Как рассчитывается и оплачивается командировка по среднему заработку работника

08 мая 2021 Суточные при командировках в 2021 году выплачиваются в размере, установленном в локальных актах организаций и предприятий. Как начисляются суточные, облагаются ли они налогами и какие изменения в отношении их выплаты предстоят в 2021 году, расскажем в нашей статье. image Фото:

Суточные при командировках

Важно! Суточные направлены на компенсацию командировочных затрат сотрудника из-за его проживания вне дома. Они выплачиваются за каждый день командировки со дня отъезда работника (даты отправления поезда, автобуса, самолета с места постоянной работы) и до дня его возвращения домой (даты прибытия транспорта в место постоянной работы). Если на дорогу до вокзала/аэропорта сотрудник должен потратить сколько-то времени, оно тоже учитывается. 

Обратите внимание! Суточные полагаются даже в том случае, если командировка совпала с выходными днями, работник был на больничном или останавливался во время пути по не зависящим от него причинам. Подробнее о правилах оплаты командировки в выходной день читайте в статье Правила оплаты командировки в выходной день (нюансы).

По общему правилу размер суточных при командировках в 2021 году каждая частная организация определяла самостоятельно.

Нормы суточных в командировке-2021 установлены только для госслужащих и военнослужащих и составляют 100 и 300 руб. соответственно. При этом если военнослужащий обеспечивается питанием, суточные ему выплачиваются в размере 100 руб. за сутки.

Суточные при командировке на 1 день

Если командировка длилась всего 1 день на территории нашей страны, суточные не выплачиваются, т. к. это противоречит цели их выплаты. Эти деньги возмещают расходы работника, связанные с его проживанием вне дома. При однодневной командировке таких расходов нет.

Обратите внимание! Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника из места командирования домой решает руководитель предприятия, исходя из дальности поездки, характера выполняемого задания (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее – Положение № 749).

Важно! Организация может предусмотреть выплату компенсации при поездках на 1 день в своем локальном акте. Однако суточными такая компенсация не станет.

При однодневной заграничной командировке суточные выплачиваются в иностранной валюте в половине их размера.

Размер и нормы суточных при командировках

Нормы суточных зависят от того, в какой организации работает сотрудник.

Нормы суточных для коммерческих организаций

Размеры суточных при командировках в 2021 году для работников частных предприятий устанавливаются в локальном нормативном акте или коллективном договоре (абз. 4 ст. 168 ТК РФ). 

Важно! Законом на сегодняшний день не установлен минимальный или максимальный порог суточных для частных организаций. 

В п. 3 ст. 217 НК РФ указано, что суточные до 700 руб. при командировке по России и до 2500 руб. за пределами нашей страны не облагаются налогом на доходы физических лиц. Следовательно, если суточные выше указанных сумм, этот налог с такого превышения с работника должен взиматься. 

Важно! Иных ограничений по налогообложению суточных в командировке-2021 нет.  

Долгое время налоговые органы делали попытки взыскать НДФЛ с суммы суточных, выплаченных в утвержденном ТК РФ размере. Однако поскольку смысл командировки работника заключается в выполнении задач в интересах организации, суды не признавали такие суточные доходом работника (постановление ФАС Московского округа от 14.09.2010 № КА-А40/10158-10 по делу № А40-174845/09-76-1283). 

Обратите внимание! В 2016 г. Минфином России было дано официальное разъяснение по данному вопросу — Письмо от 16.06.2016 N 03-04-06/35135, в котором однозначно сказано, что налогом облагаются лишь суточные сверх размеров, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ 

Нормы суточных для бюджетных организаций

Для работников федеральных госорганов и госучреждений суточные составляют 100 руб. в день (подп. «б» п. 1 постановления Правительства РФ «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками…» от 02.10.2002 № 729).

Обратите внимание! Госорган или госучреждение могут установить больший размер суточных за счет экономии бюджетных средств.

Для работников региональных и местных бюджетных организаций нормы суточных устанавливают нормативным актом Субъекта РФ или органа местного самоуправления.

Например, суточные для госслужащих Тюменской области установлены в размере 400 руб. в день, 600 руб. при поездке в Санкт-Петербург или Москву (п. 11 Порядка, утв. постановлением Губернатора Тюменской области от 16.06.2009 № 45). 

Выплата суточных при командировках

Поскольку в ст. 168 ТК РФ сделана отсылка к локальному нормативному акту и коллективному договору, суточные при командировках в 2021 году рассчитываются по нормам, установленным в этих документах. Локальным актом или коллективным договором могут быть предусмотрены разные выплаты:

  • на случай отправления работника в крупный город или небольшой поселок;
  • при длинных или коротких командировках;
  • в зависимости от должности и т. п.

Обратите внимание! Расчет суточных при командировке делается исходя из предполагаемого среднего размера предстоящих затрат работника. Однако в дальнейшем подтверждать эти затраты какими-либо документами не нужно.

Суточные оплачиваются следующим образом:

  1. Определяется дата отправления и количество дней нахождения работника в командировке.
  2. Работнику выдается либо часть командировочных в виде аванса (п. 10 Положения № 749), либо полная сумма по решению работодателя. Если командировка заграничная, деньги перечисляются в валюте страны, куда едет сотрудник. Курс валюты должен соответствовать официальному курсу на дату выдачи аванса.
  3. В течение 3 дней после прибытия из командировки работник должен отчитаться перед бухгалтерией обо всех расходах и приложить подтверждающие документы.
  4. Бухгалтером составляется смета расходов и определяется окончательная сумма положенных выплат, в т. ч. суточных. 

Важно! Выплаченные суточные не облагаются страховыми взносами (если не превышают лимит, установленный локальным актом) и не учитываются при расчете отпускных.  

Суточные: изменения по российским командировкам

В 2015 был подготовлен проект постановления Правительства РФ «О внесении изменений в постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749». Предложено было в пп. 10, 11, 18 постановления № 749 добавить слова «при направлении работника в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации», что предполагало обязательную выплату суточных только при заграничных командировках. В итоге Минфин РФ отказался от разработки данного акта.

Вопрос о выплате суточных при командировках в 2021 году по территории нашей страны остается без изменений.

Напомним, что с 01.01.2017 действует правило, по которому на суточные, превышающие 700 руб. по России и 2 500 руб. при загранкомандировках подлежат начислению страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ в редакции закона «О внесении изменений…» от 03.07.2016 № 243-ФЗ). 

Подробно о начислении страховых взносов на суточные в 2020 году читайте в системе КонсультантПлюс. Для этого предлагаем оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

***

Размер и нормы суточных установлены только для госслужащих и военных. В частных организациях этот вопрос решается их руководством. В рамках сумм, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ выданные работнику денежные средства не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Выплата суточных производится за каждый день, проведенный работником вне дома. Выдача суточных при командировках в 2021 году остается без изменений.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

—>

На величину выплаты оказывает влияние тип поездки. Чтобы заранее получить ответы на вопросы, связанные с суточными, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.

Командировочные расходы

Чтобы узнать определение суточных, стоит обратиться к определению Верховного Суда РФ № КАС 05-151.

В нем говорится, что суточные – это денежные средства, которые необходимы для выполнения сотрудником служебного задания и проживания им в месте поручения.

Выплата полагается, если гражданин вынужден проживать вне постоянного места жительства и выполнять задания за пределами своего рабочего места.

На практике суточные обычно предоставляются, если длительности командировки превысила 1 сутки, и гражданин вынужден был ночевать вне дома.

Однако в действующих нормативно-правовых актах зафиксировано, что выплата суточных не связана с длительностью командировки.

Если сотрудник уезжал менее, чем на 1 день, компания может предоставить ему выплату. Это будет расценено не как получение выгоды, а как компенсация понесенных расходов.

Суточные не зависят и от понесенных затрат на проживание и транспорт.

Подтверждающие документы

Чтобы суточные при командировках в 2020 году были начислены, гражданин обязан предоставить подтверждающую документацию.

Эксперты советуют сохранять все квитанции на покупки, совершенные в поездке. Они потребуются для отчета перед руководством о том, куда были потрачены суточные.

Обычно в качестве подтверждающей документации предоставляют:

  • билеты в оба конца с четким указанием стоимости;
  • документы, подтверждающие стоимость суточного проживания;
  • командировочные затраты;
  • квитанции, подтверждающие траты на использование общественного транспорта.

Затраты личного характера не оплачиваются. Руководство откажется компенсировать расходы, которые превышают рамки установленного законом бюджета.

Законодательная база

Чтобы решить вопросы, касающиеся НДФЛ и иных нюансов, стоит обратиться к действующему законодательству.

Эксперты советуют ознакомиться с положениями:

  • Трудового Кодекса РФ;
  • Налогового Кодекса РФ;
  • Гражданским Кодексом РФ.

Внимание стоит уделить и письмам Минфина, касающимся темы, а также Постановлениям Правительства.

Нормы суточных в командировке

Один и тот же сотрудник, отправившийся сначала в командировку по России, а затем посетивший иностранное государство, получит разные выплаты.

Чтобы заранее выяснить особенности предоставления денежных средств, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.

В бюджетных учреждениях

Если сотрудник работает в бюджетном учреждении, он может рассчитывать на суточные, не превышающие установленную государством норму.

При этом частные компании могут установить любой размер выплаты, но не ниже величины, зафиксированной в законе.

На 1 день (однодневные командировки)

Если сотрудник может вернуться на постоянное место жительства в день поездки, суточные не выплачиваются. При этом компенсируются только затраты на проезд.

В выходные дни

Суточные предоставляются за каждый календарный день, проведенный в командировке, в том числе и в выходные.

Если работник в соответствии с графиком отдыхал несколько суток, он все равно получит выплату за этот период.

За границу

Согласно правилам, закрепленным в законодательстве РФ, выплата суточных при поездке за границу осуществляется по общему алгоритму.

Составляя приказ, работодатель обязан четко сформулировать цель поездки. Она должна соответствовать нормам, закрепленным в действующем законодательстве.

Величина выплаты фиксируется в Положении о командировках. При этом минимальный размер суммы не должен быть ниже нормы, зафиксированной в законе.

Максимальную границу работодатель определяет самостоятельно.

За счет принимающей стороны

Если планируется командировка, обычно стороны заключают соглашение между собой. В нем фиксируется источник финансирования поездки.

Если командировку оплачивает принимающая сторона, на нее ляжет обязанность и в предоставлении суточных.

Две поездки за один день

Иногда возникают ситуации, во время которых работник может оказаться за один день в двух местах с разной выплатой суточных. Эксперты советуют в обязательном порядке отразить этот момент в Положении о командировках.

Выплаты в такой ситуации должны происходить по нормативам, которые утверждены для места прибытия.

imageПриказ на командировку является обязательным при оформлении.

Как оформить командировку в выходной день? Смотрите тут.

Размер

Величина суточных закреплена в действующем законодательстве РФ. На сегодняшний день она составляет 700 рублей для поездок по России и 2 500 рублей для компенсации затрат на путешествия за границу. Это минимальный порог.

Максимальный размер выплаты компания устанавливает по собственному желанию. Утверждение не касается бюджетных организаций.

Как рассчитать?

Процедура расчета не отличается сложностью. Чтобы узнать размер суточных, необходимо умножить количество дней, проведенных в командировке, на величину выплаты, установленной в местности, в которую отправляется сотрудник.

Например, если человек покидает постоянное рабочее место и отправляется за границу, а предприятие предоставляет их по минимальной ставке, размер выплаты составит 25 000 рублей (10 дней х 2 500 рублей = 25 000 рублей).

Как оформить авансовый отчет?

Расходы, понесенные в командировке, подвергаются отчету. Его необходимо предоставить в течение 3 дней с момента возвращения из путешествия.

Авансовый отчет оформляется на специальном бланке и дополняется подтверждающей документацией. Обязанность по его заполнению лежит на вернувшемся сотруднике.

Образец заполнения отчета по командировке здесь,

бланк отчета по командировке здесь.

Приказ

Для предоставления суточных в обязательном порядке оформляется приказ.

В нем должны быть отражены следующие сведения:

  • реквизиты организации, отправившей сотрудника в командировку;
  • название документа;
  • номер приказа и его дата;
  • информация о сотруднике, который отправляется в командировку;
  • место, в которое отправляют специалиста;
  • промежуток времени, предоставляемый на выполнение задания;
  • задание, которое сотрудник обязан выполнить во время командировки;
  • способ прибытия к месту назначения;
  • особенности возвращения обратно;
  • причина оформления приказа;
  • источник финансирования.

Приказ составляется на бланке №Т-9 или №Т-9а.

Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 тут,

бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9а тут,

образец заполнения приказа о направлении в командировку тут.

Порядок выплат

Сегодня существует разработанная схема, в соответствии с которой осуществляется предоставление выплат.

При начислении суточных выполняются следующие манипуляции:

  1. Возникает производственная необходимость в направлении специалиста в командировку.
  2. Оформляется приказ. В нем перечисляются условия и требования к служебной поездке.
  3. По расходному кассовому ордеру оформляется аванс. Его размер определяется исходя из данных, закрепленных в приказе. В размер аванса входят и суточные.
  4. Сотрудник, оправленный в командировку, отправляется в путешествие. Достигнув места назначения, он выполняет поставленную задачу и возвращается обратно.
  5. Вернувшийся специалист представляет авансовый отчет вместе с подтверждающей документацией. Действие должно быть выполнено в течение 3 дней с момента возвращения.
  6. Экономические службы организации проверяют документацию. Затем отчет отправляется на утверждение руководителю компании. Размер суточных контролируется датами прибытия в точку назначения и возвращения обратно. В учет принимается информация, зафиксированная на проездных документах.
  7. Производится окончательный расчет со специалистом.

Если человек потратил меньше средств, чем полагается, остаток возвращается в кассу предприятия.

Обратное правило действует в случае, если затраты превысили выданную сумму. Однако в этой ситуации в учет принимаются действующие лимиты.

Образец заявления на командировочные расходы можно использовать при составлении документа.

Как происходит списание ГСМ при командировке на личном автомобиле? Информация здесь.

Как написать служебную записку на командировку? Образец в этой статье.

Вопросы налогообложения

Если суточные были начислены в пределах установленной нормы, они уменьшают налоговую базу при определении налога на прибыль.

Кроме того, выплата не подлежит налогообложению для расчета НДФЛ и страховых взносов. Правило не действует, если выплата была начислена сверх нормы.

Однако начисления НДФЛ и страховых взносов можно избежать, если закрепить желаемую сумму суточных в локальных актах предприятия.

Налогооблагаемую базу для расчета отчислений в пользу государства нельзя уменьшить на сумму, которая была начислена сверх меры. Сверхлимит облагается страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц.

На видео о выплате суточных

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

—>

Под служебной командировкой следует понимать поездку, в которую отправляются сотрудники по распоряжению работодателя с целью решения производственных вопросов. Одним из ключевых вопросов является начисление суточных, положенных каждому командированному, и отображение их вместе с другими расходами на балансе.

Расходы, которые несет предприятие по командировочным, не учитываются в размер начисляемой зарплаты, но подлежат обязательной компенсации сотруднику. Во избежание недоразумений между сотрудником и работодателем последнему необходимо знать, какие документы запрашивать для расчета расходов по возвращении командированного.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

—>

В соответствии с ростом цен работодателям рекомендуется ежегодно пересчитывать размер командировочных.

Существуют определенные принципы, характеризующие поездку. Днем отправки сотрудника в служебную командировку, например, является день, когда отправляется в пункт назначения основное транспортное средство. Днем возвращения – день возврата транспорта.

Время, которое командированный потратит на проезд до основного транспорта, также необходимо учесть при расчете общего срока служебной командировки (СК). По возвращении сотрудник обязан явиться на работу, но вопрос его явки регулируется индивидуально между ним и работодателем.

По возвращении работодатель обязан возместить работнику расходы, которые он понес в поездке, но только определенные их виды. Для этого командированный сохраняет и привозит с собой различные подтверждающие документы: чеки, квитанции, билеты, др. Дополнительно перед поездкой сотруднику назначаются суточные, представляющие собой финансовую помощь. Но во время командировки ему продолжает начисляться зарплата.

Если какие-либо дни во время командировки выпадают на нерабочие (праздничные или выходные), то они будут оплачены в двойном размере. Направить в СК работодатель не может беременных, стажеров, несовершеннолетних сотрудников.

Перечень нормативных актов

Сотрудник должен быть направлен в командировку на основании приказа руководителя предприятия или ИП. В трудовом договоре, которое заключается между сотрудником и работодателем в момент поступления на новое место работы, может быть изначально внесен пункт о том, что исполнение профессиональных обязанностей связано со служебными поездками.

Во внутренних нормативных актах каждого работодателя должно находиться Положение о командировках, требования которого надлежит соблюдать работодателю и работникам. Его следует разрабатывать на основании положений законодательных актов, разрешается в зависимости от специфики работы предприятия (ИП) вносить индивидуальные корректировки.

Скачать образец приказа на командировку (форма Т-9)

Скачать приказ на командировку (форма Т-9). Бланк в формате Word

Скачать приказ на командировку группы сотрудников (бланк и форма Т-9а) в формате Word

Принципы СК, расчеты выплат и их бухгалтерский учет, права и обязанности работников и работодателей закреплены законодателем в актах федерального значения.

К ним относятся такие нормативные акты, как:

  • Ст. 217 Налогового кодекса, где говорится о лимитах максимальных выплат, которые не облагаются налогами.
  • Постановления Правительства:
    • № 1595 (29.12.14);
    • № 749 (13.10.08).
  • Статьи Трудового кодекса – 166–167, 259.

Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)

Бланк формы Т-9

Процедура оформления

С начала 2020 г. законодатель упростил процедуру оформления СК. Оформление удостоверения и служебного задания стало необязательным, но это не обозначает, что работодатель по своему решению не может использовать эти документы в качестве контролирующих.

Если он намерен это делать, то положение о применении на предприятии подобных форм должно быть закреплено в его внутренних нормативных актах. С 2020 г. также было отменено ведение журнала учета командированных.

Статья 166. Понятие служебной командировки

Статья 167. Гарантии при направлении работников в служебные командировки

Но есть перечень обязательных документов, которые необходимо оформлять – это:

Приказ или распоряжение Оформляется ответственным сотрудником отдела кадров или секретариата, подписывается директором.
Служебная записка (только для поездок, которые совершаются на служебном, личном или арендованном транспорте, не на общественном) В данном случае речь идет об использовании для перемещения в пункт назначения и обратно автомобиля. Оформление происходит в свободной форме сотрудником, направляемым в командировку, образец можно найти в интернете. В записке можно сразу отобразить предполагаемые расходы. Порядок составления документа регулируется локальными актами работодателя.

По новым правилам при возвращении сотрудник также не обязан составлять письменный отчет о служебной поездке.

Основное изменение в командировках с 2020 года

Порядок командирования, процедура регистрации и начисления выплат не изменились с начала 2020 г., но коррективы коснулись налогообложения суточных. Как и прежде СК считается поездка по заданию руководства для исполнения работником профессиональных обязанностей вне места постоянной работы.

Это может быть другое структурное подразделение предприятия или поездка с целью заключения договоров, приобретения сырья для производства, открытия торгового комплекса, др. Командировать работника работодатель должен по конкретному адресу в другой населенный пункт, регион России, страну.

Скачать образец Положения о служебных командировках

Сегодня не требуется вести объемный документооборот, но к подтверждающим документам, связанным с затратами, необходимо предъявлять повышенные требования. Законодатель требует этого в целях контроля за хозяйственной и финансовой деятельностью предприятий и ИП. Главные изменения в командировках с 2020 года затрагивают начисление страховых взносов в отношении суточных, предоставляемых командированным.

Так, с 1 января страховые взносы не следует начислять, если работодатель выделяет работнику в сутки сумму не больше, чем:

700 руб. Для поездок в пределах России.
2,5 тыс. руб. Для командировок заграницу.

Начисляться взносы должны на суммы, которые превышают установленные нормы. Но данные ограничения в отношении суточных не содержатся в Трудовом кодексе. В 2020 г. работодатель может самостоятельно устанавливать размеры суточных, что также разрешено НК, ст. 346.16. Но это положение необходимо работодателям закреплять во внутренних документах.

Статья 346.16. Порядок определения расходов

Максимальный размер суточных

Командировочные или суточные являются дополнительными финансами, которые выдаются работнику перед поездкой, он может их расходовать на свое усмотрение для восполнения личных нужд. Получить суточные сотрудник обязан, отправляясь в командировку, для этого достаточно оформить служебную записку. Подтверждать затраты документально какими-либо документами по возвращении сотруднику не нужно.

Для начисления суточных в расчет берутся все дни, которые работник должен будет провести в поездке:

  • рабочие;
  • нерабочие;
  • больничные;
  • др.

Под нормой суточных подразумевается фиксированный размер сумм, которые законодатель рекомендует работодателям выдавать командированным. Минимальный и максимальный размер законодателем не установлен, каждый работодатель имеет право на свое усмотрение в зависимости от ситуации и предполагаемых расходов выдать работнику столько, сколько он считает нужным.

Считается, что в пределах России издержки на командировку могут составить в день примерно 700 руб., а за рубежом – 2, 5 тыс. руб. Но если сотруднику предстоит передвигаться только в пределах региона, то нередко будет достаточно и 300 руб. в день. Законодатель вводит в 2020 г. только ограничение на размер суточных в отношении начисления взносов.

Рассчитывая максимальный размер выплаты для ежедневных нужд командированного, работодателю следует руководствоваться не только нормативными актами, но и уровнем цен, который может значительно отличаться в разных регионах страны, а в особенности за рубежом.

Нестраховые периоды в больничном листе описаны в 2020 году в ТК РФ.

Список всех локально нормативных актов, перечисленных в ТК РФ, вы найдете здесь.

В зависимости от своего бюджета работодатель может выдать больше или меньше денег. Но если сотрудник превысит лимит, установленный работодателем, расходы, свыше суточных, ему не будут возмещены.

Бланк формы Т-9а

Какие издержки компенсируются

Зарплата сотруднику, который находится в командировке, начисляется по среднему заработку. Помимо суточных, работодателю приходится в связи с командированием сотрудника, нести и другие расходы, они могут быть компенсированы по возвращении, но только при наличии соответствующих документов.

Виды основных расходов изложены законодателем в ТК, в ст. 168:

  • оплата проездных билетов к месту назначения и обратно, при перемещении по населенному пункту или региону (ж/д, авиа, на автобус и др. виды транспорта, кроме такси);
  • затраты, связанные с использованием личного транспорта в рамках поездки для выполнения служебного задания;
  • оплата проживания в гостинице или в арендованном жилье;
  • дополнительные, больше связанные с ремонтом во время поездки каких-либо вещей или исполнением служебных обязанностей.

Статья 168. Сумма налога, предъявляемая продавцом покупателю

Подтвердить затраты во время поездки работник должен с помощью различных платежных документов, работодатель обязан их возместить в полном размере.

Затраты на проезд

Проезд работнику будет возмещен полностью туда и обратно, если он подтвердит его документально, так указано в НК, в ст. 264.

К примеру, если сотрудник в пути пользуется услугами:

  • железнодорожного транспорта, то ему необходимо сохранить билет, также будут возмещены расходы, связанные с использованием постельного белья, которое выдается всем пассажирам;
  • авиалинии, то потребуется предъявить билет (маршрут-квитанцию) и посадочный талон;
  • авто, то прилагается служебная записка, ее можно оформить заранее, подсчитав предположительно расходы, а также путевые листы, чеки АЗС, подтверждающие покупку топлива.

Статья 264. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией

При утере какого-либо билета потребуется взять справку, подтверждающую приобретение билета, она выдается перевозчиками. Расходы за услуги такси будут возвращены только в том случае, если сотруднику пришлось им воспользоваться, чтобы добраться от вокзала к месту проживания и обратно.

Образец заполнения формы Т-9

На проживание

Чаще всего командированные проживают в гостиницах, с этой целью заранее бронируются места, а иногда происходит частичная предоплата за услуги. Но возможно проживание командированного и в арендованном жилом помещении (квартире, доме).

В первом случае ему потребуется предъявить документ о проживании, выданный гостиницей. Если оплата производилась за наличный расчет, то необходимо взять бланк строгой отчетности или кассовый ордер.

Во втором случае следует привезти работодателю договор аренды и копию документов на право собственности арендодателя.

Прочие расходы

Дополнительные расходы, иначе называемые представительскими, могут быть связаны с:

  • телефонными переговорами;
  • бронированием номеров в отелях;
  • приобретением товаров для выполнения профессиональных обязанностей;
  • различными услугами;
  • др.

Документы по возвращении необходимо представить в течение 3 дней.

Поездки за границу

К списку расходов, которые обычно несет командированный, добавляются другие, если он едет за рубеж.

Так, сотруднику необходимо:

  • оформить загранпаспорт;
  • собрать необходимые справки;
  • открыть визу;
  • оформить страховку;
  • другое.

Обычно на бухгалтерский учет фирма относит эти расходы перед командированием работника, но в дальнейшем, по его возвращении, ей придется также оплатить различные комиссионные: за обмен валюты в другой стране, провоз багажа, услуги интернет и другие непредвиденные.

Поездка в командировку в другую страну обходится намного дороже. Возмещение сотрудник может получить в валюте той страны, куда ездил, но, по желанию, в российских рублях.

Отображение в бухгалтерском учете

В ФЗ № 402 о бухучете есть отражение требований в отношении отчетности по командировочным расходам и учете операций на балансе. Если работодатель использует УСН, то ему можно указать в локальных актах компании любую сумму суточных, которая будет выплачиваться сотруднику. Эти суммы разрешается полностью относить на расходы работодателя при начислении налога.

Работодатели, которые используют другие системы налогообложения, могут придерживаться нормативной суммы суточных или установить ее размер самостоятельно.

Федеральный закон №402-ФЗ

Для расчета полной суммы, которую требуется выплатить работнику перед поездкой, необходимо, установленную в конкретном предприятии сумму суточных, умножить на количество дней. После этого из полученной суммы вычитается НДФЛ, если размер суточных превышает установленные нормы, о чем говорят изменения в командировках с 2020 года. Остаточная сумма перечисляется работнику на карту.

Для отображения в бухучете необходимо сделать несколько проводок, когда:

  • перед поездкой работнику выдаются денежные средства в размере суточных (по Д71 и по К50-1);
  • по возвращении необходимо утвердить авансовый отчет, чтобы на балансе отобразились расходы, связанные с командировкой (по Д20 или другого счета – 44, 08, 91-2 и по К71);
  • суточные были выданы в большем размере, чем установил законодатель, необходимо показать удержание НДФЛ с суммы, превышающей норму (по Д70 и по К68).

Как получить СНИЛС? — для этого необходимо иметь действующий паспорт гражданина РФ.

Возможно ли совершить работодателю исправления в больничном листе — смотрите тут.

Правила оформления неоплачиваемого отпуска мы опишем далее.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

—> предыдущая запись Как правильно оформить внесение изменений в график отпусков следующая запись Куда обращатся, если работодатель не отдает трудовую книжку

Прежде чем отправить сотрудника в командировку, работодатель обязан оплатить ему все командировочные расходы, при этом расчет для командировки производится на основе среднего заработка. Кроме того, выплата имеет определенные нюансы начисления. Как рассчитывается средний заработок при командировке?

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: +7 499 938-44-75 — Москва и обл.+7 812 467-31-25 — Санкт-Петербург и обл.8 800 301-61-15 — Другие регионы РФ Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Что положено сотруднику в командировке

В соответствии с Трудовым кодексом, все расходы, связанные с отъездом в служебную поездку, должны быть компенсированы сотруднику работодателем.

Работнику необходимо выдать:

  • авансовую выплату на компенсацию всех расходов, которые понадобятся по приезду на место и для возвращения обратно;
  • денежные средства, необходимые для съема жилого помещения;
  • суточные.

Помимо данных выплат, работнику должны выплатить заработную плату, исходя из среднего заработка. Отъезд по служебной необходимости может продолжаться длительный период времени. Несмотря на длительность, сотрудники должны получить все полагающиеся по Трудовому кодексу выплаты. Кроме того, за ними должно быть гарантированно закреплено рабочее место.

Расчет командировочных выплат

Как рассчитать средний заработок? О том, как рассчитываются командировочные выплаты, описывается в статье 139 Трудового кодекса Российской Федерации. На основании этой статьи было разработано Постановление Правительства № 922 от 2007 года, в котором утверждено положение и особенности начисления средней зарплаты.

В 2021 году расчет среднего заработка для компенсации командировки ведется, учитывая сведения о полученных доходах за последние двенадцать месяцев. Если сотрудник проработал менее года, то считается фактически отработанное время. Если сотрудник работает меньше года в данной организации, но до этого был трудоустроен в другом месте, то в расчет будут включаться данные с двух организаций.

Порядок расчета состоит из нескольких этапов:

  1. Высчитывается фактическое количество дней, которые отработал сотрудник. Перечень дней, которые не входят в расчет, изложен в Постановлении № 922. К ним относятся все ежегодные оплачиваемые отпуска, периоды больничных, временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам.
  2. Вторым этапом необходимо вычислить общий размер заработной платы командированного работника. Для этого потребуется сложить все выплаты, которые он получил за установленный период. В эти выплаты должны быть включены все командировочные, если они были выданы ранее. В расчет не входят только те денежные средства, которые были получены в период нетрудоспособности. Командировка – это выполнение служебных обязанностей, а, следовательно, все командировочные выплаты считаются в расчете среднего заработка за год.
  3. После установления общей суммы, которую работник заработал за год, необходимо определить суточную, дневную стоимость рабочего дня. Для этого необходимо рассчитанную сумму поделить на фактическое количество отработанных дней.
  4. Последним этапом рассчитывается размер выплат по командировке. В этом пункте существует определенный нюанс. Средний заработок, который получился для одного рабочего дня, необходимо умножить на все рабочие дни командировки. Из этих дней нужно убрать все праздничные и выходные. Но это делается только в том случае, если работник в этот период не выполнял свою трудовую деятельность. Если он продолжал работать в выходные, находясь в командировке, ему должны оплатить эти дни в двойном размере.

Читайте также  Порядок оплаты командировки в выходной день

Для расчета командировки из среднего заработка в бухгалтерии имеются специальные программы, калькулятор, которые помогает без труда произвести расчет для оплаты командировки.

Порядок расчета суточных

Размер суточных может отличаться от видов деятельности, форм организации. Например, у государственных гражданских служащих суточные составляют 100 рублей при поездке в командировку по области и 700 рублей при выполнении служебных обязанностей в других регионах.

Размер суточных командировочных выплат для работников коммерческих организаций по законодательной базе не ограничен. До 2004 года в Трудовом кодексе содержался пункт, по которому размер возмещения командировочных трат не мог быть меньше, чем установлено Правительством. Но в новом законе этот пункт отсутствует, поэтому никакими рамками данный вид выплат не ограничен.

Размер выплаты в день можно определить локальными нормативными актами на предприятии.

Важным моментом является тот факт, что суточные не должны облагаться налогом, если для российских поездок они не превышают 700 рублей, для выездов заграницу – 2 500 рублей. Если суммы выше указанных, они подпадают под исчисление налогов.

Учитывая схему, можно самостоятельно посчитать сумму выплат, если известны размеры доходов, количество отработанных дней и дней командировки.

Пример расчета командировочных выплат:

Заместитель начальника по кадровой службе Баранов А.Г. направляется в служебную поездку с 25.07.2017 на 12 дней. В период с 25.07.2016 по 24.07.2017 248 рабочих дней. Из этого времени исключается время отпускных дней, они составляют 20 рабочих дней. Кроме того, Баранов А.Г.  за год находился на больничном 12 рабочих дней. Этот период тоже не входит в расчет среднего заработка для оплаты.

Оклад Баранова А.Г. составляет 35 000 рублей в месяц. Соответственно, за год он получает 420 000 рублей. Среднесуточный заработок рассчитывается делением 420 000 рублей на 216 рабочих дней, которые провел на работе зам. начальника. Он составляет 1 944 рубля.

Чтобы произвести расчет для командировок по среднему заработку, необходимо умножить 1 944 рубля на 12 дней. В соответствии с калькулятором расчета, Баранов должен получить 23 328 рублей суточных. Этот расчет производится при условии, что все 12 дней являются рабочими, если из них какие-либо выпадают на выходные, то сумма варьируется в зависимости от количества дней.

Читайте также  Порядок расчета при увольнении сотрудника

Важный момент! Командировочные выплаты существенно могут повлиять на выплату отпускных. Они не только учитываются при их расчете, но и уменьшают размер. Расчет отпускных ведется на основании фактически выплаченных сотруднику денежных средств за последний год. В связи с тем, что командировочные оплачиваются из расчета среднего заработка, то зарплата, которая была начислена сотруднику после поездки в командировку, может стать меньше той, которую ему начислили бы на рабочем месте. Следовательно, служебная поездка, особенно длительная, может повлиять на размер отпускных в меньшую сторону.

Прочие командировочные расходы

К следующей статье расходов, которые подлежат компенсации, относится проезд. У каждой организации могут быть установлены ограничения по классу перевозки, комфортности. Например, определенная категория сотрудников имеет право на оплату только проезда в плацкартном вагоне. Ограничения на расходы по транспорту установлены для категории государственных гражданских служащих. Такие же ограничения касаются и вопроса аренды жилья во время служебных поездок.

Существует и статья иные расходы, размеры которой могут быть не ограничены. Но по этому пункту есть условия:

  1. Руководство организации должно знать заранее о возможности дополнительных расходов. Это может быть необходимость проведения делового ужина.
  2. Все расходы должны быть обоснованы необходимостью для рабочих целей.

Если обоснований нет, а денежные средства были выданы на иные расходы в командировке, этот вопрос может заинтересовать налоговые службы.

Таким образом, уезжая в командировку, сотруднику производится оплата по среднему заработку. Сумма высчитывается за последние 12 месяцев. Кроме того, компенсируются все расходы на проживание и проезд.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: +7 499 938-44-75 — Москва и обл.+7 812 467-31-25 — Санкт-Петербург и обл.8 800 301-61-15 — Другие регионы РФ Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя! if(class_exists(‘PerelinkPlugin’)){ PerelinkPlugin::getAfterText(); } Бесплатная консультация юриста по телефону: 8 800 301-61-15

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: