Онлайн-калькулятор ССЧ и вывод отчета для налоговой. Новые формулы расчета с 2019 года

Рассчитываем среднесписочную численность: особенности (фото: BRAD - Fotolia.com).

Оглавление:

Одним из отчётов, который руководитель предприятия обязан подавать в ИФНС, являются данные о среднесписочной численности своих работников. Это статистическая информация, которая оформляется на бланке КНД 1110018 и отправляется в налоговые органы ежегодно до 20 января за предыдущий год работы. Этот показатель важен для подтверждения возможности юридического лица или ИП пользоваться льготным режимом налогообложения, а также для контроля внебюджетными фондами страховых выплат работодателей.

Данные о среднесписочной численности подаются всеми организациями и предпринимателями, независимо от применяемого налогового режима, за исключением ИП без работников, которые с 2014 года от этой обязанности освобождены. Также сдают статистическую информацию предприятия:

  • отработавшие неполный год;
  • вновь созданные или реорганизованные (срок – до 20 числа месяца, следующего за месяцем создания фирмы);
  • закрывающиеся (данные на дату ликвидации организации).

Рассмотрим, что же такое среднесписочная численность, и как её правильно рассчитать.

Учёт работников для включения в среднесписочную численность

В среднесписочную численность включаются все работники фирмы, выполняющие постоянную или временную работу по трудовому контракту, кроме следующих категорий сотрудников:

  • внешних совместителей;
  • лиц, нанятых по гражданско-правовому договору;
  • переведённых на работу в другую страну;
  • перешедших в другую организацию по переводу;
  • учеников и стажёров, трудящихся на предприятии по ученическому договору и получающих стипендию;
  • работников, находящихся в учебном отпуске за свой счёт;
  • студентов, учащихся с отрывом от производства по направлению и со стипендией от предприятия;
  • «декретниц»;
  • владельцев предприятия, если они не являются наёмными сотрудниками на своей фирме и, соответственно, не получают на ней зарплату;
  • работников, написавших заявление по собственному желанию и переставших являться на работу, не дожидаясь увольнения.

Сотрудники, командированные, находящиеся на больничном, в отгуле или отпуске в расчёте среднесписочной численности учитываются.

Если данные подаются в ФСС и ПФР (по формам отчётности РСВ-1 и ФСС-4), в расчёт необходимо включать и тех, кто работает по совместительству и договорам подряда.

Данные о количестве персонала берутся на основе табеля или другой формы учёта рабочего времени на предприятии за каждый день. При этом в расчёт включаются все календарные дни. Число работников в выходные и праздники устанавливается по предшествующему рабочему дню.

Формула расчёта

Для расчёта среднесписочной численности работников необходимо определить календарный фонд рабочего времени за определённый период, или как его ещё называют — человеко-дни. Для этого суммируется ежедневное количество всех работников, которые учитываются в показателях, за весь месяц. Затем сумма делится на количество дней в месяце, в итоге получается средняя величина.

Таким образом, формула расчёта среднесписочной численности работников предприятия за месяц выглядит как:

ССЧ = сумма человеко-дней за месяц / количество дней в месяце

Ежемесячная ССЧ берётся за основу расчёта показателя за определённый период. Как правило, предпринимателям требуется отчёт по численности поквартально (для предоставления во внебюджетные фонды) и за год – в налоговые органы.

В этом случае среднесписочная численность рассчитывается по формуле простой средней арифметической: показатель ССЧ за каждый месяц рассматриваемого периода делится на число месяцев в этом периоде (3 – квартал, 6 – полугодие, 9 – за 9 месяцев, 12 – год).

Полученное число, если оно не целое, округляется по математическим правилам (5 десятых и более после запятой – в большую сторону, менее 5 десятых – в меньшую).

Рассмотрим расчёт среднесписочной численности на примере. В организации на начало года числилось 205 сотрудников. 6 января на работу поступили 15 новых работников, а 16 января 5 из них уволились. 29 января работодатель принял еще 10 человек. Определим средний показатель ССЧ при таких исходных данных:

ССЧ = 205 * 5 + (205 + 15) * 10 + (220 – 5) * 13 + (215 + 10) * 3 / 31 = 216

Таким образом, среднее число занятых на предприятии работников в январе составило 216 человек, несмотря на постоянные колебания реального количества персонала в пределах 205 – 225 сотрудников.

Аналогично расчёт производится и за другие периоды. Допустим, ССЧ за февраль получилась 223 человека и 218 за март, тогда за первый квартал показатель определяется как:

ССЧ = 216 + 223 + 218 / 3 = 219.

Если в организации отсутствуют наёмные работники, кроме директора, применять формулы нет необходимости: ССЧ всегда будет 1.

Приведённые примеры касаются тех предприятий, на которых весь персонал трудится полный рабочий день. Сотрудники с сокращённым рабочим днём или неполной ставкой учитываются отдельно. К примеру, если есть 2 человека, которые работают по 4 часа ежедневно, то их принимают за 1 рабочую единицу. Когда график работы нестабилен, таких сотрудников включают в расчёт пропорционально фактически отработанному ими времени. В таких случаях за основу формулы берут не человеко-дни, а человеко-часы. Сумму отработанных человеко-часов делят на число дней и продолжительность рабочего дня в часах.

На какие нюансы ещё следует обратить внимание при расчётах?

Стандартной ситуацией вычисления ССЧ является подача отчёта за предшествующий год деятельности организации. Так, до 20 января 2015 года предприятия и предприниматели подают расчёт среднесписочной численности, которая у них была в 2014 году, в период с 1 января по 31 декабря включительно.

Однако организация могла работать и неполный год. В таком случае человеко-дни за все месяцы фактической деятельности фирмы всё равно делятся на 12, то есть на полное число месяцев в году.

Аналогичный подход применяется для организаций, которые отработали месяц не полностью. Численность работников за каждый отработанный день суммируется и делится на календарную длительность этого месяца. Если организация временно приостановила свою деятельность, это не освобождает её от обязанности подавать сведения по среднесписочной численности, которая рассчитывается по общим правилам.

Отдельный случай – создание фирмы в результате перерегистрации, ликвидации, на основе обособленного подразделения и т. д. Расчёт ССЧ в таких ситуациях производится не с момента начала функционирования новой организации, а с учётом данных предприятия-предшественника.

Как видно, определить среднюю численность сотрудников организации не составляет труда. Предприятия, использующие автоматизированные системы учёта персонала, как правило, имеют в своем распоряжении и программные средства, рассчитывающие показатель ССЧ самостоятельно.

Поделиться материалом:

Для расчета среднесписочной численности работников необходимо сформировать отчет “Численность и текучесть кадров”. Отчет формирует сведения о среднесписочной численности сотрудников в соответствии с указанием Росстата:

  1. Раздел КадрыКадровые отчеты – ссылка “Численность и текучесть кадров”.
  2. В поле “Период” укажите период, за который необходимо сформировать отчет (рис. 1).
  3. В поле “Организация” укажите организацию, по которой необходимо сформировать отчет.
  4. Установите флажок “С разбивкой по подразделениям”, если необходимо сформировать отчет по подразделениям.
  5. При необходимости расшифровки отчета по сотрудникам щелкните на нужную строчку, после этого откроется специальная форма “Выбор поля”, в которой выберите поле “Сотрудник” (рис. 2).

Рис. 1

image

Рис. 2

26 апреля 2019 г. 10:23Об авторе статьиАрхив

Автор: Анна Воробьева, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, апрель 2019 г.

Показатели средней и среднесписочной численности работников надо рассчитывать для заполнения отчетных форм, представляемых в Росстат (например, формы П-4, 1-Т). Рассмотрим, как верно рассчитать эти показатели и отчитаться по ним.

Зачем нужны показатели

Показатель среднесписочной численности необходим для:

  • заполнения отчета «Сведения о среднесписочной численности за прошедший год» для ИФНС;

  • определения формы представления отчетности в налоговую инспекцию: согласно абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых предшествующий календарный год превышает 100 человек, сдают отчетность в электронном виде;

  • определения формы представления расчета по страховым взносам: на основании п. 10 ст. 431 НК РФ плательщики, у которых среднесписочная численность физлиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, представляют отчет в электронном виде;

  • заполнения расчета по форме 4-ФСС (поле «Среднесписочная численность работников») (п. 5.15 Порядка заполнения формы расчета по начисленными уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения, утвержденного Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 №381);

  • расчета суммы налога на прибыль, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, если учреждение использует для расчета показатель среднесписочной численности (п. 2ст. 288 НК РФ). Доходы и расходы казенного учреждения, связанные с исполнением государственных функций, в том числе с оказанием государственных услуг, не учитываются в целях налогообложения прибыли (пп. 33.1 п.1 ст. 251, п. 48.11 ст. 270 НК РФ). Однако при реализации казенным учреждением товаров и услуг такие доходы подлежат включению в базу по налогу на прибыль организаций (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 249 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 13.07.2015 № 03-03-03/40083, направленное Письмом ФНС РФ от 21.07.2015 № ЕД-4-3/12819).

Показатель средней численности работников используется для того, чтобы определить возможность применения казенным учреждением системы налогообложения в виде ЕНВД, а также чтобы узнать, не утратило ли учреждение право на применение этой системы налогообложения (пп. 1 п. 2.2, п. 2.3 ст. 346.26 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-11-06/3/19830).

Порядок расчета

Для расчета среднесписочной численности следует руководствоваться Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», № П-5 (м) «Основные сведения о деятельности организации», утвержденными Приказом Росстата от 22.11.2017 №772.

ВВ НК РФ понятие среднесписочной численности неВ определено.

ВВ среднесписочную численность включаются только работники, дляВ которых учреждение является основным местом работы.

Полный перечень лиц, которых включают вВ списочную численность, приведен вВ п.В 77 Указаний, аВ перечень лиц, неВ включаемых вВ списочную численность, – вВ п.В 78 Указаний.В 

Среднесписочная численность отличается отВ средней тем, чтоВ вВ нее неВ включают внешних совместителей иВ работников поВ гражданско-правовым договорам.

ПриВ расчете среднесписочной численности заВ месяц надо сложить среднесписочную численность полностью занятых работников иВ среднюю численность неВ полностью занятых работников. ПриВ этом необходимо учитывать следующие нюансы.

КВ неВ полностью занятым относятся работники, которые трудятся неполное время поВ соглашению сВ работодателем. Если неполное время полагается поВ закону, такие работники учитываются какВ полностью занятые (п.В 79.3 Указаний).

Среднесписочная численность полностью занятых работников заВ месяц рассчитывают наВ основе ихВ списочной численности заВ каждый календарный день месяца (п.В 76 Указаний). Например, если списочная численность сВ 1 поВ 20 января – 89 человек, аВ сВ 21 поВ 31 января – 88, тоВ среднесписочная численность заВ январь – 88,6 человека ((20 дн. х 89 чел. + 11 дн. х 88 чел.) / 31 дн.). СогласноВ п.В 79.4 УказанийВ численность показывается вВ целых единицах, тоВ есть вВ рассматриваемом примере она будет показана какВ 89 человек.

ВВ списочную численность включаются все полностью занятые работники, которые числятся вВ учреждении наВ конкретный день (вВ том числе те, которые были вВ отпуске илиВ наВ больничном).

НеВ учитываются работники, которые находятся вВ отпусках поВ беременности иВ родам, неоплачиваемых учебных отпусках иВ неВ работают, находясь вВ отпуске поВ уходу заВ ребенком. Если вВ отпуске поВ уходу заВ ребенком работник трудится неполное рабочее время, он включается вВ расчет (п.В 79.1 Указаний).

Списочная численность вВ выходные иВ праздники равна численности заВ предшествующий рабочий день (п.В 76 Указаний). Например, если работник уволился вВ пятницу, его надо включить вВ списочную численность заВ субботу иВ воскресенье.

Среднесписочная численность заВ год, квартал иВ другой период больше месяца рассчитывается наВ основе среднесписочной численности заВ каждый месяц этого периода (п.В 79.6, 79.7 Указаний). Например, если среднесписочная численность вВ январе – 89 человек, вВ феврале – 90, вВ марте – 93, тоВ среднесписочная численность заВ I квартал составит сВ учетом округления 91 человек =(89 + 90 + 93) / 3.

ДляВ расчета средней численности неВ полностью занятых работников заВ месяц вВ п.В 79.3 УказанийВ рекомендована следующая формула:

Средняя численность не полностью занятых работников = КЧО/КЧМ,

где КЧО – это количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц, а КЧМ – количество рабочих часов в месяце.

Количество рабочих часов вВ месяце определяется поВ производственному календарю. ПоВ общему правилу вВ отработанное время включаются иВ рабочие дни, приходящиеся наВ отпуска иВ больничные. ЗаВ каждый такой день учитывается столькоВ же часов, сколько сотрудник отработал вВ последний день перед отпуском илиВ больничным.

ДляВ того чтобы рассчитать среднюю численность заВ месяц, кВ среднесписочной численности работников надо прибавить среднюю численность внешних совместителей иВ среднюю численность работников поВ гражданско-правовым договорам (п.В 75 Указаний).

ВВ соответствии сВ п.В 80 УказанийВ средняя численность внешних совместителей рассчитывается следующим образом:

Средняя численность внешних совместителей = КЧО/КЧМ,

где КЧО – это количество часов, отработанных внешними совместителями, а КЧМ – количество рабочих часов в месяце.

ПоВ общему правилу вВ отработанное время включаются рабочие дни, приходящиеся наВ отпуска иВ больничные. Полученный результат округляется доВ десятых (п.В 80 Указаний).

В Пример 1

Три внешних совместителя работают поВ два часа вВ день пять дней вВ неделю. ПоВ производственному календарю вВ январе 2019В г. 17 рабочих дней иВ 136 часов (приВ 40-часовой рабочей неделе).

Рассчитаем среднюю численность внешних совместителей.

Количество часов, отработанных внешними совместителями заВ январь 2019 г., – 102 ч. = (2 ч. x 17 дн. х 3 чел.).

Средняя численность внешних совместителей – 0,75 человека =102 ч / 136 ч, сВ округлением доВ десятых – 0,8 человека.

Средняя численность работников поВ гражданско-правовым договорам определяется так же, какВ иВ среднесписочная численность работников поВ трудовым договорам. ПриВ этом вВ расчете неВ участвуют ИП (пп.В «б» п.В 78,В п.В 81 Указаний).

Средняя численность заВ год, квартал иВ другой период больше месяца рассчитывается наВ основе средней численности заВ каждый месяц этого периода.

Представление сведений в органы статистики

В 2019 г. отчеты в Росстат представляются по формам, утвержденным Приказом Росстата от 06.08.2019 №485. В частности, этим приказом утверждены:

  • годовые формы (применяются с отчета за 2018 год) 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»1-Т(ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала»

  • месячная форма (применяется с отчета по состоянию на 01.02.2019) П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»

  • квартальная форма (применяется с отчета за 1 квартал 2019 года) П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».

Отличия обновленных форм отВ прежних незначительны, вВ основном они носят технический характер. Например, вВ порядке заполнения формы П-4 слова «предыдущий год» заменены наВ «2017В год». Аналогичные правки предусмотрены дляВ формы П-4 (НЗ). ВВ кодовые части титульных листов обеих форм внесено уточнение, чтоВ обособленные подразделения иВ головное подразделение указывают идентификационный номер. Если обособленных подразделений нет, то, какВ иВ прежде, надо указывать ОКПО.

КакВ уже было отмечено выше, рекомендации поВ заполнению формы П-4 приведены вВ Указаниях. ВВ данной форме сведения приводятся вВ целом поВ организации (строкаВ 01) иВ поВ фактическим видам экономической деятельности (строки сВ 02 поВ 11).

Информация вВ форме П-4 распределяется поВ 11 графам, поВ которым отражаются сведения оВ численности, заработной плате иВ отработанном времени следующим образом:

  • средняя численность работников заВ отчетный месяц (графы 1, 2, 3, 4);

  • количество отработанных человеко-часов сВ начала года (графы 5, 6);

  • фонд начисленной заработной платы заВ отчетный месяц (графы 7, 8, 9, 10);

  • выплаты социального характера работников (графа 11).

Обратите внимание: данные вВ форме П-4 неВ могут иметь отрицательного значения (п.В 74.6 Указаний).

Учреждения должны представлять сведения поВ форме П-4 вВ органы статистики неВ позднее 15-го числа после отчетного периода:

  • приВ средней численности работников более 15 человек – ежемесячно;

  • приВ средней численности работников менее 15 человек – ежеквартально.

Непредставление статистической отчетности является административным правонарушением, ответственность заВ совершение, которого установленаВ ст.В 13.19 КоАПВ РФ. Так, заВ непредставление илиВ несвоевременное представление этих сведений либо представление недостоверных первичных статистических данных предусмотрен штраф:

  • дляВ должностных лиц – вВ размере отВ 10 000 доВ 20 000 руб.;

  • дляВ юридических лиц – вВ размере отВ 20 000 доВ 70 000 руб.

В Учреждения должны представлять сведения оВ среднесписочной численности какВ вВ налоговые органы, так иВ вВ органы статистики. Так какВ вВ НКВ РФ неВ определено понятие среднесписочной численности, руководствоваться следует статистическим инструментарием. ЗаВ несвоевременное представление отчетов грозит ответственность вВ виде штрафов наВ учреждение иВ его должностных лиц.

Оформляем отчет для ИФНС

Форма «Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год» утверждена Приказом ФНС РФ от 29.03.2007 № ММ-3-25/174. Учреждения могут представлять сведения в электронной форме по формату, утвержденному Приказом ФНС РФ от 10.07.2007 № ММ-3-13/421.

Рекомендации по заполнению формы приведены в Письме ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353.

ПоВ общему правилу учреждения обязаны представлять сведения оВ среднесписочной численности работников заВ предшествующий календарный год вВ налоговый орган неВ позднее 20 января текущего года (п.В 3 ст.В 80 НКВ РФ). Однако необходимость представления такой формы может возникнуть иВ раньше – приВ реорганизации. ВВ таком случае сведения подаются неВ позднее 20 числа месяца, следующего заВ месяцем, вВ котором учреждение реорганизовано. ПриВ этом учреждение считается реорганизованным сВ даты внесения соответствующей записи вВ ЕГРЮЛ.

Если у учреждения есть обособленные подразделения, то отдельно по ним сдавать сведения не надо. Работников таких подразделений учитывают при расчете среднесписочной численности по организации в целом.

Согласно рекомендациям по заполнению формы налогоплательщики должны заполнить все строки и ячейки формы сведений, кроме раздела «Заполняется работником налогового органа»:

  • в отведенных ячейках указать идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет по месту нахождения учреждения;

  • по строке «Представляется в» отразить полное наименование налогового органа, вВ который представляются сведения, аВ вВ отведенных ячейках проставить его код;

  • поВ строке «Организация (индивидуальный предприниматель)» указать полное наименование учреждения вВ соответствии сВ его учредительными документами;

  • приВ заполнении показателей заВ 2018В год вВ специально отведенной дляВ даты ячейке поВ строке «Среднесписочная численность поВ состоянию на» привести дату 01.01.2019. Затем вВ соответствующие поля вносятся показатели оВ среднесписочной численности работников учреждения.

При заполнении поля «Достоверность и полноту представленных сведений подтверждают» указывают:

  • фамилия, имя, отчество руководителя учреждения полностью, его подпись, которая заверяется печатью учреждения, иВ дата подписания;

  • приВ подтверждении достоверности иВ полноты показателей представителем учреждения – полное наименование организации либо фамилия, имя иВ отчество физического лица – представителя учреждения вВ соответствии сВ документом, удостоверяющим личность;

  • приВ подтверждении достоверности иВ полноты показателей организацией, являющейся представителем учреждения, – дата подписания иВ подпись руководителя уполномоченной организации, которая заверяется печатью организации;

  • приВ подтверждении достоверности иВ полноты показателей физическим лицом – представителем учреждения – дата подписания иВ подпись физического лица;

  • наименование документа, подтверждающего полномочия представителя (приВ этом кВ сведениям прилагается его копия).

За несвоевременное представление сведений о среднесписочной численности как налоговым, так, как и гражданским законодательством предусмотрена ответственность. При этом одновременно могут быть наложены штрафы:

  • на учреждение – в размере 200 руб. (п.1 ст.126 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 07.06.2011 № 03-02-07/179)

  • на должностное лицо – в размере от 300 до 500 руб. (ч.1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Государственное учреждение — Архангельское региональное отделение Фонда социального страхования Российской ФедерацииПлательщикам страховых взносов

   В целях отражения в отчетности Фомы-4 ФСС РФ достоверных данных о среднесписочной  численностиработников,  Государственное учреждение — Архангельское региональное  отделение  Фонда социального  страхования  сообщает.

Расчет  среднесписочной  численности работающих должен быть произведен  в  соответствии с Указаниями по заполнению форм статистического наблюдения: № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг»,  № П-2 «Сведения об инвестициях», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», № П-5(М) «Основные сведения о деятельности организации» (далее – Указания), утвержденными Приказом Федеральной службы государственной статистики  Министерства  экономического  развития   Российской  Федерации  от  12.11.2008 г. № 278.

   Среднесписочная  численность работников рассчитывается на основании ежедневного  учета  списочной численности, которая  постоянно уточняется в соответствии с унифицированными формами первичной документации по учету труда и оплаты  труда (приказами (распоряжениями) о приеме, переводе работника на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении), табелями учета рабочего времени, расчетно-платежными ведомостями).

   Обращаем внимание: Численность показывается в целых единицах.

   В  списочную численность  работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации, в  том  числе:

— фактически явившиеся на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;

— находившиеся  в  служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках  за границей;

— не  явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);

— не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;

— принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором.

   Обращаем внимание, что  согласно п. 84.1 Указанийне включаются в среднесписочную численность:

· женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам; лица, находившиеся – в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также  в отпуске по уходу за ребенком;

· работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в – дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения,

· находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

   Кроме этого,  в соответствии с п. 83 Указаний, не включаются  в среднесписочную численность работники,  выполнявшие  работу по договорам гражданско-правового характера, принятые  на  работу  по  совместительству  из  других организаций.

   В соответствии с пунктом 81  Указаний,  среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1‑го по 30‑е или 31‑е число (для февраля – по 28‑е или 29‑е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

   Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.

   При наличии двух или более выходных либо праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

   Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев работы организации за период с начала года.

   Лица, не входящие в списочный состав и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие  наказание  в виде  лишения свободы),  учитываются  в среднесписочной  численности  как  целые  единицы  по дням  явок  на работу  (п. 84.2  Указаний).            

   Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором или переведенные с письменного согласия работника на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени (п. 84.3 Указаний). Следует иметь в виду, что работники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы.

   Обращаем внимание: Лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного согласия работника), учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы.

Во-первых, данное понятие является довольно важным показателем для налогового и статистического учета. Он представляет собой некую усредненную величину численности работников предприятия за требуемый период. А, во-вторых, при анализе финансовой или, например, экономической деятельности организации без этого показателя вы просто никогда не сможете обойтись.

В чем заключаются отличия среднесписочной и списочной численности

Для начала нужно сказать, что эти довольно созвучные понятия, как «среднесписочная» и «списочная» численность совсем разные и путать их нельзя.

Содержание:

  • Правильный и грамотный расчет среднесписочной численности ↓
  • Исходные данные ↓
  • Понятие «целой единицы» ↓
  • Исключения ↓
  • Совместители ↓
  • Формулы для расчета среднесписочной численности ↓
  • Среднесписочная численность работников за год ↓
  • Среднесписочная численность работников за квартал ↓
  • Среднесписочная численность сотрудников за месяц ↓
  • Отчет ↓
  • Куда сдавать отчет и как ↓
  • Сроки сдачи ↓
  • Ответственность – если отчет не подан ↓

Для правильного подсчета численности (списочной) всех сотрудников предприятия, каждого работника мы считаем только один раз и это абсолютно не зависит от того фактора, отработал он весь период, либо не присутствовал на своем рабочем месте по любым причинам.

image

А уже, именно, на основе вышеуказанного показателя, вы и будете считать среднесписочную численность. Для того, чтобы определить эти данные для всех работающих в вашей фирме за какой-либо один месяц нужно поступить следующим образом: суммируются все работающие организации по списку за каждый день периода и данный показатель делится на все дни этого же периода.

Также отличие состоит в следующем: определенные сотрудники должны учитываться в численности по списку, но к понятию среднесписочной никак не относятся, к примеру:

Сотрудники, в данный момент, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, либо в отпуске по беременности и родам.

Когда вам необходимо будет произвести расчет, чтобы собрать среднесписочную численность, нужно будет учесть, что работники, отработавшие не все время, должны учитываться совсем ни целыми единицами за каждый отработанный день, а только пропорционально времени, которое было отработано. Некоторые категории могут быть исключением. К ним относятся работники, которым была предоставлена сокращенная продолжительность работы, что соответствует законодательству РФ. А именно к ним относятся, например, инвалиды.

Правильный и грамотный расчет среднесписочной численности

Предположим, вам необходимо произвести расчет численности работающих в организации за определенный период. К примеру, расчетный период – месяц. 

Расчет произведем таким способом: надо будет сложить численность сотрудников за каждый день определенного месяца по списку, не забудем включить выходные, а теперь делим сумму, которая получилась, на сумму дней в данном расчетном периоде.

Исходные данные

Для правильного определения среднесписочной численности вам понадобятся данные.

Такими исходными данными вам могут послужить:

  • Табель установленной формы. Очевидно, что среднесписочную нужно определять на основе списочной численности. А определить правильно численность по списку вам поможет только каждодневный строгий учет. Именно для того, чтобы безошибочно ежедневно учитывать отработанное всеми работниками и необходим такой документ, как табель.
  • Производственный календарь. Из данных такого календаря вы почерпнете информацию о количестве дней в текущем месяце и т.д.

Понятие «целой единицы»

Просто учитывать работников по списку – этого мало, нужно вести учет правильно. А для этого, вы должны знать, что все работники предприятия должны проходить один раз целыми единицами, как отработавшие по факту, так и те, кто отсутствовал на работе.

Исключения

Но, из правил всегда есть исключения. В нашей теме без них не обошлось. Существуют такие работники, которых мы не должны и не будем включать в состав численности по списку. К ним нужно отнести следующих:

  • работающие по совместительству, только внешнему;
  • работники, принятые на работу по договорам гражданского характера;
  • сотрудники, за которыми не сохраняется ЗП на время направления в другие организации;
  • работники, привлеченные договорами с государственными организациями;
  • работники, отправленные на учебу с получением стипендии и с отрывом от работы;
  • держатели организации, только те, которым не начисляется ЗП.

Совместители

Совместители, как известно, подразделяются на внешних и внутренних. Один работник, который работает в одной организации в качестве внутреннего совместителя, должен учитываться как одна, целая единица.

А касательно внешних совместителей дело обстоит по-другому.

В списочную численность мы не должны включать работников, работающих в организации на основе внешнего совместительства.Учет таких работников, естественно, должен вестись, но отдельно.

Формулы для расчета среднесписочной численности

Ниже приведем примеры нескольких формул, которые понадобятся для расчета численности за разные периоды времени, например, за отчетный месяц, а также за квартал и за год:

Ср/спис кол-во работающих за месяц = ∑Спис/числ дн / К дн, где

Спис/числ дн – численность по списку сотрудников за календарные дни данного месяца;

К дн – сумма, тех самых, дней определенного периода.

Среднесписочная численность сотрудников за любой из кварталов рассчитывается по следующей формуле:

Ср/спис кол-во работающих за квартал = ∑Ср/спис мес / 3, где

Ср/спис мес – сумма среднесписочной численности работников за все 3 месяца отчетного квартала.

Среднесписочная численность работников за текущий год рассчитывается по следующей формуле:

Ср/спис численность за год = ∑Ср/спис мес / 12, где

Ср/спис мес – сумма среднесписочной численности работников за все 12 месяцев отчетного года

Среднесписочная численность работников за год

Наименование периода  Среднесписочная численность, чел
Январь 500
Февраль 503
Март 510
Апрель 511
Май 511
Июнь 515
Июль 516
Август 517
Сентябрь 520
Октябрь 520
Ноябрь 521
Декабрь 521
Всего: 6165

Среднесписочную численность за год определим следующим способом: суммируем среднесписочную численность за каждый месяц года и делим данную сумму на количество месяцев в отчетном периоде, то есть на 12 месяцев.

В нашем примере: (500+503+510+511+511+515+516+517+520+520+521+521)/12 = 6165/12=514 человек.

Среднесписочная численность работников за квартал

Месяц  Среднесписочная численность, чел
Месяц №1 500
Месяц №2 503
Месяц №3 510
Итого: 1513

Среднесписочную численность за любой квартал определим следующим способом: суммируем среднесписочную численность за месяцы квартала, в данном случае, январь-март и делим данную сумму на 3 (кол-во месяцев).

В нашем примере: (500+503+510)/3 = 1513/3=504 чел.

Среднесписочная численность сотрудников за месяц

Приведем пример расчета среднесписочной численности для всех работников за один месяц (для примера возьмем апрель 2015 года).

Дата Количество работников по списку, чел. Не включаются в среднесписочную численность, чел. Вошедшие в среднесписочную численность, чел.

1 500 – 500 2 500 – 500 3 501 – 501 4 (выходной) 501 – 501 5 (выходной) 501 – 501 6 512 – 512 7 511 – 511 8 520 – 520 9 520 – 520 10 520 – 520 11 (выходной) 520 – 520 12 (выходной) 520 – 520 13 522 – 522 14 522 1 521 15 522 1 521 16 525 1 524 17 525 1 524 18 (выходной) 525 1 524 19 (выходной) 525 1 524 20 526 1 525 21 530 2 528 22 531 2 529 23 531 2 529 24 531 2 529 25 (выходной) 531 2 529 26 (выходной) 531 2 529 27 535 3 532 28 535 3 532 29 535 3 532 30 536 3 533

ИТОГО: 15613

Как видно из таблицы, за все дни данного отчетного периода, численность работников составляет 15613, всего дней в апреле 2015 года – 30, соответственно, мы получаем число работников, которое и искали, равное 520 человек, (15613/30=520,43). Численность указываем только в целых единицах.

Отчет

Отчет о данных по среднесписочной численности является одним из самых первых из всех отчетов, которые организации предоставляют в территориальную налоговую инспекцию. В органы государственной статистики сдаются следующие отчеты: П4 и П4 (НЗ).

Куда сдавать отчет и как

Отчет о сведениях по среднесписочной численности должен быть предоставлен в налоговую инспекцию по месту регистрации вашей организации или индивидуального предпринимателя. Предоставляется он как на бумажном носителе в двух экземплярах, так и на дискете. Такой отчет, как №П-4 (НЗ) и П4 сдается в орган статистического управления. Сдавать такой отчет можно электронно через специально установленную программу, это очень удобно.

Сроки сдачи

Максимальный срок для подачи данных о среднесписочной численности за прошедший год – 20 января текущего года по утвержденной форме. Отчет П4 для организаций, численность которых составляет не более 15 человек сдается 1 раз в квартал, а если численность более 15 человек, то сдавать такой отчет необходимо один раз в месяц, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Ответственность – если отчет не подан

Сдавать отчет по данным среднесписочной численности своего предприятия должны все ИП и организации независимо от количества работающих сотрудников.

Если предположить, что вы не предоставили отчет за год в налоговую инспекцию, это будет грозить штрафом. Штраф для организации составит 200 рублей, руководителю, либо главному бухгалтеру в следующих границах, начиная от 300 рублей и до 500 рублей, что соответствует Кодексу РФ об административных правонарушениях.

Кто-то может решить, что суммы эти смешные и мизерные и можно не сдавать данный отчет в налоговые органы. Но есть другая опасность, поджидающая организации, не сдавшие ежегодный отчет. Так как отчетные данные о количестве работающих не поступили, налоговые специалисты вправе лишить организация различных предоставляемых льгот и, например, пересчитать уже уплаченные налоги. А это уже чревато пенями, штрафами и т.д.

Также здесь стоит сказать, что после уплаты штрафа, вы, все-таки, обязаны предоставить все тот же отчет в инспекцию.

Очень важно помнить, когда производится расчет среднесписочной численности, полученный результат округляется, то есть показывается в целых числах. Но здесь также есть исключения. При производимом расчете за один только месяц, численность должна отражаться только в целых единицах, но при расчете этого же показателя, но уже за квартал и за год среднесписочная численность за месяц не округляется.

Ну вот теперь вам понятно, что расчеты численности производить совсем не сложно, самое главное, относиться к своей работе со всей ответственностью.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: