Порядок и правила получения трудовой книжки на руки при увольнении. Образец расписки

image

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.

Заявление, причем только письменное

Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.

В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.

Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:

⇓Скачать образец заявления

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.

Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

image

Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

  • для визы — три месяца со дня выдачи;
  • ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

  • если работник обратился в банк за кредитом;
  • при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
  • при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
  • при усыновлении ребенка;
  • в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
  • при гражданских и судебных разбирательствах;
  • для восстановления утерянного оригинала;
  • при оформлении на работу по совместительству;
  • для составления резюме при поиске новой работы;
  • при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления). Но, например, чтобы оформить займ онлайн, в большинстве МФО на сайте Кредитометр, вам понадобится только паспорт.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.

Обязательно соблюдение следующих моментов:

  • трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
  • на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
  • на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
  • на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
  • ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97.2016 (согласно приказу Росстандарта от 25.05.2017). Стандарт действует при получении копий для банка и иных фирм, запрашивающих подтверждение трудоустройства (кредитные кооперативы и т. п.).

Кто заверяет копию трудовой книжки

Обращаться за заверенной копии своей трудовой книжки следует в кадровую службу работодателя. Если таковая отсутствует, то заниматься подготовкой будет лично главный бухгалтер (иногда руководитель предприятия).

Если человек временно не работает, то заверенную копию можно оформить у нотариуса. В таком случае также копируют все страницы, начиная с титульного листа и заканчивая тем, где размещена итоговая запись (об увольнении с предыдущего места работы). По желанию клиента нотариус может заверить ксерокопии всех страниц книги.⁠

Типовые ошибки в заверке копии трудовой книжки

Чаще всего встречаются следующие недочеты:

  • печать организации поставлена на «пустом» месте. По правилам она должна быть на краю скопированного документа, чуть захватывая текст в книжке;
  • имеются исправления в тексте, написанном заверяющим лицом;
  • отсутствует запись «Верно» (должна присутствовать на каждой странице) или дата заверения.

Иногда пропускают страницы или же копируют только последние, имеющие отношение к нынешнему работодателю. Тогда заявитель получает отказ от банка или вынужден еще раз обращаться к кадровикам для оформления «правильной» копии, подходящей для банка.

Неправильно сделанный документ автоматически признается недействительным и требующим повторной подачи.

Стоит обратить внимание на масштаб страниц. При невнимательном копировании или же распечатывании ранее сделанных фотографий/сканов их размер может измениться – стать заметно меньше или больше. Это признаки «монтажа», поэтому придется все переделать.

Отдельные случаи

Если востребованный дубликат сотрудник получил до того, как уволиться или выйти в отставку, данный документ будет считаться недействительным и его необходимо будет переоформить.

В этом случае порядок выдачи копии тот же, с той лишь разницей, что на последней страничке записывается: предъявитель сего уже не является работником данной организации. Тут же указываются причины увольнения.

А может случиться так, что компания, в которой работало лицо, ликвидирована или реорганизована, и ему просто некуда обратиться со своей проблемой. В этом случае делается копия трудовой книжки, полученной при увольнении на руки, и она заверяется в какой-либо нотариальной конторе.

Как выдать трудовую книжку сотруднику на удаленке?

25.05.18

Статья размещена в газете «Первая полоса» № 03 (098), май 2018

Как выдать трудовую книжку работнику, работающему «удаленно», и что делать с трудовой книжкой уволенного работника?

Надомные работники выполняют свою работу на дому (ст. 310 ТК РФ), а дистанционные в любом удобном им месте, которое не находится под контролем работодателя, и используют для выполнения работы и взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационные сети (ст. 312.1 ТК РФ).

Все работодатели (кроме работодателей-физлиц) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника (ст. 309 ТК РФ).

Лицо, поступающее на работу, вместе с другими обязательными документами предъявляет работодателю трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). Это правило напрямую относится к надомнику, но не является императивным для дистанционного работника. В данном случае все зависит от условий трудового договора.

Все работодатели (кроме работодателейфизлиц) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника (ст. 309 ТК РФ)

Работодатель и работник могут предусмотреть в трудовом договоре условие о том, что сведения о дистанционной работе вноситься в трудовую книжку дистанционного работника не будут. Соответственно, если работник поступает на работу впервые, при наличии данного условия работодатель не будет обязан оформлять работнику новую трудовую книжку или ее дубликат в случае утери.

Если же в трудовом договоре такого условия нет, дистанционный работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку лично или направить ее по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ).

Выдаем трудовую книжку удаленному работнику в целях обязательного социального страхования (обеспечения)

Работник может написать на имя работодателя заявление о выдаче ему оригинала трудовой книжки для осуществления его обязательного социального страхования (например, для предоставления в Пенсионный фонд РФ с целью оформления пенсии).

Работодатель обязан будет в этом случае выдать работнику его трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек)). В противном случае работодателю может грозить ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, Постановление Камчатского краевого суда от 27.01.2017 по делу № 4А-1/2017).

Для того чтобы избежать риска невозврата работником трудовой книжки, рекомендуем предложить работнику получить нотариально заверенную копию трудовой книжки, которая в силу закона имеет силу оригинального документа (ст. 35-38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1).

Для того чтобы избежать риска невозврата работником трудовой книжки, рекомендуем предложить работнику получить нотариально заверенную копию трудовой книжки

Однако не все органы социального страхования идут навстречу, и работодателю все же придется выдать трудовую книжку работнику на руки.

Для таких случаев рекомендуем предусмотреть дисциплинарную ответственность работников в локальном нормативном акте (например, Правилах внутреннего трудового распорядка) и (или) трудовом договоре. В данных документах также рекомендуем предусмотреть и обязательную форму заявления для таких случаев.

В форму заявления, кроме стандартных реквизитов (наименование работодателя, должность и Ф.И.О. работника, дата, подпись, содержание документа), рекомендуем включить информацию о том, для предоставления в какой именно орган работник требует выдать ему трудовую книжку, а также формулировку о том, в какой срок работник обязуется ее вернуть.

Для надомников не установлено каких-либо особых правил подачи заявления о выдаче трудовой книжки. Ничего не сказано и о способе ее получения.

Поэтому в данном случае нужно руководствоваться общим правилом. Надомник должен предоставить заявление работодателю лично.

Если же трудовая книжка понадобилась дистанционному работнику, он также подает работодателю заявление (ст. 62, 312.1 ТК РФ). Для этого работник может воспользоваться несколькими способами.

Работник может лично явиться по месту нахождения работодателя и подать заявление.

В этом случае можно выдать трудовую книжку дистанционному работнику как лично, так и направить по почте заказным письмом с уведомлением.

Условие об отправке по почте должно быть указано в заявлении работника, поскольку отправка трудовой книжки данным способом может быть произведена только с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Условие об отправке по почте должно быть указано в заявлении работника, поскольку отправка трудовой книжки может быть произведена только с согласия работника

Далее, если стороны трудового договора осуществляют взаимодействие путем обмена электронными документами, работник направляет работодателю заявление в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 312.1, 312.2 ТК РФ). Если условиями трудового договора не предусмотрен обмен документами в форме электронного документооборота, работник направляет работодателю заявление о выдаче трудовой книжки по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

Получив заявление работника электронным способом либо по почте, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня его подачи обязан направить дистанционному работнику трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

Нет препятствий и к выдаче трудовой книжки работнику лично, если он может явиться по месту нахождения работодателя. При этом с целью снижения рисков рекомендуем попросить работника написать (принести с собой) заявление, написанное от руки. Особенно если заявление не было подписано усиленной квалифицированной электронной подписью.

Также нужно помнить и об обязанности работодателя подтвердить получение электронного заявления от работника в срок, указанный в трудовом договоре (ст. 312.1 ТК РФ).

Выдаем трудовую книжку удаленному работнику при увольнении 

Трудовая книжка при увольнении должна быть выдана работнику в день увольнения. При выдаче трудовой книжки в нее должны быть внесены все сведения о работе и запись об увольнении работника в точном соответствии с формулировками ТК РФ (ст. 84.1 ТК РФ). Если в трудовую книжку будет внесена неправильная или не соответствующая законодательству формулировка причины увольнения, которая помешает работнику устроиться на работу, работодатель несет риск материальной ответственности по ст. 234 ТК РФ.

Трудовая книжка при увольнении должна быть выдана работнику в день увольнения

При явке дистанционного работника по месту нахождения работодателя трудовая книжка может быть выдана в общем порядке и ему.

Однако чаще всего дистанционные работники не являются за получением трудовой книжки. За получением трудовой книжки могут не явиться также и надомники.

В этом случае работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Без такого согласия работодатель не имеет права отправлять документ работнику почтой (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Чтобы иметь доказательство того, что работник согласился получить трудовую книжку по почте, нужно призвать его написать заявление с просьбой об отправке документа данным способом. Рекомендуем также, чтобы в заявлении был указан адрес, по которому работник желает получить трудовую книжку.

Согласие работника должно быть получено в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью

Что касается дистанционных работников, то, поскольку работодатель обязан выслать дистанционному работнику бумажный вариант приказа об увольнении (ст. 312.5 ТК РФ), отправку трудовой книжки при увольнении по почте можно предусмотреть трудовым договором. Также  рекомендуем, тем более для данного случая, предусмотреть трудовым договором адрес для обмена корреспонденцией (в том числе для отправки трудовой книжки).

Попросить работника написать и прислать такое заявление можно заранее, например в день, когда работодатель узнал об увольнении работника. Тогда будет возможным точно соблюсти требование законодательства и отправить трудовую книжку работнику в день увольнения. Предложение о согласии на отправку трудовой книжки почтой нужно направить работнику либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, либо почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Предложение нужно зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.

Согласие работника должно быть получено также либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, либо почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Отправлять оригинал трудовой книжки рекомендуем не только заказным письмом с уведомлением, но и с описью вложения. Тогда работодателю не составит труда доказать, какие именно документы были направлены работнику. Факт отправки трудовой книжки нужно также зафиксировать в журнале исходящей корреспонденции.

В силу обязанности работодателя в день увольнения ознакомить работника под подпись с приказом об увольнении, записями, содержащимися в трудовой книжке, а также получения подписи работника в личной карточке Т-2, работодателю нужно сделать это путем обмена электронными документами (ст. 312.1, 312.5 ТК РФ). Распечатки подписанных электронных документов рекомендуем хранить в личном деле уволенного работника, а также приложить к оригиналам документов, хранящимся у работодателя. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в поле 12 «Дата выдачи трудовой книжки» нужно указать дату и номер отправления, которым была направлена трудовая книжка, идентификационный номер отправления, а также реквизиты вернувшегося уведомления о вручении. В графе 13 книги ответственное за трудовые книжки лицо проставляет свою подпись и расшифровку подписи.

Если в день увольнения работник не получил свою трудовую книжку либо она ему не была выслана, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). С этого дня работодатель не несет ответ ственности за задержку трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Уведомление рекомендуем направлять заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Важно успеть направить такое уведомление в день увольнения, иначе работодатель несет риск выплаты работнику среднего заработка. В этом случае работодатель будет виноват в задержке выдачи трудовой книжки при увольнении работника (ст. 165 ТК РФ) и будет нести материальную ответственность в форме обязанности возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ). Уведомление рекомендуем направить по всем известным адресам местонахождения работника.

Если работодатель не успеетв день увольнения работниканаправить ему уведомление о необходимости получить трудовую книжку, в случае обращения работника в суд изменится и день увольнения, которым будет считаться в этом случае день выдачи трудовой книжки (см., например, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 14.02.2017 по делу № 2-2379/2016). Кроме того, в данном случае есть риск понести административное наказание по ст. 5.27 ТК РФ.

Если в день увольнения работник не получил свою трудовую книжку либо она ему не была выслана, работодатель обязан направить работнику уведомление

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в поле 12 «Дата выдачи трудовой книжки» нужно указать дату и номер уведомления, идентификационный номер отправления, а также реквизиты вернувшегося уведомления о вручении. В графе 13 книги ответственное за трудовые книжки лицо проставляет свою подпись и расшифровку подписи.

Если работник при увольнении не получил трудовую книжку либо она ему не высылалась, данный документ хранится у работодателя до востребования (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Когда работник изъявит желание получить не полученную при увольнении трудовую книжку, ему нужно будет подать работодателю заявление об этом, а работодатель обязан выдать ее не позднее 3 рабочих дней со дня обращения (ст. 84.1 ТК РФ). Способы выдачи аналогичны способам, указанным в статье ранее.

  

Снежкина Татьяна Сергеевна,

Юрист по трудовому праву

Внимание! Использование любых материалов издания возможно только с письменного разрешения редакции. При копировании ссылка на газету «Первая полоса» обязательна.

Еще материалы по теме

Типичные ошибки из практики кадровика: как исправить и больше не допускать

18.04.19

Дисциплинарные взыскания: от общего порядка к частному наложению

17.08.17

image

При начале трудовой деятельности специалист отдела кадров, выполняющий оформление приема на работу, должен принять все необходимые документы у сотрудника. Еще важно знать, как завести трудовую книжку впервые. О нюансах приобретения и заполнения данного документа, порядке его хранения рассказано в статье.

Что это такое?

Трудовой книжкой называют документ, который включает информацию о трудовой деятельности, производственном стаже граждан. Новый образец установлен Постановлением Правительства «О трудовых книжках», опубликованным 16 апреля 2003 года под № 225.

image

У документа есть дополнительные средства защиты. Это светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка», специальный шов, скрепляющий страницы. Листы созданы из специальной бумаги с содержанием водяных знаков. Реализация легальных документов выполняется официальным распространителем по договору о продаже.

Новый экземпляр имеет серую обложку, на которой есть герб России. У него меньший формат по сравнению с книжкой, которая была действительна ранее. В нем есть четыре дополнительные страницы.

Продаются книжки в:

  • торговых компаниях, реализующих канцелярские товары;
  • оптовых торговых фирмах, которые занимаются прямыми поставками;
  • отделах сбыта объединения «Гознак».

Работодатель может требовать от принимаемого лица возмещения понесенных на покупку книжки расходов. При первом трудоустройстве сотрудника на работу документ оформляют в течение рабочей недели.

Нормы

Правила ведения хронологии трудовой работы установлено федеральным законом. Действует Постановление Правительства РФ № 225 и Постановление Минтруда РФ № 69, где указаны формы документа, его образцы. Заполнение трудовой книжки впервые осуществляется по указанным правилам.

В п. 8. Постановления № 225 указано, что с первичным трудоустройством книжку заводят работодатели и за счет средств предприятия. Документ заводят на всех сотрудников, приступивших к своим обязанностям и выполняющим их не меньше календарной недели. Аналогичные нормы включает ст. 66 ТК РФ, где зафиксировано, что запись о трудоустройстве вносится не позже 5 рабочих дней.

Самостоятельно работники не могут вносить какую-либо информацию в трудовую книжку. Это выполняется только специалистом кадровой службы предприятия, где оформлено трудоустройство по трудовому договору.

Порядок

В трудовой книжке указана трудовая биография гражданина. При обращении человека за оформлением пенсии именно этот документ служит подтверждением стажа. У каждого работника когда-то трудовая книжка заводилась впервые. Не стоит допускать ошибки в указании паспортных данных.

Как завести трудовую книжку впервые? Специалист кадровой службы фирмы или ИП заполняет этот документ в присутствии нанимаемого специалиста, а затем должен проверить правильность обозначенной информации. Если есть ошибка, то работник должен требовать повторного заполнения бланка.

image

Оформление трудовой книжки впервые нельзя выполнять самостоятельно. Это должен делать кадровик или другой представитель работодателя. Законом не предусмотрено составление заявления. Но некоторые работодатели, чтобы завести трудовую книжку впервые, заявление требуют обязательно.

Если сотрудник, на которого заводится книжка на первой работе, устраивается еще и в другую компанию, вторую книжку оформлять не нужно. На втором месте он будет трудиться по совместительству. Указывать ли информацию о данном трудовом периоде, решает сам работник. Запись о приеме на второе место выполняет кадровый специалист по основному месту. Но для этого требуется предъявить ему подтверждающий документ.

Заявление

Как завести трудовую книжку? Иногда работодатели требуют написать заявление. Оно составляется на листе А4. Пишут его по следующим правилам:

  1. В середине указывается — «Заявление».
  2. Затем необходимо написать о необходимости оформления книжки по причине заключения трудового договора и ч. 4 ст. 65 ТК РФ.
  3. Потом указывается дата и подпись с расшифровкой.

Это стандартный образец написания заявления. Но обычно составлять его не требуют. Главным является лишь правильное заполнение, ведение документа, а также его хранение и выдача.

Приобретение

У работодателя должно быть нужное число бланков трудовой книжки и вкладышей в нее по закону. Он не может требовать у сотрудника, чтобы он сам покупал документ. При выдаче книжки работодатель может взять плату, сумма которой устанавливается размером расходов на ее покупку.

image

Рассматривая тему, как завести трудовую книжку впервые, следует определить, кому надо покупать бланк – работнику или работодателю. Приобретать бланк нежелательно самостоятельно, так как есть риск приобретения экземпляра, который не соответствует стандартам, или созданного предприятием, не имеющим на это права.

Покупать книжки должен работодатель. В его обязанности входит:

  • ведение книги по выдаче, хранению, приходу-расходу, регистрации документов новых работников;
  • хранение книжек;
  • выдача документов при увольнении с записью.

После оформления документа работодатель вправе удерживать из зарплаты работника цену трудовой книжки. Но выполняется это после выхода приказа, с которым следует ознакомить сотрудника под подпись. Нельзя высчитывать сумму без согласия лица.

Заполнение

Как завести трудовую книжку впервые? Чистый бланк заполняют по трем документам:

  • паспорту;
  • документу об образовании;
  • приказу.

Трудовую книжку оформляют после подписания приказа. За это же время выполняют запись о приеме/переводе на должность, награждении, повышении квалификации. Информацию об увольнении должны внести в тот же день, и документ сразу предоставляют на руки. Как завести трудовую книжку впервые? Образец заполнения позволит правильно это сделать:

  1. На 1 странице обозначается Ф.И.О. как в паспорте, дата рождения, образование, профессия, специальность.
  2. После указания данной информации кадровик предоставляет книжку работнику для проверки и подписи.

image

Если бланк испорчен, то кадровик обязательно составляет акт, а затем выписывает трудовую книжку снова. Исправления относятся к изменению Ф.И.О. сотрудника (если был оформлен брак) или к данным об образовании. Правила исправления следующие:

  1. Одной чертой зачеркивают надпись, чтобы она была читаемой.
  2. Фиксируются выше новые данные.
  3. Рядом обозначается наименование, номер и дата документа, который считается основанием для исправления.
  4. Запись заверяется подписью лица, которое внесло исправление, а также печатью предприятия.

Не допускаются зачеркивания и исправления записей о работе и поощрениях. Когда заполнен первый разворот, надо перевернуть страницу и внести сведения о приеме на работе, фиксируя в графах номер, дату, фразу «принят на работу на должность …» с обозначением названия подразделения фирмы, если оно есть в трудовом договоре. Также фиксируется наименование, номер и дата решения.

Сотрудник, которому выдается книжка впервые, может требовать записи об учебе на стационарном отделении вуза, службе в ВС или другом периоде, входящие в трудовой стаж. Если работником был предъявлен документ, который подтверждает воинскую службу, то после внесения записи о приеме на работу можно внести данные об этом.

Когда заводится трудовая книжка? Выполняется это при первом официальном трудоустройстве. Причем это может происходить как с 18 лет, так и позже.

Рассмотрели все правила, как завести трудовую книжку впервые. Важно придерживаться их, чтобы документ имел законную силу. При нарушениях его заполнения требуется срочное исправление всех недочетов.

Хранение и выдача

В статье указаны нюансы, как оформить трудовую книжку впервые с 18 лет. Именно с этого возраста разрешается официальное трудоустройство. Но как оформить трудовую книжку впервые с 14 лет? Иногда допускается оформление и с этого возраста, но при разрешении родителей и органов опеки. В любом случае надо знать, как открыть трудовую книжку, даже если ее заводят на несовершеннолетнего.

Документ, который хранится в организации, нельзя выдавать работку на время, когда оформлены трудовые отношения. Если он нужен для предоставления в определенную инстанцию, то требуется обращение к работодателю с заявлением о предоставлении копии трудовой книжки или выписки из нее.

image

Работодатель должен удовлетворить такое заявление. А инстанции не могут требовать предоставление оригинала документа, если он находится по основному месту работы.

Утеря

Рассматривая тему, как завести новую трудовую книжку впервые, необходимо знать нюансы по поводу ее утери. Если это произошло по вине компании, где находился документ, то работодатель должен выполнить восстановление утраченного документа:

  • выписку дубликата;
  • восстановление данных о стаже и прочих записях – для этого подаются запросы в нужные службы и оплачиваются расходы.

Если книжка утеряна работником, то дубликат предоставляется работодателем по заявлению. Но восстановление информации будет заботой лица, которое допустило утрату.

Когда трудовик является владельцем трудовой

Даже если трудовая книжка впервые заводится у работника отдела кадров, он не должен сам заполнять ее. Помимо кадровика, заполнением документа занимается работодатель. Он имеет право поставить подпись лишь в том месте, где указывается владелец трудовой книжки. Ниже на документе:

  • ставит подпись руководитель;
  • расписывается другой кадровик или специальное лицо.

image

Уполномоченный сотрудник должен быть назначен приказом. В число отрицательных причин в данном плане входит то, что лицо без этого документа не будет полноправным сотрудником, даже если есть приказ и трудовое соглашение.

Приказ об оформлении

Приказом называют распоряжение нанимателя об оформлении трудовой книжки. Это будет заключительным этапом рабочего процесса. Распоряжение заверяют подписью руководителя учреждения и печатью. Его издают для подтверждения законности приема или расторжения договора, а также когда в первый раз заводят рабочее удостоверение или вносят в него какие-либо записи.

Оформляют документ с помощью внесения:

  • личной информации о руководстве и названии фирмы;
  • сведений о подчиненных;
  • причины, на основании которой произошло оформление;
  • даты вступления в силу акта;
  • подписи сторон.

Все граждане, которые начинают свою профессиональную деятельность, должны выполнить оформление трудовой книжки. Чтобы эта процедура была пройдена, требуется обращение к ответственным за данную работу сотрудникам.

Проверка подлинности

Новая книжка проверяется проще, поскольку у нее есть много уровней защиты. А старые варианты легче подделываются. Проверка подлинности записи осложнена из-за того, что добывание фактов не всегда предоставляется возможным. Но допускается использование оптимальных способов проверки:

  1. Необходимо сверить дату выпуска документа с его серийным номером. Данные выявляются с помощью специальных источников, которые включают таблицу соответствия.
  2. Выполняется анализ правильного заполнения записей, которые вносятся в необходимые графы. Они должны быть завизированы подписью уполномоченного сотрудника, печатью.
  3. Происходит налаживание связи с бывшим руководством предприятий, если сотрудник был прежде трудоустроен.

Требуется ли для иностранцев?

В деятельности кадровой службы при оформлении иностранных граждан часто появляются трудности. Обычно они связаны с оформлением документов. Ими представляются книжки, заполненные по правилам делопроизводства. Особых отличий в заполнении нет.

Но в данном случае работодатель задумывается о правомерности использования документов, применяемых в других странах, необходимости оформления российских книжек. Такой документ для иностранных граждан, устраивающихся на работу в России, обязателен.

На предприятиях некоторых стран заведение книжек не утверждено или они имеют другу форму, не как в нашей стране. Нормами трудового права не установлен вопрос о заведении документа иностранцами, но некоторые работодатели все же заводят его.

Сейчас действует лишь 1 акт – письмо Роструда № 908-6-1. В нем указаны разъяснения, относящиеся к данному вопросу. Выявлено, что работодателю надо завести книжку, созданную по российскому образцу, если трудоустраивающийся сотрудник не предоставил ее. Причем важно проработать больше 5 рабочих дней, как указано в ст. 66 ТК РФ.

Личные сведения заполняются не только по паспорту, но и по водительскому удостоверению, загранпаспорту, военному билету. Сотрудник должен расписаться в трудовой книжке на титульном листе, подтверждая записанные данные. Ставит подпись еще уполномоченное лицо. После этого ставится гербовая печать.

Какие данные вносятся?

Документ может включать сведения о выполненной работе по совместительству, но это не обязательно. В отделе кадров данную запись вносят по требованию. Если есть желание иметь дополнительный заработок, выдавать документ не имеют права. Его заполняют только основные работодатели.

Еще книжка может включать сведения о повышении квалификации, присвоении категории, прочей информации. Кроме этого, вносят сведения при переименовании учреждения. Запись выполняют со ссылкой на документ, который служит основанием для этого. Эти данные вносят заново при условиях смены штатных расписаний, к примеру, с переименованием должности.

Оформление вкладыша

Если все свободное пространство потрачено, и новые сведения некуда вносить, открывают вкладыш. Часто его вшивают в конец документа, поскольку конкретных указаний об этом в инструкции нет. На титульном листе ставят штамп о выдаче вкладыша с обозначением серии и номера.

image

Введение данных в него обязательно, титульный лист тоже надо заполнять. Нумерацию продолжают после той цифры, на которой завершилось оформление трудовой. Если во время заполнения вкладыша появились ошибки, его необходимо утилизировать в присутствии комиссии, составить акт. Это относится и к забракованным или устаревшим книжкам.

Таким образом, трудовые книжки необходимы всем гражданам, которые начали свою трудовую деятельность. При увольнении необходимо получить документ. Его в дальнейшем предъявляют при устройстве на новое место работы.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: