Недостача при инвентаризации — что делать? Кто платит недостачу в магазине? Списание недостачи

Недостача при инвентаризации – случай довольно частый, особенно в торговой сфере. Явление возникает по причине невнимательности как работников компании, так и руководства фирмы.

Следует подробнее изучить этот вопрос и разобраться в ключевых моментах.

Основания для инвентаризации

Инвентаризация – это выявление путем осмотра и подсчета имеющегося товара или денег, а также сопоставление их с данными, полученными от бухгалтерского учета. Бывает плановой и внеплановой.Проведение инвентаризации – процедура обязательная. С ней сталкивается каждое юридическое лицо. Многие считают, что она нужна только в организациях, занимающихся торговлей, но это не так.

ВНИМАНИЕ! Проведение процедуры требуется и в бюджетном учреждении, и в государственных организациях. Все, что находится в собственности компании – товар, приборы, стулья или столы, — относится к ТМЦ, поэтому должно иметь оценку и быть пересчитано.

Вне зависимости от того, плановая или внеплановая инвентаризация, нужно в любом случае проводить процедуру, соблюдая указания и правила. Любые изменения с первоначальными данными должны фиксироваться в специальном документе. Причины проведения инвентаризации:

  • чрезвычайная ситуация, связанная с природными катаклизмами;
  • смена лиц, на которых лежит материальная ответственность за товар;
  • смена собственника фирмы;
  • наличие преступления или подозрение сотрудника в его совершении.

Недостача материальных ценностей или их излишки становятся в результате общей проблемой компании, затрагивающей как сотрудников, так и работодателей.

Что представляет собой недостача

Большинство бухгалтеров считают недостачу страшным событием в жизни компании. Это объясняется наличием негативных последствий, вытекающих при обнаружении несоответствующих требованиям и ранее посчитанным материальным или денежным ценностям.

Негативные последствия отражаются в виде:

  1. взысканий;
  2. наказаний.

Если говорить юридически языком, то недостача – это отсутствие товаров, представляющих определенную ценность, денег. Важно, чтобы вся продукция была заранее поставлена на учет и баланс компании для строгого учета ее количества в дальнейшем.

ВНИМАНИЕ! Ключевым моментом для выявления недостачи является определение материальной ценности имущества компании в самом начале учета.

Это также важно для того, чтобы человек, с которого будут взысканы денежные средства за проступок, получил основания для вынесения подобного решения.

Причины недосчета

Недостача – это не только кража сотрудником имущества компании или пренебрежение им своих должностных полномочий. Причинами недостачи также могут быть следующие факторы:

  • Воздействие на ТМЦ чрезвычайных ситуаций в виде пожара, наводнения.
  • Возникновение непредвиденных ситуаций на предприятии, в результате которых материальные средства или деньги могут быть испорчены или вовсе потеряны на складе.
  • Некачественная сортировка товара. Например, в магазине могут перепутать два похожих на вид сорта картофеля.

Каждый из перечисленных факторов требует своей процедуры оформления документа об обнаруженной недостаче. Поэтому очень важно в случае обнаружения нехватки товара выяснить причину возникшего явления.

Порядок оформления

Перед оформлением необходимого ТМЦ требуется провести ряд действий. Первое подразумевает инвентаризацию. После получения результатов инвентаризации владельцу компании (или главному бухгалтеру) далее потребуется приложить все бумаги, с помощью которых можно будет подтвердить затраты. К таким бумагам следует отнести:

  1. чеки;
  2. подписанные договоры;
  3. акты.

Иногда размер недостачи выше установленных норм. В этом случае работодатель должен начать служебное расследование для выявления виновного лица. Нужный документ называется ведомостью. Она составляется на основе полученных данных и содержит:

  • объем недостачи;
  • сведения о ранее отмеченных потерях товара или о его порче;
  • разница рыночной стоимости продукта с его балансовой ценой.

Оформленный документ нужно передать на подписание комиссии, собранной для ревизии. Далее ведомость направляется в бухгалтерию, где работники отдела сверяют указанные сведения с состоянием имущества на предприятии в момент первоначальной инвентаризации.

Списание

imageНе всегда инвентаризация негативное явление и не всегда она требует поиска виновного лица. Иногда подобное явление считается частью рабочего процесса. В этом случае большинство владельцев предприятий списывают недостачу как расход на развитие компании.

Однако даже эта процедура требует соблюдения установленного законом порядка, иначе придется нести ответственность за неуместную растрату денег или продукции. К таким случаям стоит отнести:

  1. Деформацию или поломку товара в процессе транспортировки или передвижения.
  2. Порчу товара покупателем на территории магазина.
  3. Утрату изделием товарного вида вследствие частых примерок или использований.

Нередки случаи, когда известные бренды отказывались от продажи потертой или порванной вещи, списывая ее или значительно снижая цену на товар.

ВАЖНО! Законодательством предусмотрено, какое количество продукции может быть списано предприятием в зависимости от сферы деятельности компании.

Если суммы или объемы ценностей превысили норму, то руководство может отыскать виновного и взыскать с него компенсацию за нанесенный ущерб.

Проведение процедуры

Вне зависимости от сферы деятельности предприятия, списание должно проводиться по установленному законом порядку. Так, списание может быть проведено:

  • в том календарном году, когда проходила проверка;
  • ответственным за проведение ревизии гражданином;
  • с вещей или других ценностей в одном наименовании или в одном количестве;

Порядок представляет собой выполнение следующих действий:

  1. Оформление локального акта предприятия от лица руководителя или продавца, если речь идет о торговой компании.
  2. Списание остатка средств производства, полученного после ревизии.
  3. Проверку соответствия расходов с соответствием пределов, которые были установлены нормами предприятия после проведения окончательного бухгалтерского расчета.

Если по результатам окажется, что итоговая сумма меньше суммы стандартной убыли, то расходы причислят к расходам юридического лица.

Удержание с виновных лиц

Порядок взыскания компенсации при недостаче большинство предприятий прописывают в договоре, заключаемом во время трудоустройства потенциального работника. Таким образом, гражданин предупрежден, что в случае обнаружения нехватки товаров или денег по его вине, он будет наказан. При этом тяжелые ситуации найдут отражения в законе.

ВНИМАНИЕ! В договоре также указывается степень материальной ответственности сотрудника. Например, полная материальная ответственность имеет у завхоза и главного бухгалтера.

При недостаче, полученной на основе результатов проведенной инвентаризации, оба сотрудника будут выплачивать компенсацию в полном размере. Выделяют также ответственность:

  • Коллективную.
  • Частичную.

Коллективная часто встречается в супермаркетах, и выражается в виде деления недостачи при инвентаризации поровну между всеми сотрудниками. При этом ответственность за вверенный продукт лежит на каждом работнике.

Пример: Сотрудник Н трудится в банке под должностью оператора. По результатам инвентаризации была обнаружена недостача компьютерных принадлежностей, закрепленных за его должностью. В итоге с мужчины была удержана сумма, равная стоимости потерянного оборудования, материалов.

Существует два возможных варианта удержания недостачи:

  1. В случае увольнения удерживается сумма из расчета, полученного работником в последний день. Если его заработной платы оказывается недостаточно, тогда компания вправе потребовать возмещения убытков.
  2. В случае продолжения работы сотрудником недостача удерживается из ежемесячной заработной платы в виде определенного процента. При желании рабочий может погасить сумму долга сразу.

Законодательством предусмотрен порядок удержания недостачи.

Пошаговая инструкция

Не всегда удается списать недостачу, которую обнаружили после проведения пересчета продукции.Тогда порядок взыскания требуется провести по следующему алгоритму:

  • Сначала потребуется оформить и подписать официальный акт, в котором необходимо уточнить результаты проведенного повторного учета товаров или денег.
  • Далее следует выдать официальное уведомление работнику об удержании определенной суммы.
  • Наконец, нужно выполнить вычет из его заработной платы. Работодателю необходимо принять во внимание, что с денежных средств работника нельзя снимать более 20% средств.

Недостачу можно взыскать с виновного лица и в том случае, если с ним по каким-либо причинам были прекращены трудовые отношения. Если же по итогам повторного учета ценностей были обнаружены нарушения, то следует как можно быстрее составить акт о хищении продукции и уволить сотрудника.

Лицо с материальной ответственностью

Нередкий случай в опыте многих компаний. Здесь сотруднику тоже грозит увольнение и требование выплаты компенсации, но он также должен будет подписать акт приема-передачи дел. Без такого документа выдать расчетные рабочему компания не имеет права.

ВНИМАНИЕ! Задерживать увольнение тоже нельзя: запрещает закон. Здесь и возникает противоречие: подписание акта означает, что материально ответственное лицо не имеет претензий к сотруднику.

Поэтому очень важно при обращении в суд подготовить обоснование возникшей задержки.

image Другими словами, предприятие должно аргументировать и подтвердить аргументы документами, способными доказать, что ранее выявить факт нарушения не было возможности.

Если этого не сделать, иск не будет удовлетворен судом, и удержать с материально ответственного лица ничего не получится.

При обнаружении недостачи работодателю, в первую очередь, необходимо зафиксировать наличие подобного явления в ведомости и других документах. Если сумма расходуемых средств не превышает пределов нормы, то юридическое лицо может узнать, как списать нехватку продукта. Если же она больше, то потребуется искать виноватых и требовать с них возмещения убытков.

  • Главная
  • Консультация ООО
  • Недостача при инвентаризации: что делать

7637 Изменения: март, 2021 года

Недостача при инвентаризации, выявленная при сравнении фактических данных с учетными показателями, должна быть расследована в порядке, установленном законодательством.

Каким образом выявляется недостача при проведении инвентаризации

Инвентаризация – это выявление соответствия фактического наличия товарно-материальных и денежных ценностей с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация может быть как плановой так и внеплановой.

Проверку наличия материальных ценностей проводят в следующих случаях:

  • Плановая проверка работника, на которого возложена ответственность за сохранность ценностей.
  • Передача ценностей и денежных средств другому лицу.

Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия, она утверждается приказом. Комиссия может утверждаться при каждой инвентаризации, а может быть создана в постоянном составе на год (или больший период). Например, комиссия для инвентаризации склада или комиссия для инвентаризации кассы.

Инвентаризация проводится в следующем порядке:

  1. Устанавливается дата работы комиссии.
  2. Ответственный работник (которого будут проверять) приводит в порядок документы и сортирует ценности по наименованиям и артикулам.
  3. Комиссия получает в бухгалтерии документы, которые содержат информацию не только по остаткам, но и по движению ценностей.
  4. Комиссия проверяет фактическое наличие всех имеющихся ценностей путем пересчитывания и перемеривания всех ценностей, находящихся у материально-ответственного лица.
  5. По ходу проверки составляется инвентаризационная ведомость, куда вносится наименование материала и его фактическое количество.
  6. По завершению инвентаризации выводится итоговый остаток, выраженный чаще всего в денежном выражении. Если он не совпадает с тем, который отражен в документах учета, составляется сличительная ведомость, и выявляются позиции, по которым есть недостача, либо излишки.

После этого составляется отчет о проведенной инвентаризации и отправляется к руководителю. К отчету прилагаются все документы.

На отчете руководитель ставит резолюцию о проведении служебного расследования.

Составление сличительной ведомости

Что делать бухгалтеру в случае выявления недостачи при инвентаризации регулируется Приказом № 49 от 13.06.1995 г., которым утверждаются Методические рекомендации по проведению инвентаризаций в различных отраслях производства.

Для того чтобы определить фактическую недостачу по каждой позиции составляется сличительная ведомость. Ее можно сделать следующими способами:

  • Использовать унифицированную форму, которая прилагается к вышеуказанным рекомендациям.
  • Разработать свою отдельную форму, с учетом всех особенностей и нужд предприятия.
  • Использовать форму, совмещающую в себе инвентаризационную опись и сличительную ведомость. Это наиболее удобная форма, поскольку при ее использовании выявить недостачу можно уже в ходе проверки, а не после подведения итоговых результатов.

При составлении сличительных ведомостей необходимо придерживаться следующих правил:

  1. В отдельно составляемой сличительной ведомости отражаются только расхождения фактического наличия с бухгалтерским учетом.
  2. Проставляется не только количество, но стоимость товара и ценностей.
  3. Стоимость определяется согласно  документам учета.
  4. Для ценностей, которые не принадлежат компании, а переданы ей на хранение или для работы составляется отдельная опись.
  5. На денежные средства также составляют отдельный документ.

После составления сличительной ведомости выводится общий итог недостачи, выраженный в денежной сумме.

Причины недостачи

Недостача материальных ценностей может образовываться по следующим причинам:

  • Злоумышленные намерения либо действия по неосторожности, совершенные материально-ответственным лицом.
  • Несанкционированное проникновение в место хранения материальных ценностей (хищение, кража).
  • Естественная убыль в результате усушки, утруски и т.д. Такая недостача может быть в пределах установленных норм, а может превышать их в зависимости от условий хранения и эксплуатации.
  • Наличие ошибки в документах учета (оприходованы не все накладные, списаны не все необходимые позиции и т.д.).

Дальнейшие действия работодателя при выявлении недостачи напрямую зависят от причин ее повлекших.

Что делать работодателю с недостачей

При выявлении недостачи у работодателя есть несколько вариантов урегулирования образовавшейся недостачи и приведения ее в соответствии с данными бухучета:

  1. Списание полной или частичной недостачи в соответствии с установленными нормами естественной убыли. Данные нормы можно применять только в том случае, если недостача есть на самом деле. При списании суммы недостачи относят на издержки производства.
  2. Взыскание недостающих сумм с виновного лица.
  3. Комбинированный метод. Работодатель может рассчитать убыль по принятым нормам, а величину, недостачи, которая ее превышает, относит на материально-ответственное лицо.

Взыскание больших сумм с виновного лица производится в порядке, строго определенном законом и не всегда возможно в полном объеме.

Расследование недостачи

При выявлении недостачи расследование необходимо провести в любом случае, независимо от причин и суммы

Объяснения работника

Первое, что делает комиссия, при расследовании это запрашивает объяснения у виновного лица.

Объяснения пишутся в свободной форме. Они будут содержать следующие реквизиты и данные:

  • ФИО и должность работодателя, на имя которого и пишутся объяснения.
  • ФИО и должность работника, дающего объяснения.
  • Последовательное и подробное изложение причин, выявленной недостачи.
  • Дата и подпись.

Помимо этого работник имеет право ознакомиться со всеми документами, составленными комиссией, производившей инвентаризацию.

Для дачи объяснений по факту недостачи используется срок, предусмотренный в ТК РФ для всех случаев служебных расследований. Он составляет два дня.

Срок начинает течь на следующий день после того, как у работника запрошено объяснение.

Для того чтобы работник в последствии не мог сказать, что у него не запрашивали объяснения, а соответственно нарушили процедуру расследования, нужно делать это в письменном виде и вручать работнику под роспись. Если он отказывается взять требования о даче объяснений, а соответственно и расписаться в этом, то в присутствии комиссии ему зачитывают документ вслух и составляют акт об отказе получить требование.

Составление данного акта нельзя приравнивать к отказу от дачи объяснений, работнику все равно необходимо дать два дня.

Приказ о результатах инвентаризации

Руководство рассматривает объяснительную работника и все предоставленные факты и принимает решение о степени виновности работника, а также о том, что делать с суммами недостачи.

Затем оформляется приказ, содержащий информацию о результатах расследования, причинах недостачи и способах ее возмещения (списания).

Также в случае, когда в недостаче виновен работник, ответственный за сохранность ценностей ему может быть вынесено дисциплинарное взыскание.

Лучше это сделать отдельным приказом, особенно если результатом выявления недостачи стала утрата доверия к материально-ответственному лицу и его увольнение.

Приказ составляется в свободной форме, на фирменном бланке организации. Он должен содержать все реквизиты распорядительного документа:

  1. Наименование организации, в которой он был издан.
  2. Дата и номер документа.
  3. Вводную часть (преамбулу), в которой излагаются выявленные недочеты и их причины.
  4. Содержательную часть, где отдаются распоряжения о наказании виновных лиц и устранении выявленных недочетов, в данном случае порядок возмещения недостачи.
  5. Подпись руководителя.

Печать организации на приказе не предусмотрена.

С изданным приказом необходимо ознакомить работника в течение трех дней.

Порядок удержания недостачи с работника

Порядок удержание недостачи материальных ценностей регулируется трудовым законодательством, в частности статьей 248 ТК РФ.

Работодатель имеет право удержать выявленную недостачу с помощью изданного приказа, только при соблюдении следующих условий:

  • Сумма недостачи, которую работодатель собирается удержать с работника не должна превышать среднемесячного заработка.
  • Работник согласен внести эту сумму добровольно.
  • Приказ о взыскании недостачи издан не позднее месяца со дня ее обнаружении.

Если не соблюдено хотя бы одно из этих требований, взыскать недостачу можно будет только в судебном порядке. В случае если работодатель пренебрежет указанными правилами и высчитает необходимую сумму с работника без его согласия, его действия могут быть обжалованы в суде и признаны нарушением законодательства.

Если сумма, которую работодатель хочет взыскать с работника, больше чем его один среднемесячный заработок, то есть два варианта взыскания:

  1. С помощью обращение в суд.
  2. Путем написания работником добровольного соглашения о возмещении ущерба.

У работника есть возможность выплачивать недостачу частями либо предложить в зачет необходимой суммы какое-либо имущество и ценности.

Недостача материальных и денежных средств выявляется путем проведения инвентаризации. Работодатель вправе взыскать ее с работника, но перед этим он должен провести служебное расследование. Если работник отказывается возмещать недостачу добровольно, то это можно сделать только в судебном порядке.

Ваша оценка данной статье: Бесплатный вопрос юристу Вам будет интересно

Консультация ООО

За высказывания директора ответит компания: штрафы за оскорбления и клевету

Консультация ООО

Альтернативные способы вывода средств со счетов компании

Консультация ООО

Как участникам законно вывести прибыль ООО: дивиденды

09.06.2020

При проведении инвентаризации, практически всегда, выявляются недостачи, излишки или пересортица. Какими они бывают, как документально оформить и как отразить в учёте читайте в статье.

Какими бывают недостачи?

Недостачи бывают двух видов:

  1. В пределах норм естественной убыли;

  2. Сверх норм естественной убыли.

Что такое естественная убыль? Это когда товар уменьшается в следствии биологических или физико-химических свойств, но сохраняет своё качество. К естественной убыли относится уменьшение массы товара из-за испарения влаги, выветривания, распыления, крошения, утечке, разлива при перекачке и продаже жидких товаров, и т.д. Если товар был испорчен, потерян или украден, такую недостачу нельзя отнести к естественной убыли.

Для определения максимально допустимых (предельных) потерь, возникающих в процессе хранения, транспортировки, перемещения и реализации существуют установленные нормативно-правовые акты, они называются нормы естественной убыли (для разных видов товаров и запасов, они разные).

Их применяют в ситуациях, когда заявленная в документах масса или количество отличаются от фактической, например при инвентаризации или при приёме товара от поставщика.

Существуют правила списания недостач в пределах норм естественной убыли:

  • нельзя списывать товар по нормам естественной убыли, если факт недостачи не выявлен;

  • нужно списывать фактическую сумму недостачи, даже если по нормам естественной убыли можно списать больше;

  • если нет предусмотренных норм для списания недостачи, то она рассматривается как недостача сверх норм;

  • сначала необходимо проводить излишки и пересортицу, а только потом списывать недостачи.

Недостачи разделяют, так же по моменту их выявления:

  1. Недостачи выявленные при приёмке товара от поставщика;

  2. Недостачи выявленные при инвентаризации.

В зависимости от того, когда выявлена недостача, её оформляют по разному.

Документальное оформление недостачи, выявленной при приёмке товара

ГКУ гласит, что установление и соблюдение условий купли-продажи регулируются договором между поставщиком и покупателем, либо актами гражданского законодательства, если договор не был заключен.

Если договор был заключен, он имеет приоритет в случае возникновения вопросов по приёмке товара. Однако при составлении договора, пункт о приемке товара следует составлять на основе нормативно-правовых актов по вопросам стандартизации.

Если договора нет, то вопросы приёмки товара регулирует Инструкция № П-6. Хоть она была разработана еще в СССР, но её положения всё ещё действуют, пусть вас это не смущает.

Также, если ваш груз перевозят сторонние организации предусмотрены дополнительные документы:

  • Правила выдачи грузов — если товар перевозит железная дорога;

  • Правила перевозок грузов автомобильным транспортом — если перевозит сторонняя автомобильная компания.

Если вы производите приёмку товара по количеству, то нужно сверяться с транспортными  и сопроводительными документами изготовителя (отправителя). Это могут быть счет-фактура, инвойс, спецификация, опись и т.д.

На фактическое количество товара нужно составить акт о приёмке материалов формы № М-7 или приходный ордер № М-4.  В случае выявления недостачи, составляется акт в произвольной форме, который подписывают все участники процесса. В этом акте должны содержаться все реквизиты, которые указаны в форме № М-7. 

Акт о недостаче составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передают в бухгалтерию, для оприходования фактического количества товара и списания недостачи в пределах норм естественной убыли или сверх норм. Второй экземпляр передают в отдел, который занимается поставками. Они на основе акта составят письмо-претензию поставщику.

Если товар был доставлен железной дорогой, дополнительно нужно составить коммерческий акт.  

Если недостача возникла по вине перевозчика, нужно составить претензию о возмещении убытков. Если перевозчик отказывается возмещать убытки или не отвечает на письмо в течение месяца, следует подавать судебный иск. Обратите внимание, претендовать на возмещение убытков можно только в том случае, если недостача превышает нормы естественной убыли.

Как учитывать недостачи выявленные при приёмке товара?

Недостача запасов и товара в пределах норм естественной убыли включается в первоначальную стоимость приобретённого товара. То есть полученный товар нужно оприходовать по завышенной цене, благодаря этому, задолженность перед поставщиком будет отображаться корректно.

Если была выявлена сверхнормативная недостача, то её не учитывают в первоначальной стоимости товара, а списывают на затраты того периода, в котором она произошла.  То есть, вы приходуете фактически полученное количество товара с учетом норм естественной убыли, а всё что сверх нормы, должны учитывать как задолженность по претензии (к поставщику или перевозчику). Такую задолженность можно закрыть путём допоставки товара или возмещением денежных средств.

Если сверхнормативная недостача случилась по вине покупателя, её нужно списать на расходы текущего периода.

Документальное оформление недостачи, выявленной при инвентаризации

Чаще всего недостачи выявляются при проведении инвентаризации. Результаты инвентаризации записывают в инвентаризационную опись или акт инвентаризации. В них отражено фактическое наличие товара на дату инвентаризации.

Инвентаризационная опись может быть разработана предприятием самостоятельно или может использоваться утвержденная форма. Такая опись составляется в двух экземплярах и подписывается всеми члена комиссии (участниками переучёта). 

Далее, опись передаётся в бухгалтерию и на выявленную недостачу составляется сличительная ведомость в двух экземплярах. Есть две формы такой ведомости:

  • Сличительную ведомость результатов инвентаризации запасов по форме, утвержденной приказом № 572;

  • Сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № инв-19, утвержденной постановлением № 241.

Или разработать такую ведомость самостоятельно.

Завершающим этапом составляют протокол в двух экземплярах. Его можно составить самостоятельно или воспользоваться формой для бюджетников. Далее этот протокол передаётся в бухгалтерию для проведения списания и отражения в финансовой отчётности.

Как учитывать излишки товара?

Если при переучёте были выявлены излишки, их естественно нужно оприходовать. Если они будут в дальнейшем реализованы, их нужно оприходовать по чистой стоимости реализации (предполагаемая цена продажи минус затраты на реализацию).

Как учесть пересортицу?

При обнаружении пересортицы, следует провести взаимный зачет излишков и недостачи.

Проводить пересортицу можно, если:

  • товары имеют одинаковое наименование;

  • равное количество товаров, которые подлежат пересортице;

  • излишки и недостача возникли в одном проверяемом периоде;

  • излишки и недостача возникли у одного и того же материально ответственного лица.

Если в одной товарной группе произошла пересортица, то нужно сначала оприходовать излишки, потом списать недостачу, а уже после, устанавливать нормы естественной убыли на оставшуюся недостачу.

В результате пересортицы, чаще всего, стоимость товаров по которым случилась недостача и излишки не совпадает. В результате появляются суммовые разницы. Отрицательные суммовые разницы должны быть отнесены на виновных лиц. Если виновных лиц нет, тогда такую разницу относят к недостаче сверх норм естественной убыли и списывают на расходы. Если в результате пересортицы появилась положительная суммовая разница, её учитывают как доход.

Главная / Трудовое право / Ответственность / Материальная

Назад

Опубликовано: 29.04.2016

Время на чтение: 8 мин

Читайте также:  Исправление в больничном листе работодателем — образец-2018

6420

На каждом предприятии, независимо от типа его финансово-хозяйственной деятельности, остро стоит вопрос соответствия количества материальных ценностей на его складах и имеющейся документации.

В идеале эти показатели должны совпадать, однако на практике такое бывает крайне редко.

  • Как определяется недостача продукции при инвентаризации?
  • Как оформить недостачу? В рамках норма естественной убыли
  • В результате неконтролируемых обстоятельств
  • В результате хищения

Взыскание ущерба с виновных лицВыявление излишков

Персональный счет бухгалтерского счета для отражения недостач

Для фиксации недостач в бухгалтерском учете предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (План счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Основные сведения о счете 94 представлены на рисунке ниже:

image

Какие суммы отражаются по дебету и кредиту этого счета, смотрите далее:

image

Что необходимо учесть при расчете остаточной стоимости основного средства (ОС), расскажут материалы:

  • «Как определить остаточную стоимость основных средств»;
  • «Амортизация основных средств при УСН (нюансы)»;
  • «Упрощенцы-предприниматели тоже должны следить за остаточной стоимостью ОС».

Проводка и сроки оприходования излишков в бухучете

Выявленные при инвентаризации излишки имущества относятся на прочие доходы (счет 91.1). Корреспондирующий счет зависит от того, какой именно вид ценностей приходуется:

Дт 01 (08, 10, 41, 43, 50) Кт 91.1.

Если инвентаризация проводится для подтверждения достоверности годового отчета, то проводка по выявленным излишкам материалов в результате инвентаризации делается не позднее отчетной даты, т. е. 31 декабря соответствующего года.

В других случаях (например, при смене МОЛ) проводку нужно сделать в том же месяце, в котором была завершена инвентаризация (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу

Регулярный контроль наличия и состояния имущества, проводимый посредством проведения инвентаризации, помогает руководству компании:

Читайте также:  Как провести индексацию заработной платы по Трудовому кодексу?

  • своевременно выявлять недостачу и порчу имущества;
  • разбираться с виновниками;
  • принимать меры по взысканию недостач с виновных лиц;
  • списывать испорченные и отсутствующие материальные ценности со счетов бухгалтерского учета и формировать достоверную информацию в отчетности об имуществе компании;
  • принимать меры по усилению контроля за сохранностью активов, повышению уровня ответственности материально ответственных лиц и т. д.

О нюансах проведения инвентаризации рассказывают статьи:

  • «Инвентаризация материально-производственных запасов: порядок и нюансы»;
  • «Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
  • «Порядок проведения инвентаризации БСО (нюансы)».

Чтобы разобраться с проводками по списанию недостачи при инвентаризации, воспользуемся условиями примера.

После проведения инвентаризации на складе № 3 (материально ответственное лицо — кладовщик Завьялов Н. Г.) была выявлена недостача ТМЦ в сумме 8 630 руб.:

Наименование Количество Цена, руб. Стоимость, руб.
Цемент ПЦ-500 5 мешков 290,00 1 450,00
Совковая лопата с деревянным черенком (рельсовая сталь) 4 штуки 525,00 2 100,00
Домкрат реечный 1 штука 5 080,00 5 080,00
Итого на сумму: 8 630,00

Кладовщик Завьялов Н. Г. согласился добровольно возместить недостачу.

В учете компании были произведены проводки по списанию недостачи на виновное лицо:

Бухгалтерские проводки Сумма, руб. Содержание операции
Дебет Кредит
94 10 8 630,00 Стоимость недостающих ценностей перенесена на счет учета недостач
73 94 8 630,00 Недостача отнесена на виновное лицо
70 73 8 630,00 Недостача удержана из заработной платы материально ответственного лица по его заявлению

Как наличие норм естественной убыли влияет на порядок списания недостач, рассказываемздесь.

Причины возникновения

К случаям недостачи относятся не только нечестное осуществление сотрудником своих должностных функций и его действия, противоречащие закону. В некоторых ситуациях это явление обусловлено другими факторами.

В число таких входят, к примеру:

  • кража товарно-материальных ценностей сотрудником, который пренебрегал добросовестным положением на своей должности,
  • воздействие на ТМЦ чрезвычайных происшествий (пожар, наводнение могут повлечь порчу имущества),
  • непредвиденные случаи на предприятии. Средства производства могут быть испорчены при взвешивании, перемещении на складе. В некоторых пределах такие ситуации относятся к норме,
  • неточная сортировка. Например, в магазине находятся несколько похожих на вид сортов картофеля. При продаже продавец учел более дешевый вид картофеля, что стало причиной недостачи денежных средств.

Профицит имущества при проведении проверки возможен в ограниченном диапазоне, однако, хотя такое и возможно, это все равно не должно происходить часто.

Для того чтобы оформить недостачу, нужно выявить ее основание, так как по всем типам нехватки ТМЦ происходит конкретная процедура.

image

Предупреждение об увольнении работника по инициативе работодателя.

Как написать заявление о переводе на другую должность, читайте тут.

Вправе ли требовать возместить ущерб, если официально не работаешь, читайте по ссылке: https://novocom.org/otvety-na-voprosy-chitatelej/otvetstvennost-sotrudnika-bez-trudovogo-dogovora.html

Не с кого спросить за недостачу: разбираемся с проводками

Ситуации, когда за недостачу не с кого спросить, возникают нередко. Активы компании могут быть утрачены в результате форс-мажорных обстоятельств (при наводнении, засухе, землетрясении) или похищены ворами, ловко заметающими следы.

Читайте также:  Правила предоставления отпуска по семейным обстоятельствам

Сначала собственнику имущества надлежит разобраться в истинных причинах недостачи и принять меры по поиску виновных лиц, а также доказательств их причастности к утрате ценностей. Для этого компания может сама провести внутреннее расследование или обратиться с заявлением в полицию.

Какие применяются проводки при списании недостачи, если виновник не установлен, посмотрим на примере.

Со строительной площадки пропали стройматериалы на сумму 2 654 399 руб. 38 коп. В учете «Стройка-город» после проведения инвентаризации и оформления необходимых документов произведена запись:

Бухгалтерские проводки Сумма, руб. Содержание операции
Дебет Кредит
94 10 2 654 399,38 Отражена недостача стройматериалов

Руководство компании обратилось в полицию с заявлением о краже. В результате расследования виновники кражи установлены не были. После получения от органов внутренних дел документа о приостановлении дела о хищении ценностей в связи с отсутствием виновных лиц в бухгалтерском учете ООО «Стройка-город» произведены записи:

Бухгалтерские проводки Сумма, руб. Содержание операции
Дебет Кредит
91.2 94 2 654 399,38 Списан убыток от недостачи на прочие расходы в связи с отсутствием виновных лиц

Такая же запись производится в учете, если вина материально ответственного лица в порче или утрате ценностей не доказана. Основанием может выступать оправдательный приговор суда (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

О нюансах применения счета 91 узнайте из этого материала.

Порядок удержания

Если не производится списание средств, подлежащих удержанию по итогам выявления нехватки ТМЦ, в отношении ответственного лица должны быть совершены следующие действия:

  • изготовление и подписание ведомости и описи, составленных по итогам инвентаризации,
  • представление сотруднику документа с данными о суммах списываемых у него денежных средств и причинах,
  • снижение заработной платы с учетом вычета сумм недостачи (разово или систематическими ежемесячными выплатами).

Указанный тип обязательств подразумевает удержание с заработной платы ответственного работника не более двадцати процентов от ее размера. При этом рассчитывается сумма, фактически выдаваемая лицу, а не оклад.

При обнаружении серьезных нарушений закона следует оформить акт кражи и подвергнуть работника увольнению по такой причине.

Иногда выявление недостачи происходит уже после увольнения сотрудника.

Если гражданин имел инвалидность, и на этом основании мог отойти от выполнения своих трудовых функций в день составления заявления, то совершить проверку во всем объеме не получится. Таким образом, невозможно оценить весь объем нехватки ТМЦ.

В данной ситуации представляется разумным принудить работника к выплате средств, выявленных в качестве недостатка. Однако для таких действий нужно обосновать позицию вины конкретного сотрудника о том, что именно его деятельность повлекла такую недостачу. Выявленную причинную связь необходимо доказать.

В большинстве случаев лицо, которое подвергается наказанию за нехватку товаров, несет материальную ответственность. Этого сотрудника перед увольнением должны подвергать процедуре подписания акта приема-передачи.

Если такой акт не будет составлен, лицу не смогут отдать причитающиеся ему расчетные денежные средства. Такие действия занимают много времени, а трудовое законодательство гласит, что нельзя задерживать увольнение работника.

При таких обстоятельствах формируется позиция: составленный акт уже содержит подписи сторон, которые гарантируют то, что претензий такие граждане не имели. Часто эту информацию используют адвокаты со ссылкой на то, что документ уже имеет подписи сторон, а значит, проблемы, возникшие вследствие недостачи, должны решаться руководством предприятия или уполномоченными на то лицами.

Именно поэтому для решения вопроса в суде стоит правильно аргументировать задержку оформления документации. В иске нужно будет указать причины, по которым обозначить факт недостачи заранее не представлялось возможным.

При подтверждении таких обстоятельств и принятии их судом возможно удовлетворить требование о взыскании процентов за пользование чужими денежными средствами, так как фактически средства были незаконно удержаны из-за просрочки их возврата.

Однако такое требование не относится к обязательным, и можно указывать в иске лишь просьбу взыскать денежные средства по недостаче товарно-материальных ценностей без процентов по ним.

Важно! При обращении в судебные органы для взыскания средств с должника истцу нужно представить вместе с заявлением пакет справок, подтверждающих просьбу об истребовании денег. К таким относятся, прежде всего, выписки данных из бухгалтерского учета, чеки с указанием стоимости пропавшего или испорченного имущества. Не стоит забывать о том, что в отношении мебели и техники, находящейся на предприятии, должны учитываться амортизация и износ.

Как списать недостачу за счет чистой прибыли

Чистая прибыль — это конечный финансовый результат деятельности компании за отчетный период. Ее показатель формируется на счете 99 «Прибыль и убытки» и заключительными оборотами в конце года списывается в кредит счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) ». Нераспределенная прибыль может использоваться для покрытия убытков (например, при обнаружении недостачи). Однако принять решение о такой форме использования прибыли могут только собственники компании.

О том, куда можно направить чистую прибыль компании, рассказывает эта публикация.

Если собственники примут такое решение, проводки при списании недостачи за счет чистой прибыли не будут затрагивать счета 99 и 84. Операция по списанию недостачи в бухгалтерском учете будет отражаться корреспонденцией счетов Дт 91.2 Кт 94. Такое списание недостачи приводит к появлению расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом, так как при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль эта сумма участвовать не будет. В результате на счетах бухучета необходимо отразить постоянное налоговое обязательство.

О видах расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом узнайте из этого материала.

Оформление

После обнаружения нехватки средств при инвентаризации после окончательной сверки всего происходит оформление специальной ведомости, которая содержит подробные сведения о выявленных расхождениях по фактическому и бухгалтерскому остатку. Она содержит следующее:

  • размер, в котором выявлена недостача (в ее денежном выражении);
  • показатели естественной убыли, допустимые для данной организации;
  • стоимость товара (рыночная и балансовая) и выведенная разница между ними.

image

Читайте также:  Как правильно и по закону заключить трудовой договор?

Составленная ведомость оформляется, далее подписывается членами комиссии, которая участвовала в пересчете. После отчеты направляются в бухгалтерию, где уже осуществляется сверка фактических остатков и учетных. Для оформления недостачи существуют специальные унифицированные формы:

  • акт инвентаризации в продукции, которая еще находится в пути;
  • опись товара, который уже принят и хранится либо в складском помещении, либо в торговом зале;
  • общая сличительная ведомость.

Итоги

Взыскание с виновных лиц

После того как все будет правильно задокументировано, руководитель передает документы в бухгалтерию.

Решение вопроса о взыскании денег с сотрудника регулируется статьей 248 ТК РФ. Взыскать положенную сумму возможно по заявлению работника, который на основании приказа о возврате недостающего в письменной форме сам просит осуществить вычет из его зарплаты (или просто вносит средства на указанный счет).

Если же работник возражает против удержания с зарплаты, то тогда возможно произвести взыскание на основании решения суда. При таком варианте по исполнительному листу будут вычитывать до 50 процентов от общей суммы его дохода.

Если по решению суда работник откажется платить и при этом уволится (отказать в этом праве работодатель все равно не имеет права), то тогда удержания на основании исполнительного листа могут производиться с других видов его дохода.

Также могут и посадить, если ущерб причинен в особо крупных размерах и будет доказан факт хищения.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: