Электронные трудовые книжки: выгода для сотрудников и нюансы оформления для компаний

17 февраля 2021 20:40 357 Общество dubna.msr.mosreg.ru &nbsp/&nbsp Дубненское управление социальной защиты населения

Бумажные документы потихоньку уходят из нашей жизни, а на смену им приходит электронный документооборот. Одним такое положение дел кажется весьма удобным, другие с трудом привыкают к нововведениям, третьи воспринимают их как нечто само собой разумеющееся. Не так давно очередь дошла и до трудовых книжек. Мы поговорили с нашим постоянным экспертом, юристом Юлией Холодионовой и выяснили, зачем нужна трудовая книжка в электронном виде, какие у нее плюсы и минусы, можно ли отказаться от новшества, если работник не желает менять привычный уклад. Ответы на эти и другие важные вопросы — в статье журналиста ФАН.

Из личного архива Юлии Холодионовой &nbsp/&nbsp

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Юлия Холодионова рассказывает, что введение электронных трудовых книжек должно стать гарантом сохранения сведений о трудовой деятельности, начиная с 2020 года.

Необходимость внедрения новых форм коммуникации между сотрудниками и работодателями назрела уже дано. Так, например, во многих организациях вполне обыденной практикой стало предоставление электронного больничного листа вместо его устаревшего бумажного старшего брата, который нужно беречь как зеницу ока и ни в коем случае не мять, не складывать, несмотря на крайне неудобный формат. Зачастую нам больше не нужно выбирать время и отпрашиваться с работы, чтобы сбегать в то или иное ведомство и получить необходимую справку. Если не все, то очень многое можно сделать удаленно через «Госуслуги». Даже в кабинет бухгалтера идти не нужно — документы о начислении заработной платы присылают по корпоративной почте.

«Таким образом, электронное взаимодействие между людьми и ведомствами в России уже является своеобразной нормой», — подчеркивает юрист.

В статье 66.1 Трудового кодекса и дополнившем его Федеральном законе № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года прописана обязанность работодателя хранить в электронном виде основные данные о трудовой деятельности каждого сотрудника для предоставления их в установленном виде и порядке в Пенсионный фонд РФ для последующего сохранения на информационных ресурсах самого ведомства.

Для чего это нужно?

Во-первых, в 2013 году в Трудовом кодексе Российской Федерации появилась отдельная глава о дистанционных работниках, предусматривающая элементы коммуникации между участниками трудового соглашения изначально в удаленном формате. То есть уже на стадии приема на работу стороны обмениваются заявлениями и приказами с помощью электронного взаимодействия.

Во-вторых, наличие такой формы коммуникации позволяет в значительной степени сократить количество времени, потраченного на оформление нового сотрудника, позволяя ему как можно скорее приступить к выполнению своих служебных обязанностей.

В-третьих, сведения, направляемые обеими сторонами, обрабатываются быстрее, тогда как при использовании привычного бумажного документооборота нередки случаи волокиты из-за человеческого фактора.

В-четвертых, электронное взаимодействие возможно при достаточно высоком уровне техники, используемой для коммуникации.

Есть еще и другие факторы, которые позволяют сделать выводы о необходимости внедрения такого электронного обмена сведениями. Помимо вышеперечисленного, в период пандемии коронавируса и иных опасных заболеваний для профилактики распространения инфекций электронное взаимодействие становится необходимостью, поскольку позволяет ограничить поток присутствующих в офисах работников, способствует выполнению служебных обязанностей удаленно по заранее спланированным задачам, гарантирует обязательное обеспечение масочного режима в организациях с соблюдением требований Роспотребнадзора и т. д.

pixabay.com &nbsp/&nbsp

«Все перечисленное косвенно показывает, что выстраивание электронной коммуникации — это всерьез и надолго для нашей и других стран. Например, в Латвии электронные трудовые книжки именуются налоговыми и существуют с 2014 года, в Белоруссии задумались о необходимости их внедрения уже три года назад», — продолжает Юлия Холодионова.

Нужна ли электронная трудовая книжка или можно оставить бумажную?

Очевидно, что выбор трудовой или бумажной электронной книжки совсем скоро встанет, или уже встал, практически перед каждым работающим человеком.

Наш эксперт объясняет, что трудовые книжки обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, незарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей. Этот документ заводится для каждого сотрудника, отработавшего в организации дольше пяти дней, и хранится по месту основной работы, являясь подтверждением возникших и продолжающихся трудовых отношений между сторонами.

В связи с внедрением новой формы взаимодействия работодатели должны были письменно уведомить своих работников об их праве перейти на электронные трудовые книжки. Одни им воспользовались, другие — предпочли все оставить как есть.

Таким образом, с 2021 года оформляться на работу будут три категории граждан.

1. Не имеющие трудового стажа. Им заведут электронные трудовые книжки без права выбора. Теоретически новички могут попросить оформить для себя классический вариант, но работодатель вправе отказать на вполне законных основаниях.

2. Имеющие трудовой стаж и предоставляющие сведения о своей трудовой деятельности с 2020 года, но желающие продолжать пользоваться бумажной версией.

3. Согласившиеся на хранение информации в электронном виде.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для работника и работодателя

Среди преимуществ электронной трудовой книжки Юлия Холодионова перечисляет следующие:

1. Отсутствие бумажного носителя как такового. Так как вся информация хранится в цифровом виде, трудовая книжка не потеряется и не придет в негодность.  

2. При устройстве на новое место работы больше нет необходимости забирать трудовую с предыдущего места и приносить ее в отдел кадров. Тем, кто работает на удаленке, не придется ради этого ехать в офис.

3. Использование электронной формы снижает вероятность ошибок. Если они все же были допущены, исправить их будет проще и быстрее.

4. Раньше работодатель нес материальную ответственность за сохранность трудовой книжки и ее своевременную выдачу при увольнении. Отныне это больше не забота организации. Если бумажный вариант до сих пор лежит в кадрах, то с введением электронных книжек устаревший экземпляр передадут на руки владельцу.

5. Сокращение расходов на хранение трудовых (носители, сейфы и т. д.), а также сокращение бумажной волокиты, связанной с их учетом.

6. Пенсию теперь можно оформить в дистанционном формате.

7. Необходимую информацию с электронной трудовой книжки для оформления ряда документов можно получить на сайте «Госуслуг».

8. Работодателям и надзорным организациям стало легче получать и систематизировать сведения для различного рода отчетов.

9. Минимизируется вероятность кражи персональных данных.

pxhere.com &nbsp/&nbsp

Недостатки электронной трудовой книжки:

1. Отсутствие некоторой важной информации в электронном аналоге. Так, в новую трудовую не будут заноситься сведения о разного рода благодарностях и поощрениях, образовании, полученных дополнительных специальностях.

2. Для внесения любых изменений или совершения иных действий с электронной книжкой потребуется писать заявление.

3. На кадровиков возлагаются обязательства по созданию дополнительной отчетности по всем кадровым изменениям за 2020 год. Причем данные должны заноситься в систему не позднее одного дня, следующего за увольнением или, наоборот, приемом на должность сотрудника.

4. Безусловно, потерять или привести в негодность бумажную трудовую книжку куда проще, нежели цифровую, однако от технических сбоев никто не застрахован. К тому же обслуживание баз данных требует времени, и сведения могут оказаться недоступны в течение некоторого времени.

5. Работодателю придется потратиться на закупку технических средств и специальных программ, а также их обновление и поддержание в рабочем состоянии.

Невские Новости &nbsp/&nbspКирилл Конторщиков

Какова судьба бумажной версии, если человек решил перейти на электронную трудовую? Нужно ли ее сохранять?

«Если вы выбрали электронную трудовую книжку, то ее бумажная версия будет выдана вам на руки для последующего хранения», — отмечает собеседница ФАН.

Соответствующая отметка будет сделана как в самой трудовой, так и в специальном журнале учета. Старая добрая трудовая пригодится для последующего трудоустройства, чтобы потенциальный будущий работодатель мог ознакомиться с вашими предыдущими местами работы.

«Единожды отказавшись от бумажной книжки в пользу электронной, вернуться обратно будет уже нельзя. Так указано в федеральном законе. Самое интересное состоит в том, что эти нововведения не являются пилотным проектом, это постепенное внедрение электронной коммуникации во всех трудовых отношениях, везде, где есть наемный труд», — предупреждает юрист.

Может ли работодатель обязать сотрудника перейти на электронную трудовую книжку в принудительном порядке?

«Согласно действующему законодательству, выбор бумажной или электронной трудовой книжки зависит исключительно от желания самого работника. Работодатель никоим образом не может повлиять на это решение или принудить работника перейти на новую форму электронного взаимодействия. В противном случае вы будете вправе пожаловаться в трудовую инспекцию», — подводит итог эксперт.

Вернуться назад

Кадры

20.03.2020В Скачать обзор изменений—>

Электронные трудовые книжки становятся реальностью. Переход начат, но вопросов остается еще много. В этом материале мы подготовили обзор всех статей и новостей, которые были посвящены электронным трудовым. Так у вас будет комплексная и системная информация по этой важной теме.

Электронная трудовая книжкаВ – что это

Электронная трудовая книжкаВ – это записи оВ трудовой деятельности, которые будут хранится наВ информационном ресурсе ПФР.

По содержанию данные наВ информационном ресурсе будут такими же, как и вВ бумажной трудовой книжке:

  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (специальность, профессию);
  • квалификацию (разряд, класс, категорию, уровень квалификации);
  • даты приема, увольнения, перевода наВ другую работу;
  • основания прекращения трудового договора.

Электронная трудовая книжка существует только вВ цифровом формате. Чтобы работнику получить изВ неё сведения, нужно зарегистрировать наВ сайте ПФР или наВ сайте госуслуг свой личный кабинет иВ впоследствии оттуда распечатывать все необходимые данные.

Поощрения иВ награждения вВ сведения оВ трудовой деятельности не вносятся. Эта информация останется наВ память только вВ старой трудовой книжке.

Поощрения и награждения остались в бумажной трудовой книжке

Читать далее…

Переходим на электронные трудовые книжки. План действий

Уведомляем работников обВ изменениях трудового законодательства

До конца октября 2020 нужно письменно проинформировать работников обВ изменениях вВ трудовом законодательстве иВ их праве выбрать электронную трудовую книжку или сохранить бумажную.

Уведомление оВ переходе наВ электронные трудовые книжки можно подготовить для каждого работника отдельно. А можно сделать единый документ дляВ всех сВ возможность для работников поставить подписать напротив слова «ознакомлен».

Не всех работников нужно уведомлять обВ электронных трудовых книжках. ПоВ правилам статьиВ 66 ТКВ РФ оформлять трудовые книжки могут только работодатели поВ основному месту работы.

Каких сотрудников можно не уведомлять о праве выбора электронной трудовой

Читать далее…

Собираем заявления отВ работников

Решение работника оВ выборе бумажной или электронной трудовой книжки должно быть задокументировано. Для этого сВ работников нужно собрать заявления. ФормаВ — произвольная. Проще всего подготовить бланки иВ дать их работникам дляВ заполнения.

Заявление оВ переходе наВ электронную трудовуюВ — Скачать

Заявление оВ выборе бумажной трудовойВ — Скачать

Если работник выбрал электронный вариант трудовой книжки, то передумать иВ вернуться кВ бумажной версии доВ конца 2020 года уже нельзя.

Читайте также:

Несколько раз менять решение оВ выборе трудовой книжки не получится

Одновременное ведение двух форматов трудовых книжек не запрещено

Вносим запись вВ бумажную трудовую оВ выборе электронной

Работникам, которые выбирают электронный формат трудовых книжек, нужно выдать бумажную книжку наВ руки, предварительно сделав вВ ней правильные записи.

Читайте также:

Как внести запись вВ бумажную трудовую оВ выборе электронной

Запись вВ трудовой книжке приВ переходе наВ электронный формат

Образец записи вВ трудовой книжке
ГрафаВ 1 ГрафаВ 2 ГрафаВ 3 ГрафаВ 4
№В записи Дата Сведения оВ приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (сВ указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Число Месяц Год
18 04 03 2020 Подано письменное заявление ФИО оВ предоставлении работодателем сведений оВ трудовой деятельности вВ соответствии со статьейВ 66.1 ТКВ РФ Федерального закона отВ 16В декабря 2019В г. №В 439-ФЗ. Заявление от 04.03.2020

Читать далее…

Сотрудник, получивший наВ руки трудовую книжку, должен расписаться вВ книге учета движения трудовых книжек.

Отчитываемся поВ форме СЗВ-ТД

В 2020 году отчитываться нужно было доВ 17.02.2020 только заВ те месяцы, вВ которых имели место движения поВ кадрам или подача работниками заявлений оВ выборе между электронной иВ бумажной книжками.

Нормы закона №В 27-ФЗ обязываю организации отчитываться поВ СЗВ-ТД вВ следующих случаях:

  • прием наВ работу;
  • увольнение сВ работы;
  • перевод наВ другую постоянную работу;
  • подача заявления оВ выборе способа ведения трудовой книжки;
  • изменение названия организации;
  • установлении (присвоении) работнику второй иВ последующей профессии, специальности или квалификации;
  • лишение права поВ приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенным видом деятельности.

Тонкости представления СЗВ-ТД

Читать далее…

Как работнику выдавать Сведения оВ его трудовой деятельности

Работник может найти сведения оВ своей трудовой деятельности наВ информационном ресурсе ПФР или наВ сайте госуслуги. Если уВ работника есть личный кабинет наВ одном изВ этих сайтов. ВВ случае обнаружения ошибки вВ своей электронной трудовой работник может попросить работодателя исправить ошибки. ДляВ этого он пишет заявление.

Заявление оВ внесении исправлений вВ сведения оВ трудовой деятельностиВ — Скачать

Работник имеет право запросит сведения уВ своего работодателя поВ формам СТД-Р иВ СТД-ПФР.

Заявление оВ предоставлении сведении оВ трудовой деятельностиВ — Скачать

Утверждена форма выписки изВ электронной трудовой книжки СТД-Р

Читать далее…

Еще материалы поВ теме: Электронные трудовые

Электронные трудовые книжки иВ другие документы. Мнение работников

Роструд проконтролирует, как работодатели переходят наВ электронные трудовые книжки

С 2020 года нужно сдавать СЗВ-ТД

Утверждены формы СТД-Р иВ СТД-ПФР

Утвержден порядок выдачи сведений оВ трудовой деятельности

Заполняем СЗВ-ТД: простые сложности

Новые обязанности поВ трудовым: глаза боятся, а руки делают

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

Подписаться

Содержание

С 1 января 2020 года в России запланирован переход на электронные трудовые книжки: с привычного и хорошо знакомого всем бумажного формата на цифровой. По этому поводу высказывались многие эксперты и даже Пенсионный фонд РФ, поэтому мы постараемся актуализировать и систематизировать всю информацию по теме, дополнив ее объективными фактами от компетентных юристов.

Прежде всего рассмотрим законодательную базу, которая затрагивает вопрос электронных цифровых книжек. Отдельного нормативного правового акта по переходу на цифровой формат нет, поэтому отдельные моменты перечисляются в следующих документах:

  • Закон о внесениях изменений в Трудовой кодекс РФ, устанавливающий возможность ведения и систематизации информации о трудовой деятельности граждан в цифровом формате;
  • Закон о внесении поправок в Федеральный закон № 27 от 1 апреля 1996 года об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования. Именно этот нормативный правовой акт обязует работодателей регулярно предоставлять в Пенсионный фонд информацию о трудовой деятельности работников и устанавливает меры ответственности нарушение правил персонифицированного учета;
  • Внесение поправок в Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации. В нем предусмотрены отдельные статьи и пункты за нарушение срока предоставления сведений в ПФР или предоставление заведомо недостоверных или неполных сведений.

Переход на электронные трудовые книжки в 2020 году подразумевает утверждение нескольких отчетных форм:

  • СЗВ-ТД — форма для предоставления отчетности о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд РФ;
  • СЗИ-ТД — для ведения кадрового учета в организации, предоставления данных о трудовой деятельности сотрудника по его личному запросу.

Что такое электронная трудовая книжка и как она выглядит?

После 1 января 2020 года трудовые книжки потеряют привычный физический носитель и будут использоваться лишь в цифровом формате. Чтобы просмотреть данные о трудовой деятельности, можно воспользоваться следующими ресурсами:

  • Сайт Пенсионного фонда РФ – в личном кабинете пользователя;
  • Портал Госуслуг;
  • Соответствующие мобильные приложения для гаджетов.

По письменному запросу возможно получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки. Отправить такой запрос сможет:

  • Территориальное управление ПФР;
  • Многофункциональный центр предоставления госуслуг (далее — МФЦ);
  • Бывший или текущий работодатель сотрудника.

Законодательство предусматривает экстерриториальный принцип предоставления выписки: они не будут привязывать к месту работы или месту фактического жительства человека. Как отмечают многие эксперты в сфере трудового законодательства, ожидаемый переход на цифровой документооборот дает несколько ощутимых преимуществ:

  • Быстрый и комфортный доступ работников, работодателей и контролирующих органов к актуальной информации о трудовой деятельности;
  • Минимальный риск предоставления неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности граждан;
  • Новые возможности для дистанционного трудоустройства в стране;
  • Минимизация издержек работодателей на приобретение трудовых книжек, оплату труда лиц, ответственных за их ведение и хранение;
  • Возможность дистанционного оформления пенсий и пособий без дополнительного документального подтверждения – только по данным лицевого счета;
  • Использования данных из электронной трудовой книжки для заказа госуслуг;
  • Аналитическая обработка данных о трудовой деятельности граждан;
  • Повышенный уровень безопасности персональных данных.

Информация, отображаемая в электронной трудовой книжке

Электронная трудовая книжка в 2020 году будет содержать практически весь перечень информации, которые мы привыкли видеть в традиционном бумажном документе:

  • Личные данные сотрудника;
  • Даты приема на работу, перевода, увольнения;
  • Место работы;
  • Вид мероприятия (прием, перевод или увольнение);
  • Профессия, должность, структурное подразделение, специальность, квалификация;
  • Вид выполняемой работы в организации;
  • Основания кадровых мероприятий – даты и номера приказов;
  • Причины прекращения трудовых отношений с работником.

Особенности перехода на цифровой формат трудовых книжек в 2020 году

По плану формирование электронных документов о трудовой деятельности граждан должно начаться с 1 января. Важно заметить, что переход на новый формат сведений является для граждан строго добровольным мероприятием. Формирование электронной трудовой книжки возможно только с письменного согласия работника.

У этого правила есть исключение. Добровольный характер процедура будет носить только в течение 2020 года. С 1 января 2021 года для принимаемых на работу граждан информация о трудовой деятельности будет вестись лишь в электронном формате без традиционных бумажных документов.

Работники старшего поколения часто задают вопросы нашим консультантам: а что делать с бумажными трудовыми книжками. Если вы хотите сохранить ее, работодатель не имеет права препятствовать. До конца 2020 года подайте соответствующее заявление в произвольной форме, и ваша бумажная трудовая будет вестись параллельно с электронной.

Если заявление не подано в установленный срок, то бумажные трудовые книжки выдаются работникам на руки. Данные за предыдущий период трудовой деятельности будут перенесены в электронный формат, а кадровый учет будет вестись только в цифровом виде.

Информация для нанимателей

С 1 января 2020 года планируется ввести обязанность для работодателей ежемесячно до 15-го числа передавать в ПФР данные, которые будут использованы для ведения электронных трудовых книжек.

  • Каждый наниматель должен письменно проинформировать персонал о предстоящих изменениях в трудовом законодательстве, праве на сохранение бумажной трудовой книжки;
  • При необходимости провести работу над корректировкой локальных нормативных актов в трудовой сфере, внести изменения в коллективный договор, соглашения и другие документы, затрагивающие сферу кадрового делопроизводства;
  • Предоставлять сведения в ПФР о принятии на работу или увольнении сотрудника не позднее следующего за днем принятия/увольнения дня.

Ответим в течение 60 секунд +7 (812) 426-17-57

Обязанности и полномочия нанимателей

  • Если работник подает заявление о согласии на ведение электронной цифровой книжки, то наниматель выдает на руки бумажный аналог и больше не несет ответственности за ее хранение и ведение. В бумажную трудовую вносится соответствующая запись.
  • Для лиц, принимаемых на работу с 1 января 2021 года, электронные трудовые книжки ведутся по умолчанию;
  • В момент заключения трудового договора работник предъявляет нанимателю выписку о трудовой деятельности в бумажном или электронном формате. Представленные сведения используются для расчета пенсий, определения трудового стажа, иных целей, не противоречащих действующему законодательству РФ;
  • При выявлении сотрудником неверной или неполной информации работодатель по письменному заявлению должен оперативно скорректировать информацию и передать дополненные данные в ПФР для внесения изменений в единую информационную базу.

Запрос сведений о трудовой деятельности

Каждому сотруднику, у которого трудовая книжка не ведется в привычном формате, наниматель должен подготовить выписку о трудовой деятельности в том формате, который работник укажет в заявлении – письменном или электронном. Выписка в электронном виде обязательно заверяется усиленной цифровой подписью и выдается в день прекращения трудовых отношений или не позднее трех дней с момента регистрации заявления.

Если выдать выписку в установленный трехдневный срок или день увольнения невозможно, работодатель должен отправить информацию заказным письмом с обязательным уведомлением о получении.

Меры ответственности за ведение трудового делопроизводства

По закону наниматель несет ответственность за:

  • Выдачу трудовой книжки или предоставление сведений о трудовой деятельности работника не в установленный срок;
  • Внесение в сведения о трудовой деятельности некорректных, ошибочных или не соответствующих трудовому законодательству формулировок причин кадровых мероприятий;
  • Не предоставление данных в ПФР в установленный срок, передачу недостоверной или неполной информации.

Если у вас возникли вопросы по нюансам ведения трудового и кадрового делопроизводства в 2020 году, вы не определились с решением перейти на электронные трудовые книжки или испытываете трудности с переходом в организации, запишитесь на консультацию к юристам нашей компании. Мы всегда держим руку на пульсе событий и внимательно следим за изменения в законодательстве. Специалисты компании – эксперты в области трудового права, поэтому любые споры с нанимателем способны решить в пользу работника. Опишите свою проблему онлайн, и компетентный адвокат даст ценные советы или возьмет на себя представление ваших интересов в государственных органах и суде.

Если у вас похожий случай, то вы можете проконсультироваться по телефону Другие статьи 16.07.2018 27.01.2020 28.02.2018

В последнее время возникает ощущение, что все больше вещей переводятся в электронный формат. Вот уже и трудовые книжки тоже стали цифровыми. Иногда кажется, что и мы, люди, потихоньку-помаленьку начинаем жить в режиме онлайн…

Ну да ладно! Вы ведь пришли сюда не за тем, чтобы читать философии старого бухгалтера ))) Давайте все-таки обсудим, что это за зверь такой — электронная трудовая книжка. Поговорим о ее плюсах и минусах, обсудим как грамотно осуществить переход на цифровой вариант документа, как составить уведомление и где ее можно посмотреть. В конце вы сможете задать вопросы, на которые хотели бы получить ответы.

Чего бы еще сделать электронным, как думаете? Работу 9.09% Еду 0% Начальника 🙂 45.45% Самого себя хочу оцифровать! 45.45% Проголосовало: 11

Вы точно знаете людей, которым эта статья будет полезна. Обязательно поделитесь ссылкой в социальных сетях и любимых мессенджерах!

Понравилось? Поделись ссылкой с друзьями!

Содержание

Что такое ЭТК

Это полноценный аналог бумажной трудовой книжки, но в цифровом формате. Вся информация о трудовой деятельности работника хранится в базах данных Пенсионного Фонда. Посмотреть свои данные можно тремя способами:

  1. в личном кабинете сайта ПФР
  2. в личном кабинете портала Госуслуг
  3. в официальных мобильных приложениях этих сайтов.

Также вы можете обратиться с письменным заявлением в отделение ПФР, в МФЦ или к своему работодателю (текущему или бывшему), чтобы получить распечатанную выписку из ЭТК.

Все данные, которые вы видите в бумажной версии документа, отображаются и в электронном формате:

  • личные данные работника;
  • даты устройства на работу, увольнения или перевода;
  • текущее место работы;
  • тип операции (увольнение, прием или перевод);
  • профессия;
  • должность;
  • специальность;
  • квалификация;
  • структурное подразделение;
  • тип выполняемой работы;
  • номера и даты приказов, на основании которых осуществляются кадровые операции;
  • указание причины расторжения трудового договора с сотрудником.

Переход на электронную трудовую книжку осуществляется добровольно. Работники имеют право хранить бумажный документ и пользоваться им сколько захотят.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Если сказать коротко, то цифровые данные более гибки в управлении и редактировании и к ним проще получить доступ. Более подробно о преимуществах и недостатках:

Плюсы и минусы Работники в любой момент быстро могут ознакомиться с данными о своей трудовой деятельности Сводятся к минимуму ошибки, неточные и недостоверные сведения Можно трудоустроиться дистанционно Снижаются затраты организации на покупку, ведение и хранение бумажных версий документов Упрощается процедура оформления пенсии — не нужно предоставлять никаких документов, оформить можно дистанционно ЭТК можно использовать для получения госуслуг Работодатели и государственные органы могут анализировать и обрабатывать данные о трудовой деятельности Сохранность и безопасность данных на высоком уровне Многие с трудом воспринимают современные цифровые технологии Кто-то боится, что его личные данные «утекут» в сеть Если работник решил сохранить бумажную версию, кадровикам придется вести оба варианта книжек Если трудовой стаж начался раньше 1997 года, ЭТК этого не подтвердит

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

ЭТК были введены в использование 1 января 2020 года. Все работающие граждане имеют право сами решить, готовы ли они перейти к новому формату ведения сведений об их трудовой деятельности. Без согласия работника невозможно прекратить ведение бумажной версии его книжки.

Но и в этом правиле есть исключение. Все, кто впервые устраиваются на работу с 2021 года, изначально будут переводиться на электронный формат.

Если вы работающий гражданин, то до 31 декабря 2020 года вы обязаны подать заявление в произвольной форме о том, какой формат ведения книжки выбираете: электронный или бумажный.

Что делать, если сотрудники все-таки решили перейти на ЭТК? Вот пошаговая инструкция.

Работодатель должен принять новые локальные нормативные акты или изменить существующие, чтобы они соответствовали современному формату работы с трудовые книжками. Если необходимо, нужно учесть мнение профсоюза.

Независимо от принятых работниками индивидуальных решений, работодатели должны публиковать данные о трудовой деятельности в электронном формате. Невозможно отказаться от ЭТК в пользу бумажных. Сведения нужно передавать на каждого сотрудника, с которым заключен трудовой договор.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

Работодатель до 30 июня должен в письменном виде уведомить всех сотрудников об изменениях, которые произошли в законодательстве. Важно донести до работника две истины:

  1. с 1 января 2020 года трудовые книжки можно вести в электронном формате.
  2. Сотрудник имеет право сам выбрать, какой формат для него удобнее: бумажный или электронный.

Законодательно не установлена форма уведомления. Поэтому можно воспользоваться одним из образцов в интернете или придумать текст самостоятельно. Для удобства ниже мы предлагаем вариант текста уведомления.

Уважаемая Наталья Викторовна!

Хотим уведомить вас о том, что с 1 января 2020 года все организации передают сведения о трудовой деятельности и стаже своих сотрудников в электронном виде. Информация хранится на серверах Пенсионного фонда РФ. Передаются следующие данные: личная информация, место трудоустройства, выполняемые функции, перевод на другую работу, увольнение и причина. Основанием для этого является статья 66.1 Трудового Кодекса РФ.

Вы имеете право выбрать способ, которым будет вестись трудовая книжка:

Сообщить о своем решении нужно письменно в свободной форме до 31 декабря 2020 года. Прилагаем образец заявления для вашего удобства.

Если в установленный срок вы не сообщите письменно о своем выборе, то наша компания продолжит вести вашу трудовую книжку в бумажном формате. Это право сохранится за вами при трудоустройстве в другую организацию. За вами останется право в любой момент подать заявление работодателю о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Если вы откажетесь вести бумажную трудовую книжку, то получите ее на руки. При этом наша компания будет освобождена от ответственности за ее хранение и ведение.

Унифицированной формы составления документа нет. Вы можете сделать это, воспользовавшись одним из существующих шаблонов в своей организации.

Для удобства мы публикуем образец, выпущенный Рострудом на их официальном сайте: https://www.rostrud.ru/

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Заявления от работников

До 31 декабря 2020 года включительно сотрудники должны письменно в свободной форме сообщить работодателю, в каком формате нужно вести их трудовую книжку: в бумажном или электронном.

Сотрудники, выбравшие электронную трудовую книжку, бумажную получают на руки. Причем в нее нужно внести запись о подаче работником заявления о предоставлении сведений о его трудовой деятельности согласно статьи 66.1 ТК. Организация перестает нести ответственность за хранение этой книжки после ее выдачи.

Если работник не подал заявления в указанный срок, то ему продолжают вести бумажную версию книжки.

Приводим примеры текста заявления от работников. Так как заявление пишется в свободной форме, вы можете внести в текст изменения или придумать его самостоятельно.

Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки

CКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Прошу продолжать вести бумажную трудовую книжку совместно с ведением сведений о трудовой деятельности в электронном формате.

Заявление о переводе на электронную трудовую книжку

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

В связи с переходом на электронный формат ведения трудовых книжек и согласно 66.1 статьи ТК РФ прошу прекратить ведение бумажной книжки и выдать мне ее на руки.

Где посмотреть электронную трудовую книжку

Получить сведения о трудовой деятельности можно на официальном сайте Пенсионного Фонда РФ. Вот как это сделать:

  1. Перейдите на странице https://es.pfrf.ru/ и нажмите кнопку Вход
  2. Для входа на сайт используется учетная запись в Единой системе идентификации и аутентификации. Это значит, что если вы авторизованы на Госуслугах, значит сможете попасть и сюда. Нажмите кнопку Вход.
  3. Вы попадаете на главную страницу личного кабинета (Если у вас еще нет ученой записи на Госуслугах, то зарегистрируйте ее. Это поможет вам пользоваться также сайтом ПФР и другими государственными порталами. )
  4. На жмите на ссылку Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности.
  5. Нажмите галочку Прошу направить уведомление о готовности документа на электронную почту и нажмите на кнопку Запросить.
  6. В течение нескольких минут сформируется документ с подробными сведениями. Его можно скачать при необходимости.

Популярные вопросы и ответы об ЭТК

Обязательно ли переходить на ЭТК? Да. По закону с 1 января 2020 года работодатели обязаны передавать сведения о своих работниках в электронном виде. Что делать, если сотрудники против перевода их на электронные книжки? У них есть на это полное право. Если сотрудник отказывается от перевода, нужно продолжать вести бумажный документ. При этом он будет продолжать передавать сведения в ПФР в электронном виде. Нужно ли переводить на электронные книжки всех сотрудников? Или достаточно только тех, кто впервые устраивается на работу? Те, кто уже трудоустроен, могут добровольно решить, какой формат документа будет использоваться дальше. Для тех, кто не подаст заявление в 2020 году, остается бумажная версия. Те, кто впервые трудоустраиваются в 2021 году, больше не смогут получить бумажную трудовую книжку. У них выбора нет. Если работник уже писал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, но потом сменил работодателя, что ему делать? Одного заявления достаточно. Право на бумажный документ сохраняется за работником и у всех последующих работодателей. Обязательно ли оставлять запись в бумажной книжке при увольнении сотрудника в 2020 году? Если заявление о переходе на цифру работник уже подал и книжка у него на руках, то ничего туда вносить не нужно. В противном случае запись заносится, как и обычно. Имеет ли право новый работодатель отказаться принять бумажную трудовую книжку при приеме сотрудника на работу? Нет, по закону этого делать нельзя. Он обязан принять и продолжать заполнять книжку. Но если работник написал заявление у прошлого работодателя о переводе его на электронную книжку, тогда бумажную принимать не нужно.

Спасибо за чтение!

Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях. При необходимости мы будем дополнять эту статью или писать новые )))

Понравилось?

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: