Оформляем денежные операции правильно: взаимозаменяемы ли счет-фактура и акт выполненных работ?

Заключение сделки сопровождается оформлением многочисленных документов, многие из которых давно устарели и просто дублируют данные.

Поправки в бухгалтерском учете удалось внести лишь четыре года назад, когда заработала новая редакция закона № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” и стали внедряться другие критерии при составлении первичных бумаг.

Скрыть содержание

Определение каждого понятия

Счет-фактура – это документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Заполняется по определенному стандартному образцу, утвержденному Постановлением Правительства в 2011 году (№ 1137). Что же это и в чем разница?

Выставляется продавцом и предпринимателем, когда предстоит отгрузка товара или оказываются определенные услуги. Покупатель обязательно ставится в известность, чтобы не иметь проблем с налоговиками. Существует стандартный, корректирующий и авансовый тип фактуры, заполняемой при внесении предоплаты.

УПД – это универсальный передаточный документ, заменяющий накладную и счет-фактуру. Документ создавался совместными усилиями бухгалтеров и специалистов разного профиля, стал внедряться вместе с законом об учете.

Совмещает счет-фактуру, взятую за основу, вместе с транспортными (товарными) накладными, передачей и приемом бумаг, подтверждающими проведение работ.

ВАЖНО. Внесение дополнительных разделов в УПД позволяет изменять размер ячеек и вписывать новые строки, но не удалять утвержденные пункты в фактуре.

Чем отличаются?

Несмотря на внешнюю схожесть двух форм, между бумагами существуют определенные важные отличия. Особенности счет-фактуры:

  • Подтверждает заключение контракта о продаже и покупке. Обязательно включается НДС.
  • После проведения операции, грузоотправитель и получатель вносят запись в журнал закупок. В результате, предоставляется налоговая льгота (ст.172 НК). Вычет экономит немалые суммы, особенно при оптовых закупках.
  • Документ заполняется от руки и в электронном виде с соблюдением основных требований (ст.169 НК). В случае внезапных изменений в стоимости составляется корректировочный счет.

Особенности УПД:

  • Совмещает в себе первичные документы, такие как накладная и счет-фактура. Для это включены дополнительные необходимые реквизиты (№ 402-ФЗ).
  • При правильном заполнении послужит основанием для вычетов по сборам на прибыль и добавочную стоимость.
  • Разновидности УПД дают возможность совмещать или вносить дополнения. Неизменными остаются графы, отделенные черными линиями.

Пока не присвоен код, УПД в электронном виде не может быть отправлен в налоговую. В 2017 году в счет-фактуру внесли поправки и было разрешено самостоятельно добавлять в упрощенный документ графы идентификатора договора, кода вида товаров и подписи лица, заверяющего счет за индивидуального предпринимателя.

Можно ли использовать эти два документа одновременно?

Можно ли применять и УПД и счет-фактуры? В рекомендациях ФНС России не запрещает применение УПД совместно для отражения в бухгалтерском и налоговом учете фактов хозяйственной жизни.

При этом использование УПД не ограничивает права организации использовать иные формы первичных учетных документов.

Возможности УПД привлекли многие компании и организации. Для налоговиков не имеет принципиального значения какая форма была использована, если при оформлении не были допущены грубые ошибки.

Проблема чаще возникает с партнерами и клиентами, которые предпочитают использовать товарные накладные, акты и счет-фактуры. Особенно это затрагивает бюджетные организации.

Применение двух форм совместно-вполне оправдано. Только для этого руководителю в компаниях негосударственного сектора необходимо по предложению бухгалтера утвердить УПД и включить в него все необходимые реквизиты. При этом следует в обязательном порядке поставить в известность второго участника договора, особенно когда дело касается иностранного контрагента.

ВАЖНО. Для исключения споров следует заранее в контракт вписать пункт, где будут указаны формы первичных документов в рамках проведения конкретной сделки.

УПД вместо

Утверждение УПД позволит проводить ряд различных операций без дублирования и за более короткий срок. Что становится проще с УПД:

  1. Проводить отгрузку любых товаров, как с транспортировкой, так и без нее. Возмещение транспортных расходов в этом случае не приносит дохода поставщику и ложится на перевозчика.
  2. Оказывать всевозможные услуги, при наличии соответствующей лицензии.
  3. Передавать права (имущественные), результаты после выполнения услуг и работ.
  4. Заниматься отправкой контрагентам, комитентам и комиссионерам.

Многое зависит от условий договора, УПД предстает как первичная бумага или совмещенная, поскольку фактура всегда включена.

Нужно не забыть указать один параметр. Вписанная единичка говорит о том, что произошло совмещение первички и счета. Двойка свидетельствует о применении первичных документов для отправки и составления акта передачи.

Наиболее выгодно использовать УПД предпринимателям, перешедшим на ЕНВД и УСН, так как этого вполне достаточно для отчетности и нет необходимости рассчитывать и уплачивать налог на добавленную стоимость.

В каком случае не заменит?

Однако возникают ситуация, когда универсальный документ не сможет стать полноценной заменой действующей счет-фактуре. Подобное происходит при:

  • Корректировке показателей, когда отгрузка товара произошла, но изменилась их стоимость в силу разных причин. Если выписывалась накладная, то достаточно подготовить документ с указанием разницы стоимости и заполнить корректировочный бланк.
  • Применении аванса, когда получатель предоплаты выставит счет и не потребуется подготовить выписку из банка и платежное поручение.
  • Необходимости внести коррективы в подготовленную бумагу. Составляется другая фактура (при неизменном номере и дате), только в специальной графе (1а) обозначается внесение откорректированных сведений. Промахи в накладной исправляются проще, нужно зачеркнуть сумму и написать правильную, а также указать число исправления и поставить подпись предпринимателя.

Нельзя сбрасывать со счетов риски, связанные с передаточным документом. Допущенные ошибки при оформлении, особенно при использовании первичной формы, приведут к материальным потерям. После сдачи отчетности не удастся получить имущественный вычет по НДС, возникнут дополнительные затраты из-за налога на прибыль.

Использование УПД носит пока необязательный характер, хотя к разработке формы подключались опытные бухгалтера и специалисты налоговой службы, которые провели широкие дискуссии на форуме официального портала.

С одной стороны, удается избавиться от заполнения многочисленных дублирующих накладных и актов. С другой, пока не появилась возможность передачи данных в электронном виде непосредственно налоговикам и возникают ситуации, когда применение становится нецелесообразным.

Заключение

Счет-фактуру никто не отменял, она по-прежнему востребована и дает полное представление о сделках купли и продажи. Важным условием считается уведомление сторон о том, что при проведении сделки будет использована именно эта форма, выписана накладная вместе с фактурой.

Предпринимателю и руководителю следует позаботиться о том, чтобы включить УПД в бухгалтерский учет, получая все преимущества от простой и модернизированной формы совмещения.

Тонкости бухгалтерии: когда выставляется исправленный счет-фактура? Составляем документы правильно: счет-фактура на аванс и другая “первичка”, как отражать в книге покупок и продаж Если нет счет-фактуры, а НДС в чеке выделен, то как провести авансовый отчет: особенности проводок Пользуемся услугами посреднических компаний: перевыставление счетов-фактур по агентским договорам Кто сдает журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур и другая полезная информация об этом документе Разбираемся в том, что это такое – платежно-расчетный документ в счете-фактуре. Нюансы заполнения

Форма универсального передаточного документа менялась уже несколько раз. После последних изменений в документе появилась графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, поменялись названия строки 8 и графы 11.

Бланк, правила и пример заполнения актуальной в 2021 формы УПД — на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.

Бесплатно скачать бланк УПД (в Excel):

Скачать бланк

Получите бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Скачать образец

Получите образец бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас бланк или образец в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Электронный УПД

Если в компании используют электронный документооборот, УПД можно отправлять в электронном варианте. В отличие от бумажной версии, он имеет три функциональных значения:

  • cчeт-фактура,
  • cчeт-фактура c расширенным набором реквизитов,
  • первичный учетный документ для оформления фактов хозяйственной жизни.

МойСклад позволяет быстро обмениваться данными с системами электронного документооборота. У сервиса есть интеграции с популярными ЭДО: Такском, ЭДО Лайт, 1С Клиент ЭДО и другими. Начните работать прямо сейчас — это бесплатно!

Попробовать МойСклад

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2021 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 гг, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Правила заполнения УПД по новому образцу

Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:

  • 1 — если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
  • 2 — если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).

Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.

УПД со статусом 1

Подраздел со счетом-фактурой

Строка 1 Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры — пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.

Строки 2, 2а и 2б Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.

Строки 3 и 4 Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).

Строка 5 Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.

Строки 6, 6а и 6б Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.

Строка 7 Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).

Строка 8 Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) — в строке ставится прочерк.

Табличная часть

А Номер строки таблицы. Можно не заполнять.

Б Код товара, работ, услуг. Для товаров — артикул, для работ — код по ОКВЭД, для услуг — код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Графы 1, 1a и 2 Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС —  в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).

Графа 3 Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить — ставится прочерк.

Графа 4 Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.

Графа 5 Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.

Графа 6 Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».

Графа 7 Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».

Графа 8 Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».

Графа 9 Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.

Графы 10, 10а, 11 Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».

Кто подписывает УПД? Узнайте по ссылке >>

УПД со статусом 2

Не заполняются табличные графы 7 и 8 (ставка и сумма НДС), 10, 10а и 11 (страна и ГТД — они заполняются только для операций, облагаемых НДС).

Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.

Остальные поля заполняются как описано выше.

Часто задаваемые вопросы

При оформлении УПД чем отличаются статус 1 и 2?

Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.

Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.

Где взять код товара в УПД?

Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.

Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад Начать использовать

Подписи в УПД со стороны продавца:

  • В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи. 
  • В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
  • В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны покупателя:

  • В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
  • В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.

Какие документы заменяет УПД?

УПД можно использовать вместо счета-фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.

Заменяет УПД акт выполненных работ или нет?

Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.

Обязательно ли использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?

Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ-12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше. Но использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.

Можно ли выписывать УПД на услуги?

Можно. Вы можете использовать УПД для оформления не только отгрузки товаров, но также и оказания услуг, выполнения работ и передачи имущественных прав. УПД на услуги заполняется по той же инструкции, что и на товары.

УПД на услуги: нужен ли акт?

Если вы оформляете оказание услуг с помощью УПД, отдельный акт составлять не нужно.

Можно ли в УПД указывать услуги и товары одновременно в 2021 году?

Можно. Налоговое законодательство РФ не требует выставлять отдельный счет-фактуру на каждый вид продукции (услуг). В одном счете-фактуре (или, соответственно, в одном УПД) можно отразить одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД — вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно. При этом важно соблюдать сроки выставления счетов-фактур — 5 календарных дней с момента отгрузки).

О выставлении одного счета-фактуры на всю отгрузку см. письмо ФНС №ЕД-4-15/17910 от 23.09.2016.

Строка 8, обязательная для включения в форму универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Если их нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме. С 1 октября 2017 в названии строки появилось указание «При наличии»: это и означает, что она обязательна к заполнению только в случае, если у вас есть нужные данные. В противном случае ставится прочерк.

С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?

Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.

Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.

Скачайте УПД бесплатно!

После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:

  • пустой бланк актуальной в 2021 году формы бумажного УПД со всеми последними изменениями,
  • заполненный образец в формате для редактирования — чтобы наверняка не ошибиться,
  • возможность заполнять электронный УПД и другие документы онлайн.

Изменения в УПД с 1 июля 2017 года

  1. Графа 1а «Код вида товара». Здесь указывается код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС. Обязательна для товаров, экспортируемых из России в государства ЕАЭС: Белоруссию, Казахстан, Армению, Киргизию. Код нужно выбирать из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54). Если у вас нет данных для этой графы, ставится прочерк. Распространяется на счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры и УПД.
  2. Поле для дополнительной подписи. Здесь ставится подпись уполномоченного лица, которое подписывает счет-фактуру вместо предпринимателя. Раньше в форме были только поля для подписи руководителя, главного бухгалтера и индивидуального предпринимателя или их представителей.
  3. Название строки 8. Здесь c 1 октября 2017 года указывается, что строка заполняется только при наличии данных.
  4. Название графы 11. С 1 октября она называется «Регистрационный номер таможенной декларации». Заполняется для товаров не российского производства. Его заполняем, если товар не российского производства.

01 апреля 2021

Бухгалтерским законодательством установлена обязанность экономических субъектов документировать все факты хозяйственной жизни, что, естественно, отражается на объемах документооборота. Однако любой бизнес стремится к оптимизации всех протекающих процессов, в частности и делопроизводства. С целью решения обозначенной проблемы ФНС России занялась разработкой универсального документа, способного облегчить бюрократическую нагрузку. Так, в 2013 году бизнесу была предоставлена возможность обоснования предъявленного к вычету НДС и учета расходов для целей бухучета и налогообложения в один шаг – оформлением универсального передаточного документа. УПД стал альтернативой таким формам, как ТОРГ-12, ОС-1, М-15.

01. Что такое УПД?

Универсальныйпередаточныйдокумент (УПД) – это форма, выполняющая единовременно функции первичного учетного документа и счета-фактуры. ФНС закрепила рекомендованную форму УПД. Повторим, разработанная форма является только рекомендуемой. Это означает, что организации вправе модернизировать УПД для собственного удобства путем добавления необходимых показателей без нарушения целостности документа. Главное при этом закрепить форму в учетной политике организации, а в самом документе — указать все обязательные реквизиты для первичной документации, в частности, название формы, дата оформления документа, указание составителя; содержание и измеритель сделки; указание лиц, ответственных за оформление сделки (ФИО, должность, подпись).

Рекомендованная Форма УПД является одной из возможных форм документа о передаче товаров (работ, услуг) и имущественных прав. Положениями письма ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ определено, что заполнение всех реквизитов УПД в качестве обязательных для первичных документов и реквизитов для счетов-фактур позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетах по налогу на добавленную стоимость.

При этом письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ не является нормативным правовым актом, не изменяет и не дополняет федеральное законодательство и не содержит исчерпывающего перечня показателей, которые могут (должны) фиксироваться сторонами при оформлении операций передачи товаров (работ, услуг), имущественных прав, и не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных форм первичных учетных документов и формы счета-фактуры.

02. Когда используется УПД?

Так как данная форма является универсальной, оформить её можно при совершении достаточно распространённых операций, например, при:

  1. Отгрузке товара (договор купли—продажи);
  2. Передаче товара (договор комиссии, поручения, агентский);
  3. Сдаче работ (договор подряда);
  4. Передаче имущественных прав.

Поскольку УПД выполняет роль счета-фактуры, то возникает вопрос о возможности его использования лицами, не относящимися к плательщикам НДС. Сразу оговорим, что это возможно. Разработчики предусмотрели возможность присвоения документу признака, в соответствии с которым определяется его роль.

Данный признак проставляется лицом, заполняющим документ, в верхней левой части. Если документу присваивается статус «1», то в таком случае данный документ совмещает роль и первичного документа, и счета-фактуры. Статус «2» присваивается тогда, когда счет-фактура не требуется и УПД выполняет роль только первичного документа. Например, такой статус следует проставить при применении специальных налоговых режимов, когда выделение НДС из стоимости сделки не требуется.

03. Как начать работать с УПД?

Начать использовать УПД вы можете в любое время в течение года. Вы можете применять форму УПД, предложенную ФНС России, или разработать на ее основе свою, добавив необходимые реквизиты или убрав лишние.

Если рекомендованная форма вам подходит, приведите ее в соответствие с действующей формой счета-фактуры, поскольку в нее были внесены изменения. Закрепите форму УПД в учетной политике, если рекомендованная форма вас не устраивает, разработайте по аналогии с ней свою форму УПД. В части реквизитов счета-фактуры ваш УПД должен соответствовать действующей форме счета-фактуры. Состав и последовательность реквизитов самого счета-фактуры не меняйте. Например, не следует добавлять новые колонки между графами 1 — 11, изменять наименование граф и строк, удалять реквизиты счета-фактуры.

Форму УПД, которую будете применять, закрепите в учетной политике. Разъясните своим сотрудникам порядок заполнения УПД:

  • кто составляет документ и в скольких экземплярах;
  • в какой очередности, кто и какие поля документа заполняет;
  • в какой срок нужно заполнять те или иные поля документа;
  • какие поля и как должны заполнять представители покупателя.

Укажите сотрудникам, у кого они смогут получать разъяснения по вопросам, возникающим при оформлении документов и при сдаче-приемке товаров (работ, услуг) покупателям.

Предупреждать контрагентов об использовании УПД необязательно. Как правило, покупатели не возражают против УПД. Если документ оформлен правильно, налоговых рисков для них нет (Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). Но у покупателей могут возникнуть вопросы при заполнении вашей формы УПД или иные сложности. Рекомендуем урегулировать все вопросы заблаговременно — до того, как вы начнете оформлять отгрузку товаров (сдачу работ, услуг).

Оговорку о применении УПД вы можете включить в договор. Рекомендуем в этом случае указать, как будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ или только как первичный документ.

Действующее законодательство РФ не обязывает проставлять на УПД печать организации. Печать вы можете поставить по своему желанию. Если вы поставите печать, в которой указано ваше полное наименование, то строки [14] и [19] УПД можно не заполнять. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов в УПД не является нарушением, а также не влечет отказа в вычете для покупателя по УПД со статусом.

Электронные УПД можно выставлять, если стороны согласны на их электронный обмен и имеют для этого совместимые технические средства. УПД со статусом «1» является одновременно и первичным документом, и счетом-фактурой. А электронный счет-фактуру можно выставлять только по взаимному согласию сторон при наличии у них технических средств (п. 1 ст. 169 НК РФ). УПД со статусом «2» является первичным учетным документом. Обмен первичными электронными документами законодательно не регламентирован. Поскольку покупатель может не иметь технической возможности обработать документы продавца, мы рекомендуем согласовать с контрагентом порядок электронного документооборота независимо от статуса УПД. Согласие на выставление электронного УПД можно оформить по аналогии с согласием на выставление электронных счетов-фактур: оговоркой в договоре, отдельным соглашением, путем обмена письмами или иным удобным для вас способом. Электронный УПД нужно составить по Формату, утвержденному Приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.

04. О порядке заполнения УПД

Особенности заполнения УПД определяются его мультифункциональностью. Письмо ФНС содержит подробные построчные рекомендации по заполнению формы (Приложение 3). Стоит отметить, что в целом заполнение УПД не должно вызвать серьезных проблем. Документ содержит уже знакомые из иных форм строки. Для наглядности пример заполнения формы представлен на рисунке ниже. Зеленым цветом отмечены реквизиты, обязательные только для счета-фактуры, синим – для первичного документа. Оранжевым цветом выделены реквизиты обязательные для обеих форм одновременно.

Часть документа, выделенная жирной рамкой, соответствует счету-фактуре, именно поэтому данная часть является обязательной к заполнению. Здесь содержатся данные об участниках сделки, сведения о валюте сделки, в таблице отражается информация о содержании операции. При дополнении и изменении формы организация должна учитывать, что в зоне, выделенной рамкой, разрешено внесение информации, допустимой к отражению в счете-фактуре.

В части под рамкой в строке 8 отражается информация о договоре, заключенном сторонами сделки. Этот показатель позволяет идентифицировать содержание сделки, поэтому он относится к обязательным реквизитам, несмотря на то, что находится за пределами рамки.

В строке 9 отражается информация о транспортных накладных и иных сопроводительных документах. Данная информация не является обязательной, а носит лишь уточняющий характер.

В нижней части УПД отражаются даты сдачи и приёмки, а также заполняются сведения об ответственных лицах. Обязательно наличие подписи этих лиц. При этом печати проставляются по желанию сторон. УПД без наличия печатей полноправно принимается к налоговому учету.

05. Как исправить ошибки в УПД?

В ходе деятельности неизбежно возникают ситуации, когда в первичной документации допускаются ошибки. Порядок корректировки УПД не стандартный и зависит от многих факторов, так как это не типичный первичный документ.

Статус Место Характер Порядок исправления Особенности исправления
1 СФ и первичный документ Препятствует идентификации В обязательном порядке создается новый документ со статусом «1» Сохраняется номер и дата, присвоенные до корректировки (строка 1). Указывается номер и дата исправления (строка 1а). Подписывается уполномоченными лицами.
Не препятствует идентификации По необходимости создается новый документ со статусом «2» Сохраняется номер и дата, присвоенные до корректировки (строка 1). Указывается номер и дата исправления (строка 1а). Не подписывается повторно.
Только первичный документ Допустим предыдущий вариант либо путем прямой правки Исправление в первоначальном документе заверяется надписью «Исправлено», а также подписью уполномоченных лиц с указанием даты исправления.
2 Только первичный документ Только путем прямой правки документа Исправление в первоначальном документе заверяется надписью «Исправлено», а также подписью уполномоченных лиц с указанием даты исправления.

06. Можно ли выставить УПД в иностранной валюте?

Вопрос о возможности отражения в УПД операций, выраженных в иностранной валюте может вызвать большие сомнения и привести компанию к полному отказу от использования данной формы. Тем не менее, одно из преимуществ УПД, например, перед формой ТОРГ-12 заключается именно в снижении рисков при отражении таких операций. Бухгалтерским законодательством определено, что первичная учетная документация заполняется в российской валюте. На данный счет у Минфина сложилось стойкое мнение. В то же время, налоговым законодательством установлено, что заполнение счета-фактуры в иностранной валюте является допустимым.

Учитывая оба этих факта, на практике было решено, что заполнение УПД в иностранной валюте допустимо. Но при этом следует дополнить форму информацией о стоимости сделки в рублях. Для этого можно дополнить таблицу необходимыми колонками.

Итоги

Таким образом, УПД является универсальным документом, позволяющим сократить документооборот компании в два раза. В настоящее время имеется достаточное количество разъяснений ФНС России по вопросам использования УПД, в связи с чем риски спорных моментов незначительны. Собранный в статье материал отражает основные вопросы, возникающие в процессе пользования данным документом. Надеемся, что он будет полезен как компаниям, которые только задумались о переходе на использование УПД, так и давним пользователям этой формы.

Фирммейкер, июнь 2020 (следим за актуальностью)Елизавета КарпукПри использовании материала ссылка обязательна

Ведем бухгалтерию — простую и сложную

Вносим документы, следим за законами, объясняем своим языком

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

УПД — это универсальный передаточный документ. Специализированная форма объединяет в себе сразу два первичных регистра: счет-фактуру для оплаты и налогообложения НДС и накладную, подтверждающую отгрузку товаров.

Скачать бесплатно бланк универсального передаточного документа в Excel
Скачать образец заполнения УПД 2021 года от ИП для товаров
Скачать образец заполнения универсального передаточного документа от ООО для работ и услуг
Скачать образец заполнения УПД без НДС

Общие требования к документообороту

По общим правилам, любая операция оформляется документально. Для отгрузки товаров или при оказании услуг и работ компания оформляет соответствующую форму первички. Например, накладную на поставку продукции или акт выполненных работ или услуг.

Затем, чтобы предъявить требования по оплате заказчику, компания формирует счет-фактуру. Этот документ является основой при исчислении налога на добавленную стоимость и имеет унифицированный бланк.

Но такой порядок документооборота не единственный. Чиновники предусмотрели упрощенный алгоритм, при котором вместо накладных и счета-фактуры формируется только один формуляр — универсальный передаточный документ (УПД).

Как это работает на практике

Бюджетная организация реализует услуги сторонней компании по договору. В момент оказания услуг стороны обязаны подписать акт об оказанных услугах. Только после того как заказчик примет выполненные действия, бюджетная организация вправе выставлять требования по оплате. То есть сформировать счет-фактуру.

Документооборот общего порядка не всегда удобен. Например, если заказчик и исполнитель находятся в разных населенных пунктах или даже регионах. Это дополнительные издержки организаций.

Сократить расходы позволит упрощенный способ документооборота: бюджетное учреждение сформирует УПД, который заменяет и акт, и счет-фактуру одновременно. Заказчик, проверив качество и объем оказанных услуг, подпишет формуляр и сразу передаст на оплату. Что существенно сократит время расчетов между сторонами.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы изменять УПД при изменении стоимости товаров, работ, услуг.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ.

Какой бланк использовать в работе

Единая форма УПД не предусмотрена. Организации вправе самостоятельно разрабатывать бланки первичной документации. Правило введено с 2013 года, со вступлением в силу закона «О бухучете» № 402-ФЗ. Учреждение вправе разработать собственную структуру УПД, которая отвечает особенностям и специфике деятельности. Допускается использовать рекомендованный бланк, утвержденный в приложении № 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected]. Или доработать формуляр ФНС своими графами и полями. Но шаблон, рекомендованный ФНС, удобен и раскрывает все обязательные реквизиты.

ВАЖНО! Существует региональная специфика заполнения универсального передаточного акта. К примеру, в Башкирии с 01.12.2020 стороны прописывают в контрактах, что УПД заполняется по форме этого субъекта РФ. А в самом башкирском бланке есть графа 10б, в которой указывают регион происхождения российского товара. Если поставляется иностранная продукция, графа 10б не заполняется.

Если организация решила использовать самостоятельно разработанный бланк, учтите два правила:

  1. Форма должна раскрывать все обязательные реквизиты первичного документа (ст. 1, 9 закона № 402-ФЗ).
  2. Бланк и порядок заполнения универсального передаточного акта следует утвердить в учетной политике.

Без этого собственный формуляр использовать нельзя. Налоговики не примут документы к учету, что приведет к доначислению налогов и сборов и применению штрафных санкций.

Кто и когда использует УПД

Универсальную первичку вправе применять любые организации и ИП, и даже бюджетники. Нет никакой разницы, какой режим налогообложения применяет экономический субъект. Организационно-правовая форма, как и форма собственности, тоже не имеет значения. Используйте УПД при оформлении операций:

  1. Реализация. Например, если организация реализует товары, продукцию, услуги, работы.
  2. Передача имущественных прав по собственным активам компании.
  3. Оформление сделок в части посреднических операций.

Перечень отдельных операций и сделок закреплен в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected].

Инструкция по заполнению

Порядок и правила оформления формуляра закреплены во втором приложении письма ФНС. Приведем правила заполнения УПД в 2021 году построчно в таблице:

Строка УПД

Содержание и рекомендации по заполнению

Статус документа

Предусмотрены два варианта заполнения:

  1. Указываем код «1», если формуляр используется одновременно как передаточный акт и счет-фактура.
  2. Код «2» проставляем, если УПД используется исключительно в качестве передаточной формы (накладная, акт выполненных работ, услуг).

Строчки со 2 по 7

Регистрируем идентификационную информацию о заказчике и исполнителе по договору. Фиксируем наименование сторон, ИНН и КПП, адреса. При необходимости заполняем сведения о грузоотправителе.

Единица измерения

Указываем код 643 — российский рубль.

Все операции в бухучете отражаются в рублевом эквиваленте!

Таблица

Детализируем сведения о предмете договора. Например, если между сторонами заключен договор поставки, то необходимо обозначить информацию о товаре. Для договора подряда или оказания услуг фиксируем сведения об оказанных услугах, работах. В обновленной рекомендованной форме появилась графа «Код вида товара» — 1а. В нормативах Внешнеэкономической деятельности (ВЭД) разъясняется, где взять код вида товара в УПД, — в справочнике кодов ТН ВЭД ЕАЭС, который утвержден решением Совета Евразийской экономической комиссии № 54 от 16.07.2012. Код обязателен для товаров, экспортируемых из России в государства ЕАЭС. Если информации для заполнения нет, поставьте прочерк.

Подписи ответственных работников

Эту часть УПД обязаны заверить руководитель и главбух организации. Либо иные лица, уполномоченные на совершение таких действий, по доверенности.

Документ-основание

Это договор, контракт или соглашение. Впишите его реквизиты и дату подписания.

Подписи сторон

В инструкции ФНС указано, как правильно подписывать УПД, — ответственные лица со стороны заказчика и исполнителя проставляют подписи. Тем самым подтверждают факт передачи товара, оказания услуги, выполнения работы. Указывается дата подписания, Ф.И.О. и должность ответственного работника каждой стороны.

Печать на универсальный передаточный документ ставить не обязательно.

Так выглядит правильно оформленный УПД в 2021 году:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: