п. 3.4 ст. 23
Расчеты по страховым взносам 50/75 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309
Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов 6 лет

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты

Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3

Сроки хранения кадровых документов

Документ Срок хранения Основание
Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения 50/75 лет Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1
Личные дела, личные карточки руководителей и работников 50/75 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445
Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним 50/75 лет
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий 3 года Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454
Документы об обработке персональных данных Постоянно Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441
Согласие на обработку персональных данных 3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)
Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения) До востребования работниками

Невостребованные документы хранятся 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже 50/75 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450
Штатное расписание Постоянно Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет

50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402
Графики отпусков 3 года Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453
Отчеты о командировках 5 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452
Больничные листы и журналы их регистрации 5 лет Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619
Приказы, распоряжения и документы к ним По основной деятельности – постоянно

По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19
Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним 50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты

5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434
Должностные инструкции (регламенты) Типовые – 3 года после замены новыми

Инструкции работников – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443
Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев 45 лет ТК РФ, ст. 230, 230.1
Правила внутреннего трудового распорядка 1 год после замены новыми Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381
Коллективные договоры Постоянно Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386

Источник

Новые сроки хранения документов

C 18 февраля 2020 года изменились сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов.

Вступает в силу новый Перечень, утвержденный Приказом Федерального архивного агенства от 20.12.2019 г. № 236.

Наиболее важные изменения:

  • Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов — 5 лет;
  • Счета-фактуры — 5 лет;
  • Реестр сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами — 5 лет;
  • Документы о получении заработной платы и других выплат (при наличии лицевых счетов) — 6 лет;
  • Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) – 75/50 лет (до 01.01.2003 – хранить 75 лет, после 01.01.2003 – хранить 50 лет);
  • Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения — 5 лет;
  • Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – 75/50 лет;
  • График отпусков — 3 года;
  • Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы — 5 лет;
  • Бухгалтерская отчетность: годовая — постоянно, промежуточная — 5 лет.

Более подробные изменения сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов приведены в таблице:

Вид документации До 18 февраля 2020 г. После 18 февраля 2020 г. Примечание
Документы по заработной плате
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
Документы о получении заработной платы и других выплат – при наличии лицевых счетов 5 лет 6 лет
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате 75 лет 75/50 лет Срок их хранения теперь зависит от даты окончания делопроизводства по таким документам: – до 01.01.2003 – хранить 75 лет, – после 01.01.2003 – хранить 50 лет
Налоговые документы
Счета-фактуры 4 года 5 лет
Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов 5 лет 5 лет
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) 75/50 лет Ранее прямой нормы для расчетов по страховым взносам не было. Перечень N 558 предусматривал сроки хранения только для расчетных ведомостей по взносам в ФСС: – квартальные – 5 лет; – годовые – постоянно
Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения 5 лет 5 лет
Книги учета доходов и расходов при применении УСН постоянно 5 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
Трудовые договоры
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 75 лет 75/50 лет Срок их хранения теперь также будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: – до 01.01.2003 – хранить 75 лет, – после 01.01.2003 – хранить 50 лет
Документы по отпускам
График отпусков 1 год 3 года
Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков 3 года 5 лет
Первичные документы
5 лет 5 лет Общий срок хранения не изменился, но в случае возникновения споров, разногласий документы нужно будет хранить до принятия решения по делу
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка) 5 лет 5 лет Общий срок хранения не изменился, но применяется он только при условии погашения долга. Если задолженность не погашена и через 5 лет после образования, документы нужно продолжать хранить
Бухгалтерская отчетность
Бухгалтерская отчетность – годовая Постоянно Постоянно Ранее предусматривался срок хранения квартальной отчетности – 5 лет, а ежемесячной – 1 год. Теперь такие виды отчетности объединены в промежуточную
– промежуточная 5 лет
image

E-mail: kan700@yandex.ru

Телефоны: +7 (3852) 65-99-64+7 (3852) 63-24-06+7 (3852) 60-01-90

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов. Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.

Сроки хранения документов установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.

Первичные учетные документы

Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:

  • кассовых книг;
  • банковских документов;
  • актово приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
  • накладныхи авансовых отчетов;
  • переписки;
  • путевых листови журналов их учета;
  • документов ополучении зарплаты и выплате пособий;
  • инвентаризационных описейо движимом имуществе.

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

А вот документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.

Учетная политика и договоры

Срок хранения документов учетной политики отсчитывается от года, в котором они в последний раз использовались для составления бухотчетности. С этого времени должно пройти пять лет. Столько же должны храниться те средства, которые помогают воспроизводить электронные документы и проверяют электронную подпись.

Регистры бухучета хранятся не менее пяти лет после отчетного года. При этом условием пятилетнего срока хранения названо проведение проверки или ревизии.

Бухотчетность

Годовая бухотчетность и аудиторское заключение по ней хранятся постоянно.

По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год. Однако если нет годовой отчетности, то квартальная хранится постоянно.

Документы для расчета налогов и взносов

Если для бухгалтерских документов в качестве своеобразного “основного” срока можно назвать пятилетний, то большинство налоговых документов нужно хранить четыре года. Это касается:

  • документовналогоплательщиков и налоговых агентов, которые необходимы для расчета, удержания и уплаты налогов;
  • счетов-фактур;
  • книгпокупок и продаж (здесь срок рассчитывается с даты последней записи);
  • таможенных декларацийв части уплаты НДС, заявления о ввозе товаров, БСО;
  • документовоб уплате авансовых платежей акцизов.

А вот для взносов сроки больше. Так, документы, которые необходимы для их исчисления и уплаты, должны храниться шесть лет.

Для участников региональных инвестиционных проектов установлены свои сроки.

И конечно, если речь идет о расходах, которые “растянуты” на несколько лет (оплата обучения, перенос убытков и т.д.), то документы нужно хранить в течение всего периода их списания.

Налоговая отчетность и отчетность по взносам

Все налоговые декларации нужно хранить пять лет.

Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Однако если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то срок хранения этих документов увеличивается до 75 лет.

А вот с отчетностью по взносам все несколько сложнее. Как мы уже сказали, НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения документов для расчета и уплаты взносов. В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС и квитанции о получении. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам. Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.

Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.

image Опубликовано: 11.03.2020 Обновлено: 15.01.2021

Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.

Моё дело2020-03-112020-03-11image Оглавление

Сроки хранения документов организаций

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документации Вид документов Прежние сроки Новые сроки
Налоговый учет Счета-фактуры 4 года 5 лет
Налоговый учет Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН Постоянно 5 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50/75 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов
Бухгалтерский учет Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах 5 лет, для части этой документации — постоянно 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)
Кадровый учет Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения 5 лет 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных сотрудниках 5 лет 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 5 лет
Кадровый учет Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков 3 года 5 лет
Кадровый учет Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве Постоянно 45 лет
Кадровый учет Графики отпусков 1 год 3 года

Сроки хранения документов

С нами все ваши документы под надёжной защитой

Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в 2021 году

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

Категория документации Вид документов Срок хранения
Налоговый учет Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним 5 лет
Налоговый учет Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов 5 лет
Налоговый учет Счета-фактуры 5 лет
Налоговый учет Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников 5 лет
Налоговый учет Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС 5 лет
Налоговый учет Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом 5 лет
Налоговый учет Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН 5 лет
Налоговый учет Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов 5 лет
Налоговый учет Переписка о реструктуризации задолженности по налогам 6 лет
Налоговый учет Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников 50/75 лет
Налоговый учет Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ
Налоговый учет Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС 5 лет
Налоговый учет Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов
Бухгалтерский учет Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) 5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учет Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) 5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Промежуточная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) Постоянно
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах
Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)
Кадровый учет Документы по личному составу организации 50/75 лет
Кадровый учет Коллективные договоры Постоянно
Кадровый учет Перечни профессий По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
Кадровый учет Графики отпусков 3 года
Кадровый учет Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учет Документы о премировании сотрудников 5 лет
Кадровый учет Приказы о кадровых перемещениях 50/75 лет
Кадровый учет Личные карточки работников 50/75 лет ЭПК
Кадровый учет Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. 5 лет
Кадровый учет
Кадровый учет Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях 3 года
Кадровый учет Заявки о потребности в иностранных работниках 1 год
Кадровый учет Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) 5 лет
Кадровый учет Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 год
Кадровый учет Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет

Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически

Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ

Сроки хранения налоговых документов

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
  • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
  • документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Санкции за нарушение порядка хранения документов

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: