Подотчетное лицо покупает за свои деньги

Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
  • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Какими документами регулируются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдаются деньги под отчет, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете расходов, понесенных подотчетным лицом, см. в материале «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами» .

Чтобы отчитаться за деньги, полученные на покупку ТМЦ, подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, в котором указывает, какие именно ценности, в каком количестве и каких суммах были приобретены.

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году» .

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности

Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:

  • Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
  • Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
  • Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:

  • Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
  • Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
  • Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
  • Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
  • Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы. На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету: Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

  • Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3 и 8.2;
  • Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
  • Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур. Примеры типовых проводок по счету 71 № п/п Содержание хоз.

На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности: При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
  • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет.

Учет поступления материалов. бухгалтерские проводки

Проводка делается при наличии счета фактуры поставщика Сумма НДС Счет фактураКнига покупок 62.01 91.1 Отражается передача обмениваемых материалов поставщику по договору мены Рыночная стоимость передаваемых материалов Накладная (ТМФ № М-15)Счет фактура 91.2 10 Отражается списание передаваемых материалов с баланса организации. Субсчет счета 10 определяется видом передаваемых материалов Себестоимость материалов Накладная (ТМФ № М-15)Счет фактура 91.2 68.2 Отражается сумма НДС, начисленная на передаваемые материалы Сумма НДС Накладная (ТМФ № М-15)Счет фактураКнига продаж 60.01 62.01 Зачитывается задолженность второй стороны по договору мены Стоимость материалов Бухгалтерская справка-расчет Учет поступления материалов по учредительным договорам.

ИнфоimageВозмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб. На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. ВажноimageДенежные средства были зачислены Иванову И.И. на банковскую карту. В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71: Дт Кт Описание Сумма, руб. Документ — основание 71 51 На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды 2 500 Платежное поручение 10 71 Поступили канцтовары, приобретенные Ивановым И.И. по чеку без НДС 2 840 Авансовый отчет, товарный чек 71 51 На банковскую карточку Иванова И.И.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

Дт Кт Описание Документ
71 50 Выданы средства наличными через кассу Расходный кассовый ордер
71 51 Перечислены средства на банковскую карту Платежное поручение
71 55 Выданы средства со специальных банковских счетов Банковская выписка
71 52 Перечислены средства в иностранной валюте на банковскую карту Банковская выписка
71 50.3 Выданы проездные документы сотруднику, который направляется в командировку Расходный кассовый ордер

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Дт Кт Описание Документ
50 71 Возврат средств сотрудником наличными через кассу Приходный кассовый ордер
52 71 Зачисление остатка средств на специальный банковский счет Банковская выписка
55 71 Зачисление остатка средств в иностранной валюте Банковская выписка

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

Дт Кт Описание Документ
20 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы
23 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства Авансовый отчет, подтверждающие документы
28 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака Авансовый отчет, подтверждающие документы
29 71 Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства Авансовый отчет, подтверждающие документы

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Дт Кт Описание Документ
44 71 Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица Авансовый отчет

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Дт Кт Описание Документ
10 71 Поступили материалы, приобретенные подотчетным лицом Авансовый отчет
41 71 Поступили товары, приобретенные подотчетным лицом Авансовый отчет

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб. для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком. Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту.

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

Дт Кт Описание Сумма Документ
71 51 На банковский счет Петренко С.П. зачислены средства на хознужды 2500 руб. Платежное поручение
10 71 Поступила бумага, приобретенная Петренко (2840 руб. — 433 руб.) 2407 руб. Авансовый отчет, товарный чек
19 71 Отражена сумма НДС 433 руб. Авансовый отчет, товарный чек
91.02.1 19 НДС отражен в составе расходов 433 руб. Авансовый отчет, товарный чек
71 51 На банковский счет Петренко С.П. зачислена сумма перерасхода средств 340 руб. Платежное поручение

Оформление авансового отчета.

Создадим новый документ «Авансовый отчет» путем нажатия на кнопку «Создать». Произведем заполнение главного реквизита Авансового отчета «Подотчетное лицо» с помощью окна быстрого выбора или (если оно нас не устраивает) с помощью справочника «Физические лица» (Рис.1).Рис. 1

Документ «Авансовый отчет» объединяет в себе как функцию приходной накладной (подтверждающей поступление в организацию товарно-материальных ценностей и (или) услуг нематериального характера) так и информацию по учету выдачи денежных средств подотчетному лицу. Для осуществления этих функций в документе имеется несколько закладок. Рассмотрим закладку «Авансы». В этой закладке отражаются полученные подотчетным лицом от предприятия денежные средства в виде наличных полученных из кассы или в виде поступлений на пластиковую карточку. Процесс выбора созданного ранее денежного документа (кассового или банковского) представлен на Рис. 2. Путь: Закладка «Авансы» — Кнопка «Добавить» — Значок выбора — «Выбор типа данных» — «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счета» и выбор документа из представленного списка.

Рис. 2

В случае выбора ранее созданного денежного документа в поле «Документ аванса» появится ссылка на выбранный денежный документ. Если документ, подтверждающий выдачу денежных средств еще не создан, то тут же можно создать новый кассовый документ: «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и соответствующими бухгалтерскими проводками: Дт71.01 – (Кт 50.01 или Кт 51). Создание нового документа «Выдача наличных» из режима «Авансовый отчет» — закладка «Авансы» — «Документ аванса» представлен на Рис. 3Рис. 3

Закладка «Товары» заполняется тогда когда подотчетное лицо отчитывается за приобретение ТМЦ (операция приобретения ТМЦ включает в себя и оплату за полученные материалы – чек ККА или приходный кассовый ордер). В этом случае необходимо указать наименование склада куда будут приходоваться товарно-материальные ценности (реквизит «Склад»). (Рис. 4).Рис. 4

Закладка «Оплата» заполняется тогда когда через подотчетное лицо производится погашение возникшей задолженности перед поставщиком предприятия. В этом случае предполагается, что оприходование товаров или услуг осуществляется по другим документам (к примеру по документу «Поступление товаров и услуг»). В закладке «Оплата» указываются данные документа по которому было произведено погашение задолженности. (Рис. 5). Рис. 5

Документ «Авансовый отчет» предоставляет пользователю общий результат отношений с подотчетным лицом по отражаемым в документе операциям. Для этого используются реквизиты расположенные внизу документа: «Получено авансов», «Израсходовано», «Остаток». Если «Остаток» = 0, то взаимоотношения предприятия с подотчетным лицом по комплексу операций: выдача аванса, наличие утвержденного руководителем предприятия авансового отчета и на его основании выдача из кассы суммы перерасхода подотчетных сумм или принятие в кассу неизрасходованных сотрудником денежных средств — завершены.В реквизите «Назначение» указывается цель выдачи денежных средств под отчет. В реквизите указывается количество прилагаемых к отчету первичных документов. (Рис. 6).Рис. 6

Посмотрим бухгалтерские проводки созданные нашим документом (кнопка ): Дт10.01 – Кт71.01 – 3000.00 руб. и Дт60.02 – Кт71.01 – 1500,00 руб. (Рис. 7).Рис. 7

Рис. 8

В закладке «Авансы» в реквизите «Документ аванса» создадим новый кассовый документ «Списание с расчетного счета» от 30 марта (Рис. 9) и в реестре «Списание с расчетного счета» выберем на него ссылку (Рис. 10).Рис. 9 Создание документа учитывающего перечисление денежных средств на пластиковую карточку подотчетного лица

Рис. 10 Выбор ссылки на документ «Списание с расчетного счета»

Расходы связанные с командировочными затратами отражаем в закладке «Прочее». Новую строка, соответствующую первичному документу создаем нажатием кнопки «Добавить». Сотрудник вместе с авансовым отчетом предоставил в бухгалтерию предприятия оформленное командировочное удостоверение с отметками о прибытии-выбытии, два проездных документа, заявление на возмещение затрат за наем жилого помещения без подтверждающих документов за 1 день нахождения в командировке на сумму 700 рублей и указал сумму суточных расходов за 3 дня нахождения в командировке. Основные реквизиты этих документов (название документа, наименование затрат по документу, сумму затрат, сумму суточных расходов) отражаем в Закладке «Прочее» документа «Авансовый отчет». В этой же строке указываем счет затрат на командировочные расходы и субконто затрат (Рис. 11). Для наглядности работы полагаем, что проездные документы оформлены без учета НДС. Рис. 11

Предварительная форма документа «Авансовый отчет» (без возмещения суммы перерасхода подотчетному лицу) представлена на рис. 12.

Рис. 12

Рассмотрим предварительные итоги по документу (Рис. 13) Рис. 13

Реквизит «Получено авансов» соответствует сумме выданной под отчет (5000 руб.). Реквизит «Израсходовано» соответствует сумме всех затрат командированного лица (1320 + 1240+2100+700 = 5360). Реквизит «Перерасход» соответствует сумме долга предприятия своему работнику по затратам на командировочные расходы. Оформление документа выдачи подотчетному лицу наличных денежных средств в размере суммы перерасхода (360 рублей) возможно из документа «Авансовый отчет». Для этого нажимаем на кнопку «Создать на основании» и выбираем документ «Выдача наличных» (Рис. 14)Рис. 14

Программа откроет форму нового документа с правильно заполненными реквизитами: подотчетное лицо, сумма, вид операции и реквизитами печатной формы (Рис. 15).

Рис. 15

Пользователю останется напечатать (при необходимости) расходный кассовый ордер: кнопка «Печать» и провести документ «Выдача наличных»: кнопка «Провести» или кнопка «Провести и закрыть». Для полного отражения взаимоотношений предприятия и сотрудника по командировочным расходам, в документе «Авансовый отчет» в закладку «Авансы» следует добавить ссылку на только что созданный документ «Выдача наличных». Окончательный вид авансового отчета с открытой закладкой «Авансы» представлен на рис.16 Рис. 16

Выдача наличных подотчет.

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 3

Рис. 4

Проверим созданную документом бухгалтерскую проводку нажав . Получим: Дт50.01 – Кт71.01 (субконто1 по счету 71.01 = «Петров Петр Петрович») (Рис. 5)

Рис. 5

В заключение этой операции распечатаем «Приходный кассовый ордер»: нажимаем на кнопку , предварительно заполнив реквизиты печатной формы («Основание», «Приложение», а реквизит «Принято от» заполняется автоматически), которая раскрывается при нажатии команды . Рис. 6

Рис. 6

Документом, подтверждающим расходование подотчетным лицом денежных средств в интересах и по заданию предприятия, является «Авансовый отчет». Учет Авансовых отчетов ведется в реестре (журнале) документов «Авансовые отчеты»: Раздел «Банк и касса» — «Касса» — «Авансовые отчеты». (Рис. 7)Рис. 7 Журнал документов «Авансовые отчеты». Общий вид.

ГлавнаяКоллекция «Otherreferats»Бухгалтерский учет и аудитУчет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект»

Нормативные акты в сфере учета и отражения расчетов с подотчетными лицами. Анализ деятельности действующего предприятия в области бухгалтерского учета с использованием документов бухгалтерии и первичных документов по оформлению движения средств.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 03.11.2014
Размер файла 101,4В K

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.Рекомендуем скачать работу.

Важный материал в статье на тему: «Выдача денег под отчет сотрудникам организации — проводки, порядок». Если в процессе прочтения у вас возникли вопросы — задавайте их дежурному специалисту.

image

Выданы в подотчет денежные средства — проводка

«Выдано подотчет проводка»— такой запрос, как правило, делает начинающий бухгалтер. Расскажем, кому можно выдать деньги, как правильно оформить документ и какие сделать проводки, в нашей статье.

Выдача денег под отчет: кто их получает?

Подотчетным лицом может быть работник фирмы (указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У).

Выдача денежных средств в подотчет происходит на нужды фирмы (покупка канцелярии, командировки, приобретение мелкой офисной техники, мебели и т. п.).

ВНИМАНИЕ! Деньги работнику можно выдавать, если нет задолженности по ранее взятым суммам.

Выдача в подотчет: оформляем документы

Шаг 1. Издаете приказ о подотчетных лицах, где указываете фамилии или должности работников.

Шаг 2. Работник пишет заявление на получение денег под отчет.

[1]

Шаг 3. Работник составляет авансовый отчет на полученную в подотчет сумму.

Подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную на расходы сумму. Авансовый отчет нужно составить в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При командировках такой срок исчисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из служебной поездки (п. 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

С формой авансового отчета можно ознакомиться в статье «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)».

Как его правильно заполнить, вы можете узнать из материала«Образец заполнения авансового отчета в 2015году».

Фирма может составить и утвердить свою форму отчета. В ней должны быть обязательные реквизиты, указанные в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Подотчетное лицо обязано приложить к отчету оправдательные документы (чек, квитанции, акт приемки-передачи, накладную ТОРГ-12, железнодорожные и авиабилеты, платежные поручения и др.).

Выданы деньги под отчет: проводки

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетниками отражаются на сч. 71.

Выдача подотчет — проводки зависят от того, откуда выдаются денежные средства:

  • выдача денежных средств из кассы отражается проводкой Дт 71 Кт 50;
  • если деньги выданы с расчетного (валютного) счета, то вместо Кт 50 используется Кт 51 или Кт 52.

Списание задолженности подотчетного лица происходит в зависимости от целевого назначения выданных денежных средств:

  • если деньги были выданы на хозяйственные нужды: Дт 26 Кт 71;
  • если это командировка, то списание производится записью Дт 26 (44) Кт 71;
  • если покупка товаров, материалов: Дт 41 (10) Кт 71;
  • если после использования денег у подотчетного лица остается излишек, то возврат денег в кассу отражается записью Дт 50 Кт 71.

В случае когда подотчетное лицо потратило больше, ему выдают недостающую сумму: Дт 71 Кт 50 (51).

А если работник не отчитался за выданные деньги, удержите сумму из зарплаты (ст. 137 ТК РФ): Дт 70 Кт 71.

ВНИМАНИЕ! Это возможно сделать по письменному согласию работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Помните, можно зачесть в счет долга не более 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Подробнее обо всех нюансах этой операции смотрите в статье «Как вычесть из зарплаты выданные ранее под отчет средства?».

Существует много обязательных мероприятий, о которых бухгалтер должен знать, работая с подотчетными денежными средствами. Ведь если что-то будет упущено, то при проверке налоговыми органами на фирму могут быть наложены штрафы.

Подробнее о налоговых проверках подотчетных лиц читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете

Практически любая организация посылает курьеров с деньгами и важными документами к контрагентам, командирует сотрудников, выдает представительские суммы и т.д. Нюансов учета подотчетных денег множество.

Подотчетные лица — работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы

Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета

Выданы под отчет денежные средства с валютного счета

Читайте так же:  Удержания из заработной платы

Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы

Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами

Сумма подотчетных денежных средств переоформлена в заем

Пример.

[3]

Пример.

Проводки по авансовому отчету

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

Читайте так же:  Расчет и выплата алиментов

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

  1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
  2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Отражение авансовых отчетов в бухгалтерском учете

Для учета хозяйственных операций, связанных с авансовыми отчетами, используется активно-пассивный счет 71. По дебету этого счета отображается получение денежных средств, а по кредиту фиксируется перечень расходов, которые были понесены.

Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

Счет Дт Счет Кт Сумма проводки, руб. Описание проводки Документ-основание
71 50 12 500 Выдача денег подотчет из кассы предприятия РКО
71 51 (52) 13 100 Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте) Платежное поручение
71 55 12 370 Выдача денег на специальный банковский счет Платежное поручение
71 50-3 5 890 Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы.
50 (51, 52, 55) 71 8 320 Возврат неизрасходованных подотчетных средств Авансовый отчет и ПКО, банковская выписка
08 (10, 15) 71 158 000 Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценности Авансовый отчет и акт приема
41 71 7 800 Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчет Авансовый отчет, расходная накладная

7110 500Командировочные расходы включены в состав:

— затрат на сбыт

Авансовый отчет, подтверждающие документы19711 890Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%)Авансовый отчет и счет7150 (51)2 500Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средствРКО, платежное поручение94713 260Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки73943 260Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства70733 260Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудникаЗарплатная ведомость

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Проводки по 71 счету — Расчеты с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

[2]

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Читайте так же:  Договора аренды автомобиля между физическими лицами

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

Дт Кт Описание Документ
50 71 Возврат средств сотрудником наличными через кассу Приходный кассовый ордер
52 71 Зачисление остатка средств на специальный банковский счет Банковская выписка
55 71 Зачисление остатка средств в иностранной валюте Банковская выписка

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

Дт Кт Описание Документ
44 71 Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лица Авансовый отчет

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

— указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма;

— получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.

Источники

Имею высшее образование по специальности: юрист по финансово-правовому профилю. Мой стаж работы в юридической компании составляет  12 лет. Очень рад Вас видеть на своем сайте!

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: