Как оформляется командировка на один день в другой город – суточные, оплата расходов, документы

Суточные — это компенсация работнику за время пребывания в командировке по заданию руководства. Эти расходы работодателя регулируются законом и являются обязательными, но сами выплаты не являются подотчетными. На начало 2020 года правила их выплаты остались неизменными, однако планируются изменения и дополнения.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Что такое суточные и на что они выдаются

Чтобы легче было разобраться в выплатах, попытаемся ответить на вопрос: суточные и командировочные — в чем разница? По ст. 167 ТК РФ:

  • командировочные — это денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на необходимые расходы. Что входит в командировочные расходы? Проживание, проезд, питание. Данная выплата является подотчетной;
  • суточные расходы — это компенсация работнику за время пребывания в командировке (календарные дни). Что включают в себя суточные расходы в командировке? Траты на дополнительные услуги или товары без предварительного согласования с работодателем. По этим деньгам бухгалтерские отчеты сдавать не придется.

ВАЖНО! Обратите внимание: вопрос «что входит в суточные командировочные расходы?» некорректен по сути. Суточные — часть командировочных расходов наряду с оплатой проезда, наймом жилого помещения, стоимостью проезда и т. д. За них работник должен отчитаться в пределах 3 дней с момента приезда, предоставив подтверждающие документы и составив авансовый отчет.

Пункт 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, регулирует оплату времени, проведенного в рабочей поездке. Согласно данному документу, оплата суточных осуществляется не только за рабочие дни, но и за выходные, праздничные дни, время, затраченное на дорогу, возможные остановки и задержки в пути. При этом работнику обязаны начислять среднюю заработную плату.

Размер суточных в 2020 году

Что такое суточные в командировке, разобрались. Но размер именно таких расходов работодатели определяют самостоятельно и вносят во внутренние локально-нормативные акты, в том числе в Положение о командировках.

Если размер суточных при командировках в 2020 году не превышает 700 рублей — для России и 2500 рублей — для зарубежных поездок, то НДФЛ с данных сумм не уплачивается. Но такие минимальные расходы не являются обязательными, и размер денежной суммы может быть любой. Например, при назначении компенсационной выплаты при рабочей поездке по России в размере 3500 рублей НДФЛ будет удержан с суммы 2800 (3500 — 700 = 2800) рублей. Также удержанию подлежат и страховые взносы.

Напоминаем, что в 2020 году страховые взносы регулируются пунктом 2 ст. 422 Налогового кодекса РФ.

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Выплата суточных при командировках в 2020 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.

Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.

При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.

Пример расчета расходов

При отправке транспортного средства до 00 часов днем отъезда считаются текущие сутки, в случае отъезда после 00 часов следующие сутки. Выплаты за день отъезда производятся в полном объеме. Также происходит расчет дня прибытия сотрудника. Если прибытие произошло до 00 часов, то днем прибытия определяются текущие сутки, если после 00 часов, то следующие. Выплата также производится в полном объеме. Например, если сотрудник был командирован руководством 31.12.2019 в 23:58, а прибыл 14.01.2019 в 00:15, то днем отъезда считается 31 декабря, а днем прибытия 14 января, и за эти дни оплата производится в полном объеме. Общий срок командировки составил 15 дней, за которые необходимо произвести оплату.

Суточные в иностранной валюте

Суточные в командировке (что это такое и примеры — выше) могут выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте. Но их размер в 2020 году оказывает влияние на налогообложение — на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры командировочных расходов при заграничных поездках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Страна служебной поездки Размер компенсации в долларах США
Белоруссия 57
Украина 53
США 72
Германия 65
Великобритания 69
Франция 65

Валюта, в которой выплачиваются данные суммы при заграничных командировках, может быть установлена организацией. Например, начисление может быть произведено в долларах США, но деньги выдают работнику на руки в рублевом эквиваленте. Выплата производится согласно п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749:

  • при отбытии в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время пребывания за границей;
  • при прибытии на территорию РФ день пересечения границы оплачивается как командировка внутри РФ.

Порядок расчета выплачиваемых неподотчетных сумм может быть установлен внутри компании и закреплен в соответствующих внутренних документах организации. Также компания самостоятельно определяет размер денежных компенсаций. При зарубежных выездах с суммы, превышающей норму в 2500 рублей, уплачивается НДФЛ, поскольку эти деньги считаются доходом работника.

Однодневная командировка и расходы

Законодательство не устанавливает минимальный срок служебной поездки, поэтому она может быть однодневной. Ее оформление производится так же, как и многодневной: выпускается приказ, ставится отметка в табеле учета рабочего времени. После окончания поездки происходят выплаты за проезд и другие оговариваемые суммы.

При однодневных рабочих поездках компенсация не положена, но любая отправка сотрудника в рабочем порядке требует определенных трат от него, поэтому оставлять командированного работника без оплаты не является хорошим решением. В данном случае выдавать компенсацию при зарубежных поездках обязательно. Она может начисляться в размере 50 % от установленной суммы в локальных документах компании. При выездах внутри РФ сумма начислений может быть установлена компанией самостоятельно по желанию руководства.

НДФЛ и другие удержания с суточных

Пункт 3 ст. 217 НК РФ регулирует суммы начислений, которые не подлежат обложению налогом. Для служебных поездок по России сумма составляет 700 рублей, для заграничных — 2500 рублей.

В некоторых случаях руководство компании принимает решение об увеличении суммы оплаты. В этом случае разница сумм между назначенной руководством и определенной государством облагается НДФЛ и обязательными страховыми выплатами, определяемыми НК РФ.

Отчет по суточным в командировке

Неподотчетные суммы, выплаченные сотруднику, должны быть отображены в авансовом отчете. При этом сотруднику нет необходимости отчитываться за расходование этих денег. Это учитывается во всех видах служебных поездок как по России, так и зарубежных.

Образец авансового отчета 2020

Автор: Мария ЛаминскаяОбсудить в чате Telegram

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

—>

Подписывает документы руководитель организации. Вернувшись из поездки, сотрудник предоставляет небольшой отчет о проделанной работе. Отправляют его в бухгалтерию.

Особенности

Командировка отличается от обычной поездки тем, что работодатель оплачивает основные затраты сотрудника:

  • затраты на проезд до назначенного места и домой;
  • проживание;
  • прочие расходы – питание, проезд в транспорте по городу.

Правила отправки сотрудника в командировку на 1 сутки:

  1. Издается приказ. Используют привычную утвержденную форму или простую свободную, но обязательно утвержденную местным нормативным актом.
  2. Сотрудник получает аванс для проезда в транспорте и компенсационные средства вместо суточной выплаты.
  3. Сотрудник кадрового отдела делает отметку в табеле. В день отсутствия проставляется код из букв или цифр.
  4. Когда сотрудник возвращается, он должен в течение 3 дней выдать отчет о командировке и расходах. Это могут быть чеки, квитанции.

Образец приказа о направлении в командировку здесь,

бланк приказа о направлении в командировку здесь.

Если сотрудник ездил на собственном автомобиле, то по возвращении он составляет записку, указывая свой маршрут.

При выборе однодневной командировки работодатель руководствуется такими сведениями:

  • какое расстояние от рабочего места до места командировки;
  • насколько развита инфраструктура между этими городами;
  • выполнит ли работник поручение за такое короткое время.

Особенности командировки на 1 сутки:

  • чтобы отправить работника в командировку, хватит лишь приказа начальника учреждения;
  • документы оформляют по такому же принципу, что и для многодневной поездки;
  • пока сотрудник не уехал, ему необходимо выплатить аванс – стоимость проезда в обе стороны;
  • если работник выезжает за границу, ему выплачиваются суточные – половина нормы;
  • в продолжение 3 суток после поездки работник обязан предъявить отчет и все чеки;
  • если остались неизрасходованные деньги, то они возвращаются в кассу организации;
  • если сотрудник платил личные деньги, то работодатель обязан возместить эту сумму.

Кого можно отправить?

Несмотря на то, что командировка однодневная, в нее нельзя направлять того сотрудника, который не заключил с организацией трудовой договор.

Законодательные акты гласят, что соглашение может быть срочным, бессрочным или по совместительству.

В командировку не направляют следующие категории сотрудников:

  • лица, которые не достигли совершеннолетия;
  • беременные;
  • работники, трудящиеся по ученическому соглашению;
  • женщины с детьми младше 3 лет;
  • родители либо опекуны, которые воспитывают малыша без супруга;
  • сотрудники, которые ухаживают за недееспособными родственниками – необходимо подтвердить медицинской справкой;
  • инвалиды.

Перед этим необходимо заручиться их согласием на командировку.

Нормативная база

Термин «служебная командировка» регулируется статьей 166 Трудового кодекса. В соответствии со 168 статьей ТК, во время командировки компенсируются все затраты.

Согласно 167 статье Трудового кодекса, на время командировки за сотрудником сохраняется рабочее место, заработная плата и должность.

Однодневная командировка

Часто работника направляют в командировку в такую местность, откуда он сможет возвращаться домой ежедневно.

На порядок выплаты влияет то, куда работник направляется – по России или заграницу.

По России

Отправляя своего сотрудника на 1 день в командировку по России, работодатель должен учитывать условия транспортных сообщений, сложность поручения и необходимость обеспечения условий отдыха.

Суточные при таких поездках не выплачивают. Запрет выплаты суточных компенсируется возмещением расходов, связанных с командировкой.

Налогом эти выплаты не облагаются.

Деньги, выплаченные за однодневную командировку, не относятся к экономической выгоде (доходу) работника. Но не облагаются налогом суммы в пределах нормы – по РФ это 700 рублей. Остальная сумма облагается НДФЛ. Исключение – предоставление чеков или квитанций.

Также не начисляются на эту сумму страховые взносы. При этом необходимо соблюдать условия:

  • выплата оформлена не в качестве суточных, а как другие затраты сотрудника;
  • расходы работника подтверждены чеками;
  • размер выплаты установлен документацией организации.

imageЧитайте, можно ли отказаться от командировки.

Нужен образец заполнения служебного задания на командировку? Смотрите тут.

За границу

В случае зарубежной командировки, даже если сотрудник в этот же день вернулся домой, суточные выплачивают. Они составляют 50% от нормы работодателя для заграничных поездок.

Налогом эта выплата не облагается в том случае, если она не превышает норму – 2500 рублей.

Оформляется командировка также приказом. В документе указывается – страна и место командировки, поручение и срок. На руки работнику выдают сумму, которой будет достаточно для поездки.

Выдается она в той валюте, которая является национальной в стране, куда направляется работник. Дополнительно выдаются и рубли – для затрат до пересечения границы.

Всю информацию, касательно командировки, фиксируют в табеле. После возвращения на родину сотрудник составляет отчет.

Порядок оформления

Оформление суточной командировки должно оформляться с соблюдением норм действующего законодательства. В текущем году процедура оформления стала проще.

Приказ остался обязательным документом. В нем необходимо отобразить:

  • когда был создан;
  • номер;
  • какую должность занимает сотрудник;
  • куда его направляют и с какой целью;
  • продолжительность командировки;
  • кто будет оплачивать поездку.

На приказе обязательно ставится подпись сотрудника. Это доказывает тот факт, что он ознакомлен с командировкой заранее.

Второй этап – выдача аванса, чтобы оплачивать мелкие расходы. Работнику выдают наличные средства или переводят деньги на карту.

Как оплачивается?

Оформление командировки на 1 сутки не отличается от более продолжительной поездки.

В бухгалтерской и кадровой документации дни оплачиваются одинаково:

  • если командировочный день выпадает на рабочий, сотруднику выдается средняя заработная плата;
  • если это праздничный или выходной день, то двойной размер зарплаты.

Если работник выезжает на 1 день заграницу, то ему выплачивается половина суммы.

Заявление на командировочные расходы можно написать по образцу.

Положена ли компенсация за командировку на личном автомобиле работника? Информация здесь.

Как написать служебную записку об отмене командировки? Подробности в этой статье.

Выплачиваются ли суточные?

В соответствии с общими правилами, в 2020 году суточные не выплачиваются, поскольку сотрудник ежедневно возвращается домой и не проживает по месту командировки. Но работодатель обязан компенсировать затраты на дорогу.

Оплата суточных при однодневных командировках должна упоминаться в коллективном договоре или ином типе внутренней документации.

Работник обязан предъявить бумаги, подтверждающие расходы при командировке. Ему возмещаются расходы, и выплачивается средняя зарплата за сутки.

Затраты на питание проверяющая служба может не признать таковыми, которые считаются дополнительными расходами, даже если они подтверждаются документами.

На видео о направлении работника в командировку

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

—>

Предприятие, отправляя своего служащего по рабочим вопросам в другой город или страну, обязан возместить ему все денежные расходы. Средства для командировки выделяются согласно определенным законодательным нормам, которых придерживается любой предприниматель.

Что входит в суточные командировочные расходы

При отправке рабочего в командировку за ним сохраняется заработная плата в полном размере, а также работодатель компенсирует своему служащему расходы, понесенные во время отъезда.

Понятие «суточные» подразумевает возмещение следующих производственных издержек:

  • размещение в другом городе с арендой жилого помещения (квартиры, номера в хостеле);
  • покупка продуктов питания либо затраты на питание в кафе, столовой, ресторане;
  • использование общественного транспорта как наземного, так и самолета;
  • посещение мероприятий, связанных с рабочей деятельностью.
  • прочие расходы, необходимые для выполнения поставленных руководителем задач.

На практике, определение нормы суточных для командировки проблематично: работодатель затрудняется с определением потребностей подчиненного и подсчетом необходимой для проживания суммы.

Лимит суточных при командировках в 2021 году

Постановления правительства, регламентирующие объем выплат при выезде по поручению руководства, отсутствуют. Глава предприятия вправе самостоятельно устанавливать порядок получения и расчет суточных в командировку.

При определении размера выплат фирма ориентируется на Налоговый кодекс, где регламентируется максимально допустимая сумма суточных для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Важно! В Налоговом кодексе (абзац 12, п.3 статья 217) определен максимально допустимый размер суточных, которые не облагаются НДФЛ — это 700 рублей при командировках по России, и 2500 рублей при заграничных поездках. При выделении организацией большей суммы работодатель обязан удержать НДФЛ с сотрудника.

Согласно Постановлению Правительства РФ № 729  от 02.10.2002 минимальная сумма суточных как для частных, так и для бюджетных организаций не должна быть меньше 100 рублей.

Статья 217 Налогового кодекса РФ «Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)»

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений»

Читать так же:  Обжалование решения налогового органа

Порядок выплаты суточных работникам

После того как работодатель определит, какой размер суточных в командировке положен сотруднику, проводится оформление соответствующей документации.

Общий порядок возмещения командировочных расходов:

  • информирование работника о предоставлении лимита и необходимости документального фиксирования затрат;
  • отправка сотрудника в поездку;
  • по возвращении на рабочее место сотрудник должен предоставить руководству доказательства затрат в виде чеков и билетов;
  • производится расчет размера суточных в командировке (количество дней, проведенных вне основного рабочего места, умножают на установленный лимит);
  • сотрудник получает компенсацию затрат вместе с заработной платой.

Важно! В зависимости от организации, порядок получения суточных варьируется: сроки и объем выплат, требования к документации.

В обязанности организации входит возмещение работникам денежных средств согласно статье 168 ТК РФ не только за каждый день пребывания в поездке, но и за выходные, праздничные дни. Выплачивается компенсация сотрудникам за время пребывания в пути, включая непредвиденные остановки.

Статья 168 Трудового кодекса РФ «Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой»

Размер суточных при командировках

Согласно статье 167 ТК РФ порядок оплаты денежных расходов в командировке регламентируется коллективным договором. Чаще всего документ представлен в виде одноименного приказа.

Большинство предприятий не превышают лимита, установленного в Налоговом Кодексе, хотя это не является нарушением закона. За работодателем сохраняется право как уменьшить объем денежных выплат, так и увеличить его.

Статья 167 Трудового кодекса РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки»

Суточные при командировках по России

Минимальная сумма не установлена, максимальная часто не превышает 700 рублей. Порядок и объем выплат необходимо узнать по месту работы в положении о командировках.

Суточные при командировках за границу

Размер денежной компенсации при поездках в зарубежные страны регламентируется внутренними нормативами организации. Помимо основных положений, оплата суточных в командировке варьируется с учетом Постановления № 812, в котором отражены размеры выплат в зависимости от местонахождения сотрудника.

В частных организациях данный документ могут не учитывать, в компаниях бюджетного профиля он обязателен к исполнению.

Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений»

В страны СНГ

При отправлении работника в командировку в одну из стран СНГ, руководитель компании при начислении суточных должен опираться на положение для поездок за границу.

Важно! При пересечении границы страны штампы в загранпаспорте не проставляются. Данная особенность регламентируется Таможенным законодательствам.

В качестве документов, подтверждающих пребывание в служебной командировке за границей, работник сохраняет проездные билеты.

Читать так же:  ​​Расчет аванса в 2021 году

Поездка за счет принимающей стороны

Согласно нормам, суточные в командировке на 2019-1010 год оплачиваются работодателем, направляющим сотрудника в поездку. Оплата принимающей стороной возможна при предварительном заключении письменного соглашения, в котором оговорена организация, оплачивающая пребывание сотрудника в командировке.

В бюджетных организациях лимит ограничен: размер суточных не должен превышать оговоренные в законодательстве нормы.

Две поездки в один день

При необходимости командирования сотрудника несколько раз в день в различные места необходимо опираться на Положение о командировках. Размер суточных будет зависеть от места прибытия.

При двух поездках в один день за работодателем сохраняется право устанавливать иные выплаты сотруднику в качестве компенсации затрат.

При досрочном окончании поездки

При возвращении работника из командировки раньше срока в предприятии оформляется авансовый отчет, в котором указывается дата прибытия.

После получения отчета, в экономическом отделе организации специалисты производят перерасчет суточных. Лишние средства возвращаются в бюджет фирмы.

Работа в выходные дни

При нахождении сотрудника в служебной поездке суточные выплачиваются за каждый календарный день, вне зависимости от того, выполнял ли он трудовую деятельность или у него был выходной.

Важно! Право на получение суточных в выходные и праздничные дни отражается в п. 11 Постановлении Правительства РФ № 749 от 13.10.2009.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»

Суточные при однодневных командировках

Минимального срока служебной поездки не существуют. Работодатель имеет право командировать сотрудника на один день. В этом случае документальное оформление многодневной служебной поездки невозможно, а в соответствии с законодательством суточные за однодневные командировки не положены. В зависимости от организации возможна компенсация денежных затрат.

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

На усмотрение руководителя сотрудник получает компенсацию в 50% размере от общеустановленной суммы при поездке за границу. Однодневная служебная поездка по территории России не оплачивается, если в организации не возместили трату денежных средств на добровольной основе.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Каждая ситуация с налогообложением суточных при служебных поездках на один день рассматривается индивидуально.

По мнению Минфина РФ, не облагать НДФЛ возможно только те расходы, которые имеют документальное подтверждение. От налога освобождаются суточные, не превышающие лимит в 700 рублей по России и 2500 рублей при заграничных путешествиях.

По мнению ВАС РФ, определение «суточные» не применимо к однодневным командировкам, поэтому денежные средства следует признать одной из форм компенсации расходов, связанных со служебной деятельностью. Поэтому траты, совершенные с разрешения руководства, не являются доходом сотрудника, поэтому не могут облагаться НДФЛ.

Суточные в иностранной валюте

Денежная компенсация при служебной поездке за границу выплачивается с учетом установленных лимитов во внутренних документах компании.

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Вне зависимости от времени выезда сотрудника по служебным делам, этот день считают за полные сутки. При возвращении работника после 12 часов ночи работодатель не вправе требовать его появления в офисе утром этого же дня: документально человек продолжает пребывать в служебной поездке.

Читать так же:  Можно ли закрыть ИП с долгами

Для подсчета суточных бухгалтер в организации изучает билеты на транспорт и время прибытия и отправления, после чего фиксирует точное количество дней пребывания в командировке, составляет отчет и определяет сумму компенсации. Расчет производится путем умножения количества дней на установленный руководством лимит суточных.

Как оформить авансовый отчет?

При возвращении с командировки в бухгалтерию в течение 3 суток необходимо оформить отчет о затратах на специальном бланке и подтвердить его документацией.

Важно! Заполнение отчета возлагается на сотрудника, вернувшегося со служебной поездки. Образец заполнения авансового отчета

В качестве документации, отражающей командировочные расходы, сотрудник предоставляет такие бумаги, как квитанции, счета или договоры об аренде жилья, транспортные билеты, чеки об оплате поездок в такси, либо покупки бензина.

Приказ

Для оформления суточных в организации оформляется приказ, в котором отображается порядковый номер документа, реквизиты предприятия, дата. В обязательном порядке в приказе отражается информация о сотруднике, цели и времени его пребывания в служебной поездке, источник финансирования.

Бланк № Т-9 и Т-9а используются в качестве формы для заполнения документа.

Форма Т-9

Форма Т-9а

Можно ли не платить суточные работнику?

Согласно требованию ТК РФ (статья 168), организация обязана возмещать сотруднику командировочные расходы. Руководитель вправе уменьшить сумму суточных, но обнулить выплаты невозможно.

Важно! При выявлении нарушений инспекция труда накладывают на работодателя штраф в размере 50 тысяч рублей.

Считать ли, если работник в поездке заболел?

При предоставлении сотрудником больничного листа нетрудоспособности, в котором дата совпадает со временем пребывания в командировке, организация обязана выплатить суточные в 2021 году в полном размере.

Соответствующее требование указано в нормативном акте № 749 (пункт 25).

Заключение

При командировках в 2021 году суточные рассчитываются согласно нормам и внутренней документации компании. выплата командировочных расходов происходит после предоставления чеков, квитанций и других бумаг, подтверждающих затраты. Организация не вправе отказать в выплате суточных, но за ней сохраняется возможность уменьшить их до минимальной суммы, равной 100 рублям.

Путешествие за счет работодателя

  • 175

Многим приходится уезжать в служебные командировки или отправлять в поездки по рабочим делам своих сотрудников. Разберемся, предусмотрена ли трудовым законодательством выплата суточных при однодневной командировке. Что входит в понятие «суточные», как их рассчитывают, и как корректно учесть в расходах такие выплаты.

Распространяются ли выплаты на «однодневку»

Согласно ст. 168 ТК РФ, суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Соответственно, командировка одним днем (но меньше одних суток) с возвращением сотрудника к вечеру домой не предполагает выплаты суточных, так как не возникает факта проживания вне дома. Даже если сотрудник будет выполнять служебные дела вне офиса всю неделю, но при этом имеет возможность ночевать дома, оплата суточных не предусмотрена.

Даже если сотрудник будет выполнять служебные дела вне офиса всю неделю, но при этом имеет возможность ночевать дома, оплата суточных не предусмотрена.

Другое дело, если служебные дела предполагают решение вопросов, даже пусть и за один день, но из-за удаленности объекта сотруднику приходится провести ночь вне ПМЖ. Тогда суточные положены в обязательном порядке.

Что компенсировать

Работодатель непременно компенсирует сотруднику:

  • Оплату жилья.
  • Расходы на питание.
  • Затраты на транспорт.

Могут возникнуть и другие дополнительные расходы (например, представительские), которые сотрудник должен подтвердить платежными документами. Они также оплачиваются либо наличными из кассы, либо переводом на зарплатную карту работника. Размер суточных выплат определяется в соответствии с предполагаемыми расходами. Выплаты должны полностью покрывать затраты командированного сотрудника, связанные с решением служебных задач, в том числе если речь идет о привлечении третьих лиц за дополнительную плату.

Как же быть, если сотрудник провел «в полях» весь день и потратился как минимум на транспорт и аренду помещения для переговоров, например, но при этом вечером он вернулся домой и оплата суточных ему не положена? В этом случае можно оформить авансовый отчет и провести расходы организации, приложив подтверждающие расчетные документы. При этом нельзя списать на расходы питание сотрудника.

Как оплачивать труд в командировке

Помимо прямых и дополнительных расходов на рабочую поездку, сотрудник также должен получить оплату за труд вне офиса. Рассчитывается заработная плата на период командировки по среднему заработку сотрудника за последние 12 месяцев. Если сотрудник работает в данной компании менее 12 месяцев, за расчетный период берется время начиная с момента его трудоустройства.

Важно: в расчет не берутся дни прошлых командировок, очередных отпусков и отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком, отпусков за свой счет, вынужденные простои в работе по вине работодателя. Если на время командировки выпадают праздничные и выходные дни, они должны быть оплачены вдвойне.

Итоговая формула для подсчета заработка в командировке по среднему заработку выглядит следующим образом:

Оплата труда в служебной командировке = Доход, начисленный за расчетное время / (Количество отработанных дней/часов х Кол-во дней/часов работы вне офиса).

Организация имеет право делать доплаты своим сотрудникам на период служебных поездок. Размеры данных надбавок регулируются внутренними локальными актами компании-работодателя.

Выплаты суточных и другие компенсации сотрудникам командировочных затрат не облагаются НДФЛ, также с них не оплачиваются страховые взносы. Но имейте в виду, что в 2017 году суточные выплаты более 700 рублей и 2500 рублей для российских и заграничных поездок соответственно облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Похожие статьи

база знаний 1 808 Как написать отчет о командировке база знаний 3 379 Путевой лист при командировке база знаний 3 208 Командировка при суммированном учете рабочего времени база знаний 224 Командировка дистанционного работника база знаний 2 799 Хранение кадровых документов в организации база знаний 136 Облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами база знаний 381 Суточные расходы в командировке база знаний 1 411 Транспортные расходы в командировке база знаний 137 Налогообложение суточных

Шаповал Е.А.

Работнику, направленному в командировку, нужно выплатить суточные <1>. Выплата суточных обусловлена тем, что у работника, который во время командировки проживает вне дома, возможны дополнительные расходы на питание и бытовые нужды. Но из этого правила есть исключение. Если работник направлен в местность, откуда он ежедневно возвращается домой, то суточные не выплачиваются <2>.

Командированный ежедневно возвращается домой

Работник может возвращаться домой, если он направлен в командировку:

<или> на 1 день. Причем это может быть командировка как в близлежащий населенный пункт (например, из Москвы в Мытищи), так и в населенный пункт, расположенный на значительном расстоянии от места, где он обычно работает (например, из Москвы во Владивосток);

<или> на несколько дней, но по решению руководителя ежедневно возвращается домой и в месте командировки не проживает.

Примечание. Такие поездки нужно отличать от разъездной работы. При разъездной работе сотрудники постоянно трудятся вне места нахождения работодателя. Это, например, водители, занятые на междугородных перевозках.

А раз работник возвращается домой, значит, нет факта его проживания вне места постоянного жительства и не может быть дополнительных расходов, связанных с этим <3>. Именно поэтому суточные при таких командировках работодатель выплачивать не обязан.

Учитывая это, многие задаются вопросом, зачем в таких ситуациях оформлять поездки как командировки, ведь расходы на проезд можно компенсировать и без оформления командировки?

Тем не менее делать это необходимо, ведь у таких поездок налицо все признаки командировки: работник выполняет конкретное поручение работодателя вне места постоянной работы в течение определенного срока <4>. А командировки оплачиваются не так, как обычная работа. Поэтому нужно:

— издать приказ по форме Т-9, выписать работнику служебное задание по форме Т-10а и выдать командировочное удостоверение по форме Т-10 <5>;

— правильно начислить зарплату за рабочий день в такой командировке: исходя из среднего заработка <6>.

Налоговые последствия выплаты суточных

за однодневную командировку

Если суточные в ситуациях, когда командированный ежедневно возвращается домой, будут выплачены, то при проверке это грозит начислением НДФЛ и страховых взносов с сумм таких суточных. Также могут доначислить и налог на прибыль, исключив суточные из расчета налоговой базы <7>.

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

При однодневных командировках за границу работнику нужно выплатить суточные в размере 50% от «валютной» нормы, установленной для страны командирования <8>.

Суды же по-разному подходят к решению вопроса о правомерности таких доначислений. Иногда они приходят к выводу, что эти выплаты суточными не являются, поэтому их нужно облагать НДФЛ и страховыми взносами, в том числе и «на травматизм» <9>.

А иногда суды указывают, что, если работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах, суточные являются компенсационной выплатой по возмещению расходов сотрудника, вызванных необходимостью выполнять служебное задание вне места постоянной работы. Поэтому суточные, выплаченные за однодневные командировки, не облагаются НДФЛ <10>. А если обязанность выплачивать суточные при однодневных командировках установлена локальным нормативным актом организации, их суммы можно включить в налоговые расходы <11>.

Недавно с такими доводами в части налогообложения суточных за однодневные командировки НДФЛ согласился и ВАС <12>.

* * *

И после решения ВАС неудержание НДФЛ с сумм суточных при однодневных командировках, скорее всего, приведет к спору с налоговым органом. Но теперь шансы выиграть такое дело в суде высоки. Чтобы их оценить, обратитесь к судебной практике по этому вопросу в вашем округе.

———————————

<1> статьи 167, 168 ТК РФ

<2> п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение); Решение ВС от 04.03.2005 N ГКПИ05-147

<3> ст. 168 ТК РФ

<4> ст. 166 ТК РФ

<5> пп. 6, 7 Положения; Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1

<6> ст. 167 ТК РФ

<7> Письмо УФНС по г. Москве от 10.02.2006 N 20-12/11312

<8> п. 20 Положения

<9> п. 3 ст. 217 НК РФ; п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 N 125-ФЗ; Постановления ФАС ВВО от 16.08.2007 N А28-1084/2007-3/29, от 31.10.2006 N А82-6004/2004-27; ФАС ПО от 27.06.2006 N А12-1880/06-С60; ФАС СКО от 19.05.2009 N А32-2910/2008-29/78-56/247; ФАС УО от 22.04.2009 N Ф09-2210/09-С2

<10> ст. 41 НК РФ; Постановления ФАС ЦО от 27.05.2008 N А62-4451/2007; ФАС ПО от 15.02.2011 N А55-30019/2009; ФАС СЗО от 08.02.2011 N А56-12834/2010, от 29.06.2012 N А05-8530/2011; ФАС УО от 01.06.2010 N Ф09-4025/10-С3

<11> Постановление ФАС СЗО от 29.06.2012 N А05-8580/2011

<12> Постановление Президиума ВАС от 11.09.2012 N 4357/12

Впервые опубликовано в журнале «Главная книга» 2012, N 21

image

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: