Кассовая дисциплина для ИП на УСН при онлайн кассах в 2021 году (изменения)

Касса предприятия и контрольно-кассовая техника (ККТ) – в чем отличие?

Касса предприятия — это то, что есть у каждой организации. Она регистрирует все движения наличных: выручку по итогам дня, поступление займов, выдачу подотчетных средств, выдачу зарплаты и др. Документы, непосредственно относящиеся к кассовой дисциплине, — это приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и платежная ведомость.

Кассовым аппаратом пользуются те, кто непосредственно занимается приемом розничной выручки, принимает наличку и платежи через эквайринг. Кассовый аппарат регистрирует движение по выручке. Таким образом, кассовый аппарат — это часть кассы предприятия, и его главный документ — кассовый чек.

Приходный кассовый ордер (ПКО) формируется при любом приеме наличных денежных средств (при каждом поступлении денег в кассу). С его помощью оформляется итоговая сумма выручки за день, этот ПКО будет являться частью кассовой книги. Этим ПКО можно оформить возврат неиспользованных подотчетных средств от сотрудника.

Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется в тех случаях, когда расходуются наличные средства кассы организации — например, выдаются деньги под отчет. Но, если вы выдаете средства своим сотрудникам из кассы в виде заработной платы, то на них просто заполняется расчетно-платежная ведомость по выплате заработной платы. При этом кассовый чек не выбивается. Потому что кассовый чек относится строго к расчетам, а не к взаимодействию с сотрудниками.

От чего освобождены ИП

В настоящее время индивидуальные предприниматели могут не применять лимит остатка наличных, не составлять кассовые документы и не вести кассовую книгу. В то же время, прямого запрета на соблюдение этих правил не установлено. Поэтому предприниматели могут их соблюдать, например, для укрепления дисциплины кассиров и правил безопасности при работе с наличными. Вкратце расскажем об этих правилах.

Читайте также:  Дистанционные курсы направленияКадровое делопроизводство

Лимит остатка наличных денег — это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня. Размер лимита рассчитывается по специальной формуле и устанавливается внутренним документом налогоплательщика. Если лимит установит ИП, то это будет его личное дело, и превышение такого лимита не грозит никакими санкциями.

Кассовые документы — это документы, которые оформляются при движении денег в кассе. Так, приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Расходный кассовый ордер (РКО) — при выдаче денег из кассы.

В кассовую книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет данные кассовой книги с данными кассовых документов и определяет сумму остатка наличных денег в кассе.

Бесплатно вести кассовую книгу в веб-сервисе

Кассовая книга: что это такое?

Кассовая книга — это сводный документ, в котором содержится вся информация по всем поступлениям, движениям наличных в организации. Записи в кассовой книге осуществляет кассир (либо заменяющее его лицо) на основании каждого ПКО и РКО.

Кассовую книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Но вести ее должны не все.

ИП имеют право не оформлять ПКО и РКО и могут не вести кассовую книгу (об этом говорится в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»). Если они хотят узаконить это право, то им нужно издать соответствующий приказ. Однако Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт в области бухгалтерии в СКБ Контур, советует серьезно подумать, прежде чем принимать такое решение: когда много сотрудников, следить за наличкой непросто, чтобы как-то ее зафиксировать, лучше все же не отказываться от регистрации ПКО и РКО и ведения кассовой книги.

ИП с сотрудниками следует обратить внимание на то, что, если они выдают денежные средства из кассы в качестве выплаты заработной платы, то расчетно-платежную ведомость им придется составлять обязательно.

Изменения, касающиеся кассовой документации

Был обновлен ФЗ №54 «О применении ККТ» от 22 мая 2003 года. Он стал основанием для изменений, касающихся перечня кассовой документации. В частности, изменился ряд документов, которые обязательно должны дополнять работу с кассой. В ФЗ №54 была введена статья 1. В ней перечислены акты, которым нужно следовать при использовании касс. Это следующие документы:

  • ФЗ №54.
  • Акты, которые приняты на основании этого ФЗ.

Теперь не обязательно использовать документы, перечисленные в Постановлении №132 от 25 декабря 1998 года. В частности, это акт о возврате средств потребителям, о проверке денег в КТТ и многие другие документы. Однако остаются обязательными документы, относящиеся к операциям с ККТ. Они перечислены в указании ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года:

  • Ордера, сопровождающие приход и трату.
  • КК.

Что это все обозначает? Вопрос о нужности ведения КК при наличии онлайн-кассы возник тогда, когда ряд бумаг стал необязательным с обновлением ФЗ №54. Однако, несмотря на все обновления, ведение КК – это по-прежнему обязательный пункт.

На что можно тратить наличную выручку?

Без ограничений наличную выручку можно тратить на:

  • выплату зарплаты;
  • подотчетные средства;
  • выплату доходов ИП.

Лимиты распространяются на следующие расчеты (не более 100 000 руб. в рамках одного договора):

  • покупка товаров или услуг;
  • при возврате денежных средств за оплаченные ранее товары;
  • при выдаче наличных при осуществлении операций платежным агентом.

Если оборудование стоит, например, 99 000 руб., вы можете выписать расходный кассовый ордер и купить оборудование за эти деньги. Но если стоимость в целом по договору превышает 100 000 руб. и вы расплачиваетесь наличными, это автоматически считается нарушением (Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Нарушением кассовой дисциплины также считается превышение лимита остатка в кассе (согласно ст. 15.1 КоАП штрафы на должностное лицо — от 4000 — 5000 руб.), на организацию — 40 000 — 50 000 руб.).

Читайте также:  Защита персональных данных работника

При работе с ККТ под нарушения попадают следующие случаи:

  • ККТ не соответствует требованиям законодательства;
  • вы приняли наличку и не выбили чек,
  • остаток по кассе не равен сумме, отраженной в документе.

Всё, что нужно на старте бизнеса для ИП и ООО младше 3 месяцев

Подробности

Изменения в кассовой дисциплине в связи с внедрением онлайн касс

С использованием онлайн-касс необходимость в части форм отчетности отпала. Данные хранятся в памяти кассовой техники, могут быть получены в любой время для контроля. Для лиц, использующих ККТ нового образца, предоставлена информация о снижении требований в отношении применения форм.

По разъяснениям, предоставленным Минфином, формы первичного учета в торговле, установленные Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, не обязательны к применению предприятиями, перешедшими на новый порядок применения ККМ. Под новым порядком понимают использование онлайн-касс.

Зам. директора Департамента В.А.Прокаев (Письмо Минфина РФ от 16.09.2016 № 03-01-15 / 54413)

Важно! Утвержденные Постановлением № 132 формы расчетов с применением кассовой техники №№ КМ 1- КМ 9 могут не использоваться в учете операций.

Кассовая дисциплина и льготы для малого бизнеса

В 2021 году, согласно Федеральному закону от 24.07.07 № 209-ФЗ, предприятия относятся к малому бизнесу, если соответствуют следующим критериям:

  1. Численность работников не превышает 100 человек.
  2. Выручка от реализации товаров, работ или услуг без учета НДС составляет не более 800 млн руб.
  3. Доля участия других лиц, не относящихся к субъектам малого бизнеса, не более 49%.

Узнать, относится ли организация к субъектам малого и среднего бизнеса, можно на сайте Единого реестра субъектов малого и среднего предпринимательства.

Представители малого бизнеса могут избежать указанные выше штрафы, если предпримут некоторые шаги.

  • Они могут не устанавливать кассовый лимит (абз. 10 п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017).

Для этого нужно издать приказ примерно следующего содержания:

«На основании абз. 10 п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У приказываю:

1. Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе.

2. Ответственной за сохранность денежных средств назначить кассира Иванову И.И.»

Если вы предприниматель, то вы можете назначить ответственным себя. Если вы директор в единственном лице в организации, то можете назначить себя ответственным за исполнение этого приказа.

Читайте также:  Что такое фотография рабочего дня: пример заполнения

  • Они могут исправлять кассовые документы, кроме ПКО и РКО (абз. 2 подп. 4.7 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Причем ошибки можно исправить и за предыдущие периоды.

Процедура внесения исправлений стандартная: зачеркиваются неверные данные и вместо них вносятся правильные. Нужно поставить подпись, указать дату, фамилию и инициалы, должность человека, который внес исправления. Если эти исправления влекут дальнейшие исправления, то последние тоже важно отразить в кассовой книге.

Штрафы ИП за нарушение кассовой дисциплины

Размеры штрафных санкций для ИП за неприменение ККТ составляют от 25 до 50% суммы покупки, но не менее 10 000 руб. Повторное нарушение кассовой дисциплины влечет в отношении должностных лиц дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет, а также административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток (п. 2-3 ст.14.5 КоАП).

Унифицированная форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер»

Унифицированная форма № КО-2 «Расходный кассовый ордер»

Унифицированная форма № КО-4 «Кассовая книга»

Унифицированная форма № Т-53 «Платежная ведомость»

Особенности, как применять кассовые аппараты

Стоит помнить, что в 2021 году при всех расчетах безналом, считая также электронные платежи, в чеках придется указывать форму «безналичные». Сюда относится реквизит 1081. Поэтому за старые образцы можно получить штраф – это прямое нарушение порядка, в котором допускается применять ККТ.

Чтобы санкций не было, следует обновить ПО кассы, если это еще не было выполнено. Ниже – примеры, как это может выглядеть.

Образец чека

Так будет выглядеть, если расчет будет проходить безналом.

БСО

Напоминаем, что типографские бланки с 2021 года более не будут заменой стандартным чекам. То есть больше ИП не должно оказывать услуги населению и выдавать такие бумаги.

Теперь здесь должны быть прописаны все те же реквизиты, что и в основном платежном документе. При необходимости можно вписывать в них больше информации, но не меньше. Указывать допускается любые данные, которые требует специфика компании.

Популярные модели онлайн электронных касс для ИП на упрощенке

Предлагаем еще раз сравнить несколько распространенных вариантов, которые разрешено использовать в соответствии с законом.

  • АТОЛ Sigma 7. Имеется все необходимое обеспечение, чтобы активно торговать. В нее и из нее можно прогрузить отчетность, скидки и промоакции, товароучет. Легко взаимодействовать с различными документами. Экран в 7 дюймов. Подключается всеми популярными способами к интернету. Можно пробивать товары с ЕГАИС, есть личный кабинет с возможностью редактирования.
  • ЭВОТОР 7.2. В нем заложен учет продукции на базовом уровне. Связь с сетью стандартными способами. Подключается сканер, весы, пин-пад и другое оборудование. Допускается работать в личном кабинете и править его. Легко добавлять продукты в облачный каталог.
  • МТС касса 12. Сенсор размером в 11.2. Позволяет печатать чеки с шириной 80 мм. Подключается денежный ящик, сканер и другое ПО. Прогружаются акции, целые программы лояльности.

Процедура инкассации

Итак, договор заключен, график утвержден. Осталось подготовить документы и ждать инкассаторов. Рассмотрим, каковы должны быть действия предпринимателя.

Заполнение ведомости

Потребуется заполнить документ, который называется «Препроводительная ведомость к сумке 0402300». Документ довольно объемный и состоит из нескольких частей — ведомости, накладной и квитанции. Порядок заполнения подскажут в банке. Также можно обратиться к инструкции из приложения к Указанию Банка России № 3352-У. Будьте внимательны при заполнении документа — сумма должна везде совпадать, иначе инкассаторы наличность не примут.

Передача денег

Явившись за деньгами, инкассатор предоставляет кассиру паспорт и доверенность на перевозку. Убедившись, что перед ним представитель инкассаторской службы, кассир выкладывает денежные средства в сумку. Это может быть одноразовый сейф-пакет или холщовый мешок многоразового использования. Рекомендуется заранее узнать в банке, нужно ли покупать сумки самостоятельно или их привезут инкассаторы. Мешки пломбируются — для этого пользователю выдается индивидуальный пломбиратор.

Итак, деньги уложены в пакет. Заполненный на первом этапе документ делится — ведомость вкладывается в пакет, а накладная и квитанция остается у кассира.

Инкассатор принимает сумку с деньгами, проверяет правильность заполнения документов и пломбу. Если никаких нареканий нет, он расписывается в квитанции и ставит штамп. Далее квитанция с подписью представителя инкассаторской службы передается кассиру. Это означает, что теперь ответственность за денежные средства несет инкассатор.

Поступление денег на расчетный счет

После передачи денежных средств инкассатору работа предпринимателя закончена. Через 1-2 дня деньги появится на расчетном счете. Перед зачислением специалисты банка их проверят и пересчитают. Если выяснится, что сумма не соответствует указанной в документах, деньги зачислены не будут. Вместо этого будет составлен акт экспертизы, а банк будет выяснять, кто в этом виновен.

Заполнение дополнительных граф в форме КО-4

Форма КО-4 разделена на две равные части. Во второй части после таблицы располагается ряд дополнительных граф. В числе таковых графа «Итого за день». В ней отражаются поступления по ПКО, а также выплаты по РКО, совершенные ИП или его сотрудниками в течение дня.

В графе «Остаток на конец дня» необходимо отразить, соответственно, остаток наличности в кассе. Он вычисляется посредством суммирования остатка средств на начало дня с разницей между операциями по ПКО и РКО.

Еще одна важная графа формы КО-4 – «Перенос». В ней отражается сумма денежных средств по всем ордерам, сведения о которых внесены в конкретную таблицу. Это позволяет кассиру или самому ИП продолжить заполнение формы на следующей странице с учетом цифр, отраженных в графе «Перенос».

На второй странице кассовой книги в области, расположенной после таблицы, также нужно зафиксировать:

  • количество РКО, прилагаемых к документу — буквами, например «два»;
  • количество ПКО;
  • фамилию, инициалы и подпись кассира, который непосредственно заполнял кассовую книгу (им может быть сам ИП).

Если в штате ИП работает бухгалтер — потребуется также и его подпись, если нет — напротив графы «Бухгалтер» ничего писать не нужно.

См. также: «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

  • субъекты малого предпринимательства (малые и микропредприятия);
  • индивидуальные предприниматели.
  • приходные ордера;
  • расходные ордера;
  • кассовую книгу.

Совет: индивидуальным предпринимателям лучше не отказываться от ведения кассовой книги и кассовых документов. Ведь обеспечить сохранность и контролировать движение наличности в интересах самого предпринимателя.Например, в спорной ситуации подтвердить выдачу денег под отчет или зарплаты можно будет кассовыми документами.

Кассовые операции

  • прием и выдачу наличных денег (с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров);
  • хранение наличных денег в кассе;
  • соблюдение лимита расчетов наличными;
  • ведение кассовой книги;
  • сдачу наличности в банк.

Расходование наличной выручки

  • выдачу зарплаты;
  • социальные выплаты;
  • оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выдачу сотрудникам под отчет (в т. ч. командировочных);
  • выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
  • выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан (при условии, что страховая премия была уплачена наличными);
  • выдачу денег в качестве банковского платежного агента (субагента);
  • использование денег на личные нужды предпринимателем, при условии, что выплата не связана с его предпринимательской деятельностью.

Внимание: ответственность за нецелевое расходование наличных денег законодательством не установлена. Вместе с тем, штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (п. 4 ст. 421 ГК РФ). Поэтому во избежание санкций со стороны банка придерживайтесь целевого расходования денег по согласованным с ним направлениям.

  • расчеты наличными с другими организациями сверх установленных лимитов;
  • неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
  • несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
  • накопление в кассе денег сверх установленных лимитов.

Ситуация: можно ли расходовать наличную выручку на предоставление займов?

Нет, нельзя.

Ситуация: можно ли расходовать наличные денежные средства, принятые от учредителя в виде беспроцентного займа, на выплату зарплаты, не внося их на расчетный счет?

Нет, нельзя.

Ситуация: можно ли в случае возврата товара выдать покупателю наличную выручку из кассы? Гражданин-покупатель оплатил товар банковской картой.

Нет, нельзя.

Это правило действует и в том случае, если покупка была частично оплачена наличными деньгами, а частично – с использованием банковской карты. Деньги возвращаются из кассы в той же пропорции, в какой они были внесены при покупке. Такой вывод, в частности, содержится в письме УМНС России по г. Москве от 2 апреля 2003 г. № 29-12/17931.

Сохранность наличных денег

  • заключить договор о полной материальной ответственности;
  • взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Обособленные подразделения

Ситуация: можно ли обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации?

Нет, нельзя.

  • вносить наличные деньги в головную кассу организации или в банк для зачисления на расчетный счет организации;
  • получать из головной кассы наличные для совершения кассовых операций.

Совет: можно разработать внутренний порядок движения денег между подразделениями без участия головной кассы. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими.

  • «Главная касса организации»;
  • «Касса обособленного подразделения № 1»;
  • «Касса обособленного подразделения № 2».

Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 1» – выданы деньги кассой обособленного подразделения № 1 представителю обособленного подразделения № 2;

Дебет 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 2» Кредит 57 «Переводы в пути» – поступили деньги в кассу обособленного подразделения № 2.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации — это специализированная система учета деятельности по движению наличных денежных средств в кассе учреждения. Нормативы по ведению дисциплины обязан применять любой экономический субъект, работающий с наличностью. Чиновники систематически обновляют законодательство. Наиболее значимым нововведением последнего времени является введение обязательного использования онлайн-касс. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Скачать образец положения о ведении кассовых операций в 2020 году

Скачать бланк расходно-кассового ордера (РКО)

Скачать образец заполнения РКО подотчет

Скачать бланк приходно-кассового ордера

Скачать образец заполнения ПКО подотчет

Скачать бланк кассовой книги

Важные изменения законодательства

Изменения в порядок ведения кассовых операций в 2020 году не вносились. Руководствоваться необходимо указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, последняя редакция которого вступила в силу 19.08.2017 (см. указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Этим распоряжением Центробанк:

  • поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
  • ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
  • изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.

Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций

Отменено/изменено

Суть изменений в правилах ведения операций с наличными

П. 5.2 утратил силу

П. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Фед. закона от 22.05.2003 № 54

П. 5.1 изменен

П. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты

П. 6.1 изменен

П. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе

П. 6.2 изменен

П. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег проставляется электронная подпись

П. 6.3 изменен

П. 6.3. Отдельное заявление на подотчет составлять не обязательно, если на подотчетное лицо есть приказ (т. е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014)

П. 6.3 изменен — абзац третий утратил силу

П. 6.3. Выдавать аванс допустимо при непогашенном долге по предыдущему подотчету

Как видим, кассовая дисциплина с принятием последней редакции указания 3210-У значительно изменилась.

Порядок организации и ведения кассовых операций

Чтобы учреждению избежать проблем с контролирующими органами, необходимо соблюсти несколько ключевых требований по отражению движения наличных. Рассмотрим ключевые условия, как организовать ведение в 2020 году онлайн-кассы.

Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:

  1. Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.
  2. Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.
  3. Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.
  4. Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.
  5. Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.

Унифицированные формы для кассовых операций

Как и прежде, кассовые операции в 2020 году оформляются обязательными к применению унифицированными формами первичных учетных документов. Это формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88: приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001), расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002), кассовая книга (код ОКУД 0310004). При выдаче из кассы сумм заработной платы применяется платежная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчетно-платежная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

ВАЖНО!

Письмом от 21.07.2017 № 03-01-15/46715 Минфин РФ подтвердил, что применять унифицированные формы, связанные с ведением ККМ (постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132), в соответствии с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин …» (МФ РФ от 30.08.1993 № 104), необязательно!

В том числе правила ведения кассовых операций в 2020 году признают необязательными следующие формы:

  • журнал кассира-операциониста;
  • справка-расчет кассира-операциониста;
  • журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
  • сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
  • акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;
  • акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
  • акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам);
  • журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ;
  • акт о проверке наличных денежных средств кассы.

Однако некоторые бланки остались обязательными элементами учета движения наличных. Каждое учреждение обязано формировать обязательные документы при движении наличных денежных средств.

Актуальные бланки и образцы

Поскольку не все документы, которыми оформляются операции по наличным расчетам, были упразднены в связи с введением онлайн-касс, перечислим, какие кассовые документы отменили в 2020 году, а какие продолжают применяться. Так, к примеру, при наличных расчетах внутри учреждения придется формировать специальные бланки.

Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.

Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.

Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.

Пример заполнения РКО

Операции по поступлению наличности в кассу оформляем приходным кассовым ордером.

Причем поступления могут быть не только от работников, но и с расчетного счета банка в кассу организации. Например, учреждение выдает заработную плату и пособия наличными.

Пример заполнения ПКО

Все расходные и приходные операции регистрируются в специальном документе — кассовой книге, учитывая хронологический порядок регистрации и ведения бухгалтерских данных.

Пример заполнения

Использование ККМ в 2020 году

У экономических субъектов внедрение онлайн-касс происходит поэтапно. В соответствии с п. 4 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290, с 01.02.2017 новую контрольно-кассовую технику допускается использовать только через оператора фискальных данных.

С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:

  • поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ;
  • в отдаленных и труднодоступных местах;
  • в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
  • аптечные организации в сельской местности;
  • по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
  • платных услуг библиотечного дела;
  • прием наличности за коммунальные услуги;
  • образовательные услуги населению;
  • предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
  • оказание услуг центрами культуры и творчества.

Для наглядности представим поэтапный порядок реализации новой редакции закона № 54-ФЗ в виде блок-схемы.

На сегодняшний день существуют уже более 100 моделей онлайн-касс, а действующие ОФД обеспечивают передачу данных с касс в ОФД, ФНС и ЕГАИС. С актуальным реестром ККТ можно ознакомиться на официальном сайте ФНС.

По закону 54-ФЗ, оператор фискальных данных обязан:

  • хранить, обрабатывать и защищать от модификации фискальные данные, обеспечивая их конфиденциальность;
  • передавать фискальные данные из ККМ в ФНС;
  • отправлять покупателю чек в электронном виде и обеспечивать возможность онлайн-проверки чека.

По каждой онлайн-кассе ОФД собирает и актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму наличных, средний чек и т. д. А значит, любую точку продаж теперь есть возможность проверить через интернет за считанные минуты. Кроме того, встроенные сервисы некоторых ОФД позволяют не только хранить полученные данные, но и формировать различные отчеты.

После введения онлайн-касс все их владельцы с 19.08.2017 обязаны выполнять через личный кабинет КК-техники следующие действия (пункт 1 главы I приказа ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/[email protected]):

  • отвечать в трехдневный срок на поступившие через личный кабинет запросы ИФНС;
  • сообщать о неприменении КК-машин или в трехдневный срок со дня устранения выявленных нарушений при ее использовании;
  • сообщать о своем согласии или несогласии с поступившими от ИФНС данными о выявленных нарушениях в течение одного рабочего дня.

Передаваемые сведения необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). После получения такого сообщения ИФНС должна подтвердить факт получения, разместив в кабинете КК-машин квитанцию о приеме. Информация и документы могут быть переданы и на бумажном носителе в налоговые органы.

Что делать при неисправности ККМ

Многие пользователи онлайн-касс столкнулись с массовым сбоем 20.12.2017. В результате неясности, как работать в такой ситуации, и боязнь штрафных санкций заставили закрыться многие торговые точки на территории всей страны. В результате ФНС в срочном порядке выпустила разъяснение, в котором пояснила порядок действий при массовом техническом сбое в работе ККТ (письмо от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867). В нем сделан вывод, что учреждения могут продолжать работать в этом случае без применения ККТ, применения штрафных санкций в этом случае не будет. После восстановления работоспособности системы пользователь обязан сформировать коррекционный кассовый чек, в котором надо отразить общую сумму неучтенной по ККТ выручки.

А как не нарушить кассовую дисциплину, если произошла поломка единственного ККТ, который в своей деятельности использует компания? При поломке ККТ организация вправе вести деятельность без ее использования. В этом случае покупателю выдают бумажный документ, подтверждающий факт оплаты (например, товарный чек). Сразу же после устранения поломки, чтобы избежать штрафа, необходимо (п. 14.5 КоАП РФ):

  • сформировать по каждой операции коррекционный чек;
  • в письменной форме сообщить о возникшей ситуации, указав информацию о каждом созданном чеке коррекции.

Очень важно соблюдать порядок ведения до того, как ИФНС узнает о возникшей поломке в результате проверки. Только в этом случае штрафные санкции не будут применены. Чтобы не оказаться в ситуации невозможности работы при поломке ККТ, налоговые органы предлагают приобрести запасной кассовый аппарат (письмо № ЕД-4-20/24899).

Проверки ФНС

Если ранее, до изменения порядка кассовых операций в 2012 году, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то сейчас его осуществление поручено Федеральной налоговой службе. При проведении выездной налоговой проверки комиссия проверит соблюдение кассовой дисциплины в целом: не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:

  • производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
  • как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
  • соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
  • соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
  • выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Ответственность за нарушения оформления кассовых операций

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в 2020 году наказуемо. Нарушением признается неоприходование наличной выручки, несоблюдение кассового лимита, расчеты с контрагентами наличными деньгами сверх установленных норм, несоблюдение порядка хранения денежных средств. За такие правонарушения предусмотрен административный штраф по статье 15.1 КоАП РФ.

Если кассовая дисциплина в 2020 году не отвечает заявленным требованиям, на нарушителей наложат штраф:

  • для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей;
  • для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Автор: Эсаат Ф. СамединовОбсудить в чате Telegram

14. Прочие специализированные документы по банковскому делу

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

3210-У – порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, подразумевающий упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

Официальные реквизиты нормативного акта: 

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

Документы доступны только зарегистрированным пользователям.Авторизуйтесь, чтобы бесплатно скачать документы в электронной библиотеке Института переподготовки и повышения квалификации ВИАКАДЕМИЯ.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: