Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

Личная карточка работника

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением №1.

Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.

Не следует путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел. Личная карточка заполняется только специалистом кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а).

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и посторонних лиц.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии.

Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри – также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия – год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке формата 2А4 в одном экземпляре и имеет код по ОКУД 0301002. Данный документ хранится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части:

  • расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;
  • включения дополнительных строк (включая свободные);
  • включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных названным Постановлением №1, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II «Сведения о воинском учете»). При ведении карточек рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров», который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).

При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со ст. 65 ТрК РФ):

  • паспорта;
  • документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки);
  • страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
  • документов воинского учета (для военнообязанных).

При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник.

Унифицированная форма личной карточки №Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

  • I. «Общие сведения»;
  • II. «Сведения о воинском учете»;
  • III. «Прием на работу и переводы на другую работу»;
  • IV. «Аттестация»;
  • V. «Повышение квалификации»;
  • VI. «Профессиональная переподготовка»;
  • VII. «Награды (поощрения), почетные звания»;
  • VIII. «Отпуск»;
  • IX. «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»;
  • X. «Дополнительные сведения»;
  • XI. «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».

При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие символы, как двоеточие (:), знак равенства (=), косая черта (/), а в зоне кодирования их использование запрещается. При заполнении формы текст записей (описаний) не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.

Если отсутствует часть записей в описательной части реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается проставлять прочерки в пустых строках или графах.

Первичное заполнение личной карточки может производиться различными способами (на компьютере, на пишущей машинке, вручную). Внесение последующих записей осуществляется на пишущей машинке или вручную, так как работник должен быть ознакомлен с каждой записью под расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать форму №Т-2. Вместе с тем ведение электронных копий личной карточки значительно сокращает трудозатраты при составлении различной отчетности.

image После увольнения сотрудников начинается этап обработки и подготовки к архивированию документов. Закон говорит об обязательной архивации с учётом срока хранения личных дел уволенных сотрудников. Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесённой информации. В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве.

Общие требования к архивированию

Подлинники — это приоритетное условие для хранения документов в личном деле. Копированные варианты возможны, но только в виде приложений к различным приказам: о приёме, увольнении сотрудника, а также о его возможных перемещениях. Есть несколько правил подготовки к долгосрочному хранению документов уволенных сотрудников, которых необходимо придерживаться:

  1. image На любого принятого сотрудника заводится личная папка на бумажном носителе и (или) в электронном формате. Сформированный документ подлежит обязательной прошивке и нумерации каждого его листа.
  2. На обложке личного дела ставятся порядковый номер и дата.
  3. Сформированные дела со всеми входящими приложениями формируются в архиве по дате увольнения работника и строго в алфавитном порядке.
  4. Документы ушедшего персонала находятся в архиве — в специально оборудованном помещении без возможности доступа вредного воздействия.

Архивное хранение

Время хранения кадровой документации не совсем однозначно. Личные дела уволенных сотрудников по срокам хранения делятся на два периода: до 2003 года и папки, созданные после этого времени.

Документация на сотрудника формируется в течение всего времени трудовых отношений с работодателем. В папку личного дела могут входить следующие документы:

  1. Опись — перечень документов, подшитых в личном деле.
  2. Анкета.
  3. Личная карточка.
  4. Резюме.
  5. Документы: правоустанавливающие, удостоверяющие личность (заверенные копии), об образовании, подтверждающие квалификацию свидетельства.
  6. Трудовой договор.
  7. Характеристика.

В отделе кадров папка хранится в качестве документа кадрового производства. После увольнения сотрудника дело остаётся в распоряжении предприятия до конца отчётного года. В последующие три года документы проходят техническую обработку, после чего подлежат передаче для долгосрочного хранения по отчётной описи в архив.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.

Трудовой договор

Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон. Грамотно составленный документ — это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.

При увольнении работников дела с подшитыми трудовыми договорами остаются до окончания календарного года в делопроизводстве организации. В течение 1—3 лет они проходят обработку и только потом передаются в архив.

Сколько хранятся трудовые договоры уволенных сотрудников, будет определяться по дате подписания соглашения. При подписании приказа до 2003 года — 75 лет, позже 2003 — 50 лет.

Карточка работника

При приеме на работу на человека в обязательном порядке заводится форма образца Т-2. На сотрудников, занимающих должности на государственных постах, заводится карточка по форме Т-2ГС.

Такой документ заполняется отделом кадров только от руки. Записи должны быть без помарок, ошибок, чёткими и без сокращения информации. Заводится такая бумага, как правило, в единичном экземпляре. Храниться она будет в специальной картотеке.

Карточки образца Т-2 относятся к документам с большим сроком хранения. Любая информация в них заносится на основании подлинных документов. Окончательная запись будет сделана в день приказа об увольнении сотрудника.

Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения.

Личное дело офицера МВД

МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров. При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться. Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров. Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск.

Все сроки содержания собранных дел уволенных в запас офицеров утверждаются приказом МВД РФ. На практике они хранятся 75 лет.

Правовое регулирование сроков хранения сформированных дел когда-либо уволенных сотрудников в архиве организации регламентируется документом, который был утверждён Росархивом в далёком 2000 году. Не стоит также забывать, что личные папки с разными сроками хранения не группируются в один общий документ.

Порядок и ведения личных карточек работников

Согласно трудовому и федеральному законодательству, личная карточка по форме Т-2 должна оформляться на всех сотрудников предприятия, которые принимаются на работу по приказу и с созданием трудового договора. Даже если сотрудник устраивается временно или по совместительству в кадровом отделе предприятия наряду с личным делом открывают и карточку сотрудника.

Личная карточка – это вся информация о работнике, собранная воедино в сжатом виде. Изначально в карточку вносятся все сведения о работнике, включая личную информацию, факты биографии, образования, стажа, военного учета, табельного номера, данные трудовой книжки. При заполнении карты на нового сотрудника необходимо внести в нее все сведения, которые подтверждены соответствующими документами:

  • Документ удостоверяющий личность – гражданский паспорт, для иностранных сотрудников загранпаспорт (вид на жительство, разрешение на временное проживание);
  • Для военнообязанных – военный билет;
  • Трудовая книжка – при отсутствии таковой или утрате необходимо завести новую, соблюдая законодательную процедуру;
  • Документы об образовании, присвоении или повышении квалификационного уровня;
  • Свидетельство о пенсионном страховании установленного образца (СНИЛС);
  • Документ о постановке на учет в налоговой службе;
  • Приказ о приеме на работу форма Т-1 или Т-1а с указанием полного названия предприятия, должности и подразделения, куда оформлен сотрудник, учетного табельного номера.

Все личные карточки сотрудников подлежат строгому учету и проходят регистрацию в Журнале личных карточек. Любые изменения, связанные с трудовой деятельностью работника, повышение квалификации, переводы на новую должность, переводы в другие подразделения, информация об отпусках и другими служебными и рабочими аспектами, вносятся в соответствующий раздел личной карточки.

Сроки хранения личных карточек Т-2

При увольнении работника в личную карточку вносится информация об этом с указанием регистрационного номера и основных данных приказа. Карты уволенных сотрудников формируются в отдельные папки по годам, где находятся личные карточки всех работников, уволенных в один календарный год в алфавитном порядке. Удобнее всего для этой цели использовать папки, закрывающиеся на клапан, так как личные карточки не рекомендуется подшивать, папки-скоросшиватели не применяются.

На основании п. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22. 10. 2004 каждая организация обязана вести архив документов по личному составу сотрудников. При передаче личных карточек в архив оформляется сдаточная опись с присвоением номера, который состоит из порядкового номера подразделения (кадровая служба – 06), буквенного кода «л/с», обозначающего принадлежность к личному составу, и год увольнения сотрудников.

Сроки хранения личных карточек Т-2 определены в Перечне типовых архивных документов, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года. Согласно этому нормативному акту личные карточки Т-2 относятся к документам длительного хранения. Личные карточки формата Т-2 хранятся в течение 75 лет. Началом срока хранения принято считать дату, когда карточка перестала использоваться для оперативного учета, то есть с момента увольнения работника. По истечению срока хранения личные карточки могут быть отправлены в городской архив (для городских и муниципальных предприятий) или уничтожены по акту.

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где хранится т2 в личном деле или отдельно». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению

Номер дела переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников. Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Т-2 отдельно в папке (в файлах по алфавиту, вместе с согласиями на ПД, копиями дипломов и т. Д. ), а труд. Договоры в отдельной папке (в файлах, вместе с доп. Соглашениями).

Обычно годовые разделы описей по личному составу включают в себя документы не только отдела кадров, но и бухгалтерии. Если какое-то структурное подразделение не сдаст в определенный срок документы (например, бухгалтерия не подготовит к передаче лицевые счета), то и годовой раздел описи составить будет невозможно.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Личные карточки формы № Т-2 ведутся всеми работодателями независимо от формы собственности, за исключением ИП, который вести карточки может, но это не входит в его обязанность.

Так, при оформлении на работу сотрудник должен проверить правильность заполнения разделов I «Общие сведения» и II «Сведения о воинском учете» карточки, и поставить свою подпись.

После увольнения работника передаем документы в архив

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег.

Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника (при приеме на работу) до его увольнения. Личные карточки – это обязательные кадровые документы для учета труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1.

То, на какой бумаге распечатываются личные карточки (обычной или повышенной плотности), значения не имеет, но может быть определено локальным актом.

Эти документы кадровый работник проверяет, вносит данные в личную карточку и возвращает сотруднику (ст. 65 ТК).

В личной карточке сотрудника отражаются все события, связанные с его трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся: прием, переводы, отпуска, установка надбавок, повышение квалификации, награждения.

Обязательна экспертиза ценности для тех карточек, которые оформлены на лиц, находившихся на госслужбе, не являющейся гражданской госслужбой (примечание 3 к Перечню, утв. Приказом № 236).

Личные карточки государственных служащих хранятся 75 лет независимо от того, когда она были закрыты. Если унифицированная форма Т2 ведется на предприятии в электронном виде, ее все равно необходимо распечатать, поскольку вносимые в нее данные по личному составу должны подтверждаться подписью сотрудника.

Обязательна экспертиза ценности для тех карточек, которые оформлены на лиц, находившихся на госслужбе, не являющейся гражданской госслужбой (примечание 3 к Перечню, утв. Приказом № 236).

Если форма Т2 личная карточка закончена делопроизводством до 1 января 2003 года, срок ее хранения составляет 75 лет, если позже — храниться она должна 50 лет.

Ее заполняют на каждого принимаемого вновь сотрудника. И хотя с 01.01.2013 унифицированные формы уже необязательны, этот документ сохранил статус обязательного для всех.

Ну вообще-то в 152 ФЗ если я ничего не путаю есть требования к помещению где хранятся персданные. А так лично мы ЛД не вели, поэтому все вкладывали в Т2. Договор, согласие, и пр. А Т2 в файлик, а файлик в архивную папку, а архивную папку в шкафчик под замок.

Срок их хранения определяется по статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 1 января 2003 года.

Внимание Форма карточки унифицирована и установлена законодательно Постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06. 04. 2001.

Затем документы личного дела тоже отправятся в особую группу «Личные дела уволенных работников», где будут ждать передачи в архив.

К документам, необходимым для хранения относятся те, что напрямую связаны с трудовой деятельностью. Папка может пополняться по мере поступления новых бумаг.

Без согласия сотрудника работодатель не вправе хранить копии документов, которые содержат его персональные данные. В ответ проверяющим органам направьте письмо в произвольной форме, по какой причине данных документов нет. Суды подтверждают, что работодатели не обязаны предоставлять копии личных документов.

Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения

Срок хранения личных карточек в 2020 году / Новости кадров, бухгалтерии, прочая полезная информация, Разные новости / Кадровое агентство по подбору персонала в Москве и РФ.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

До тех пор, пока работник трудится в организации, его личная карточка должна храниться в кадровой службе. Причем не среди других бумаг, а отдельно — в запирающемся несгораемом шкафу или сейфе.

Желательно держать их в сейфе, чтобы никто, кроме ответственного лица, не получил к ним доступ. Сшивать такие документы нельзя.

На основании п. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22. 10. 2004 каждая организация обязана вести архив документов по личному составу сотрудников.

После заполнения первых двух разделов формы Т-2 следует ознакомить сотрудника с текстом, который фактически дублирует все записи из трудовой книжки. Он должен поставить свою подпись, подтверждая достоверность данных. А это значит, что Т-2 придется распечатать.

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Личная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника.

Увольняться пришедшие одновременно сотрудники будут в разное время. В опись личные дела уволенных работников будут включать по году увольнения. На обложке личного дела (если оно сформировано отдельно, не в наряде) обязательно нужно будет указать начало и окончание работы в организации – дату приказа о приеме и дату приказа об увольнении.

При передаче личных карточек в архив оформляется сдаточная опись с присвоением номера, который состоит из порядкового номера подразделения (кадровая служба – 06), буквенного кода «л/с», обозначающего принадлежность к личному составу, и год увольнения сотрудников.

Первые два раздела можно заполнить сразу — на основе документов, предоставленных новым работником. Иногда сразу можно внести данные в пятый и шестой разделы, если соискатель в момент трудоустройства имеет на руках удостоверения и дипломы.

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

Похожие записи:

Автор: Мустафанова Эльмира Раздел:  Документы кадровой службы Трудовые отношения

Вопрос:

Ответ:

Личные карточки на лиц, исключенных с воинского учета по возрасту или состоянию

Таким образом, личные карточки ф.Т-2 не списываются и не уничтожаются пока не пройдет срок хранения.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно:

  • Мекемедегі қызметкер фамилиясын ауыстырған. Табельге және де баска құжаттарға өзгеріс енгізу керек. Бұйрық шығарыла ма? Автор: Исмагулова Бахытгул Раздел:  Документы кадровой службы

    Ответ:

  • Как заполняется журнал регистрации обращений в согласительную комиссию? Автор: Камиева Батима Раздел:  Трудовые споры и согласительная комиссияДокументы кадровой службы

    Ответ:

  • К какому виду приказа относится приказ на замещение ответственного лица: по личному составу или производственному? Автор: Жомартова Назира Раздел:  Документы кадровой службы

    Ответ:

  • ТОО планирует предоставлять услуги по кадровому аудиту (полный, частичный) на аутсорсе, какие именно договора потребуются заключать с компаниями? Что входит в кадровый аудит? Автор: Исхакова Ариндия Раздел:  Документы кадровой службы

    Ответ:

  • Бұйрықтардың ішіне қаңтар айына шығу керек бұйрықтар қалып тұр. Қаңтар айына / қою арқылы (мысалы 5/2 деп) бұйрықты жалғастыруға болама? Автор: Исмагулова Бахытгул Раздел:  Документы кадровой службы

    Ответ:

    Сіздің сұрағыңыз «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту» туралы Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 Қаулысымен (ары қарай —  Қағида) реттеледі.

  • В компании разрабатывается положение о заработной плате, в нем есть подпункт «Нарушения работником санитарных норм». Работники сталкиваются с удобрениями и ядами. Как это все обозначить? Какие нужны документы или это относится к документации по ТБ? Автор: Есимсагиева Камила Раздел:  Документы кадровой службы

    Ответ:

  • Каков порядок оплаты нерабочего воскресенья при работе вахтовым методом? Работники работают все дни, кроме двух воскресений в месяц. Автор: Шайкенова Эльдана Раздел:  Документы кадровой службыВсе вопросы по Трудовым отношениям

    Ответ:

    Для работников, работающих вахтовым методом, выходными днями являются дни межвахтового отдыха. Если же вахта работника выпадает на субботу или воскресенье, то такая работа не считается работой в выходные дни и оплачивается в обычном размере, так как данные дни являются для работника рабочими днями.

  • Какие необходимы документы для ведения кадрового учета при филиальной системе управления? Автор: Куур Олеся Раздел:  Документы кадровой службы

    Ответ:

  • Каков порядок датирования внутреннего приказа организации, сделанного на основании приказа вышестоящих органов? Т.е. число внутреннего приказа обязательно должно совпадать с числом вышестоящего приказа? Автор: Хасанбаева Дильноза Раздел:  Документы кадровой службы

    Ответ:

    Приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации по формам согласно приложениям 6-7 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях.

  • В ТОО работодатель принял решение разделить оплату труда на 2 части: 1 часть в виде аванса до 15 числа текущего месяца; 2 часть до 10 числа следующего месяца. В трудовом договоре прописано, что оплата труда производится не позднее 1-й декады следующего месяца. Какими документами оформляется данное решение руководителя? Автор: Драп Янина Раздел:  Документы кадровой службы

    Ответ:

    Вначале издается приказ за подписью первого руководителя об изменении условий труда и установлении нового порядка оплаты заработной платы.

    Согласно пункту 1 статьи 46 Трудового кодекса РК — В связи с изменениями в организации производства, связанными с реорганизацией или изменением экономических, технологических условий,

Организации картотеки персонала уделяется особое внимание, а важный инструмент в этом деле – личная карточка работника. Советы от JCat.Работа помогут заполнить карточку по форме Т-2 грамотно.

Структура документа была установлена еще в 2004 году постановлением Федеральной службой государственной статистики РФ и до сих пор не изменилась. Это не значит, что форма «морально устарела», просто ее разделы настолько универсальны, что подходят для любых организаций, вне зависимости от сферы деятельности и года приема человека на работу.

Содержание

Кто несет ответствен за оформление личных карточек?

Все обязанности по заполнению, оформлению и хранению этого вида документов возлагаются на сотрудника из кадрового или юридического отдела. Если по каким-либо причинам работник кадровой службы не может заполнить форму, эта обязанность возлагается на руководителя учреждения. Категорически не допускается заполнение личной карточки формы Т-2 самим сотрудником лично, несмотря на то, что это часто существенно экономит рабочее время специалистов отдела кадров. Это связано с тем, что человек, который заполнял форму, несет ответственность за правильность и достоверность записанных данных. 

Как выглядит бланк?

Форма карты установлена на законодательном уровне. Это значит, что каждая организация заполняет документ одинаково, независимо от сферы деятельности. Унифицированный бланк состоит из четырех страниц, две из которых заполняются сразу в момент приема нового сотрудника на работу. Последние две страницы оформляются уже в процессе рабочей деятельности в штате. 

Форма включает в себя 11 разделов, в которых указывается важная информация о человеке. JCat.Работа подробно расскажет, как правильно заполнять документ. Эта памятка будет полезна руководителям организаций, кадровикам и самим новым сотрудникам.

Общие сведения

Первые 4 пункта – паспортная информация, а у следующих – профессиональный уклон.

В карточке нужно указать степень владения иностранными языками с уточнением уровня. Сотруднику необходимо предоставить данные об образовании в хронологическом порядке с названием специальности, а также подтвердить свой трудовой стаж. 

Если при заполнении информации об образовании возникают вопросы, можно указать конкретное число курсов, которые закончил новый сотрудник. Решение об этом принимает сотрудник кадровой службы: именно он определяет, насколько важно указать подробные данные об образовании нового члена коллектива. 

При заполнении этого раздела следует помнить о правилах:

  • Ф.И.О. заполняется полностью;
  • пол обозначается соответствующей буквой;
  • информация о месте рождения не должна занимать более 100 символов;
  • названия населенных пунктов можно сокращать в соответствии с общепринятыми стандартами;
  • гражданство сотрудника указывается полностью;
  • важно указать в карточке вид и характер работы (основная или по совместительству, временная или постоянная).

Каждому человеку присваивается табельный номер, который не меняется на протяжении всего срока работы в этой организации. 

Пункт о стаже заполняется согласно записям в трудовой. Подойдут и другие документы, в которых зафиксирована длительность работы в различных компаниях. 

При оформлении на работу обязательно указывать состав семьи и данные паспорта.

Военный учет

Чтобы заполнить раздел №2, необходимо точно перенести информацию из военного билета или временного удостоверения. Если в организации есть военно-учетный стол, соответствующую запись делают специалисты этого структурного подразделения.

Прием на работу и переводы

Этот раздел заполняется исключительно на основании трудового договора и приказа руководителя. 

Если сотрудник переводится на другую должность или работу с новой записью в трудовой, ему нужно расписаться в личной карточке. 

Аттестация

Этот пункт при приеме на работу остается пустым, а заполняется только после того, как сотрудник пройдет аттестацию. Тогда указывается соответствующее решение аттестационной комиссии и другие сведения. 

Повышение квалификации

Разделы №5 и №6 заполняются по мере поступления информации. Если работник по решению руководителя или по личной инициативе прошел курсы, это следует отразить в карточке. 

Отпуск

В этом разделе указываются все виды отпуска – ежегодные, учебные (вызовы на сессию), без сохранения зарплаты, дополнительные. В этом пункте отражается денежная компенсация «неиспользованных» дней отпуска. 

Социальные льготы

Один из разделов посвящен вопросу социальных льгот, на которые может рассчитывать работник в соответствии с официальными документами. Без предоставления проверенных сведений этот раздел не заполняется: информация со слов сотрудника не вносится в документ.

Дополнительные сведения

Раздел №10 подразумевает указание ценной информации о сотруднике, которая может понадобиться в процессе принятия управленческих решений. К таким данным может относиться, например, наличие водительского удостоверения и опыт вождения. 

Все заполненные формы складывают в определенное место в кабинете у сотрудника, который ответствен за заполнение личной карточки формы Т-2 и хранение этого документа. Располагать карточки можно так, как удобно организации: по алфавиту или в соответствии со структурными подразделениями организации.

Заполнение личной карточки работника Т-2 – это только первый шаг в работе с документами такой формы. Также следует помнить:

  • срок хранения карточек ограничивается 75 годами;
  • формы Т-2 хранятся отдельно от личных дел работников.

Какие документы потребуются для заполнения карточки Т-2?

Карточка заводится практически в последнюю очередь, когда уже готов приказ от работодателя и договор о принятии на работу. В законодательстве не указано, что заполнение личной карточки работника Т-2 должно происходить сразу в момент приема на работу, однако по опыту различных организаций, именно такой вариант самый эффективный: через время достаточно сложно найти момент для спокойного заполнения документа. 

Чтобы оформление личной карточки Т-2 происходило правильно, необходимо попросить у нового сотрудника все документы, которые могут подтвердить его слова. 

Ведение документации о сотрудниках – важный раздел работы отдела кадров любой организации, от которого полностью зависит учет персонала. Индивидуальные предприниматели официально могут не вести такую картотеку, однако и им рекомендуем задуматься о таком удобном способе учета. Это даст возможность держать в одном месте всю необходимую информацию о сотрудниках, а также с легкостью отчитываться перед контролирующими органами. 

Образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2 можно посмотреть по ссылке.

t-2-empty-1-1Быстрый поиск сотрудников вместе с JCat

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: