Направление работника в командировку: 4 необходимых документа и нюансы их оформления

Командировка – это поездка работника в другую местность для достижения определенных производственных целей, поставленных перед ним начальством.

Данное мероприятие требует соответствующего документального оформления.

Содержание

Нужен ли для направления работника в служебную поездку?

Приказ о направлении в командировку является одним из основных документов, оформляемых для рабочей поездки. Распоряжение должно быть составлено в каждом случае, независимо от особенностей командировки.

Несколько лет назад многие командировочные документы утратили статус обязательных. К примеру, командировочное удостоверение, задание на командировку.

Важно учесть, что с приказом о направлении в командировку такого не произошло. Этот документ – один из немногих, который подлежит обязательному оформлению.

Издание приказа указанного характера запускает дальнейший процесс. Готовится остальная документация, закупаются билеты, планируется поездка.

Основание для оформления

imageПеред тем как перейти к оформлению приказа о направлении в командировку, работодатель получает или самостоятельно составляет документ, который в дальнейшем выступает в качестве основания для издания распоряжения.

Таковым может быть:

  • служебное задание;
  • служебная записка;
  • докладная записка.

В документе, выступающем в качестве основания, должна присутствовать цель поездки или задачи, для выполнения которых работник должен в нее отправиться.

Также указывается местность, информация о принимающей стороне, дата отъезда и приезда, общая продолжительность командировки.

Кем заполняется распоряжение?

Заполнением распоряжения, на основании которого сотрудник направляется в командировку, должен заниматься ответственный работник. Его назначает руководитель предприятия.

В большинстве случаев таковым является специалист отдела кадров или бухгалтерии. Для того чтобы ответственное лицо могло составить приказ, работодатель должен издать соответствующий приказ.

Выделяют несколько вариантов оформления документа. Первый подразумевает собой использование единой унифицированной формы – Т-9.

Следует учесть, что она используется в тех ситуациях, когда значительная часть деятельности командированных сотрудников предполагает нахождение на основном месте работы. Рабочие поездки для них – редкость.

Работники, которые довольно часто отправляются в служебные командировки, могут быть направлены в очередную из них на основании приказа, разработанного на предприятии.

Образец должен быть утвержден руководителем учреждения, а особенности его заполнения указаны в локальном акте.

Предупреждать работников о предстоящей командировке не обязательно. Исключением являются лишь некоторые категории трудящихся граждан, направлять в рабочие поездки которых можно только исключительно с их письменного согласия.

Как правильно заполнить унифицированную форму Т-9?

В общих чертах можно сказать, что форма приказа Т-9 включает в себя 3 части.

Первая включает в себя стандартную информацию о работодателе.

  • imageНаименование учреждения.
  • Организационно-правовой статус организации.
  • ОКПО.
  • Номер документа.
  • Название приказа.
  • Порядковый номер, соответствующий внутреннему документообороту.

Во втором разделе распоряжения отражаются данные о работнике.

  • ФИО трудящегося.
  • Занимаемая должность.
  • Табельный номер.
  • Наименование отделения, в котором числится работник.

Здесь же прописывается местность, в которую направляется командированный специалист – страна, город. отражается итоговая длительность мероприятия.

Ставятся даты командировки – первый и последний день. Следует учесть, что таковыми являются день отъезда и приезда соответственно.

К вопросу о подсчете дней командировки необходимо подойти с особой внимательностью.

В продолжительность командировки обязательно включается день приезда, даже если сотрудник прибыл в домашний регион в 00:10.

Аналогичным образом обстоит ситуация с днем отъезда. Он считается полностью, даже если трудящийся выезжает в 23:30.

В последней части приказа должна присутствовать цель рабочей поездки и сведения о стороне, ее оплачивающей.

Цели командировки можно разделить на несколько групп:

  • Общие:
    • закупки материалов и сырья;
    • заключение контрактов, договоров;
    • поиск новых партнеров;
    • проведение переговоров;
    • получение новой профессиональной информации.
  • Узконаправленные:
    • посещение дочерних компаний с целью проведения проверок;
    • проведение обучающих курсов, тренингов и т.п.;
    • обслуживание или ремонт оборудования.

Далее делается ссылка на документ, который выступил в качестве основания для издания приказа. окончательным этапом оформления распоряжения является его передача на подпись руководителю предприятия.

Только после того, как работодатель подпишет бумагу, она передается для ознакомления трудящемуся.

Рядом с его подписью указывается дата вступления документа в силу.

Скачать бланк и образец заполнения

Скачать бланк унифицированной формы Т-9 – word.

Скачать образец заполнения приказа о направлении в служебную командировку одного сотрудника – word.

Как оформить на нескольких человек?

Если в командировку отправляется группа лиц, в приказ вносится информация о каждом сотруднике. В таком случае распоряжение оформляется с учетом стандартных требований. Единственное исключение – данные о командированных работниках отражаются в таблице.

В форме приказ Т-9 присутствует таблица, в которую можно внести данные о  3-х сотрудниках. При необходимости она может быть расширена на большее количество лиц.

Скачать бланк приказа о направлении в поездку нескольких работников форма Т-9а – word.

Пример составления в произвольной форме

Если на предприятии приказ о направлении в командировку оформляется в произвольной форме, отметка о таковой должна присутствовать во внутренней документации фирмы.

Скачать образец приказа о направлении в поездку в произвольной форме – word.

Примерная структура распоряжения может выглядеть следующим образом:

Форму по ОКУД 012345

ОКПО 456789123

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО «Василек»)

Приказ № 111

о направлении сотрудника в командировку

Направить в служебную командировку Никитина Максима Дмитриевича, специалиста отдела маркетинга. Табельный номер – 1234567. Место назначения – Московская область, город Сергиев Посад. Компания «Квадра».

Общая продолжительность командировки – 4 дня. Дата отъезда – 1 ноября 2019 г, дата возвращения — 4 ноября 2019 г.

Цель рабочей поездки – согласование плана дальнейшей работы с компанией-партнером ООО «Квадра». Командировка оплачивается за счет работодателя.

Основание для поездки – служебная записка руководителя отдела маркетинга от 28 октября 2019 – Соловьева Р. Ю.

Генеральный директор ООО «Василек» Комсомолов В.Ю. Подпись

С распоряжением ознакомлен. Сотрудник отдела маркетинга Никитин М.Ю. Подпись

30 октября 2019 года

Правила оформления и образец приказа по форме Т-9 и Т-9а, можно посмотреть в данном видео:

Выводы

Приказ о направлении работника в командировку – один из немногих документов, подлежащих оформлению в обязательном порядке. Для его составления можно использовать унифицированную форму Т-9 или бланк, разработанный на предприятии.

Распоряжение издается на основании служебного задания или записки. В приказе указывается продолжительность поездки, ее цели, данные командированного сотрудника работодателя и принимающей стороны. Командированный специалист должен ознакомиться с приказом под роспись.

Что такое командировка?

Под командировкой понимается исполнение работником задания или поручения по служебной деятельности в иной организации (не по месту действительной работы) продолжительностью дольше, чем в течение одних суток. Порядок командировочного направления определяют в соответствии с главой 24 ТК РФ. Также определяется положениями иных нормативно-правовых актов, иных актов и нормативно-правовых договоров.

Документы, сопровождающие приказ о направлении работника в командировку

  • командировочное удостоверение;
  • задание (служебное);
  • командировочный отчёт;
  • отчёт по авансам;
  • регистрационный журнал прибывших в командировку работников.

Гарантии работнику при направлении в командировку

  1. Сохранение рабочего места и его среднего прежнего заработка;
  2. Возмещение командировочных расходов;
  3. Средний заработок рассчитывается по правилам, установленным ТК РФ.

Основные документы

Комплект документов для оформления командировки:

  1. Приказ о направлении группы работников/работника в командировку. Унифицированная форма Т-9 (Т-9а);
  2. Унифицированная форма Т-10 в качестве командировочного удостоверения работника;
  3. Унифицированная форма Т-10а (служебное задание и отчёт о выполнении служебного задания);
  4. Форма АО-1 (авансовый отчет, утверждённый госкомстатом России от 01.08.2001 № 55).

Узнать, как правильно составить приказ о назначении генерального директора и бухгалтера в одном лице и скачать его образец заполнения, вы можете здесь.

Приказ о направлении работника в командировку

Любая командировка сотрудника организации начинается с приказа начальника. Унифицированная форма такого приказа была разработана Госкомстатом РФ и доступна в его Постановлении.

Форма Т-9 о направлении трудящегося в командировку заполняется следующим образом:

  1. Форма по ОКУД – это общероссийский классификатор управленческой документации, который изначально содержится в приказе;
  2. Форму по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) можно отыскать в свидетельстве, выданном организации Госкомстатом. ОКПО – это 8 индивидуальных цифр, присвоенных предприятию. Благодаря современным технологиям его можно найти даже просто на самом сайте Госкомстата;
  3. Заполняем название организации: его можно переписать из учредительных бумаг (устава). Прописываем далее дату заполнения формы;
  4. В основной части распоряжения указываем все данные о сотруднике, которого направляем в командировку: ФИО, должность, место работы: подразделение и буквальное место, а также табельный номер трудящегося, присвоенный ему при приеме на службу (его можно выяснить у кадровика, в обязанности которого входит ведение реестра табельных номеров работников);
  5. Далее – срок командировки. Первый день является днём отправки транспортного средства в точку назначения, соответственно, последний – днём его прибытия в регион расположения постоянного места трудовой деятельности – всё это мы прописываем в графах «с» и «по»;
  6. Сотруднику с собой в командировку выдается (не обязательно) особый документ, который называется служебным заданием. В соответствии с ним в приказе мы прописываем цель отъезда трудящегося;
  7. Указывается источник финансирования поездки командирующегося. Им является бюджет организации, от которой сотрудник был командирован. Помимо зарплаты ему положены такие выплаты, как суточные, цена проезда и жилья – компенсация командировочных расходов.
  8. Основанием высылки работника могут быть служебное задание или служебная записка начальника. Поскольку оформление служебной записки является необязательным с недавнего времени, можно вообще оставить это поле пустым;
  9. Ставим подпись руководителя и знакомим трудящегося с приказом, на котором он ставит и свою подпись в знак согласия с командированием;
  10. Присваиваем документу его индивидуальный порядковый номер. Этим занимается служба делопроизводства, которая ведёт учёт всех документов организации.

Приказ о направлении работника в командировку форма Т-9 скачать можно по этой ссылке.

Форма Т-9а отличается от Т-9 только тем, что она предназначена для отправки в отъезд по служебным целям группы сотрудников. Для каждого работника соответствующее поле заполняется отдельно.

Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9а вы можете скачать тут.

Командировочное удостоверение

Затем на основании приказа создаётся и заполняется командировочное удостоверение, тоже необязательное с недавнего времени. Командировочное удостоверение представляет собой документ, удостоверяющий время нахождения в командировке. Каждый пункт предназначен для отметок о времени прибытия и выбытия. Отметки заверяются ответственным должностным лицом (его подпись и печать).

Командировочное удостоверение – образец заполнения:

Образец командировочного удостоверения от ЗАО.

Служебное задание

Одним из основных, но с недавних пор необязательным командировочным документом является служебное задание, выдаваемое руководителем структурного подразделения с разрешения руководителя. В случае его наличия может выступать основанием приказа о направлении работника непосредственно в командировку.

Вместе с заданием работнику предоставляется служебная записка, где сформулировано обоснование командировки. Отчёт далее составляется работником самостоятельно и предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х дней на основании проделанной работы, собранных подписей и заполненного командировочного удостоверения. Согласовывается с руководителем структурного подразделения.

Что такое приказ об утверждении штатного расписания и обязательно ли наличие такого расписания на предприятии – читайте в этой статье.

Служебное задание на командировку – образец заполнения по ЗАО:

Образец служебного задания на командировку.

Служебная записка на командировку – образец заполнения по ООО:

Образец служебной записки на командировку.

Авансовый отчёт

В отчете указываются:

  • Название организации;
  • Название структурного подразделения;
  • Ответственное лицо;
  • Предоставленная сумма;
  • Доверитель;
  • Подпись доверителя;
  • Подотчетное лицо и его подразделение;
  • Фиксированная сумма;
  • Расписанные расходы;
  • Израсходованная сумма;
  • Внесённые неизрасходованный остаток;
  • Данные бухгалтера;
  • Дата внесения и заполнения;
  • Заполненная бухгалтеров расписка.

Заполненный образец авансового отчета по ООО Фрегат:

Образец заполнения авансового отчета.

Порядок хранения приказов

Документ о командировании сотрудника является приказом по личному составу. Срок хранения таких бумаг равен 5 либо 75 годам. Это зависит от вида командировки: приказы по краткосрочным отъездам (не превышают двух месяцев) в пределах страны лежат в архиве 5 лет, распоряжения о направлении заграницу или в длительную командировку – 75 лет.

Все прилагаемые к приказу документы содержатся в архиве вместе с ним столько же времени.

Узнать, как составить приказ о переводе работника на другую работу по форме Т-5 и скачать заполненный образец документа, вы можете в нашей новой публикации.

Ограничения на направление в служебные командировки

Запрещено направлять в командировки по службе:

  • беременных;
  • работники до 18 лет;
  • женщин, детям которых менее 3-х лет;
  • работников, на попечении которых находятся дети-инвалиды до момента достижения ими 18 летнего возраста;
  • работников, которые осуществляют уход (патронаж) за больными членами семей (необходимо медицинское заключение).

Отправление в командировку допускается лишь в случае наличия письменного согласия работника, а также при условии отсутствия запрета по медицинским показаниям.

Данные правила распространимы и на отцов, имеющих на воспитании детей без матери, также на попечителей несовершеннолетних.

Перечисленным категориям работников должна быть предоставлена возможность ознакомиться с возможностью отказа от поездки в письменной форме. В приказе для данных категорий работников обязана быть строка и место для доп. подписи.

Вывод

Мы ознакомились с основами заполнения командировочных документов. Надеемся, что трудности заполнения документации будут сведены к минимуму и вообще окажутся единственной трудностью, связанной со всей командировкой.

Больше информации о том, как правильно оформить направление работника в командировку содержится в этом видео:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Просмотреть и скачать бланк

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку – это документ, подтверждающий факт отправления группы сотрудников в командировку. Как и приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9, документ составляется с целью учета командировочных операций на предприятии (организации). Приказ имеет унифицированную форму Т-9а, утвержденную постановлением Госкомстата России от 04.06.01 № 26 и код по ОКУД 0301023.

Документ носит распорядительный характер и содержит следующую информацию, обязательную для заполнения:

  • наименование предприятия (организации), согласно учредительным документам;
  • дата составления и номер приказа;
  • фамилии, имена, отчество сотрудников, направляемых в командировку, их табельные номера;
  • структурные подразделения предприятия, в которых они числятся;
  • информация непосредственно о командировке: место назначения, срок, дата начала и окончания, цель;
  • за какие средств сотрудники будут откомандированы: их источник и суммы;
  • основание командировки.

В отдельных случая указываются условия командировки. Приказ составляется в одном экземпляре сотрудником отдела кадров предприятия (организации), после чего передается руководителю на утверждение. Если руководитель по какой-либо причине не может поставить свою подпись под документом, его подписывает уполномоченное на это лицо. После того, как приказ утвержден руководителем, он передается на ознакомление сотрудникам, которых отправляют в командировку, они также подписывают документ.

Вложение Размер
Скачать бланк приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку. Форма Т-9а 38.5 КБ

Оформление командировки начинается с составления служебного задания, которое оформляется обычно непосредственным руководителем работника, направляемого в служебную поездку. Оформить служебное задание можно с помощью унифицированной формы Т-10а. На основании этого документа составляется уже приказ на командировку. Скачать образец служебного задания можно здесь.

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

В качестве бланка может использоваться унифицированная форма Т-9. В этом статье мы разберемся, как заполняется форма Т-9, в конце статьи можно скачать бланк Т-9 и заполненный образец приказа на командировку.

К слову сказать, существует также унифицированная форма Т-9а, которая заполняется при направлении в командировку группы работников. Скачать бланк этой формы можно также в конце статьи.

Образец заполнения приказа Т-9

Бланк приказа на командировку, в целом, схож со всеми распорядительными документами. Для оформления допускается разработать собственный бланк.

Что нужно заполнить в приказе Т-9:

  • Сведения об организации (название и ОКПО);
  • Указать дату оформления приказа и присвоить ему уникальный номер;
  • Сведения о работнике, который направляется в служебную поездку (ФИО, табельный номер, должность, подразделение;
  • Куда направляется работник (страна, населенный пункт, название организации);
  • Продолжительность командировки (указывается количество календарных дней, а также даты начала и окончания командировки);
  • Цель командировки (составляется в соответствие со служебным заданием);
  • Наименование организации или физического лица, финансирующего поездку (организация-работодатель, принимающая сторона, сторонний спонсор);
  • Документ основание (служебное задание или другой документ, на основании которого составляется приказ о направлении в командировку);
  • Подпись руководителя с расшифровкой и печатью.

Работник знакомится с текстом приказа и ставит свою подпись в знак своего согласия.

Оформленный приказ послужит основанием для отъезда работника. По окончанию поездки работник отчитается о потраченных средствах с помощью авансового отчета (скачать образец формы АО-1) и о посещенных местах с помощью командировочного удостоверения (скачать образец формы Т-10).

Подробнее о командировке и учете командировочных расходов читайте в этой статье.

Скачать бланк и образец

Скачать бланк приказа о направлении в командировку форма Т-9 – ссылка.

Скачать бланк форма Т-9а – ссылка.

Скачать образец приказа на командировку – ссылка.

Трудовая занятость не всегда подразумевает работу в одном месте: организация обладает правом отправки своих сотрудников в служебные поездки. Данный процесс требует официального документального оформления с соблюдением всех законодательных норм и правил. В частности, это касается необходимости издания приказа о направлении в командировку.

Содержание

Основания для оформления приказа

image

Основание для оформления распоряжения о командировании – это направление служебной записки начальником структурного подразделения, в котором трудится работник, директору компании. В этом уведомлении должны присутствовать подробные сведения о необходимости поездки, целях командировки, ее требуемой длительности и т.д.

На основании этого документа руководство предприятия принимает решение, по результатам которого издается приказ на командировку. В крупных корпорациях нередко встречаются обстоятельства, когда план, включающий время проведения командировок, цели и задачи, их периодичность, составляется заранее на календарный год. В таких случаях приказ можно издавать на основании имеющегося графика.

Как оформить приказ на командировку сотрудника

Обязанность по составлению и изданию распоряжения на командировку может быть возложена как на руководителя организации, так и на сотрудника, ответственного за работу конкретного структурного подразделения. Помимо этого, таким правом наделены работники кадрового отдела компании и бухгалтеры. С содержанием документа направляемый сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Раньше вместе с распоряжением о направлении в рабочую поездку (причем как по территории нашего государства, так и за границу) требовалось оформлять в качестве приложений к нему ряд дополнительной документации. Сейчас такая потребность отменена, однако организациям не запрещено продолжать использовать вспомогательные бумаги, так как они позволяют систематизировать служебное задание гражданина, упростить процедуру оформления и выполнения. К ним относятся:

  1. Удостоверение командируемого – основное назначение заключается в отображении записей о прибытии гражданина в принимающую фирму, сроках выполнения поставленной задачи и отбытии обратно.
  2. Командировочное задание – составляется по универсальной форме бланка, которая издается под номером Т-10. В содержании документа подробно указываются все предстоящие к выполнению задачи.
  3. Журнал учета рабочего времени – в него вносятся отметки об отбытии и прибытии сотрудника. Требуется для систематизации рабочего времени и составления отчетов об отсутствии работников.
  4. Служебная записка. Может составляться в двух вариантах: до поездки и после. В первом указывается информация о необходимых денежных расходах на предстоящую поездку, выдаваемых авансом, с подробным описанием оснований их получения. Второй вариант предоставляется руководству по прибытии. В нем описывается учет затрат и командировочных расходов лица: в частности, денежных средств, потраченных на топливо для транспорта (если использовался личный автомобиль).

Одновременно с ознакомлением работника с приказом о его предстоящей поездке и сопутствующими документами копия приказа должна быть предоставлена работнику, ответственному за ведение табеля учета рабочего времени.

Образцы приказов

Приказ об отправке в командировку составляется по унифицированным формам:

  • Т-9 – в отношении одного направляемого в поездку работника;
  • Т-9а – в отношении коллектива.

Организациям не запрещается использовать в качестве бланка приказа самостоятельно разработанные формы. Единственное условие, обязательное к соблюдению в таком случае, заключается в том, что итоговый вариант распоряжения должен содержать все требующиеся сведения о командировке и реквизиты организации.

Форма Т-9 – для одного сотрудника

ПП РФ №749 обязывает начальников издавать распоряжения о командировании своих работников в письменной форме. Вне зависимости от того, используется ли стандартная форма приказа на командировку или собственный фирменный бланк организации, в документе обязательно должны указываться следующие сведения:

  • полное наименование компании-работодателя с указанием ее формы собственности;
  • порядковый номер оформляемой бумаги и дата ее составления (требуется для ведения учета внутренней документации);
  • сведения о командируемом сотруднике – Ф. И. О., должность и структурное подразделение;
  • адрес расположения организации, выступающей принимающей стороной;
  • продолжительность командировки, предполагаемые даты ее начала и окончания;
  • кратко описанная поставленная задача поездки;
  • алгоритм оплаты трудового вознаграждения работника и источник денежных средств (в большинстве случаев таковым выступает сам работодатель, однако возможны ситуации, когда инициатором поездки является третья сторона, тогда она в полной мере берет на себя обязательства по оплате труда гражданина на период командировки);
  • название должности, собственноручная подпись и Ф. И. О. работника, составившего документ;
  • собственноручная подпись отправляемого в поездку лица (как подтверждение, что работник ознакомился с документом и не имеет каких-либо претензий к его содержанию).

Вам может быть интересно: Возможно ли отказаться от командировки?

Образец заполнения Т-9:

Форма Т-9а – для нескольких сотрудников

Содержание бланка, предназначенного для отправления сразу группы работников, ничем не отличается от обычного, кроме того, что документ имеет несколько другую структуру. Образец приказа на командировку группы работников, составленный на бланке Т-9а:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: