Как составить график отпусков на 2020 год и все необходимые с ним документы

Автор: Главный редактор · 13.12.2019

Таблица и график отпусков сотрудников с полями для ввода: ФИО сотрудника, должность, запланированная дата отпуска, кол-во дней и подпись работника[ Скачать таблицу отпусков сотрудников в Excel ]

Как пользоваться таблицей

Форма — образец заполнения

  1. ФИО ответственного лица 
  2. Название отдела 
  3. Введите ФИО сотрудников
  4. Должность сотрудника
  5. Запланированную дату отпуска
  6. Кол-во дней в отпуске
  7. Поле для подписи работника
  8.  Вкладка: Форма — образец заполнения
  9. Вкладка: График отпусков сотрудников по месяцам и году

График отпусков сотрудников по месяцам и году

График отпусков создан для удобства распределения отпускных дней сотрудников.

  1. График отпусков на 2020 год автоматически выстроится по заданным датам отпусков

На форуме новая статья!Сделай первый шаг к пассивному доходу, прочитай новую статью «5 лучших инструментов пассивного заработка с доходом от 20 000 в месяц«.Время чтения всего 2 минуты!

График отпусков Т-7Гусарова ЮлияГрафик отпусков должен быть в каждой организации. Его оформляют до 17 декабря на предстоящий год. Скачайте бланк графика отпусков.

Каждый работодатель до 17 декабря должен сформировать и утвердить график отпусков. Скачать унифицированную форму Т-7 и образец заполнения вы можете на нашем сайте после регистрации.Не обязательно применять именно форму Т-7. Организация может разработать свой бланк, или взять за основу унифицированную форму и доработать, добавив нужные поля.Как составить график отпусковВ графике нужно указать количество дней отпуска, причитающиеся каждому сотруднику. По закону это 28 дней за каждый полный отработанный год. Сотрудники с ненормированным рабочим днем, работающие во вредных условиях и некоторые другие категории имеют право на более длительный отдых.Можно указать в графике и «хвосты», то есть неиспользованные части отпуска за прошлые периоды. При определении даты начала отпуска нужно учесть пожелания работников. Но при этом работодатель не обязан ставить именно ту дату, которую выбрал работник, если это плохо скажется на деятельности фирмы. Руководство имеет право равномерно распределять отпуска сотрудников в течение года.Но есть категории сотрудников, которые имеют право безоговорочно выбрать дату начала отпуска, и работодатель не может им отказать:1. Работники, которые отработали свои первые полгода в этой организации, и собираются в отпуск впервые.2. Совместители (внешние). Они могут взять отпуск в тот же период, что на основном месте работы.3. Ранее отозванные из очередного отпуска работники.4. Беременные женщины, которые хотят уйти в декрет пораньше, взяв очередной отпуск перед началом отпуска по беременности и родам.5. Родители, имеющие детей-инвалидов.6. Почетные доноры, герои СССР, инвалиды войны и т.д.Таких сотрудников можно даже не включать в график. Если отпуск используют частями, то нужно помнить, что одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней. Оставшуюся часть можно делить как угодно.При изменениях в течение года организация может выпускать дополнения к графику.Утверждение графикаДокумент утверждает руководитель организации.Можно оформить отдельный приказ на утверждение. Бланк и образец такого приказа вы также можете скачать на нашем сайте.Этот документ не обязательный, и за его отсутствие трудовая инспекция не штрафует. Но если в положении о документообороте компании такой приказ прописан, то он издается.  Нужно ли знакомить сотрудников с графиком под росписьПрямого требования делать это в законодательстве нет. Но есть другое требование – работодатель обязан не позже чем за 2 недели известить работника о том, что ему предстоит отпуск с такой-то даты. Чтобы не оформлять каждый раз отдельное уведомление для каждого работника, можно сразу ознакомить весь персонал с графиком, и требование будет выполнено. Для этого можно либо ввести в сам график дополнительную графу для подписи напротив каждой фамилии, либо собрать подписи на отдельном листе ознакомления.Штрафные санкцииВ некоторых организациях игнорируют обязанность по составлению графика, и сотрудники уходят в отпуск просто по согласованию с руководством. Но если при проверке трудовая инспекция выявит отсутствие графика, организации это грозит штрафом от 30 до 50 тысяч рублей. Другие документы для оформления отпускаКогда подходит время отдыха сотрудника, оформляют приказ о предоставлении отпуска с произвольной форме или по унифицированной форме Т-6.Строго определенного срока для оформления этого документа нет, но нужно успеть за три дня до начала отпуска выплатить отпускные, а для этого нужен уже оформленный приказ.Если отдыхать уходят сразу несколько человек, можно оформить один приказ на всех. Для этого используют форму Т-6а.Если одновременно с очередным, человек оформляет какой-либо другой вид отпуска, их можно оформить одним приказом, в форме Т-6 предусмотрена такая возможность (пункты А и Б). Например, если сотрудница берет очередной отпуск, а сразу после него по беременности и родам. Заявление на отпускЕго работник не обязан оформлять, если уходит строго по графику. Если сроки меняются, заполняют заявление с указанием новых дат начала и окончания отдыха. Помимо очередного, сотрудник может взять отпуск за свой счет, ученический, по беременности и родам, по уходу за ребенком. Образец заявления для каждого из этих случаев вы можете найти и скачать в базе «Бюро бухгалтера».Зарегистрируйтесь, чтобы скачать форму бланка графика отпусков и других документов. 

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеет каждый работающий гражданин в нашем государстве. Именно об этом идет речь в 5 пункте Конституции РФ. Однако распределить отпускные дни всех сотрудников равномерно в течение всего года – порой задача не из легких. Чтобы определить очередность, согласно которой сотрудники будут отдыхать, необходимо ежегодно составлять график отпусков. О том, как это сделать правильно, пойдет речь в статье.

Общие правила

Чтобы график действительно работал, а не составлялся «для галочки», важно сделать его удобным как для работодателя, так и для сотрудников.

Процедура составления графика отражена в следующих документах:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • коллективный договор.

Также это могут быть иные акты, выбор которых зависит от решения руководства организации. Примечательно, что строгих правил составления этого документа не предусмотрено. Обязательным требованием является лишь указание в графике основной информации о сотруднике, даты, продолжительности отдыха. Если отпуск делится на несколько частей (такая практика встречается часто), эти данные также указывается.

Самый короткий отпуск (согласно статье 115 Трудового Кодекса) длится 28 календарных дней (к/д).

Однако для некоторых категорий отпуск может быть более длинным:

  • 31 к/д для сотрудников младше 18 лет (статья 267 ТК);
  • от 30 до 40 суток для спасателей согласно ФЗ № 151 от 22. 08. 1995 (отметим, что эта цифра зависит от непрерывного периода работы в данной организации);
  • от 42 до 56 к/д согласно ФЗ № 136 от 7 ноября 2000 года и Постановлению Правительства № 466 от 14 мая 2005 года для педагогов и лиц, работающих с химоружием;
  • 30 к/д для сотрудников с инвалидностью (ФЗ № 181 от 24.11.1995).

Кроме того, согласно ст. 122 ТК РФ есть такие категории сотрудников, отпускные периоды которых можно пересмотреть:

  • женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам (как правило, один вид отпуска здесь плавно перетекает в другой: женщина отдыхает, меняются лишь основания для этого);
  • работники, которые стали приемными родителями для ребенка младше 3 месяцев;
  • несовершеннолетние работники.

Также перенос отпускного периода допустим для мужчины-сотрудника организации, если его супруга находится в отпуске по беременности и родам. О данной возможности говорит статья 123 Трудового Кодекса.

Совместители – еще одна категория работников – могут «отгулять» отпуск в то же время, что и на основном месте работы. Для этого совместителю достаточно предоставить в отдел кадров сведения об отпускном периоде.

Отдельная категория – многодетные сотрудники, воспитывающие детей не старше 12 лет. Относительно недавно, 11.10. 2018 года вступил в силу закон №360, которые дополнил содержание ТК РФ. Так, если многодетный родитель воспитывает детей не старше 12 лет, он может уйти в отпуск в любое время в течение года. Согласно Письму Министерства Труда №14-2/ООГ-9166 от 20 ноября 2018 года возраст несовершеннолетних рассчитывается на тот год, в котором происходит распределение отпусков и составление графика. То есть, сотрудник может пойти в отпуск, согласованный ранее, даже если к этому времени одному из детей (а в случае с двойняшками и близнецами двум) исполнится 12 лет.

В любое время отпуск могут «отгулять» работники, которые награждены орденом «Почетный донор», супруги военнослужащих, лица, на иждивении которых находятся дети-инвалиды (до наступления совершеннолетия).

Внешний вид документа

Внести все данные сотрудников, не потеряв и не перепутав ничего, невероятно сложно, если составлять график в произвольном формате. Чтобы этого не произошло, кадровики используют специальную форму 7.

Многим известно, что утвердить график отпусков нужно за 14 дней до окончания календарного года, то есть не позже 15 декабря. Поэтому его планирование может начаться уже в середине года (на этом этапе собираются заявления, в которых работники указывают, помимо остальной информации, когда желают отдохнуть).

На этапе подготовки заполняются столбцы с первого по шестой. 7-9 столбцы (которые посвящены переносу отпускного периода) лучше оставлять пустыми. Эти данные заносятся вручную в течение года, если отпуск переносится. Лучше, если в документе будет дополнительная колонка «с графиком ознакомлен». Здесь каждый сотрудник должен расписаться напротив собственной фамилии. Если такого раздела нет, рекомендуется составить так называемый лист ознакомления (является приложением к основному документу). Помните, что оповестить сотрудника о том, когда у него ожидается отпуск, необходимо не позднее, чем за 2 недели (согласно статье 123 Трудового Кодекса РФ).

Пока график не утвержден руководством организации, он считается проектом. После утверждения он отправляется в профсоюз (ст. 372 ТК РФ). Однако сегодня далеко не в каждой компании функционирует данная организация. Если такого органа в компании нет, то в графике обязательно ставится соответствующая пометка.

После того, как с утвержденным графиком ознакомлены все работники организации (под роспись), он хранится в бухгалтерии или в отделе кадров.

Если работодатель не уведомил сотрудника об отпуске за 2 недели до его наступления, работник вправе отказаться от указанного периода по письменному заявлению. При этом работодатель обязан согласовать с сотрудником дату, на которую будет перенесен отпуск. Если же работник идет в отпуск согласно графику, заявление ему писать не нужно.

Кроме того, законодательством предусмотрены ситуации, когда подача заявления на отпуск становится процедурой обязательной:

  • сотрудник относится к одной из вышеуказанных категорий, претендующих на отпуск в удобное время
  • работник уходить отдыхать раньше, чем через полгода непрерывной работы после подписания соглашения с руководителем.

Важный факт: Роструд рекомендует указывать день, месяц, год отпуска в графике и обязательно согласовывать ее с сотрудником (перед тем, как расписаться, работник должен увидеть дату).

Изменения в графике отпусков

Составляя документ по правилам, согласно букве закона, важно помнить, что он является обязательным для всех участников рабочего процесса (как для сотрудников, так и для руководителей). А потому любые изменения в графике отпусков должны согласовываться в двустороннем порядке. Для редактирования документа используются графы с 7 по 9.

Отметим также, что форма 7 предусматривает наличие графы 10. Она заполняется в следующих ситуациях:

  1. Когда причина переноса отпуска отражена в ч.3 ст. 124 Трудового Кодекса (перенос отпуска может отрицательно сказаться на работе организации).
  2. Если причина переноса отражена в ч.2 ст. 125 Трудового Кодекса. Здесь речь идет об отзыве отпуска и его переносе на будущий год.

В течение года некоторые работники увольняются, а также появляются новые сотрудники. Возникает вопрос с включением отпусков вновь прибывших в общий график. Как это сделать правильно?

Закон допускает следующие варианты:

  • изменить ранее составленный документ;
  • составить еще один график.

Для чего необходим график отпусков

Отпуск – не просто право сотрудника, которое отражено в Трудовом Кодексе. Его предоставление является еще и обязанностью работодателя. Ситуации, когда по обоюдному решению сторон отпуск переносится на другой год, не редкость. Однако самодеятельность такого вида карается законом. Согласно ч. 4, ст.124 ТК РФ отсутствие отпуска в течение 2 лет подряд недопустимо. Возникает вопрос: как обязать сотрудника сходить в отпуск, если он отказывается, желая, например, заработать побольше или отгулять два отпуска подряд в одном году? Ответ прост: уведомить сотрудника о данном факте официально. Для этого и нужен грамотно составленный график отпусков.

Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение, за которое предусмотрено соответствующее наказание (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1 тысячи до 5 тысяч рублей – штраф для должностных лиц;
  • штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей для юрлиц, либо приостановка деятельности организации на 90 дней.

Однако отметим, что, согласно ст. 305 ТК РФ и Письма Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1, ИП могут работать без составления графика, если порядок предоставления ежегодного отпуска определяется соглашением сторон.

Еще одна причина составления такого документа – выстраивание очередности отпусков сотрудников. Согласитесь, нельзя допускать ситуации, когда большая часть сотрудников одного отдела ушла в отпуск. График решает и эту проблему.

Где используется

Казалось бы, достаточно составить график отпусков, ознакомить с ним сотрудников, подшить в папку и убрать за ненадобностью в дальний ящик. Но не все так просто.

Этот документ нужен прежде всего руководителям как отделов, так и всей организации. Важно понимать, кто, когда и насколько уходит в отпуск, чтобы вовремя «закрыть пробел» в виде отсутствующего сотрудника (особенно если речь идет об ответственной должности).

Также график необходим для грамотного ведения бухгалтерии организации: на основе информации из него формируется финансовый резерв на будущую оплату отпусков.

Наконец, график отпусков – один из наиболее часто запрашиваемых документов при проверке организации трудовой инспекцией.

Примеры для скачивания

Не обязательно составлять документ самостоятельно. Достаточно скачать образец графика отпусков и заполнить его. Сделать это можно на нашем сайте.

Образец графика отпусков форма 7 скачать

Законное право на отдых имеет каждый трудящийся гражданин, именно поэтому на работодателей возложена обязанность по предоставлению ежегодных отпускных периодов своим подчиненным. Процесс направления сотрудников в отпуск должен происходить таким образом, чтобы не страдал производственный процесс, не было задержек в изготовлении продукции, на других работников не возлагалось большее количество задач, чем этого требует трудовой договор. Для упорядочивания процесса ухода на отдых в компаниях разрабатывается специальный график отпусков, его образец заполнения по форме Т-7 будет рассмотрен ниже.

К составлению графика работодатель должен подходить ответственно. Его разработкой ответственные специалисты начинают заниматься вначале декабря, а утверждается график не позже, чем за 2 недели до окончания календарного года. Прежде чем приступать к оформлению документа, нанимателю следует узнать у каждого подчиненного желательный период ухода в отпуск. Для структурирования полученной информации можно составить предварительную таблицу, в которой зафиксировать предполагаемые даты отпускных периодов, разделение ежегодного отпуска на соответствующие части и прочие сведения. Целями разработки в организации графика отпусков являются:

  • Соблюдение норм трудового законодательства, обязывающих нанимателей предоставлять ежегодный отпуск в размере 28 суток каждому подчиненному;
  • Избегание сбоев в производственном процессе в периоды отдыха сотрудников;
  • Соблюдение прав подчиненных, которым требуется время на отдых от выполнения трудовых функций;
  • Поддержание спокойствия в коллективе. Наиболее востребованными периодами ухода в отпуск считаются весна и лето. Однако работодатель не может всех сотрудников отправить отдыхать именно в эти промежутки времени, поэтому отпуска на весенне-летний период предоставляются поочередно. Чтобы не было каких-либо конфликтных ситуаций между работниками, график выставляется в свободном доступе, в связи с чем, каждый сотрудник может сравнить даты своего отпуска с отпускными периодами коллег.

Особенности составления графика отпусков

Необходимость составления документа закреплена в 123 статье Трудового Кодекса. Наличие в компании графика отпусков позволяет руководителю:

  • Не забыть о скором отпуске, в который должен уйти тот или иной подчиненный;
  • Заранее уведомить сотрудника о датах отдыха;
  • Произвести соответствующие вычисления для установления суммы отпускных, которые должны быть перечислены работнику;
  • При необходимости заранее найти замену уходящему в отпуск лицу, переложив его трудовые функции на других коллег;
  • Осуществить своевременный контроль за направлением лиц в отпуска;
  • Не допустить пропуск отпуска сотрудником без уважительной причины, чтобы предотвратить накапливание выходных дней.

Обязанность по составлению графика, в зависимости от фирмы, возлагается на специалистов-кадровиков, секретаря или же бухгалтера. Для утверждения документа должна быть проставлена подпись руководителя, а также печать организации, без этих реквизитов документ не будет иметь юридической силы. В процедуре формирования документа, при необходимости, могут участвовать и представители Профсоюзной организации.

График отпусков имеет свой срок хранения на предприятии, который составляет 12 месяцев со дня окончания его действия. То есть если документ был издан 17.12.2018 года и является действительным до 17.12.2019 года, то хранение его бумажной и электронной формы будет осуществляться до 17.12.2020 года.

Читайте также Заявление о переносе отпуска на другой срок: образец 2020 года

Правила заполнения графика отпусков на предприятии и его образец

При составлении графика, как правило, используется унифицированная форма Т-7, утвержденная Постановлением Государственного комитета по статистики №1. Однако обязательно придерживаться данной формы не требуется, если работодателем самостоятельно разработан шаблон графика на предприятии, то допускается и его использование, при условии внесения следующих обязательных сведений:

  1. Полное наименование компании-нанимателя;
  2. Коды ОКПО и ОКУД;
  3. Если на предприятии действует Профсоюзная организация, то заполняется соответствующее поле: «мнение выборного профсоюзного органа», включающее в себя дату и отметку: «Учтено», если же такового органа нет, то проставляется отметка о его отсутствии;
  4. Индивидуальный номер, присвоенный Приказу;
  5. Дата составления распоряжения;
  6. Наименование документа;
  7. Далее располагается таблица, которая включает в себя поля:
  • Структурное подразделение, в котором трудится работник;
  • Должность сотрудника;
  • ФИО лица;
  • Табельный номер сотрудника, в случае его наличия;

Затем вносятся сведения о предоставляемом отпускном периоде:

  • Количество дней отдыха. Если гражданин решил воспользоваться полным периодом, то проставляется, как правило, значение 28 (число суток ежегодного отпуска). Если же лицо решило разбить отпускной период на несколько частей, то поочередно, в разные поля (сверху вниз), вносится информация по каждому из отрезков времени;
  • Запланированная дата начала отпуска;
  • Фактическая дата начала;
  • Основания для предоставления лицу отпуска (указывается реквизиты предоставленного сотрудником документа);
  • Дата предполагаемого начала отдыха;
  • Поле: «Примечание», в которое вносятся дополнительные сведения, не указанные ранее, но имеющие весомое значение для сторон трудовых отношений.

Внизу графика проставляется подпись руководителя кадрового отдела, на которого была возложена обязанность по разработке и контролю за оформлением документа. После составления, график должен быть предоставлен каждому подчиненному для ознакомления под личную подпись, кроме того, на нем проставляются автографы всех руководителей структурных подразделений, имеющихся в компании. Последним график получает руководитель организации, который утверждает документ путем визирования собственной росписью и главной печатью. На протяжении следующего года в документ могут вноситься те или иные изменения, если сотрудникам необходимо будет подкорректировать утвержденные ранее сроки.

Скачать пустой бланк графика отпусков по форме Т-7 Скачать образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Приказ об утверждении графика отпусков

  Разработка распорядительного документа в организации не является обязанностью работодателя, так как утверждение графика отпусков происходит в момент постановки на документе подписи начальника и печати организации. Однако в некоторых случаях все же требуется оформления отдельного распоряжения руководства. Приказ не имеет стандартной, утвержденной законодателем, формы. Его шаблон разрабатывается в каждой организации индивидуально. Главным требованием является внесение обязательных реквизитов, к которым относятся:

  1. Полное наименование работодателя;
  2. Коды ОКПО и ОКУД;
  3. Индивидуальный номер, присвоенный Приказу;
  4. Дата составления распоряжения;
  5. Наименование документа: «ПРИКАЗ об утверждении графика отпусков»;
  6. Основание составления распоряжения (ссылка на законодательный акт);
  7. Распоряжение: «ПРИКАЗЫВАЮ»;
  8. Необходимость утверждения графика в конкретной организации на будущий год;
  9. Указание ответственного лица, на которого возлагаются обязательства по информированию сотрудников о приближающемся отпуске, а также контролю за исполнением распоряжения руководства;
  10. Личная подпись работодателя и всех лиц, упомянутых в Приказе.

Все сотрудники должны ознакомиться с изданным распорядительным документом под личную подпись. В некоторых организациях используется специальная ведомость с таблицей, куда работники вносят дату ознакомления с Приказом и свой автограф.

Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков Читайте также Образец заявления на компенсацию за неиспользованный отпуск

Ответственность работодателя в случае отсутствия графика отпусков в организации

В связи с тем, что законодатель обязывает каждого работодателя разработать в организации соответствующий график, несоблюдение данного требования будет иметь определенные негативные последствия. Как правило, должностное лицо наказывается штрафом в размере:

  1. По отношению к руководителю предприятия – 1-5 тыс. рублей;
  2. Для индивидуальных предпринимателей – 1-5 тыс. рублей;
  3. На организацию-нанимателя – 30-50 тыс. рублей или же лишение права осуществлять предпринимательскую деятельность на протяжении трех месяцев подряд.

В том случае, если государственными органами, на которых возложены обязательства по контролю над соблюдением работодателями норм ТК РФ и трудовых прав работников, замечено повторное нарушение аналогичного характера, то размер штрафных санкций будет значительно увеличен.

В России побеждает тот, кто знает свои права

Если вы хотите узнать, , то об этом нашего дежурного . Это быстро, удобно и

или по телефону:

Москва и область:+7 (495) 128-79-68

Санкт-Петербург и область:+7 (812) 660-52-27

Федеральный номер:+7 (800) 350-56-93

Кто из работников может уйти в отпуск вне графика

Несмотря на то, что все трудящиеся лица, ознакомленные с графиком, обязаны следовать этому документу, законодателем выделены несколько категорий сотрудников, которые имеют право на уход в отпуск вне утвержденных сроков. Как правило, к ним относятся работники, наделенные определенными льготами:

  • Внешние совместители, которые по основному месту работу уходят в отпуск и желают в этот же период отдохнуть от дополнительной работы;
  • Беременные сотрудницы, при условии предоставления справки их медучреждения о реальном наличии «особого» положения;
  • Лица, не достигшие совершеннолетнего возраста;
  • Сотрудники, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам;
  • Жены военнослужащих, которые желают уйти в отпуск в период отдыха своего супруга;
  • Сотрудники, на которых произошло воздействие последствий Чернобыльской аварии.

Все иные работники, не относящиеся к льготным категориям трудящихся, наделяются правом ухода в отпуск только спустя полгода после трудоустройства и согласно периодам, зафиксированным в графике отпусков.

Всем известно, что ежегодный оплачиваемый отдых сотрудника является его неукоснительным правом в соответствии с ТК РФ. При этом очередность ухода в него устанавливается специальным документом — графиком отпусков.

Ответственность за своевременное оформление отпускного времени подчиненного лежит на работодателе. Поэтому ежегодно нужно планировать отпускное время персонала и заполнять форму Т-7.

Содержание

Обязателен или нет по ТК РФ?

Трудовой кодекс РФ определяет главное значение графика — фиксирование последовательности предоставления отпуска сотрудникам предприятия. Утвержденный документ исполняется как работодателем, так и подчиненными. Образец на 2019 год можно скачать здесь.

Важно! График отпусков составляется в обязательном порядке для всех юридических лиц (вне зависимости от численности штата). Его отсутствие считается несоблюдением норм КоАПа РФ.

Меры ответственности за отсутствие документа, обозначенные в статье 5.27 КоАП:

  • должностные лица несут материальную ответственность в размере от 1 до 5 тыс.руб.;
  • юридические лица могут подвергнуться санкциям от 30 до 50 тыс.руб. или приостановление хозяйственной деятельности до 90 суток.

Но категория индивидуальные предприниматели-работодатели в соответствии с письмом Роструда от 20 декабря 2011 г. №3683-6-1 могут данный документ не оформлять. Отпуск своим сотрудникам индивидуальный предприниматель оформляет в порядке, оговоренном с подчиненными. Но график отпусков не будет считаться ненужной бумагой, если его все-таки составили.

ИП также, как и остальные работодатели несет ответственность перед законом о своевременности и необходимой продолжительности предоставления сотрудникам отдыха.

Обязателен ли данный бланк для малых предприятий?

Субъекты малого предпринимательства, которых можно отнести к микропредприятиям также могут не составлять данный документ.

По закону №348-ФЗ от 03.07.2016 малые предприятия освобождены от необходимости оформлять локальные внутренние акты, которым является график отпусков.

Однако тут есть важное условие: если микропредприятие не составляет расписания очередности отдыха, то данное условие нужно включить персонально в трудовой договор, заключенный с каждым сотрудником.

То есть работодатель в любом случае должен документально закрепить порядок предоставления отдыха — либо в графике, либо в трудовом договоре.

На самом деле, проще оформить форму Т-7 один раз в год, чем вносить дополнительные условия в трудовые договора с персоналом.

Поэтому на практике обычно малые предприятия все-таки составляют график.

Для чего нужен в организации?

Зачем организациям нужно оформлять данный бланк:

  • составления графика работодателю позволяет не «забыть» предоставить ежегодные отпуска подчиненным, а они, в свою очередь, не «забудут» ими воспользоваться;
  • устанавливается очередность отдыха специалистов с учетом наиболее оптимального замещения временно отсутствующих коллег, позволяющая обеспечить непрерывность производственного процесса;
  • планируемая последовательность ухода в отпуска сотрудников необходима для формирования фонда оплаты труда на определенный период времени и налоговых отчислений;
  • другие цели определяются индивидуально для каждого работодателя.

Можно ли отказаться?

Отказаться от составления ежегодного расписания могут только:

  • микропредприятия, предусмотрев порядок и сроки предоставления отдыха в трудовых договорах;
  • физические лица — работодатели.

Все прочие организации, использующие наемный труд, обязаны каждый год распределять уход персонала в очередной отпуск. Работник должен знать, когда он сможет отдохнуть.

Важно! Планировать отдых сотрудников — это прямая обязанность работодателей и отказаться от этого они не могут.

Когда должен быть составлен на следующий год?

Для средних и крупных организаций составление графика отпусков процедура длительная. Перед его составлением требуется начальникам отделов собрать информацию со своих подчиненных, а затем все данные передать кадровому специалисту. Только после этого кадровик формирует итоговую таблицу.

Предельная дата составления графика отпусков прописана в действующем законодательстве — не позднее 2-х недель до наступления нового календарного года.

Срок составления графика на 2019 год — 15.12.2018 г. или раньше. Так как 16 и 17 число декабря 2018 г. выпали на выходные дни, последняя дата составления документа — пятница 15 число (пятидневная рабочая неделя). Не утвердив график в положенные сроки, работодатель обрекает себя на наложение финансовых санкций.

Как сделать расписание — пошаговые действия

Пошаговый порядок составления графика следующий:

  1. Проведение опроса сотрудников.
  2. Планирование отпускных дат с учетом пожеланий персонала и возможностей компании.
  3. Заполнение формы Т-7.
  4. Согласование с профкомом и составление мотивированного мнения.
  5. Утверждение директором.
  6. Проведение ознакомления с работниками, например, с помощью сбора подписей на отдельном листе.

Мнение работников при составлении расписания учитывается обязательно.

Также оцениваются прошлые года, в какое время предоставлялся отпуск.

Анализируются рабочие возможности организации, процесс труда не должен прерываться или замедляться.

По факту оценки совокупности всех факторов готовится график.

Какую форму использовать?

Еще совсем недавно все предприятия оформляли график по одной унифицированной форме Т–7.

Сейчас применять для составления расписания отпусков работников только утвержденный бланк необязательно.

Важно! Кадровый специалист может разработать и заполнить свой бланк с таким же названием и предназначением.

На практике чаще не изобретают велосипед, а используют привычный бланк Т-7.

Как правильно заполнить по Трудовому кодексу РФ?

Заполнение графика (по форме Т-7) начинается с обозначением полного названия юридического лица или ФИО индивидуального предпринимателя. Справа, в углу располагается ячейка для заполнения кода ОКПО, присвоенный компании по справочнику.

При наличии профсоюзной организации в левой части бланка указываются реквизиты документа, выражающее мнение данного органа. Образец мотивированного мнения при согласовании графика с профсоюзом можно скачать здесь.

Затем вписывается номер документа и дата его составления. Рядом прописывается период действия расписания отпусков (год).

График утверждается главой компании или ИП. В правой части листа проставляется автограф руководителя, его должность, расшифровка подписи, а также дата утверждения графика (не позднее установленного срока).

Унифицированная форма представлена в виде таблицы, в которой 10 граф. Заполнять на начальном этапе оформления нужно не всю таблицу, а лишь ее первые 6 граф. 7 столбец заполняется по факту ухода в отпуск, 8 и 9 используется для внесения изменений, 10 — для примечаний и пояснений.

Оформление данной таблицы по правилам нормативно-правовой базы следующее:

  • 1 — подразделение, где сотрудник осуществляет трудовую деятельность;
  • 2 — название должности в соответствии со штатным расписанием;
  • 3,4 — ФИО работника и его табельный номер;
  • 5 — общая продолжительность отпуска, на которую может рассчитывать специалист;
  • 6 — предполагаемая дата выхода в отпуск, в этом поле пишут тот день, когда должен начаться отдых сотрудника с учетом проведенного предварительного анализа;
  • 7 — реальный день оформления работнику отдыха, проставляется на основании заполненного приказа Т-6;
  • 8 — заполняется при необходимости переноса отпуска, указываются реквизиты соответствующего приказа;
  • 9 — дата согласованного начала перенесенного отдыха;
  • 10 — графа предназначена для записывания примечаний о переносе отдыха, отзыве или иной подобной информации.

В 10 графе также проставляются личные ознакомительные подписи сотрудников и дата прочтения документа. Роспись, подтверждающая ознакомление с документом еще может быть оформлена в отдельном документе — листе ознакомления.

В бланк вносятся все те лица, которые работают в организации на текущий момент, при этом не отражают декретниц и работающих по договорах ГПХ.

Если в течение года, на который составлен документ, приняты новые сотрудники, то можно либо составить на них дополнение, либо нигде не отражать дату их отдыха, предоставив его по заявлению работника.

Кто подписывает заполненный бланк:

  • руководитель кадровой службы;
  • директор предприятия;
  • все сотрудники, если в листе предусмотрена графа в таблице для ознакомления работников с датами начала ежегодного отпуска.

Всегда ли должны сотрудники расписаться в форме Т-7? Нет, не обязательно собирать подписи в самом графике, можно подготовить отдельный лист ознакомления.

Нужно ли ставить печать на графике? Печать на внутренние документы предприятия не ставится, а график отпусков относится к локальным бумагам предприятия.

По общим правилам печать служит дополнительным подтверждением полномочий лица, подписавшего бланк, для внешних контрагентов. Реквизит печати не содержится на унифицированном бланке Т-7.

Если же работодатель применяет собственную форму, то он вправе предусмотреть на ней печать.

Как выглядит типовой бланк графика можно посмотреть ниже, также предоставлена возможность бесплатно скачать актуальную форму в формате excel.

Скачать бланк действующей формы Т-7

Ниже представлена в формате excel типовая форма Т-7, которую можно использовать для составления графика. Допускается скорректировать данный бланк по своему усмотрению или разработать свой.

Если используется собственная форма, то ее нужно закрепить в учетной политике.

Скачать бесплатно бланк графика форма Т-7 в excel — ссылка.

Образец заполнения на 2019 год

Ниже предлагаем скачать заполненный пример составления графика на следующий год по унифицированной форме Т-7.

Скачать заполненный образец расписания предоставления очередных оплачиваемых отпусков — excel.

Сколько лет и где хранится в организации?

Документы, связанные с организацией трудовой деятельности сотрудников, обязательно хранятся на предприятии.

Срок хранения в соответствии с 693 пунктом Перечня архивных документов составляет 1 год после завершения своего действия.

Следуя нормам перечня, датой начала исчисления хранения документации считается 1 января года, следующего за годом отображенном в документе.

Важно! График, заполненный на 2019 год, можно будет уничтожить не раньше 01.01.2020 г. Необходимо иметь его в наличии весь 2019 год.

Документ с личными сведениями подчиненных должен хранится:

  • в металлических или мебельных шкафах, ящиках, которые закрываются на ключ;
  • на полках специальных помещений с ограниченным доступом для третьих лиц.

Уничтожение осуществляется путем составления акта с описью документов с истекшим сроком хранения.

Процесс ликвидации бумаг происходит сжиганием или разрезанием в шредере, чтобы документ, содержащий персональные данные сотрудников не попал во внимание к третьим лицам.

Типичные ошибки при оформлении

Наиболее часто встречающиеся ошибки в составлении графика отпусков при проведении проверки контролирующими органами:

  1. График утвержден в более поздние сроки. Трудовым кодексом четко обозначены временные пределы утверждения документы — за 2 недели до наступления следующего года. Следовательно, если срок выпадает на выходные дни, то день утверждения расписания отпусков нужно перенести на предшествующий рабочий день. Разработкой проекта документа можно начать заниматься еще с осени.
  2. Использование свободного, а не унифицированного бланка. Тем не менее ФЗ-402 не запрещает вносить корректировки в унифицированные формы. Но бланк Т-7 включает в себя все нужные данные и что-либо менять нет смысла. Постановлением Госкомстата России под номером 1 от 5 января 2001 г. сказано о приведении к общему стандарту учетной документации по труду и его оплате.
  3. В графике фиксируется только месяц, в котором работник предположительно выйдет в отпуск. В Трудовом кодексе (статья 123) указывается, что подчиненный должен быть уведомлен за 2 недели до начала отдыха. Границы четко обозначены законодателем, а время выхода в отпуск нет. Когда же его нужно уведомлять без фиксирования конкретной даты начала? Таким образом, необходимо указывать конкретную дату начала отпуска при составлении плановых показателей.
  4. При заполнении применяются сокращения. На деле зачастую встречаются ситуации, когда должность начальника сокращается или вовсе пишется не полностью, вместо руководителя того или иного подразделения пишут начальник отдела, вместо генерального директора пишется просто директор, ведущий специалист сокращается до «вед.специалист». На первый взгляд замечания несущественные, но при возникновении спорных ситуаций даже малейшие недочеты могут оказаться очень весомыми.

Важно! Все должности трудящихся должны указываться в соответствии со штатным расписанием организации.

  1. В графике указывается только основной отпуск (на 28 календарных дней). Ошибка очень значительная. Некоторым категориям сотрудников положен еще и дополнительный отпуск, ежегодные выходные дни, оплачивающиеся за ненормированный рабочий день. Очень внимательно надо отнестись к наличию возможных льгот у трудящихся, указанных в локальных актах предприятия или других документах. Какие-то моменты следует уточнить у коллеги, все льготы должны быть подтверждены документально.
  2. В расписании указаны выходные дни, которые не имеют отношения к оплачиваемому отдыху. К примеру, обозначен период отпуска без оплаты или по уходу за ребенком до 1,5 лет. Их в график лучше не включать.
  3. Неправильная длительность отпуска. Например, за ненормированный день полагается минимальный отпуск продолжительностью 3 дня, в графике должен указываться отдых на 31 календарный день: 28 — основной отпуск, 3 — дополнительный, при условии, что трудящийся имеет отношение к необходимой категории работников.
  4. Неверное разделение отпуска. Это нарушение очень часто встречается на практике. Одна часть отдыха не может быть меньше 14 дней (ст.125 Трудового кодекса). Остальные дни фиксируются при согласовании с работником. Процедура согласования четко не обозначена, она закрепляется во внутренней документации отдельного предприятия. Во избежание недопониманий с сотрудником, дополнительно можно составить соглашение о разделении отпуска.
  5. Несоблюдение утвержденного плана ухода в отпуск. Проблема большинства компаний. Очень часто находятся веские причины для переноса отпуска на следующий год. Но график соблюдать необходимо. Переносить сотруднику отпуск никто не запрещает, но работодатель может отказать в данном действии. При составлении расписания обе стороны выразили согласие по поводу начала отпуска, договоренность должна соблюдаться.

Важные правила составления графика на 2019 год, порядок его согласования, утверждения и изменения смотрите в видео:

График отпусков — важный документ. ежегодно составляемый каждым работодателем. Каждый работающий в организации по трудовому договору должен быть включен в расписание, за исключением декретников.

Для оформления рекомендуется использовать типовой бланк Т-7, однако закон не запрещает разработать свой образец, учитывающий особенности компании и необходимые потребности. Подготовить, согласовать и утвердить расписание нужно не позже, чем за 2 недели до следующего года.

При необходимости может быть подготовлена выписка из графика для предъявления в различные структуры или внутреннего использования в других подразделениях.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: