Положение об использовании работниками Организации личных автомобилей и мотоциклов для служебных поездок

Торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию, менеджеры вынуждены в рабочих целях использовать транспорт. Далеко не все предприниматели обладают достаточным ресурсом, чтобы наделить каждого такого сотрудника автомобилем. В таких случаях возникает нужда в работниках, владеющих собственным транспортом.

Возможность такого использования

Возможность использования личного имущества работника, в том числе и автомобиля, в служебных целях предусматривается ст. 188 Трудового Кодекса России. Однако документ не регулирует ни оплату такого применения, ни сроки эксплуатации, ни порядок компенсации. Единственное, что требует ТК – оформление письменного соглашения, в котором указывается все вышеперечисленное.

Собственно говоря, в законодательных актах нет такого определения, как работа разъездного характера. Каждый работодатель самостоятельно устанавливает параметры таких служебных обязанностей.

Например, можно считать разъездной работу, при которой сотрудник проводит в поездке более 5 часов рабочей смены. Также разъездной является работа, при которой сотрудник не менее 7 раз в неделю покидает территорию наемщика, чтобы выполнять служебные обязанности в другом месте.

Формы оплаты

imageКритерии разъездной работы фиксируются работодателем в Положении о разъездном характере труда или соответствующем приказе с перечнем таких работ. Для их выполнения работник может использовать и служебный, и личный транспорт. Применение последнего предполагает какую-то форму оплаты. Существует не менее 4 вариантов.

  • Компенсационный механизм – использование личного автомобиля в служебных целях закрепляется соответствующим соглашением или трудовым или коллективным договором. Как правило, такое соглашение предполагает компенсацию за износ машины и возмещение расходов. Обычно компенсация оформляется как определенная сумма за месяц. Если какое-то время работник не использует авто – находится в отпуске, на больничном, то за этот период компенсацию не выплачивают. В возмещение входят расходы на бензин, на мойку, на ремонт. Они также могут быть подробно перечислены в трудовом соглашении.
    • Такой вариант очень выгоден наемщику, так как позволяет создавать весьма гибкий график. Кроме того, компенсационные выплаты до определенной величины не облагаются налогом.
    • А вот с точки зрения работника компенсационный механизм далеко не так выгоден, как кажется: очень сложно подсчитать фактические расходы на ремонт и замену деталей. При таком подходе сотрудник практически беззащитен и редко когда может отстоять свои требования в суде.

Нужно иметь в виду еще одно: ст. 264 НК РФ четко определяет максимальные размеры компенсации за использование личного авто с определенным объемом двигателя. Сумма за месяц не может превышать этой величины. Расходы, связанные с обслуживанием, ограничений не имеют.

  • Аренда – в этом случае личный автомобиль работника предприятие берет в аренду без водителя. Сотрудник же пользуется как бы служебным транспортом. Договор аренды позволяет предусмотреть и оформить все возможные компенсационные выплаты, однако имеет и свои недостатки. Например, поездка на автомобиле вне служебного времени легко может расцениваться как использование служебного транспорта в личных целях, если в договоре аренды не указано особо на эту возможность. Кроме того, аренда предполагает выплату НДФЛ с выплат работнику, переоформление страхового полиса и заключение договора аренды.
  • Ссуда – предполагается безвозмездная ссуда машины предприятию. Автомобиль в таком случае также оказывается на балансе предприятия, что облегает учет расходов и снижает налоговую нагрузку. Сотрудник прямого вознаграждения за использование его машины не получает.
  • Договор гражданско-правового характера – такое соглашение является своего рода альтернативной полноценному трудовому договору. Работник выступает исполнителем, а наемщик – заказчиком. В этом случае установленные законом трудовые нормативы не действуют. При этом возможна аренда с водителем, без водителя, оформление подряда, транспортного обслуживания – все что угодно. Но и здесь есть нюанс: сотрудник должен иметь право на такую деятельность, то есть являться субъектом предпринимательства.

На практике чаще всего прибегают к первому механизму, так как он наиболее выгоден для работодателя.

Договор на компенсацию за использование личного автомобиля

Основанием для выплат при использовании личного авто в служебных целях является соглашение между сотрудником и наемщиком. Оно может являться составной частью Трудового договора или заключаться дополнительно. Второй вариант более рационален: при смене машины, например, эксплуатационные расходы могут измениться, что отразить в постоянном трудовом договоре не удастся. Дополнительное же легко расторгнуть и заключить новое соглашение.

В документе обязательно указывается:

  • технические характеристики машины – тип авто, марка, номер двигателя, регистрационный номер и прочее;
  • размеры компенсации;
  • список расходов, подлежащих возмещению: текущий ремонт, расходы на покупку топлива и запчастей, плата за парковку во время рабочей смены, мойка машины, другие производственные траты;
  • порядок выплат компенсации и возмещения расходов, сроки выплаты.

К документу прилагается копия техпаспорта машины и свидетельство о регистрации. Если сотрудник водит машину по доверенности, то требуется также копия полиса ОСАГО, где указано его имя.

На основании соглашения наемщик издает приказ об установлении компенсации за использование личного авто. Во время действия соглашения требуются документы, подтверждающие использование машины:

  • путевой лист или ведомость разъездов в служебных целях (с указанием данных о работнике и машине, а также пунктов назначения и километража);
  • чеки АЗС, подтверждающие заправку;
  • чеки и квитанции об оказании услуг – мойка, ремонт;
  • расчет расходов на основании указанного километража, стоимости бензина или дизельного топлива и норм расхода горючего, которые прописаны в соглашении. Документы служат как подтверждением использования транспорта в служебных целях, так и свидетельствами для налоговой и прочих служб.

Пример договора можно скачать здесь.

Образец договора на компенсацию за использование личного автомобиля

Пример заявления на компенсацию доступен для скачивания тут.

Заявление на компенсацию за использование личного автомобиля 

Как начислить и как рассчитать

Законодательство предусматривает определенные нормы компенсации при использовании личного авто. Это нужно учитывать при расчете налога на прибыль. Согласно постановлению правительства от 2 июля 2013 года максимальная величина компенсации составляет:

  • 2400 р при объеме мотора до 2 тыс. куб. см;
  • 3000 р , если двигатель автомобиля по объему превышает 2 тыс. куб. см.

Нормы для личного грузового транспорта не определены, а устанавливаются при заключении соглашения с работодателем. Если имеется заключенное соглашение, то расчет компенсации выполняется исходя из количества отработанных дней:

  • ежемесячная сумма делится на число календарных дней, например: 3000/22=136,37 р;
  • результат умножается на число фактически отработанных дней, например: 136,37*12=1636,32 р;
  • возмещение расходов на бензин выполняется согласно чекам АЗС и нормам, установленным распоряжением Минтранса России. Результат прибавляется к предыдущей сумме, например: за пробег в 100 км 7,7*32,5=250,25 р суммируют с компенсацией – 1636,32+250,25=1886,57 р.

Компенсация начисляется в оговоренные сроки полностью. Налог при выплате не удерживается. Как правило, сумма переводится в тот же день, когда выплачивается заработная плата.

Если договоренности о фиксированной сумме нет, то оплата производится по предоставляемым документам: чекам и квитанциям. Такой вариант документально оформить гораздо сложнее.

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля

Приказ на компенсацию за ГСМ

image

НДФЛ и другие налоги

Компенсация за пользование личным авто в служебных целях не является оплатой труда, соответственно, никакими налогами или страховыми взносами она не облагается. Это своего рода возмещение ущерба. Однако таковым он является только в том случае, если имеются все документы, подтверждающие эксплуатацию машины для выполнения рабочих обязанностей.

  • Наемщику выгоднее оформить соглашение с точным указанием компенсации, чем выписывать работнику премию на ту же сумму, поскольку первая налогом не облагается, а премия подлежит налогообложению.
  • Законодательство ограничивает компенсационные выплаты определенной суммой за месяц. Если компенсация превосходит максимальные размеры, эти сверхнормативные расходы НДФЛ облагаются.

Использование личного автомобиля для выполнения рабочих обязанностей вполне допускается, но должно быть соответствующим образом оформлено. Чаще всего применяют компенсационный механизм, так как он наиболее выгоден наемщику, однако возможны и другие варианты оформления договора.

Настоящее Положение устанавливает единый порядок использования работниками личных автомобилей и мотоциклов для служебных поездок, а также единый порядок выплаты компенсации работникам за использование их личных автомобилей и мотоциклов в интересах Организации. Положение разработано в соответствии: • со статьей 188 Трудового кодекса РФ, • с письмом Минфина РФ от 21.07.1992г. №57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок», • с постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г. №92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Целью использования работниками своих личных автомобилей и мотоциклов является увеличение личной эффективности деятельности в рамках функций установленных для данного структурного подразделения Организации. Работник может использовать личный автомобиль и мотоцикл в производственных целях при наличии определенных условий. При этом он получает компенсацию за использование транспорта и приобретение горюче-смазочных материалов.

Личные автомобили и мотоциклы разрешается использовать для служебных поездок в случае такой целесообразности при одновременном наличии следующих условий: • наличие должностной инструкции работника, устанавливающей необходимость выполнения должностных обязанностей в режиме постоянных служебных разъездов в рамках определенной территории региона, • наличие заявления работника на имя руководителя Организации с просьбой разрешить ему использование в служебных целях его личного транспорта. Заявление предварительно согласовывается непосредственным руководителем работника и сотрудником Организации, координирующим работу транспорта. • наличие дополнительного соглашения к трудовому договору в письменной форме, определяющего использование личного транспорта, • наличие приказа руководителя Организации разрешающего конкретному работнику, занимающему должность, предназначенную для выполнения работы в режиме разъездов, использование своего личного транспорта в производственных целях, • наличие средств в бюджете, предназначенных для компенсации за использование личного транспорта. Для заключения дополнительного соглашения работник должен предоставить в подразделение по работе с персоналом Организации следующий пакет документов: • паспорт транспортного средства, • свидетельство о государственной регистрации транспортного средства, • водительское удостоверение с открытой категорией на право управления транспортом данной категории, • действующую медицинскую справку установленного образца, • документ, подтверждающий прохождение транспортом технического осмотра (ТО), • полис ОСАГО. Если работник не является собственником транспортного средства, то в пакете документов должна присутствовать доверенность на управление данным транспортом. Копии документов, предоставленных Работником для заключения Дополнительного соглашения, хранятся в подразделении по работе с персоналом Организации.

3. Выплата компенсации, основание и размеры

Компенсация за использование личного транспорта предназначена для учета возмещения затрат работника, связанных с износом автомобиля или мотоцикла, с его техническим обслуживанием и текущим ремонтом, а также с возмещением расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Устанавливаются следующие размеры компенсаций за использование личного транспорта:• легковые автомобили – 400 рублей за каждый отработанный день (но не более 8 000 рублей в месяц),• мотоциклы – 200 рублей за каждый отработанный день (но не более 4 000 рублей в месяц). Непосредственный руководитель работника обязан ежедневно вести учет отработанных дней его сотрудниками с привлечением личного транспорта. Основанием для выплаты компенсации является справка непосредственного руководителя работника о количестве дней работы с привлечением личного транспорта, согласованная начальником данного структурного подразделения.Справка-расчет представляется ежемесячно (до 3 числа месяца следующего за отчетным) в подразделение по работе с персоналом для подготовки приказа о выплате компенсации. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда транспорт не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

4. Обеспечение безопасной эксплуатации личного транспорта

Налог на прибыль Расходы на компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, в пределах норм, установленных Правительством РФ. Указанные нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Согласно Постановлению в целях налогообложения размер ежемесячной компенсации для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. составляет 1200 руб. в месяц, при объеме двигателя свыше 2000 куб. см. – 1500 руб. в месяц. Размер ежемесячной компенсации для мотоциклов составляет 600 руб. в месяц. Расходы на компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей, превышающие указанный размер, не включаются в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.НДФЛ и ЕСН В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ не подлежат налогообложению ЕСН все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Таким образом, компенсация за использование личного автотранспорта в служебных целях не облагается НДФЛ и ЕСН.

Компенсации

СОДЕРЖАНИЕ 1. Правовое регулирование 2. Оформление компенсации 2.1. В рамках трудового договора 2.2. Заключение договора аренды 3. Подтверждающие документы 4. Размер компенсации 5. Налогообложение 5.1. Зарплатные налоги 5.2. Прибыль 6. Отражение в бухучете 7. Сроки выплаты 8. Видео

Если сотрудник постоянно ездит по служебным делам на своей машине, ему нужно возместить расходы. Работодатели больше заботятся о выгоде, поэтому любыми способами пытаются уменьшить размеры компенсации. Чтобы сотрудник мог защитить свои права в суде, нужно правильно оформить документы. В противном случае ему могут отказать в компенсации за использование личного автомобиля.

Правовое регулирование

Работодатель должен заплатить сотруднику за эксплуатацию, износ оборудования, которое он применяет в служебных целях. Это оговаривает Статья 188 Трудового кодекса РФ. Наниматель обязан возместить все издержки, связанные с использованием автомашины.

Сумму вознаграждения нужно прописать в трудовом договоре. Если работодатель откажется от выплаты, без этого документа суд вынесет решение в его пользу.

Компенсацию за эксплуатацию и износ автомобиля регламентируют несколько подзаконных актов. Среди них – разъяснительные письма Минфина РФ от 16.05.1995 и Министерства РФ по налогам и сборам от 02.06.2004. Согласно этим документам, вопросы о денежном вознаграждении и возмещении убытков решаются в двустороннем порядке между служащим и нанимателем.

При этом должны быть соблюдены такие правила:

  • Работодатель издает приказ или заключает индивидуальный договор с сотрудником, где прописан размер компенсации.
  • Выплаты осуществляют, если автомобиль планируют использовать для работы постоянно. Разовые компенсации не допустимы.
  • Если транспорт простаивает из-за отпуска или болезни сотрудника, выплаты не производят.
  • Компенсацию выплачивают ежемесячно.

Гражданский кодекс РФ предусматривает 3 варианта эксплуатации личного автомобиля сотрудника:

  • Ссуда или бесплатное пользование. Согласно договору, транспорт переводят на баланс предприятия. Все издержки по его содержанию оплачивает наниматель.
  • Аренда – получение транспорта во временное пользование с водителем или без него. Подписывают документ, где указывается сумма ежемесячной платы. Арендодатель обязуется поддерживать автомобиль в рабочем состоянии, берет на себя издержки, связанные с текущим или капитальным ремонтом. Если договор заключается с водителем, прописывают и его обязанности.
  • Компенсационное пользование – сотрудник ездит на машине не только по работе, но и личным нуждам. Все затраты, связанные со службой, должны подтверждаться документами. При этом работодатель обязан заплатить за износ автомобиля.

Оформление компенсации

Контракт о возмещении издержек можно заключить такими способами:

  • Трудовым договором, который оформляют при устройстве на работу.
  • Отдельным документом. Этот вариант подходит, если нужна машина человека, который уже работает на нанимателя.
  • Оформление договора аренды.

В рамках трудового договора

Соглашение о компенсации за использование личного автотранспорта прописывают отдельным пунктом при оформлении трудового договора с работником, где указывают:

  1. Порядок использования автомобиля. Задачи, для решения которых его будут применять, время эксплуатации машины для нужд нанимателя и сотрудника, другие положения.
  2. Размер компенсации.

При расчете суммы выплат учитывают:

  • Остаточную стоимость автомобиля.
  • Техническое состояние машины в момент заключения контракта.
  • Интенсивность эксплуатации.
  • Метод амортизации автомобиля, на который будут ориентироваться при расчете.
  • Издержки на ремонт.
  • Возмещение других затрат – ГСМ, страховки и т.д.
  • Общий срок использования автомобиля.

Если потребность в машине возникла после того, как сотрудник был нанят на работу, новый трудовой договор заключать не нужно.

Служащий пишет заявление, наниматель издает приказ, где определяет порядок пользования автомобилем, размер выплат, другие моменты.

Заключение договора аренды

В этом случае документ должен иметь следующие пункты:

  • Описание машины – марку, регистрационный знак, дату выпуска, объем мотора, срок полезного использования и т.д.
  • Документы сотрудника, подтверждающие право на владение транспортом. К договору прикрепляют копию паспорта автомобиля, справку о госрегистрации.
  • Срок аренды.
  • Сумма, дата внесения платы.

Компания может арендовать машину с водителем или без него. Это тоже прописывают в договоре:

  • С экипажем. Арендодатель предоставляет услуги по вождению, отвечает за техническую эксплуатацию транспорта. Он обязан поддерживать машину в рабочем состоянии, при необходимости ремонтировать. Договор прописывает должностные обязанности служащего, например, выезд на участки, доставка почты.
  • Без экипажа. Арендодатель дает автомобиль временно за определенную плату без предоставления услуг. Наниматель отвечает за поддержание рабочего состояния транспорта, оплачивает текущий и капитальный ремонт.

При оформлении договора учитывают такие моменты:

  • Арендная плата за эксплуатацию машины в служебных целях не облагается страховыми взносами (НК РФ, ст. 420.4).
  • Прибыль служащего по договору – аренда и плата за услуги по вождению и технической эксплуатации автомобиля, если машина была нанята с водителем. Когда транспорт арендован без него, арендная плата облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Этот момент оговаривают ст. 208.1.4/6; 209.1; 210 НК РФ.
  • Заключая договор, нужно разграничить арендную плату, которая не облагается страховым взносом, и гонорар за вождение и техническую эксплуатацию (он обкладывается).

Автомобиль, полученный по договору аренды, закрепляют за сотрудником организации (владельцем транспорта или другими служащими), которые будут им пользоваться.

Арендатор оплачивает расходы, которые возникли во время коммерческой эксплуатации транспорта. Он выделяет деньги на топливо, другие расходные материалы, страховку, оплату сборов.

Подтверждающие документы

Чтобы обосновать издержки, нужны документы, оформленные, согласно законам РФ:

  • Договор аренды.
  • Акт приема-передачи личного автомобиля, который был сдан работодателю.
  • Бумаги, подтверждающие выплату арендных платежей.

Основной документ, которым руководствуется бухгалтер, определяя сумму гонорара, – путевой лист.

Он подтверждает реальное использование личного автомобиля для служебных целей, сообщает о количестве поездок. Бумагу выписывают на 1 рейс, рабочий день или смену.

Путевой лист должен содержать следующую информацию:

  • Название и номер документа.
  • Данные о владельце автомобиля.
  • Срок действия путевого листа (число, месяц, год).
  • Сведения о водителе – Ф.И.О., дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра, который подтверждает, что сотрудник может выполнять свои обязанности.
  • Информация об автомобиле – тип, модель, наличие прицепа.
  • Регистрационный знак.
  • Показания одометра, измеряющего пробег.
  • Дата, время выезда и заезда на парковку.
  • Маршрут.
  • Данные о прохождении техосмотра перед поездкой.
  • Штамп владельца организации или арендатора машины.

Путевой лист в автотранспортных компаниях заполняет диспетчер, в других фирмах – специальный сотрудник, который несет ответственность за допущенные ошибки. Иногда это делает водитель. Он должен записать данные о пробеге машины, сверенные с показателями приборов.

Путевой лист обязательно заверяется подписью руководителя и печатью.

Документы, которые нужны бухгалтеру для расчетов:

  • Квитанции, полученные со стоянки, станций обслуживания (услуги по мойке машин, ремонтные работы).
  • Чеки АЗС, которые подтверждают расходы на ГСМ при использовании личного транспорта.
  • Отчеты о поездках.
  • Расчет затрат в денежном выражении. Например, плату за бензин производят с учетом пробега, цены, норм расхода, которые были указаны в соглашении между нанимателем и сотрудником.

Размер компенсации

Издержки возмещают на основе путевых листов, чеков и других бумаг. Если поездки не подкреплены документами, компенсацию высчитывают, исходя из количества дней, когда машина была в эксплуатации. Например, арендодатель должен заплатить 2 тыс. руб. за месяц, продолжительностью 20 рабочих дней (дн.), а путевые листы оформлены на 18. Итоговая сумма компенсации рассчитывается так: 2 тыс. руб. / 20 дн. х 18 дн. и составляет 1,8 тыс. руб.

Если работа сотрудника не связана с ежедневными поездками, нанимателю не нужно устанавливать фиксированную ставку. Это поможет избежать лишних трат – работодатель должен будет выплатить ее полностью, даже когда автомобиль не использовался. Если он сократит сумму и не зафиксирует это документально, у контролирующих органов возникнут вопросы о размере налогов.

Важно: сколько бы использовал водитель топлива, выплаты проходят в лимитах, указанных распоряжением Министерства Транспорта РФ от 14.03.08 «О нормах расхода ГСМ на транспорте».

Сотрудник может предварительно заключить с нанимателем дополнительно договор об оплате топлива. Отчеты и квитанции больше нужны для того, чтобы работодатель не переплатил.

Налогообложение

Важно правильно оформлять все документы, которые касаются компенсации. Ошибки или нечеткие формулировки – причина лишних начислений НДФЛ и страховых взносов.

Следует учесть такие моменты:

  • Арендная плата – доход сотрудника, облагаемый налогом. Выплаты носят гражданско-правой характер, связанный с передачей имущества во временное пользование. Это значит, что из аренды не удерживают платежи по медицинскому, пенсионному, социальному страхованию.
  • Плата, полученная за вождение автомобиля, – прибыль, поэтому служащий должен заплатить налог. Взносы начисляют по всем обязательным видам страхования.
  • Плата за использование личного транспорта в служебных целях не должна облагаться налогами и страховыми взносами, если она не превысила суммы, указанной в соглашении между работником и нанимателем.
  • Не нужно платить пошлину за компенсацию возмещения расходов, износ.

Зарплатные налоги

Чтобы доказать, что плата за использование транспорта – возмещение издержек, а не доход служащего, нужны такие документы:

  • Письменный договор между работником и нанимателем об использовании личного транспорта.
  • Путевые листы. Они нужны, если при расчете выплаты учитывают расстояние служебных поездок.
  • Копия свидетельства о регистрации автомобиля, поскольку компенсацию предоставляют лишь за использование личного имущества сотрудника. Положена ли выплата сотруднику, который работает на машине по доверенности, вопрос спорный – на это есть разные указания со стороны Минфина РФ.
  • Чеки, квитанции за ГСМ, парковку, оплату других издержек, которые связаны с использованием автотранспорта в интересах работодателя.
  • Журнал учета служебных поездок, маршрутные листы с печатью и реквизитами компании.
  • Расчет и конкретный размер компенсации.

Пошлину нужно платить за расходы, которые работник несет, вне зависимости от того, пользуется он машиной на службе или в свободное время.

Эта компенсация считается доходом работника. Она включает расходы:

  • покупку запчастей;
  • техобслуживание, в т.ч. – ремонт;
  • уплату налога на транспорт;
  • прохождение техосмотра.

Прибыль

Когда фирма нанимает машину сотрудника, она не переводит ее на свой баланс, поэтому не относит к основным средствам. Фирма не может списать траты на компенсацию как валовый расход предприятия. По этой причине выплаты делают из чистого дохода работодателя.

Нормы расходов за эксплуатацию личного транспорта служащих оговорены постановлением Правительства РФ №92 от 08.02.2002.

Их учитывают при определении суммы доходов, которая уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль, относят к прочим показателям, связанным с производством и реализацией.

При этом наниматель обязательно должен иметь копии бумаг, подтверждающие служебные затраты.

Нормы расходов для легкового автомобиля на месяц:

  • с двигателем до 2 тыс. см3– 1,2 тыс. руб.
  • с мотором от 2 тыс. см3 – 1,5 тыс. руб.

Отражение в бухучете

Издержки компании, связанные с эксплуатацией личного автомобиля служащего, признают тратами по обычным видам деятельности. Размер компенсации заносят в расходы по дате начисления. Их списание лучше делать на счета, где отражена заработная плата сотрудника.

Компенсация за использование личного транспорта при УСН (упрощенной системе налогообложения) оформляется по такому примеру:

  • В августе менеджер Иванов заключил договор за использование своей машины.
  • Объем мотора – 1,5 см3.
  • Сумма вознаграждения – 1,2 тыс. руб./мес.
  • В августе 23 рабочих дня, 4 из них Иванов проболел. Значит, ему полагается компенсация за 18 рабочих дней. Высчитывается она по формуле: 1,2 тыс. руб. / 23 дн. х 18 дн. = 939 руб.
  • Бухгалтер указывает в бухучете так: Дебет 26 Кредит 73 – 939 руб. Иванову начислена компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок. Дебет 26 – общехозяйственные расходы. Кредит 73 – расчеты с персоналом по прочим операциям.

Сроки выплаты

Деньги за пользование машиной нужно выплачивать каждый месяц. Если даты начисления и выплаты денежного вознаграждения будут отличаться, в бухучете может появиться временная разница. Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, компенсацию служащему надо платить без задержек, в месяц ее начисления.

Видео

Реклама на сайте

Статья обновлена: 24.09.2019

Похожие статьи Единовременная выплата работающим пенсионерам в 2018 году 20 антивозрастных советов для мужчин 8 советов для улучшения вашей памяти Мазь циновит Как получить ветерана труда в Москве Кошелек биткоин
  1. Главная
  2. Документы
  3. Договор на использование работником личного транспортного средства в служебных целях

Документ обновлен: 24.06.2021 (соответствует текущему законодательству) Перейти к документу

Включает в себя:

  • Конструктор документов
  • Просмотр документа в демо-режиме до скачивания
  • Скачивание 1 документа

Ситуация, при которой применим Договор на использование работником личного транспортного средства в служебных целях:

Работник использует личное транспортное средствов рабочее время в служебных целях для выполнения возложенных на Работника трудовых (функциональных) обязанностей, а Работодатель компенсирует затраты Работника на ГСМ, для чего Вам необходим Договор на использование работником личного транспортного средства в служебных целях . 

Представленный Договор на использование работником личного транспортного средства в служебных целях применим при совокупности следующих условий:

  • Работодателем является субъект предпринимательства юридическое лицо или индивидуальный предприниматель с которым Работник состоит в трудовых отношениях;
  • Работником является физическое лицо, состоящее с Работодателем в трудовых отношениях и использующее свое транспортное средство в служебных целях;

  • Компенсация затрат Работника на ГСМ оказывается  путем выдачи талонов для заправки транспортного средства;
  • Работник самостоятельно несет все расходы, связанные с содержанием транспортного средства, в том числе расходы, связанные с его ремонтом, текущим техническим обслуживанием, уплатой соответствующих налогов и сборов, а также штрафов за нарушение правил дорожного движения и т.п.
  • Работодатель не обеспечивает Работника запасными частями, а также не осуществляет ни текущий, ни капитальный ремонт транспортного средства.

Договор на использование работником личного транспортного средства в служебных целях регулируется: 

  • Трудовой кодекс РК;
  • иные нормативные правовые акты, регламентирующие, а также, связанные с данным правоотношением.

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Кому положена компенсация

Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

Ответ: да, можно.

При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

Ответ: да, может.

Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

  • председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
  • тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

  • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
  • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

Ответ: да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

  • не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;
  • учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога на упрощенке.

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

  • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
  • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
  • обосновывающие расчет суммы компенсации;
  • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73

– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73 – 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: