Как создать табель учета рабочего времени в программе Excel. (скачать табель)

Табель учета рабочего времени представляет собой перечень сотрудников организации, в котором проставлены отметки о фактически отработанном времени за каждый день отчетного периода (обычно — календарного месяца). Способы создания табеля могут быть различны. Традиционно он заполнялся вручную по рекомендованным формам Т-12 и Т-13, однако развитие компьютеризации и технической оснащенности предприятий позволяет формировать его автоматически.

Автоматизация формирования табеля может выражаться в учете данных турникета или электронной пропускной системы, используемой на предприятии. Для сотрудников, работающих за ПК, еще более информативным будет применение автоматизированной системы учета рабочего времени. Это позволит учесть не только время прибытия и убытия сотрудника на территорию предприятия, но и возможные простои в течение дня.

Автоматизация формирования табеля

Bitcop собирает данные о фактически отработанном времени, учитывая все простои и перерывы в течение дня

По сотрудникам, работающих за персональными компьютерами, важно учитывать не только время начала и окончания работы, но и “мертвые периоды” в течение дня. Зафиксировать простои и избавить кадровиков от рутинного ручного ведения табеля по данной категории персонала поможет Bitcop — автоматизированная система учета рабочего времени.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени представляет собой поименный список сотрудников организации, в котором проставляются сведения о фактической выработке за каждый день календарного месяца.

Вести табель на штатных работников государство обязывает все организации, кроме бюджетных. Для этого разработаны рекомендованные формы с кодами Т-12 и Т-13 (отличие последней — в отсутствии листа с финансовой информацией по окладам, используемой бухгалтерией для выполнения фактических начислений по заработной плате). Однако предприятия не обязаны использовать именно эти формы — их допускается модифицировать под собственные нужды, либо и вовсе разработать собственный, более удобный бланк, отвечающий специфике компании, и заполнять именно его.

Табель учета рабочего времени анализируется сразу на нескольких уровнях:

Таким образом, любой внебюджетной организации следует внимательно и ответственно подойти к вопросу заполнения табеля учета рабочего времени подробными и точными сведениями. Занимается этим либо тот сотрудник, за которым данная обязанность закреплена Трудовым договором, либо тот, кому она вменена дополнительным распоряжением руководства.

Небольшие компании могут предпочесть сквозное ведение табеля по всем сотрудникам, а крупным предприятиям предпочтительней выбрать формирование внутри каждого подразделения, с последующей передачей в кадровую службу для объединения данных по всему предприятию.

Независимо от способа заполнения (автоматически или вручную), табель учета рабочего времени в конце учетного периода распечатывается, передается ответственным лицам для проверки и простановки заверяющей подписи, после чего подшивается к бумажному документообороту компании сроком не менее чем на 1 год (для возможности последующего анализа).

Формирование табеля учета рабочего времени автоматически: в чем преимущества?

С развитием компьютерных технологий и компьютерной оснащенности предприятий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени.

  • В-третьих, меняется взгляд на тех сотрудников, данные о которых попадают в табель. Теперь это в основном специалисты, работающие на компьютере. Для выявления добросовестных и недобросовестных работников, выполнения корректных начислений становится недостаточно знать только время прихода на работу и время ухода с работы. Эти сведения устанавливают только факт посещения сотрудником своего рабочего места, однако ничего не говорят о качестве его работы в течение дня. Теоретически, он может значительную часть дня уклоняться от выполнения служебных обязанностей, однако руководитель подразделения или кадровик никак не смогут отследить эти факты, и в табеле учета рабочего времени будет стоять отметка о явке сотрудника с указанием выработки стандартного времени (например, 8 часов), что означает, что организация оплатит ему время, превышающее то, которое он отработал в действительности. Таким образом, важность отслеживания действий сотрудников за ПК выходит на первое место в вопросе сокращения лишних затрат предприятия.

На помощь приходят автоматизированные системы контроля персонала, которые ведут подсчет точного количества рабочего времени, не акцентируя на этом внимание самого сотрудника и экономя значительный объем времени и усилий специалистов, ответственных за заполнение табеля.,

Так, система Bitcop позволяет задать индивидуальные настройки графика работы каждого сотрудника. Программа фиксирует время начала и окончания работы за компьютером, при этом возникшую переработку можно проанализировать с точки зрения ее обоснованности (проконтролировать, что сотрудник действительно составлял срочный отчет сверх выполнения остальных служебных обязанностей в течение дня, а не потому, что днем «играл в танчики», и напротив — не задержался лишь для того, чтоб потратить время на интернет-серфинг).

С применением Bitcop решается проблема прерывания рабочего времени. Система отслеживает все простои сотрудника, строго подсчитывая их временные рамки. Таким образом, в табеле будет учтено только реальное фактически отработанное время.,

При этом для сотрудников, работающих удаленно, можно задать только те интервалы суток, в которые должен осуществляться контроль. Все остальное время агент Bitcop не будет расценивать как рабочее, приостанавливая мониторинг и ведение статистики.,

По итогам месяца в программе Bitcop будет сформирован встроенный отчет по использованию рабочего времени, который в точности отразит количество эффективного времени по каждому сотруднику. Впоследствии эту форму можно выгрузить в удобный формат (PDF или Excel), распечатать и подшить к бумажному документообороту организации.,

Табель учета рабочего времени — это только один из ряда наглядных и информативных отчетов по продуктивности сотрудников, которые формирует Bitcop на основе собранных данных. Эти отчеты позволяют не только учесть количество отработанного времени, но и судить об его качестве. Чтобы ознакомиться с полным функционалом Bitcop, программу можно попробовать бесплатно.

Формирование табеля учета рабочего времени в ручном режиме

Для формирования табеля учета рабочего времени в ручном режиме следует определиться с его формой. Обзорно рассмотрим вариант ручного заполнения на примере рекомендованной формы Т-12. Ручное заполнение следует вести чернилами или шариковой ручкой синего цвета, помарки и ошибки должны быть исправлены регламентированным образом (зачеркивание, указание верного варианта, удостоверяющая подпись).

Данная форма будет состоять из трех частей:

На первой (титульный лист) следует указать перечень используемых сокращений, которые описывают характер работы: например, «Я» — явка, «ОТ» — отпуск, «К» — командировка, «РВ» — работа в выходной день и так далее. Перечень довольно обширный, размещается в открытом доступе и предусматривает описание самых разных ситуаций, которые могут иметь место.

Вторая часть — собственно табель учета рабочего времени. По желанию работодателя, в него вносится или вся информация по фактической отработке, или только информация по возникающим отклонениям от обычного трудового распорядка. В шапке таблицы указываются сведения об организации и структурном подразделении, а также о номере табеля (обычно выбирают сквозную нумерацию в течение года) и учетном периоде. Сама таблица — это перечень сотрудников с указанием их табельных номеров, ФИО и отметке о характере фактической работы в конкретный день месяца, в соответствии с вышеприведенной классификацией. Также обязательно указание времени работы (в часах), чтобы установить факт выработки нормы, работы менее положенного времени или сверхурочного труда. В итоговых столбцах таблицы суммируется фактически отработанное время за половину месяца (для выплаты аванса) и за весь месяц (для выплаты заработной платы). Под таблицей ставит подпись как то должностное лицо, что непосредственно занималось заполнением табеля, так и вышестоящее должностное лицо, которое табель проверило и приняло, тем самым подтвердив его правильность и соответствие истине.

Третья часть табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (которая в форме Т-13 отсутствует) — это финансовая информация о начислениях по заработной плате для каждого из сотрудников, указанных в табеле (оклад, сумма дополнительных начислений в связи со сверхурочной работой, суммы дисциплинарных удержаний, командировочных и так далее). Она также заверяется подписями ответственных лиц и печатью организации. В строки унифицированной формы, которые по каким-то причинам не заполняются сведениями об организации, должны быть внесены прочерки.

Описанное заполнение по формам Т-12 и Т-13 является лишь рекомендуемым, организация вправе модифицировать бланки табелей или разработать собственный. Однако на практике многие организации пользуются именно ими, находя, что они содержат необходимый и достаточный минимум соответствующей информации.

Примеры заполнения табеля учета рабочего времени

Ниже приведен пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (без титульного листа и листа с финансовой информацией).,

Иные примеры по ручному заполнению табеля, с комментариями и рекомендациями, можно найти в свободном доступе или в системах правовой информации.

При анализе приведенного табеля видно, что указывается общее количество рабочих часов в день, независимо от того, сколько из них было фактически затрачено на выполнение прямых служебных обязанностей.

Для организаций, которые желают вести управленческий учет в разрезе эффективности использования номинально затраченного рабочего времени, следует рассмотреть внедрение системы мониторинга, которая помимо учета самого факта присутствия сотрудника на рабочем месте, будет контролировать его действия на соответствие служебным обязанностям.

Табель учета рабочего времени Т-12Гусарова ЮлияТабель учета рабочего времени нужен для расчета заработной платы. Работодатель может разработать собственный бланк, или использовать унифицированную форму Т-12. Бланк и правила заполнения вы найдете в «Моё дело».

По правилам для учета рабочего времени организации могут воспользоваться:

— Табелем унифицированного формата Т-12 или Т-13. Последний используется на предприятиях с автоматической фиксацией явок/неявок (турникеты, проходные).

— Самостоятельно разработанной формой. Если выбирается этот вариант, то форма должна содержать обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Разработанный бланк нужно утвердить и закрепить в учетной политике предприятия. При разработке своего бланка можно полностью или частично использовать коды из унифицированной формы, дополнять их своими.

Универсальный вариант – табель учета рабочего времени Т-12, скачать бланк вы можете на нашем сайте. В нашей базе вы найдете и другие формы документов, которые могут понадобиться в работе.

Этот бланк подходит для всех организаций. Он удобен тем, что содержит обязательные поля, а на титульном листе приведен перечень буквенных и цифровых кодов для обозначения любых ситуаций. Работодатель сам выбирает, какой тип обозначений использовать.

Заполняет форму сотрудник табельного бюро (если оно есть в структуре предприятия), отдела кадров, или другой уполномоченный на это сотрудник.

Состав формы Т-12

Бланк состоит из титульного листа с перечнем кодов и двух разделов.

В первом разделе ведется учет рабочего времени, во втором отображаются расчеты с персоналом по оплате труда. Причем если расчеты работодатель учитывает отдельным документом, то он может заполнять только первый раздел, это допускается.

Как заполнять

Существует два способа:

1) Сплошная регистрация, когда отображается все отработанное и неотработанное время. Для каждого работника отводится две строки. В одной отображается код, в другой продолжительность отработанного или неотработанного времени.

Например, в день, когда сотрудник отработал полный день, в верхней строке ставится код «Я» (или 01), а в нижней «8» (или другое положенное количество часов).

Если сотрудник проработал больше положенного времени, например, 2 часа, то чтобы оформить сверхурочные часы используют код «С» (или 04). В верхней строке ставится «Я/С» (или 01/04), в нижней «8/2».

Можно использовать не запись через дробь, а ввести в графы 4 и 6 дополнительные строки, и каждый факт отмечать в отдельной строке.

2) Регистрация только отклонений: сверхурочной работы, прогулов, больничных и т.д.

При заполнении учитывайте следующие нюансы:

— При необходимости, можно указывать неполные часы. Например, в определенный день сотрудник проработал 5 часов 24 минуты. В табеле отображается 5,4 (24 минуты это 4/10 от часа).

— Если причина отсутствия работника предполагает отсутствие полный день (командировка, отпуск, больничный), то проставляется только код отсутствия, без указания количества часов.

— Итоги проставляются за первую половину месяца, за вторую, а затем за весь месяц.

— Каждый новый сотрудник добавляется в табель в том месяце, в котором он был принят, а каждый уволенный исключается со следующего после увольнения месяца.

— Если сотрудник трудится в режиме неполного рабочего времени, все дни, которые он трудился положенные ему часы, отмечаются как полностью отработанные, т.е. с кодом «Я» или «01», а в нижней строке отмечается количество часов.

— Что, если человек отработал весь рабочий день, а затем попал в больницу, и ему выписали больничный с этого дня? В таком случае работодатель этот день все равно должен отметить как полностью отработанный.

Готовая форма подписывается в последний день месяца и передается в бухгалтерию для расчета заработной платы. Если последний день – выходной, можно это сделать в ближайший после него рабочий.

Как учитывать рабочее время совместителей

Совместителям ставится полностью отработанные часы, но при этом нужно следить, чтобы общая сумма часов не превысила верхний предел для совместителей – это половина от нормы работников, которые выполняют ту же работу в режиме полного дня.

В ситуации, когда совместитель внутренний, то есть из числа своих же сотрудников, ему нужно присвоить еще один табельный номер. Таким образом, в табеле этот сотрудник будет присутствовать два раза – по основной должности, и по совмещаемой.

Если работника по основной работе направят в командировку, в должности совместителя ему нужно оформить отпуск без сохранения заработной платы и проставить отсутствие с соответствующим этой причине кодом ДО или «16».

А вот если работник уйдет на больничный, то в обоих случаях нужно поставить код «Б» или «19».

Скачайте бланк табеля Т-12 в Excel в «Моё дело» – в нашей базе содержатся только актуальные данные. 

Ведение табеля учета рабочего времени

Программа TimeControl позволяет автоматизировать процесс составления табеля учета рабочего времени сотрудников. Благодаря нашей системе Вам больше не придется вести журнал учета рабочего времени вручную. Программа автоматически создает электронный табель на основе отметок о посещении сотрудником рабочего места. Приходя и уходя на работу, сотрудник отмечается с помощью бесконтактной карты или отпечатка пальца, система суммирует отработанное время и составляет табель учета рабочего времени. Дружелюбный интерфейс программы и простота настройки позволяют вести учет использования рабочего времени без специальных навыков любому сотруднику отдела кадров.

Ниже представлены примеры табеля учета рабочего времени Т-13 и Т-12, составленные нашей программой:

Также Вы можете ознакомиться с видеоуроками, где подробно показан процесс построения электронного табеля учета рабочего времени:

Видеоуроки: Табель учета рабочего времени

Отчет «Табель учета рабочего времени Т-13» Выгрузка табеля учета рабочего времени в 1С 8

Помимо табеля, система позволяет строить более 60 отчетов, которые покрывают весь спектр учета рабочего времени сотрудников. Программа не требует установки дополнительных приложений, а для удобства работы крупных организаций в систему встроена выгрузка и загрузка данных из 1С 7, 1С 8.1, 1C 8.2.

Внедрив электронный учет посещаемости, Вы избавитесь от необходимости составления табеля использования времени вручную. Биометрические технологии позволят исключить человеческий фактор и повысить дисциплину среди Ваших работников.

Наша система обладает самой доступной ценой. Простая система учета рабочего времени стоит всего 9 500 рублей (программа + 30 карт + считыватель) и позволяет начать вести учет сразу после покупки системы.

Для ознакомления с возможностями электронного табеля Вы можете бесплатно скачать программу и попробовать составить табель учета рабочего времени самостоятельно. Если у Вас возникли вопросы по работе с программой, Вы можете обратиться к нашему менеджеру по телефонам + 7 (495) 766-18-58 и 649-87-58 или написать свой вопрос на электронную почту [email protected]. Наш сотрудник ответит на Ваши вопросы и проконсультирует по возможностям ведения электронного табеля учета времени с помощью нашей системы.

Темы: Делопроизводство Сегодня организации в обязательном порядке заполняют табель учета рабочего времени, позволяющий следить за выполнением сотрудниками распорядка рабочего дня. Также этот документ необходим для правильного расчета зарплаты в бухгалтерии. Он может заполняться вручную и автоматически. Нюансы данного процесса, а также форма документа приведены в данной статье.

Оглавление: 1. Табель учета рабочего времени – что это, какую информацию содержит2. Для чего требуется вести табель учета рабочего времени3. Кто заполняет табель учета рабочего времени4. В каком виде ведется табель учета рабочего времени5. Как заполнить табель учета рабочего времени5.1. Форма Т-12 — образец заполнения5.2. Форма Т-13 — заполнение и особенности бланка6. Дата и подписи документа7. Заключение

Табель учета рабочего времени – что это, какую информацию содержит

Для правильного функционирования организации все сотрудники должны соблюдать рабочий режим, который бывает следующих видов:

  • Односменный. Отработанное сотрудником за смену время может учитываться понедельно, за каждый день или суммировано.
  • Ненормированный. Особенность этого режима в том, что сотрудник может быть привлечен к исполнению трудовых обязанностей сверх привычного для других работников времени.
  • Гибкий. Он отличается тем, что сотрудник сам вправе устанавливать начало и конец своего рабочего дня. Однако даже в организациях, практикующих работу по гибкому графику, может быть установлен промежуток времени, в течение которого сотрудник обязан присутствовать на рабочем месте.
  • При работе в вахтовом режиме сотрудник временно не имеет возможности возвращаться домой по окончании рабочего дня.
  • Раздробленный режим работы практикуется в организациях, оказывающих услуги с разной интенсивностью в течение рабочего дня.
  • Режим сокращенного рабочего времени. Его особенность заключается в том, что при таком режиме общее количество отработанных за неделю часов должно быть не более 40.

Для четкого контроля соблюдения всех этих режимов компания заводит табель учета рабочего времени сотрудников.

В табель не заносятся данные о таких работниках:

  • Выполняющих свои функции вне офиса.
  • Трудящихся в организации на основании действия гражданско-правового договора.
  • Являющихся внешними совместителями.

Фиксируется следующая информация о:

  • Явке в рабочий день.
  • Явке в выходной день.
  • Выходном дне (или выходных днях).
  • Учебном отпуске.
  • Поездке в командировку.
  • Больничном.
  • Ежегодном отпуске.
  • Повышении квалификации сотрудника.

Эти обозначения могут вноситься в буквенной и цифровой форме. Чаще всего компании выбирают буквенный вариант, поскольку так проще понимать, воспринимать и запоминать информацию. Это облегчает работу табельщика.

В любом случае, расшифровка обозначений должна указываться в документе.

Существует два типа бланков для данного документа:

  • Универсальные, которыми может воспользоваться любая организация.
  • Разработанные конкретной компании для своего локального пользования. На них должны присутствовать все реквизиты компании.

Бланк состоит из трех частей:

  • Учета рабочего времени, в котором содержатся данные за все рабочие дни.
  • Таблицы, в которой высчитано итоговое количество отработанных часов и сумма заработной платы.

Если в табеле была допущена ошибка, ее можно исправить, если имеются документы, подтверждающие неправильность внесенных данных.

Существуют самые распространенные ошибки, которые могут допускать лица, ответственные за ведение табеля учета рабочего времени:

  • Выходные и праздничные дни отмечаются как рабочие.
  • Указываются только фамилия и инициалы сотрудников, но нет никаких данных о занимаемой ими должности.
  • В день перед официальным праздником рабочая смена должна закончиться на час раньше. Отсутствие отметки об этом является ошибкой.

Перед тем, как взять на себя ответственность по ведению данного табеля, необходимо ознакомиться со всеми тонкостями.

Если проверяющие надзорные органы заметят ошибку, организация в целом и сотрудник в частности могут быть привлечены к ответственности. Поэтому перед сдачей документа в бухгалтерию необходимо все тщательно проверить и внести изменения при наличии неточностей и ошибок.

На практике помимо заполнения табеля применяют такие способы контроля рабочего времени:

  • Контроль посещения на входе в организацию.
  • Наблюдение с помощью видео- или аудиосистем.
  • Ведение таблиц в Excel.
  • Учет при помощи специальных программ.
  • Работа в программах бухгалтерского учета.
  • Контроллеры и карточки доступа.
  • CRM-системы.

Для чего требуется вести табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени используется для контроля соблюдения распорядка рабочего дня, а также для расчета зарплаты в дальнейшем.

Режим рабочего времени – это порядок распределения рабочего времени сотрудника и времени отдыха.

Учет рабочего времени – это метод подсчета часов, которые сотрудник потратил на выполнение своих обязанностей.

Сведения из табеля учета рабочего времени могут потребоваться некоторым должностным лицам:

  • Бухгалтеру для расчета суммы заработной платы.
  • Сотруднику трудовой инспекции, который по представленным в табеле данным может зафиксировать факт нарушения прав сотрудника.
  • Представителю Фонда Социального Страхования. Исходя из количества отработанных часов и времени нетрудоспособности работнику назначается пособие в определенном размере.
  • Представителю Федеральной Налоговой Службы, который может заинтересоваться тем, насколько правильно в компании сформированы налоговая база и корректно начисляются страховые взносы.
  • Работнику Росстата может потребоваться информация из табеля для составления статистических данных.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Ответственность за учет рабочего времени лежит на плечах руководителя организации, но, скорее всего, он не будет заниматься этим самостоятельно, а делегирует подчиненному путем издания соответствующего приказа.

Для ведения также можно нанять отдельного человека, но не все организации обладают необходимым бюджетом.

Передать обязанности по заполнению табеля определенному сотруднику можно двумя способами:

  • Разработав и приняв соответствующую инструкцию.
  • Внеся пункт в трудовой договор.

Помимо того, кто заполняет табель, документ должны подписать руководитель подразделения и сотрудник отдела кадров.

В каком виде ведется табель учета рабочего времени

Существует два варианта заполнения табеля:

  • «Сплошное», когда в документ ежедневно вносятся данные о каждом сотруднике.
  • Регистрация отклонений от соблюдения рабочего режима. При таком способе ведения в табель вносятся только опоздания, неявки на работу, переработки и т.д.

Каждый руководитель сам решает, каким способом вести учет.

Первый метод позволяет полностью отразить все данные о посещении. Второй способ экономит время, поскольку нет необходимости ежедневно заносить информацию о каждом сотруднике.

Вести табель можно в бумажном и в электронном виде. Также возможно ручное и автоматическое внесение данных в табель.

Как заполнить табель учета рабочего времени

На государственном уровне разработано несколько форм данного документа:

  • Т-13 используется в организациях, где явка работников регистрируется автоматически при прохождении через турникет.
  • Т-12 – универсальная форма, которая также отличается наличием раздела №2, в котором прописывается заработная плата сотрудников. Сейчас она редко используется на практике.
  • Специальная форма, разработанная для бюджетных организаций, которые обязаны использовать только ее.

Форма Т-12 позволяет зафиксировать время прихода и ухода с рабочего места и рассчитать количество отработанных часов.

Заполнять документ нужно согласно определенным правилам:

  • Форму нужно начать готовить еще в начале месяца.
  • Перед сдачей табеля в бухгалтерию нужно указать дату конца ведения табеля.
  • Информация о сотрудниках должна быть достоверной и актуальной.
  • Данные о праздниках и выходных обозначаются в табеле особыми отметками.
  • За каждым сотрудником закрепляется специальный номер, под которым он зарегистрирован в табеле.
  • Дата начала ведения документа также должна присутствовать в документе.
  • На первой странице должно присутствовать название организации и всех имеющихся в ней подразделений и филиалов.
  • Без подписи руководителя подразделения документ не будет считаться действительным.
  • Работник, занимающийся ведением табеля, несет ответственность за обнаруженные в документе ошибки.
  • При заполнении документа можно увеличивать количество граф с информацией.
  • Сотрудники, числящиеся сразу на двух должностях, должны быть записаны под двумя номерами.
  • При увольнении сотрудника из компании его номер не вносится на следующий месяц.
  • При отсутствии сотрудника на рабочем месте в табеле должна быть отметка о причине неявки.

Скачать образец табеля рабочего времени

Форма Т-12 — образец заполнения

В этой форме можно указать размер заработной платы сотрудника, но делать это не обязательно, если есть другие документы, с помощью которых его можно подтвердить.

В основной таблице Т-12 содержится около 55 граф для внесения информации ручным способом.

Табель, заполняемый по форме Т-12, состоит из нескольких частей. Первая – это титульный лист. В нем должны быть прописаны:

  • Полное название компании.
  • Коды организации.
  • Номер.
  • Период ведения отчетности.
  • Дата составления.

В следующей части содержатся данные о сотрудниках, о посещаемости рабочего места, о причинах неявки, об общем количестве рабочих дней за указанный период и т.д.

Форма Т-13 — заполнение и особенности бланка

Эта форма является унифицированной. Ее основное отличие от Т-12 состоит в том, что в ней не отражается информация о зарплате.

Дата и подписи документа

Нет четкого правила касательно того, как заполнять графу под названием «дата составления». В основном там указывают последнее число текущего месяца.

На документе должны присутствовать подписи нескольких человек, поэтому даже если бланк был заполнен в электронном виде, его необходимо распечатать. Либо использовать электронные подписи.

Подписать табель должны ответственное лицо, руководитель подразделения и работник отдела кадров.

Заключение

Документом, показывающим отработанное количество часов сотрудником за месяц, является табель учета рабочего времени. В нем работодатель также указывает общее число неявок работника организации.

По внесенной в бланк информации и происходит расчет заработной платы. Ведение подобной документации — обязанность работодателя. Она закреплена и в Трудовом кодексе РФ (в статье 91).

Зачем нужно вести подобный документ?

Табель ведется не только для начисления итоговой заработной платы. Эта функция документа хоть и главная, но не единственная. Информацию из представленного регистра используют также и для формирования статистических данных о персонале. В дальнейшем ее могут передать Росстату или другим аналитическим агентствам.

Табель учета рабочего времени позволяет работодателю фиксировать все часы, проведенные сотрудником на предприятии

На заметку: узнайте, в чем разница между совместительством и совмещением.

Что вносят в табель учета рабочего времени?

Вне зависимости от продолжительности рабочего дня и типа занятости существуют два основных способа ведения представленного бланка:

  • сплошной;
  • упрощенный.

В первом случае работодатель фиксирует все явки и неявки сотрудника на работу, отработанные сверхурочные часы, выходы в ночное время. Во втором — в табель учета рабочего времени вносятся только отклонения. Например, записывают опоздания или задержки на работе (этот способ используют прежде всего в тех случаях, когда продолжительность смены является неизменной).

Важно: причины неявок или сокращенного количества отработанных часов желательно подтвердить документально, например листком нетрудоспособности.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Раньше работодатель был обязан хранить табель 1 год. С 25 августа 2010 года это положение утратило силу. По действующему законодательству подобная документация должна храниться 5 или 75 лет. Итоговое время зависит от типа предприятия. В последнюю категорию попадают организации, в которых условия труда признаны тяжелыми и опасными для здоровья.

На заметку: узнайте, как ведется журнал учета трудовых книжек.

Бланк табеля учета рабочего времени — скачать бесплатно

Часто ведение документооборота бывает сопряжено с рядом трудностей. Например, проблемы возникают при составлении дополнительного соглашения к трудовому договору или заполнении формы табеля учета рабочего времени. В Интернете можно посмотреть готовые образцы, а затем составить необходимые документы по аналогии с ними.

Подводим итоги

Использование подобной документации позволяет существенно упростить процесс расчета зарплаты сотруднику. Снижаются риски штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

За ведение и хранение документации представленного типа отвечает бухгалтерия. Нередко старые табели учета рабочего времени передают на хранение в государственные учреждения, но для этого с ними требуется предварительно заключить соответствующие договоры.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: