Электронные трудовые книжки с 2020 года — как подготовиться к переходу? Новая ежемесячная отчетность

Современные электронные трудовые книжки придут на смену своим традиционным собратьям. С таким сообщением выступил Савва Шипов — заместитель министра экономического развития РФ на очередном заседании «Евразийской недели 2017» в городе Астана.

Нововведения в трудовом законодательстве

Информационные технологии прочно вошли в нашу жизнь, сегодня они коснулись почти каждой сферы нашей жизни. Трудовая деятельность граждан РФ не стала исключением, в скором времени ее затронут значительные изменения.

Еще в 2011 году на пресс-конференции замглавы Минздравсоцразвития Александра Сафонова появились предпосылки к началу компании по замене традиционных бумажных трудовых книжек на электронные. Мысль чиновника заключалась в том, что для достаточной защиты прав работников, достаточно трудового контракта или договора, где точно зафиксировано начало трудовых отношений. После подписания данного документа, фиксируется вступление в трудовые отношения, и работник юридически защищен от возможного обмана работодателя. Возникает вопрос: а как же будет проходить расчет пенсии? Здесь не стоит переживать, все данные персонального учета стажа работы занесены в базу Пенсионного фонда России. Поэтому трудовая не играет никакой роли в формировании пенсии.

Вопрос долго обсуждали, но вскоре убрали в долгий ящик. Вновь о реформе трудовых книжек заговорили в рамках программы «Цифровая экономика России». Инициатором перевода трудовых книжек в электронные стало Министерство социальной защиты РФ. Теоретически реформа уже готова к работе, и подписана 28 июля 2017 года премьер-министром Дмитрием Медведевым. К слову сказать, никто не собирается сразу отменять привычные для нас бумажные трудовые, переход будет проходить плавно.

Уже началась разработка концепции интерактивного взаимодействия между нанимателем и подчиненным. Формулировкой концепции занялось экономическое ведомство РФ. Главными аспектами в работе над нововведением станет:

  • Разработка стандартных документов, регламентирующих электронные трудовые отношения;
  • Работа над формулировкой принципов безбумажных отношений работодателя и подчиненных;
  • Создание электронной формы для заключения трудового договора.

Полноценно планируется запустить реформу для введения электронных трудовых книжек уже к 2020 году, а уже к 2022 году в такой системе будет работать около 60% работодателей.

Особенности нового формата трудовой книжки

Еще в далеком 1919 году, когда трудовая книжка только появилась в России, она стала основным документом, содержащем все данные о трудовом пути гражданина РФ. Таковой она остается и по сегодняшний день. В нее записываются и сохраняются официальные данные о назначениях, переводах, увольнениях и наградах человека. Законодательно трудовая книжка поддерживается «Постановлением правительства РФ о трудовых книжках №225 от 16 апреля 2003 года.

Современная электронная трудовая книжка будет наделена следующими особенностями:

  • В специализированной базе будут храниться файлы с персональными данными о трудовой деятельности каждого человека;
  • База будет иметь свой сайт с современной навигацией, это позволит быстро находить нужные сведения;
  • Понадобится масштабный сбой системы, чтобы все данные пропали, но благодаря современным технологиям, это практически невозможно;
  • Система электронных трудовых книжек ускорит работу Пенсионного фонда и других социальных министерств.

Отличия от бумажного формата

Трудовые книжки станут электронными, и мы избавимся от массы проблем, связанных с их бумажными версиями. К примеру, бывший работодатель сделал в трудовой запись об увольнении по «некрасивой» статье, это обычно значит, что человеку будет трудно вновь устроиться на работу. Также работодатель может попросту забыть оставить какую-либо отметку об увольнении, такой прецедент лишит человека возможности встать на биржу труда и возникает риск потерять право пользоваться услугами органов социальной защиты. Если через судебные органы доказать несостоятельность статьи увольнения, запись из трудовой никуда не денется. Поэтому в любом случае о нормальном трудоустройстве можно забыть.

Переход на электронные трудовые книжки поможет избежать тягостного восстановления документа. Также традиционный формуляр, выполненный из бумаги, со временем начинает рваться или вовсе теряется. А значит, исчезнут и многие важные данные, которые придется восстанавливать, просиживая в длинных очередях. Кстати, можно и безвозвратно потерять информацию о прошлых трудоустройствах по причине ликвидации прежнего места работы. Намеренная порча и утрата трудовой книжки, также не позволит пропасть важным данным – все они будут внесены в специальную базу. Поэтому так необходим законопроект о переходе на электронные трудовые книжки.

Содержание книжки

Трудовой документ в современном электронном исполнении будет содержать в себе тот же спектр данных о работнике. Вот полный перечень сведений, который был внесен в электронную трудовую по проекту прошлого года:

  • Название учебного заведения и уровень образования;
  • Полный трудовой стаж;
  • Организации, в которых человек работал в прошлом и перечень занимаемых ранее должностей;
  • Причины, по которым человек был уволен;

Не стоит переживать, главная суть документа о трудоустройствах не изменится, и он по-прежнему останется главным для работающего гражданина Российской федерации.

Чтобы более наглядно увидеть отличия между интерактивной трудовой книжкой и ее бумажным предшественником, рассмотрим  информацию в виде таблицы.

Аспекты для сравнения двух видов трудовых книжек Нюансы в работе с  электронной трудовой книжкой Нюансы в работе с  традиционной трудовой книжкой
Способ ведения учетных данных Рациональное и безопасное хранение информации в специализированной базе сведений. Информация о трудовом стаже работника вносится вручную, а значит нельзя исключать человеческий фактор.
Как происходит ведение информации? Удобное введение данных через электронное устройство (например, через ПК) Вся информация заполняется вручную.
Возможна ли автоматизация процесса? Автоматизация данного процесса исключит возможную потерю некоторых данных. Автоматизация данного процесса недоступна.
Возможна ли интеграция с другими базами данных? Предусматривается интеграция с другими базами данных, что также решит многие проблемы. В рамках данной программы не предусмотрена удобная и упрощенная система интеграции с другими госслужбами.

Главные причины изменения формата трудовых книжек

В большинстве государств Европы давно уже отошли от использования трудовых книжек, их полностью заменили базами данных. В нашей стране у потребителей также накопилось множество негативных отзывов о бумажных трудовых, вот некоторые из них:

  • Имеется огромный риск утери или порчи документа, а его восстановление занимает много времени и сил;
  • Бланки трудовых часто подделывают, а образцы для этого продают через сеть Интернет – нелегально;
  • Большие затраты на подготовку и заверение копий, на заполнение и хранение.

За последние несколько лет вопрос трудовых книжек уже неоднократно поднимался, но никаких существенных изменений не происходило. Сейчас же тему обсуждают все более активно, и сама программа по искоренению классических трудовых книжек становится более лояльной. К примеру, чиновники уже готовы идти на уступки и не отменять полностью бумажный вариант, они предлагают – к 2020 году у вас может появиться электронная трудовая книжка, как альтернатива старому образцу.

Привычные для нас трудовые неудобны для работодателей – тратиться много «человеко-часов» на заполнение и обработку данных; неудобна работа с бумажными формулярами и Пенсионному фонду, которому приходиться собирать и вносить необходимые сведения в свою базу вручную; неудобно и самим трудящимся, ведь при потере формуляра придется потратить уйму сил на его восстановление. Поэтому трудовая книжка в электронном виде – это не прихоть, а вынужденная необходимость.

Плюсы и минусы новой системы

Важно отметить, что некоторые эксперты опасаются, что даже попытки перевести систему трудовых книжек в электронный формат может повлечь за собой неразбериху и полнейший хаос. Это может произойти из-за неумения некоторых организаций и государственных ведомств работать слаженно, обмениваться необходимыми данными, а не разобщенно двигаться каждый в своем направлении.

У новой системы есть и свои минусы, и свои плюсы. Чтобы понять, почему до сих пор не принято окончательное решение по этому вопросу рассмотрим основные положительные и отрицательные моменты этого законопроекта.

Из положительных моментов можно отметить:

  • Удобство в быстром и полностью автоматизированном заполнении формуляров;
  • Удобная интеграция государственных служб и системы трудовых книжек;
  • Вся информация о сотруднике логично упорядочена и надежно сохранена в базе данных;
  • Сводится на нет риск возможной ошибки, опечатки или потери данных;
  • При увольнении не возникает проблем с возвратом трудовой книжки.

При том, что новая система очень удобна и практична, существуют и минусы в ее работе. К примеру, такой нюанс как положенная двухнедельная отработка, после увольнения по собственному желанию. Недобросовестный работник может не выполнить этого условия, так как его уже не будет удерживать на старом рабочем месте то, что трудовая все еще находится в отделе кадров. Все-таки классический вариант трудовой дисциплинирует работника в этом плане. Из основных минусов новой системы можно отметить:

  • Сложно предположить, с учетом наших реалий, сколько времени понадобиться для перехода на данную систему;
  • Также есть опасения ошибок в расчете пенсии на первых этапах работы законопроекта;
  • При начале работы с программой возможны ее ошибки, которые в дальнейшем будут исключены, но на первых этапах принесут немалые проблемы;
  • На первых этапах не будет механизма четкого руководства и контроля со стороны самих работников за внесением сведений в электронную базу;
  • Нет продуманного и четкого плана занесения изменений в базу на основании заявлений от работников и жалоб;
  • Значительные финансовые затраты со стороны государственного бюджета;
  • Низкая защищённость базы данных на первых этапах работы, пока будут выявлены все слабые места системы, может быть нанесен непоправимый урон;
  • Длительный процесс переноса информации с бумажных носителей в базу;
  • Возможный сбой системы и потеря всех данных.

Именно эти причины не дают прийти к единогласному решению по принятию законопроекта о том, чтобы электронные трудовые книжки появились у каждого уже в 2020 году. И хотя полная ликвидация формуляра старого образца приведет к решению всех связанных с ним проблем, переход к новой системе буде крайне дорогостоящим предприятием для государственного бюджета. Если же попытаться снизить расходы, связанные с законопроектом, то это повлечет за собой атаки хакеров и потерю данных и как следствие крах системы хранения информации о трудовой деятельности граждан РФ.

Полный отказ от бумажных носителей в трудовом законодательстве, возможен только при полном переходе всей системы документооборот, а затем должна будет пройти интеграция новой программы в систему с Пенсионным фондом и ФНС. А после этого самым важным и ресурсозатратным станет вопрос об информационной защите всей этой системы.

Похожие записи

Трудовое право Поиск работы на биржах фриланса: лучшие площадки и их особенности 80 08.02.21 Трудовое право Как найти работу с приложением «Помогатель»? 86 02.12.20 Трудовое право Ведение кадрового делопроизводства организации 193 05.08.19 Трудовое право Об особенностях и тонкостях поиска работы 182 19.07.19 Трудовое право Современный рынок труда и особенности поиска вакансий 210 13.07.19 Трудовое право Как получить звание ветерана труда в 2020 году 327 27.03.19

В этой статье

Остался месяц, чтобы успеть уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки. Команда Пачки разобралась, в чём плюсы и минусы нового формата привычного документа.

Согласно изменениям, внесенным в ТК РФ и вступившим в силу 01.01.2020 г., все работодатели должны уведомить до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде. При этом работодатель должен проинформировать работника о том, что тот имеет право сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

С инициативой продлить этот срок из-за пандемии коронавируса до 30 сентября 2020 выступил глава Торгово-промышленной палаты (ТПП) Сергей Катырин. Пока вопрос находится на рассмотрении в Совете Федерации. Это значит, что уведомление по-прежнему должно быть направлено письменно работникам в срок до 30 июня.

Законодательно бланк не регламентирован, каждая компания должна составить его самостоятельно. Также для удобства мы предлагаем скачать БЛАНК УВЕДОМЛЕНИЯ для сотрудников, с простыми и доступными объяснениями (за основу взят разработанный бланк из приведенного в конце статьи источника: Журнала «Кадровые решения»).

Уведомили сотрудников: что делать дальше?

После уведомления работников до 31.12.2020 работодатели ждут:

  1. заявление в произвольной форме о ведении трудовой книжки только в электронном виде;
  2. заявление о продолжении ведения трудовой деятельности в бумажном виде;
  3. для тех, кто не подаст никакого заявления в течение 2020 года, нужно продолжать вести бумажную версию.
Образец электронной трудовой книжки

Сложности при переходе на электронную трудовую книжку

К сожалению, пока все это выглядит как красивый миф и не слишком красивая реальность. Несмотря на то, что пенсионный фонд очень красиво все написал на своём сайте про переход на так называемую электронную трудовую книжку (ЭТК), результат этого перехода отразится на обычном человеке со стажем работы.

Противоречия можно найти на сайте пенсионного фонда РФ прямо на главной странице буквально в соседних абзацах. Вот пишут про первое преимущество ЭТК: «Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности». Уже в следующем абзаце про переход на ЭТК пишется: «В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года».

Нигде нет и не будет электронного дубликата бумажной трудовой книжки (стажа работы до 2020 года).

Понятия ЭТК не существует. Нет такого места, где бы планировалось дублировать в электронном виде записи обо всех местах работы отдельно взятого человека. Существует только база в пенсионном фонде, куда работодатели с 01.01.2020 года начали предоставлять сведения о работе сотрудников в текущей организации.

Однако работодатели не подают туда информацию о предыдущих местах работы сотрудников. То есть никакой электронной трудовой книжки в таком виде, в котором принято сейчас это понимать (дубликата бумажной) нет. Тем не менее, чиновники употребляют этот термин в законопроектах и общепринятый термин ЭТК употребляется.

Почему важно иметь все данные в своей трудовой книжке?

Потому что стаж работы влияет на оплату больничных листов, гарантии за работу в особых климатических условиях или при трудоустройстве на новую работу. Что подтвердит трудовой стаж, если нет бумажного подтверждения? Если человек выберет отказ от ведения бумажной трудовой книжки, то согласно ст. 66.1 ТК он должен принести справки, которые подтверждают его трудовую деятельность. Где он их может получить? Из единой базы пенсионного фонда.

3 способа получить такие справки:

  • МФЦ;
  • пенсионном фонде;
  • на сайте госуслуг.

То есть перед каждым новым трудоустройством, нужно будет тратить время на то, чтобы получить эту справку.

Откуда эти три источника могут взять данные? Опять же из единой базы пенсионного фонда. Там они появляются из отчетов, которые подает каждый работодатель. Но это замкнутый круг: данные работодатели подают только с начала текущего 2020 года.

Добавим, что персонифицированный учет граждан был начат с 1997 года, то есть отчисления стали идентифицироваться под конкретных людей. Ранее отчисления делались, но они не попадали на конкретно его персональный счет. То есть человек, у которого стаж до 1997 г не сможет свой стаж подтвердить ничем, кроме своей бумажной трудовой книжки.

Правительство надеется, что, совершив переход на ЭТК, когда за один год все работники заберут свои трудовые бумажные книжки, всё будет доступно в электронном формате. Они обещают, что гражданам больше не придется тратить время на сбор документов от прежних работодателей, чтобы подтвердить стаж. На практике нужно будет предъявлять справку из ПФР и бумажную трудовую книжку, которая будет уже на руках (это уже два документа вместо одного). То есть так, как обещает сайт ПФР: всё в электронном быстром доступе — будет только у молодых работников, которым в 2021 году при устройстве на работу уже не будут оформлять бумажные трудовые книжки.

Многие кадровики и юристы не собираются отказываться от своих бумажных трудовых книжек.

Какое заявление написать — лично дело каждого работника, но многие юристы, зная и доверяя только своим глазам и документам, от своей бумажной трудовой книжки отказываться не намерены. Еще в начале года юристы советовали не уведомлять раньше времени сотрудников, потому что была надежда, что будет доработано законодательство хотя бы в части того, где ставить отметку о том, что бумажная трудовая книжка возвращена работнику.

Пока единственный документ, который касается возврата бумажной трудовой книжки владельцу называется «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней». Документ использовался только при увольнении. По-видимому, ситуация с пандемией не дала возможности хорошо проработать этот вопрос.

Разъяснения есть в Письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 г. N 14-2/В-150 О применении норм трудового законодательства. Но в них много странностей.

1 странность: выдача трудовой книжки в день подачи заявления.

В письме указано, что «в случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности (то есть при выборе ЭТК – прим. автора) работодатель выдает трудовую книжку в день подачи заявления работником». Если в компании работники находятся в разных городах, например, в Красноярске, каким образом можно обеспечить выдачу трудовой книжки в тот же день, находясь в Санкт-Петербурге или Москве? Нет ни слова про возможность направления почтой, ни возможности её отправления хотя бы в трехдневный срок.

2 странность: как уместить предполагаемый текст в графе 13

Как выглядит графа 13 документа «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней» можно посмотреть ниже

В письме указано, что «…в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, делается запись «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ)», а также работник расписывается в получении трудовой книжки. Вместить необходимый текст в эту графу не представляется возможным по объективным причинам.

Несколько ссылок по теме:

В интернете можно найти разные указания (причем указания от Минтруда и Роструда – различаются) однако нормативно-правовыми актами они не являются. При этом опираться приходится на них, так как некоторые важные шаги в законе пока не прописаны. Хорошо описала процесс по переходу на электронные трудовые книжки Государственная инспекция по труду республики Алтай. Также подробно описан процесс отправки уведомлений в выпуске журнала Кадровые решения.

Совет работодателям и работникам:

Пока не будет доработан механизм перехода на электронные трудовые книжки, работодателям можно посоветовать письменно уведомить до 30.06.2020 г. сотрудников об изменениях в ТК (не уведомить нельзя) и продолжать подавать в пенсионный фонд отчёты по кадровым событиям в установленные сроки. При дистанционной работе – уведомить посредством электронных образов документов. Малому бизнесу сделать это проще, чем крупным компаниям из-за меньшего числа работников. Работникам можно посоветовать пока не торопиться забирать свои бумажные трудовые книжки у текущих работодателей, ведь это можно будет сделать в любой момент.

Posted On 29 апреля, 2020

Всем привет! Информация о том, что в 2020 году вводится новая система отчетности уже приходит в организации от налоговых органов. Законопроект уже подписан Президентом и опубликован, а значит уже можно подготавливаться к изменениям.

2020 год для работодателей будет переходным периодом, в котором необходимо будет поменять нормативные акты и предупредить сотрудников о возможности сохранить ведение бумажной трудовой или перейти на электронную. Полный переход на электронные трудовые книжки запланирован на 01.01.2021 года. А вот сдавать новую отчетность (СЗВ-ТД) будем уже с 2020 года.

Недавно я была на семинаре посвященной теме электронных трудовых книжек и в этой статье я расскажу, какие изменения планируются в связи со вступлением данного законопроекта, укажу все ссылки на официальные источники, по которым вы сможете отслеживать дальнейшие изменения и расскажу, что необходимо будет сделать в  2020 году в связи с этими изменениями.

Свидетельство о прохождении семинара-практикума по теме: Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки — законопроект

В июле 2019 года был зарегистрирован и направлен в Государственную думу законопроект № 748684-7“О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде”.

На данный момент Законопроект прошел все стадии — чтения и рассмотрения и уже опубликован. Все изменения при принятии данного законопроекта касаются информации о трудовой книжке. В статьи ТК РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ, в которых упоминалась трудовая книжка, будут внесены поправки:

Интересно:

  • Как вы относитесь к данному нововведению?
  • Как вам информация о том, что с 2021 года мы должны будем отчитываться в течение рабочего дня о приеме или увольнении сотрудников?
Это я)) Подтверждаю получение сертификата

Подписывайтесь на мою группу в ВК и добавляйтесь в друзья

Консультация пенсионного юриста по телефону По Москве и Московской обл. 8 (499) 938-69-44 Санкт-Петербург и область 8 (812) 467-31-78 Бесплатно по России 8 (800) 350-57-92

Трудовая книжка на сегодня является основным документом, свидетельствующим о размере стажа каждого работника. В последние годы много разговоров ведётся о необходимости переводить этот бумажный документ в цифровой формат. Законопроект о подобных изменениях был внесён на рассмотрение Госдумы в июле 2018г.

Законопроект об электронных трудовых книжках

Бумажные трудовые книжки, которые сегодня являются обязательным документом для учёта трудового стажа, в век цифровых технологий безвозвратно устарели. Их легко потерять или нечаянно испортить, также они имеют низкую защиту от возможной подделки. В июне 2018г. предварительное решение о переводе этих документов в электронный формат было принято на заседании правительства РФ, и утверждено премьер-министром Медведевым.

В июле 2018г., по инициативе Министерства труда и соцзащиты, законопроект о переводе трудовых книжек в «цифру» был представлен на рассмотрение Госдумы. Законопроект предусматривает внесение изменений в следующие законодательно-нормативные акты:

  • Трудовой кодекс. Работники смогут самостоятельно выбирать, в каком формате будет вестись учёт их трудовой деятельности. Те из них, что обратятся с заявлением о сохранении бумажных книжек в срок до 2021г., смогут сохранить их как основной трудовой документ. Для остальных лиц учёт стажа будет производиться в цифровом формате.
  • ФЗ «О персональном учёте стажа в системе ОПС». Предоставление всех необходимых сведений о трудовой деятельности человека предполагается вменить в обязанности работодателей.
  • КоАП. Работодатели, в соответствии с возможными изменениями, будут нести административную ответственность за срыв сроков предоставления данных о трудовом стаже своих сотрудников. Ответственность наступит, если нарушение произойдёт дважды за отчётный год.

Условия введения электронных трудовых книжек

Переход на электронные трудовые книжки планируется производить постепенно, и сопровождаться созданием эффективно работающей базы данных. В случае принятия законопроекта, реформа должна будет стартовать уже в 2020г. А с 2021 данные о стаже людей, впервые вступающих в трудовую жизнь, будут учитываться в цифровом формате. Одновременно с этим будет происходить замена бумажных документов на электронные и для всех остальных наёмных работников. По планам Минтруда уже в 2022г. более 60% трудящихся будут иметь цифровые трудовые книжки, хранящиеся в единой базе данных.

Нарушение сроков предоставление информации о трудовой деятельности в ПФР

С принятием нового закона, изменится и ответственность работодателя за ненадлежащее ведение учёта сроков стажа и несвоевременное предоставление этой информации в ПФР. Начиная с 2021г., работодатель сможет предоставлять информацию лишь о сроках трудовой деятельности своего работника только с момента последнего трудоустройства. Данные о предшествующем стаже придётся затребовать в МФЦ или в отделении ПФР.

Работодатели должны ежемесячно, в срок до 15 числа, предоставлять в органы ПФР о трудовой деятельности своих сотрудников. При принятии на работу или увольнении работника, данные должны передаваться не позднее следующего дня. За нарушение этого порядка в первый раз, руководству предприятия предполагается выносить предупреждение. В случае повторного срыва сроков предоставления информации сотрудникам Пенсионного фонда, к нерадивому работодателю предполагается применять меру ответственности в соответствии с КоАП. Точный размер штрафа для нарушителей пока не называется.

Если вы нашли ошибкуПожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl + Enter

CTRL + ENTER

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать — напишите вопрос в форме ниже: Прочтёте за 5 мин.

В чём суть электронных трудовых книжек и как на них перейти

С 2020 года все компании должны будут перестроить свой кадровый документооборот из-за введения так называемых электронных трудовых книжек. Новый формат трудовых книжек с точки зрения внутренних бизнес-процессов компании имеет как важные плюсы, так и ощутимые минусы. Давайте разберёмся, как компании перейти на использование электронных трудовых книжек и что будет за нарушение правил их ведения.

В соответствии с изменениями, внесёнными в Трудовой кодекс РФ федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек сотрудников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Сведения будут храниться на сервере, а сотрудник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в её бумажную версию, а именно:

  • Ф.И.О. сотрудника;

  • место работы;

  • периоды работы;

  • должность (профессия, специальность);

  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);

  • даты приёма на работу, увольнения, перевода на другую работу;

  • основания увольнения.

Сотрудникам периодически необходимы сведения из трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки нужно запросить у работодателя выписку из неё, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить:

  • у последнего работодателя;

  • по запросу в ПФР или МФЦ;

  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

При трудоустройстве сотрудник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешённым. Полагаем, этот вопрос будет решён внесением изменений в нормы либо работодателям придётся представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

I. Оповестить персонал о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до сотрудников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого нужно издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех сотрудников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления с локальными нормативными актами. Каждый сотрудник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 года включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки:

II. Получить от сотрудника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 года сотрудники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном сотрудником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки:

Если работодатель получил от сотрудника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право сотрудника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом также сохраняется право отказаться от неё и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких специалистов не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается на руки с записью о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки:

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31 декабря 2020 года могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким сотрудникам относятся:

  • лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

В отношении сотрудников, впервые поступивших на работу, начиная с 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких специалистов ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

III. Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

  • Книга учёта движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа сотрудника от бумажной трудовой книжки отпадёт необходимость ведения её учёта. После выдачи бумажной книжки сотруднику на руки в Книгу учёта движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки сотруднику, а также его расписку получении трудовой книжки.

  • Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в компании есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.

  • Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практикуется крайне редко. Однако если в договоре всё же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его.

  • Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

IV. Передавать в ПФР данные о работниках

Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности сотрудников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».

Для этого утверждён проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок её заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:

  • Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников

  • Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

  • Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников»

По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.

С 1 января 2020 года форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (приём на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.

Если в 2020 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.

В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).

В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевёлся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

Для случаев увольнения и приёма на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 1 января 2021 года направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме на работу или об увольнении.

Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

Если число сотрудников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.

Ещё одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем сотруднику по запросу последнего. Кроме того, её нужно будет выдать сотруднику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

  • Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работника

  • Порядок заполнения формы СЗИ-ТД

Законопроектом № 748758-7 предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица. За данное нарушение в адрес работодателей будет выноситься предупреждение. 

Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.

Источник: 1С:ИТС.

Гид по самозанятым: чем они занимаются и какие налоги платят.Мы будем жить теперь по-новому: какие изменения ждут бизнес в 2020 году.Маркировка: что нельзя продавать с 2020 года тем, кто работает на ЕНВД и ПСН.biz360

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: