ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПРАВИЛ ОФОРМЛЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Отвечает Ваш персональный эксперт

Законодательством предусмотрена налоговая и административная ответственность в виде штрафа, только за отсутствие первичного документа (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. За неверно оформленную первичку Вас не оштрафуют.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Ответственность за отсутствие первичных документов

Какая ответственность предусмотрена за отсутствие первичных документов

Отсутствие (непредставление) первичных документов является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.*

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации административную ответственность в виде штрафа на сумму от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Есть еще одна мера наказания для должностных лиц организации. Речь идет о грубом нарушении требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности. За такие действия предусмотрен штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. Повторное нарушение грозит штрафом от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацией на срок от одного года до двух лет.

Должностным лицам организаций, которые относятся к субъектам малого и среднего предпринимательства, инспекторы могут заменить административный штраф на предупреждение, если:

 нарушение совершили впервые;

 нет материального ущерба;

Это следует из части 3 статьи 1.4, части 3 статьи 3.4, части 3.5 статьи 4.1, статьи 4.1.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Наказание по заявлению налоговой инспекции назначает суд (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:

 если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18);

 если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18).

Наибольшие дискуссии вызывают, как правило, вопросы гражданско-правовых последствий отсутствия первичных учетных документов. Чем же чревато в гражданско-правовой плоскости отсутствие у организации либо непредоставление контрагенту первичного учетного документа?

При этом под фактом хозяйственной жизни следует понимать сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Последствия отсутствия необходимых первичных учетных документов ведет к возможности возникновения следующих последствий:

В данном случае будет уместным говорить также о возможной дисциплинарной (по усмотрению хозяйствующего субъекта) и уголовной ответственности сотрудников хозяйствующего субъекта.

Рассмотрим подробнее гражданско-правовые последствия.

1. Не предоставление контрагенту первичного учетного документа может повлечь применение штрафа, если подобное условие согласовано в договоре/соглашении, заключенном между сторонами. Сейчас очень распространена практика включения в договор условий, в соответствии с которыми не предоставление/несвоевременное предоставление первичных учетных документов влечет применение к нарушителю штрафа.

2. Если в результате не предоставления вами первичных учетных документов контрагент потерпит убытки, возможно возложение этих убытков на вас. Условиями взыскания убытков в этом случае будут несколько факторов, один из которых – правильно составленный договор с включением в него, частности, соответствующих заверений об обстоятельствах.

3. Отсутствие у вас первичного учетного документа, подтверждающего взаимоотношения с контрагентом, затруднит, а во многих случаях с большой долей вероятности не позволит взыскать с него задолженность, возникшую в результате таких взаимоотношений.

В определенных случаях (при взыскании задолженности по договорам подрядного типа, например) на помощь могут прийти и другие доказательства (например, проведение экспертизы по определению факта и качества выполнения работ). В других взаимоотношениях подтвердить возникновение задолженности зачастую становится невозможным (например, по договору поставки индивидуально-неопределенных вещей).

Судебная практика складывается таким образом, что суды указывают на необходимость документирования участниками гражданского оборота фактов своей хозяйственной жизни и отказывают в удовлетворении требований о взыскании задолженности на основании косвенных доказательств (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-3848/2017 от 19.01.2018).

4. Отсутствие у вас первичных документов (противоречие их другим документам) может повлечь сомнение в реальности соответствующих отношений (произведенной поставки, оказанных услуг и т.п.), признание соответствующей сделки мнимой или притворной (например, Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.09.2018 по делу № А33-9990/2017, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19.09.2017 № Ф09-4868/17 по делу № А60-44638/2015). Указанное в свою очередь может привести к крайне негативным налоговым последствиям.

Вопрос

Каковы могут быть риски при проведении налоговой проверки в связи с отсутствием сопоставимости первичных бухгалтерских документов с информацией в бухучете организации при несовпадение номенклатуры, наименования товара по приходным первичным бухгалтерским документам и отражения этого же товара прихода в системе организации под другой номенклатурой (наименованием). Возникает ли риск противоречивости и отсутствие полноты в бухгалтерском учете при проверке налоговой?

Ответ

За отсутствие первичных документов, которые подтверждают операции в бухгалтерском учете, грозит налоговая ответственность (см.рекомендацию ниже).

Да, риск возникает.

Операции, которые не подтверждены достоверными первичными бухгалтерскими документами, являются искажением сведений о фактах хозяйственной жизни и не могут уменьшать налоговую базу и сумму налога (ст.54.1 НК РФ).

Суды указывают, что порядковый номер счета-фактуры не является существенным нарушением и не может служить основанием для отказа в налоговом вычете (Постановления ФАС ЦО от 08.04.2013 № А14-7612/2011, от 05.04.2011 № А35-7442/2008, Постановление МО от 10.08.2011 № А41-41420/09, Постановление ЗСО от 15.06.2006 № Ф04-3482/2006 (23428-А27-25)).

Наименование товара является обязательным реквизитом первичного документа (пп.5 п.5 ст.169 НК РФ; пп.4 п.2 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Однако если ошибка позволяет идентифицировать продавца, покупателя товаров, наименование товаров, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, то оснований для отказа в принятии к вычету сумм налога нет (Письмо Минфина России от 25.01.2016 № 03-07-11/2722).

Рекомендация: Какая ответственность грозит организации за неправильное хранение бухгалтерских документов

«Если нет бухгалтерских документов, например, потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов*. Организации грозит штраф 10 000 руб. по статье 120 Налогового кодекса РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.

Что влечет за собой невозврат документов?

В законодательстве написано, что каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учётным документом, в котором пишут наименование должности лица, осуществившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, плюс подписи лиц с фамилиями и инициалами. На руках у исполнителя (поставщика) обязательно должен быть ПУД, подписанный заказчиком.

Установлена ответственность за нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения, включая отсутствие первичных документов, предусмотрен штраф от 10 до 30 тысяч рублей.

Если нарушение привело к занижению налоговой базы, тогда штраф будет равен 20 процентов от объёма неуплаченного налога, но не меньше 40 тысяч рублей.

Способы защиты от неполучения ПУД:

Стандартные методы:

Первое.    Особые условия в договоре. Схему возврата документов прописывают в отдельном пункте договора с указанием меры ответственности за неисполнение обязательств.

Второе.    Назначение ответственного. Регламенты компании закрепляют ответственность сотрудника (менеджера, секретаря) за контроль возврата документации.

Третье.    Оплата доставки документации. Контрагенту вместе с документами отправляют оплаченный конверт с обратным адресом.

Цифровые методы:

Первое.  Задание-контроль ответственному. Если процесс автоматический и в работе применяется система электронного документооборота (в том числе с помощью 1С в облаке), то сама система напомнит о необходимости отправки документа контрагенту или необходимости проверить возврат.

Второе.    Юридически значимый обмен электронной документацией с контрагентами. Задействовав сервис обмена цифровыми документами, компания понизит стоимость доставки, сможет обезопасить себя от потери. При этом подписать документ контрагенту будет очень просто – в несколько кликов.

Контроль

03.05.2016 image

На что обязательно смотрят проверяющие при контроле оформления первичных учетных документов.

Каждый документ, проходящий через бухгалтерию любого предприятия, а тем более, не попавший в нее, если он был нужен, может стать для бухгалтеров источником повышенной опасности. Налоговые последствия неправильного оформления первичных учетных документов обсудили участники семинара, организованного аудиторской компанией «БелАудитАльянс» на прошлой неделе.

Как известно, данные для исчисления налогов берутся из бухгалтерского учета, в т.ч. – на основе первичных учетных документов. Поэтому отсутствие таких документов или недостатки в их оформлении могут иметь самые серьезные последствия.

Подозрительными в глазах проверяющих обычно становятся документы, содержащие исправления, потертости, неправильные даты, непоследовательную нумерацию, отсутствие раскрытия сути хозяйственной операции. Пристальное внимание вызывают документы на крупные суммы, в т.ч. если их несколько, но выписаны одному и тому же контрагенту в один и тот же период. Особенно внимательно изучаются договоры, акты и платежки, которыми оформлено оказание консультационных, информационных, маркетинговых и других услуг нематериального характера. Зачастую контролеров не удовлетворяет наличие акта сдачи-приемки, и они требуют предъявить какие-либо отчеты и иные подтверждения факта оказания услуги. Правда, в законодательстве по этому поводу нет прямых указаний. Но налоговики всегда могут сослаться на подп. 1.4 и 1.6 п. 1 ст. 22 НК, обязывающие плательщиков предоставлять документы и сведения, необходимые для исчисления уплаты и взыскания налогов, без конкретизации их списка. Стало быть, правовых границ для ревизорской фантазии практически не существует.

Еще один признак подозрительности, по мнению организаторов семинара, – подписание документов в конце отчетного периода. Формально это не запрещено, но наводит на мысль, что дата выбрана лишь для того, чтобы успеть получить вычет по НДС или «закрыть» побольше затрат, чтобы снизить налогооблагаемую прибыль.

Не вызывают доверия у проверяющих и документы, подписанные факсимиле. Эта тема постоянно беспокоит бухгалтеров. На сей раз их тревоги только усилились: на семинаре им напомнили, что если гражданское законодательство в некоторых случаях допускает факсимильную подпись, то нормативные акты по бухучету требуют собственноручной подписи первичных учетных документов. А потому любая хозяйственная операция, оформленная документом с использованием факсимиле, может быть признана несовершенной.

Много путаницы возникает с электронными документами. О них большинство бухгалтеров все еще имеют весьма смутное представление, отмечают специалисты «БелАудитАльянса»: иные считают таковыми любой не распечатанный на бумаге компьютерный файл в Word или Excel. Однако на самом деле электронным признается документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его подлинность и целостность, т.е. возможность быть уверенным в отсутствии изменений или дополнений.

Отсутствие или неправильное оформление «первички»служит благодатной почвой для широкого применения ч. 4 ст. 12.17 КоАП, грозящей штрафом до 50 базовых величин (БВ) с конфискацией товаров за приобретение, хранение, использование в производстве, транспортировку и реализацию товаров в нарушение установленного законодательством порядка – без наличия требуемых в предусмотренных законодательством случаях сопроводительных документов, документов, подтверждающих приобретение (поступление) либо отпуск товаров для реализации, или при наличии не соответствующих действительности документов. Практика показывает, что «отбиться» в суде от этой статьи удается крайне редко. При этом зачастую даже незначительные нарушения, вроде неверного указания сведений о перевозчике или месте погрузки (разгрузки), может привести к конфискации товара.

Заметим, что в ряде первичных учетных документов, в т.ч. платежных и отгрузочных, подпись главного бухгалтера обязательна. Но это, по мнению проверяющих, свидетельствует об ответственности всех лиц, подписавших документы, за последствия соответствующих хозяйственных операций: от сохранности активов и уплаты налогов до субсидиарной ответственности по долгам ликвидируемого или обанкротившегося предприятия.

К сожалению, бухгалтеры не всегда могут обеспечить правильный документооборот – порой не по своей вине. Иногда другие подразделения весьма небрежно относятся к оформлению и получению актов, накладных и т.д., а иные документы попадают в бухгалтерии с опозданием или вообще теряются в других кабинетах. Правда, Закон «О бухгалтерском учете и отчетности» декларирует, что требования главного бухгалтера в пределах его компетенции обязательны для всех структурных подразделений и работников, а руководители обязаны обеспечить неукоснительное выполнение этих требований, в части соблюдения порядка оформления и представления необходимых документов и сведений, для ведения бухучета и составления отчетности. Но эта норма нередко игнорируется, а за последствия отвечать приходится не только руководителям, но и бухгалтерам. Не менее серьезными могут быть последствия заключения сделки со структурой, включенной в «лжепредпринимательский» реестр. При этом бдительность при заключении сделки не всегда помогает. Остается проявлять твердость и в конфликтных ситуациях оспаривать требования контролеров. Это, по мнению организаторов семинара, может привести к смягчению санкций.

В дальнейшем риски белорусских бухгалтеров, связанные с документооборотом, могут вырасти еще больше. В настоящее время подготовлен законопроект, предусматривающий изменение ст. 243 УК. Предлагается установить, что уклонение от уплаты налогов путем сокрытия, умышленного занижения налоговой базы, в т.ч. посредством уклонения от представления предусмотренных законодательством документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. налоговой декларации (расчета), или внесения в них заведомо ложных сведений, повлекшее причинение ущерба в крупном размере, будет наказываться штрафом, или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или арестом со штрафом, или ограничением свободы на срок до 3 лет со штрафом, или лишением свободы на тот же срок со штрафом. В случае ущерба в особо крупном размере – срок может составить от 3 до 7 лет с конфискацией имущества. При этом крупный размер предлагается увеличить с нынешней 1 тыс. БВ до 2 тыс., а особо крупный – с 2 до 3,5 тыс. БВ, но это, по сути, лишь индексация с учетом девальваций последних лет.

Автор публикации: Кирилл ПРОКОПОВИЧ

Также читайте: *** Новости СМИ2 Менеджмент: рубрики Актуально

Печатное издание становится эксклюзивным товаром  

Облигации белорусской высокотехнологичной компании. Можно купить!

Читать «ЭГ» image Важно

Изменения в ПУ

Бюджет прожиточного минимума: вносятся изменения в социальные нормативы  

С 1 мая повышены пособия семьям с детьми  

Социальные пенсии вырастут с 1 мая на 4%  

Календарь налогоплательщика на июнь 2021 года  

Календарь предоставления статистической отчетности в июне 2021 года  

Переносы рабочих дней в 2021 году  

Производственный календарь 2021  

Календарь плательщика в ФСЗН на 2021 год

Кого проверят во 2-м полугодии 2021

Бизнес-календарь. Июнь 2021  

Мы в соцсетях Подписка Подписка 2021 Новые пакеты подписки —> Реклама —>

Поддержка —> Архивы «ЭГ» Архив газеты Архив в PDF Подборки

Отпускные 2021: консультации, ответы на вопросы

НК-2021: изменения при налогообложении организаций

 

НК-2021: изменения при налогообложении физических лиц  

Новые правила в валютном регулировании: разрешение отменили  

Принимаем на работу иностранца: пошаговый алгоритм  

Что должен, что может и что целесообразно определить нанимателю в ЛПА  

Полезное

Беларусь- Украина: по кому ударят торговые ограничения  

Торговый оборот – 2020: пятьдесят на пятьдесят. Почти половина внешнеторгового оборота приходится на Россию  

Итоги работы лизинговых организаций

Анализ работы банков за 1 квартал 2021 года

Изменения в законодательстве о рекламе с 8 июля  

Как стать аудитором

Как открыть и работать ИП: алгоритм действий

  • Вопрос: В 2010 г. (с марта) в целях стимулирования работников предприятия, работающих в полевых условиях, стали производить компенсацию стоимости питания за счет средств предприятия. Бухгалтерия производит удержания из заработной платы НДФЛ, затраты не принимаются в целях налога на прибыль, НДС не предъявляется к вычету. Следует ли начислять при этом НДС? («Финансовая газета. Региональный выпуск», 2010, N 52)
  • Вопрос: Заказчики организации не учитывают курсовую разницу по договорам, заключенным в условных единицах. Поэтому при выверке расчетов данные бухгалтерского учета у организации и у заказчиков не совпадают. Можно ли предусмотреть в договорах оплату в условных единицах, если покупатель оплачивает работы после их осуществления, и в рублях, если покупатель осуществляет предоплату? («Финансовая газета. Региональный выпуск», 2010, N 52)
  • Вопрос: ООО «Альфа» 22 октября 2010 г. приобрело права требования к предъявлению ЗАО «Медь» у ООО «Весна» 2 500 000 руб. и у физического лица Кузнецова А.А. — 500 000 руб. Ранее данные заимодавцы предоставляли ЗАО «Медь» процентный заем (7%). Затем 22 октября 2010 г. ООО «Альфа» заключило соглашение о новации с ЗАО «Медь» на условиях беспроцентного займа с увеличением суммы займа. У ООО «Весна» сумма займа по соглашению о новации составила 3 000 000 руб., у физического лица Кузнецова А.А. — 550 000 руб. Соответственно, возникло обязательство ЗАО «Медь» перед ООО «Альфа». Существуют ли у ООО «Альфа» обязательства по уплате налога на прибыль и каков порядок бухгалтерского учета указанных операций? («Финансовая газета. Региональный выпуск», 2010, N 52)
  • Статья: Налогообложение операций в организациях общественного питания: актуальные вопросы (Гуляева К.) («Финансовая газета. Региональный выпуск», 2010, N 52)
  • Статья: Документы для бухгалтера от 22.12.2010 (Ланина И.) («Финансовая газета. Региональный выпуск», 2010, N 52)
  • Статья: Оптимизация процесса обработки заказов в промышленности (Окончание) (Коптелов А.) («Финансовая газета», 2010, N 52)
  • Статья: Пути увеличения уставного капитала страховыми организациями (Окончание) (Романова М.) («Финансовая газета», 2010, N 52)
  • Вопрос: Общество имеет непогашенную задолженность по займам перед иностранной организацией, являющейся ее учредителем, доля которого в уставном капитале общества — более 20%. За первое полугодие и 9 месяцев отчетного периода размер контролируемой задолженности перед учредителем более чем в 3 раза превышал собственный капитал общества, а по итогам I квартала и в целом за год указанное соотношение не превысило 3. Каков порядок применения п. 2 ст. 269 НК РФ в данной ситуации? («Финансовая газета», 2010, N 52)
  • Статья: Выписка из ЕГРЮЛ (Котов И.) («Финансовая газета», 2010, N 52)
  • Статья: Арбитраж от 22.12.2010 (Ланина И.) («Финансовая газета», 2010, N 52)
  • Вопрос: Призовой фонд стимулирующей лотереи был сформирован за счет средств, поступивших по безвозмездному взносу от учредителя, и отражен в бухгалтерском учете записями: Дебет 98, Кредит 96 и Дебет 20, Кредит 96. Должна ли организация невостребованные выигрыши включать в доход в бухгалтерском и налоговом учете? Как списать сумму, оставшуюся на счете 96? («Финансовая газета», 2010, N 52)
  • Статья: Сравнительный экспресс-анализ бухгалтерского и налогового учета расчетов в иностранной валюте и условных единицах (Окончание) (Глазунова Е.) («Финансовая газета», 2010, N 52)
  • Статья: Уступка права требования по авансу, который покупатель перечислил, а поставки не дождался (Гражданкина В.) («Финансовая газета», 2010, N 52)
  • Статья: Скидки к цене реализуемого товара: актуальные вопросы учета и налогообложения (Селянина Е.) («Финансовая газета», 2010, N 52)
  • Статья: Доходы будущих периодов в учетной политике (Семенихин В.) («Финансовая газета», 2010, N 52)

Содержание статьи: image

Начиная вести финансово-хозяйственную деятельность, многие предприниматели сталкиваются с вопросом составления первичной бухгалтерской документации. Что это за документы? И почему в процессе ведения бухгалтерии ему уделяется такое большое внимание? Первичная бухгалтерская документация представляет собой документы, которые подтверждают факт заключения сделок, продаж и прочих хозяйственных операций.

Эти документы создаются непосредственно в момент совершения сделки, при этом очень важно соблюдать своевременность и последовательность операций при ее оформлении. Таким образом, первичная документация – это документы, на которых строится вся бухгалтерская отчетность. Поэтому ведение первичной бухгалтерской документации – это процесс, которым должен заниматься профессиональный специалист.

ПЕРЕЧЕНЬ ОСНОВНЫХ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

  • Договор – основополагающий документ, который регламентирует права, обязанности сторон сделки.
  • Банковские и кассовые документы, которые фиксируют движение денежных средств предприятия.
  • Приходно-расходная накладная – документ, с помощью которого фиксируется передвижение товаров.
  • Счет-фактура – документ, который является подтверждением факта выполнения услуги или принятия товара. Этот документ заполняется заказчиком и необходим для учета НДС.
  • Акт выполненных работ – документ, который подтверждает соответствие предоставленных услуг тем условиям, которые определены в договоре.
  • Авансовый отчет – документ, который подтверждает расходование аванса.

Следует отметить, что требования к ведению первичной бухгалтерской документации регулярно меняются, поэтому этот процесс очень важно доверять исключительно профессионалам.

Если у Вас в силу каких-либо причин нет возможности взять на работу квалифицированного бухгалтера, то лучше – воспользоваться аутсорсинговыми услугами. Ведь этот процесс по праву можно считать фундаментом учетной деятельности.

Ведение первичной бухгалтерской документации от профессионалов компании «Правовед»

Доверив ведение первичной бухгалтерской документации специалистам «Правовед», Вы приобретете массу преимуществ, среди которых можно выделить:

  • профессиональный подход к делу
  • своевременное выполнение работ
  • возможность сэкономить время и деньги (ведь выполнение работ нашими специалистами обходится намного дешевле, чем содержание в штате специалиста)
  • гарантию полной конфиденциальности
  • гибкие условия сотрудничества.

Ведение первичной бухгалтерской документации и учетной деятельности специалисты компании «Правовед» осуществляют в строго соответствии с действующими нормами и требованиями, поэтому все наши клиенты могут быть уверены, что сотрудничество с нами – это шаг к успеху.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: