аванс на командировку

Поиск Лекций

под отчет на командировочные расходы

Внимание! С 01.01.2016 в соответствии с Указаниями N 65н на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ относятся расходы учреждения по возмещению работникам следующих затрат, связанных со служебными командировками:

— расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования (к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта), при наличии подтверждающих документов (билетов);

— расходов по найму жилых помещений;

— дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов загранплавания флота);

— иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Дополнительно по данному вопросу см. Информацию Минфина России «Сопоставительная таблица изменений в классификации операций сектора государственного управления 2015 — 2016 год».

До 1 января 2016 г.

Из архива материалов, актуальных на 31.12.2015

«Бюджетные учреждения осуществляют расходы на командировки по следующим статьям/подстатьям КОСГУ:

212 «Прочие выплаты» — на выплату суточных при служебных командировках;

222 «Транспортные услуги» — на оплату проезда при служебных командировках, а также оплату расходов за пользование на транспорте постельными принадлежностями, оплату разного рода сборов при приобретении проездных документов (комиссионный сбор, страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т.д.);

226 «Прочие работы, услуги» — на оплату расходов по найму жилых помещений при служебных командировках;

290 «Прочие расходы» — на оплату иных расходов, понесенных работником с ведома работодателя в период нахождения в командировке (например, представительские расходы)».

Бухгалтерские записи бюджетного учреждения

по выдаче денежных средств

под отчет командированному работнику

N п/п Содержание операций Номер счета
по дебету по кредиту
Выдача из кассы учреждения подотчетному лицу денежных средств в рублях и в иностранной валюте на оплату командировочных расходов 0 208 12 560 0 201 34 610 <*>

———————————

<*> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.

Ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения расчеты с работником по выданным ему под отчет денежным средствам на оформление визы при направлении его в заграничную командировку?

Корреспонденция счетов: Бюджетное учреждение (университет) в рамках проведения всероссийского конкурса направляет студентов дневного отделения на научную конференцию в другой город. По каким статьям (подстатьям) КОСГУ отразить в этом случае расходы на проезд, проживание и выплату суточных? Как отразить эти операции в бухгалтерском учете?

Корреспонденция счетов: Работник бюджетного учреждения направлен в служебную командировку на территории РФ сроком на пять дней. Финансирование командировочных расходов осуществляется за счет субсидии на выполнение государственного задания. Однако в связи с недостаточностью средств субсидии выплата суточных произведена за счет собственных доходов учреждения.

Другие ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Бюджетное учреждение в рамках приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, в качестве исполнителя заключило договор на проведение выездного семинара.

Учреждение направляет в служебную командировку работника учреждения к месту проведения семинара для его организации сроком на два дня.

Корреспонденция счетов: Бюджетное учреждение культуры направляет в служебную командировку работника для сопровождения учащихся на практику.

Работником получены денежные средства под отчет из кассы учреждения и приобретены железнодорожные билеты к месту проведения практики и обратно. За два дня до отправления поездка отменена руководителем учреждения из-за погодных условий. Приобретенные билеты сданы работником в железнодорожную кассу.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения возврат работником подотчетной суммы, перечисленной ему на банковскую карту? Аванс перечислен за счет субсидии на выполнение государственного задания.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете федерального бюджетного учреждения возврат работником аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете федерального бюджетного учреждения возврат работником остатка аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности? Курс иностранной валюты понизился.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения расчеты с работником по командировочным расходам, если он по окончании командировки представил вместе с авансовым отчетом счет на оплату услуг гостиницы, в котором стоимость завтрака выделена отдельной строкой?

Бухгалтерские записи автономного учреждения

по выдаче денежных средств

под отчет командированному работнику

N п/п Содержание операций Номер счета
по дебету по кредиту
Выдача из кассы учреждения подотчетному лицу денежных средств в рублях и в иностранной валюте на оплату командировочных расходов 0 208 12 000 0 201 34 000 <*>

———————————

<*> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.

Ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения расчеты с работником по выданным ему под отчет денежным средствам на оформление визы при направлении его в заграничную командировку в рамках приносящей доход деятельности?

Корреспонденция счетов: Автономное учреждение (университет) направляет студентов дневного отделения на студенческий фестиваль в другой город. По каким статьям (подстатьям) КОСГУ отразить в этом случае расходы на проезд, проживание и выплату суточных? Как отразить эти операции в бухгалтерском учете?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения выплату командировочных расходов работнику, направленному в служебную командировку на территории РФ сроком на 10 дней? Финансирование командировочных расходов осуществляется за счет средств субсидии на выполнение государственного задания. Однако в связи с недостаточностью средств субсидии выплата суточных произведена за счет собственных доходов учреждения.

Другие ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Автономное учреждение в рамках приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, в качестве исполнителя заключило договор на проведение выездного концерта. Учреждение направляет железнодорожным транспортом в служебную командировку работника к месту проведения концерта для его организации сроком на три дня.

Корреспонденция счетов: Автономное образовательное учреждение направляет в служебную командировку работника для сопровождения учащихся на практику. Работником получены денежные средства под отчет из кассы учреждения и приобретены железнодорожные билеты к месту проведения практики и обратно. За два дня до отправления поездка отменена руководителем учреждения из-за погодных условий. Приобретенные билеты сданы работником в железнодорожную кассу.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения, применяющего упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», расчеты с работником по выданным ему под отчет денежным средствам на оформление визы при направлении его в заграничную командировку в рамках приносящей доход деятельности?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения возврат работником остатка аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности? Курс иностранной валюты понизился.

Корреспонденция счетов: По приказу руководителя автономного учреждения работник направлен в служебную командировку сроком на один день. Автономным учреждением для командированного работника приобретены железнодорожные билеты к месту служебной командировки и обратно. Оплата билетов произведена авансом с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения возврат работником аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности? Курс иностранной валюты повысился.

4. Принятие к бухгалтерскому учету

Работника отправили в служебную командировку. Кадровик оформил все приказы, выписал служебное задание, а кассир выплатил аванс. Командированный сотрудник вернулся, предоставил документы бухгалтеру. Как вести учет командировочных расходов в 2018 году и как правильно отразить хозяйственную операцию в бухучете — расскажем далее.

Как отразить аванс на командировку

Допустим, сотрудник обратился в кассу учреждения для получения денежных средств на командировку. На руках у сотрудника записка-расчет, одобренная руководителем.

Действия кассира:

  1. Проверяем распорядительный документ. Напомним, что таким документом может быть приказ руководства, заявление работника либо отдельная записка-расчет.

    Все документы должны быть завизированы директором.

  2. Выписываем расходный кассовый ордер, если подчиненный желает получить аванс на командировку наличными деньгами. Либо составляем платежное поручение на перечисление средств на банковскую карту работника.
  3. Передаем наличность работнику под подпись.

    Одновременно осуществляем бухгалтерскую запись: Дебет 71 Кредит 50 «выдано из кассы на командировочные расходы» — проводка.

Для бюджетников при выдаче из кассы аванса на командировку проводка будет другой: Дебет 0 208 12 560 Кредит 0 201 34 610.

При перечислении денег на расчетные счета используйте аналогичные проводки:

  • для НКО — выдан аванс на командировочные расходы, проводка: Дт 70 Кт 51;
  • для бюджетников — Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 11 610.

Принят авансовый отчет

Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней.

Он должен предоставить в бухгалтерию следующие документы:

  • авансовый отчет, в котором необходимо отразить все произведенные расходы и полученные средства в виде аванса;
  • командировочное удостоверение, если организация решила использовать данный бланк. Напомним, что применять данное удостоверение не обязательно;
  • служебное задание с отметкой о его выполнении либо служебную записку с пояснениями обстоятельств и причин неисполнения служебного задания;
  • документы, которые подтверждают произведенные затраты. Например, билеты подтверждают затраты на проезд, гостиничная квитанция — траты на проживание, чеки и акты подтверждают прочие траты, одобренные руководством компании.

Бухгалтер проверяет весь пакет документов, сверяет данные авансового отчета и подтверждающей документации, подбивает итоги. Напомним, что суточные в командировке обязательному подтверждению не подлежат. Рассчитать количество дней пребывания в поездке можно по датам из билетов либо из командировочного удостоверения.

Списаны командировочные расходы, проводка зависит от цели служебной поездки. Так, например:

  • для выполнения заданий по основному производству бухгалтер сделает запись: Дт 20 КТ 71;
  • для продвижения товаров и произведенной продукции — Дт 41 Кт71;
  • для приобретения имущества и активов в пользование НО — Дт 08 Кт 71.

Проводки по командировочным расходам в бюджете:

  • для затрат, связанных с основной деятельностью, — Дт 0 109 ХХ 212 Кт 0 208 12 000;
  • для затрат, не связанных с основной деятельностью, — Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000.

Возмещаем долги

Нередко по результатам проверки авансового отчета образуется задолженность. Например, работник был вынужден задержаться в поездке и перерасходовал средства. Или, наоборот, сотрудник сэкономил и должен вернуть неизрасходованный аванс.

Бухгалтер отражает долги по командировочным расходам, проводки для НКО.

  1. Если долг за организацией, то следует перечислить сумму перерасхода на банковскую карту работника: Дт 71 Кт51, проводка для наличных расчетов: Дт 71 Кт 50.
  2. Если должен остался сотрудник, отражаем возврат в кассу Дт 50 Кт 71, для удержаний из зарплаты — Дт 70 Кт71.

Бухгалтерские записи для бюджетников:

  1. Выплачиваем долг работнику: Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 34 610 (касса)/ 0 201 1 610 (расчетный счет).
  2. Удерживаем долги с зарплаты сотрудника: Дт 0 302 11 830 Кт 0 304 03 730; Дт 0 304 03 830 Кт 0 208 12 660.
  3. Работник возвращает долг в кассу: Дт 0 201 34 510 Кт 0 208 12 660.

В КОМАНДИРОВКУ — БЕЗ АВАНСА

О.А. Пономарева,начальник отдела кадров

Письмо Минфина России от 20.10.2017 № 02-06-05/68733 (далее — Письмо № 02-06-05/68733) разъясняет особенности предоставления отчетов государственных служащих, отправленных в командировку без аванса. На практике указанное письмо применяется при недостаточных суммах аванса и не только федеральной госслужбой (далее — служба), но и региональными органами власти, а также органами местного самоуправления в отношении муниципальных служащих.

Трудовое законодательство

     Возмещение расходов, связанных с командировкой, гарантировано статьей 167 Трудового кодекса РФ. Трудовое законодательство не предусматривает для работодателя возможности обязать работника осуществлять какие-либо расходы за свой счет. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, могут быть определены коллективным договором, а также локальным нормативным актом.    Однако и коллективный договор, и локальный нормативный акт можно применять только в том случае, если иное не установлено непосредственно ТК РФ, а также другими нормативными правовыми актами РФ (далее — НПА).    Так, согласно статье 168 ТК РФ для государственных (муниципальных) служащих порядок и размеры возмещения командировочных расходов определены НПА органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления.    Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих (далее — служащий) утверждены Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (далее — Порядок № 813). По остальным моментам работодатели обязаны применять Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).    Соответственно, коллективные договоры и локальные нормативные акты в отношении служащих не должны противоречить порядкам и размерам возмещения командировочных расходов, установленным региональными (муниципальными) НПА, а также Порядком № 813 и Положением № 749.    Однако в них могут быть прописаны случаи, не рассмотренные в указанных актах.  

Основные моменты Порядка № 813

Проезд к месту командирования и обратно

услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;

Ответ:

Авансовый отчет применяют для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Как правило, подотчетные лица представляют авансовый отчет для подтверждения расходования денег организации, в том числе на служебные командировки.

Работодатель вправе не выдавать аванс на командировку, а производить возмещение фактически произведенных работником в период командировки расходов. Если аванс работнику не выдается, оснований для оформления авансового отчета нет, так как нельзя представить отчет о расходовании аванса, которого не было. В данном случае работнику необходимо написать заявление о возмещении расходов на имя руководителя с приложением документов, подтверждающих понесенные затраты. Судебная практика подтверждает позицию о том, что операции по возмещению расходов сотрудникам организации не являются операциями по выдаче им денежных средств в виде аванса под отчет, поскольку заранее они не выдавались. Кроме того, по авансовым отчетам подотчетные лица должны отчитаться исключительно по ранее полученным под отчет денежным средствам.

По общему правилу компенсация расходов командированному работнику не облагается НДФЛ. Однако в некоторых случаях объект налогообложения может возникнуть, например, если превышены нормы расходов либо отсутствуют подтверждающие документы. При выдаче аванса датой получения дохода для целей НДФЛ является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Однако в случае если аванс сотруднику не выдавался, данное правило неприменимо. Датой получения дохода в виде подлежащих налогообложению сумм возмещения командировочных расходов признается день фактической выплаты дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Удержание суммы НДФЛ должно производиться непосредственно из доходов при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ), а перечисление удержанной суммы налога — не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поэтому если в описанной ситуации оформить авансовый отчет, могут возникнуть сложности при определении даты получения дохода и, соответственно, даты перечисления налога в бюджет. Поэтому со стороны налоговых органов могут возникнуть претензии.

Также следует помнить, что по общему правилу выплата суточных является обязанностью работодателя, предусмотренной законом. Положением о командировках установлено только одно исключение, позволяющее работодателю не выплачивать суточные: при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 положения).

За невыплату, неполную выплату суточных в установленный срок предусмотрена административная ответственность согласно ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, которая влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 10 до 20 тыс. рублей;
  • на ИП — от 1 до 5 тыс. рублей;
  • на юридических лиц — от 30 до 50 тыс.рублей.

Служебные поездки сотрудников для выполнения трудовых функций вне постоянного места работы влекут за собой денежные затраты.

Командировки осуществляются по приказу работодателя и должны быть профинансированы за счет предприятия путем выдачи работнику аванса (часть 1 статьи 168 ТК РФ и пункт 10 Постановления Правительства России № 749 от 13 октября 2008 года).

Содержание

Как получить деньги подотчет?

Затраты на проезд к пункту назначения командировки, наем жилья на время пребывания не по месту постоянной работы, а также суточные расходы в соответствии со ст.168 Трудового кодекса покрываются работодателем.

Помимо этого, если служебная поездка подразумевает расходование дополнительных финансов (например, приобретение командированным механиком запчастей для осуществления ремонта техники), аванс должен включать в себя соответствующие дополнительные денежные суммы.

Аванс на командировку выдается в бухгалтерии предприятия, которое направляет работника в служебную поездку и может производиться как в наличной, так и в безналичной форме (на банковскую зарплатную карточку сотрудника).

Для того, чтоб работнику был выдан аванс на расходы, связанные со служебной поездкой, необходимо наличие одного из двух ниже представленных документа:

  • Заполненная надлежащим образом форма Т-9 (или приказ начальника на фирменном бланке предприятия);
  • Заявление на выдачу командировочных денежных средств, составленное работником и завизированное руководителем.

В случае, когда производится наличный расчёт, необходимо заполнение расчетного кассового ордера, который утвержден постановлением №88 Госкомстата РФ 18 августа 1998 года.

imageАванс выдается на руки самому командированному работнику по удостоверению личности (паспорт) либо его представителю при предъявлении заверенной нотариально доверенности.

Кассир предприятия (организации) прописывает словами в расчетном кассовом ордере выданную сумму.

После получения аванса сотрудник должен в присутствии кассира пересчитать всю сумму и поставить подпись в ордере в случае соответствия.

Безналичный расчет командировочного аванса разрешен в соответствии с письмом Министерства Финансов Российской Федерации №02-03-10/37209, письмом Казначейства №42-7.4-05/5.2-554 от 10 сентября 2013 года и регулируется локальным актом предприятия (организации) (коллективным трудовым договором).

При безналичном расчете приказ начальства на выплату аванса на служебную поездку передается в бухгалтерию предприятия (организации) и является основанием для перевода рассчитанной суммы на зарплатную карту работника.

В случаях, когда выданных средств не хватило на предусмотренные сметой расходов по командировке растраты, работник использует личные средства, а по возвращению из служебной поездки указывает в отчете дополнительные траты.

Предприятие обязано возместить сотруднику все подтвержденные расходы, на оплату которых не хватило авансового платежа.

Если срок командировки был продлен, работодатель должен профинансировать расходы сотрудника за все дни продления путем перевода дополнительных средств на банковскую карту.

Важно! Выдача аванса на командировку является обязательным условием направления работника в служебную поездку.

Даже в случае наличия письменного согласия сотрудника о возмещении понесенных в связи с командировкой растрат после возвращения на постоянное место работы, работодатель может быть привлечен к административной или уголовной ответственности.

Как оформить заявление?

Для получения командировочного аванса работником составляется заявление на выдачу средств в связи со служебной поездкой.

Документ должен соответствовать общим правилам оформления рабочей документации – состоять из шапки, основной части и заключения.

imageЗаявление на аванс на командировку составляется работником на имя начальника.

В основной части указываются данные приказа о направлении в командировку (номер, дата), период служебной поездки, сумма авансового платежа с расписанными основными статьями расходов (на проживание, проезд, суточные траты).

Также сотрудник, от имени которого составляется заявление, должен указать, что ознакомлен с обязанностью отчитаться о растратах аванса в течении трех рабочих дней после возвращения с поездки.

В конце документа проставляется дата составления, подпись и виза начальства.

Без последнего пункта заявление считается не действительным для совершения бухгалтерских операций.

Скачать образец заявления на получение аванса на командировку – word.

В какие сроки нужно отчитаться о командировочных расходах?

Отчет о растрате командировочного аванса – это обязательный документ, сдача которого регламентируется ст.ст.313—314 Налогового кодекса РФ.

Представленный отчет должен быть составлен на специальном бланке №АО-1 и предоставлен работником в течении трех рабочих дней после окончания командировки (абз.2 п. 6.3 указания Банка России №3210-У от 11 марта 2014 года).

К указанному документу прикладываются документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, проездные билеты и пр.

Чем подтвердить командировочные расходы, рассказано в данном видео:

Выводы

Выдача аванса на командировку – это обязательный пункт, без выполнения которого направление работника в служебную поездку является незаконным.

Платеж может быть произведет путем выдачи наличных средств из кассы или безналичным переводом необходимой суммы на банковскую карту.

Все произведенные сотрудником растраты должны быть отражены в отчете по авансовому платежу и подтверждены документально.

Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.

Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.

Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.

Содержание статьи:

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

2. Заявление на выдачу подотчета от директора

3. Заявление на выдачу аванса на карту

4. Выдача командировочных расходов из кассы

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

6. Командировка без аванса 

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления. Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать:

  • сумма наличных денег;
  • срок выдачи наличных денег;
  • подпись руководителя;
  • дата.

Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

Директору ООО «Альбатрос»

Ястребову Я.Я.

от инженера Орлова О.О.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

27.06.2016           Орлов          Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер           Карасева        Карасева К.К.

Выдачу разрешаю:

Директор          Ястребов          Ястребов Я.Я.

28.06.2016

Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.

В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?

В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его  и пишет,  и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

В ООО «Альбатрос»

от директора Ястребова Я.Я.

Заявление о выдаче денег под отчет

Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

директор       Орлов          Орлов О.О.

26.06.2016

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер           Карасева        Карасева К.К.

Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

3. Заявление на выдачу аванса на карту

В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).

Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.

Директору ООО «Альбатрос»

Ястребову Я.Я.

от инженера Чайкина А.А.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

Реквизиты банковской карты:

Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»

БИК: 045402790

Кор/счет: 30101810800000000790

Номер лицевого счета: 40817840500409007051

27.06.2016           Чайкин          Чайкин А.А.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер           Карасева        Карасева К.К.

Перечисление разрешаю:

Директор          Ястребов          Ястребов Я.Я.

28.06.2016

К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги, а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.

Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.

Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.

Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.

Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.

4. Выдача командировочных расходов из кассы

Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).

В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.

Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.

Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.

Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.

После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:

  1. Кассир готовит нужную сумму денег.
  2. Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
  3. Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
  4. При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
  5. Кассир подписывает РКО.

Далее операция по выдаче отражается в кассовой книге.

Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:

  • полученных с расчетного счета организации
  • поступивших в кассу от продажи товаров, работ, услуг.

Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.

Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:

  1. Деньги выдаются из кассы:

Дебет 71 – Кредит 50

  1. Деньги перечисляются на карту:

Дебет 71 – Кредит 51

Пример

Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.

27 июня: Дебет 71 – Кредит 50 – на  сумму 8000 руб.

Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:

Дебет 55 – Кредит 51

В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:

Дебет 71 – Кредит 55

Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.

Пример

Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.

Сделаны бухгалтерские проводки:

28 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 2000 руб.

29 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 5000 руб.

6. Командировка без аванса

Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:

  1. У организации нет в кассе наличных денег для выдачи по причине:
  • временных финансовых трудностей
  • экстренного характера командировки, когда снять наличные со счета уже нет времени.
  1. Деньги в кассе есть, но директору нужно было срочно уехать в командировку, и решать вопрос с выдачей аванса было некогда.

При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?

Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):

— административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;

— административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.

Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Также вы можете скачать письмо Минфина, которое упоминалось в статье.

Выдача денег на командировку наличными и на карту

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: