Начисляется ли на командировочные расходы ндфл

В соответствии с налоговым законодательством РФ, все виды доходов физлиц, за исключением перечня установленного НК РФ, облагаются налогом, распространяется ли порядок взимания НДФЛ с командировочных? Рассмотрим подробнее правила исчисления подоходного налога и положенных государственных страховых взносов, с выплат начисленных лицам, убывающим в командировки и служебные поездки.

Содержание

Законодательное регулирование

При направлении сотрудника в командировку, в соответствии с ТК РФ, наймодатель обязан произвести выплаты, для покрытия расходов, включая суточные:

  • на проезд, до места назначения и обратно;
  • за проживание, в случае потребности съема комнаты, квартиры, номера в гостинице;
  • в связи с допрасходами, в том числе питание;
  • связанных с выполнением служебного задания.

Общая сумма расходов по рабочей поездке относится к командировочным выплатам, а оплата допросходов за каждый день поездки – к суточным.

Согласно ст.209 НК РФ, все виды вознаграждений физических лиц подлежат налогообложению по ставке:

  • 13% — для резидентов РФ;
  • 30% — для лиц, проживающих в России менее полугода.

Перечень видов вознаграждений, с которых не взимается полностью или частично НДФЛ, указан в ст.217п.1 данного нормативно-правового документа. Что значит частичное налогообложение? Это исчисление НДФЛ по установленной ставке, при превышении определенного лимита, установленного законом. Например, с единовременного пособия по рождению ребенка не высчитывается НДФЛ, если размер выплаты не превышает 50 т.р.  При перелимите, подоходный налог взимается только с той части, которая более 50 т.р.

Обратимся к НК РФ, чтобы выяснить облагаются ли суточные НДФЛ. В соответствии с законом, сумма суточных, отличается в зависимости от нахождения места выполнения служебного задания:

  • при поездке в пределах РФ — 700 руб. в сутки;
  • при направлении в командировку заграницу – 2500 р. в сутки.

Согласно нормам ст. 217п.1 НК РФ, налогообложению  НДФЛ подлежат суточные, превышающие установленный законом лимит в сутки.

То есть,  в случае, если работодатель выплачивает по собственному желанию сумму суточных выше 700 (2500)р., должен взиматься НДФЛ с части превышения установленного лимита.

Рекомендуем дополнительно прочитать:  Образец заявления от работника на выдачу справки 2 НДФЛ

Налогообложение командировочных расходов

Как мы видим, командировочные затраты включают в себя не только суточные, но и оплату услуг провоза багажа, по найму жилого помещения,  проезд в аэропорт и др., вызванные необходимостью исполнения служебного задания.  Какие из этих командировочных расходов облагаются НДФЛ?

Согласно налоговому кодексу (ст.217п.1), не облагаются НДФЛ компенсационные выплаты работодателя на затраты понесенные сотрудником при выполнении служебного задания:

  • стоимость перевозочных документов до места назначения исполнения трудовых обязанностей и обратно;
  • цена сервисных услуг в поездах (питание, душ и др.);
  • стоимость проезда до места отправления (вокзала, аэропорта), включая пересадки;
  • найм жилья, в случае необходимости;
  • оплата провоза багажа;
  • стоимость услуг связи;
  • на регистрацию служебного паспорта;
  • получение визы;
  • расходы, связанные с обменом валют.

Но для того, чтобы с данных выплат не был исчислен НДФЛ, затраты должны быть подтверждены соответствующими платежными и перевозочными документами.

Страховые взносы на случай профессиональных заболеваний и несчастных случаев на производстве

Страховые взносы за травматизм и профзаболевания находятся в компетенции ФСС, в отличие от остальных, которые числятся под контролем налоговых органов.

В соответствии с действующим законодательством, даже если работник израсходовал в служебной поездке суточные в размере, превышающем не облагаемый налогом минимум, страховые взносы от несчастных случаев с них не отчисляются.

Страховые взносы во внебюджетные фонды

При начислении положенного вознаграждения по итогам работы за месяц, или по иному основанию, работодатель, выступая в роли налогового агента, должен не только удержать НДФЛ, но и отчислить взносы во внебюджетные фонды:

  • ФСС;
  • ПФР;
  • ФОМС.

Возникает вопрос, облагаются ли командировочные и суточные начисления страховыми взносами? В соответствии с законодательством, отчисление в госфонды должно быть осуществлено в следующих случаях:

  1. Размер суточных превысил установленный законом лимит 700 р. (2500р.). Отчисления необходимо осуществить с суммы, превышающей данный цифры.
  2. Если у сотрудника нет документов, подтверждающих его затраты при исполнении трудовых обязанностей в поездке.
  3. Если командировка была однодневной, то с суточных потребуется уплатить взносы. Это связано с тем, что за подобного рода поездки, суточные не выплачиваются. Но если расходы включать в состав командировочных, то уплата взносов не требуется.

Рекомендуем дополнительно прочитать:  Код страны для декларации 3 НДФЛ

Таким образом, необходимость осуществления выплат во внебюджетные фонды зависит от суммы командировочных затрат и наличия платежных документов на них.

НДФЛ

НДФЛ с командировочных расходов взимается с сотрудника в том, случае, если он не смог документально подтвердить понесенные командировочные расходы по служебной поездке. С суточных удерживается НДФЛ, если выплата превышает установленный законом лимит:

  • 700 р – при направлении в командировку на территории РФ;
  • 2500 р. – в служебной поездке в другую страну.

Налог на прибыль

В соответствии с НК РФ, командировочные затраты, входят в состав расходов организации, связанных с производством и реализацией. Возникает вопрос, учитываются ли затраты на служебные поездки при расчете налога на прибыль.

Если НДФЛ командировочные облагаются в части превышения лимита, то для исчисления налога на прибыль, размер суточных может быть любым. Это связано с тем, что для расчета данного вида госплатежа, суточные не нормируются. При этом, затраты признаются в составе общих расходов фирмы на дату формирования авансового отчета по служебной поездке.

Каждая компания вправе самостоятельно устанавливать размер суточных (ст.168 ТК РФ). Но данное решение должно быть зафиксировано документально в локальном акте организации. Чаще всего таким документом является коллективный договор.

При направлении в служебную поездку дистанционного работника

Согласно установленным нормам законодательства, дистанционный работник может быть направлен в командировку на тех же основаниях, что и рядовой сотрудник. Данное правило определяется ТК РФ, так как деятельность дистанционщика регламентируется ТД. При этом, поездка работника до места нахождения работодателя так же считается командировкой.

Как в этом случае исчисляется НДФЛ с суточных? Исходя из Письма Минфина №03-03-06/1/16788 от 14.04.14, компенсационные выплаты по командировочным расходам дистанционных специалистов не подлежат налогообложению НДФЛ, по тем же основаниям и в том же порядке, что и на других сотрудников. И сумма расходов засчитывается при расчете налога на прибыль по итогам налогового периода.

Формы документов НДФЛ с командировочных

В случае, если сотрудник не смог документально подтвердить свои командировочные  расходы по служебной поездке, с него придется удержать НДФЛ. То же самое касается случаев, когда размер суточных выше установленного НК РФ ст.217п.1, лимита.

Рекомендуем дополнительно прочитать:  Что означает код дохода 2010 в справке 2 НДФЛ

При проведении операций по начислению, удержанию НДФЛ с командировочных и переводу в бюджет, налоговому агенту необходимо сформировать отчетность для ФНС -справку 2 НДФЛ и декларацию 6 НДФЛ.

При заполнении справки, командировочные затраты заполняются под кодом «4800». В документе не отражается вся сумма затрат, не указываются не облагаемые налогом лимиты —  700, если командировка в рамках РФ и 2500, если суточные начислены за поездку в другое государство.

В связи с тем, что на время командировки сотруднику за каждый день выплачивается средний заработок, то он должен быть отражен в бланке документа под кодом «2000».

Типичные ошибки

Среди распространенных ошибок при расчете командировочных расходов, встречаются следующие:

  1. Неточное определение сроков командировки, что влечет неверному исчислению суточных.
  2. Ошибочное определение суточных не облагаемых НДФЛ при загранпоездках.
  3. Несовпадение сроков командировочного удостоверения и дат в билетах по прибытию и убытию ведет к ошибке определения размера суточных.
  4. Прием к авансовому отчету по командировочным расходам счета за гостиницу на иностранном языке. Госорганы настаивают на том, что данные документы должны быть предоставлены с переводом на русский язык.
  5. Увеличение стоимости командировочных на сумму НДС, указанную в цене оказанной услуги.

Кроме этого, стоит учитывать, что к авансовому отчету не могут быть приняты документы, подтверждающие командировочные расходы, оформленные не должным образом.

 Заключение

В соответствии с налоговым законодательством, не подлежат налогообложению НДФЛ и отчислению страховых взносов, командировочные расходы, перечисленные в п.1 ст.217, а также суточные в размере 700р. при поездке по стране, и 2500 — заграницу. Для исключения командировочных расходов в целях налогообложения необходимо предоставить документы, подтверждающие данные затраты.

Во избежание вопросов со стороны контролирующих органов, специалисты, занимающиеся оформлением служебных командировок, должны знать, как поступать с их налогообложением.

Доходы официально трудоустроенных граждан облагаются налогом, в частности – НДФЛ.

Суточные, которые получает специалист во время пребывания командировки, также считаются его доходом.

Содержание

Облагаются ли расходы по командировке подоходным налогом?

Во время нахождения работника в поездке, ему начисляется командировочная зарплата. Ее величина определяется в зависимости от среднего дохода трудящегося.

Указанная денежная сумма облагается НДФЛ на общих основаниях. Она полностью идентична обычной заработной плате.

Помимо основной зарплаты, командировочному специалисту для компенсация расходов выплачиваются суточные. Они предназначены для личных расходов работника.

Налог с суточных, выплачиваемых специалисту за пребывание в командировке, не удерживается. Важно учитывать, что данное правило налогообложения действует только при определенных условиях.

В частности, это касается размера суточных – с минимальной величины суточных НДФЛ не удерживается (в 2019 году это 700 руб. при поездках по России и 2500 руб. – при заграничных командировках).

Подоходным налогом не облагается сумма, предназначенная для оплаты проезда трудящегося.

imageТакже НДФЛ не удерживается с денежных средств, выплачиваемых специалисту для оплаты жилья.

Следует отметить, что данное правило актуально только в том случае, если у трудящегося имеются документы, в которых указана сумма, потраченная им на оплату жилья и проезда.

Помимо этого, не подлежат налогообложению такие командировочные расходы:

  • оплата связи;
  • оформление визы, загранпаспорта и т.п;
  • комиссия, удерживаемая при обмене валюты.

Читайте также: Как оплачивается командировка?

Ранее было указано, что налог на доходы физических лиц не удерживается с суточных только в том случае, если соблюдено некоторое правило.

Ключевое значение в данном случае играет место, в котором работник был в командировке.

С суточных не удерживается НДФЛ, если их ежедневная сумма не превышает следующих отметок:

  • 700 рублей. Для специалистов, отправляющихся в командировку в регионы, находящиеся на территории РФ;
  • 2500 рублей. Для специалистов, отправляющихся в командировку в заграничные регионы.

Если величина ежедневных суточных сумм менее указанных выше, выплата не облагается налогом. Сумма сверх нормы облагается НДФЛ по ставке 13 процентов.

Начисляются ли страховые взносы на командировочные расходы?

Когда перечислять – срок уплаты

Суточные, полагающиеся для оплаты расходов в командировке, считаются налогооблагаемым доходом, учитываемым на последнем дне месяца, в течение которого работодатель (бухгалтерия компании) утверждает авансовый отчет.

Следует учесть, что авансовый отчет сотрудник, прибывший из командировки, сдает руководству.

Ответственный бухгалтер, в свою очередь, заполняет свою часть отчета. Такая необходимость регламентирована 223 НК РФ.

Указанный выше месяц не обязательно должен быть тем, в котором работник получает командировочную заработную плату.

Это связано с тем, что срок утверждения отчета руководитель организации вправе устанавливать самостоятельно. При необходимости сроки могут быть сдвинуты вперед.

imageРассуждая о налоговом учете можно сказать, что месяц, в котором работник получил суточные, не оказывает на него никакого влияния.

Налог с суточных будет удержан с ближайшей выплаты, полученной после того, как суточным будет присвоен статус дохода трудящегося.

Что касается оплаты командировочных дней по среднему заработку, то данный доход считается заработной платой, и к нему применяются те же правила обложения НДФЛ, что и ко остальной части зарплаты.

Датой фактического получения зарплаты по среднему заработку признается последнее число месяца, за который она начислена.

Перечислить НДФЛ в бюджет нужно при выдаче заработной платы персоналу за вторую половину месяца, то есть в начале следующего месяца.

Пример

Для наглядности необходимо рассмотреть пример. Специалист Смирнов В.В. сдал авансовый отчет в бухгалтерию работодателя 22 июля 2019 года.

Суточные, отраженные в сданном документе были признаны доходом трудящегося 31 июля.

На основании вышеуказанной информации можно сделать вывод, что НДФЛ с суточных будет удержан 10 августа, в день выплаты заработной платы.

За ни командировки начислен средний заработок, который также облагается НДФЛ, перечислить данный налог нужно также 10 августа или на следующий день.

Перед тем как определить, облагаются ли суточные доходом или нет, руководитель сотрудника должен обратить внимание на следующие правила, установленные трудовым законодательством РФ.

  • При увольнении сотрудника, прибывшего из командировки, налог с суточных (при необходимости) удерживается в день расторжения трудовых отношений.
  • При отправке работника в поездку длительностью в одни день, НДФЛ на полученную им суточную сумму не начисляется.

Как облагаются НДФЛ командировочные выплаты, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Отправка трудящегося в командировку сопровождается выплатой предназначенных для определенных целей денежных средств.

Деньги необходимы работнику для оплаты жилья, проезда, связи и других нужд.

Налогом облагается далеко не каждая такая сумма. Налогообложению подлежат суточные, величина которых превышает отметку в 700 р. (при поездке по России) и 2500 р. (при поездке в зарубежные страны).

Командировочная зарплата облагается НДФЛ стандартным образом.

Практически в каждой организации возникает необходимость отправлять тех или иных сотрудников в командировку. Такой рабочий выезд по заданию работодателя требует особо тщательного подхода к документальному оформлению и бухгалтерскому учету. И одним из наиболее сложных является вопрос о том, как, когда и куда платить НДФЛ с командировочных. Особенно важно правильно учесть дополнительные расходы и сверхнормативные траты и выплаты, если рабочих выездов организуется много, в том числе в другие государства.

Что облагается налогом

Один из важнейших вопросов — облагаются ли командировочные НДФЛ и в каком объеме. Законодательством установлена фиксированная сумма затрат, которая не облагается налогом даже в случае отсутствия первичных подтверждающих документов. Для поездок по стране это 700 рублей, для рабочих визитов в другие государства — 2 500 рублей за каждые сутки командировки. При этом детализация затрат необязательна, сумма является фиксированной.

Согласно существующим нормам и правилам, налогообложению также не подлежат:

  • транспортные затраты;
  • суммы на наем жилья;
  • суточные;
  • расходы на визу;
  • затраты на связь.

Чтобы эти суммы не попали под НДФЛ, необходимо их документально подтвердить. Чеки, квитанции, иные документы об оплате и письменно зафиксированные договоренности с подрядчиками и работодателями должны быть представлены в бухгалтерию командированным сотрудником, а затем и проверяющим органам.

Начислять и уплачивать НДФЛ стоит только в том случае, если есть какие-либо возмещения, не укладывающиеся в фиксированную сумму и не оговоренные, не согласованные заранее с работодателем. В этом случае налог уплачивается обязательно.

При расчете командировочных важно понимать, что все подобные расходы можно возместить исключительно сотруднику, который состоит в правовых отношениях с работодателем. К примеру, специалист, работающий по гражданско-правовому договору, не может быть командирован, соответственно, и все возмещения после рабочих поездок должны облагаться НДФЛ, поскольку они не являются фактически командировками.

Начисление командировочных должно определяться внутренним документом организации, к примеру, коллективным соглашением или дополнительным соглашением к трудовому договору. Работодатель вправе по собственному усмотрению возместить работнику любую сумму сверх установленных норм и подтвержденных затрат, в том числе в качестве бонусов. Однако все эти суммы должны обязательно облагаться налогом.

Расчёт заработной платы

Согласно трудовому законодательству, на время командировки работодатель не только сохраняет за сотрудником его должность, но и гарантирует ему выплаты в размере среднего заработка за установленный период. Данная сумма является частью заработной платы и потому не может быть освобождена ни от каких дополнительных начислений, включая страховые взносы и соответствующие налоги.

Особое внимание следует уделить уплате налога со среднего заработка при командировке в другие государства. Если сотрудник является резидентом страны, его доход облагается по стандартной ставке — 13 процентов, поскольку является доходом из источников в РФ. Если же работник является нерезидентом, ставка будет составлять уже 30 процентов от среднего заработка. При этом есть и немаловажное исключение: трудовой договор может предусматривать, что сотрудник имеет закрепленное рабочее место за границей. В этом случае поездка в принципе не считается командировкой.

Формы 2 и 6 НДФЛ

Командировочные в 2 НДФЛ отражаются с указанием соответствующих кодов классификатора. При этом очень важно указать их в справке вовремя, без опозданий, в соответствующем периоде. Средний доход, выплаченный за весь период поездки, должен быть отражен с кодом 2000, поскольку с точки зрения отчетности данные суммы входят в общий фонд заработной платы. Сверхнормативные суточные, которые выплачены по инициативе работодателя, должны быть также отражены в справке, но уже с указанием кода 4800. Данные суммы попадут в категорию иных доходов.

Расчёт сумм налога, уплаченных налоговым агентом, то есть работодателем, а именно в форме 6 НДФЛ крайне важно правильно указать:

  • сумму расходов;
  • дату учета;
  • сумму удержанных налогов.

В полученный доход необходимо занести исключительно сверхнормативные суточные компенсации, поскольку данные по средней заработной плате уже поданы в форме 2 НДФЛ, поэтому командировочные в 6 НДФЛ уже должны быть отражены без этих сумм. Заполнение строк с датами нередко вызывает серьезные затруднения. Датой получения дохода будет считаться тот день, когда сотрудник подал авансовый отчет, а руководитель его утвердил. Зачастую эта дата совпадает с днем возвращения из рабочей поездки. Дата удержания суммы налога должна совпадать с датой, когда НДФЛ фактически перечисляется. При этом есть существенное ограничение: произойти это должно не ранее последнего числа месяца, в котором доход был получен.

Куда и когда платить НДФЛ

Адресат получения выплат по налогу НДФЛ определяется по основному месту работы командированного сотрудника. Затруднения с перечислением конкретному органу могут возникать в том случае, если работник находился в длительной командировке в городе или стране по месту нахождения дополнительного офиса. В данном случае важную роль играет тот факт, что, независимо от срока пребывания в командировке, для сотрудника не было создано новое рабочее место, не произошли изменения в штатном расписании и трудовом договоре. Поэтому неверно будет перечислять налог по месту регистрации командировочного места.

Уплата налога за командировочные выплаты должна быть произведена в те же сроки, что и переводы в бюджет с основной заработной платы, которую получают сотрудники. То же касается и расходов компании, которые учитываются на счетах основных средств или же подаются в декларациях как иные доходы физических лиц.

Во избежание вопросов со стороны контролирующих органов, специалисты, занимающиеся оформлением служебных командировок, должны знать, как поступать с их налогообложением.

Доходы официально трудоустроенных граждан облагаются налогом, в частности – НДФЛ.

Суточные, которые получает специалист во время пребывания командировки, также считаются его доходом.

При взыскании налога с данной денежной суммы ответственным за процедуру такого характера сотрудникам следует проявить особую внимательность.

24 мая 2021 Учет командировочных расходов в 2020-2021 годах имеет свои особенности. Рассмотрим, какими документами должен руководствоваться бухгалтер, чтобы правильно рассчитать и учесть расходы на командировку.

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Оформление командировки

17.01.2020

Когда сотрудник отправляется в поездку для выполнения служебного задания, работодатель обязан не только компенсировать ему все затраты, но и выплачивать суточные. При этом может возникать необходимость уплаты налогов. Разберемся с тем, как устроено налогообложение суточных расходов.

По действующим нормам ТК РФ, работодатель обязан компенсировать работнику расходы на:

  • проезд до места выполнения рабочего задания;
  • оплату жилья на время нахождения в другом городе;
  • покрытие расходов, которые возникают из-за проживания вне дома (это и есть суточные);
  • оплату других оговоренных с работодателя услуг и товаров.

Согласно правилам Налогового кодекса РФ, налогами не облагаются компенсационные выплаты, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей – сюда входят и расходы при командировках (расходы на жилье, проезд, суточные в пределах норм и т.п.).

Эти расходы нужно подтверждать документально, если же подтверждающих документов нет, то НДФЛ не облагаются лишь расходы в рамках определенных лимитов. В текущий момент эти лимиты составляют 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей в день для заграничных поездок.

Командировка и налоги – интересная тема, рассмотрим ее с практической точи зрения ниже.

Налог на суточные можно назвать «частичным». Налог не нужно будет платить лишь если выплачиваемые суточные находятся в пределах оговоренных нормами лимитов (п. 3 ст. 217 НК РФ). 

Нормы расчета налога на прибыль при выплате суточных сегодня таковы: в случае, если работник отправляется в деловую поездку по России, лимит необлагаемых налогом суточных составляет 700 рублей в день. Если командировка заграничная – 2500 рублей в день.

По правилам, размер суточных, который компания закрепляет в нормативных документах, может быть любым. Если суточные сверх нормы, налогообложение может быть таким:

Например, можно установить сумму 5000 рублей в день. Выплаченные суточные сверх нормы при поездке по России приведут к необходимости уплаты НДФЛ с суммы 4300 рублей (5000 руб. — 700 руб. = 4300 руб.)

Если необходима командировка за границу, налоги также нужно платить. При заграничных деловых поездках лимиты не облагаемых налогом суточных выше. Поэтому в примере с суточными в размере 5000 рублей, в случае командировки за границу, налог нужно будет оплатить лишь с 2500 рублей (5000 руб. — 2500 руб. = 2500 руб.)

Расходы на командировку и налог на прибыль связаны между собой. Работодатель может учитывать командировочные расходы при определении базы по налогу на прибыль. Например, полностью можно учесть суточные. Единственная трудность здесь может быть при заграничной командировке, когда суточные выдаются заранее в иностранной валюте.

В данном случае понадобится перевести сумму в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи суточных работнику. 

Читайте также: image Авансовый отчет по командировке: кто должен составлять и по какой форме Оформление командировки07.06.2021 image Сравнение: Чем отличается организация командировок через офлайн тревел-агентство и OneTwoTrip for Business Оформление командировки19.05.2021 image Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании Оформление командировки27.04.2021 Показать еще…

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: