Как правильно оформить командировку сотруднику в 2021 году – порядок действий и документы

Согласно свежим новостям, изменений суточных в 2020 году не произошло. Ещё год назад ходили слухи о том, что такие компенсационные выплаты вовсе отменят, однако это оказалось лишь слухами. Таким образом, все обязательства и алгоритмы расчётов для работодателей сохранились. Но у многих руководителей предприятий могут возникать вопросы по поводу данной процедуры. Особенно если ранее они с этим не сталкивались.

image

В данной статье мы попытаемся максимально подробно осветить данный аспект деятельности и рассказать об основных правилах расчётов, начислений и выдачи средств сотрудникам, которым оформляется командировка как на территории Российской Федерации, так и за её пределами.

Определение суточных и основные положения

Суточные – это компенсационная сумма работнику, отряжаемому в служебную поездку, которая выплачивается из расчёта на количество дней, проведённых вне основного места жительства. В неё могут входить расходы на:

  • Проезд.
  • Проживание.
  • Питание и другие нужды.

Некоторые тонкости могут появляться при использовании личного транспорта работника либо при перемещении по странам СНГ. Однако обо всём по порядку.

Минимальные и максимальные размеры

В Трудовом кодексе РФ нет указаний по ограничениям суточных и командировочных. Напротив, указано, что сумму определяет сам работодатель, и она может быть абсолютно любой. Однако есть максимальный размер выплат, который не облагается налогом на доход физического лица. Если необходимо избавиться от 13% НДФЛ, командировочные расходы в 2020 году по России не должны превышать 700 рублей в день. Если же, например, сотруднику выдана сумма в 1000 рублей, то с 300 из них удерживается соответствующий налог.

Ситуация с заграничными поездками аналогична. Однако суммы отличаются в большую сторону. Так, по состоянию на начало 2020 года максимальная компенсация при выезде в другую страну, не облагаемая НДФЛ, составляет 2500 рублей в день. Всё, что выходит за рамки этой верхней границы, также подлежит вычету 13%.

Официальное оформление

Несмотря на то, что требований к размеру выплаченных суточных у государства нет, существует строгий порядок оформления выплат. Правда, бумаги подписываются исключительно внутреннего характера. Так, при учреждении организации либо уже во время её функционирования в Уставе может появиться раздел о командировках, в котором указаны суммы, предназначенные для выплат работникам при организации рабочих поездок.

То есть обоснование для таких компенсаций всё же должно быть. И используется оно для ведения бухгалтерского учёта и подачи отчётности в территориальное отделение ФНС. Если подобных актов не заведено, работодателю будет крайне сложно объяснить контрольным органам, по какой причине были списаны средства.

Контроль перемещения осуществляется исключительно по транспортным документам (билетам на поезда и самолёты, отметками о прибытии и отправлении в них и т.д.) Сюда можно отнести:

  • Белоруссию;
  • Киргизию;
  • Казахстан;
  • Украину и т.д.

В этой ситуации отчёт работника должен включать в себя билеты на транспорт и особые обозначения.

Аналогично дела обстоят и с личным транспортом. Довольно часто сотрудники компаний отправляются в рабочие поездки на своих автомобилях. Подтвердить перемещение получится лишь талонами с заправочных станций, чеками с СТО, если таковые имели место, и т.д. Иногда может присутствовать миграционный лист, заполняемый на границе.

Другие особенности, о которых нужно знать

Как уже стало понятно, оплата суточных это прерогатива работодателя, который сам устанавливает размеры, фиксирует их во внутренних документах и определяет порядок возмещения. При этом работник не обязан отчитываться перед начальством за потраченные средства. То есть ему не нужно предоставлять чеки из отелей и столовых, а также других учреждений, услугами которых он пользовался. Начальник выдаёт деньги, работник тратит их по своему усмотрению.

Примечателен и тот факт, что командировочные всегда выдаются до начала поездки в качестве аванса и в соответствии с заполненной ведомостью. Остаток средств, если они не были потрачены полностью, работодателю не возвращается.

Касательно однодневных поездок, по закону суточные за такие мероприятия не предусмотрены, но это не значит, что компания обязана его не оплачивать. Можно издать внутренний указ на выплату суммы на конкретные нужды, не проводя их как командировочные. Если же речь идёт о поездке за границу, то оплата суточных осуществляется в размере 50% от максимальной суммы, не облагаемой налогами, что составляет 1250 рублей.

Кстати, выбор валюты, в которой осуществляется начисление, также прерогатива начальства. Единственное требование – зафиксировать данный аспект во внутреннем уставе компании.

Командировки Сотрудника организации направляют в служебную командировку. Это первая командировка в компании, и перед кадровым специалистом поставлена задача подготовить все необходимые документы. В связи с этим возник вопрос, какие именно документы для командировки в 2019 году оформлять. Наши специалисты подскажут правильный ответ.

Обязателен только приказ

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Как и любое событие, происходящее в организации, командировка должна быть оформлена документально. В данном случае еще перед отправкой работника в командировку нужно издать соответствующий приказ (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Приказ о направлении в командировку можно составить, используя унифицированную форму или самостоятельно разработанный бланк (подробнее об этом см., «Составляем приказ о направлении с служебную командировку (образец 2019)»). Оформление приказа – это первый этап в пошаговой инструкции по оформлению командировки в 2019 году.

Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Объясняется это тем, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (подробнее об этом см., «Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является»).

Принимая решение о командировке того или иного сотрудника нужно помнить о том, что:

  • некоторых работников в командировку направлять нельзя (подробнее об этом см., «Для некоторых работников командировки запрещены»);
  • нужно получить согласие работника, имеющего семейные обязанности (подробнее об этом см., «Берем согласие на командировку у женщины с ребенком до 3 лет (образец)»).

Читайте также:  Как в 2020 году оплачивается командировка в выходной день по ТК РФ

Количество документов сокращено

Направляя работника в командировку, нужно знать, что в настоящее время составление некоторых документов, связанных со служебными поездками, стало необязательным. Какие же это документы? Перечислим их:

  • служебное задание (подробнее об этом см., «Командировка: оформляем служебное задание (образец 2019)»);
  • командировочное удостоверение (подробнее об этом см., «Командировочное удостоверение заполнять не обязательно»);
  • журнал учета работников, выбывающих в командировки (подробнее об этом см., «Ведение журнала учета командировок остается на усмотрение организации»).

В данных материалах содержатся  актуальные изменения и образцы для оформления командировки в 2019 году.

С 8 января 2015 года оформление данных документов стало не обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 №1595). Однако прежде чем воспользоваться данной нормой и сократить документооборот, лучше все тщательно обдумать. Ведь использование, например, служебного задания и журнала учета командированных работников, может быть полезно самому работодателю. Так, служебное задание позволит сохранить в документальном виде информацию о служебной поездке, а журнал – вести учет командированных сотрудников.

image

Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы (подробнее об этом см., «Сверхнормативные расходы возмещаем по заявлению (образец 2019)»).

Отметим, что по такому алгоритму происходит оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии
Блог для кадровика: трудовое законодательство, образцы кадровых документов, оформление и прекращение трудовых отношений, выплаты в пользу работников и многие другие кадровые вопросы рассматриваются этом сайте. Наш сайт будет полезен кадровым работникам небольших организаций и индивидуальным предпринимателям. На сайте представлен бесплатный профессиональный контент. При этом мы стараемся минимизировать количество рекламы, чтобы она не отвлекала от прочтения статей.

Под служебной командировкой следует понимать поездку, в которую отправляются сотрудники по распоряжению работодателя с целью решения производственных вопросов. Одним из ключевых вопросов является начисление суточных, положенных каждому командированному, и отображение их вместе с другими расходами на балансе.

Расходы, которые несет предприятие по командировочным, не учитываются в размер начисляемой зарплаты, но подлежат обязательной компенсации сотруднику. Во избежание недоразумений между сотрудником и работодателем последнему необходимо знать, какие документы запрашивать для расчета расходов по возвращении командированного.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

—>

В соответствии с ростом цен работодателям рекомендуется ежегодно пересчитывать размер командировочных.

Существуют определенные принципы, характеризующие поездку. Днем отправки сотрудника в служебную командировку, например, является день, когда отправляется в пункт назначения основное транспортное средство. Днем возвращения – день возврата транспорта.

Время, которое командированный потратит на проезд до основного транспорта, также необходимо учесть при расчете общего срока служебной командировки (СК). По возвращении сотрудник обязан явиться на работу, но вопрос его явки регулируется индивидуально между ним и работодателем.

По возвращении работодатель обязан возместить работнику расходы, которые он понес в поездке, но только определенные их виды. Для этого командированный сохраняет и привозит с собой различные подтверждающие документы: чеки, квитанции, билеты, др. Дополнительно перед поездкой сотруднику назначаются суточные, представляющие собой финансовую помощь. Но во время командировки ему продолжает начисляться зарплата.

Если какие-либо дни во время командировки выпадают на нерабочие (праздничные или выходные), то они будут оплачены в двойном размере. Направить в СК работодатель не может беременных, стажеров, несовершеннолетних сотрудников.

Перечень нормативных актов

Сотрудник должен быть направлен в командировку на основании приказа руководителя предприятия или ИП. В трудовом договоре, которое заключается между сотрудником и работодателем в момент поступления на новое место работы, может быть изначально внесен пункт о том, что исполнение профессиональных обязанностей связано со служебными поездками.

Во внутренних нормативных актах каждого работодателя должно находиться Положение о командировках, требования которого надлежит соблюдать работодателю и работникам. Его следует разрабатывать на основании положений законодательных актов, разрешается в зависимости от специфики работы предприятия (ИП) вносить индивидуальные корректировки.

Скачать образец приказа на командировку (форма Т-9)

Скачать приказ на командировку (форма Т-9). Бланк в формате Word

Скачать приказ на командировку группы сотрудников (бланк и форма Т-9а) в формате Word

Принципы СК, расчеты выплат и их бухгалтерский учет, права и обязанности работников и работодателей закреплены законодателем в актах федерального значения.

К ним относятся такие нормативные акты, как:

  • Ст. 217 Налогового кодекса, где говорится о лимитах максимальных выплат, которые не облагаются налогами.
  • Постановления Правительства:
    • № 1595 (29.12.14);
    • № 749 (13.10.08).
  • Статьи Трудового кодекса – 166–167, 259.

Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)

Бланк формы Т-9

Процедура оформления

С начала 2020 г. законодатель упростил процедуру оформления СК. Оформление удостоверения и служебного задания стало необязательным, но это не обозначает, что работодатель по своему решению не может использовать эти документы в качестве контролирующих.

Если он намерен это делать, то положение о применении на предприятии подобных форм должно быть закреплено в его внутренних нормативных актах. С 2020 г. также было отменено ведение журнала учета командированных.

Статья 166. Понятие служебной командировки

Статья 167. Гарантии при направлении работников в служебные командировки

Но есть перечень обязательных документов, которые необходимо оформлять – это:

Приказ или распоряжение Оформляется ответственным сотрудником отдела кадров или секретариата, подписывается директором.
Служебная записка (только для поездок, которые совершаются на служебном, личном или арендованном транспорте, не на общественном) В данном случае речь идет об использовании для перемещения в пункт назначения и обратно автомобиля. Оформление происходит в свободной форме сотрудником, направляемым в командировку, образец можно найти в интернете. В записке можно сразу отобразить предполагаемые расходы. Порядок составления документа регулируется локальными актами работодателя.

По новым правилам при возвращении сотрудник также не обязан составлять письменный отчет о служебной поездке.

Основное изменение в командировках с 2020 года

Порядок командирования, процедура регистрации и начисления выплат не изменились с начала 2020 г., но коррективы коснулись налогообложения суточных. Как и прежде СК считается поездка по заданию руководства для исполнения работником профессиональных обязанностей вне места постоянной работы.

Это может быть другое структурное подразделение предприятия или поездка с целью заключения договоров, приобретения сырья для производства, открытия торгового комплекса, др. Командировать работника работодатель должен по конкретному адресу в другой населенный пункт, регион России, страну.

Скачать образец Положения о служебных командировках

Сегодня не требуется вести объемный документооборот, но к подтверждающим документам, связанным с затратами, необходимо предъявлять повышенные требования. Законодатель требует этого в целях контроля за хозяйственной и финансовой деятельностью предприятий и ИП. Главные изменения в командировках с 2020 года затрагивают начисление страховых взносов в отношении суточных, предоставляемых командированным.

Так, с 1 января страховые взносы не следует начислять, если работодатель выделяет работнику в сутки сумму не больше, чем:

700 руб. Для поездок в пределах России.
2,5 тыс. руб. Для командировок заграницу.

Начисляться взносы должны на суммы, которые превышают установленные нормы. Но данные ограничения в отношении суточных не содержатся в Трудовом кодексе. В 2020 г. работодатель может самостоятельно устанавливать размеры суточных, что также разрешено НК, ст. 346.16. Но это положение необходимо работодателям закреплять во внутренних документах.

Статья 346.16. Порядок определения расходов

Максимальный размер суточных

Командировочные или суточные являются дополнительными финансами, которые выдаются работнику перед поездкой, он может их расходовать на свое усмотрение для восполнения личных нужд. Получить суточные сотрудник обязан, отправляясь в командировку, для этого достаточно оформить служебную записку. Подтверждать затраты документально какими-либо документами по возвращении сотруднику не нужно.

Для начисления суточных в расчет берутся все дни, которые работник должен будет провести в поездке:

  • рабочие;
  • нерабочие;
  • больничные;
  • др.

Под нормой суточных подразумевается фиксированный размер сумм, которые законодатель рекомендует работодателям выдавать командированным. Минимальный и максимальный размер законодателем не установлен, каждый работодатель имеет право на свое усмотрение в зависимости от ситуации и предполагаемых расходов выдать работнику столько, сколько он считает нужным.

Считается, что в пределах России издержки на командировку могут составить в день примерно 700 руб., а за рубежом – 2, 5 тыс. руб. Но если сотруднику предстоит передвигаться только в пределах региона, то нередко будет достаточно и 300 руб. в день. Законодатель вводит в 2020 г. только ограничение на размер суточных в отношении начисления взносов.

Рассчитывая максимальный размер выплаты для ежедневных нужд командированного, работодателю следует руководствоваться не только нормативными актами, но и уровнем цен, который может значительно отличаться в разных регионах страны, а в особенности за рубежом.

Нестраховые периоды в больничном листе описаны в 2020 году в ТК РФ.

Список всех локально нормативных актов, перечисленных в ТК РФ, вы найдете здесь.

В зависимости от своего бюджета работодатель может выдать больше или меньше денег. Но если сотрудник превысит лимит, установленный работодателем, расходы, свыше суточных, ему не будут возмещены.

Бланк формы Т-9а

Какие издержки компенсируются

Зарплата сотруднику, который находится в командировке, начисляется по среднему заработку. Помимо суточных, работодателю приходится в связи с командированием сотрудника, нести и другие расходы, они могут быть компенсированы по возвращении, но только при наличии соответствующих документов.

Виды основных расходов изложены законодателем в ТК, в ст. 168:

  • оплата проездных билетов к месту назначения и обратно, при перемещении по населенному пункту или региону (ж/д, авиа, на автобус и др. виды транспорта, кроме такси);
  • затраты, связанные с использованием личного транспорта в рамках поездки для выполнения служебного задания;
  • оплата проживания в гостинице или в арендованном жилье;
  • дополнительные, больше связанные с ремонтом во время поездки каких-либо вещей или исполнением служебных обязанностей.

Статья 168. Сумма налога, предъявляемая продавцом покупателю

Подтвердить затраты во время поездки работник должен с помощью различных платежных документов, работодатель обязан их возместить в полном размере.

Затраты на проезд

Проезд работнику будет возмещен полностью туда и обратно, если он подтвердит его документально, так указано в НК, в ст. 264.

К примеру, если сотрудник в пути пользуется услугами:

  • железнодорожного транспорта, то ему необходимо сохранить билет, также будут возмещены расходы, связанные с использованием постельного белья, которое выдается всем пассажирам;
  • авиалинии, то потребуется предъявить билет (маршрут-квитанцию) и посадочный талон;
  • авто, то прилагается служебная записка, ее можно оформить заранее, подсчитав предположительно расходы, а также путевые листы, чеки АЗС, подтверждающие покупку топлива.

Статья 264. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией

При утере какого-либо билета потребуется взять справку, подтверждающую приобретение билета, она выдается перевозчиками. Расходы за услуги такси будут возвращены только в том случае, если сотруднику пришлось им воспользоваться, чтобы добраться от вокзала к месту проживания и обратно.

Образец заполнения формы Т-9

На проживание

Чаще всего командированные проживают в гостиницах, с этой целью заранее бронируются места, а иногда происходит частичная предоплата за услуги. Но возможно проживание командированного и в арендованном жилом помещении (квартире, доме).

В первом случае ему потребуется предъявить документ о проживании, выданный гостиницей. Если оплата производилась за наличный расчет, то необходимо взять бланк строгой отчетности или кассовый ордер.

Во втором случае следует привезти работодателю договор аренды и копию документов на право собственности арендодателя.

Прочие расходы

Дополнительные расходы, иначе называемые представительскими, могут быть связаны с:

  • телефонными переговорами;
  • бронированием номеров в отелях;
  • приобретением товаров для выполнения профессиональных обязанностей;
  • различными услугами;
  • др.

Документы по возвращении необходимо представить в течение 3 дней.

Поездки за границу

К списку расходов, которые обычно несет командированный, добавляются другие, если он едет за рубеж.

Так, сотруднику необходимо:

  • оформить загранпаспорт;
  • собрать необходимые справки;
  • открыть визу;
  • оформить страховку;
  • другое.

Обычно на бухгалтерский учет фирма относит эти расходы перед командированием работника, но в дальнейшем, по его возвращении, ей придется также оплатить различные комиссионные: за обмен валюты в другой стране, провоз багажа, услуги интернет и другие непредвиденные.

Поездка в командировку в другую страну обходится намного дороже. Возмещение сотрудник может получить в валюте той страны, куда ездил, но, по желанию, в российских рублях.

Отображение в бухгалтерском учете

В ФЗ № 402 о бухучете есть отражение требований в отношении отчетности по командировочным расходам и учете операций на балансе. Если работодатель использует УСН, то ему можно указать в локальных актах компании любую сумму суточных, которая будет выплачиваться сотруднику. Эти суммы разрешается полностью относить на расходы работодателя при начислении налога.

Работодатели, которые используют другие системы налогообложения, могут придерживаться нормативной суммы суточных или установить ее размер самостоятельно.

Федеральный закон №402-ФЗ

Для расчета полной суммы, которую требуется выплатить работнику перед поездкой, необходимо, установленную в конкретном предприятии сумму суточных, умножить на количество дней. После этого из полученной суммы вычитается НДФЛ, если размер суточных превышает установленные нормы, о чем говорят изменения в командировках с 2020 года. Остаточная сумма перечисляется работнику на карту.

Для отображения в бухучете необходимо сделать несколько проводок, когда:

  • перед поездкой работнику выдаются денежные средства в размере суточных (по Д71 и по К50-1);
  • по возвращении необходимо утвердить авансовый отчет, чтобы на балансе отобразились расходы, связанные с командировкой (по Д20 или другого счета – 44, 08, 91-2 и по К71);
  • суточные были выданы в большем размере, чем установил законодатель, необходимо показать удержание НДФЛ с суммы, превышающей норму (по Д70 и по К68).

Как получить СНИЛС? — для этого необходимо иметь действующий паспорт гражданина РФ.

Возможно ли совершить работодателю исправления в больничном листе — смотрите тут.

Правила оформления неоплачиваемого отпуска мы опишем далее.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

—> предыдущая запись Как правильно оформить внесение изменений в график отпусков следующая запись Куда обращатся, если работодатель не отдает трудовую книжку

В производственных целях руководство хозяйствующего субъекта может направлять своих сотрудников со служебными заданиями в командировки. В ходе их выполнения работники осуществляют определенные затраты. В соответствии с действующим законодательством им положены суточные при командировках в 2018 году, а также возмещение документально подтвержденных расходов, осуществленных в таких поездках (проезд, услуги и т.д.)

Суточные при командировках в 2018 году – что изменилось

Суточные при командировках в 2018 году будут продолжать действовать, так как законодательные акты с их отменой так и не были приняты. Тем не менее, начиная со следующего года, вступает в этой сфере достаточно важное новшество.

До 1 января 2017 года ограничение по размере суточных, установленных в НК РФ, действовали только при исчислении НДФЛ у работника. При исчислении взносов освобождалась вся сумма суточных, определенных в соответствии с размерами, закрепленными в локальных актах организации.

Внимание! С начала же 2017 года вступают изменения в НК РФ в п. 3 ст. 217 НК РФ, в соответствии с которыми обложение взносами сумм доходов работников переходит под юрисдикцию ИФНС. В соответствии с этим применение лимитов суточных теперь станет распространяться и на исчисление взносов в ПФР, ФОМС, ФСС.

Это означает, что при выплате работникам суточных в размерах превышающих 700 р. (для России) и 2500 р. (для заграничных командировок) в расчете на одного сотрудника за каждый день командировки, нужно будет с сумм превышения платить взносы по действующим ставкам (ПФР — 26%, ФОМС — 5,1%, ФСС — 2,9 %).

Например: Иванов П.Б. в январе 2018 года был в командировке в г. Самаре для приобретения нового оборудования. Поездка длилась 5 дней. В соответствии с правилами ООО «Столица» ему были начислены суточные из размера 1000 рублей за стуки. Общая сумма составила 5000 рублей. Для целей исчисления взносов с суммы превышения были начислены отчисления:

(5*1000 — 5*700)*34%=510 р.

В 2016 году такого начисления делать не надо было.

Данное правило распространяется и на компенсацию документально подтвержденных расходов при однодневных поездках. Здесь также при превышении расходов сверх действующих лимитов потребуется исчислить обязательные страховые взносы на данную разницу.

Важно!В отношении же взносов при страховании от НС (так называемый «травматизм») данные нововведения не действуют, так как контроль за их исчислением остается у ФСС. Поэтому исчислять и уплачивать отчисления с разницы между установленным лимитом в НК РФ и действующим на предприятии не надо будет.

Размер суточных в 2018 году

imageСуточные при командировках в 2018 году определяются каждым хозяйствующим субъектом самостоятельно. Существующие лимиты, определенные в НК РФ, остаются действующими в отношении налогообложения НДФЛ и взносов на зарплату.

В настоящее время существуют следующие нормы суточных:

  • Для командировок внутри страны — в сумме 700 р. в сутки на каждого сотрудника;
  • Для заграничных поездок — в сумме 2500 р. в сутки на одного работника.

Если локальные нормативы выше данных лимитов, то компания с суммы разницы между ними должна как налоговый агент перечислять НДФЛ и исчислять и уплачивать взносы на обязательное страхование в соответствии с действующими ставками.

Важно! Для целей бухгалтерского учета действуют нормативы, установленные предприятием самостоятельно в его положениях. Так, например, размер суточных для командировки может быть установлен в таком ЛНА, как “Положение о командировках” с разбивкой по должностям.

При исчислении суммы суточных имеет значение количество дней периода, в течение которых сотрудник находился в служебной поездке. Ее началом считается день отбытия командируемого.

В настоящее время для подтверждения данного периода необязательно оформлять командировочное удостоверение, достаточно посмотреть дату на соответствующем документе (например, на билете на поезд, самолет, автобус).

Если на основании этого бланка можно определить время отбытия, то даже если человек уехал в конце суток (до 24-00 часов), то они полностью принимаются к учету. В аналогичном порядке определяется и день завершения служебной поездки. Если работник возвращается на основании билета в 0-01 часов, то это уже будут являться последующими сутками, и сотруднику полагаются суточные за весь такой день.

Внимание! Также нельзя забывать, что на дни служебной командировки могут приходиться выходные дни и дни праздника. Они также включаются в состав командировки, как и дни вынужденного простоя, периода нетрудоспособности во время поездки.

Руководство на основании письменного распоряжения имеет право отозвать своего сотрудника из командировки. В этом случае оно обязательно должно в приказе отразить причину этого. В командировку при этом включаются только дни фактического нахождения работника в поездке. Если ему были ранее выданы суммы, которые из-за отзыва он не потратил, он должен их вернуть.

Когда администрация принимает решение о новой командировке, все бланки необходимо составлять заново.

Суточные в 2018 году по России

imageСуточные при командировках в 2018 году будут продолжать действовать несмотря на неоднократные попытки исключить данную статью из сумм расходов при налогообложении прибыли. В основном это связано с попыткой увеличить поступление налогов в бюджет.

Напомним, что законодатели хотели убрать расходы в виде суммы суточных, заменив их строго определенным перечнем командировочных расходов, которые обязательно должны были бы иметь документальное подтверждение. Для предприятия это грозило увеличением налоговой нагрузки.

В настоящее время размер суточных определяется каждым хозяйствующим субъектом самостоятельно. То есть, предприятиям разрешается устанавливать размер суточных в фиксированных суммах.

При этом не было принято и никаких ограничений по данным нормативам и на региональном уровне. Проекты законов рассматривали и такое нововведение по установлению нормативов в зависимости от места назначения командировки (региона).

Внимание! Суточные при командировках в 2018 году определяются исходя из количества дней поездки, определяемых на основании подтверждающих документов и утвержденных предприятием нормативов данных расходов в день на одного сотрудника.

Суточные при командировках за границу

imageЕсли работник едет в заграничную поездку, то на выдаваемые суточные при командировках в 2018 году действуют сразу несколько законодательных актов. Кроме общепринятого Постановления № 749, для компаний бюджетной сферы необходимо еще принимать во внимание Постановление № 812 от 26 декабря 2005 года.

Оно устанавливает максимальную сумму суточных в долларах США для каждой иностранной страны. Несмотря на то, что для коммерческих предприятий это постановление не является обязательным, ответственные лица также могут использовать его.

Максимальная сумма суточных для поездок за границу законодательно не ограничена, и может быть установлена в каждом предприятии самостоятельно. Однако для целей начисления социальных взносов необходимо использовать норму в 2500 р. Если размер выплаты работнику больше этой нормы, то сумму свыше необходимо будет начислить НДФЛ и удержать его с сотрудника, а также рассчитать полный объем социальных взносов.

При расчете положенных суточных необходимо разделить весь маршрут на время нахождения сотрудника на территории России, и дни за границей в другом государстве. Все дело в том, что для каждого периода размер суточных необходимо считать отдельно, при этом выплаты за дни нахождения на территории страны выполняются в рублях, а за границей — в валюте принимающего государства.

Внимание! Для точного определения этих дней используются таможенные штампы в загранпаспорте. При этом день выезда из страны включается в срок пребывания за границей, а день возвращения — в срок нахождения в России. Если при пересечении границы не проставлялись штампы (к примеру, при поездках в страны СНГ), то даты определяются по проездным билетам.

Бухгалтеру, который занимается расчетом и выдачей суточных необходимо помнить про курсовые разницы, поскольку Центробанк обязывает рассчитывать рублевый эквивалент выплаты в момент выдачи и сдачи авансового отчета — при выдаче сумма может быть меньше 2500 рублей при пересчете в национальную валюту, а в момент подачи документов больше, или наоборот.

Суточные при однодневной командировке

Исходя из характера поездки и поставленных заданий, работодатель может принять решение о возвращении сотрудника назад к месту работы в тот же день, в которой он выехал. Такая поездка будет называться командировка на один день. Однако согласно закону, суточные при таких однодневных выездах работнику не положены.

Однако Верховный арбитражный суд и Министерство Финансов при использовании положений ТК РФ установили, что компания имеет право компенсировать работнику его расходы, понесенные в однодневных поездках, сюда относятся:

  • проезд;
  • оплата обедов;
  • оплата телефонной прочей связи;
  • и другие затраты, которые сотрудник может понести во время командировки.

Однако на все компенсируемые затраты необходимо предоставить оправдательные документы (чеки, билеты, накладные и т. д.).

Все подтвержденные и компенсированные расходы в полном размере без ограничений (естественно, если они обоснованы), могут вноситься в расходы, уменьшающие базу при расчете налога на прибыль.

Важно! Если работник не смог предоставить документы, но администрация все же приняла решение об их компенсации, то в установленных пределах (700 рублей по России и 2500 рублей за границей) оплаченные расходы не считаются доходом работника. Если же была компенсирована сумма больше этой, то с превышения необходимо будет заплатить налог НДФЛ и отчисления в фонды.

Для работников, у которых установлен разъездной характер работы, однодневная поездка не может считаться командировкой.

Внимание! Если работник едет на один день в зарубежную командировку, то суточные ему должны быть выплачены, но их сумма ограничена 50% от обычного размера.

Документы для подтверждения суточных

imageВ 2015 году законом было разрешено не оформлять для командировки служебное задание. Тогда для того, чтобы подтвердить общую продолжительность командировки необходимо использовать проездные билеты, документы о заселении в гостиницу и иные бланки.

Все они, совместно с авансовым отчетом по форме АО-1, после возвращения должны передаваться в бухгалтерию. Если таких документов нет, то в принимающей компании можно запросить копию приказа или служебную записку с отметками ответственных лиц и оттиском печати.

С 2016 года вступило в действие положение об использовании командированным лицом своего личного транспорта с целью прибытия на место командировки и убытия из него. В качестве подтверждения в этом случае используется служебная записка от него с приложенной к ней путевым листом и чеками по ГСМ.

А вот предоставлять документы, подтверждающие цели расходования, да и вообще факт расходования полученных суточных сотрудник не обязан. Работодатель обязан их выплатить в установленном размере по закону, а вот как и на что работник их потратит — его личное дело.

Внимание! Подробно о том, как направить сотрудника в командировку описано здесь. Командировка2016-12-19

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: