Авансовый отчет проводки

3 минуты на чтение 4 060 просмотров Содержание image

В каких случаях целесообразно осуществлять покупку основных средств на подотчетные средства?

Как правило, основные средства – вещь дорогостоящая, поэтому не многие организации доверяют сотрудникам осуществлять самостоятельно их покупку. Однако, в некоторых случаях это может быть весьма полезно.

С недавних пор в России действует ограничение наличных расчетов между организациями и индивидуальными предпринимателями по одному договору. Так, фирмы лишилась возможности покупать дорогостоящие товары (стоимостью более 100 тысяч рублей) за наличный расчёт. Однако, поскольку на организации не наложено запрета на приобретение товара на подотчетные средства, а так же предельная сумма подотчетных средств не установлена, то в случае, если ИП не может принять безналичный расчёт или же покупку нужно осуществить срочно и на месте, имеет смысл выдать некую сумму сотруднику компании, а он в свою очередь приобретёт нужный объект.

Читайте также статью ⇒ Питание сотрудников проводки в бухгалтерском учете.

Как правильно составить и сдать авансовый отчёт при покупке ОС?

Авансовый отчёт необходим для того, чтобы отчитаться о том, на что пошли перечисленные средства, а так же для того, чтобы принять к учету расходы на товар, а в конкретном случае на основные средства, коим может выступать оборудование, недвижимое и движимое имущество и т.д Таким образом, соблюдение правил при его заполнении очень важно.

В первую очередь следует упомянуть, что отчёт составляется по утверждённой Госкомстатом форме – N АО-1. Форма требует заполнения следующих данных:

  1. Лицевая сторона документа:
  • Данные сотрудника – фамилия, имя, отчество и его должность;
  • Назначение авансовых средств;
  • Дата оформления данного отчета;
  • Табличная часть, включающая сведения об авансовых средствах, выданных ранее и сейчас, расходе денежных средств на покупку основного средства и их остатке.
  1. Оборотная сторона авансового отчёта:
  • Табличная часть, включающая в себя виды расходов на приобретение основного средства и их денежное выражение в виде сумм;
  • Подпись подотчётного лица и ее расшифровка.

Так, как перечень подотчетных лиц на предприятии устанавливается приказом директора, то получать средства на покупку и составлять авансовые отчёты должны именно они, а не кто-то другой.

Важно! Как правило, на составление отчета отводится три дня после того, как полученные средства были потрачены на основные средства.

Принимает этот отчёт у подотчетного лица сотрудник бухгалтерской службы, наделённый полномочиями по ведению учета основных средств и операций по ним. Он делает пометку на отчете, а так же заполняет отрывную часть его бланка. Отрывная часть является распиской о приёмке авансового отчёта, возвращаемой подотчётному лицу.

Однако, вышеуказанных действий не достаточно, чтобы принять к учету авансовый отчёт, а следоватьюельно и основное средство. Так же следует передать его руководителю, который его проверит и утвердит.

Какие документы необходимы для подтверждения покупки ОС на подотчетные средства?

Составление авансового отчёта по приобретению основных средств, так же как и любой другой авансовый отчёт, должно иметь обоснование, то есть необходимо предоставление подтверждающих документов. В виде таких бумаг могут выступать:

  1. Товарные накладные и счета фактуры;
  2. Чеки и акты передачи;
  3. Бланки строгой отчетности;
  4. Квитанции платежных систем и банкоматов и т.д.

Какие проводки необходимо сделать при покупке ОС за подотчетные средства?

В рамках описываемой ситуации может быть два исхода событий:

  1. Основное средство, приобретённое подотчетным лицом стоило менее 100 тысяч рублей;
  2. ОС, принимаемое к учету на основании авансового отчёта, имеет стоимость более 100 тысяч рублей.

В первом варианте расходы на приобретение списываются при вводе в эксплуатацию, как текущие. Второй же вариант подразумевает отражение расходов через амортизацию. Однако и в том, и в другом случае в бухгалтерском учёте необходимо произвести проводки представленные в таблице.

Вид операции Дебет Кредит
Выдача под отчёт Счёт 71 «Расчёты с подотчетными лицами» Счёт 50 «Касса»  – для наличных денежных средств

Счёт 51 «Расчетные счета» – для безналичного перечисления

Приобретение основного средства Счёт 08 «Вложения во внеоборотные активы» Счёт 71 «Расчёты с подотчетными лицами»
Перевод объекта в категорию «Основные средства» Счёт 01 «Основные средства» Счёт 08 «Вложения во внеоборотные активы»

Важно! При учёте основного средства следует помнить что принимается оно к учету по первоначальной стоимости суммированной с расходами на ее приобретение – стоимостью доставки, таможенных пошлин и сборов, сборки и монтажа и т.д. Эти расходы проводятся по такому же принципу, как и покупка товара, являющегося основным средством.

Можно ли вычесть НДС при покупке основного средства на подотчетные средства?

Многих волнует вопрос: «Не обвинит ли налоговая в неправомерности использования вычета из налоговой базы НДС средств, потраченных на покупку основного средства и отраженных в авансовых отчетах?». Как показала судебная практика, налоговики нередко обвиняют в неправомерности учета вычета, если покупать основное средство за наличку на подотчетное лицо. Однако, в ходе судебных разбирательств, судьи не видят здесь никаких нарушений и остаются на стороне коммерсантов. Таким образом, разрешено принимать к вычету налог на добавленную стоимость, уплаченный при приобретении основных средств.

Читайте также статью ⇒ Восстановления НДС с авансов: бухгалтерские проводки.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос N1: Добрый день! Мой подчинённый приобрёл основное средство на подотчетные деньги за границей, следовательно все подтверждающие документы – на иностранном языке. Может ли наш бухгалтер принять их в качестве подтверждающих документов авансового отчёта?

Ответ: Все иностранные документы, включая товаросопроводительную документацию, квитанции и чеки, могут приниматься к учету в России. Однако, в Вашем, как и в большинстве других, случае необходимо произвести официальный перевод документа и заверить его. При этом перевод должен быть осуществлен построчно.

Вопрос N2: Здравствуте! Должен ли сотрудник организации при покупке основного средства для неё иметь при себе кроме денежных средств ещё какие-либо документы.

Ответ: Не всегда. В ряде случаев покупка основного средства за наличку по авансовому отчёту может потребовать от уполномоченного человека наличия некоторых документов. Так в ряде случаев может понадобиться  доверенность на вывоз товарно-материальных ценностей от поставщика и передачу ему денежных средств. При таком раскладе, подотчётному лицу может понадобиться документ, удостоверяющий его личность, например, паспорт гражданина Российской Федерации или его водительские права.

image

Нравится статья

Рекомендуем похожие статьи Как сдать уточненный расчет по страховым взносам в 2021 году

Отчетность

СЗВ-М и СЗВ-Стаж на единственного учредителя: нужно ли подавать, образец, сроки

Документы

Образец заполнения АДВ-1

Для ИП

Как заполнить строки «130», «140», «150» расчета по страховым взносам

Для ИП

Пример заполнения платежки по страховым взносам в 2021 году

Для ИП

Бухгалтерский учет на складе товаров и продукции, проводки

Ответственность

Учет командировок: основные процедуры

Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:

1. Выдача сотруднику авансов и суточных.

Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.

2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.

Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).

Читайте также:  Упрощенная бухгалтерская финансовая отчетность – кнд 0710096

3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).

Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.

4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.

Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).

Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.

Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных

Сотрудник перед выездом в командировку получает:

1. Аванс.

Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.

2. Суточные.

Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.

Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.

Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:

  • Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
  • Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.

Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.

Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода

В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).

По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:

Читайте также:  Допускается ли исправление ошибки в больничном листе?

1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.

2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.

3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.

Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2.

Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.

В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:

  • Дт 50 Кт 71 — при возврате денежных средств в кассу; или
  • Дт 51 Кт 71 — при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.

Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.

В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам — проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.

Проводки по учету командировочных расходов: пример расчета

Важно

Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются. Сроки сдачи отчета и ответственность Согласно законодательству, подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию оправдательные документы в течение трех дней после того, как завершено служебное задание. Если сотрудник не сделал этого, то выданная сумма расценивается как займ работнику.

Бухгалтер обязан рассчитать материальную выгоду от пользования ресурсами предприятия. Помимо этого, необходимо начислить и перечислить в бюджет НДФЛ с суммы материальной выгоды, ставка в таком случае составляет 35%. Ответственность достаточно серьезная, поэтому сроки предоставления оправдательных документов лучше не нарушать. Как заполнить авансовый отчет? Форму обычно выдают в бухгалтерии предприятия. Можно воспользоваться и специальными сервисами в интернет.

Проверка авансового отчета: проводки по расходам

Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.

Основные виды командировочных расходов:

1. Суточные.

Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:

Читайте также:  Представление бухгалтерской отчетности в 2020 году

  • Дт 26 Кт 71.

При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:

  • 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
  • 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
  • 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.

При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:

  • Дт 70 Кт 68;
  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.

2. Проезд, проживание и т. д.

По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:

  • Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.

Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:

  • Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
  • Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.

Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.

Проводка списаны командировочные расходы по авансовому отчету в 1с

Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина от 20.04.

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст.

Зарплата в командировке: проводки

Находясь в командировке, работник получает и заработную плату. Правда, рассчитывается она не как обычно, а по среднему заработку (п. 9 Положения). Кроме того, выходные дни в период нахождения человека в командировке оплачиваются в двойном размере либо в одинарном при последующем предоставлении отгула, при условии корректно заполненных учетных документов (п. 5 Положения, ст. 153 ТК РФ).

О нюансах оплаты командировки в выходные дни узнайте здесь.

Начисление зарплаты командированному сотруднику осуществляется с применением проводок:

  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 70 — начисление зарплаты, исчисленной по среднему заработку;
  • Дт 70 Кт 68 — удержание НДФЛ;
  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69 — начисление страхвзносов.

Перечисление зарплаты работнику производится с применением корреспонденции счетов:

  • Дт 70 Кт 50 — если сотрудник получает зарплату в кассе;
  • Дт 70 Кт 51 — если зарплата перечисляется на карточку.

Подробнее о нюансах учета командировочных читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов в 2017 году».

Выдан аванс на расходы в командировке как подотчет

ВНИМАНИЕ! Нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

  • Транспортное обеспечение доставки этих лиц до места официального приёма и обратно;
  • Буфетное обслуживание во время переговоров;
  • Услуги переводчиков, во время проведения официального приёма.

Перечень является закрытым и не включённые в него представительские расходы не учитываются в налоге на прибыль.

К представительским расходам не относят организации:

  • Развлечений;
  • Отдыха;
  • Профилактики или лечения заболеваний.

Важно! Представительские расходы некоммерческой организацией за счёт целевого финансирования не учитываются в налогообложении по налогу на прибыль.

Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере не превышающие 4% от расходов на оплату труда за отчётный период.

На превышение представительных расходов от нормы возникает постоянная разница.

Важно! Расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными.

Типовые проводки по представительским расходам

ДтКтОписание проводки 26 71 Оплата представительских расходов подотчётным лицом 26 60 (76) Услуги сторонних организаций отнесены на представительские расходы 90.08 (20 и т.д) 26 Списание представительных расходов

Представительские расходы — как оформить на примере

Допустим, у предприятия фонд заработной платы – 1 500 000,00 руб. Предприятие понесло расходы на создание представительского приёма в размере 154 000,00 руб.

Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п.

Читайте также:  Какая доплата за категорию положена медработникам и как ее получить

Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.

Типовые проводки по суточным и командировочным Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет:

  • на культурно-массовое мероприятие – 14 000,00 руб.;
  • на экскурсию – 5 000,00 руб.;
  • на буфетное обслуживание (культурно-массовое мероприятие)– 20 000,00 руб.;
  • на приобретение подарков и сувениров – 20 000,00 руб.

Виды командировочных расходов

Для целей налогообложения

НДФЛ

Налог на прибыль

Суточные

Принимаются в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в пределах РФ и не более 2 500 руб.

Важно

В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы. Основные виды командировочных расходов:

1. Суточные.

Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:

  • Дт 26 Кт 71.

При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:

  • 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
  • 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
  • 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.

При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами.

Факт их начисления отражается проводками:

  • Дт 70 Кт 68;
  • Дт (08, 20, 23 и т.

Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов

Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции

Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями

Выделен НДС по командировочным расходам

НДС направлен к вычету

Итоги

Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.

Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:

  • «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?»;
  • «Платим НДФЛ с командировочных расходов в 2017 году».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

.

Оглавление:

Авансовый отчет

Организации могут выдавать денежные средства под своим сотрудникам, например, на хозяйственные или командировочные расходы. Такие сотрудники обязаны предъявить в бухгалтерию авансовые отчеты об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного конкретного сотрудника по ранее выданному ему авансу.

Бухгалтерские документы

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.

Менеджеру выдали деньги под отчет

При небольшой партии закупки товаров иногда проще рассчитаться с контрагентом за наличный расчет. Однако при выдаче средств следует помнить о некоторых тонкостях. В частности, организации нужно утвердить срок, в течение которого работники должны отчитаться.

– выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

– лица, получившие деньги, обязаны в течение 3-х дней по истечении срока, на который они выданы (этот срок устанавливает руководитель организации) предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Можно ли перечислять подотчетные деньги на карточку сотрудника

Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на счет личной банковской карты работника (карты, выпущенной на его имя), безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи — через кассу. И расходов меньше (ведь комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличности), и трудозатрат немного (так как нет необходимости оформлять кассовые документы).

Перерасход по авансовому отчету — 73 счет?

Добрый день, прошу помощи в вопросе по перерасходу по авансовому отчету. Ситуация: работник поехал в командировку, ему были перечислены авансовые деньги подотчет. В процессе командировки были истрачены дополнительные деньги на приобретение материалов для монтажа ( в произ.целях), по окончании командировки предоставлен авансовый отчет, с указанием перерасхода и этот перерасход выдан, задолженность закрыта.

Перерасход по авансовому отчету проводка

Форма «Авансовые отчеты» открывается из основного меню Учет/ Учет покупок и продаж/ Авансовые, а также из формы Учет покупок/ Отчеты/ Авансовые отчеты.

Все первичные сведения об авансовых заводятся в форме «Учет покупок» Если какой-либо документ (накладная, счет-фактура, счет и т.д.) был оплачен подотчетным лицом, то в Учете покупок/ Оплата указывается счет 71, вид документа «Авансовый отчет» и фамилия подотчетного лица (при работе с «Обычной сделкой» или с видом сделки «Авансовый отчет»).

Перерасход по авансовому отчету

признание расходов при УСН. (приобретение ТМЦ), который был выплачен руководителю, можно признать расходом на приобретение ТМЦ? как правильно оформить содержание операции в КУДиР? дата признания расхода — дата РКО на возмещение перерасхода?

Да, можно.

При расчете единого налога для признания расходов на ТМЦ необходимо, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход.

Перерасход подотчетных сумм

При переходе на новые правила учета многие бухгалтеры ломают голову над перерасходом подотчетных сумм. Если авансовый отчет был учтен по предпринимательской деятельности — проблемы гарантированы и при налоговой проверке.

На всех семинарах и конференциях бухгалтерам настоятельно советовали к концу 2004 года завершить расчеты с подотчетными лицами. Это был единственный способ избавиться от инвентаризации не завершенных на 1 января 2005 года расчетов.

Пример бланка авансового отчета, где скачать?

Бухгалтерский документ, подтверждающий расходование денежных средств, выдаваемых сотруднику авансом, значится как авансовый отчет — бланк, состоящий из двух сторон: лицевой и оборотной.

При предъявлении приказа и при наличии расходного кассового ордера, подотчетному лицу выдаются средства из кассы. При определенных растратах, сотрудник обязательно сохраняет подтверждающие документы.

.

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

Проводка Операция
На дату выдачи денег под отчет
Д 71 – К 50 Работнику выданы деньги под отчет
На дату утверждения авансового отчета
Д 10 (08, 20, 26, 44) – К 71 Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы
Д 50 – К 71 От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег
Д 71 – К 50 Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

Проводка Операция
Д 94 – К 71 Отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок
Д 70 – К 94 Из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Просмотров: 8

No votes yet.

Please wait…

.

Выдача денег под отчет: кто их получает?

Подотчетным лицом может быть работник фирмы (указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У).Можно ли выдать подотчет не работнику, см. здесь.

Выдача денежных средств в подотчет происходит на нужды фирмы (покупка канцелярии, командировки, приобретение мелкой офисной техники, мебели и т. п.).

В путеводителе от КонсультантПлюс вы найдете нюансы выдачи средств под авансовый отчет. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации. Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1. К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Читайте также:  Расчет торгового сбора в Москве в 2021 году, калькулятор

В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:

  • проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
  • проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);
  • расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
  • оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).

Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).

Выдача в подотчет: оформляем документы

Шаг 1. Издаете приказ о подотчетных лицах, где указываете фамилии или должности работников.

Как его оформить, читайте в статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2021 — 2021».

Шаг 2. Работник пишет заявление или руководитель предприятия подписывает распоряжение на получение им денег под отчет.

Образец такого заявления см. в статье «Составляем заявление на подотчет — образец 2021 — 2021 годов».

Шаг 3. Работник составляет авансовый отчет на полученную в подотчет сумму.

Подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную на расходы сумму. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетником авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Как оформить авансовый отчет, детально рассказали эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

С формой авансового отчета можно ознакомиться в статье .

Как его правильно заполнить, вы можете узнать из материала«Образец заполнения авансового отчета в 2020 — 2021 годах».

Фирма может составить и утвердить свою форму отчета. В ней должны быть обязательные реквизиты, указанные в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Подотчетное лицо обязано приложить к отчету оправдательные документы (чек, квитанции, акт приемки-передачи, накладную ТОРГ-12, железнодорожные и авиабилеты, платежные поручения и др.).

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Какими документами регулируются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдаются деньги под отчет, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете расходов, понесенных подотчетным лицом, см. в материале «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Читайте также:  Сверка с поставщиками и подрядчиками. Решение сложных вопросов

Чтобы отчитаться за деньги, полученные на покупку ТМЦ, подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, в котором указывает, какие именно ценности, в каком количестве и каких суммах были приобретены.

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также заполненного АО, можно в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году».

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале «Проверяйте реквизиты в документах подотчетника, чтобы не “попасть” на НДФЛ».

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Выданы деньги под отчет: проводки

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетниками отражаются на сч. 71.

Выдача подотчет — проводки зависят от того, откуда выдаются денежные средства:

  • выдача денежных средств из кассы отражается проводкой Дт 71 Кт 50;
  • если деньги выданы с расчетного (валютного) счета, то вместо Кт 50 используется Кт 51 или Кт 52.

Списание задолженности подотчетного лица происходит в зависимости от целевого назначения выданных денежных средств:

  • если деньги были выданы на хозяйственные нужды: Дт 26 Кт 71;
  • если это командировка, то списание производится записью Дт 26 (44) Кт 71;
  • если покупка товаров, материалов: Дт 41 (10) Кт 71;
  • если после использования денег у подотчетного лица остается излишек, то возврат денег в кассу отражается записью Дт 50 Кт 71.

Подробнее об этом см. статью «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».

В случае когда подотчетное лицо потратило больше, ему выдают недостающую сумму: Дт 71 Кт 50 (51).

А если работник не отчитался за выданные деньги, удержите сумму из зарплаты (ст. 137 ТК РФ): Дт 70 Кт 71.

ВНИМАНИЕ! Это возможно сделать по письменному согласию работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Помните, можно зачесть в счет долга не более 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Читайте также:  Максимальный оборот ИП в 2021 году на УСН и Патенте, который нельзя превышать

Подробнее обо всех нюансах этой операции смотрите в статье «Как вычесть из зарплаты выданные ранее под отчет средства?».

Проводки по авансовому отчету

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

  1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
  2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.

Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

Счет Дт Счет Кт Сумма проводки, руб. Описание проводки Документ-основание
71 50 12 500 Выдача денег подотчет из кассы предприятия РКО
71 51 (52) 13 100 Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте) Платежное поручение
71 55 12 370 Выдача денег на специальный банковский счет Платежное поручение
71 50-3 5 890 Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы.
50 (51, 52, 55) 71 8 320 Возврат неизрасходованных подотчетных средств Авансовый отчет и ПКО, банковская выписка
08 (10, 15) 71 158 000 Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценности Авансовый отчет и акт приема
41 71 7 800 Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчет Авансовый отчет, расходная накладная
202325262944 71 10 500 Командировочные расходы включены в состав:-основного производства;— вспомогательного производства;— общепроизводственных затрат;— общехозяйственных затрат;— обслуживающего производства;— затрат на сбыт Авансовый отчет, подтверждающие документы
19 71 1 890 Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%) Авансовый отчет и счет
71 50 (51) 2 500 Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средств РКО, платежное поручение
94 71 3 260 Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки
73 94 3 260 Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства
70 73 3 260 Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудника Зарплатная ведомость

Итоги

Существует много обязательных мероприятий, о которых бухгалтер должен знать, работая с подотчетными денежными средствами. Ведь если что-то будет упущено, то при проверке налоговыми органами на фирму могут быть наложены штрафы.

Подробнее о налоговых проверках подотчетных лиц читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)». Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Проводки при утверждении отчета на командировочные расходы

В зависимости от того, на какие цели были произведены расходы подотчетных сумм, бухгалтерская служба хозяйствующего субъекта формирует различные проводки. В случае, если подотчетное лицо отчиталось за денежные средства, выделенные ему на командировочные расходы, кредитуется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебетуются счета:

  • 20 «Основное производство», в случае если в командировку был направлен работник основного производства предприятия;
  • 26 «Общехозяйственные расходы», если в командировку направлен сотрудник служб и подразделений, учитываемых как общехозяйственные (например заводоуправления, бухгалтерии и т.д.);
  • 44 «Коммерческие расходы» — для сотрудников отделов и служб, связанных со сбытом продукции, например отдела сбыта и т.д.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: