Первичные бухгалтерские учетные документы. Формы первичных учетных документов. Первичные документы — это…

imageКаждый бухгалтер в ходе своей работы взаимодействует с первичными бухгалтерскими документами — именно они служат основанием для совершения проводок и подтверждают, что операция действительно была совершена.

Содержание

Что такое первичные бухгалтерские документы?

Чтобы не допускать нарушений, важно понимать, что такое бухгалтерские первичные документы, какие они бывают, для чего нужны, как оформляются, хранятся и уничтожаются.

Об этом речь пойдет в данном уроке ниже.

Документооборот — это важная часть бухалтерского учета на любом предприятии. Вся хозяйственная деятельность организации состоит из непрерываного совершения различных операций, для каждой составляется первичный документ, который может содержать распоряжение выполнить эту операцию или  подтверждение того, что она совершена.

Задача бухгалтера — вести учет всех операций на счетах бухучета с помощью проводок. Совершать проводки можно только на основании документа.

Для этого его нужно получить или оформить самостоятельно, обработать, зарегистрировать. Кроме того, впоследствии его нужно хранить, согласно установленным правилам, а по истечении срока хранения уничтожить его также с соблюдением определенного порядка.

Какие бывают — виды

Все документы, с которыми бухгалтеру приходится сталкиваться в ходе работы, можно разделить на 4 большие группы:

  1. Организационно-распорядительные (включают в текст распоряжение на совершение операции, они не подтверждают того факта, что данная операция выполнена, не служат основанием для отражения бухгалтерских проводок, они лишь дают приказ выполнить определенное действие) — примеры: чеки на снятие наличных в банке, платежные поручения на перечисление безналичных средств, приказы, распоряжения.
  2. Оправдительные или исполнительные (огромная группа документов, которые являются основанием для отражения проводок и подтверждают факт выполнения хозяйственной операции) — примеры: накладные, акты, инвентаризационные описи и т.д.
  3. Документы бухгалтерского оформления (нужны лично бухгалтеру, чтобы отразить с помощью проводок те суммы, для которых не составляются оправдательные бумаги, они облегчают работу) — примеры: калькуляции себестоимости, ведомости амортизации, справки о различных расчетах или ошибках в бухучете.
  4. Комибинированные (о данном понятии говорят, когда один документ обладает свойствами нескольких групп — например, одновременно содержат распоряжение на выполнение операции и подтверждение ее выполнения) — примеры: расчетно-платежные ведомости, накладные на внутренние перемещения МЦ.

Классификация первичных бухгалтерских документов:

image

Оформление и обязательные реквизиты

Прежде, чем использовать первичный документ по назначению, необходимо убедиться в том, что он имеет необходимую юридическую силу, то есть составлен правильно.

Бухгалтеру следует убедиться, что документ содержит:

  • нужные реквизиты;
  • достаточную информацию об операции;
  • подпись ответственного лица;
  • печати при необходимости;
  • дату составления.

При этом нужно обращаться внимание на ошибки, опечатки, исправления. Неверные данные нужно корректировать, некоторые документы вовсе не допускают исправлений.

Организация вправе применять для учета типовые унифицированные формы, подготовленные Госкомстатом, или разработать свои первичные бланки. Применение типовых форм не является обязательным в настоящее время. Можно составить свои и закрепить их в учетной политике. Что такое учетная политика, смотрите в Уроке 6.

Типовые первичные формы удобны, содержат нужный перечень реквизитов, упрощают заполнение. Но на практике компании часто применяют свои бланки, адаптированные под особенности конкретной организации.

Это могут быть измененные унифицированные бланки или созданные самостоятельно, главное — чтобы они содержали нужные реквизиты и соответствовали правилам оформления, изложенным в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ.

Если для оформления применяется своя форма первичного документа, то она должна содержать обязательный набор реквизитов:

  • название бланка;
  • номер;
  • дата оформления;
  • реквизиты компании;
  • название операции и ее суть;
  • количественные значения, денежные или натуральные показатели;
  • подписи ответственных лиц;
  • печати.

Правила исправления

Любые ошибки в учетных бухгалтерских документах нужно исправлять, иногда для этого приходится оформлять бланк заново, иногда можно внести корректировки непосредственно в оформленную бумагу.

Если документ допускает внесение исправление, то сделать это нужно с помощью аккуратного зачеркивания неверных данных одной чертой и написание рядом верхной информации.

Лицо, внесшее исправление, должно заверить его с помощью надписи «исправлено и согласовано с лицами, составившими документ», а также личной подписи и даты корректировки формы.

Не подлежат исправлению:

  • приходные и расходные кассовые ордера;
  • денежные чеки;
  • банковские бумаги.

При допущении ошибок в той документации, которую нельзя исправлять, необходимо брать новый бланк и заполнять его заново.

У кого есть право подписи?

Руководитель организации определяет круг лиц, которые наделяются правом подписи первичных документов. Для этой цели составляется приказ, где приводятся данные ответственных лиц, а также список документации, которую они могут заверять.

Сам руководитель имеет право подписать любой документ компании. Обычно правом подписи также наделяется главный бухгалтер, бухгалтер и иные лица, в зависимости от вида документации.

Некоторые первичные бумаги для юридической значимости обязательно заверять круглой печатью. Ставится печать только на подпись директора компании. Иные лица вправе подписывать документацию на основании приказа или доверенности.

Обработка документации

После поступления к бухгалтеру каждый учетный документ проходит несколько стадий обработки:

  1. Проверка правильности оформления и наличия всех реквизитов — проверяются все расчеты, цифры, реквизиты, наличие подписей, печатей.
  2. Регистрация в учетном сводном журнале, книге — для различных групп документов могут применяться свои регистрационные журналы учета.
  3. Проведение записи на бухгалтерских счетах — суммы проводок указываются в соответствии с документальными данными.
  4. Направление бумаги на хранение в папку.
  5. Направление на архивное хранение в течение необходимого срока.

Сколько хранить — сроки

В зависимости от типа и назначения документа его нужно хранить на протяжении определенного временного промежутка. Сроки хранения определяются различными нормативными актами, в том числе:

  • Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»,
  • Федеральным законом от 06.12.11 №402-ФЗ;
  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.19 №236.

Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет 5 лет, кассовая и банковская документация также хранится 5 лет. Кадровая документация должна храниться минимум 5 лет, а отдельные документы 75 лет (личные дела, лицевые карточки, трудовые договора).

Отсчитывать его нужно, начиная с 1 января того года, который идет за годом оформления бумаги.

Отдельную документацию нужно хранить на постоянной основе:

  • бухгалтерская отчетность;
  • книги учета доходов/расходов;
  • документация, касающаяся валютных операций;
  • годовые ведомости по страховым взносам;
  • документация, касающаяся результатов инвентаризации, переоценки;
  • отдельные виды договоров.

Порядок и способы архивного хранения

Задача любого предприятия — хранить документацию таким образом, чтобы она была в целости и сохранности. Даже по истечении нескольких лет информация на бумаге должна хорошо читаться.

Для этого нужно обеспечить соответствующие условия для архивного хранения.

Существует два способа архивного хранения:

  1. Офисный, когда организация выделяет место на территории организации, обеспечивает там должные условия по температуре, влажности, пожаробезопасности, освещению, размещает в этом месте удобные полки, шкафы, стеллажи для хранения папок, составляет номенклатуру дел для быстрого ориентирования в большой объеме документальной информации;
  2. Внеофисный, когда организация выбирает специализированную архивную компанию, которая обеспечивает надлежащее и качественное хранение.

Второй способ архивного хранения, конечно, удобен. Не нужно освобождать пространство в офисе, назначать ответственное лицо, создавать особые условия. Можно быть уверенным, что в документах порядок, все в целости и сохранности.

Единственный минус — это дополнительные затраты на оплату услуг архивных компаний. Этот минус может покрыть массу плюсов, получаемых от передачи обязанности по хранению другому лицу — в офисе больше места, работники заняты своими прямыми обязанностями.

На практике первичные документы, которые хранятся на территории организации, часто бывают в очень плачевном состоянии, информация не читается, бланки пропадают, теряются, сложно что-то найти.

Уничтожение

После истечения установленного срока хранения можно уничтожать документ, так как более он не нужен, и лучше освободить пространство.

Уничтожение также нужно проводить по установленным правилам. Нельзя просто взять бумагу, порвать его и бросить в мусорную корзину.

Следует назначить экспертную комиссию, которая:

  • проведет проверку документации,
  • отберет ту, по которой вышел срок хранения, и оформит их перечень,
  • составит акт об уничтожении;
  • упакует бумаги в специальную папку;
  • оформит накладную на утилизацию.

Далее ненужная документация уничтожается своими средствами или силами сторонних компаний.

Способы уничтожения документов:

  • сжигание;
  • измельчение;
  • химическая утилизация.

Краткие выводы урока 5

  1. Бухгалтер вправе внести бухгалтерскую запись только на основании первичного документа.
  2. Оформлять документацию нужно правильно по типовой или свободной форме с обязательным набором реквизитов.
  3. Подписывать документы может руководитель, а также ограниченный круг лиц, назначенные приказом.
  4. Каждый документ проверяется на наличие ошибок, регистрируется в журнале, подшивается в папку и хранится до истечения срока хранения.
  5. Минимальный срок хранения для большинства бухгалтерских первичных документов — 5 лет.
  6. Хранить документацию можно в офисе в помещении с правильными условиями или в архивной компании.
  7. Бумаги с истекшими сроками хранения нужно уничтожать, для чего назначается экспертная комиссия.

Самоучитель для начинающих с нуля

Вы можете воспользоваться возможностью самостоятельно изучить бухгалтерский учет — предлагаем простой самоучитель «Бухучет с нуля за 14 дней», он создан специально для начинающих, кто только начинает свой путь в мире бухгалтерии. Написан очень простым и доступным языком..

Самоучитель содержит:

  • электронную Книгу с уроками;
  • Сборник задач с ответами и решениями;
  • Пример ведения бухучета с закрытием года;
  • Обновленные версии ПБУ, Плана счетов, Закона «О бухгалтерском учете».

Бухучет кажется на первый взгляд сложным и непонятным, но всё становится просто, когда понимаешь азы бухгалтерии.

Предлагаем посмотреть несколько коротких бесплатных видеоурока «3 секрета успешного обучения бухучету».

После просмотра этих уроков, бухгалтерия станет более понятной.

Рекомендуем также:

Урок 4.Как составлять бухгалтерские проводки?

В Казахстане бухгалтерский учёт основывается на Законе «О бухгалтерском учёте», Правилах ведения бухгалтерского учёта и применяемых национальных или международных стандартах бухгалтерского учёта и финансовой отчётности.

Применятьвышеуказанныепорядок, принципыи правила обязаны все ИП, юридические лица, филиалы, представительства и постоянные учреждения иностранных юридических лиц, зарегистрированные в РК. 

При этом от ведения бухгалтерского учёта (кроме составления и хранения первичных документов) освобождаются ИП, одновременно соответствующие условиям:

1) применяют патент или упрощёнку;

2) не являются плательщиками НДС;

3) не являются субъектами естественных монополий.

У многих предпринимателей существует ложное мнение о том, что если это ИП, значит, они не обязаны выписывать накладные, акты выполненных работ, составлять расчётные ведомости по заработной плате, приходно-кассовые ордера и т.д.

Обратите внимательно на формулировку «…вправе не осуществлять ведение бухгалтерского учета (кроме составления и хранения первичных документов) …»

Как видно из определения, абсолютно все ИП, вне зависимости от применяемого режима налогообложения и иных вышеуказанных условий, обязанысоставлять и хранитьпервичныедокументы.

Что же такое первичные документы, «первичка»?

«Первичка» – это все документы, подтверждающие факт совершения операции, и на основании которых основывается ведение не только бухгалтерского, но и налогового учёта, ведь для определения налоговой базы нужны исходные данные.

К таким документам относятся накладные на отпуск запасов на сторону, приходники, расходники, доверенности, акты выполненных работ и другие. Все формы первичных документов утверждены приказом МФ РК № 562.

То есть при продаже товара каждыйпродавецобязанвыписатьНакладную на отпуск запасов на сторону, а не «зелёную» накладную или акт закупа на рынке, или товарный чек, ведь формы «зелёной» накладной, акта и товарного чека законодательно не утверждены:

!!! На форму Накладной особое внимание нужно обращать покупателям, так как это ваши расходы и отразить их вы можете только на основании первичных документов, оформленных в соответствии с законодательством.

Для подтверждения оказания услуг или выполнения работ исполнитель обязан выписать Акт выполненных работ (по установленной форме):

Ранее была форма P-1 с НДС (в настоящее время она отменена и заменена на ту, что выше):

Существует ещё одно заблуждение… Многие бухгалтеры считают, что счёт-фактура — это первичный документ, и выписывать его обязаны все и всегда.

Однако счёт-фактура – это НЕ первичный документ, а документ, который выписывается на основании первичного (накладной, акта выполненных работ) и используется тольковналоговыхцелях. По большей степени счет-фактура нужен лишь плательщикам НДС для начисления и отнесения в зачёт НДС.

!!! После внедрения ЭСФ, в некоторых случаях законодательно закреплена обязанность выписывать счёт-фактуру даже неплательщикам НДС (обязательство по выписке НДС прописано в ст.412 НК РК)

Также стоит напомнить и о гражданском законодательстве, так, при оформлении сделок на сумму свыше 100 МРП (252 500 тенге) заключение договора является обязательным. Но если вы пришли в магазин и сразу купили товар или услугу (например, за 300 000 тенге), то договор можно не заключать, так как оплата производится непосредственно при совершении сделки.

На практике для оплаты товара, работ или услуг часто используют Счёт на оплату, данный документ не является обязательным к применению. Шаблон такого документа не утвержден, поэтому кто его использует имеет право разработать свою форму Счёта на оплату. Как правило, компании используют шаблон из программы на базе 1С:

Если оплата производится в кассу предприятия, то нужно выписать приходный кассовый ордер (ПКО), который подписывает главный бухгалтер и кассир. При наличии печати, поставить печать. Отрывной корешок выдается покупателю вместе с чеком ККМ как подтверждение о принятых деньгах:

Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (РКО), который подписывается руководством, главным бухгалтером и кассиром. При выдаче денег отдельному лицу кассир должен потребовать предъявление документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт или удостоверение личности гражданина), записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Получатель денег расписывается собственноручно чернилами (шариковой ручкой).

При выдаче заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, премий можно оформить платежную ведомость, при этом выписывается один общий РКО, без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Обратите внимание, что для всех документов предусмотрен срок обязательного хранения, утверждённый приказом № 263 от 29.09.17 г. В основном срок хранения документов составляет 5 лет, но есть исключения:

  • ведомости начисления заработной платы (лицевые карточки, счета работников) – хранятся 75 лет;
  • положения об оплате труда и премировании работников – нужно хранить постоянно;
  • ведомости на выдачу дивидендов — 75 лет и т.д., более подробно прописано в Приказе.

За отсутствие учётной документации Кодексом об административных нарушениях предусмотрена административная ответственность, в виде штрафа25-75 МРП (в 2019 году это 63 125 – 189 375 тенге) в зависимости от категории налогоплательщика. Штраф выпишут в случае повторного нарушения, на первый раз – предупреждение.

!!! Учётная документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность, учётную политику, налоговую отчётность и другие.

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое — первичная документация в бухгалтерии — и как осуществляется ее обработка.

Основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии – что это такое? Ею называют свидетельство факта совершения хозяйственной операции, отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе «1С». Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.

Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием «работа с документацией» подразумевается:

  • Получение первичных данных.
  • Предварительная обработка сведений.
  • Оформление документов.
  • Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
  • Повторная обработка первичной документации.
  • Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Классификация

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.

Требования к ведению документов

Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.

Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.

Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила обработки первичной документации, неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.

Этапами обработки первичной документации являются:

  • Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
  • Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
  • Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
  • Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалтер ставит отметку «оплачено».

Ошибки в документах

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

  • Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
  • Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
  • Поставить отметку «Исправленному верить».
  • Указать дату корректировки.
  • Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

  • Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
  • Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
  • Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
  • Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
  • Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
  • Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
  • Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
  • Определение регистра, в котором будет подшит документ.
  • Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Работа с исходящими бумагами

Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.

В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.

Планирование документооборота

Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:

  • Место и срок оформления первичных бумаг.
  • ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
  • Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
  • Время и место хранения документации.

Учетные регистры

Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.

Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

  • Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
  • Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
  • Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

  • Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
  • Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
  • Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.

Первичные документы — это материальные объекты, в которых накапливаются исходные данные, полученные, в свою очередь, в ходе наблюдений, разработок, исследований и прочих видов человеческой деятельности. Во многих сферах такие бумаги выступают в качестве основы для составления отчетов. Рассмотрим далее, какими могут быть формы первичных документов. image

Общие сведения

Первичные документы — это подтверждение юридической силы каких-либо операций или действий. Другими словами, они доказывают, что тот или иной факт состоялся. Оформление первичных документов осуществляется в момент совершения действия либо операции. Посредством этих бумаг устанавливается ответственность конкретных исполнителей.

Первичные бухгалтерские документы

Все хозяйственные операции, которые совершает предприятие, должны фиксироваться в оправдательных бумагах. Они принимаются к учету, если составлены по форме, присутствующей в соответствующих альбомах унифицированных бланков. Эти журналы соответствуют ПБУ, утвержденному приказом Минфина № 34. В формы первичных учетных документов при необходимости могут включаться дополнительные графы, строки. При этом должны быть сохранены все установленные нормативными актами обязательные реквизиты. Корректировки, которые будут вноситься в бланки, подтверждаются соответствующими распоряжениями и приказами. Изменению не подлежат формы первичных учетных документов, фиксирующие кассовые операции.

Коды

Унифицированные первичные документы — это бланки, в которых сведения вносятся в соответствии с действующими по стране классификаторами. Некоторые коды не имеют ссылок на указанные стандарты. Они предназначены для систематизации и обобщения данных при обработке средствами ЭВМ. Такие операции фиксируются согласно системе кодирования, утвержденной на предприятии.

Дополнительно

К учету могут приниматься и унифицированные бланки, разработанные непосредственно самой компанией. В них также должны сохраняться обязательные реквизиты, предусмотренные для других типовых образцов. Самостоятельно компания может разработать перечень первичных документов, не содержащихся в альбомах.

Обязательные реквизиты

Первичные документы организации должны содержать:

  • наименование;
  • дату составления;
  • название предприятия, от лица которого заполняется бланк;
  • указание должностей ответственных за совершение операции и ее фиксирование лиц.

Все бланки должны визироваться теми субъектами, сведения о которых в них присутствуют. Удостоверяющие первичные документы подписи выступают в качестве доказательства достоверности и юридической силы бумаг. image

Ответственные лица

Первичные бухгалтерские документы должны быть заполнены своевременно и правильно. Эта задача реализуется лицами, которые, собственно, составляют и визируют их. Ответственные служащие также обеспечивают своевременную передачу бумаг в бухгалтерию для последующего отражения их в отчетности. Должностные лица обязаны вносить в бланки только достоверную информацию. Список служащих, которые могут подписывать первичные документы, утверждается руководством предприятия по согласованию с финансово-расчетным отделом. Бумаги, фиксирующие хозяйственные операции, касающиеся оборота денежных средств, визируются непосредственно директором компании. Право подписи этих документов имеет также и главный бухгалтер.

Классификация

Первичные документы — это бланки, которые используются в разных сферах деятельности предприятия. Все эти бумаги можно разделить на:

  1. Организационно-распорядительные. К ним относят распоряжения, приказы, доверенности, указания и прочее. Все они разрешают осуществление тех либо других операций.
  2. Оправдательные. В эту категорию относят приходные ордера, требования, накладные, акты приемки и так далее. Все эти бумаги — документы первичного учета осуществленных операций. Данные, которые в них содержатся, заносятся в соответствующие регистры.
  3. Бланки финансовой отчетности. Эти документы используются для бухгалтерского учета.

Некоторые бланки одновременно считаются и оправдательными, и разрешительными. К ним, в частности, можно отнести платежную ведомость, кассовый расходный ордер и так далее. image

Делопроизводство

На предприятии разрабатывается специальный график, в соответствии с которым определяются сроки и порядок движения первичной документации внутри компании, а также поступления ее в бухгалтерию. После передачи бумаг в финансово-расчетный отдел, осуществляется их проверка. В частности, контролируется:

  1. Форма документа. Уполномоченный служащий проверяет правильность и полноту заполнения, наличие обязательных реквизитов.
  2. Арифметическая верность произведенных подсчетов.
  3. Содержание. В документах должны отсутствовать внутренние противоречия, четко просматриваться связь определенных показателей.

Регистры

После того как первичные учетные документы приняты, сведения из них заносятся в специальные листы. При этом на бланках ставятся отметки, исключающие повторное их использование. К примеру, ставится дата. Учетным регистром называют специальные листы для внесения и систематизации информации. Их ведут в особых журналах или книгах, на отдельных карточках и страницах, в виде машинограмм, которые получают с помощью ЭВМ. Регистры могут быть в форме магнитных лент, дискет, дисков и прочих накопителей. Фиксирование хозяйственных операций осуществляется в хронологической последовательности. Все действия группируются на соответствующих бухгалтерских счетах. image

Виды регистров

Классификация проводится по различным признакам. Так, по внешнему виду регистры делятся на:

  1. Книги (главная, кассовая).
  2. Карточки (по учету материалов, основных средств и пр.).
  3. Журналы с разграфленными или нелинованными листами.

В зависимости от типа записей, которые производятся, регистры могут быть:

  1. Систематическими (главная книга по счетам).
  2. Хронологическими (регистрационные журналы).
  3. Комбинированными (ордера).

По уровню детализации сведений различают регистры:

  1. Комбинированные (журнал-ордер).
  2. Синтетические (главная книга по счетам).
  3. Аналитические (карточки).

Важный момент

Сведения, которые вносятся в первичные учетные документы, должны фиксироваться средствами, обеспечивающими их сохранность на протяжении времени, установленного для хранения их в архивном отделе. Информация может содержаться на электронных или бумажных носителях. В первом случае предприятие за свой счет обязано изготавливать копии документов на бумаге. Это необходимо для предоставления информации другим участникам хозяйственных операций, уполномоченным надзорным органам, прокуратуре и суду. image

Хранение бумаг

Перед сдачей документов в архив они группируются в хронологическом порядке, затем комплектуются и переплетаются. Все бумаги подшиваются в специальные папки. При сдаче документации в архив заполняется соответствующая справка. В процессе хранения регистров должна быть обеспечена их защита от несанкционированного внесения корректировок. Сведения, которые содержатся в бумагах, относятся к коммерческой тайне компании. Лица, обладающие доступом к такой документации, не имеют права разглашать информацию. За нарушение коммерческой тайны виновные несут ответственность по законодательству РФ. Срок хранения первичной документации, в соответствии со ст. 17 ФЗ «О бухучете», устанавливается по правилам, действующим на предприятии. При этом период не должен быть меньше 5-ти лет.

Корректировки

При наличии ошибки в листах последняя должна быть исправлена. Корректировка в этом случае сопровождается обоснованием и удостоверяется подписью ответственного сотрудника с указанием даты. Не допускаются исправления в банковские и кассовые бумаги. В остальные бланки корректировки вносятся исключительно по согласованию с прочими участниками хозяйственных операций. Это подтверждается подписями тех же служащих, которые удостоверяли документы. При этом указывается дата внесения корректировок. Реквизит, который будет исправляться, должен быть зачеркнут. Линия должна быть тонкой, но четкой, чтобы можно было увидеть первоначальное значение. От руки рядом ставится пометка «Исправленному верить». Корректировка заверяется подписью служащего, внесшего ее, с указанием его фамилии и инициалов. image

Восстановление бумаг

В законодательстве о ведении бухучета отсутствуют четкие правила, которыми регламентируется порядок повторного составления документации при ее утрате. В некоторых других отраслевых нормативных актах также определяются только периоды хранения бумаг. В связи с тем, что в законодательстве не установлено, что именно необходимо делать компании при утрате по независящим от нее причинам первичных документов, в письме УМНС даны следующие рекомендации:

  1. Назначить распоряжением комиссию, уполномоченную на проведение внутреннего расследования причин гибели, пропажи бумаг. При необходимости в ее состав следует пригласить представителей государственного пожнадзора, следственных органов и охраны.
  2. Предпринять допустимые законом меры по восстановлению тех документов, которые подлежат обновлению и хранению на протяжении установленных сроков. К примеру, копии выписок по движению по счетам денежных средств можно получить в обслуживающих банковских компаниях, у контрагентов можно запросить накладные, акты, договоры и так далее.

Однако далеко не всегда у предприятия есть возможность попросить дубликаты всех потерянных документов. Так, к примеру, это может случиться при наличии большого количества контрагентов, вследствие отсутствия покупателей или поставщиков по известным ранее адресам или из-за утери контактной информации. Таким образом, существуют довольно объективные обстоятельства, которые могут создать определенные препятствия при восстановлении документации. При этом у многих руководителей возникает логичный вопрос — следует ли ставить в известность налоговый орган о случившемся? Как считают некоторые специалисты, извещать инспекцию необязательно. В любом случае это не избавит от вероятной ответственности. За отсутствие первичной документации в законодательстве предусмотрен штраф. Это наказание установлено, в частности, в ст. 120 НК. image

Возможное решение проблемы

Налогоплательщик, который по тем или иным причинам потерял первичную документацию, может поступить одним из следующих образов:

  1. Восстановить по возможности (хотя бы частично) бумаги.
  2. Внести исправительные записи по расходам, не подтвержденным документально, и отразить корректировки в уточненной декларации о налоге на прибыль за период. Затраты, не удостоверенные бумагами, не признаются в налоговой отчетности в качестве издержек.
  3. Позволить представителям налоговой службы при осуществлении ими проверки установить суммы, которые подлежат уплате в бюджет. Это производится на основании данных, которыми располагает предприниматель, а также сведений о других аналогичных предприятиях. Данная возможность предусматривается в ст. 31, п. 1, пп.7 НК.

Изъятие бумаг

Данная процедура может осуществляться только уполномоченными на это инстанциями. К ним, в частности, относят органы предварительного следствия, дознания, прокуратуры, налоговые инспекции, суды, ОВД. Изъятие первичной документации производится на основании постановлений указанных инстанций, принятым в рамках законодательства. В письме Минфина № 16/176 утверждена инструкция, в соответствии с которой проводится данная процедура. Изъятие документации осуществляется в случае сокрытия или занижения налогоплательщиком дохода или других объектов, подлежащих обложению. В качестве нарушителя может выступать как предприятие, так и должностное лицо и гражданин. Главному бухгалтеру или другому ответственному служащему компании разрешается с согласия и в присутствии представителей инстанций, производящих изъятие, снять копии с первичных документов с указанием даты проведения данной процедуры.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: