Как внести в трудовой договор ознакомление с локальными нормативными актами

Прием на работу Перед подписанием трудового договора и зачислением в штат работник должен быть ознакомлен с внутренними нормативными актами. Это норма законодательства, обязательная к исполнению. В связи с этим кадровые специалисты нередко задаются вопросом, с какими локальными нормативными актами должен быть ознакомлен работник. Расскажем кадровикам, как провести эту процедуру правильно, ознакомив работника со всеми нужными документами.

Ознакомление с внутренними документами – обязанность организации

Одним из этапов в процедуре приема работника является ознакомление с локальными нормативными актами организации (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Ознакомление с внутренними документами должно обязательно предварять подписание трудового договора. Сначала знакомство с документами, обязательно под роспись, затем, подписание договора.

На практике существует несколько вариантов, как оформлять знакомство работника с документами. В зависимости от ряда факторов можно использовать, как один или несколько способов. Перечислим варианты оформления:

  • включение фразы об ознакомлении с документами в текст трудового договора (подробнее об этом см., «Подтверждаем ознакомление с правилами внутреннего распорядка в договоре»);
  • использование листа ознакомления (с указание ФИО, подписи и даты), прикладываемого к каждому локальному акту (подробнее об этом см., «Составляем лист ознакомления с правилами внутреннего распорядка (образец)»);
  • ведение журнала ознакомления с локальными актами, в который включены все внутренние нормативные документы предприятия (подробнее об этом см., «Ведем журнал ознакомления с локальными нормативными актами (образец)»).

Читайте также:  Порядок внесения изменений в ПВТР в 2021 году

Документы, с которыми нужно ознакомить обязательно

Будущего работника нужно ознакомить со всеми локальными актами организации, имеющими отношение к его работе (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Как минимум, к таким документам относят Правила внутреннего распорядка и коллективный договор, если он заключен на предприятии. С локальными актами предприятия должны быть ознакомлены все сотрудники компании, вне зависимости от должности.

К сведению Правила трудового распорядка – это локальный нормативный акт, в котором описан порядок приема и увольнения сотрудников, их основные права, обязанности, режим работы, отдыха, поощрения и взыскания, которые могут применяться к персоналу, а также иная информация. При наличии в компании коллективного договора Правила трудового распорядка являются, как правило, его приложением (ст. 189, ст. 190 ТК РФ).

Если кроме Правил внутреннего распорядка в компании разработаны иные локальные акты, имеющие отношение к работе сотрудника, то его нужно ознакомить и с ними.

Микропредприятия могут не разрабатывать локальные акты

Если работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) является микропредприятием, то локальные акты можно не разрабатывать, а значит, и знакомить сотрудника будет не с чем (ст. 309.1, 309.2 ТК РФ). Так можно поступать, если предприятие заключит с работниками типовые трудовые договоры (подробнее об этом см., «Трудовой договор: типовая форма для микропредприятий»).

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии
Блог для кадровика: трудовое законодательство, образцы кадровых документов, оформление и прекращение трудовых отношений, выплаты в пользу работников и многие другие кадровые вопросы рассматриваются этом сайте. Наш сайт будет полезен кадровым работникам небольших организаций и индивидуальным предпринимателям. На сайте представлен бесплатный профессиональный контент. При этом мы стараемся минимизировать количество рекламы, чтобы она не отвлекала от прочтения статей.

Содержание

Деятельность любого предприятия, учреждения, компании, ее внутренняя организация, основные правила осуществления трудовых обязанностей сотрудниками и менеджментом, регулируются действующим законодательством, иными актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права. Давайте рассмотрим, что такое локальные нормативные акты и чем они отличаются от НПА.

image
Локальные акты – внутренние правила организации

Образцы локальных документов

Каждый документ составляется по установленным Приказами и Распоряжениями органов власти правилами. Ниже приведен список основных ЛНА, которые доступны для скачивания. Просто нажмите

  • Штатное расписание;
  • Положение о защите персональных данных;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Программа проведения вводного инструктажа по охране труда;
  • Кодекс деловой этики;
  • Положение о персонале;
  • Приказ об утверждении новой редакции НЛА;
  • Лист ознакомления с НЛА: образец и пустой бланк.

Что такое локальные нормативные акты лна

В науке локальный нормативный акт определяют, как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данное определение часто подвергается критике, так как к основным документам, которые содержат правила поведения можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире.

Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный правовой акт (ЛНПА) – документ, содержащий нормы трудового права, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Классификация локальных актов

В трудовом законодательстве нет закрытого перечня локальных нормативных актов, необходимых для принятия каждым хозяйственным субъектом. Поэтому предлагаем следующую классификацию:

В зависимости от характера установления:

  • предусмотренные в трудовом законодательстве: как поименованные в нормах права, так и предусмотренные в виде указания на их основное содержание;
  • не предусмотренные в трудовом законодательстве, которые можно разделить на: ЛНА, принятие которых возможно наряду с коллективными договорами и соглашениями; ЛНА, определяющие дополнительные социальные льготы и гарантии; ЛНА, которыми устанавливаются порядок, процедуры, связанные с трудовыми отношениями;

В зависимости от требования согласования с профсоюзом:

  • локальные нормативные акты/документы (ЛНД), принятие которых требует учета мнения представительного органа работников согласно ТК РФ, другим федеральным законам и иным нормативным правовым актам РФ, коллективным договорам, соглашениям;
  • ЛНА, принятие которых не требует учета мнения представительного органа работников.
image
Приведенная классификация локальных актов не является единственной – выделяются и другие виды классификаций

Как отличить локальный нормативный от других кадровых документов

Важно разграничивать локальные нормативные акты и индивидуальные правовые акты, такие как приказы о приеме на работу, увольнении, выплате премий, материальной помощи и другие документы для однократного применения или касающиеся только одного работника.

Главным отличие ЛНА является тот факт, что при наличии профсоюза некоторые локалки необходимо принимать с учетом его мнения (ст. 8 ТК РФ). При этом, коллективные договоры и соглашения к локальным актам относиться не будут.

От рассмотренных нами в другой статье нормативных правовых актов локалки отличаются следующими признаками:

  • Действуют только в рамках конкретной организации;
  • Не обладают методами защиты как государственное принуждение и непосредственная государственная санкция – за нарушение положений локалок предусмотрены внутренние дисциплинарные взыскания;
  • Не являются правовыми, то есть не содержат в себе нормы права. В действительности локальные документы больше содержат правила поведения, правила дисциплины и др.

В Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1 указывается, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, но непосредственно не связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним новичка при приеме на работу. Перед заключением трудового договора работники должны быть ознакомлены только с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью.

В любом случае, независимо от того, относятся ли штатное расписание и график отпусков к локальным нормативным актам, они должны быть в каждой организации.

Какие нормативные документы должны быть в организации

Всю локальную документацию можно разделить на обязательную и необязательную.

Перечень обязательных документов

Обязательные локальные нормативные акты организации:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например, положение о персональных данных работников;
  • положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР;
  • ЛНА, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днём; 
  • локальный НПА, предусматривающий разделение рабочего дня на части.

Перечень не обязательных документов

К необязательным локальным актам относятся такие как положения о персонале, о добровольном мед. страховании, кодексы этики, должностные инструкции – список открытый.

Ни один локальный документ не должен противоречить требованиям законов

Общие требования к локальным нормативным актам организации

Любые ЛНА в компании разрабатываются рабочей группой или единоличным исполнителем-работником, в зависимости от направленности это может быть юрист, бухгалтер, кадровик или любой другой представитель структурного подразделения компании. 

Структура и содержание

Структуру локальных актов стандартно составляют три раздела: 

  • общие положения;
  • основная часть;
  • заключительные положения.

Формальные требования закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»: тексты документов, регулирующих деятельность организации, состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

ЛНА, помимо основной части документа, могут содержать приложения. В этом случае делается отметка о наличии приложения. Сделать такую отметку можно в конце документа, например, «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 5 л. в 1 экз.». На самом приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь с основным документом, например, «Приложение № 1 к Положению о структурном подразделении от 15.04.2021».

ЛНА как и НПА имеют четкую и обязательную структуру

Проект локального акта подписывается работником или рабочей группой, его разработавшими. Реквизит «Подпись» включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого, если документ проходил согласование с другими должностными лицами, оформляется виза согласования, включающая подпись и должность визирующего, расшифровку подписи и дату подписания.

На подлиннике документа визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Документ прошивается, пронумеровывается и скрепляется печатью организации.

Как сделать и утвердить лна

Любой ЛНА проходит несколько этапов: разработку, согласование, утверждение, введение в действие. Далее рассмотрим процесс поэтапно.

Давайте рассмотрим какие стадии присущи созданию ЛНА

Разработка

Разрабатываются ЛНА, как правильно кадровым и юридическим отделом, с учетом мнения профсоюза, в особых случаях, указанных в законе.

Оформление

При оформлении локального нормативного акта используется бланк, который включает в себя: 

  • наименование организации (в строгом соответствии с учредительными документами); 
  • наименование документа;
  • дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа; 
  • место составления документа. 

Страницы нумеруют начиная со второй страницы. 

Согласование

Каждый разработанный ЛНА проходит процедуру согласования со специалистами других служб — бухгалтерией, отделом кадров, юридическим отделом, руководством компании и т.д. Свои корректировки и замечания работники излагаются на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель, направляет проект в выборный орган профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

Составление приказа об утверждении локальных актов

ЛНА, после согласования окончательного варианта, вводится в действие Приказом руководства компании. Утверждать документ должен либо непосредственно генеральный директор, либо уполномоченное по доверенности лицо. Утверждение может происходить как отдельным распорядительным документом – приказом или распоряжением об утверждении локального акта, так и в виде соответствующего реквизита «Утверждаю», или «Утверждено» на самом локальном акте.

Ознакомление штата

Обязательны для ознакомления под подпись следующие ЛНА:

  • трудовой договор и доп. соглашения к нему; 
  • приказы о приеме на работу и увольнении
  • уведомления о сокращении штата, 
  • с локальными нормативными актами компании, которые прямым образом затрагивают их интересы.

Другие кадровые документы не требуют ознакомления с ними работников под подпись. Это касается, например, табелей учета рабочего времени, графиков работы и отпусков, расчетных листков.

Работники организации обязаны быть ознакомлены с новой принятой локалкой

Изменение, отмена и хранение локальных актов

Работодатель должен внести изменения в соответствующие локальные нормативные акты при введении изменений в отраслевое законодательство. Возможно внесение изменений и по желанию работодателя, главное – чтобы такие изменения не ухудшали положение работников.

Порядок внесения изменений аналогичен разработке и принятию ЛНА. В некоторых случаях необходимо получить согласие работника (когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора). Так как изменять условия трудового договора, доп. соглашений к нему в одностороннем порядке работодатель может только из-за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца. Любые изменения оформляются приказом.

В ст. 12 ТК РФ закреплен список случаев, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

  • истечение срока действия;
  • отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;
  • вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Отмена ЛНА также оформляется приказом, за исключением случаев, когда срок действия такого акта истек автоматически.

Что касается хранения, то оригиналы действующих локальных нормативных актов обычно хранятся в одном месте – в канцелярии, отделе кадров или другом подразделении. А подразделениям, которые руководствуются положениями того или иного локального акта, необходимо иметь его копию. Работодатель обязан обеспечить возможность сотруднику при необходимости ознакомиться с локальным актом, связанным с его трудовой деятельностью.

Работодатель также обязан хранить уже недействующие локальные нормативные акты организации. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Краткий процесс создания ЛНА

Последствия нарушений

За нарушение установленных и принятых в компании локальных НПА, предусмотрена дисциплинарная ответственность: замечание, выговор и даже увольнение. Если нарушаются нормы непосредственно гражданского законодательства (например, Закон о персональных данных), работник так же может быть привлечен и к другим видам ответственности, помимо дисциплинарной.

Некоторый нарушения приводят к гражданской, административной или уголовной ответственности

Частые вопросы

В связи с достаточно размытыми дефинициями в законе, на практике возникает множество вопросов по поводу разработки и применения ЛНА. 

Что сильнее трудовой договор или локальный акт

Так как локальные акты не могут ухудшать положение работников, в случае противоречия между ЛНПА и трудовым договором – положения ЛНПА не применяются. Трудовой договор имеет юридическую силу выше.

Нужно ли знакомить с данными документами сотрудников

Да, обязанность работодателя ознакомить работника с любым локальный нормативным актом, связанным с его трудовой деятельностью установлена законом. Всех принимаемых на работу до подписания трудового договора ознакомьте с правилами внутреннего трудового распорядка, положениями об оплате труда и персональных данных, с должностной инструкцией (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4414-6).

Знакомить работника, например, со штатным расписанием, графиком сменности не обязательно.То, что работник ознакомлен с ЛНПА, подтверждает его подпись в журнале ознакомления либо на листе ознакомления к ЛНПА или трудовому договору.

Как оспорить локальный нормативный акт организации

Оспаривать такие акты (в сфере гражданско-правовых или трудовых правоотношений) нужно в судебном порядке. в сфере гражданско-правовых или трудовых правоотношений. Рассмотрение должно проходить в рамках искового производства, по Гражданскому процессуальному кодексу РФ, так как сами спорные правоотношения основаны на свободном волеизъявлении сторон и имеют равноправный, договорный характер, в котором отсутствует властный элемент. Любой локальный акт, изданный в частной организации, обладает свойством диспозитивности, его действие изначально принимается работником добровольно при заключении трудового договора. В случае же последующего несогласия работника с локальным актом он вправе обжаловать его в порядке гражданского судопроизводства. 

В соответствии с требованиями Трудового кодекса работодатель обязан обеспечить ознакомление работника с нормативными локальными актами, непосредственно касающимися его деятельности, как при приеме на работу (ст.68 ТК РФ), так и в процессе осуществления работником трудовой деятельности.

Файлы в .DOC:Бланк листа ознакомления с локальными нормативными актамиОбразец листа ознакомления с локальными нормативными актами

Фиксация ознакомления осуществляется, в том числе, и на листах ознакомления с нормативными локальными актами.

Основные локальные нормативные акты

Локальный нормативный акт согласно ТК РФ — это официальный документ, издаваемый руководителем организации и содержащий в себе нормы труда.

Основными ЛНА в организации являются:

  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Коллективный договор;
  • Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции.

Помимо этого в организации могут существовать в виде отдельных нормативных актов:

  • Положение об отпусках;
  • Положение о привлечении работников к дисциплинарной ответственности;
  • Положение о награждении;
  • Положение о командировках;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Положение об оплате труда и т.п.

Одновременно с документами общего характера в организации могут быть разработаны специальные локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность различного рода комиссий, например:

  • Положение об экспертной комиссии;
  • Положение о комиссии по трудовым ссорам;
  • Положение об аттестационной комиссии по охране труда;
  • Положение о комиссии по служебным расследованиям и т.п.

Отдельным блоком в ЛНА выделяют инструкции:

  • по охране труда для каждой должности (профессии) и по видам работ;
  • по пропускному режиму, внутриобъектовому режиму;
  • по делопроизводству;
  • по пожарной безопасности и т.п.

Если какое-то положение или инструкция, или иной ЛНА регламентируют деятельность работника, он должен быть с ними ознакомлен.

Способы ознакомления

Лист ознакомления не является единственным способом ознакомить работника с инструкциями, правилами, приказами и иными издающимися в его отношении документами. Организации (работодатели-ИП) могут выбрать для себя наиболее удобные способы ознакомления, например:

  • в Журнале ознакомления работника с ЛНА. Как правило, журналы ведутся в больших организациях по подразделениям, но также возможно ведение одного общего журнала;
  • непосредственно в трудовом договоре (этот способ применяется при первичном ознакомлении работника с ЛНА. Список нормативных локальных актов, с которыми должен быть ознакомлен работник, оформляется также на отдельном листе, но лист этот становится приложением к трудовому договору).

Сроки ознакомления

Первичное ознакомление работника с ЛНА производится в день оформления трудового договора в службе кадров.

Последующее ознакомление осуществляется по мере издания нормативных локальных актов работодателем.

Как правило, сроки ознакомления работников с конкретным ЛНА оговариваются приказом об утверждении этого акта. Приказом же назначается ответственное за ознакомление работников лицо.

Форма листа ознакомления

Установленной законом формы листа ознакомления с нормативными локальными актами не существует. Организация (работодатель-ИП) вправе разработать свою. На нашем сайте имеется форма листа ознакомления, которую также можно для своих нужд.

Лист ознакомления оформляется на обычном листе А4 и содержит в себе следующие данные:

  1. название ЛНА, с которым ознакомляются на данном листе работники (Лист ознакомления с Инструкцией по внутриобъектовому и пропускному режиму);
  2. название организации (подразделения), которое ознакомляется с ЛНА (Лист ознакомления… работников административно-хозяйственного отдела ООО «Радость»);
  3. сведения о распорядительном документе, которым был утвержден акт (…утвержденным приказом генерального директора ООО «Молоко» от 17 августа 2025 года № М-444/25). Данный реквизит позволит иметь на руках подтверждение того, что работники ознакомлены с действующей редакцией документа, например, если он был утвержден заново;
  4. список работников с указанием ФИО и должностей;
  5. дату ознакомления каждого работника — проставляется работником собственноручно;
  6. поле «ознакомлен» или «подпись», в которой работник проставляет подпись.

Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми ЛНА, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). В частности, это нужно сделать при приеме на работу до подписания трудового договора.

Для дистанционных работников законодательство прямо предусматривает ознакомление с ЛНА путем обмена электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Представитель ГИТ в своей консультации делает вывод, что в общем случае трудовое законодательство предусматривает именно ознакомление работника с ЛНА под подпись, направления текста ЛНА работнику недостаточно.

При этом суды в некоторых случаях признают возможным ознакомление работников с ЛНА в электронном виде. Эксперт ГИТ проанализировал судебную практику по данному вопросу:

– В ПВТР, с которыми работник был ознакомлен под подпись, содержался пункт, в соответствии с которым работники обязаны регулярно знакомиться с обновлениями внутренних приказов, политик, правил, размещенных в электронной базе и на интернет-портале. Суд признал надлежащим такой порядок доведения до сведения работников информации, касающейся выполнения ими трудовых обязанностей.

– Если работодатель применяет в работе систему электронного документооборота, то ознакомление работников с ЛНА в данной системе в полной мере соответствует требованиям закона. Впоследствии работники не вправе ссылаться на факт неознакомления с ЛНА. При этом работодателю нужно иметь документ, подтверждающий введение такой системы и описывающий порядок работы с ней.

Таким образом, чтобы узаконить порядок ознакомления с ЛНА путем обмена электронными документами или использования электронных сервисов, нужно включить указанные положения в трудовые договоры, либо в коллективный договор, либо в локальный нормативный акт.

При этом существует также позиция суда, что обязанность по ознакомлению не исполнена в случае, если документы были направлены по электронной почте. Поскольку работодатель не смог доказать факт ознакомления с ЛНА работника под подпись и работник был ознакомлен с документами по электронной почте.

На заметку: участвуйте в «Практикуме для кадровика: обязательные локальные нормативные акты», который пройдет 2 сентября 2019 года. Лектор, в частности, расскажет про порядок ознакомления работников с локальными актами, подтверждение ознакомления с ними и про ответственность работодателя за невыполнение обязанности по ознакомлению работников с ЛНА.

Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюсСсылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам компании «ЭЛКОД». Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить ЗДЕСЬ.Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса imageЗакон обязывает директора каждого предприятия знакомить подчинённых с внутренними документами, регулирующими трудовые отношения. Такое требование закрепляется ст. 22, 68 ТК РФ. Чтобы такое действие находилось в рамках правового поля, предприниматель должен отражать ознакомление документально. В данной статье описывается лист ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА). Вместе с порядком оформления такого документа будет приведен алгоритм действий и образец.

Оглавление: 1. Доведение положений распорядительных документов до коллектива – что нужно знать работодателю2. Содержание и оформление листа ознакомления с локальным актом3. Образец заполнения листа ознакомления с ЛНА

Доведение положений распорядительных документов до коллектива – что нужно знать работодателю

Прежде чем раскрыть детали вопроса, стоит определить, что относится к локальным нормативным актам. По сути, это обобщённое название совокупности документов предприятия, содержащих нормы трудового закона.

Особенность этих документов заключается в:

  • Соответствии законодательству. При этом, формируемые ЛНА не должны создавать худшие условия труда, нежели те, что регулируются ТК РФ или другими федеральными законами.
  • Обязательности выполнения. Все члены трудового коллектива, ознакомившись с содержанием документа, обязаны соблюдать указанные в нем требования.

Управленец вправе создавать ЛНА самостоятельно. Чтобы ситуация находилась в правовом поле, процедура разработки проходит в согласовании с профсоюзом. При этом учитываются положения локальных актов, коллективного договора.

ЛНА относится к подзаконным актам. Такая категория представлена в форме инструкций, положений, правил и других документов, чья цель – конкретизировать требования законов в рамках фирмы. Нужно иметь в виду, что, к примеру, приказ о предоставлении отпуска не будет считаться ЛНА.

К локальным нормативным актам относятся:

  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Штатное расписание.
  • Положение по обработке персональных данных.
  • График отпусков.
  • Положение об оплате труда и другие.

Практически все ЛНА содержат обязанности и права работников предприятия. Соответственно, помимо собственных должностных инструкций должны соблюдаться, к примеру, правила корпоративной этики, ПВТР.

Такие документы не создаются за один день. Большинство из них относятся к первоочередным и должны формироваться в самом начале работы фирмы. Пройдя этапы разработки, согласования и утверждения, локальную документацию нужно довести до ведома сотрудников. Это делается для того, чтобы каждый работник знал собственные обязанности и права, имел представление о полномочиях работодателя и т.д.

Содержание и оформление листа ознакомления с локальным актом

imageРассматриваемый документ не может считаться самостоятельным. Лист с подписями работников всегда прикладывается к локальному акту.

Трудовой кодекс говорит об обязанности знакомить с содержанием ЛНА работников предприятия. При этом не говорится, каким образом должна происходить эта процедура. Исходя из требований закона, о факте прочтения должна свидетельствовать подпись работника. Для удобства и наглядности используется лист ознакомления с локальным актом.

Рассматриваемый документ важен в системе внутреннего документооборота, поскольку содержит реальные подписи сотрудников. Разрешение конфликтов с участием сторон трудовых отношений не обходится без обращения к листу ознакомления с ЛНА.

Создавая бланк, управленец отталкивается от правил делопроизводства и целевого назначения ЛНА. По своему выбору работодатель может использовать обычный лист, фирменный бланк, дополнять или убирать элементы.

Структура должна содержать:

  • Наименование и номер ЛНА, с которым знакомятся работники.
  • Ф.И.О. сотрудника.
  • Название должности.
  • Дату ознакомления.
  • Личную подпись.

В качестве дополнения можно приводить конкретику, например, указывать название структурного подразделения, примечания.

Если количество сотрудников велико, то допускается увеличить количество листов. По завершении процедуры нужно скрепить документ скобами, пронумеровать страницы и проставить ссылку на ЛНА в правом верхнем углу.

С локальной документацией предстоит знакомить как действующих сотрудников, так и вновь принимаемых. С этой целью рекомендуется использовать журнал.

Процедура обычно проводится кадровым инспектором, а иногда − юрисконсультом или делопроизводителем. Вне зависимости от должности, под рукой исполнителя должен находиться образец листа ознакомления с локальными нормативными актами.

Процедуру доведения до сведения не стоит затягивать. Желательно собрать подписи в течение недели с момента вступления локального акта в силу. Администрация не может в принудительном порядке заставить коллег подписать документ. Факт отказа подлежит правовой оценке со стороны юридического отдела или безопасности. Возможно, не стоит торопиться проводить проверку и просто провести встречу с работником, разъяснить непонятные пункты документа и т.д.

Образец заполнения листа ознакомления с ЛНА

Рассматривая простейший вариант заполнения, документ будет выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Омега»

ИНН 123456 ОГРН 12345678, г. Кемерово, ул. Городская 11

Лист ознакомления

С положением о работе с персональными данными ООО «Омега» (приказ N123 от 01.06.2014 г.)

  1. Петров Пётр Петрович, делопроизводитель, (подпись и дата ознакомления)

Лист ознакомления составил:

Инспектор по кадрам ООО «Омега»                                                                              Васильев В.В.

Скачать образец листа ознакомления с локальным нормативным актом.

Законодатель не устанавливает сроки, в течение которых должен храниться этот документ. Если предприятие не оговаривает период внутренним регламентом, то лист ознакомления стоит хранить на период действия ЛНА.

Обычно такие документы хранятся в отделе кадров с ограничением доступа для посторонних. Поскольку лист создаётся в единственном экземпляре важно обеспечить бережное нахождение оригинала. В случае необходимости инспектор может сделать копию.

Оригинал может понадобиться для разрешения внутренних споров или в случае прибытия проверки надзорных органов. Правоохранительные органы также могут требовать лист ознакомления, однако для этого нужен мотивированный запрос и резолюция начальника. При положительном решении предоставляется заверенная копия документа, но не оригинал.

Оригиналы документов допускается передавать на предусмотренных законом основаниях, к примеру, в рамках выемки. imageЕсли управленец заводит журнал, где в будущем планирует знакомить вновь прибывших сотрудников с ЛНА, целесообразно надлежащим образом оформить этот документ. Помимо внутреннего содержания стоит сделать обложку, сшить листы, скрепить печатью.

В заключении стоит отметить важность наличия рассматриваемого документа. Заполненный лист ознакомления говорит о согласии работников выполнять ЛНА. Наличие такого документа крайне важно для разрешения конфликтных ситуаций.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: