Авансовый отчет по командировке. Форма авансового отчета

Командировка работника должна сопровождаться оформлением ряда соответствующих бумаг.

Одной из таковых является авансовый отчет.

Он составляется в каждом случае, когда при направлении в рабочую поездку трудящемуся под отчет выдается определенная денежная сумма.

Предназначение полученных средств – оплата командировочных расходов.

После того, как сотрудник вернется из командировки, он возвращает в кассу оставшиеся у него денежные средства.

Содержание

Срок сдачи

Трудовым законодательством РФ определено, что командировочная документация, в частности, авансовый отчет, должен быть сдан работником в установленный срок.

Срок представления отчета по командировочным расходам:

  • 3 дня, начиная с момента истечения срока, на который были выданы подотчетные деньги;
  • 3 дня, начиная с момента возвращения из рабочей поездки.

Правило, касающееся срока сдачи авансового отчета, обязательно к соблюдению.

В противном случае задержка может быть рассмотрена как нарушение производственной дисциплины.

По какой форме составлять?

Авансовый отчет представляет собой документацию, носящую обязательный характер. Каждый работник, отправляющийся в командировку, по возвращению обязан предоставить руководству компании или специалистам отдела бухгалтерии, авансовый отчет.

Для документов, подлежащих обязательному оформлению, в трудовом законодательстве предусмотрены унифицированные формы для их заполнения. Авансовый отчет – не исключение.

Для данного бланка разработана унифицированная форма АО-1. Она была утверждена Постановлением Госкомстата РФ №55.

Важно отметить, что в 2013 было принято решение присвоить форме АО-1 рекомендованный характер.

Следовательно, придерживаться ее в настоящее время не обязательно. Организация может разработать собственный бланк.

При его разработке важно придерживаться требований, установленных к обязательным реквизитам. Последние указаны в ФЗ №402 – «О бухгалтерском учете».

Форма авансового отчета АО-1 не потеряла свою популярность даже после того, как стала необязательной. Большинство работодателей продолжает использовать ее в своей работе.

Кто оформляет?

Авансовый отчет включает в себя несколько частей. Одна из них предназначена для внесения информации работником, другая – бухгалтером.

В Указании ЦБ РФ №3210-У отмечено, что заполнением документа должно заниматься лицо, которое получило подотчетные денежные средства. Таковыми могут быть:

  • сотрудники предприятия;
  • физические лица, являющиеся внештатными работниками, которые заключили с организацией гражданско-правовой договор. К примеру, подрядный.

При заполнении авансового отчета последние приравниваются к работникам организации. Выдача денежных средств и сдача оставшейся суммы в данном случае должна осуществляться в стандартном порядке.

Следует также учесть, что перечень лиц, имеющих право заполнять отчет, при желании руководителя компании, может быть утвержден. информация, касающаяся этой темы, прописывается в нормативном локальном акте – Положении о командировках или др.

Как правильно заполнить АО-1?

Форма АО-1 состоит из нескольких частей. Первая заполняется командированным сотрудником. Трудящийся должен отразить в документе следующую информацию:

  • наименование компании-работодателя;
  • ОКПО организации;
  • порядковый номер, присваиваемый отчету;
  • дата составления бумаги.

Далее следуют строки, в которые работник ничего не вписывает. Они будут заполнены позже – после того, как все поля будут оформлены, руководитель предприятия должен указать в пропущенных строках сумму выданных денежных средств (прописью) и дату утверждения отчета.

Затем следуют строки, в которые вписывается информация о командированном сотруднике. Отражению подлежат такие данные:

  • наименование отдела, в котором он числится;
  • табельный номер;
  • инициалы и должность;
  • назначение полученных работником денежных средств.

Также в бланке присутствуют 2 таблицы. В первую из них (расположенную в левой стороне листа) работник вписывает сведения о полученных денежных средствах.

Обязательно указывается общая сумма и валюта, в которой она была выдана. Здесь же ставится отметка об оставшихся или потраченных сверх лимита средств.

Вторая таблица (расположенная на правой стороне листа) должна включать в себя данные, внесенные специалистом отдела бухгалтерии. Ответственное лицо вписывает в таблицу бухгалтерские счета и операции, а также субсчета, по которым проходили денежные суммы.

Вместе с авансовым отчетом сотрудник сдает приложения – документы, подтверждающие его расходы. Отметку о таковых также необходимо сделать в отчете.

Приложения оформляются в виде таблицы. Она располагается на обратной стороне авансового отчета. Отражению подлежат следующие данные:

  • дата выдачи подтверждающего документа (чека, квитанции и т.п.);
  • наименование документа;
  • точная сумма расходов;
  • номер бухгалтерского счета, по которому проходят расходы.

После того, как подотчетный сотрудник сдает отчет в бухгалтерию, специалисты указанного подразделения тщательно проверяют его содержимое. Главный бухгалтер ставит в отчете все необходимые цифры.

Свои подписи ставят все сотрудники бухгалтерии, которые вносили данные в авансовый отчет. В соответствующей ячейке указывается кассовый ордер.

Кассир, который принял остаток или возместил перерасходованные денежные средства, также расписывается в документе.

Заключительная часть авансового отчета – расписка сотрудника отдела бухгалтерии.

Это отрезной блок, в котором должны присутствовать такие данные:

  • инициалы трудящегося;
  • порядковый номер и дата оформления авансового отчета;
  • сумма выданных денежных средств – прописью;
  • общее число документов, подтверждающих наличие расходов (приложения).

Отрезная часть после заполнения выдается работнику. В ней обязательно должна присутствовать подпись бухгалтера.

При направлении сотрудника в рабочую поездку работодатель обязан выдать ему суточные. Их размер определяется руководством фирмы самостоятельно. Данная сумма должна быть отражена в авансовом отчете.

Суточные также подтверждаются командировочным удостоверением. Именно информацию об этом документе и необходимо указать в авансовом отчете.

Для этого в Графу «Наименование документа», находящуюся в разделе приложений, следует вписать – командировочное удостоверение. В колонке «Сумма расхода» указывается денежная сумма, которая была выдана в качестве суточных. При необходимости делается отметка о продолжительности рабочей поездки.

Оформление электронных билетов

В авансовом отчете должны отражаться все командировочные расходы, в том числе те, которые были потрачены на оплату проезда.

В настоящий момент времени действуют не только бумажные, но и электронные билеты. Оба варианта документа подлежат обязательному учету.

Отразить электронный билет в отчете достаточно просто. Необходимо указать данные документа в соответствующей части отчета. Если билет был приобретен организацией самостоятельно, он должен быть отражен в блоке авансов/перерасходов.

Если работник покупал его сам, сведения о билете указываются в таблице с приложениями. Ставится дата приобретения билета, его номер. В наименовании может быть написано примерно так – авиабилет Москва-Новосибирск.

Скачать бланк и образец заполнения на командировочные расходы

Скачать бланк формы АО-1 – excel, word.

Пример заполнения авансового отчета по командировочным расходам после командировки – скачать.

Образец заполнения отчета по загранкомандировке — ссылка.

О правилах оформления авансового отчета и какую информацию необходимо отразить, подробно рассказано  в данном видео:

Выводы

Авансовый отчет представляет собой документ, содержащий в себе информацию о денежных средствах, выданных командированному сотруднику для оплаты соответствующих расходов.

При возвращении из рабочей поездки трудящийся заполняет часть авансового отчета, к которой прикладывает документы, подтверждающие расходы – билеты, чеки, квитанции и т.д.

Остальную информацию в отчет вносит бухгалтер. При принятии бумаги он заполняет и отдает работнику ее отрывную часть. Одновременно с этим сотрудник получает перерасходованные денежные средства, или, наоборот, возвращает в кассу оставшиеся.

Заключительный этап оформления отчета – проставление подписей ответственных лиц.

Автор: Владимир ФедишинДеньги03 мая 2017

Сотрудники, отправляющиеся в командировку, имеют право написать заявление с просьбой выдать некоторую сумму для покрытия возможных расходов. Отчёт о денежных средствах, выданных работнику предприятия в виде аванса для возмещения понесённых затрат, должен оформляться по установленной форме в соответствии с нормативными требованиями. Выясним, когда сдача авансового отчёта обязательна, а также какими бухгалтерскими проводками следует отразить расходы по этому документу.

Общие положения о порядке составления авансового отчёта

Главным документом, устанавливающим и подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт. На сегодняшний день он остаётся единственным документом, подтверждающим расход средств физического лица за время командировки.

Прикладывать ли к отчёту командировочное удостоверение

Документ, который составлялся на протяжении десятилетий, с 2016 года отменили. Согласно постановлению Правительства России № 1595 от 29.12.2014 с 1 января 2016 года оформлять командировочные удостоверения нет необходимости. Теперь выдача удостоверений действующим государственным законодательством не регламентируется и является сугубо личным делом компании.

При желании предприятие вправе выдать своему работнику такой документ на бланке старого образца. Можно также оформить его в виде письма произвольной формы, написанного в адрес организации, куда направляется сотрудник.

Обязательно ли заполнять авансовый отчёт

Существуют по меньшей мере три ситуации, в которых отчёт можно не составлять:

  1. Если в командировке работник расходовал исключительно собственные средства. На практике сотрудник компании, обладающий подтверждающими его затраты документами, пользуется своим правом на их компенсацию, предоставляя в организацию авансовый отчёт. Однако это делается только на добровольной основе с целью возврата потраченных средств. Никто не обладает правом заставить работника оформить авансовый отчёт, если он не настаивает на возврате средств.
  2. Когда никакого денежного аванса перед отбытием в командировку физическое лицо не получало. Заявку на выплату израсходованных в командировке средств в этом случае разрешается подавать в произвольной форме, и в том числе, чтобы не придумывать новые формы документов, на утверждённом бланке авансового отчёта.
  3. Когда расходы в командировке несёт индивидуальный предприниматель. Авансовый отчёт сам на себя ИП может не заполнять.

В письме ФНС № АС-42/14504@ от 31.08.2012 указано на недопустимость применения штрафных санкций в отношении индивидуального предпринимателя за не составление им авансового отчёта.

В этом случае для оформления понесённых расходов вместо авансового отчёта ИП может использовать расходный кассовый ордер, в котором отображаются потраченные суммы с указанием на номера соответствующих расходных накладных или иных финансовых документов.

Особенности оформления документа

Оформление авансового отчёта на специальном бланке начиная с 2012 года не регламентируется (закон правительства РФ № 402 от 06.12.2011). Фирмы вправе разрабатывать для составления этого документа свои, ведомственные, формы бланков. Однако фактически в деловой практике везде для составления авансового отчёта применяют форму бланка АО-1.

Образец заполнения формы №АО-1

Образец заполнения авансового отчёта (лицевая сторона)

В основной части авансового отчёта указываются следующие суммы: остаток или задолженность по предыдущим авансовым отчётам, фактические расходы, подтверждённые чеками или другими платёжными документами, а также конечный остаток средств, вычисляемый как разница между величиной остатков и суммой фактических расходов.

Как составить

Авансовый отчёт заполняется после командировки и предъявляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через три дня по окончании командировки.

В авансовом отчёте выделяются как минимум четыре компонента:

  1. Центральная часть бланка — главная часть отчёта, в которой отражаются суммы произведённых расходов.
  2. Фиксация проверки авансового отчёта в бухгалтерии, где указывается размер суточных и итоговая сумма для расчёта, проверенная бухгалтером.
  3. Все документы, согласно которым указываются расходы, с указанием вида затрат, названия документа, номера и даты получения. В конце списка этих документов обязана стоять подпись подотчётного лица.
  4. Оригиналы всех документов, находящихся в списке, на которые ссылается командировочный в своём авансовом отчёте.

Пример заполнения авансового отчёта по командировке

Образец заполнения авансового отчёта (оборотная сторона)

Подписание и согласование документа

Авансовый отчёт о командировочных расходах подписывает подотчётное лицо — сотрудник, вернувшийся из командировки.

Авансовый отчёт проверяется на ошибки в бухгалтерии предприятия. После проверки документа и исправления возможных ошибок бухгалтер делает правильный расчёт сумм и составляет расписку о принятии отчёта с сопровождающими документами.

После этого бухгалтер выдаёт подотчётному лицу отрывную часть авансового отчёта. В ней указываются следующие сведения:

  • фамилия, имя и отчество командировочного;
  • номер отчёта;
  • дата составления отчёта;
  • сумма прописью командировочных расходов, вычисленная в строгом соответствии с имеющимися документами;
  • количество принятых документов, составляющих авансовый отчёт;
  • число листов в принятых документах.

После проверки авансовый отчёт подписывается бухгалтером и главным бухгалтером предприятия.

Проверенный отчёт предоставляется руководителю компании на утверждение. Для этого начальник ставит на лицевой стороне авансового отчёта подпись и указывает фамилию.

Только после прохождения всех перечисленных процедур авансовый отчёт о командировочных расходах принимается к учёту с последующей оплатой в кассе предприятия.

Можно ли оформить документ в электронном виде

В настоящее время, согласно с положениями статьи 6 закона № 63-РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, авансовый отчёт разрешается составлять в электронном виде. И также в этом законе прописано, что такой «документ, составленный в электронном виде, подписывается простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью». Причём подготовленный в электронном виде авансовый отчёт равносилен документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.

Составление авансового отчёта в электронном виде подразумевает присутствие у причастных к оформлению служебных лиц (подотчётного сотрудника, бухгалтера и главного бухгалтера), личных простых или усиленных неквалифицированных электронных подписей.

Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа

Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки. Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью. Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).

Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.

Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.

Бухгалтерские проводки сумм авансовых отчётов на командировку

Обычно командировочные расходы отражаются в дебетовом счёте 20(26) и кредитном счёте 71. В определённых обстоятельствах при выдаче аванса в бухгалтерии применяются другие проводки по счетам. Чтобы заполнить отчёт правильно, следует воспользоваться данными приведёнными ниже.

Таблица: бухгалтерские проводки в зависимости от целей выдачи аванса

Дебет Кредит Содержание операции
71 50 Выданы денежные средства сотруднику под отчёт из кассы
71 51 На карту сотрудника перечислены подотчётные средства со счёта компании
20 (26) 71 Отражены расходы на командировку
10 71 Отражены расходы на закупку ТМЦ
19 71 Отражён НДС по подотчётным расходам
71 50 Сотруднику возмещён из кассы перерасход по авансовому отчёту
71 51 На карту сотрудника перечислен перерасход со счёта компании

Предъявление авансового отчёта по командировке относится к непременным условиям работы практически каждого предприятия. Составление этого важного документа регулируется трудовым и налоговым законодательством. Чтобы сделать корректный авансовый отчёт, работник должен приложить все оправдательные документы.

[ajax_load_more post_type=»post» max_pages=»5″]

Зачастую организации для продуктивной хозяйственной деятельности направляют своих работников в командировки. Цель может быть разнообразной, это и переговоры с партнерами, поделиться опытом или наоборот приобрести знания, с проверками и другие. Все затраты берет на себя компания, и для отчета использованных денежных средств сотруднику необходимо документально подтвердить свои расходы, заполнив авансовый отчет по командировке.

Оформление и состав расходов по командировке

В связи с изменениями в 2017 году отправить в командировку сотрудника стало еще проще. Достаточно одного письменного приказа руководителя, на основании которого работник получает в кассе компании денежные средства для служебной командировки.

В состав командировочных расходов входит:

  • Командировочные, начисленные по среднедневной оплате труда на весь период командировки;
  • Оплата проездных билетов к месту командировки и за обратный путь (билеты на автобус, ж/д транспорт, авиабилеты, кроме такси);
  • Оплата за использование транспорта сотрудника, которого отправляют в командировку;
  • Оплата за проживание или аренду жилья;
  • Дополнительные расходы, документально подтвержденные.

Это нужно знать: размер суточных с 01 января 2017 года составляет 700 рублей на территории РФ, 2500 рублей – для поездок за границу. На эти суммы страховые взносы не начисляются.

Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета

Отчитаться за использование денежных средств компании придется самому сотруднику. Как в этом разобраться, приведем пошаговую инструкцию по заполнению авансового отчета командировочных расходов:

  • В бланке авансового отчета (АО-1) вписываем наименование компании;
  • Указываем в поле «подотчетное лицо» ФИО сотрудника;
  • «Назначение аванса» указываем причину – служебная командировка;
  • В левой части бланка ставим сумму полученного аванса и использованных расходов;
  • В правой части расходную часть проводками оформляет бухгалтер;
  • Второй лист (отрывная часть) является распиской о принятии отчета на проверку;
  • Третий лист АО-1 (обратная сторона) заполняется по документам, подтверждающим расходы;
  • Заполнив документ, работник относит в бухгалтерию АО-1 и документы для дальнейшего оформления;
  • Бухгалтер проверяет, фиксирует проводками суммы по документам;
  • Руководитель проверяет и подписывает.

Все ответственные лица утверждают своими подписями согласованный АО-1.

Как видим, ничего сложного в этом нет, но если сотрудник затрудняется, то можно отнести в бухгалтерию расходные документы и бухгалтер сам в бухгалтерской программе заполнит отчет. Останется только проверить и подписать работнику, бухгалтеру и руководителю.

Срок сдачи авансового отчета по командировке определяется 3-мя рабочими днями после выхода сотрудника на рабочее место или после окончания срока выдачи подотчетнику денежных средств.

Образец-пример заполнения авансового отчета по командировке

Условия примера: ООО «Петушок» оправило своего сотрудника технолога Таранова В.А. в служебную командировку для переподготовки кадров на 3 дня. Получены командировочные в сумме 10 000 руб., суточные – 2100 руб. После завершения командировки Таранов В.А. предоставил документы по расходам в бухгалтерию:

  • Билеты к месту назначения и на обратный путь – 2300 руб.;
  • Чек на проживание в гостинице за 3 дня – 4 500 руб.;
  • Дополнительные затраты (билеты на проезд в автобусе, трамвае) – 250 руб.

Оформляем авансовый отчет по командировке:

Бухгалтеру нужно знать, что на суммы суточных подтверждать документально не нужно, их относят сразу на производственные расходы проводкой Дт20,26,44 Кт71.

Бухгалтерские записи операции «командировка»

Расходная статья «командировочные» требует проведения затрат такими проводками:

  • Дт71 Кт50 – выплачены командировочные;
  • Дт20,26,44 Кт71 – списаны суточные издержки;
  • Дт20,26,44 Кт71 – расход денежных средств списан на производство (после окончания командировки);
  • Дт50 Кт71 – возвращена неиспользованная наличность;
  • Дт71 Кт50 – выплачено перерасходование наличности сотруднику.

Каждый бухгалтер хоть раз в своей практике сталкивался с оформлением АО-1 по командировке и знает, что самое главное заключается в проверке всех расходных документов.

Новые публикации

Темы: ДокументыКадрыКомандировкиОрганизация бизнеса Развивающиеся компании регулярно направляют своих сотрудников в деловые поездки для решения различных вопросов бизнес характера. Данные процедуры в обязательном порядке, оговоренном в ТК РФ, должны оплачиваться, а также документироваться соответствующим образом. Одним из основных документов в контексте оформления рассматриваемой процедуры является авансовый отчет, который должен предоставить субъект после возвращения из командировки.

Оглавление: 1. Условия направления в командировочную поездку2. Общая информация о нюансах составления авансового отчета3. Порядок составления авансового отчета по командировке

Условия направления в командировочную поездку

Командировка – это деловая поездка сотрудника конкретной компании по приказу управленца с целью исполнения определенного поручения, обусловленного производственной необходимостью. Командировка является ограниченной во времени, а также оплачиваемой процедурой.

Основным нормативом, регламентирующим рассматриваемый вопрос, является гл. 24 ТК РФ. Условиями направления в командировку являются:

  • в командировку направляется сотрудник, связанный с нанимателем трудовым соглашением, либо договором ГПХ;
  • деловая поездка должна осуществляться не по месту постоянного трудоустройства, а в иной населенный пункт;
  • основной целью подобной поездки является осуществление конкретного поручения управленца компании;
  • начальная и конечная даты изначально четко фиксируются управленцем, затраты на дорогу, проживание и питание оплачиваются (или компенсируются) также нанимателем. Подобная компенсация не тождественна оплате трудовой деятельности субъекта, то есть, профессиональная деятельность в командировке оплачивается дополнительно посуточно;
  • характер работы сотрудника, который направляется в деловую поездку, не может быть разъездным или в пути.

Субъект, направляемый в подобную поездку, может претендовать на такие гарантии:

  • сохранение места трудоустройства на период отсутствия по основному месту работы;
  • сохранение среднего заработка за все дни, которые лицо пребывает в командировке. При этом также учитываются выходные рабочие дни, которые вознаграждаются в двойном объеме;
  • возмещение затрат, понесенных субъектом в рамках деловой поездки, которые тот производил ввиду производственной необходимости.

Одной из основных бумаг в контексте документального оформления деловой поездки является авансовый отчет, необходимый для фиксации понесенных субъектом затрат с целью дальнейшей компенсации.

См. также — Отчет о командировке: пример написания

Общая информация о нюансах составления авансового отчета

Средства на командировочные расходы могут предоставляться в качестве аванса, либо постфактум, в качестве компенсации. В любых обстоятельствах командируемый сотрудник должен по завершении поездки составить отчет, в котором будут отражены все траты. К данному документу также должны прилагаться оправдательные бумаги, подтверждающие факты проживания, проезда, питания и т.д.

Именно на основании авансового отчета в дальнейшем происходит компенсация или возврат неизрасходованного остатка денег в кассу компании.

Действующее законодательство не предусматривает стандартизированной формы авансового отчета. Впрочем, существует бланк, который принято применять в практической деятельности. В рассматриваемый бланк должна включаться следующая информация:

  • общие сведения о командируемом сотруднике, который получает аванс или компенсацию;
  • конкретный объем средства (цифрами и прописью);
  • цели, на которые сотрудник получает финансовые средства;
  • конкретизированные затраты, которые субъект понес в своей деловой поездке. В данном пункте также должна быть ссылка на прилагаемые оправдательные документы. Помимо прочего, авансовый отчет должен содержать визы представителей бухгалтерского подразделения, которые предоставили лицу деньги.

Печать на авансовом отчете не является обязательным реквизитом, так как рассматриваемый документ является атрибутом внутреннего документооборота предприятия. Помимо прочего, с 2016 года, компании (как ранее предприниматели) вправе не оформлять для своей деятельности печать. Однако при его наличии, управленец может поставить оттиск в отчете, − это не будет признаваться ошибочным.

Авансовый отчет должен формироваться в одном экземпляре на протяжении первых трех суток с момента возвращения лица в город, где он трудоустроен. Важно подчеркнуть, что авансовый отчет является первичным документом. Его настоятельно рекомендуется изначально заполнять без ошибок. Если субъект фиксирует помарку в своих записях, рекомендуется составить новый документ.

Порядок составления авансового отчета по командировке

Авансовый отчет — это довольно простой в заполнении документ. Он состоит из нескольких частей, куда необходимо внести всю информацию о времяпрепровождении в деловой поездке. В частности, в первом разделе отчета командируемый субъект должен отметить такую информацию:

  1. В левой части отчета в дальнейшем должна проставляться подпись управленца и сумма компенсации. Поэтому заполнителю необходимо оставить в верхней левой части листа достаточно места для визы начальника.
  2. Далее прописывается общая информация о командируемом работнике. Необходимо указать его ФИО, подразделение, в котором он работает, его должность и назначение предоставляемых средств.

Затем документ делится на две таблицы. В частности:

  1. Левая таблица. Сюда заносятся сведения о предоставленных суммах, фиксируется общий выданный объем средств, а также отмечается валюта, в которой деньги были фактически перечислены лицу. Ниже прописывается размер перерасхода по итогам командировки.
  2. Правая таблица. В данный раздел информацию вносит бухгалтер. В частности, сотрудник бухгалтерии отмечает конкретный счет проводимой операции, а также уместные субсчета, по которым проходят указанные ранее суммы.

Под таблицами фиксируется количество приложений к авансовому отчету, которые оправдывают понесенные лицом затраты. Все оговоренные бумаги должен проверить главный бухгалтер на предмет выявления излишне затраченных средств. В случае выявления подобных сумм в соответствующих ячейках фиксируется размер перерасхода и номер кассового ордера, по которому проходит сумма. Кассир визирует данную операцию своей подписью.

Обратная сторона листа, на котором заполняется авансовый отчет, содержит информацию о приложениях к документу. В указанном разделе необходимо отразить следующие сведения:

  • полный перечень прилагаемых документов, даты выдачи каждого из них, а также все итоговые суммы, отмеченные в оправдательных бумагах;
  • номер бухгалтерского субсчета, по которому проходят вышеобозначенные средства.

В завершении отчета командируемый субъект должен поставить свою визу в качестве доказательства, что все предоставляемые им данные правдивы.

Последний раздел отчета – отрывная часть – предназначена для расписки бухгалтера, который принимает документ от кадра. На отрывной части прописываются такие сведения:

  • ФИО субъекта;
  • номер и дата формирования документа;
  • объем средств, выданных под отчет. При этом следует указывать сумму как цифрами, так и прописью;
  • число бумаг, прилагаемых к отчету, которые доказывают понесенные субъектом затраты.

Отрывная часть визируется бухгалтером, он также проставляет дату принятия отчета к учету.

Скачать образец заполнения авансового отчета можно здесь.Таким образом, авансовый отчет является необходимым документом для полного и грамотного оформления командировки. Сотрудник должен внимательно подготовить пакет оправдательных документов, а также заранее ознакомиться с правилами оформления отчета.

Для каждой организации обязательно ведение бухгалтерского учета. Без него невозможно ни выдать зарплату работнику, ни отправить его в командировку. Что же относится к учету расходов при командировании лица на предприятии? Рассмотрим такой документ как авансовый отчет и, как совершается его сдача.

Как заполнить авансовый отчет по командировке?

Поскольку оформление и сдача авансового отчета по командировке обычное дело в сегодняшней действительности, то необходимо знать, каким образом составляется данный документ. На законодательном уровне имеется его разработанная и унифицированная форма, а также указание на порядок заполнения (Постановление Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 г.).

Бесплатная консультация юриста по телефону: 8 (804) 333-01-43

При этом он принадлежит к документам первичного учета и необходим в бухгалтерских целях – учет, подлежащих выдаче финансов командируемому лицу. Порядок его формирования подразумевает следующее:

  • составляется он лицом, который был в поездке, и работником бухгалтерии;
  • устанавливается список прилагаемых документов о произведенных расходах командируемым сотрудником;
  • в нем должны быть прописаны суммы затраченных денежных средств с разбивкой по категориям.

После того, как этот документ написан, он направляется в бухгалтерию для последующей проверки. При положительном результате он подлежит утверждению со стороны руководителя организации и производится списание указанных сумм.

Нередкой является ситуация, когда выданные средства работнику на поездку по служебным обязанностям превышают необходимый ему для этого размер, либо наоборот, их оказалось недостаточно в силу каких-либо причин. В первом случае остаток должен быть сдан обратно в кассу предприятия (оформляется приходный ордер), в другом – составляется расходник на разницу произведенных фактических затрат и выданным ранее авансом.

Срок сдачи авансового отчета по командировке

П. 26 Постановления Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г. предусматривает единственный пресекательный период времени, в течение которого лицо должно отчитаться о понесенных им расходах в служебной командировке. Он составляет три дня. Начало его течения исчисляется с даты фактического прибытия.

При сдаче к нему прилагаются также бумаги, подтверждающие факт расходов.

Какие документы нужны для авансового отчета по командировке?

Согласно ст. 168 ТК России на наймодателе лежит обязанность по возмещению своему работнику следующих расходов при отправлении его в командировку:

  • на оплату проезда;
  • снятия жилья;
  • суточные;
  • иные (но только с разрешения работодателя).

Постановлением № 749 данный перечень дополнен затратами, связанными с пребыванием лица в ином государстве (оформление загранпаспорта, мед.страховка и пр.).

Для установления фактически понесенных лицом расходов ему необходимо прикладывать к заполненному отчету подтверждающие документы. Среди них выделяют:

  • проездные билеты;
  • о найме жилья (выписка из гостиницы, счета, чеки);
  • связанные с приобретением каких-либо целевых вещей (товарные и кассовые чеки, накладные).

Нередко подотчетное лицо задается вопросом: нужно ли прикладывать к авансовому отчету приказ на командировку? Данный локальный акт необходим только тогда, когда командируемый сотрудник пишет заявление на выдачу необходимых ему средств, связанных с данной поездкой, где в качестве основания и будет вступать приказ. Более того, с недавнего времени не нужно прикладывать командировочное удостоверение.

Кто должен делать авансовый отчет по командировке?

Ранее уже было отмечено, что заполнением и сдачей этого первичного документа занимается непосредственно подотчетное лицо. При возникновении каких-либо вопросов ему не запрещается воспользоваться помощью бухгалтера, поскольку именно он в последующем будет проверять правильность заполненного бланка.

Авансовый отчет по командировке — образец заполнения

Учитывая, что бланк имеет унифицированную форму, то авансовый отчет по командировке за границу не различается от аналогичного, но в пределах страны. Характерным для него является наличие обязательный полей:

  • сведения об организации, направляющей в поездку лицо;
  • полная информация о подотчетном лице (Ф.И.О., выполняемая в фирме функция, его табельный №);
  • ссылка на целевое назначение получаемых средств;
  • размер денежной суммы;
  • перечень документов, прилагаемых в качестве доказательств осуществленных лицом расходов;
  • подпись лица, составившего отчет.

При сдаче этого документа на проверку, сотрудник получает расписку от бухгалтера.

Скачать образец

Проводки авансового отчета по командировке

Когда утвержден авансовый отчет по командировке, бухгалтер учреждения должен сделать списание данных денежных средств в целях осуществления бухгалтерского учета и налогообложения. Производится это путем проводок.

Работник бухгалтерии в этом случае будет использовать 71 счет. По дебету будут отражаться выданные средства командируемому лицу, а по кредиту – соответственно понесенные и подтвержденные им расходы.

При рассмотрении данного вопроса нужно отметить, что наймодатель при отправлении своего сотрудника в поездку по должностным обязанностям гарантирует ему сохранение не только рабочего места, но и полное покрытие понесенных расходов. Последнему следует правильно оформить необходимую документацию, а также произвести ее сдачу бухгалтерии.

Бесплатная консультация юриста по телефону: 8 (804) 333-01-43

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: