Может ли подотчетное лицо рассчитываться личной картой

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подотчетное лицо оплачивает товары банковской картой какие документы нужны». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы. Как правило, в подотчет выдаются наличные деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных канцелярских, почтовых расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.

Основные цели расходов через подотчётных лиц:

  • Командировочные расходы с оплатой проезда и проживания.
  • Приобретение материалов (сырьё для производства, канцелярские товары, запчасти к автотранспорту, расходники для оргтехники и прочее).
  • Оплата услуг (мобильная связь, услуги переводчика или нотариуса, мелкий ремонт оргтехники или транспорта и другие).
  • Оплата госпошлин в различные инстанции (суды всех юрисдикций, Гостехнадзор, ГИБДД и прочие).

Есть мнение, что покупку товара для нужд компании в интернет-магазине сложно проводить в учете, если в качестве покупателя выступает сотрудник без доверенности. Преодолеваем эту и другие сложности закупок через Интернет.

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые получили денежные средства организации для оплаты «мелких» расходов. Учтите один нюанс. Лимит расчетов в 100 000 руб. действует только для наличных расчетов в силу пункта 1 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У. Банковская карточка– электронное средство платежа, ее используют при безналичных расчетах (п. 1.5 положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П). Но подотчетные лица вправе оплатить товары на сумму до 100 000 руб. без контракта. В остальных случаях придется его заключать. Подотчетное лицо действует от имени предприятия, приобретенные им товары следует квалифицировать как закупку. Ведь по сути это закупка у единственного поставщика. Поэтому оплатить товары на сумму более 100 000 руб. без контракта подотчетник не вправе. Такие правила действуют и при оплате наличными, и при оплате картой.

Так как, если сотрудник оплачивает товары и услуги за свой счет, не получив для совершения платежа предварительно денежные средства под отчет в кассе, то не важно наличными средствами он это сделал или с помощью банковской карты. Налоговики могут попытаться отказать в признании расходов по чеку, в котором указана неверная дата или проставлено неточное время приобретения товара. Очевидно, что такое нарушение является существенным для подотчетного лица.

Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков

Оплата товара подотчетными лицами с банковской карты

Есть решения судей, которые не считают нарушением неверное указание времени в чеке, ссылаясь на то, что неправильная фиксация времени не влечет за собой неправильную работу ККТ.

Авансовый отчет в данном случае не заполняется, т.к. аванс выдан не был. Достаточно оформления заявления о возмещении потраченных сумм с приложением платежных и товарных документов (кассовые чеки, товарные чеки…).

Выдача подотчет и отражение операций в бухгалтерском учёте

Вопросы: 1. Законна ли передача подотчетных сумм от Иванова Петрову (не является МОЛ; о штатный работник ООО ННР)? 2. Можно ли считать такое использование денежных средств Ивановым целевым? 3. Сотрудник может приобрести, не отрываясь от своего рабочего места, необходимое оборудование, канцелярские принадлежности и другие товары для хозяйственных нужд компании. Продажа товаров через Интернет (электронная торговля) относится к розничной торговле, которая ведется через телемагазины и компьютерные сети (код по ОКВЭД 52.61.2).

В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм — организация компенсирует его.

Как правильно оформлять авансовый отчет и какие документы нужно прикладывать к авансовому отчету при оплате карточкой за товары?

Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Учет приобретения товаров работником для нужд компании через Интернет не отличается от приобретения в обычном магазине. Особых требований или послаблений в оформлении документов приобретение товаров в Интернете не содержит.

Если сотрудник в установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.

Расчеты через подотчетных лиц: что это и как правильно их проводить?

Взаимоотношения покупателя и продавца при такой торговле регулируются Правилами продажи дистанционным способом*(3). В них определено, что продавец обязан выдать покупателю кассовый или товарный чек либо иной документ, подтверждающий оплату товара. При оплате товаров покупателем в безналичной форме (за исключением оплаты с использованием банковских платежных карт) продавец обязан подтвердить передачу товара путем составления накладной или акта сдачи-приемки товара*(4). Как видим, интернет-магазин должен предоставить документы, на основании которых в учете отражается операция по приобретению канцтоваров, оборудования и т.д.

Директор оплачивает со своей собственной карточки через интернет товары приобретенные для ТОО, при этом как правильно оформлять авансовый отчет и какие документы нужно прикладывать к авансовому отчету? Можно ли директору оплачивать с собственной карточки если эта карточка оформлена на его имя, а товары приобретаются на ТОО?

На практике многие продолжают пользоваться старым «проверенным» бланком, который имеет две стороны (утвержден постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Иванову ИИ выдали наличные денежные средства под отчет для покупки спортинвентаря. Не найдя необходимого инвентаря в Норильске, он передал подотчетные деньги Петрову ПП (расписка о передаче денег есть), который выехал в Красноярск, там приобрел инвентарь, привез его в Норильск и передал по акту приема-передачи Иванову ИИ.

Похожие записи:

Дополнительные подотчетные документы

Не всегда документальное оформление расчетов с подотчетными лицами ограничивается только заявлением, кассовыми документами и авансовым отчетом с приложенными подтверждающими документами.

Среди дополнительных подотчетных бумаг можно назвать:

  • служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
  • приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
  • уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Налоговые риски документальных ошибок подотчета

Если в документах подотчетных лиц имеются ошибки или к авансовому отчету не приложены подтверждающие документы, могут возникнуть разного рода риски, в том числе налоговые:

Вид нарушения в подотчетных документах Возникающие риск
К авансовому отчету не приложены документы, подтверждающие расход
  • Невозможно признать расходы при расчете налога на прибыль.

В «прибыльных» расходах допустимо учитывать подотчетные расходы, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ, и из них можно установить, какие расходы произведены (п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина от 28.01.2020 № 03-03-06/3/4915, от 28.01.2020 № 03-03-06/1/4913, от 21.03.2019 № 03-03-06/1/19017, от 20.03.2019 № 03-03-06/1/18478)

Читайте также:  Нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы

  • Риск доначисления НДФЛ.

При отсутствии документального подтверждения расходов у сотрудников могут возникать доходы в натуральной форме (ст. 211 НК РФ). От обложения НДФЛ такие суммы не освобождаются (Письмо Минфина от 14.05.2018 № 03-03-06/1/31933)

Штраф 40 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ) за нарушение ст. 2 и 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…» (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2017 № А40-62347/2017)
Выплата части заработной платы под видом командировочных расходов Доначисление страховых взносов на выплаченные суммы (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.12.2017 № А32-36856/2016)
Авансовый отчет своевременно не представлен, подотчетные средства не удержаны из зарплаты подотчетного лица

Помимо налоговых рисков возможны и иные негативные последствия. К примеру, если приобретенные на подотчетные деньги ТМЦ без оправдательных документов не будут оприходованы, к подотчетнику может быть предъявлен иск в части причинения вреда компании (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.10.2017 № А32-12049/2015).

Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться

Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение? Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара. Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи. Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности. Законом определен срок – три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу. При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника. Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара.

Способы снижения рисков

Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:

  • Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах.

Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).

Предусмотрите также, что при безналичной форме расчетов подотчетные суммы перечисляются на личные или зарплатные карты сотрудников с расчетного счета работодателя.

Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.

Ознакомьте сотрудников под роспись с установленными в компании подотчетными правилами.

  • Оформите приказ о подотчетных лицах.

В приказе зафиксируйте:

  • список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет;
  • допустимую к выдаче максимальную сумму;
  • предельные сроки, на которые выдаются подотчетные средства.

Обычно такой приказ оформляется в начале года на 12 месяцев или на больший срок. При необходимости в него вносятся изменения и дополнения.

image

  • Контролируйте назначение платежа в платежках на перечисление подотчетных средств.

Чтобы перечисленный на карту сотрудника подотчет контролеры не спутали с зарплатным доходом, а у банкиров подобное перечисление не вызвало подозрений, при оформлении платежных поручений важно следить за надлежащей формулировкой назначения платежа (поле 24):

Оплата банковской картой лица, не являющегося сотрудником предприятия

Законом допустим также вариант, когда сотрудником производится за товар или услугу оплата картой лица, не работающего в организации. В этом случае к заявлению сотрудника на возмещение затрат прикладывается уведомление от лица, на чье имя оформлена карта, с которой осуществлялся платеж. В этом уведомлении владелец карты поясняет, что не возражал против оплаты товара или услуги принадлежащей ему картой. Если платеж произведен с банковской карты супруги или супруга, работающего на предприятии сотрудника, осуществившего платеж, заявление с подтверждением согласия не потребуется.

Подотчетный документооборот и новое Указание ЦБ РФ № 5348-У

С конца марта 2021 года компании при выдаче подотчетных денег должны руководствоваться новыми правилами наличных расчетов (Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов»). Они не изменили коренным образом прежние нормы из Указания от 07.10.2013 № 3073-У, но частично подкорректировали их.

Читайте также:  Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Новое указание предписывает производить наличные расчеты между компаниями, ИП и физлицами за счет налички, поступившей в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (Письмо ЦБ от 04.06.2020 № 45-19/5013).

Получается, что выдать наличные средства под отчет из наличной выручки можно, а вот возвращенный одним сотрудником в кассу неизрасходованный подотчетный аванс сразу выдать другому подотчетному лицу станет рискованной процедурой, которая привлечет внимание контролеров. Наказание за подобное нарушение — для должностных лиц от 4 000 до 5 000 руб., для компаний от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

В такой ситуации придется деньги сначала сдать в банк, а затем снять и уже затем выдать подотчетнику.

Повлияет ли такой порядок на подотчетный документооборот? Скорее всего нет. Прибавиться работа кассирам и бухгалтерам по оформлению приходно-расходных кассовых документов, а набор документов подотчетника от этого не изменится.

Подводим итоги

  • Оформление подотчетных денег начинается с заявления подотчетного лица или приказа (распоряжения) работодателя.
  • На основе этого документа наличные средства выдаются из кассы или расчетного счета после оформления платежных документов (РКО или платежного поручения).
  • Чтобы отчитаться за потраченные подотчетные средства, сотруднику необходимо собрать подтверждающие документы и заполнить авансовый отчет.
  • Если документы по подотчетным суммам оформлены с ошибками или авансовый отчет не представлен, а выданный под отчет аванс не возвращен, возникают налоговые риски.

ИсточникКА «Кадровый метод» — это кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску и подбору персонала в Москве и России. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонал, бухгалтеров, врачей, стилистов, … Предлагаем для Москвы и Московской области — массовый подбор персонала — стоимость обсуждается отдельно. Даем гарантии на подобранный нашим агентством персонал. Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице «Акции» Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях по рекрутингу персонала для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты . Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки. Для Вашего удобства мы создали раздел «Подбор персонала по профессиям» в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел «Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям». Также у нас есть услуга подбора персонала по фиксированной стоимости!

Ошибки в оформлении перевода на карту

Заполнение платежного поручения очень важный этап, в котором лучше не допускать ошибок:

1.При обнаружении ошибки, банковский работник вправе отказать в проведении платежа

2.Из-за нарушения сроков перечисления денежных средств сотрудник организации не сможет вовремя отправиться в командировку.

Расчеты с подотчетными лицами по банковским картам

Организация может перечислять денежные средства подотчетным лицам на банковские карты. При этом могут использоваться как личные банковские карты сотрудников, так и корпоративные банковские карты.

Использование личных банковских карт сотрудников.

Для перечисления денежных средств под отчет на личную банковскую карту работник должен сообщить в бухгалтерию организации банковские реквизиты своей карты. Возможно перечисление как рублевых, так и валютных сумм.

Перечисление денежных средств работнику на личную банковскую карту оформляется документом «Платежное поручение исходящее» (или «Платежный ордер на списание денежных средств») с видом операции «Перечисление денежных средств подотчетнику».

Сотрудник с помощью карты оплачивает товары и услуги, а также может снимать наличные. На совершенные расходы сотрудник составляет авансовые отчеты и представляет их в бухгалтерию (аналогично расчетам наличными).В документе «Авансовый отчет» в случае расчетов с подотчетным лицом с использованием банковских карт на закладке «Авансы» указываются банковские платежные документы («Платежное поручение исходящее», «Платежный ордер на списание денежных средств»). В печатной форме АО-1 подотчетные суммы, полученные по безналичному расчету, показываются отдельной строкой.

Использование корпоративных банковских карт.

Для расчетов с подотчетными лицами через корпоративные банковские карты организация должна открыть в банке специальный карточный счет, получить у банка необходимое количество платежных карт, «привязанных» к этому счету и выдать эти карты сотрудникам. Возможно также открытие нескольких карточных счетов (например, отдельный счет для каждой карты). Владельцем карты при этом является организация, а держателем карты – конкретный сотрудник (как правило, карты именные, и совершать операции по ним может только один конкретный человек). Карточные счета могут быть как рублевыми, так и валютными.

Сотрудник, получив карту, может с ее помощью оплачивать товары и услуги, а также снимать наличные.

Денежные средства на карточных счетах учитываются на отдельных субсчетах счета 55 «Специальные счета в банках».

В отличие от обычного банковского счета, все операции по расходу денежных средств с карточного счета считаются выдачей под отчет сотруднику – держателю корпоративной банковской карты.

Перечисление денежных средств на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты отражается документом «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Перевод на другой счет организации».

Зачисление кредита на специальный карточный счет оформляется документом «Платежный ордер на поступление денежных средств» с видом операции «Расчеты по кредитам и займам».

Для отражения оплаты услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета (денежные средства перечисляются с расчетного счета организации), используются документы «Платежное поручение исходящее» (или «Платежный ордер на списание денежных средств») с видом операции – «Прочий расход».

Расход денежных средств держателем карты для оплаты товаров, работ, услуг или на другие цели, оформляется документом «Платежный ордер на списание денежных средств» с видом операции «Перечисление денежных средств подотчетнику».

На все совершенные по карте расходы сотрудник составляет авансовые отчеты и представляет их в бухгалтерию.

В документе «Авансовый отчет» в случае расчетов с подотчетным лицом с использованием банковских карт на закладке «Авансы» указываются банковские платежные документы («Платежное поручение исходящее», «Платежный ордер на списание денежных средств»). В печатной форме АО-1 подотчетные суммы, полученные по безналичному расчету, показываются отдельной строкой.

image

Выдача средств под отчет — это опосредованная форма расчетов за товары (работы, услуги) покупателя с продавцом через уполномоченное покупателем лицо (через подотчетное лицо). И в этом случае встает вопрос: нужно ли организации, выдавшей деньги под отчет и принимающей обратно неизрасходованный их остаток, проводить данные операции через онлайн-кассу (пробивать кассовые чеки)?

Что такое «подотчет»

Выдать деньги под отчет — означает предоставление средств для покрытия расходов, связанных с деятельностью юрлица или индивидуального предпринимателя. Данное определение дано в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 (ССЫЛКА). Оформляется такая выдача средств расходным кассовым ордером, который, в свою очередь, составляется на основе одного из вариантов:

  • распорядительного документа о выдаче подотчетных средств (чаще всего специального приказа);
  • письменного заявления подотчетного лица.

Кроме того, не будет лишним (но закон это не обязывает делать), если на предприятии будет издан распорядительный документ, в котором будут определен список лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Образец такого приказа:

Заявление подотчетником пишется в произвольной форме, но с обязательным указанием запрашиваемой суммы наличных денег, направления их расходования и срока, на какой выдаются данные средства. Подтверждается расход средств или его отсутствие путем оформления подотчетным лицом авансового отчета. Этот документ согласно формулировке п.6.3 Указаний №3210-У служит отражением состояния сумм, выданных сотруднику под отчет, в том числе и неизрасходованных.

Фактически подотчетные средства — это форма реализации расходов предприятием, необходимых для осуществления его деятельности. И указанные средства могут быть потрачены на что угодно: на покрытие задолженности перед поставщиками, на покупку материалов, и т.д. И выполнение таких платежей предприятие доверяет своему сотруднику, который после получения денег под отчет, является одновременно подотчетным лицом (с позиции происхождения средств) и уполномоченным лицом (с позиции порядка их расходования). Т.е. подотчетник в ходе закупочной деятельности и при оплате счетов выступает от имени и за счет своего работодателя и обычно в пределах выданной ему суммы.

Чтобы понять, кому можно выдавать деньги под отчет, стоит обратиться к банковскому Указанию №3210-У. В нем сказано, что подотчетным лицом может быть сотрудник предпринимателя либо юрлица, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор. Об этом прямо говорит п. 5 Указания №3210-У и письмо Банка России от 02.10.2014 №29-Р-Р-6/7859 (), которое для целей оформления и ведения кассовых операций признает работником организации лицо, с каким у данного предприятия заключен гражданско-правовой договор.

При этом длительность такого договора не имеет значения. Более того, не важна и должностная принадлежность подотчетного лица. Поэтому деньги под отчет может получить и директор компании.

Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ

Подотчетные суммы могут выдаваться, как в наличной форме, так и путем их перевода на корпоративную и даже личную карточку сотрудника с пометкой «Подотчетные деньги». Стоит напомнить, что банковская карточка согласно пп.19 ст.3 закона №161-ФЗ (о национальной платежной системе) относится к электронным средствам платежа, которые на основании Положения Банка России № 383-П являются безналичной формой расчета.

А в июльской редакции закона №54-ФЗ от 2018 года утверждено, что онлайн-касса используется при наличных и почти любых безналичных формах расчетов. Однако расчеты по подотчетным суммам в любой их форме в случае их возврата и выдачи не являются расчетами в понимании закона №54-ФЗ, поскольку не относятся:

  • к получению и выплате денег непосредственно за товары, работы, услуги (т.е. к денежным отношениям, которые возникают между покупателем и продавцом);
  • к приему ставок, интерактивных ставок и к выплате выигрышей по ним;
  • к приему денег в ходе продажи лотерейных билетов (включая электронные);
  • к приему лотерейных ставок;
  • к выплате выигрышей по лотереям.

Все эти виды операций признаются ст. 1.1 закона №54-ФЗ расчетами, при осуществлении которых применяется онлайн-касса, за исключением тех случаев, в каких сам закон предусматривает возможность не работать с ККТ. Кроме того, к расчетам, на которые распространяется обязанность по использованию ККТ или право ее не применения, еще относятся следующие операции, направленные на оплату товаров, работ, услуг:

  • прием и выплата денег в форме предварительной оплаты и (или) авансов;
  • зачет и возвращение предварительной оплаты и (или) авансов;
  • выдача и погашение займов (включая кредитование ломбардами);
  • предоставление либо получение встречного предоставления для расчетов за товары, работы, услуги.

И к этим операциям выдача и возврат подотчетных сумм тоже не относится, поскольку данные деньги являются лишь кассовой операцией, которая направлена на будущее совершение расхода, а не отражает сам факт оплаты товаров (работ, услуг). Да и подотчетное лицо не является по отношению к своему работодателю покупателем.

Поэтому, выдавая своему сотруднику или получая от него остаток либо всю сумму неиспользованных подотчетных денег, предприятие не должно использовать онлайн-кассу, но обязано соблюдать требования Указаний банка №3210-У по оформлению кассовых документов (авансовых отчетов, кассовых ордеров, Кассовой книги).

Нужно ли применять онлайн-кассу, когда подотчетное лицо совершает покупку у другой организации или предпринимателя

В этой ситуации подотчетное лицо выступает в качестве покупателя, действующего от имени и за счет своего работодателя. А значит, на продавца распространяются все требования закона №54-ФЗ по применению онлайн кассы и по выдаче (предоставлению) кассового документа такому покупателю. Такие разъяснения даются в пункте 2 письма ФНС России от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@ — ССЫЛКА.

Исключение составляют те виды безналичных расчетов между юрлицами и (или) предпринимателями, в том числе через подотчетных лиц, при которых не происходит предъявления электронного средства платежа (например, банковской карты). В этом случае ККТ продавцом не применяется (п. 9 статьи 2 закона №54-ФЗ — ССЫЛКА). Если наоборот, — и электронное средство платежа при подобных расчетах предъявлено, — то продавец должен использовать контрольно-кассовую технику для оформления расчетной операции.

Выводы

  1. Выдача и возврат подотчетных денег на предприятии, которое предоставило эти средства своему сотруднику, не является расчетной операцией в понимании закона №54-ФЗ. Поэтому применяться при таком расчете онлайн-касса не должна.
  2. В случае если подотчетное лицо рассчиталось выданными ему деньгами за товар, работу, услугу, то указанному лицу продавец должен выдать кассовый документ (чек, БСО или иной документ). Причем, не имеет значения форма платежа — наличная или безналичная с предъявлением покупателем электронного средства платежа (ЭСП).
  3. Если расчеты за товары (работы, услуги) между организациями и (или) предпринимателями произошли в безналичном порядке без предъявления ЭСП, то продавец онлайн-кассу для таких расчетов не использует.

У некоторых предпринимателей возникает вопрос: как передать покупателю электронный чек онлайн-кассы в соответствии с действующими номами закона?

О каких нюансах полезно знать тем , кто связан с продажей товаров, подлежащих обязательной маркировке.

Можно ли использовать одну онлайн-кассу https://onlain-kassy.ru/normativ/kom/odna-onlajn-kassa-na-neskolko-torgovyh-tochek.html сразу на несколько торговых точек?

Можете подобрать необходимое для вашего бизнеса оборудование в .

Советуем посмотреть , которые будут полезны многим предпринимателям.

Расчеты с подотчетниками

Сотрудникам торгового предприятия для выполнения некоторых служебных обязанностей (оплата поставщикам, командировки и т.п.) могут выдаваться наличные деньги с последующим отчетом о том, как они были истрачены.

Возможны два варианта выдачи денег под отчет — наличный и безналичный.

Безналичный способ выдачи денег под отчет возможен только при использовании корпоративной банковской карты, которая оформлена на юридическое лицо, а не какой-либо другой карты, оформленной на работника. На «зарплатные» карты работников перечислять подотчетные суммы запрещено (Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36 — 3/2408).

Согласно п. 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, выдача организациями денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.

Сотрудник получает наличные деньги из кассы предприятия по документу «Расходный кассовый ордер», оформляемый с видом операции «Выдача денег под отчет».

Описание работы с расходным и приходным кассовым ордером см. в подсистеме «Розница».

Авансовые отчеты

Закладка «Выданные авансы»

На этой закладке заполняются сведения о полученных по расходным кассовым ордерам и израсходованных наличных деньгах. Если документ создается на основании проведенного расходного ордера, то эта закладка будет заполнена автоматически и необходимо только откорректировать количество израсходованных денежных средств в соответствии с фактическим.

image

Закладка «Оплата поставщикам»

На закладке заполняются сведения обо всех сделанных оплатах поставщикам из полученных подотчетным лицом наличных денег.

image

Если учет взаиморасчетов с поставщиком ведется в разрезе документов, то в соответствующем столбце табличной части обязательно указывается документ-основание взаиморасчетов. При ведении учета взаиморасчетов с контрагентом в разрезе договоров документы-основания на перечисление денежных средств не указываются.

После проведения документа долг поставщику уменьшится на указанную на данной закладке сумму, что можно увидеть, сформировав отчет «Взаиморасчеты».

Закладка «Расходы»

На закладке заполняются сведения обо всех прочих расходах подотчетных денег (например, командировочные расходы, расходы на рекламу и т.п.).

image

  • Если подотчетные деньги израсходованы не полностью и дальнейший их расход не планируется, то они должны быть возвращены фирме с оформлением приходного кассового ордера с видом операции «Возврат денег от подотчетника». Такой приходный кассовый ордер удобно оформить из авансового отчета по кнопке «Создать на основании».
  • Если произошел перерасход подотчетных средств, то данные о сумме перерасхода будут отображены в соответствующем поле.imageПерерасход закрывается документом «Расходный кассовый ордер», который вводится на основании «Авансового отчета»:imageВ результате будет создан РКО на сумму перерасхода.image

Банковские счета сотрудников

Для формирования сопроводительных документов к платежному поручению, которым перечисляется зарплата сотрудников, может потребоваться перечень их расчетных счетов.

В конфигурации для хранения такого списка предназначен справочник «Банковские счета сотрудников».

image

Для элемента справочника заполняются реквизиты: сотрудникбанк и номер счета в нем, валюта, также можно ввести вручную или выбрать из автоматически сформированного списка наименование, под которым счет будет отображаться.

Заявки на выдачу денег в подотчет

Документ «Заявка на выдачу денег в подотчет» оформляется ответственным лицом на любого сотрудника предприятия и позволяет запланировать наличие денежных средств на дату выдачи.

В заявке указываются подотчетное лицосумма и дата выплаты денежных средств. В поле комментария можно вписать любую дополнительную информацию, например, на какие цели будут израсходована данная сумма.

image

На основании заявки можно создать расходный кассовый ордер.

Заявка может быть отменена путем проставления соответствующего флажка. Статус заявки (в работе, закрыта, отменена) отображается в журнале заявок:

Начисление заработной платы

Документ позволяет оформить начисление заработной платы сотрудникам фирмы.

В шапке документа обязательно выбираем организациюстатью расходов и ЦФО, на который будут отнесены расходы по указанной статье.

В табличную часть на закладке «Начисления» подбираются сотрудники с указанием перечисляемой каждому суммы. Возможна загрузка табличной части данными из файла в формате Excel.

Примечание

Если статья расходов и/или ЦФО по отдельному сотруднику отличаются от указанных в шапке документа, проставляем нужные в соответствующих колонках табличной части. Так на скриншоте выше расходы по заработной плате для Петровой Марии Васильевны и Яковлевой Марины Викторовны будут отнесены на ЦФО «Ленобласть», а не «Центр» как для Сидоровой Екатерины Ивановны.

На закладке «Дополнительно» в поле комментария можно указать дополнительные сведения.

Выплата заработной платы сотрудникам возможна способами:

  • Выплатить расходными ордерами. Используется одноименный пункт в панели навигации документа:

В промежуточной форме указывается дата новых РКО и касса, из которой будут взяты денежные средства. Далее, флажками отмечаются сотрудники, для которых предполагается Создать расходные кассовые ордера (РКО) (создаются непроведенными).

Если ранее для каких-либо сотрудников РКО по данному документу уже были оформлены, сведения о них отражаются в соответствующих строках формы. Их также можно отметить флажками для осуществления других операций: Провести выбранные РКО или Печать выбранных РКО.

Созданные из документа «Начисление заработной платы» РКО отображаются в журнале расходных кассовых ордеров.

  • Перечисление по безналичному расчету. Для этого следует на основании документа «Начисление заработной платы» создать «Платежное поручение (исходящее)».

В такое платежное поручение автоматически попадают сотрудники, для которых не были созданы и проведены РКО; общая сумма платежа рассчитывается автоматически.

В шапке документа указывается контрагент — банк, в котором находится расчетный счет для выплаты заработной платы сотрудникам.

Как правило, обмен с банком осуществляется при помощи программы Клиент-Банк, которые в разных банках значительно отличаются, в том числе требованиями к оформлению документов, сопровождающих перечисление зарплаты (например, списков сотрудников с указанием их расчетных счетов). Вследствие этого для выгрузки таких дополнительных документов из ДАЛИОН требуется доработка функционала под конкретный Клиент-Банк.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: