Как хранить платежные ведомости по зарплате

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как хранить платежные ведомости по зарплате». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Правила о сроках единый для всех, поэтому даже при желании работников сдвигать сроки или выплачивать зарплату один раз в месяц нельзя.

Преимущества использования платежной ведомости

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Всего документ содержит 18 столбцов со следующими наименованиями:

  • порядковый номер сотрудника, которому предназначается выплата;
  • табельный номер этого же работника;
  • фамилия, имя и отчество (последние сокращаются до инициалов);
  • занимаемая должность, профессия или специализация, которой занимается сотрудник;
  • оклад либо тарифная ставка;
  • сколько дней или часов было отработано в указанный период (отдельно указываются выходные и будние дни);
  • сумма, которая начислена организацией этому сотруднику за месяц (столбец разделяется на разные виды плат, включая «общий» столбец, который обобщает данные);
  • какая сумма была удержана и зачтена ранее (аванс, налог на доходы и пр.);
  • долги работника перед организацией или, наоборот, точная сумма;
  • сколько всего денежных средств положено выплатить работнику по этой ведомости.

Платежная ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии и передается в кассу для оплаты (в т.ч. на аванс).

Торговая фирма выдает зарплату работникам по платежным ведомостям. При этом расходный кассовый ордер оформляется на общую сумму. Как правильно заполнить этот документ?

Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

Ведомость по форме Т-49 имеет смысл применять на небольших предприятиях, так как в ней одновременно происходит и начисление зарплаты, и ее выдача. Это очень удобно в целях оптимизации документооборота на предприятии.

Как подшивать платежные ведомости?

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

В соответствии с п. 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У предприятия-работодатели (как организации, так и ИП) при выдаче зарплаты наличными обязаны использовать на выбор:

  • РКО — целесообразно, если сотрудников немного, и несложно выписать по ордеру на каждого;
  • платежные ведомости по форме Т-53 — целесообразно, если расчет зарплаты ведется в бухгалтерской программе и фиксируется в неунифицированных реестрах;
  • платежно-расчетные ведомости по форме Т-49 — целесообразно, в принципе, в любых случаях, если не удобны отмеченные два варианта выше.

Каждый получатель оставляет в ведомости свою подпись. По суммам, не выданным в установленный срок, проставляется отметка о депонировании.

Но общераспространено использование одного экземпляра журнала в течение года. На следующий год заводится новый журнал.

Однако чиновники в своих письмах рекомендуют не откладывать даты выплат: аванс выплачивать в середине месяца, до 20-го числа максимум, а окончательный расчет до 5 числа следующего месяца. И между выплатами должен быть промежуток около 15 дней.

Сроки хранения журнала определяются по аналогичным принципам: его следует рассматривать как «подвид» ведомости.

Однако допустимо, если компания большая, установить для разных категорий работников или разных подразделений разные даты выплат (письмо Роструда от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1). Например, рабочим 3 и 18 числа, администрации 4 и 19 числа.

Платежная ведомость заполняется по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур. То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист).

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Использование специализированных программ позволяет формировать платежную ведомость в автоматическом режиме. То есть достаточно только произвести заполнение расчетной ведомости, платежная будет сформирована тут же. Выписывать ведомость нужно в единственном экземпляре.

Платежные ведомости нужно хранить 50 лет. Что подшивать к кассовому отчету, если кассовые документы хранятся 5 лет?

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а): образец

На титульном листе ведомости должны стоять разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег. Там же нужно указать определенный руководителем срок выплаты зарплаты. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов. Поэтому основные документы по учету заработной платы, действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России.

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

Также распространено применение связки между расчетной ведомостью Т-51 (которая в таком сценарии выступает реестром, где фиксируются данные для исчисления зарплаты) и платежной Т-53.

Но с точки зрения повышения эффективности внутреннего учета задействование Журнала вполне имеет смысл. В том числе — задействование именно по унифицированной форме, которая по всем признакам соответствует критериям первичного документа в соответствии с Законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

VIII) Регистр учета начисленных страховых взносов за календарный год (по каждому работнику) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.

В конце таблицы платежной ведомости на выдачу зарплаты после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости.

Для выплаты заработной платы из кассы организации могут быть задействованы два источника денежных средств:

  1. Выплата зарплаты через кассу производится из денежных средств, которые сняты с расчетного счета. Снять деньги на зарплату с расчетного счета может уполномоченный сотрудник организации, на которого выписан чек на получение денег, например, кассир. В чеке необходимо указать цель: выдача заработной платы.
  2. Заработная плата может выплачиваться из денежных средств, поступивших в кассу организации за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Указание ЦБ от 07.10.2013 №3073-У это разрешает.

Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм — Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).

VI) Справки-расчеты для начислений по среднему заработку и больничным листам (по каждому соответствующему факту) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.

Когда в компании маленький штат работников и используется расчетная ведомость, выдача зарплаты может происходить без оформления платежной ведомости. Вознаграждения работникам может выплачиваться по РКО.

IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику — форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников

Это может быть коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Также правила выплаты заработной платы могут быть прописаны и в трудовом договоре с работником.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

После получения денег сотрудник должен указать полученную сумму прописью, расписаться и поставить дату получения денег. Более подробно см. Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру.

Можно ли не вести форму Т-53а?

Если организация осуществляет выплату зарплаты путем перечисления сумм на пластиковые карты, то платежная ведомость не применяется, даже в случае незначительной численности работников. В этом случае составляются реестр на перечисление в банк.

N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).

Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу.

Похожие записи:

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Первичные документы по учету труда и заработной платы

Предыдущая567891011121314151617181920Следующая

В условиях хозяйствования важнейшими задачами бухгалтерского учета труда и заработной платы являются:

— в установленные сроки производить расчеты с персоналом предприятия по оплате труда (начисление зарплаты и прочих выплат, сумм к удержанию и выдаче на руки);

— своевременно и правильно относить в себестоимость продукции (работ, услуг) суммы начисленной заработной платы и обязательных отчислений во внебюджетные фонды (Пенсионный Фонд РФ, фонды обязательного медицинского страхования, Фонд социального страхования РФ);

— собирать и группировать показатели по труду и заработной платы для целей оперативного руководства и составления необходимой отчетности, а также расчетов с государственными социальными внебюджетными фондами.

Учет труда и заработной платы оформляется определенными первичными документами.

К первичным документам по учету труда относятся:

-N Т-1 и N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» — применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору;

-N Т-2 «Личная карточка работника»- заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником;

-NТ-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;

-N Т-3 «Штатное расписание»- применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц;

-N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника» — применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. Заполняется работником кадровой службы на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником;

-N Т-5 и N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» -применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией;

-N Т-6 и N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику- применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором;

-N Т-7 «График отпусков» — применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам;

-N Т-8 и N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» — Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов);

-N Т-9 и N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

-N Т-10 «Командировочное удостоверение» — является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке;

-N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» — применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении;

-N Т-11 и N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» — применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

К первичным документам по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда относятся:

-N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» — применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду;

-N Т-13 «Табель учета рабочего времени»;

-N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;

— N Т-51 «Расчетная ведомость»;

-N Т-53 «Платежная ведомость»

N T-49, N T-51, N T-53 применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации;

-N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей» — применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации;

-N Т-54 «Лицевой счет» — применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года;

-N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» — применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска;

-N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» — применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора;

-N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы» — применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Кроме перечисленных унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация:

-Трудовой договор;

-Защита персональных данных работника;

-Трудовые книжки;

-Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка. Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации. В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений. Другие локальные нормативные положения: о заработной плате, премировании, коэффициенте трудового участия, и т.п. разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

-Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности;

-Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда;

-Должностные Инструкции сотрудников;

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.

-Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты;

-Договор о полной материальной ответственности.

Предыдущая567891011121314151617181920Следующая

Date: 2016-05-23; view: 400; Нарушение авторских прав

Понравилась страница? Лайкни для друзей:

Архивное дело в РФ регулируется федеральными законами, перечнями архивных документов, нормативно — правовыми актами. Обязанность хранения и ответственность за сохранность документов возлагается на учреждения или физическое лицо, в ведении которых находятся те или иные документы.

Сроки хранения архивных документов

image

Приказом Минкультуры РФ № 558 от25.08.10 г. утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. Установленные в Перечне сроки хранения архивных документов зависят от их значимости.

Они могут иметь различные сроки хранения:

  • хранение до 10 лет;
  • хранение свыше десяти лет;
  • хранение (определенное время) после замены новыми нормативными актами и т.д.;
  • хранение до востребования;
  • хранение постоянно.

Начало исчисления срока обычно начинается с начала следующего календарного года после окончания делопроизводства документа. Для ряда документов установлено иное исчисление сроков.

Один и тот же вид может иметь различные сроки хранения архивных документов.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

Табель (график) учета рабочего времени хранят 5 лет. Но в Перечне есть примечание, что данный документ хранят 75 лет, если ведется учет работников занятых во вредном производстве.

Такой подход гарантирует сотруднику досрочный выход на пенсию. Данное право необходимо подтверждать справкой о наличие льготного стажа, которая выдается на основании документов первичного учета

Сроки хранения кадровых документов

В существующем Перечне (раздел 8 «Кадровое обеспечение») обозначен срок хранения документов личного состава. Такие документы как графики отпусков и проведения аттестации хранятся один год.

3 года хранится переписка, связанная с переводом работника в другую организацию. Такой же срок хранения резюме и других документов соискателей вакансий не принятых в последствие на работу. Данные сроки хранения кадровых документов распространяются на переписки по ведению воинского учета и спискам военнообязанных.

Пять лет хранятся некоторые документы, не включенные в личные дела, такие как служебные записки, докладные, справки, выписки из приказов и др. Командировочные удостоверения имеют тот же срок хранения, за исключением удостоверений работников Заполярья и других северных районов.

На них распространяется срок в 75 лет. Такой подход обусловлен досрочным назначением пенсии.

Основная часть кадровых документов хранится 75 лет:

  • списки личного состава;
  • личные карточки сотрудников;
  • служебные контракты, трудовые договоры;
  • журналы и книги учета;
  • личные дела госслужащих, работников, муниципальных служащих.

Имеют постоянные сроки хранения кадровых документов представления, характеристики к награждению, журналы учета наград. Постоянно хранятся документы, связанные с проверкой работы с кадрами, локально-нормативные акты по месту разработки, личные дела руководящих сотрудников, некоторые документы, связанные со службой гражданских и муниципальных служащих.

Невостребованные подлинники трудовых книжек, удостоверений, свидетельств, наград хранятся до востребования. По истечении 75 лет уничтожаются.

Возникающие проблемы со сроками хранения документов

Определяя срок хранения, нужно руководствоваться не только утвержденными перечнями, но и другими юридическими документами. В ходе проверки, например, налоговые органы, могут запросить документы, которые уже уничтожены.

Их отсутствие повлечет наложение штрафов и пени, так как работодатель не сможет без них подтвердить правомерность некоторых финансовых операций.

При возникновении сложных ситуаций со сроками хранения документов можно обратиться за консультацией к специалистам.

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

8478 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно!

— период, в течение которого организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Один год должны храниться месячные отчеты организаций о выполнении перспективных и текущих планов, анализы отчетов, материалы переписки с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статической отчетности. Три года должны храниться квартальные отчеты, инвентарные карточки и книги учета основных средств, реестры договоров, материалы переписки об организации и совершенствовании учета и отчетности. В течение 5 лет хранят первичные документы и приложения к ним, расчетные и расчетно-платежные ведомости, учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.); полугодовые отчеты организаций.

Документы, подлежащие хранию со сроками

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Десять лет хранят годовые отчеты организаций, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, обязательные записки к ним. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться 75 минус Влет, где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Глава II. Основные требования к ведению бухгалтерского учета

Бухгалтерская документация и регистрация

Оценка:  

Консультации

31.12.2019

Сроки хранение документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и ИП, содержатся в Перечне № 1401. Рассмотрим сроки хранения документов, касающихся начисления заработной платы, удержаний из заработной платы и др.

Сроки хранения документов по начислению заработной платы

Таблица 1

Наименование документов

Срок хранения

№ пункта

Перечня №140

Пояснения

Лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам

75 лет

Гл. 12 п. 183

Документы по начислению заработной платы работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.)

3 года

Гл. 12 п. 184

После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при…

Автор публикации:  Оксана ШЕХ, главный бухгалтер

Чтобы прочитать статью полностью, Вам необходимо приобрести подписку или авторизироваться Также читайте: *** Новости СМИ2 Бухучет: рубрики Актуально

Печатное издание становится эксклюзивным товаром  

Облигации белорусской высокотехнологичной компании. Можно купить!

Читать «ЭГ» image Важно

Изменения в ПУ

Бюджет прожиточного минимума: вносятся изменения в социальные нормативы  

С 1 мая повышены пособия семьям с детьми  

Социальные пенсии вырастут с 1 мая на 4%  

Календарь налогоплательщика на июнь 2021 года  

Календарь предоставления статистической отчетности в июне 2021 года  

Переносы рабочих дней в 2021 году  

Производственный календарь 2021  

Календарь плательщика в ФСЗН на 2021 год

Кого проверят во 2-м полугодии 2021

Бизнес-календарь. Июнь 2021  

Мы в соцсетях Подписка Подписка 2021 Новые пакеты подписки —> Реклама —>

Поддержка —> Архивы «ЭГ» Архив газеты Архив в PDF Подборки

Отпускные 2021: консультации, ответы на вопросы

НК-2021: изменения при налогообложении организаций

 

НК-2021: изменения при налогообложении физических лиц  

Новые правила в валютном регулировании: разрешение отменили  

Принимаем на работу иностранца: пошаговый алгоритм  

Что должен, что может и что целесообразно определить нанимателю в ЛПА  

Полезное

Беларусь- Украина: по кому ударят торговые ограничения  

Торговый оборот – 2020: пятьдесят на пятьдесят. Почти половина внешнеторгового оборота приходится на Россию  

Итоги работы лизинговых организаций

Анализ работы банков за 1 квартал 2021 года

Изменения в законодательстве о рекламе с 8 июля  

Как стать аудитором

Как открыть и работать ИП: алгоритм действий

imageВыплата сумм заработной платы (авансов, премий) на предприятии документально оформляется при помощи платежной ведомости. Виды и типовые формы таких ведомостей были утверждены постановлением Госкомитета статистики РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Платежная (расчетная) ведомость – элемент первичного документооборота по учету начисления и выплаты сумм заработной платы. По сути, это расшифровка расходного кассового ордера, первичный документ, в котором указывается, кому из сотрудников, когда и какие суммы были выплачены. Еще одно важное отличие зарплатной ведомости от кассового ордера – возможность ее использования в течение нескольких операционных дней.

Помимо собственно заработной платы, некоторые платежные ведомости могут использоваться при авансовой оплате командировочных расходов, разовых премий и поощрений для группы сотрудников. Также ведомость можно использовать для документирования групповых расчетов с внештатными сотрудниками и подрядчиками, если выплата производится не на организацию, а непосредственно физическим лицам.

Скрыть содержание

Виды платежных ведомостей

Уже упоминавшееся постановление ГКС № 1 от 05.01.04 предусматривает три вида ведомостей:

  • собственно платежные, где указывается только сумма к выплате и ставится отметка о выдаче через кассу либо депонировании (форма №Т 53),
  • расчетно-платежные, соединяющие в себе расшифровку данных о начислении и удержаниях из заработной платы с отметкой о ее выдаче (форма №Т 49)
  • расчетные (типовая форма №Т 51), включающие в себя информацию о расчете з/п и сумме, причитающейся к выплате.

Предприятие имеет возможность самостоятельно выбирать, какой из этих регистров ему использовать, опираясь при этом на особенности механизма выплат.

Форма № Т-53

imageПлатежная ведомость по типовой форме № Т-53 (код документа по ОКУД 0301011) предназначена для документирования кассовых расчетов по зарплате (авансу, премиям и др. выплатам) и содержит данные только о сумме причитающихся к выплате каждому сотруднику денег. Титульная часть типовой формы должна содержать такие данные:

  • название предприятия и его код по ОКПО;
  • наименование цеха, участка или иного структурного подразделения (при необходимости);
  • полная сумма, предназначенная для осуществления выплат, записывается на титульном листе в начале ведомости цифрами и прописью;
  • период осуществления выплат;
  • ФИО и подпись бухгалтера, ответственного за заполнение ведомости, а также руководителя (уполномоченного им лица), давшего разрешение на осуществление выплат.

imageКак открыть шашлычную? Приглашаем узнать бизнес-план из этой статьи.

Как изменить ОКВЭД ООО? Чтобы узнать ответ, нужно перейти по ссылке.

Выгоден ли вендинговый бизнес? Расчет его рентабельности можно найти здесь.

Платежная ведомость № Т-53 состоит из 4-6 граф, в которые вносится такая информация:

  • порядковый номер в ведомости;
  • табельный № работника предприятия (при наличии);
  • фамилия, имя, отчество каждого сотрудника (полностью, без сокращения до инициалов);
  • наименование должности (по желанию или необходимости);
  • сумма к выплате;
  • в графе «Примечание» вписывается номер и вид документа, удостоверяющего особу получателя;
  • подпись получателя (в случае невыдачи конкретному лицу в установленные сроки – ставится отметка «депонировано»).

Чтобы узнать больше, рекомендуем перейти по ссылке.

Форма № Т-49

imageРасчетно-платежная ведомость (типовой бланк по форме № Т-49, код формы согласно ОКУД 0301009) в одном бланке консолидирует информацию о расчете сумм начисленной заработной платы и осуществлении ее выплаты. Этот бланк удобно использовать при компактной организации документооборота на малых предприятиях.

Ведомость составляется один раз в месяц, на момент начисления сумм зарплаты штатных сотрудников. В нее вносятся такие данные (дополнительно к указанным для формы № Т-53):

  • «Отчетный период» – время, за которое начислена з/п;
  • тарифная ставка (оклад);
  • количество отработанных за период часов по видам;
  • суммы начислений по видам оплат, включая материальные и социальные блага;
  • общая сумма начислений;
  • удержания (по видам);
  • сумма задолженности за предыдущие периоды (за работником либо за предприятием);
  • отметка о получении (ФИО и подпись).

Более подробную информацию вы можете найти в этой статье.

Форма № Т-51

Заполнение платежной ведомости бланка по форме № Т-51 (код по ОКУД 0301010) применяется при безналичном перечислении выплат на карточные либо банковские счета сотрудников. Эта форма отражает информацию о начислении заработной платы и удержаниях из нее, но не дает данных о текущей выплате.

Ведомость № Т-51 формируется в бухгалтерии, печатается (заполняется) в одном экземпляре, после проверки подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем компании. В этом случае дополнительно не составляются ведомости № Т-49 либо № Т-53. В случае, когда перечисление осуществляется на карточные счета, ведомость может передаваться в банк одновременно с платежным поручением на всю сумму средств на оплату труда.

Если выплата производится на банковские счета работников, то платежные поручения составляются по каждому сотруднику отдельно и также подтверждаются ведомостью.

Особенности документооборота платежных ведомостей

imageИсточником сведений о суммах начисления, удержания и выплат для заполнения ведомостей по зарплате служит:

  • лицевой счет каждого сотрудника,
  • табель выходов,
  • другие регистры, содержащие информацию о фактически отработанном времени, произведенной продукции (для сдельной организации оплаты труда), больничных листах, отпуске,
  • данные о состоянии взаимных расчетов по выплатам заработной платы между предприятием и сотрудником на дату начисления з/п.

Каждый получатель оставляет в ведомости свою подпись. По суммам, не выданным в установленный срок, проставляется отметка о депонировании.

Срок выплат определяется законодательно и закрепляется приказом по предприятию. Как правило, этот срок составляет не более 5 дней. На указанный период допустимо превышение лимита кассы в сумме, соответствующей указанной в ведомости.

imageКак заполняется журнал регистрации исходящих документов? Тут говорится об этом.

Необходимо ли ведение личных карточек работников? Подробности вы можете прочесть здесь.

Зачем и где используется справка о размере заработной платы? Как ее составить организации, написано в статье.

После проведения выплат ведомость «закрывается», то есть общий итог по выданным и депонированным средствам вписывается в соответствующую графу. Итоги переносятся в расходный кассовый ордер за соответствующий день (для формы №Т 51 РКО не составляется). Кассир также проставляет подпись после «закрытия» ведомости.

Сроки хранения и действия ведомостей

Срок хранения платежных ведомостей при наличной форме выплат составляет до 5 дней, чаще всего 2-3 дня.

Как и другие кассовые документы, зарплатные ведомости должны храниться на предприятии в течение 5 лет при условии, что за это время пройдет проверка по отчетному периоду этой ведомости. В случае, если на предприятии лицевые счета сотрудников не ведутся и ведомость служит единственным источником информации о суммах начисленной и выплаченной з/п, срок действия платежной ведомости увеличивается до 75 лет.

Информация в расчетно-платежную, расчетную либо платежную ведомость вносится бухгалтером по учету заработной платы, исходя из данных лицевых счетов, табелей учета рабочего времени и др. документов.

Кассир проставляет в бланке ведомости отметку о дате и номере расходного кассового ордера, а также суммы выплаченной и депонированной зарплаты после окончания периода выплат.

Допустимо ли внесение исправлений в расчетно-платежную ведомость?

Согласно п. 5 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» исправления в платежной ведомости недопустимы. Однако касается это, в первую очередь, данных о сотрудниках и суммах начислений (удержаний) в формах №Т-53 и №Т-49. Единственный вариант исправить ситуацию в этом случае – переоформить всю ведомость заново.

Если же необходимо внести изменения в другую информацию (скажем, уже после закрытия ведомости обнаружилось, что кассир неверно проставил номер или дату расходного ордера), то можно зачеркнуть написанное и вверху аккуратно указать новые данные. Кассир должен при этом оставить возле исправления свою подпись, дату исправления и визу «Исправленному верить». Кроме того, заверить исправления должны все лица, подписывающие и саму ведомость (руководитель, главный бухгалтер).

Выводы

imageИтак, ведомость по зарплате – документ достаточно разноплановый, позволяющий как оформить собственно расчет суммы причитающейся работнику заработной платы или документально зафиксировать ее выплату, так и одновременно выполнить обе операции. Выбор типовой формы для зарплатной ведомости зависит от того, в наличной или безналичной форме выплачиваются деньги сотрудникам, а также от того, насколько велик штат предприятия.

Так, форма №  Т-53 служит исключительно для выдачи наличных через кассу, форма № Т-51 – регистр, отражающий начисление и удержания из сумм оплаты труда (эти формы могут иногда использоваться и одновременно), а форма № Т-49 отличается универсальностью, совмещая в себе расчетный и кассовый первичные документы.

Современные компьютеризированные методы ведения бухгалтерского учета позволяют формировать ведомости автоматически, на основании данных, введенных в карточки лицевого счета каждого сотрудника.

Как заполнить платежную ведомость в специальной программе – приглашаем посмотреть видео.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: