Как правильно формировать фискальные документы

Фискальные данные — это база данных, которая содержится в кассовом аппарате. Внутри него встроен наполнитель, который содержит информацию обо всех проведенных финансовых операциях. Фискальный регистратор – это модульная система, которая подключается к онлайн-кассе. В основном предназначен для регистрации прихода/расхода, но есть и расширенные функции. Для чего он еще используется, и как происходит отражение движения средств, узнаем далее.

Фискальный регистратор ККТ: упрощенная система

Сейчас, в 2018 году, проходит реформа по развитию проекта относительно внедрения фискальных аппаратов и ККТ. К 2019 году планируется полное завершение процесса — все предприятия перейдут на онлайн кассы.

Оператор фискальных данных также модифицировался, усовершенствовался. Он имеет прямое отношение к кассовому аппарату и структуре отражения фискальных данных. К встроенному наполнителю могут иметь доступ не только работники фирмы, но и налоговая инспекция. Вся информация, подлежащая регистрации в фискальной памяти, является открытой, предоставляется в свободном доступе всем уполномоченным органам.

Если приближается время сдачи отчета, информацию о данных можно взять непосредственно из накопителя, который хранит сведения о ведении финансового учета. Обязательно отражать все законные данные, иначе сведения будут считаться искаженными.

Правовая законодательная норма закона

Чтобы понять особенность работы с новыми устройствами, следует обращаться к ФЗ-№54. Здесь прописаны условия фиксации и внедрения онлайн устройств. Многим покажется, что это все сложно, ИП будут долго приспосабливаться к юридической сфере ведения учета, являясь физическими лицами, а ООО только за то, чтобы улучшить всю бюрократическую политику компании.

Кассовые аппараты теперь оснащены специальными чипами — устройствами, которые хранят информацию и детали ваших ежедневных операций с деньгами. Фискальные данные — это информация, которая находится в памяти кассы.

В налоговой инспекции проходит и регистрация, и постановка на учет. Туда же внедряется база данных товаров, чтобы вести движение продукции было легче и удобнее. Аппарат тоже стал новее и умнее — выдавать чеки он будет только с деталями: данные о товарах, стоимости, скидках, акциях, днях совершения покупки, операторе и т.д. Кассовый аппарат, как оператор фискальных данных, подключается к базе ОФД позже, когда учет уже ведется по конкретному предпринимателю.

  1. Все получаемые данные будут уходить в налоговую до завершения рабочего дня.
  2. Фискальная память ККТ отдельно встраивается, меняется, не теряя данные.
  3. ОФД устанавливается после онлайн регистрации с налоговой, а ЦТО уже не нужен.

Стоит отметить, что скоро чек на бумажном носителе уже не понадобится, и к 2019 году его необязательная выдача также перестанет быть актуальной. Взамен этому будут отправляться клиентам электронные чеки — удобно и безопасно.

Внедрение инновационных накопителей

Фискальные данные — это аппаратный модуль, который взаимодействует с онлайн-кассой. Он предназначен для отражения всех платежных операций:

  • Оформление приходящих денег.
  • Отражение расходов компании.
  • Возврат прихода и прием выданных наличных.
  • Отражение операций для безналичного расчета.

При возврате денег покупателю товар поступает в магазин обратно после выдачи чека. Здесь фискальные данные — это информация о деньгах, товаре и кассире-операторе, который ответственен за движение денежных средств.

Структура кассовых аппаратов и их назначение

По структуре ККТ могут иметь внешние и встраиваемые кассы. Они кооперируются с фискальными накопителями, к которым имеют доступ налоговые инспекции. Внешние ФР выполняют функцию распечатки бумажных чеков. Во внутренних аппаратах есть отдельные модули, отвечающие за эту функцию.

Онлайн кассы введены недавно, в 2018 году прошел второй этап реформ. К 2019 году корректировки пройдут по третьему этапу реформы, и изменения полностью завершатся. Отраженные фискальные данные на кассовом чеке должны соответствовать действительности, так как это правовой документ: он свидетельствует о покупке или продаже товара.

Накопленная информация в фискальном регистраторе (ФР) полностью должна совпадать с декларацией, которую сдает магазин в налоговую службу об учете денежных средств. Если заявленные цифры будут отличаться, будет проведена повторная проверка. Фискальные данные ККТ не подлежат уничтожению, даже если нужно очистить память.

Работа напрямую: оформление возврата прихода от клиента в магазин

Существует пакет документов, который нужно предоставить магазину, чтобы получить назад свои деньги:

  • Удостоверение личности.
  • Заявление от покупателя (создается продавцом).
  • Чеки на покупку товара, электронные документы.

При необходимости человек может указать о браке, заводском дизайне, некачественной работе товара. В подтверждение прилагается результат экспертизы сервисного центра. Товарный знак на устройстве должен совпадать с чеком, выданным по ККТ. Фискальная память кассового аппарата «помнит» все нюансы сделки, позволяя возобновить детали финансовой операции.

Важно: продовольственные товары не подлежат возврату. Непродовольственные (не все) можно вернуть только в надлежащем виде с сохранением товарного вида и отсутствием следов пользования.

Упрощенное ведение учета о движении денежных средств

Улучшения созданы не только для правоохранительных органов, налоговой инстанции, но и предпринимателей, которые уже могут насладиться всеми прелестями мгновенной работы кассы. Теперь вести учет денег стало легче, прозрачней: не нужно создавать журнал с пояснениями и кодами товаров для отражения возврата или расхода. Все действия сразу же попадают в память регистратора, фискальный накопитель «помнит» действия, выдает их в случае проверки даже удаленно.

Считается, что ведение учета денег упрощается, так как:

  1. Касса может подключаться отдельно, или встраиваться в модуль.
  2. Фискальная память хранит информацию обо всех финансовых операциях.
  3. Параллельно выдается чек покупателю.
  4. Возможно подключить модульный аппарат к компьютерам, разным девайсам.

Также удобно дублировать бумажные чеки электронными версиями, чтобы покупатель всегда мог обратиться к документу о покупке.

Таким образом, любые изменения в законодательстве автоматически отражаются в базе данных фискального оператора (ОФД), к которому есть доступ у налоговой инспекции. А технологическая модернизация отвечает за своевременную возможность усовершенствовать пути внесения корректировок. В данном контексте отмечается обязательный переход юридических лиц на ЭКЛЗ модуль при использовании кассового оборудования.

Возврат прихода тоже просто оформить: создать имя чека, заполнить возврат и пробить документ. Дальше клиент заполняет все бланки заявлений. Однако в 2019 году завершится последний этап реформы. Увидим, какие еще упрощения вступят в силу.

Где купить фискальный регистратор?

Прежде чем купить фискальный регистратор онлайн, нужно определиться с типом кассы. По закону ФЗ-№54 все юридические лица должны перейти на новые аппараты. Он работает в режиме онлайн и подключается к технике:

  • Планшет.
  • Компьютер.
  • Ноутбук.
  • Иные девайсы.

В аппарате нового образца есть встроенный чип. Он передает информацию в налоговую о ваших действиях, сведения об организации или индивидуальном предпринимателе.

Особенности назначения и внедрения аппарата

Не везде можно купить новый ККТ, который будет отвечать требованиям ГОСТа. Некоторые официальные поставщики предлагают недорогие модели, которые подойдут для каждой модели бизнеса. ФР выполняет:

  • Термопечать.
  • Функции принтера.
  • Подключение ящика для денег.

Производитель наделяет устройство разными характеристиками: различной ширины ленты, условия эксплуатации и т.д. Готовый к использованию аппарат подключается к POS-системе компьютера, что позволяет контролировать продажи в режиме реального времени. Чтобы узнать, сколько стоит фискальный регистратор и модульные системы разных типов, обратитесь к каталогу компаний, где купить кассовое оборудование можно недорого.

Цена фискального регистратора и подключение к ОФД

Цена фискального регистратора представлены в открытом доступе. Крупные компании предлагают дешевые модели, которые соответствуют организационной структуре предприятия. Цены варьируются в зависимости от марки производителя, типа операционной системы.

Ранее Реестр кассовых аппаратов предлагал встроенный ФН, цена которого была выше среднерыночной. Сейчас стоимость снизилась за счет стремительного перехода на новые кассы по базе ОФД. В налоговой также можно дешево купить онлайн регистратор и через несколько дней подключиться к базе данных налоговой службы.

Пока это часть нововведений, которые уже используются компаниями. Регистрация ККТ, оформление оператора и программы активно используются всеми субъектами рыночной экономики.

ОФД что же это?

Новое законодательство «54-ФЗ» определяет обязательное требование к кассовым аппаратам – передача электронной версии фискальных чеков в ОФД. Трансляция осуществляется с помощью онлайн-кассы и фискального накопителя (ФН), о выборе которого рассказано в статье по ссылке.

ОФД – это организация, которая осуществляет функцию сбора и хранения фискальных данных и имеет на это соответствующие лицензии. После совершения продажи касса в автоматическом режиме формирует фискальный чек и направляет его ОФД. В свою очередь ОФД проводит проверку фискального признака и высылает подтверждение о получении данных клиенту. Далее ОФД осуществляет обработку и передачу информации в федеральную налоговую службу России (ФНС).

Иными словами, ОФД выступает информационным посредником между ФНС и бизнесом. Передача данных напрямую невозможна, это обозначено в законодательстве.

Что необходимо для работы с ОФД?

Заключить договор на обработку фискальных данных с ОФД можно в любой момент, но для начала полноценной работы Вам необходимо убедиться, что вы выполнили следующие условия:

  • Торговая точка обеспечена доступом в сеть интернет;
  • Кассовая техника обновлена в соответствии с текущим законодательством (онлайн-касса с ФН);
  • Ваша касса зарегистрирована в налоговой, для этого вы можете воспользоваться квалифицированной электронной цифровой подписью (КЭП) и личным кабинетом налогоплательщика;
  • Данные в личном кабинете ОФД полностью заполнены, лицевой счет пополнен.

Если Вы выполнили все условия смело можно активировать ККТ в личном кабинете ОФД! Наши специалисты помогут Вам провести регистрацию кассы и заключить договор с ОФД.

Схема работы ОФД

Разберем процесс с самого начала – момента продажи товара или оказанию услуги покупателю. Покупатель приобретает набор товаров в точке продаж. Кассир осуществляет сканирование штрих-кода товара с помощью сканера, либо производит ручной ввод, в зависимости от комплектации кассы. Программное обеспечение кассы формирует чек, а ФН осуществляет подпись чека фискальным признаком (ФП). После этого информация с ФН автоматически отправляется в ОФД.

ОФД осуществляет проверку чека и обратную отправку квитанции с ФП на онлайн-кассу. Завершающим этапом является регистрация ФП в ФН Вашей кассы. Все это проходит в автоматическом режиме и не отнимает Ваше время. Дальнейшая работа с данными и передача их в ФНС – работа ОФД. В свою очередь, вы в момент продажи выдаете чек, соответствующий новым требованиям, своему клиенту.

Какая информация должна быть обязательно в чеках нового образца?

По существующим требованиям чек должен содержать ИНН и наименование продавца, систему налогообложения, адрес торговой точки, данные о смене, индивидуальный номер чека, данные кассира, дату и время операции, наименование товаров и услуг, НДС и ставку налога, форму расчета (наличный/безналичный расчет), адрес сайта для проверки факта подлинности расчета, регистрационный номер ККТ, номер ФН, номер фискального документа, наименование ОФД, сайт ОФД.

Чек потребителю должен быть предоставлен в электронном или бумажном виде, по требованию.

На чеке обязательно наличие QR-кода, который является ссылкой на сайт для проверки законности проведения операции и оформления в советующем порядке.

Регистрация в ОФД может показаться сложным процессом, поэтому наши специалисты предоставляют консультационные услуги по заключению договора с ОФД, регистрации и активации новой кассовой техники, а также подбор и продажу ФН, ККТ и прилагаемого ПО.

Мы возьмем на себя обязанность по организации процесса расчетов Вашей компании!

Виды электронных цифровых подписей

После внедрения программы «Цифровая экономика Российской Федерации» и определенных изменений в законодательстве предприятиям торговли и не только необходимо получить ЭЦП для организации процесса расчетов и взаимодействия с налоговой службой. 

На данный момент можно выделить три вида электронных подписей:

  • Простая электронная подпись (ПЭП);
  • Неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
  • Квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Различие подписей выражается в их юридической силе и простоте использования.

Важно! Если у вас уже есть КЭП для налоговой отчетности при работе с ФНС, то выпускать новый КЭП не обязательно, при условии, что вы планируете регистрировать онлайн-кассу в ФНС на юр.лицо которому принадлежит КЭП. Использовать КЭП зарегистрированную на другое юр.лицо нельзя. 

Преимущества КЭП

Во-первых, зарегистрировать онлайн кассу без КЭП не получится. Во-вторых, КЭП можно использовать при организации электронного документооборота. Документ подписанный с помощью КЭП имеет аналогичный с бумажным экземпляром статус. Получить КЭП можно на специальном защищенном носителе (eToken, RuToken, JaCarta) в одном из аккредитованных Минкомсвязью России удостоверяющих центров. Если точнее, то вы получаете носитель, который является инструментом для генерации электронной цифровой подписи.

Подготовка документов

Самый важный этап получения КЭП – подготовка пакета документов для отправки в авторизованный центр. Наши сотрудники помогут Вам оперативно собрать и оформить все необходимые документы в кратчайшие сроки! Мы даем гарантию на качество предоставляемых услуг, а также занимаемся обслуживанием пользователей на локальном рабочем месте.

Получить КЭП можно ускоренно в течение часа!

Достаточно предоставить требуемые документы нашим специалистам для этого необходимо  заполнить заявку

ККТ МКАССА RS9000-Ф эквайринг инструкция по подключению Скачать ККТ МКАССА RS9000-Ф паспорт контрольно-кассовой техники Скачать ККТ МКАССА RS9000-Ф Брошюра 2018 Скачать Прочитайте готовые ответы

Статья оказалась полезной?

Не нашли ответ на свой вопрос? Спросите у нас

В России ввели новый формат фискальных документов. Версия ФФД 1.2 меняет реквизиты чеков и устанавливает дополнительные требования к тому, как использовать онлайн-кассы продавцам товаров с маркировкой. Бизнесу не нужно заново покупать онлайн-кассу. Достаточно установить фискальный накопитель, который поддерживает обновленный формат.

Работу можно продолжить в проверенном сервисе с товароучетной системой — Кассе МойСклад. Программа доступна на любых устройствах и соответствует всем требованиям 54-ФЗ. Скачайте приложение прямо сейчас! Это бесплатно.

В этой статье: Общие вопросы

ФНС разработала новый формат фискальных документов (версии 1.2), а также изменила перечень дополнительных реквизитов, обязательных к использованию. Для чего это было нужно, что нового появилось благодаря версии 1.2 и как будут применяться эти новшества, расскажем в нашем обзоре.

Зачем понадобился новый формат фискальных документов

Появление новой версии формата фискальных документов (ФФД) связано с новшествами законодательства по введению обязательной маркировки товаров. А именно: продавцов маркированных товаров обязали с помощью ККТ передавать сведения в систему мониторинга за оборотом маркированных товаров при их продаже покупателю.

Действующие ФФД версии 1.05 и 1.1 для этого не приспособлены, поэтому ФНС разработала новую версию формата (Приказ ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@, вступающий в действие 21.12.2020). Новая версия ФФД позволяет формировать запросы о коде маркировки и о реализации маркированного товара (п. 6.1 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…»).

Нужно ли менять кассу из-за нового формата?

Покупать новый кассовый аппарат в связи с новой версией ФФД не требуется. Если ваша ККТ поддерживает версии ФФД 1.05 и 1.1, она способна работать и с новой версией 1.2. Но при одном условии — фискальный накопитель придется обновить.

Новый фискальный накопитель должен уметь кроме основных функций самостоятельно распознавать маркированный товар и проверять достоверность кода маркировки.

В реестре ФНС уже появился фискальный накопитель, поддерживающий новую версию 1.2 ФФД, хотя в продаже их найти пока трудно.

Читайте также:  Ошибка в системе налогообложения в чеке карается рублем!

Немедленной замены накопителя не требуется, и применять его можно до истечения срока действия. После 06.08.2021 прежние фискальные накопители, не поддерживающие ФФД версии 1.2, поставить на учет в налоговом органе не получится (Письмо ФНС от 27.11.2019 № ЕД-4-20/24156@).

Узнать о том, какую версию ФФД поддерживает ваш фискальный накопитель, можно в его паспорте или в кассовом чеке.

Чем ФФД версии 1.2 отличается от прежних форматов

Новая версия ФФД 1.2 в отличие от 1.05 и 1.1 позволяет формировать новые фискальные документы:

Кроме этого версия 1.2 реализует и другие новшества:

  • В кассовом чеке (БСО) появятся новые реквизиты: операционный и отраслевой реквизит чека (теги 1270 и 1261), сведения о покупателе (тег 1256) с расширенным набором данных (таблица 115 Приложения 2 к Приказу ФНС № ЕД-7-20/662@), а также результаты проверки маркированных товаров (тег 2107).
  • В перечень реквизитов кассового чека коррекции или БСО коррекции включили новые позиции (п. 6 Приложения 1 к Приказу ФНС № ЕД-7-20/662@):
  • Реквизит «Единица изменения предмета расчета» (тег 1197) изменен на новый реквизит «Мера количества предмета расчета» (тег 2108) — это может быть литр, метр, килограмм и другие (всего 24 значения).
  • Для маркированных товаров предусмотрено использование реквизита «Дробное количество маркированного товара» (тег 1291). Количество продаваемого товара (тег 1293) указывается в числителе, а количество товара в упаковке (тег 1294) в знаменателе.
  • Из общей части кассового чека исключены агентские реквизиты (теги 1075, 1044, 1073 и др.). Теперь они включены в реквизит «Данные агента» (тег 1223) и указываются отдельно для каждого предмета расчета платежным агентом или банковским платежным агентом (таблица 98 Приложения 2 к Приказу ФНС № ЕД-7-20/662@). Реквизит «Признак агента» в версии 1.2 отсутствует.
  • Есть и другие изменения.

Читайте также:  Какой максимальный срок больничного листа?

Порядок работы с новым форматом

Краткий алгоритм действий представлен на схеме:

Результат проверки кода маркировки не влияет на возможность реализации товара. Решение о продаже товара принимает продавец.

Количество не переданных уведомлений о реализации маркированного товара будет отражаться в отчете о текущем состоянии смены и отчете о закрытии смены. Дополнительно в отчете о закрытии смены можно будет увидеть признак некорректных кодов маркировки (тег 2112), признак некорректных запросов и уведомлений (тег 2113).

Иначе это происходит при использовании онлайн-кассы в автономном режиме (п. 161, 165, 174 Приложения 2 к Приказу ФНС № ЕД-7-20/662@):

Описание алгоритма формирования отчета о реализации маркированного товара приведен в п. 177 Приложения 2 к Приказу ФНС № ЕД-7-20/662@.

Напомним, что перечень территорий, на которых разрешено применять ККТ в автономном режиме (без обязательного договора с ОФД и передачи онлайн данных налоговикам) утверждают региональные власти (п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). Публикуются эти перечни на сайтах местных администраций.

Как новый формат кассового чека поможет покупателю

Благодаря новому ФФД версии 1.2 по кассовому чеку можно будет узнать, есть ли среди проданного товара маркированный товар, не прошедший проверку.

Для этого используется новый реквизит кассового чека «Результат проверки маркированного товара (тег 2107). Этот реквизит может принимать следующие значения (п. 20 Примечания в таблице 96 Приложения 2 к Приказу ФНС № ЕД-7-20/662@):

Читайте также:  Законодательные изменения для бухгалтера с 1 июля 2019: таблица

Предусмотрено, что значение реквизита «0» в чеке не печатается. Выводится на печать только значение «1». Появление этого значения в кассовом чеке информирует покупателя о том, что ему продан подлежащий обязательной маркировке нелегальный товар.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Подводим итоги

  • С 21 декабря 2021 года вступает в силу Приказ ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@, вводящий в действие новые форматы фискальных документов версии 1.2.
  • Форматы 1.05 и 1.1 использовать по-прежнему можно, если вы не реализуете маркированные товары.
  • Продавцам маркированных товаров необходимо перейти на новую версию формата 1.2 как только истечет срок действия прежнего фискального накопителя, поддерживающего версию 1.05 или 1.1.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии
Блог для кадровика: трудовое законодательство, образцы кадровых документов, оформление и прекращение трудовых отношений, выплаты в пользу работников и многие другие кадровые вопросы рассматриваются этом сайте. Наш сайт будет полезен кадровым работникам небольших организаций и индивидуальным предпринимателям. На сайте представлен бесплатный профессиональный контент. При этом мы стараемся минимизировать количество рекламы, чтобы она не отвлекала от прочтения статей.

Фискальный накопитель (ФН) — это память в кассовом аппарате.

Данное устройство выполняет две функции:

  • хранение всех кассовых чеков в собственной памяти;
  • шифрование сохраненных данных (кассовых чеков) и формирование специального кода для их проверки.

ФН обеспечивает формирование фискального признака, запись фискальных данных, долговременное энергонезависимое хранения данных, формирование и проверку фискальных признаков, шифрование данных для передачи оператору фискальных данных, а так же расшифровывание и аутентификацию фискальных документов. С середины 2017 года он полностью заменил ЭКЛЗ и фискальную память в кассовых аппаратах.

Все существующие фискальные накопители различаются по периоду действия и модели. Необходимость использования того или иного ФН определяется характером работы фирмы и выбранным режимом налогообложения. Это следует учитывать, так как за нарушение условий работы с кассовым аппаратом возможно привлечение к ответственности по ст. 14.5 КоАП РФ.

Какие бывают ФН?

Купить ФН можно трех вариаций (по сроку работы):

  • 13 месяцев
  • 15 месяцев
  • 36 месяцев

Среди перечисленных вариантов можно применять любой со всеми моделями касс из реестра ККТ ФНС. Возможно, вы подумаете, что можно  купить любой ФН для своей кассы, но прежде этого обратите внимание на еще несколько ключевых аспектов:

Сейчас на рынке в продажах имеются две модели накопителя с различными версиями формата фискальных данных:

  • 1.0
  • 1.1

Обе модели возможно применять, но необходимо учитывать, что модель 1.0 поддерживает только форматы фискальных документов (ФФД) версий 1.0 и 1.05., в отличие от модели 1.1.

Реквизиты чека по форматам устанавливает приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ “Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию”.

Помимо версии фискального накопителя нужно учитывать возможность кассового аппарата по работе с форматами чеков:

Какой ФН покупать

Рекомендуемый ФН ЮЛ и ИП, оказывающие услуги или применяющие спецрежимы УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН 36 месяцев, исключения:

  • Сезонный режим работы
  • ОСНО+спецрежим
  • Подакцизные товары
  • Автономная работа

С каким сроком службы выбирать фискальный накопитель

Выбор фискального накопителя по критерию срока его службы зависит от применяемой пользователем ККТ системы налогообложения.

Накопитель, приспособленный к работе в течение 36 месяцев, должны применять пользователи, работающие на какой-либо из специальных систем налогообложения — УСН (в любой разновидности — «доходы» или «доходы минус расходы», ЕСХН, ЕНВД, ПСН). При этом, указанным хозяйствующим субъектам необязательно применять накопители с указанным сроком службы, если:

  • они осуществляют продажу подакцизных товаров;
  • ведут сезонную торговлю;
  • совмещают спецрежим и ОСН (тогда, когда это возможно);
  • используют онлайн-кассу в режиме, не предусматривающем связи с ОФД.

Остальные хозяйствующие субъекты — то есть, плательщики на ОСН, могут выбрать совершенно любой накопитель — на 13, 15, 18 или 36 месяцев.

Основная причина нежелания многих владельцев бизнеса покупать накопитель на 36 месяцев — его стоимость. Она составляет порядка 11 тыс. рублей. Для сравнения — устройство со сроком службы, составляющим 13 месяцев, обойдется в 7,5 тыс., почти в полтора раза дешевле.

При этом, многие пользователи ККТ, которым законом позволено покупать любой накопитель, считают, что лучше приобрести устройство на 36 месяцев по принципу «дольше проработает» (на первый взгляд логично — лучше отдать 11 тысяч и пользоваться устройством 3 года, чем трижды по 7,5 тысяч за накопитель со сроком службы 13 месяцев). Этот подход не всегда оправдан.

Дело в том, что у всех типов фискальных накопителей примерно одинаковый (или, по крайней мере, сопоставимый) объем флэш-памяти для записи фискальных данных (на практике рассчитанный примерно на 200-250 тыс. платежных операций на кассе). А если сопоставлять накопители, к примеру, на 15 и 36 месяцев — во многих случаях и вовсе одинаковый объем такой памяти.

Если касса применяется в небольшом магазине с невысокой интенсивностью покупательского трафика, то, конечно, крайне маловероятно, что указанный ресурс флэш-памяти будет израсходован даже за 3 года. Но в сетевом супермаркете его может не хватить и на год.

Таким образом, наряду с номинальным сроком службы накопители могут иметь еще и фактический срок службы — определяемый исходя из того, как скоро будет заполнена флэш-память.

Фискальный накопитель, у которого истек номинальный либо фактический срок службы (в связи с заполнением памяти), подлежит замене. При этом, замененный накопитель необходимо хранить в организации в течение 5 лет.

Другой критерий при выбора накопителя — перечень поддерживаемых версий ФФД.

Какие версии ФФД должен поддерживать ФН

Приказом ФНС № ММВ-7-20/229@ определено 3 версии форматов фискальных документов — 1,0, 1,05 и 1.1. Различия между ними совсем небольшие и заключаются они, по большому счету:

  • в количестве обязательных реквизитов на фискальном документе, который создается онлайн-кассой в соответствии с форматом;
  • в структуре таких реквизитов.

ФФД в версии 1.0 будет применяться до конца 2018 года. После будут легитимны только форматы 1.05 и 1.1. Поэтому, для корректного применения форматов пользователю ККТ необходимо:

  • сразу приобрести кассу, которая оснащена накопителем, поддерживающим ФФД 1.05 или 1.1 (либо покупать такой накопитель в рамках модернизации кассы);
  • доработать к концу 2018 года программное обеспечение (прошивку) на кассе так, чтобы она была приспособлена к функционированию с использованием ФФД 1.05 или 1.1 — если изначально ККМ настроена на применение ФФД 1.0.

Нужно ли заменять при доработке ПО кассы фискальный накопитель? Оснований говорить об этом нет, поскольку любая из перечисленных выше моделей накопителей поддерживает, как минимум, ФФД 1.05. И нет широко афишируемых проектов нормативных актов, по которым данный формат, по аналогии с ФФД 1.0, подлежал бы отмене в ближайшем будущем.

Таким образом, если сейчас накопитель работает по ФФД 1.0, то его, как правило, без особых сложностей можно в любой момент перевести  на 1.05, а если поддерживается ФФД 1.1, то можно и на более прогрессивную версию формата.

Разумеется, если есть возможность купить накопитель, в котором гарантированно присутствует поддержка ФФД 1.1 — лучше выбирать такой. Вдруг законодатель что-то неожиданно поменяет в части установления обязательств по применению форматов фискальных документов.

Как проверить ФН

В 54-ФЗ четко определены требования к фискальному накопителю. Все модели указаны в Реестре фискальных накопителей налоговой службы. С помощью сервиса проверки ФН по заводскому номеру на сайте ФНС можно убедиться в легальности вашего устройства.

Функции фискального накопителя

Основная функция фискального накопителя – представление и онлайн передача чековых сведений о каждой продаже в удобном и требуемом для ОФД виде.

Долгосрочная энергонезависимая память накопителя и принцип шифрования данных поможет избежать проблем, вызванных перебоями Интернет-соединения. Даже отсутствие сети даже на время в один месяц не усложнит всерьёз отношения владельца кассы и налоговой.

Какая информация храниться в фискальной памяти

В фискальной памяти хранится следующая информация:

  • номер кассового аппарата
  • ИНН предприятия
  • регистрационный номер
  • дата регистрации кассового аппарата
  • номер ЭКЛЗ
  • информация по Z отчетам:
    • дата Z отчета
    • номер Z отчета
    • общая сумма выручки за смену
    • общая сумма возвратов за смену
    • контрольное число

Фискальный накопитель: отличия от ЭКЛЗ

Фискальный накопитель ЭКЛЗ
Память 256 мб Память – 4мб
Подписывает чек электронной подписью
Шифрует информацию перед передачей оператору
Расшифровывает сообщения от оператора
Хранит чеки, данные о кассирах, сменах и списки проданных товаров Хранит чеки, данные о кассирах и сменах.не сохраняет список проданных товаров.
Нужно покупать раз в 13,15 или 36 месяцев Обязательно менять раз в 13 месяцев
Бизнесмен меняет самостоятельно или обращается в цто рустехром меняет специалист цто
Вся информация передается сразу в фнс через интернет Раз в 13 месяцев нужно снимать показания и относить в фнс

Срок действия ФН ограничивается длительностью действия ключа фискального признака. Этот период бывает в 13, 15 и 36 месяцев, и фактически показывает сколько максимум может работать накопитель в составе ККМ без замены.

В Федеральном законе 54-ФЗ чётко указано какой тип этого технического средства каким категориям предпринимателей подходит.

Фискальный накопитель на 36 месяцев применяется если соблюдены пять условий.

Это бывает если компания или ИП

  • Не является платёжным агентом или субагентом;
  • Работает на специальном режиме налогообложения, не совмещённым с ОСНО;
  • Работа не носит сезонный (временный) характер;
  • Не торгует подакцизными товарами;
  • Применяет онлайн ККТ

Возможные проблемы с фискальным накопителем

Появившиеся ошибки фискального накопителя проявляются в сбоях в работе, сообщением на экране или распечатке чеков с соответствующим кодом ошибки. Всего может быть около 20 ошибок. На экране высветится ошибка в аппарате от конкретного производителя, на чеке будет указан универсальный код ошибки.

  • Распространенные ошибки указывают на нарушение контактного подключения накопителя к шлейфу онлайн кассы (код 210, 211). При выдаче такой ошибки нужно вскрыть отсек и проверить подключение к шлейфу. Также следует проверить интернет соединение, если остались неотправленные чеки (237), а затем снять отчет, чтобы убедиться, что все данные отправлены.
  • При неисправимых ошибках, например, переполнение памяти (216), истек срок действия (215), следует закрыть архив и заменить ФН по соответствующим процедурам. Эти же процедуры придется сделать если исчерпан ресурс криптопроцессора (234).
  • Неточности могут касаться установки времени и даты (217). Следите за правильностью! Время и дата легко переустанавливаются.
  • Неверный номер фискального накопителя (225, 255) – нужно проверить номер и сравнить.
  • При слишком больших чеках, превышающих объемы памяти (232) лучше разбивать их на несколько частей.
  • Нарушение транспортного соединения ФН (233) устраняется подключением соединения и отправки соответствующей команды.
  • Если после последней даты непереданного чека прошло 30 календарных дней, фискальный признак перестает формироваться автоматически. В данном случае придется настроить связь с ОФД и передать все документы.

После устранения ошибок нужно сформировать чек коррекции, затем можно работать в штатном режиме.

Устранение проблем накопителя по гарантии

Эксплуатация ФН зависит от срока работы действующих ключей фискального признака, и в течение 12 месяцев выполняются гарантийные обязательства. Существует несколько проблем с фискальным накопителем, когда гарантийные обязательства не выполняются.

  1. Сроки гарантии истекли еще до активации (12 месяцев).
  2. Нарушена инструкция по установке и введению в эксплуатацию ФН, зафиксированной в документации ККТ.
  3. Полностью забит архив ФН, проводилась замена накопителя и перерегистрация в налоговой.
  4. Прибор неправильно эксплуатировался. Превышалось напряжение питания аппарата.
  5. Существуют механические повреждения корпуса, сорвана защитная пломба, этикетка. Аппарат уже перерегистрировался в налоговых органах.
  6. Зафиксировано проникновение в электронную плату.

Если прибор имеет основания для гарантийного ремонта или гарантийной замены, следует составить заявку, выбрав гарантийную замену ФН с указанием неисправностей и обстоятельств их появления.

Поставщику техники отправляется дефектный фискальный накопитель с паспортом и актом ввода в эксплуатацию.

Обоснованность претензий определяется в срок до 15 дней. Проводится техническая экспертиза и составляется акт, в котором указывается принятие или отклонение претензии. Если претензия принята, владельцу доставляется новый ФН.

Юридические вопросы замены неисправного фискального накопителя

Как вести себя предпринимателю или компании, если появилась необходимость в ремонте или замене ФН по поломке, чтобы не нарушить закон?

  1. Налоговую службу необходимо оповестить в течение 5 дней. В это время отчеты о закрытии можно не предоставлять. Если замена ККТ неизбежна, необходимо подать заявление на закрытия учета старой кассы.
  2. Далее предъявить сломанный накопитель изготовителю для проведения экспертизы. С момента подачи заявления на всю процедуру дается не более 30 дней. В это время через личный кабинет предоставляется экспертизы об обнаружении производственного брака. Также в отчете указывается информация о считывании данных из памяти накопителя (возможно или нет).
  3. В зависимости от отчета действия могут быть разными. а) Поломка обнаружена, фискальные данные считывать невозможно. Проводится замена аппарата. б) Поломка обнаружена, но данные можно считывать. В налоговую подаются сведения за последние 60 календарных дней со дня отправки заявления о начале (пере)регистрации ККТ или заявления о снятии с учета. в) ФН исправен, его можно продолжать эксплуатировать. Данные без проблем считываются и можно составлять отчеты. В этом случае также лучше отправить сведения о последних 60-и днях, чтобы не получить штраф, предусмотренный законом.

Как не допустить блокировку ФН

  1. Следить за сроком действия накопителя в личном кабинете ОФД и вовремя его заменять.
  2. Следить, приходят ли подтверждения от оператора фискальных данных. В отчете о закрытии смены или в отчете о текущем состоянии расчетов поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.

Если ФН все-таки заблокировался, попробуйте устранить причины блокировки. Например, проверьте подключение к интернету. Когда все данные попадут к ОФД, блокировка отменится, а работа продолжится в обычном режиме.

Замена ФН

Если пришло время заменить ФН, убедитесь, что все документы переданы в ОФД. Затем сформируйте на кассе «Отчет о закрытии смены» и «Отчет о закрытии ФН». Извлеките старый ФН и установите новый и перерегистрируйте кассу по причине «Замена ФН». Как это сделать, смотрите в нашей инструкции.

Закрытый ФН нужно хранить в недоступном для посторонних месте, например, в сейфе в течение 5 лет.

Повторное использование ФН

Использовать накопитель повторно нельзя. Он обеспечивает однократную запись РН ККТ и ИНН пользователя кассы.

Источники:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: