Положение об оплате труда. Компенсация за разъездной характер работ

Разъездные возмещения

  • image 566

В компаниях различных сфер деятельности есть штатные сотрудники, работа которых требует постоянных разъездов или выполняется в процессе передвижения. Так как нет четкого определения понятия «разъездной» в Трудовом кодексе РФ, у предпринимателей возникает масса вопросов. Чем отличается компенсация за разъездной характер работы от надбавки, и что нужно знать о нюансах налогообложения по этим возмещениям?

Какая работа относится к разъездной

В Трудовом кодексе РФ определение работы, связанной с разъездами, встречается в нескольких статьях:

  • Ст. 168.1 ТК РФ работодатель обязан возместить все расходы сотрудников (проезд, аренда помещения для жилья, прочие затраты), чья деятельность связана с разъездами, работой в экстремальных (полевых) условиях и участием в экспедициях.
  • Ст. 57 ТК РФ обязывает включать в трудовой договор условия, определяющие разъездную работу.
  • Ст. 166 ТК РФ указывает, что поездки работников, относящиеся к прямым рабочим обязанностям, не являются командировками.

Размер и формы оплаты сотруднику компенсаций и доплат за все расходы во время выполнения обязанностей в разъездах устанавливаются нормативными актами и обязательно прописываются в трудовом договоре.

Возмещение за разъездную работу

В зависимости от установленных условий в нормативных актах предприятия и вида работ, возмещение сотруднику может иметь следующие формы:

  • Компенсационные выплаты.
  • Доплата, включенная в общий объем заработной платы.

Эти виды возмещений имеют существенные отличия и должны четко разграничиваться. Доплата, включенная в объем зарплаты сотрудника, выплачивается регулярно и имеет фиксированный размер. Такая надбавка начисляется сотруднику за работу, связанную с опасными условиями, загрязненной средой, иными нюансами.

Компенсация назначается работнику за фактические затраты, которые он понес в пути. Они подтверждаются первичными документами, квитанциями, чеками. Если подтверждающие документы отсутствуют и реальный объем расходов определить невозможно, компенсационные выплаты получают статус официальной надбавки и присоединяются к зарплате.

Законодательно установлено, что налогообложение компенсаций имеет определенные нюансы. Как и ранее, в 2017 году возмещаемые расходы освобождаются от взносов в социальные фонды и НДФЛ, но включаются в расчет по налогу на прибыль (ст. 217 НК РФ).

Надбавки за работу, являющуюся разъездной, не зависят от фактически потраченных средств в процессе передвижения сотрудника. Они представляют собой конкретную сумму, являются частью зарплаты и облагаются всеми видами налогов (НДФЛ, налогом на прибыль, страховыми взносами) (ст. 255 НК РФ).

Компания не имеет права заменять компенсацию надбавкой, так как ее невыплата является нарушением законодательства РФ. Если сотрудник в процессе разъездной работы потратил определенную сумму на услуги и прочие нужды, связанные с работой, выплата фактической компенсации в этом случае обязательна.

Оплата труда работнику должна производиться в соответствии с трудовыми нормативами. При этом четко разграничиваются понятия компенсации и надбавки. Трудовой кодекс не обязывает выплачивать надбавку сотрудникам за разъездную работу, однако игнорировать выплату компенсации работодатель не имеет права. При проверке и выявлении данного факта компании грозит штраф от 30 до 50 тыс. рублей, а руководитель (ИП) обязан будет уплатить штраф в размере от 1 до 5 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП).

Похожие статьи

база знаний 3 202 Компенсация расходов на проезд сотрудникам база знаний 3 122 Компенсация ГСМ база знаний 6 189 Компенсация дополнительного отпуска при увольнении база знаний 4 682 Компенсация за дополнительный отпуск база знаний 904 Облагается ли НДФЛ компенсация за задержку зарплаты база знаний 22 464 Компенсация занятий спортом сотрудникам база знаний 6 569 Компенсация расходов на питание сотрудникам база знаний 2 745 Облагается ли НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск база знаний 2 115 Компенсация расходов за использование личного автомобиля Закон на пользу работодателю Организация приглашает на работу курьера. В компании это первый сотрудник с разъездным характером работы. Нужно все оформить правильно, в том числе, организовать выплату компенсации за разъездной характер работы в 2019. На вопросы, связанные с выплатой компенсации ответим в статье.

Разъездная работа связана с постоянными поездками

Некоторые профессии связаны с регулярными разъездами. Такие работники могут вовсе не иметь стационарного рабочего места, например, это водители, курьеры, страховые агенты и т.д. Если постоянное рабочее место у сотрудника все же есть, то часть его рабочего времени проходит в пути.

Разъездную работу не нужно путать с командировками. Ведь командировка – это разовая или происходящая время от времени служебная поездка работника, связанная с выполнением служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). В то время как, разъездной признается работа с постоянными поездками.

При возникновении производственной необходимости сотрудника с разъездным характером работы можно направить в командировку. Более того, если у работника намечается разовая поездка, отличающаяся по своим условиям от его обычных разъездов, оформление командировки обязательно.

Разъездным работникам положена компенсация

Условие о разъездах включается в трудовой договор с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Помимо этого в трудовом договоре могут быть определены расходы разъездного сотрудника, возмещаемые работодателем, и порядок подтверждения производственного характера поездок сотрудников (ст. 168.1 ТК РФ, письмо Роструда от 12.12.2013 №4209-ТЗ). Однако это не аксиома, и данные условия могут быть установлены приказом о перечне должностей с разъездным характером работы. Там же устанавливается и компенсация за разъездной характер работы.

Читайте также:  Перечисление зарплаты умершего работника

image

Работникам, которым установлен разъездной характер работы, нужно компенсировать понесенные им затраты, в том числе (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):

  • затраты на проезд;
  • расходы по аренде жилого помещения (если работник не может возвращаться домой);
  • расходы, которые сотрудник несет в связи с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • другие расходы, понесенные с разрешения или ведома работодателя.

В отличии от суточных, которые выплачиваются командированным работникам, суточные, выплачиваемые за разъездной характер работы (компенсация за разъездной характер работы), НДФЛ не облагаются  вовсе (письмо Минфина России от 05.07.2013 №03-04-06/25956).

Напомним, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные в пределах 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при загранкомандировках (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Что касается подтверждения производственного характера поездок, то на практике используют журналы учета поездок или маршрутные листы, в которых указываются пункты назначения и цели поездок (подробнее об этом см., «Производственный характер поездок подтвердит маршрутный лист (образец)»).

Таким образом, за работу, связанную с поездками, полагается компенсация за разъездной характер работы. Водителям, курьерам, страховым агентам и прочему разъездному персоналу размер выплаты устанавливается в трудовом договоре или соответствующем приказе.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии
Блог для кадровика: трудовое законодательство, образцы кадровых документов, оформление и прекращение трудовых отношений, выплаты в пользу работников и многие другие кадровые вопросы рассматриваются этом сайте. Наш сайт будет полезен кадровым работникам небольших организаций и индивидуальным предпринимателям. На сайте представлен бесплатный профессиональный контент. При этом мы стараемся минимизировать количество рекламы, чтобы она не отвлекала от прочтения статей.
]]>]]>

Похожие публикации

Заявление на пособие для детей «от 3 до 7» через Госуслуги – образец Размер пособия по безработице в 2019 году Разъездной характер работы Простой по вине работника: оплачивается или нет? Выплаты при ликвидации предприятия

В отличие от комфортного пребывания в офисе, разъездная работа предполагает дополнительную нагрузку, налагаемую на сотрудника. Поскольку не каждый соискатель или подчиненный на нее согласится, компании обычно более высоко оплачивают такой труд. Но не все знают, что надбавка и компенсация за разъездной характер работы – понятия разные. И если компенсировать расходы сотрудника работодатель обязан по закону, то платить или не платить надбавку за регулярные разъезды организация решает по собственному усмотрению.

Надбавка за разъездную работу

Под надбавкой за разъезды по работе подразумевают доплату к заработной плате, которую сотрудник получает именно за связанные с ней неудобства. Она выплачивается с целью мотивировать работников, согласных ради повышенной зарплаты исполнять более сложные трудовые обязанности, проводя большую часть рабочего дня в дороге.

Трудовой кодекс не обязывает работодателей платить надбавку разъездным подчиненным, позволяя ему самому определять необходимость такой выплаты и ее размер (149-я статья ТК РФ). Однако, беря сотрудников на работу, изначально предполагающую активное перемещение в пространстве, компания должна отметить это в трудовом договоре. Закон предписывает указывать в контракте режим работы, если он отличается от обычных правил работы.

Здесь же, в договоре, по инициативе организации или ИП, прописывается, что гражданину полагается надбавка за разъездной характер работы, и устанавливается ее размер. В иных внутренних документах компании определяется, работа на каких должностях является разъездной, и каков порядок ее оплаты.

Сотруднику следует учесть, что подписав контракт, в котором о доплате ничего не говорится, он не вправе затем требовать себе повышенную оплату. Настаивать на ней можно до подписания договора с работодателем, аргументируя особыми, более тяжелыми условиями труда. Но если на документе уже стоит подпись подчиненного, значит, он согласился с тем, что ему предложили – работать без надбавки.

Компенсация расходов сотрудника

Другой вопрос – компенсация за разъездной характер работы. Обязанность выплачивать ее сотрудникам установлена статьей 168.1 Трудового кодекса. Цель данной выплаты – компенсировать расходы подчиненных, необходимость в которых возникла в связи с разъездными условиями труда. В частности, компенсации подлежат следующие денежные траты работника:

  • на транспорт;
  • на мобильную связь;
  • на проживание в гостинице или съемном жилье;
  • на платные услуги, если их оказание потребовалось в ходе работы, и т.д.

Все возможные расходы, подлежащие компенсации, согласовываются с руководством. Также сторонами может оговариваться их максимальный размер. Чтобы получить законную компенсацию, расходы нужно обязательно подтверждать документально.

Налогообложение доплат

Облагаются ли выплаты за разъездной труд налогами, зависит от того, чем они являются – компенсацией или надбавкой.

Если работнику выплачивается компенсация за разъездной характер работы, страховые взносы и НДФЛ с нее не взимаются. Это правило установлено Налоговым кодексом. Так, в 217-й статье НК РФ (п.3) говорится, что с компенсаций по расходам, связанным с исполнением гражданином трудовых обязанностей, налог на доходы не берется. Аналогичная льгота установлена 422-й статьей НК по уплате страховых взносов. Они также не начисляются на данную компенсацию.

Однако в отношении надбавки к зарплате подобных преференций не предусмотрено. По смыслу ст. 164 ТК РФ, компенсацией она не является и включается в фонд оплаты труда, следовательно, с нее будет взиматься и НДФЛ, и страховые взносы.

Пример расчета

Например, сотрудник, имеющий российское гражданство, дополнительно к зарплате получил от работодателя еще 2 выплаты:

  • 10 тысяч рублей – компенсацию за аренду жилья в другом городе;
  • 10 тысяч рублей – надбавку к заработку за разъездную работу.

Первую сумму (компенсацию) он получит в полном объеме, без каких-либо отчислений. А с надбавки будет удержано 1300 рублей – 13% НДФЛ. Кроме того, расходы во втором случае понесет и работодатель. Ему придется заплатить с данной суммы страховые взносы ПФР, ФСС и ФОМС – всего 3000 рублей. (30% от 10 000 рублей). Кроме того, необходимо будет заплатить взносы на травматизм, в зависимости от применяемого тарифа по классу профриска.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Работодатель должен установить компенсации сотрудникам за разъездной характер работы. И конечно, хочется их сделать такими, чтобы не облагались НДФЛ и страховыми взносами. Возможно ли это? Говорим о компенсации за разъездной характер работы 2021 с позиции бухгалтерии.

Также смотрите:

  • Каким должно быть положение о разъездном характере работы
  • Оплата такси для поездок на работу в период коронавируса: как оформить и принять в расходы

Что говорит трудовое законодательство

Сотруднику, который имеет разъездной характер работы, в соответствии с ч. 1 ст. 129, ст. 149 и ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен установить дополнительные денежные выплаты. Они направлены на компенсацию работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

К таким выплатам и компенсациям относят:

  1. Доплату за разъезды. Данная надбавка носит компенсационный характер и выступает частью оплаты труда. Доплата может быть установлена локально-нормативным актом (например, Положением о разъездном характере работы), коллективным договором, соглашением или трудовым договором.
  2. Возмещение затрат на служебные поездки. Это могут быть расходы по найму жилого помещения, на проезд, а также иные расходы, которые сотрудник совершил с указания или разрешения работодателя. Перечень возмещаемых затрат открытый. Также законом не ограничена сумма компенсации. Размер работодатель устанавливает самостоятельно с учетом требований ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Единственное, что важно помнить – суммы компенсации не должны быть неоправданно занижены.

Далее разберем эти выплаты более подробно.

Читайте также:  Рабочие графики: основные виды, их характеристики

Различия между разъездной работой и вахтой

Работа вахтовым методом и разъездной труд имеют много общего, но их разграничение необходимо в силу разного порядка оплаты. Основное различие заключается в наличии рабочего места. Основной признак вахтового труда, согласно части 2 статьи 297 ТК РФ, — это регулярная работа вне пределов организации и на таком расстоянии от места жительства, что поездки из дома на работу или возвращение домой невозможны или экономически нецелесообразны.

Тем не менее вахта работника (строителя, нефтяника и т. д.) заключается в нахождении преимущественно на одном либо нескольких объектах, которые находятся, как правило, в отдаленных необжитых местах. При этом для работника организуется временное жилье в специальных вахтовых поселках, где создаются необходимые условия для проживания. То есть при вахтовом методе труда рабочее место у работника все же имеется, хотя и находится оно на значительном удалении от основного места нахождения организации. Ко времени вахты также относится и время нахождения в пути на вахту, хотя в пути вахтовик не работает, его основная цель в это время — прибытие на рабочее место.

При разъездной работе, как уже было отмечено, работник большую часть времени проводит в дороге, а не на конкретном рабочем месте. При этом частые перемещения необходимы для выполнения возложенных на работника задач.

Доплаты за разъезды

Надбавка или доплата за разъездную работу не обязательна. Но работодатель может установить ее по своему усмотрению. Обязательно только возмещение расходов, о котором сказано выше.

Таким образом, в трудовом законодательстве нет прямого запрета на установление работнику фиксированной доплаты за разъезды как возмещение понесенных им расходов. Причем данные выплаты никак не связаны с достижением сотрудником результатов работы. Компания должна учитывать, что такая доплата должна компенсировать в полном размере возможные затраты работника на проезд, найм помещения для проживания и иные согласованные расходы.

Но при таком оформлении компенсации за разъезды у проверяющих могут быть вопросы. Особенно, если нет документов, которые подтверждают понесенные работником расходы. В таком случае сделанные суммы доплат не могут считаться компенсационными. Так считает Минтруд России. Данная позиция изложена в письме от 30.09.2014 № 17-4/В-462).

В случае фиксированной компенсации за разъездной характер работы в трудовом договоре необходимо сделать ссылку на Положение, в котором прописаны размеры и условия получения таких надбавок. Либо же надо указать размер доплаты в самом трудовом договоре.

Более детально изучить вопрос по оформлению трудового договора при разъездной работе можно в нашем материале «Каким должен быть трудовой договор о разъездном характере работы».

Разграничение командировки и разъездной работы

Согласно статье 166 ТК РФ, время работы в пути либо разъездная работа не является командировкой. Следовательно, на практике возникает необходимость в их четком разграничении. Стоит отметить, что нормы статьи 166 ТК РФ не указывают точных признаков, которые позволили бы отделить разъездную работу от командировки. На практике обычно руководствуются постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления…» от 13.10.2008 № 749.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Анализ норм данного постановления позволяет выделить следующие признаки командировки, отличающие ее от разъездной работы:

  1. Согласно пункту 3 постановления № 749, работник направляется в командировку исключительно на основании распоряжения администрации организации. Данное распоряжение должно быть оформлено документально и определять точные временные рамки командировки.
  2. Согласно пункту 7 постановления № 749, фактически время нахождения в командировке определяется по сведениям, указанным в билетах или иных документах, подтверждающих нахождение в пути, при их отсутствии — документами о найме жилого помещения (номера гостиницы) либо на основании служебной записки сотрудника.
  3. Статья 166 ТК РФ четко связывает понятия «командировка» и «рабочее место». То есть при командировке имеет место направление работника в пункт, расположенный вне места основной работы. Данный момент уточнен в пункте 2 постановления, которое подчеркивает, что постоянное место работы командированного работника находится в месте расположения организации (филиала). Таким образом, служебная поездка за пределы расположения организации по поручению администрации организации и является командировкой.

Соответственно, если работник не имеет постоянного рабочего места в месте нахождения предприятия и находится в дороге без конкретного распоряжения администрации организации с указанием конкретных сроков поездки, речь идет именно о разъездной работе.

Налоги и взносы с компенсационных выплат

Фиксированную доплату учитывают в составе заработной платы. Она облагается и НДФЛ, и страховыми взносами в общем порядке. Также её включают в налоговые расходы (письмо Минфина от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76, п. 3 ст. 255 НК РФ).

А вот целевые компенсации за разъездной характер работы страховыми взносами и НДФЛ не облагаются.

ПРИМЕР

Вариант 1

Сотруднику с разъездным характером работы ежемесячно доплачивают надбавку в размере 5000 рублей, рассчитанную таким образом, чтобы покрыть возможные расходы сотрудника в рабочих поездках. Значит, сумма 5000 рублей облагается и взносами, и НДФЛ.

Вариант 2

Сотруднику на разъездной работе ежемесячно возмещают расходы, которые он понес в её процессе. Сумму определяют по предоставленным им отчету и первичным документам. Значит, такая выплата считается компенсацией и под обложение НДФЛ и взносами не подпадает.

В расходы по налогу на прибыль суммы возмещений за разъезды включают на основании подтверждающих документов работника (письмо Минфина от 06.07.2018 № 03-04-05/46903).

Бухучет сумм за работу с разъездами

При начислении и выплате компенсаций за понесенные расходы делают следующие бухгалтерские проводки:

Читайте также:  Оформление сотрудника на работу по договору без трудовой книжки в 2021 году

  • Дебет 20 (26, 44) Кредит 73 – начислена компенсация работнику за понесенные им расходы на проезд, проживание и т. п.;
  • Дебет 73 Кредит 50 (51) – выплачена компенсация.

ВАЖНО!

Средства на компенсацию могут быть выданы авансом. В этом случае их следует отразить как подотчетные суммы.

ПРИМЕР

Сотруднику с разъездным характером работы в начале месяца выдали аванс на расходы в служебной поездке 3000 рублей:

Дебет 71 Кредит 50 – 3000

По возвращении сотрудник сдал в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 3500 рублей. На дату утверждения отчета бухгалтер сделал проводки:

  • Дебет 44 Кредит 71 – 3500 – отражена сумма компенсируемых расходов сотрудника в поездке;
  • Дебет 71 Кредит 50 – 500 – компенсирован перерасход сотруднику по утвержденному отчету.

Сумму по авансовому отчету тоже не облагают НДФЛ и страховыми взносами.

Бухгалтерский учет

Порядок выдачи наличных денег под отчет и представления отчета по израсходованным суммам установлен п. п. 4.1 — 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П. Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета 71 отражается получение сумм под отчет, а по кредиту — списание утвержденных руководителем израсходованных сумм на счета учета затрат, материальных ценностей и другие счета в зависимости от характера произведенных расходов (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Так как междугородные автоперевозки являются основным видом деятельности организации, а водители, соответственно, основным производственным персоналом, расходы в виде суточных являются для организации расходами по обычным видам деятельности (п. 5, абз. 3 п. 7 , утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, Инструкция по применению Плана счетов).

Читайте также:  Оформление вкладыша в трудовую книжку и сшивание документов: правила, нюансы и частые проблемы

Расходы, произведенные за счет денежных средств, полученных под отчет, признаются на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации, который вместе с оправдательными документами должен быть представлен в бухгалтерию организации в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 16 ПБУ 10/99, абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций).

Оправдательным документом к авансовому отчету, подтверждающим размер причитающихся работнику суточных, в рассматриваемой ситуации может быть путевой лист автомобиля, в котором имеются данные о пробеге автомобиля в служебной поездке. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Помимо путевых листов в качестве документов, подтверждающих расходы на выплату суточных за разъездной характер работ, могут также использоваться и иные самостоятельно разработанные формы (например, табель-расчет на выплату суточных за разъездной характер работы), содержащие необходимые для расчета суточных данные о дальности поездки (Письмо Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/346).

Заметим, что с 01.01.2013 применяемые организацией формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ ).

При этом утвердить можно как применение самостоятельно разработанных форм, содержащих обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, так и применение имеющихся унифицированных форм <**>. Напомним, что унифицированная форма такого первичного учетного документа, как авансовый отчет (форма N АО-1), утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Унифицированные формы такого документа, как путевой лист грузового автомобиля (формы N 4-С и N 4-П), утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Затраты в виде суточных, выплаченных водителю организации, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 20 «Основное производство» на дату утверждения руководителем авансового отчета водителя (Инструкция по применению Плана счетов).

В данном примере водителю полагаются суточные в размере 1800 руб. (900 руб. x 2 суток, так как пробег составляет 987 км, т.е. превышает 300 км).

Итоги

Компенсацию за разъездной характер работы можно выплачивать различными способами. При выборе любого из вариантов необходимо данное условие предусмотреть в локально-нормативном акте компании, коллективном или трудовом договоре.

Если доплата установлена в твердой сумме, она считается частью зарплаты и облагается НДФЛ и взносами. Если же выплаты работнику носят компенсационный характер по предоставляемым им документам, НДФЛ и страховые взносы с них исчислять не нужно.

Читать также

от Администратор · 12.04.2011

При выполнении трудовых обязанностей иногда возникает необходимость в командировках. Но существует перечень сотрудников, работа которых всегда носит подвижной характер. Новая редакция Трудового кодекса теперь регламентирует порядок и размер возмещения расходов, возникающих при исполнении таких обязанностей.

Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) РФ», вступившим в силу с 6 октября 2006 года введена новая статья 168.1. Указанная статья регламентирует порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера.

Однако Трудовой кодекс не раскрывает понятия «разъездной характер работ».

По нашему мнению, под определение «разъездной характер работ» попадает та ситуация, при которой сотрудник регулярно выполняет должностные обязанности за пределами своей организации. При этом он может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей).

Если работник выполняет свои трудовые обязанности во время пути, то его работа носит подвижной характер. Например, это работа водителей, проводников пассажирских поездов, стюардесс.

Кроме того, разъездные работы следует отличать от командировок. Если в обязанности сотрудника входит выполнение работы во время служебных поездок, то приказ о командировке не нужен, а разъездной характер работы должен быть установлен трудовым договором. Обязанность работодателя включить в трудовой договор условие о разъездном характере работы следует из статьи 57 Трудового кодекса.

Перечень категорий работников, на которых распространяется разъездной характер работы

Организация сама обязана установить перечень категорий сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, а также размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками этих сотрудников.

Кроме того, приказом Минсвязи СССР от 14 февраля 1961 г. № 88 «О введении в действие перечня должностей, профессий и категорий работников эксплуатационных предприятий и организаций связи, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы» был установлен перечень работников, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы.

При этом следует учесть, что нормами трудового законодательства установлено, что перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя.

Переход от командировок к разъездному характеру работы

Для подтверждения расходов по служебным поездкам составлять первичные документы по формам № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», № Т-10 «Командировочное удостоверение» и Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», не требуется.

До вступления в силу изменений, внесенных Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ в Трудовой кодекс, порядок и размеры возмещения расходов работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, Трудовым кодексом не регламентировались. При этом пункт 25 статьи 255 Налогового кодекса позволял учитывать при исчислении налога на прибыль расходы на проезд указанных работников, в случае, если их возмещение предусматривалось трудовым договором и (или) коллективным договором.

Таким образом, после 6 октября 2006 года, то есть после вступления в силу изменений в Трудовой кодекс, организация должна отразить данные изменения в распорядительных документах. То есть необходимо определить, с какого момента при служебных поездках работников, имеющих разъездной характер работ или работа которых осуществляется в пути, возмещение расходов данным работникам будет осуществляться в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса.

Оформление

При оформлении служебных поездок при разъездном характере работ сотрудников необходимо учитывать следующее.

Во-первых, разъездной характер работ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен трудовым договором.

Во-вторых, в коллективный договор могут включаться обязательства работодателя по вопросам гарантий и компенсаций, в том числе при направлении сотрудников в служебные поездки (ст. 41 ТК РФ).

Таким образом, документальное оформление расходов при разъездном характере работ может быть отражено в документообороте организации следующим образом:

  • коллективный договор, в котором работодатель обязуется возмещать расходы, связанные с разъездным характером работы;
  • трудовые договоры, подписанные работодателем и работником, в которых обязательно указывается, что работа носит разъездной характер;
  • локальный нормативный акт организации (приказ руководителя, Положение о разъездном характере работ или иной документ), в котором определяется перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности, порядок представления авансовых отчетов, и другие необходимые сведения.

Перечень должностей, размеры и порядок возмещения расходов целесообразно указывать именно в локальном нормативном акте, а не в коллективном договоре.

Это связано с тем, что эти данные могут ежемесячно меняться в зависимости от нужд организации, а коллективный договор в большинстве случаев заключается на несколько лет и не нуждается в частом пересмотре.

Если коллективного договора нет

При отсутствии коллективного договора, организация вправе утвердить приказом (распоряжением) руководителя Положение о разъездном характере работ, как локальный нормативный акт организации.

В данном Положении следует подробно указать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников.

При этом разъездной характер работ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен трудовым договором.

Выплаты

К расходам, возникающим при служебных поездках в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса можно отнести:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Причем теперь работодатель обязан возмещать сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, расходы, связанные со служебными поездками.

Нормы и порядок возмещения таких расходов законодательно не установлены. Таким образом, организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения расходов, возникающих при служебных поездках.

Хотим обратить внимание на то, что перечень возмещаемых расходов при служебных поездках совпадает с перечнем расходов, возмещаемых при служебных командировках, но при этом никаких ограничений размеров расходов, возникающих при служебных поездках, действующее налоговое законодательство не содержит.

Налогообложение

Минфин России в своих письмах указал, что возмещение расходов, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, относится к компенсационным выплатам, которые включаются в состав расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, но не облагаются НДФЛ и ЕСН.

Так, в письме от 29 августа 2006 г. № 03-03-04/1/642 Минфин России сообщил, что расходы работодателя, связанные с компенсацией расходов сотрудников, работа которых носит разъездной характер, могут быть включены в состав расходов на оплату труда, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Из письма Минфина России от 29 августа 2006 г. № 03-05-01-04/252 следует, что если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по занимаемой должности осуществляется в пути или в полевых условиях, носит разъездной или экспедиционный характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются НДФЛ.

Письмо Минфина России от 21 августа 2006 г. № 03-05-02-04/130 также указывает на то, что если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по занимаемой должности осуществляется в пути или в полевых условиях, носит разъездной или экспедиционный характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагаются ЕСН.

В остальных случаях выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками подлежат обложению в установленном порядке.

Работа в течение суток

Приказом Минсвязи СССР от 14 февраля 1961 г. № 88 «О введении в действие перечня должностей, профессий и категорий работников эксплуатационных предприятий и организаций связи, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы» был установлен перечень работников, которым выплачивается надбавка за разъездной характер работы. В том числе туда включены «фельдъегери специальной связи, при обслуживании внутриобластных маршрутов, шоферы автомобилей, занятые на перевозке почты, шоферы передвижных отделений связи».

Кроме того, в утратившем силу постановлении Минтруда России от 29 июня 1994 г. № 51 «О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсах повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации» было указано, что «в случаях, когда работа носит разъездной характер и ее продолжительность составляет 12 дней и более в месяц, при этом работники имеют возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, выплачивается надбавка в размере до 20 процентов месячной тарифной ставки, должностного оклада, а при продолжительности работ менее 12 дней в месяц – до 15 процентов месячной тарифной ставки, должностного оклада без учета коэффициентов и доплат».

Таким образом, можно считать, что работы при выполнении межобластных и внутриобластных маршрутов, длящихся в течение одних суток, относятся к работам с разъездным характером.

Исходя из трактовки трудового законодательства, суточные – это расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Следовательно, хотя работы при выполнении межобластных и внутриобластных маршрутов, выполняемых в течение одних суток имеют разъездной характер, но так как работники имеют возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, то выплата суточных при выполнении указанных работ им не предусмотрена.

Е. Пеняева, консультант по налогам и сборам ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

это важно

Если в обязанности сотрудника входит выполнение работы во время служебных поездок, то приказ о командировке не нужен, а разъездной характер работы должен быть установлен трудовым договором.

это важно

При отсутствии коллективного договора, организация вправе утвердить приказом руководителя Положение о разъездном характере работ, как локальный нормативный акт организации.

внимание

Организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения расходов, возникающих при служебных поездках.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: