Порядок и правила заполнения путевых листов. Кто должен выдавать путевые листы водителям

imageСогласно действующим правилам, путевой лист должен выписываться на каждое выезжающее транспортное средство, даже если это автопогрузчик и работает он в пределах склада. Название бланка должно содержать тип автомобиля. Имеется в виду легковой автомобиль или грузовой.

Отмена печати

imageВ текущем году действующими остаются Положения федерального законодательства, позволяющие юридическим лицам с организационно-правовой формой ООО и АО вообще не пользоваться печатью. Если руководство таких компаний принимает соответствующее решение, то оно должно быть зафиксировано в их уставе.

Таким образом, если в уставе организации указано, что компания не использует печать, то она не ставится ни на одном документе такой организации. Если же компания принимает решение об использовании печати, то ее необходимо ставить только на тех документах, на которых законодательство предусматривает данную обязанность.

Законами регулируется только минимальное количество информации, которая должна быть приведена в рассматриваемом бланке. Поэтому компания может принять решение о том, что она ставит свою печать на путевом листе. Ошибкой это не будет. Только данное решение нужно зафиксировать в своей учетной политике. И нужно помнить, налоговые инспекторы не вправе исключать расходы по таким путевым листам из налогооблагаемой базы.

Какой штраф за езду без путевого листа грузового автомобиля

Если ПЛ отсутствует, согласно КоАП РФ предусматривается определенный размер штрафа. Инспектор полиции ссылается на две статьи в Кодексе административных правонарушений. Как гласит законодательство, если у водителя нет такой бумаги, размер штрафа составляет 500 рублей. Когда к административной ответственности привлекается организация, размер штрафа составляет 20 000 рублей. Если же ответственность будет нести самостоятельно юридическое лицо, размер штрафа может составить 100 тысяч рублей.

Штраф выписывается не только за отсутствие этого документа, но и за неправильное оформление. Если, допустим, на нем нет отметки врача о том, что водитель прошел медицинское освидетельствование, компания, которому принадлежит автомобиль, получит штраф в размере 30 000 рублей, а водитель — 5 000 рублей. Эквивалентный размер штрафа будет в том случае, если нарушены правила технического осмотра транспортного средства.

Поэтому если индивидуальный предприниматель занимается перевозкой грузов, ему следует внимательно следить за правильным оформлением и наличием соответствующего ПЛ.

Правила заполнения

Кроме формы используемого путевого листа в учетной политике должно быть указано, каким образом производится присвоение номеров бланкам. Связано это с тем, что законодательство требует вести учет выдачи путевок в специализированном журнале, где в течение года должна соблюдаться сквозная нумерация. Однако, при наличии в компании нескольких типов транспортных средств допускается нумерация листов для легковых автомобилей обособленно от грузовых.

Период, на который выдается рассматриваемый бланк, зависит от деятельности компании. Если это транспортная компания, то она выдает его сроком на один рабочий день. Исключение составляют командировки. В этом случае путевой лист действует на весь период служебной поездки.

Для всех остальных фирм жестких ограничений нет. Они также могут оформлять документ каждый день, а могут оформить его на месяц. Причем календарный месяц – это максимальный срок, на который он выдается.

Механик или водитель, имеющий соответствующие полномочия, должен заверять дату и время выезда и возвращения, километраж на начало и конец рабочего дня своей подписью. Подпись обязательно должна иметь письменную расшифровку или штамп с данной информацией.

С 2019 года если на одной машине могут выезжать несколько сотрудников, то путевой лист выдается каждому водителю. В такой ситуации дата, время выезда и показания прибора, учитывающего пробег, вносятся в путевой лист водителя, который выезжает из гаража первым, а дата и время прибытия и километраж в конце рабочего дня – в путевой лист водителя, который вернул автомобиль на место парковки.

С 2019 года термин «постоянная стоянка» заменили на «парковка». Сведения о медицинском осмотре больше не заверяются штампом.

Сотрудники, которым выдаются путевые листы, должны быть осмотрены врачом до начала работы. Он должен заверить лист своей подписью. Послерейсовый осмотр предусмотрен только для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов.

Данное требование на практике довольно часто нарушается, т.к. далеко не каждая компания может позволить себе иметь должность медицинского работника в штатном расписании. Однако отсутствие указанной отметки является серьезным нарушением. Чтобы избежать его, руководителю необходимо заключить договор на медицинское обслуживание со специализированной организацией.

Табличная часть путевого листа предназначена для внесения информации о маршруте сотрудника. Сюда вносятся данные о месте назначения, времени прибытия и выезда оттуда. Причем целесообразным представляется требование о том, чтобы заверяли эти данные ответственные лица.

Например, автомобиль торговой компании был направлен с партией груза для доставки ее в розничные магазины. В этом случае директора магазинов должны подписывать путевой лист при прибытии к ним машины. Эта мера является дополнительной функцией контроля, позволяющей проверять пробег, время работы, также она подтверждает производственный характер затрат, учитываемых по данному документу.

В путевом листе также указывается информация о движении топлива. На его основании производится списание ГСМ. Данный участок бухгалтерского учета всегда являлся объектом пристального внимания со стороны различных проверяющих. И довольно часто налоговые органы изымали путевые листы, а точнее затраты на топливо, из расчета налога на прибыль в связи с их некорректностью, что вело к штрафным санкциям и начислению пеней.

Как было указано выше, регистрация выданных путевых листов должна вестись в специализированном журнале. Обычно этот журнал составляется за календарный год, т.к. с нового года нумерация начинается заново. Храниться он должен, как и вся документация, в том числе путевые листы, в течение 5 лет.

Штраф за отсутствие путевого листа

На данный момент штраф за отсутствие путевого листа прописан в КоАП РФ. Его размер составляет от 500 рублей.

В некоторых случаях можно просто получить предупреждение. Кроме того, штрафные санкции накладываются за неправильно оформленный путевой лист, а не только за его отсутствие.

Законом предусмотрены такие суммы штрафов:

  1. Если за автомобиль несет ответственность водитель, ему выпишут штраф в размере 500 рублей или сделают предупреждение.
  2. Если к ответственности привлекается должностное лицо организации — сумма штрафа составит 20000 рублей.
  3. Для юридического лица размер штрафа может достигать и 100000 рублей.

В некоторых случаях могут быть исполнены все три позиции одновременно. Частный предприниматель несет полную ответственность, даже когда он не является юридическим лицом.

Если организация не считает целесообразным заполнять путевые листы ежедневно, то им рекомендуется оформлять доверенности.

Штраф за езду без ПЛ для ИП

Штраф за отсутствие путевого листа для ИП, может быть выписан, не зависимо от того, одно это лицо или разные. Максимальная сумма штрафа достигает 100000 рублей.

Таким образом, размер наказания за езду без ПЛ может быть довольно внушительным. Поэтому лучше проследить за его наличием и корректностью заполнения.

Штрафные санкции за отсутствие ПЛ для юридических лиц

Кроме общих моментов, при которых необходимо наличие ПЛ, оформление путевки должно сопровождаться и передвижение на служебном авто сотрудников организации.

Штраф за отсутствие путевого листа на юридическое лицо грозит вне зависимости от целевого назначения автомобиля. При выезде он должен быть снабжен путевым листом.

Наказание за некорректно оформленный ПЛ

Штраф за неправильно оформленный путевой лист может составлять от 3000 до 30000 рублей, в зависимости от субъекта. Разработан определенный порядок заполнения путевого листа:

  1. Заполняется на каждый авто, что используется индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом для наземного транспорта.
  2. Оформляется на срок от 1 дня до месяца, но не больше.
  3. Если применяется посменный режим, оформлять следует отдельный бланк на каждого водителя.
  4. Путевочный лист должен содержать информацию об авто, номер документа.
  5. Штамп ИП или юридического лица обязательный.
  6. Указываются дата и время выезда.
  7. Отражается дата медицинского осмотра водителя и данные медицинского работника.
  8. Бланки путевых листов вносят в журнал регистрации.
  9. Хранятся документы 5 лет и более.

Если данный порядок не соблюдается, сотрудник ГИБДД вправе оформить взыскание.

Отсутствие штампа медосмотра

В случае, когда поездка оформляется удаленно, и поставить штамп невозможно — этот факт не снимает ответственности.

Вышеуказанные штрафы по-прежнему грозят за несоблюдение правил. Медицинский осмотр водителя — это обязательный момент в организации перевозок.

Штрафные санкции за отсутствие ПЛ грузового авто

Для грузового автомобиля наличие путевого листа в поездке обязательно. За несоответствие этой норме законодательства, грозит штраф в размерах 500, 20000, 100000 рублей, в зависимости от субъекта.

Отсутствие путевого листа на легковой авто

Если физическое лицо является собственником машины и использует ее в личных целях, то в путевом листе нет необходимости. Не нужен ПЛ на легковой автомобиль юридическому лицу, собственнику машины.

При потребности, он может сделать доверенность на водителя, которая исключает необходимость ПЛ. В таких случаях штраф не грозит ни водителю, ни собственнику.

Документ для легковых авто требуется в том случае, когда осуществляется перевозка пассажиров, багажей, грузов. Эта норма распространяется и на легковое такси. В противном случае возможен штраф до 100000 рублей.

По закону в 2019 году, юридические лица и ИП, что занимаются перевозками, обязаны проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей, а также контролировать техническое состояние транспортного средства. Отсутствие подписи механика считается нарушением.

Таким образом, за отсутствие путевого листа, как водителю, так и организации либо индивидуальному предпринимателю, грозит штраф. Его размер напрямую зависит от того, на какую статью сошлется инспектор ГИБДД, составляя протокол.

Сумма может быть довольно ощутимой, поэтому лучше заранее позаботится о наличии путевых листов и корректности их заполнения.

Штраф за езду без путевого листа

В некоторых случаях можно просто получить предупреждение. Кроме того, штрафные санкции накладываются за неправильно оформленный путевой лист, а не только за его отсутствие.

Косвенно, через некорректные формулировки, через пень колоду с притягиванием за уши да, можно что то сказать о легализации. Поэтому Яндекс и торопиться, что бы сформировать практику, что бы потом поздно было отступать. Я все его ходы еще вебмастером прошел.Яндекс задушит не только ДС, он задушит и своих же подключашек. Они ему нужны только на первом этапе. Точно так же он действовал, когда захватывал рынок рекламы в интернете.

Нужен ли путевой лист физическому лицу при перевозке груза для ооо

Используя путевой лист, фирмы и организации имеют возможность контролировать работу водителя, расход горючего, а также просчитывать пробег автомобиля с его помощью. Что такое путевой лист Путевой лист — это документ, который дает право водителю управлять машиной.

Он содержит информацию о:

  • организации, что выдала путевой лист;
  • водителе, который управляет данным транспортным средством;
  • автомобильном средстве;
  • маршруте, по которому следует автомобильное средство.

Используя путевой лист, предприятие ведет учет:

  • работы водителя;
  • расхода горюче-смазочных материалов;
  • пробега транспортного средства.

С 2013 года, организациям предоставлена возможность самостоятельно разрабатывать формат путевого листа.

2019-08-14

Путевой лист

Новый порядок заполнения путевых листов с 26 февраля 2017 года

Ответственность за нарушения правил перевозки пассажиров на автотранспорте с 13 мая 2016 года

ОБЩИЕ ОБЯЗАННОСТИ ВОДИТЕЛЕЙ

Путевой лист легковой автомобиль печать бланк путевого листа образец печатная форма

Общие обязанности водителя

Сервисы

Правила дорожного движения Экзамен ПДД онлайн Дорожные знаки Статистика ДТП Договор купли-продажи авто Статистика угонов Полезные телефоны и адреса Что делать при ДТП Автозапчасти от А до Я Советы

Популярные

Как выглядели бы 20 наших знаменитостей, если бы дожили до наших дней

55 редких фото из культовых фильмов, которые вряд ли видели даже дотошные киноманы

Архивные видео: как выглядели 20 наших звёзд в начале своей карьеры

20 человек, которые обнаружили смешные таблички в учреждениях и потом еще долго смеялись

20 фотографий, которые вызывают острое желание посмотреть их еще раз 

50 витрин, поневоле притягивающих взгляды, которые хочется сфотографировать и которыми хочется поделиться с друзьями

Советы

Очистка светильников: как почистить абажуры

Просто добавь воды: 7 коварных признаков обезвоживания

Уроки выживания: 40 фактов, которые могут спасти вашу жизнь

Почему в жару кожа жирная (и что с этим делать)

25 ингредиентов для улучшения обычных блюд, которые используют шеф-повара

35 чит-кодов от пользователей Reddit, которые помогут победить в игре под названием «жизнь»

С начала 2021 г. появились изменения при осуществлении грузовых и иных видов перевозок. В частности, нужно ознакомиться, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля. Учитываются все изменения, которые внесены указом Минтранса №368, датируемый 11.09.2020 г.

Новыйбланкпутевоголиста2021

Путевой лист грузового автомобиля 2021 года должны заполнять все ИП, юрлица и иные виды владельцев ТС, осуществляющие деятельность по перевозке грузов и пассажиров. Этот документ оформляется целью контроля работы водителя, прохождения маршрута, технического состояния ТС, расхода ГСМ и так далее.

Срок действия нового документа

Путевой лист грузового автомобиля оформляется на разное количество времени. Учитываются цели выпуска ТС за пределы гаража.

Если необходимо совершить 1 или более рейсов в течении одного рабочего дня, тогда документ оформляется перед выпуском ТС на маршрут. Он действует 24 часа.В случае планирования использования ТС в течении большего времени, нежели длительность одного рабочего дня, тогда новый бланк путевого листа 2021 заполняется на весь срок маршрута, но не более одного календарного месяца.

Путевойлистгрузовогоавтомобиля2021годаНововведенияпризаполнении

Сведения о перевозке

В данном случае нужно указать автосообщение и вид перевозки. Э/то может быть как разовая, так и регулярная транспортировка грузов и пассажиров.

Маркировка ТС

Нужно указывать марку не только самого ТС, но и прицепа (при его наличии). Записываются показатели спидометра перед выездом и после того, как автомобиль заезжает в гараж.

Оформление путевки на все ТС. Следует путевой лист грузового автомобиля 2021 скачать бланк на каждую единицу. То есть, он заполняется на все виды используемого транспорта. Прохождение техосмотра

В документ вносятся полные данные о проведении пред- и после рейсового техосмотра. Этим должен заниматься специальный контролер, у которого есть лицензия, разрешение на осуществление подобного вида деятельности. Новый бланк путевого листа 2021 включает в себя полную дату проведения осмотра. В документе указывается, разрешен ли выпуск ТС на линию.

Медосмотр

В путевой лист грузового автомобиля 2021 года следует вносить данные о прохождении водителем медицинского осмотра, как перед рейсом, так и по возвращению в гараж. Необходимость ведения электронной версии документации.

Сейчас в обязательном порядке скачать бланк путевого листа грузового автомобиля 2021. В него вносятся все журнальные данные. Все данные, которые вносятся в электронный документ, должны быть заверены электронной подписью контролера или ответственного лица.

Обязательныеданныепутевки

Для выпуска из гаража

номер документа и его наименование;срок действия;данные о владельце ТС;информация о транспортном средстве;данные шафера;сведения об особенностях перевозки.

Для учета нужно указывать данные спидометра и расход топлива.

Дополнительные данные

В документе нужно указывать иные сведения, относящиеся к осуществлению деятельности. К примеру, прописывается перевозка опасных грузов, крупногабаритного товара и так далее.

Таким образом, с начала 2021 г. ИП и юрлица должны ознакомиться с новыми правилами заполнения путевого листа. В него включаются как стандартные данные, так и появились новые разделы. Документ оформляется сертифицированным специалистом. Нужно помнить, что в постановлении не приводится четкий образец бланка. В связи с этим, можно использовать путевой лист грузового автомобиля прошлых редакций, но с некоторыми доработками. В случае неправильного заполнения документа предусмотрены штрафные санкции.

Путевой лист грузового автомобиля 2021 года скачать бланк

Путевой лист грузового автомобиля 2021 года пример заполнения

ДРУГИЕ НОВОСТИ РАЗДЕЛА

Бесплатная консультация юриста: +7 (499) 653-60-72 (МСК), +7 (812) 648-23-57 (СПБ)

Не каждый автовладелец обязан понимать порядок составления путевых листов на транспорт. Эта документация предусмотрена для различных фирм и индивидуальных предпринимателей, у которых работа непосредственно связана с транспортом и перевозками. Рассмотрим зачем требуется оформление путевого листа автомобиля.

Кто заполняет и зачем

Путевой лист – неотъемлемая и важная часть ведения бухгалтерии на предприятии. В них учитываются расходы на покупку топлива, пройденный транспортом километраж, время его эксплуатации и другое. Такой вид служебной документации уменьшает расходы предприятия или ИП по налогам. Обязательная процедура правильного оформления путевого листа легкового (грузового) автомобиля определяется Федеральным законом № 259-ФЗ от 8.11.2007, из которого следует, что с его помощью ведётся учёт расходов и их контроль, рассчитывается заработная плата наёмных рабочих и размеры налогов в пользу государства.

Путевые листы подтверждают законность и право водителя на нахождение за рулём рабочего транспорта. Выдаётся юридическим лицом, которое является собственником.

Для кого обязательно оформление документа:

  • легковой транспорт;
  • грузовое ТС;
  • трамвай;
  • автобус;
  • троллейбус;
  • иной вид транспорта, используемый на предприятии.

Но есть категории лиц, для которых составление путевых листов не носит обязательный характер.

К таким категориям относятся:

  1. Юридические лица, которые владеют этим автотранспортом.
  2. Использование ТС по доверенности, поездки в личных целях или с оформлением собственности на физическое лицо.

В законе нет чёткого определения, кто должен заполнять такую документацию. На практике ответственное лицо назначается на основании локальных документов юрлица (приказ, должностная инструкция). Обычно выписывает их бухгалтер, а заполняет диспетчер или механик вместе с водителем.

Порядок и правила заполнения 2018

Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997 предусмотрены установленные, но не обязательные бланки для определённых категорий ТС: для легковых автомобилей – формы № 2, 3-спец; для такси ­– № 4; для автобусов, осуществляющих перевозку пассажиров – № 6, 6-спец. Правильное оформление путевого листа грузового автомобиля предусматривается по формам № 4-С, 4-П.

Приказ Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 устанавливает правила заполнения.

Обязательно должны иметься следующие реквизиты:

  1. Название и номер документа. Название должно оформляться согласно типу транспортного средства (легковое, грузовое, трамвай и т. д.). Номер ставится у заголовка в порядке, соответствующем хронологии системы нумерации, установленной руководителем.
  2. Срок действия. Указывается дата начала ведения и период использования документа. Как правило, он является однодневным. Общий срок использования не должен превышать одного месяца.
  3. Информация о категории транспортного средства. Обязательно отражаются тип ТС и марка, наличие или отсутствие прицепа, гос. знак автомобиля, километраж пробега, дата и время, когда автомобиль выехал на рейс и вернулся на стоянку, показания данных одометра.
  4. Сведения о владельце ТС. Указывается наименование, форма организации, адрес и телефон предприятия. ИП вписывают свои личные данные – Ф.И.О., телефон, почтовый адрес.
  5. Данные водителя. Фамилия, имя, отчество. Отметка результата медицинского осмотра, а также время его прохождения перед выходом на рейс.

Когда автомобиль используют несколько водителей, разрешено оформлять две путёвки на один транспорт. Каждый документ отдельно на одного из водителей. В такой ситуации показания километража и время выезда указываются у водителя, выехавшего со стоянки, а информация при возвращении – у того, кто последний вернулся в гараж.

Документ составляется на все транспортные средства, используемые для пассажирских и грузоперевозок.

В заголовке должны присутствовать штамп и печать предприятия или личная печать предпринимателя, являющегося собственником машины.

Время выезда из гаража, время возвращения служебного транспорта, показания спидометра отмечаются уполномоченными лицами, назначенными внутренним приказом руководства. Сведения обязательно заверяются подписью ответственных сотрудников и закрепляются печатью. Если директор фирмы либо сам индивидуальный предприниматель берётся за управление автомобилем, совмещая руководство с водительской должностью, подобное заверение не требуется.

Медицинский работник вписывает в документ дату, время и результаты медицинского осмотра. И также заверяется личной подписью с инициалами, штампом.

Срок хранения транспортной сопроводительной документации – 5 лет.

В обязанности владельца ТС входит регистрация путёвок в учётном журнале.

Разрешено добавление дополнительных реквизитов, которые отражают отличительные черты служебной деятельности (наименования типа груза, пассажирские перевозки и т. д.).

Документ заполняется с двух сторон – оборотной и лицевой.

Последовательность заполнения лицевой стороны:

  1. Штамп фирмы проставляется в верхней части, номер и серия, дата немного ниже.
  2. Чуть ниже пишется название, адрес и телефон организации, регистрационный код.
  3. Следующий шаг – заполнение информации о транспортном средстве и его характеристиках.
  4. Далее, данные водителей – Ф.И.О., табельный номер, данные водительских прав.
  5. Специальный раздел о лицензионной карточке заполняется некоторыми организациями. К примеру, таксисты.
  6. Отдельно раздел с указанием показаний спидометра, остатка ГСМ и технического состояния авто заполняют механики.
  7. По окончании заполнения определяются личные задания для каждого сотрудника и путёвки передаются водителю.

При необходимости ставятся отметки об опоздании или простое работников.

Оборотная сторона предназначена для водителей. На ней отмечается процесс выполнения заданий. Указывается место и время отправления и прибытия, пройденный километраж и закрепляется это подписью шофёра. В нижней части документа отображается количество отработанных часов и пройденных километров за день.

В зависимости от того, какая система оплаты на предприятии, зарплата начисляется исходя из заполненных данных, а после передаётся в бухгалтерию.

Особенности заполнения на линии:

  1. Обязательно проставляется время с точным указанием часов и минут на тот момент, когда клиентам показывается бумага.
  2. В графе «Заказчик» клиенты должны поставить свои подписи, подтверждая правдивость информации.
  3. Заказчики заполняют графы прибытия и убытия, списывая показания со спидометра.
  4. Свои замечания клиенты могут оставить в строке «Особые отметки».

При возвращении автомобиля в гараж, механик заполняет раздел о работе – здесь пишется точное время возвращения вплоть до минут, а также поля об остатке горючего и показания спидометра. Достоверность информации подтверждается подписью механика.

Водитель расписывается напротив строки «Сдал», а механик – «Принял». Диспетчер – последняя инстанция, он расписывается и вносит путёвку в специальный журнал.

Для наглядного примера как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля образец легко найти на просторах интернета.

Особенности оформления путёвки для грузовых авто

Для грузовых транспортных средств это главный учётный документ. Компании, осуществляющие свою деятельность по грузоперевозкам, пользуются ими в целях отображения результатов проделанной работы своих сотрудников. Также по ним ведётся контрольный расчёт расходов при грузоперевозках и начисляется заработная плата.

Для оформления путевого листа грузового автомобиля шаблон или образец составляется по двум формам: 4-С и 4-П.

Форму 4-С применяют, когда установлена сдельная система оплаты. Форма 4-П предназначена для повременного начисления заработка по определённым тарифам.

Процедура заполнения путёвки для грузового транспорта практически не отличается от легковых.

Особенности заполнения форм для грузовых авто:

  1. Отрывные талоны заполняет заказчик, их как подтверждение передачи груза организация предъявляет заказчику для оплаты счёта;
  2. В путёвке и в отрывном талоне, который прикладывается к счёту, содержатся одинаковые сведения, отражающие время работы транспорта у заказчика. Являются основным средством учёта и контроля рабочего дня.
  3. Для системы оплаты по временным тарифам при перевозке товара, являющегося материальной ценностью, в путёвку вносятся номера накладных и сопроводительных документов. Один из экземпляров товарно-сопроводительной документации будет приложением к путевому листу. Часто применяется при командировках и перевозе большого груза. Обязательно отражается количество тонн перевезённого товара.
  4. Заполняется документ диспетчером или другим уполномоченным лицом до момента передачи сотруднику, осуществляющему перевозку. В последующем данные вносят заказчики и сотрудники предприятия.
  5. Выдача бумаги шофёру производится под расписку только при том условии, что он сдал предыдущую заполненную бумагу за прошлую смену.
  6. На момент выдачи путёвки, она должна соответствовать требованиям – с отметкой даты, когда была выдана, штампом, печатью фирмы.

За неправильное заполнение ответственность понесут руководитель компании и люди, отвечающие за эксплуатацию грузового автотранспорта и участвующие в составлении документа.

Хранить путевые листы лучше рядом с товарными накладными и прочей транспортной документацией для облегчения единовременной проверки всех документов.

Чтобы понять, как правильно оформить путевой лист грузового автомобиля, найти образец оформления можно на специализированных интернет-порталах.

Ошибки и нюансы

Хотя закон позволяет использовать собственную произвольную форму документа, для более правильного учёта рекомендуется отражать все реквизиты и поля, указанные в специально разработанном бланке.

Помимо путёвки, у водителя должна присутствовать доверенность, дающая право управлять транспортным средством. Иначе во время остановки на посту, инспекторы ГИБДД составят протокол и выпишут административный штраф, а транспорт могут изъять и направить на штрафстоянку.

При эксплуатации автомобиля в несколько смен такие бумаги выписываются на каждого водителя. При этом время выезда отмечается у первого шофёра, а время возврата у второго. Пройденный километраж списывается в обоих случаях.

Медицинский осмотр водителей – важная часть подготовки к рейсу. Обязанность проставления отметки о прохождении медосмотра и отсутствии у водителя опьянения и противопоказаний к выходу на рейс по здоровью, оговаривается в Законе об охране труда. При отсутствии отметок медработника, проверяющие расценят это как нарушение.

Требования к проведению медосмотров до и после выхода на рейс ожесточились с начала мая 2015 года. Обязанность проходить данную процедуру теперь наложена не только на должность шофёра, но и на предпринимателя, который самостоятельно садится за руль автомобиля.

Услуги медицинских работников должна оплачивать организация. Если наёмные водители отсутствуют, индивидуальный предприниматель может заключить договор на оказание услуг с медицинской организацией, без оборудования специального кабинета.

В случае, если инспекторы ГАИ выявят, что штамп о прохождении медосмотра отсутствует, то путевой лист признают недействительным, а водителя отстранят от работы.

Ошибки, допущенные уполномоченным лицом, могут повлиять на исключение их налоговой службой из документации, подтверждающей реальные расходы организации. Неверно заполненная путёвка станет поводов для штрафных санкций от ФНС.

Распространённые ошибки при заполнении:

  1. Срок действия документа превышает один день. Так как Министерство финансов не обязывает некоторые компании применять обязательные формы, бухгалтеры считают допустимым оформлять путёвку на длительный период. Как итог, такая документация может стать поводом для претензий со стороны проверяющих организаций.
  2. Расхождение сведений конца предыдущей путёвки и начала новой на следующую смену.
  3. Расход топлива не соответствует данным в накладных и чеках.
  4. Использование личного авто в служебных целях без оформления путёвки. Безопаснее будет оформить её, особенно если расходы довольно существенные.

Рассмотрим реальные примеры ошибок при оформлении путевого листа, повлёкшие за собой правовые последствия.

Случай, когда налоговой службой было отказано в возвращении НДС по причине некорректного заполнения путёвок.

Дело рассматривалось в арбитражном суде. Индивидуальный предприниматель, выступающий в качестве истца, приобрёл транспорт у организации с оформлением накладной и акта приёма-передачи. ИП оплатил счёт-фактуру, выставленную продавцом, где указывался НДС.

После регистрации транспорта в Госавтоинспекции предприниматель подаёт в налоговую декларацию на возврат НДС. Но инспекторы налоговой службы отказывают в вычете, ссылаясь на предположение, что авто приобреталось не для бизнеса, а для личного пользования.

Покупатель предъявил иск, чтобы аннулировать решение налоговой. В процессе суда предприниматель предъявил доказательства использования транспорта в целях заработка – копии путевых листов. Но суд решил, что эта документация не соответствует установленным требованиям приказа Минтранса № 152, так как оформлена ненадлежащим образом – в путёвке отсутствовали некоторые обязательные реквизиты. Как итог – отказ в удовлетворении иска о возвращении НДС.

Ещё один пример, рассмотренный арбитражным судом об отказе в списании расходов, затраченных на ГСМ.

Руководитель предприятия подаёт иск против налоговой службы об оспаривании отказа о включении затрат на ГСМ в расходы компании. Из-за неуказания в путевых листах мест назначения при осуществлении поездки на транспорте, сотрудники налоговой сделали вывод, что затраты являются неподтверждёнными.

Хотя сумма была довольно приличной – около 700 тыс. рублей, отсудить её у руководителя не вышло. Суд первой инстанции в удовлетворении заявления отказал истцу, но он подал апелляцию. После апелляции было решено, что пройденный путь автомобиля и груза не обязаны фиксировать в путёвках организации, по своему профилю не являющейся транспортной. К тому же судебная инстанция вынесла решение о том, что данный документ не может быть единственным доказательством участия автомобиля в служебной деятельности компании.

Но всё-таки кассация отменила это решение. В объяснении было сказано, что путевой лист является основным и обязательным документом, подтверждающим затраты компании и обоснованность издержек. Нельзя доказать, что авто использовалось в выполнении служебных обязанностей, если отсутствуют данные о пунктах его назначения.

В Налоговом Кодексе РФ нет положений о нормах по затратам топлива и ГСМ, но чтобы избежать неприятных последствий придерживайтесь при контроле расходов ресурсов общепринятых нормативов. Любые выявленные нарушения и неточности в оформлении сопутствующей документации к транспорту послужат причинами для отказа контролирующими органами в выплате налогового вычета компании.

Путевые листы представлены первичной учетной документацией, которая должна составляться каждым предпринимателем или руководителем компании, если деятельность фирмы связана с использованием автомобилей. Если владельцем машины выступает фирма, то именно путевые листы подтверждают возможность использования ТС в процессе ведения предпринимательской деятельности. Если машина принадлежит работнику, то листки позволяют определить оптимальный размер компенсации за использование авто в служебных целях. Заполнение путевого листа является важным процессом, так как нельзя допускать во время процедуры серьезных ошибок. Процесс выполняется должностными лицами компании.

Понятие и необходимость путевых листков

Они являются первичными документами, подтверждающими использование машины в целях компании. Они содержат важную информацию о непосредственном автотранспорте, водителе и фирме. Эти документы могут проверяться трудовой инспекцией, налоговыми инспекторами или сотрудниками ГИБДД, поэтому должностными лицами компании должны учитываться правила заполнения путевых листов. Они позволят избежать разных нарушений и ошибок.

Если проверяющими будут обнаружены какие-либо недостоверные сведения и ошибки, то это станет основанием для наложения крупных штрафов.

image

Зачем используются?

Заполнение путевого листа выполняется каждой организацией, которая тем или иным образом связана с необходимостью использования автотранспорта. С помощью этого документа можно добиться сразу нескольких целей, к которым относятся:

  • контролируется движение автомобиля в течение рабочего дня;
  • на основании этого документа рассчитывается зарплата водителя;
  • фиксируется количество денежных средств, которое тратится на ГСМ;
  • начисляется правильно амортизация на используемое имущество;
  • учитываются общие расходы на автомобиль.

Дополнительно путевой листок необходим водителю для предъявления сотруднику ГИБДД, так как именно он подтверждает законность перевозки грузов или пассажиров. Он выступает доказательством, что ТС находится в оптимальном состоянии, а также конкретный гражданин является официальным водителем. Если во время проверки обнаружатся ошибки в документе или вовсе выявится отсутствие путевого листа, то водитель будет привлечен к ответственности на основании ст. 12.13 КоАП.

Особенности документа

Заполнение путевого листа считается достаточно простым процессом. Каждая компания самостоятельно выбирает, будет ли использоваться единый бланк или будет разрабатываться уникальная форма этого документа, которая закрепляется во внутренней нормативной документации организации.

Если компания специализируется на перевозках людей или грузов, то процедура учета автомобилей должна выполняться только по специально утвержденной форме листа. Кто должен выдавать путевые листы водителям? Процесс выполняется исключительно работодателем, который подготавливает и заполняет этот документ. Обычно директор компании издает приказ, с помощью которого назначает ответственное лицо. Именно этот работник фирмы занимается созданием, заполнением и передачей листков водителям.

К особенностям заполнения документа относится:

  • выписывается лист исключительно при использовании автомобиля в рабочих целях;
  • не имеет значения, по какой причине владелец компании пользуется конкретным ТС, поэтому машина может принадлежать фирме на праве собственности или оформляться в аренду;
  • максимальный срок действия документа составляет 30 дней;
  • допускается выписывать его на один день или вовсе на одну поездку.

По новым правилам, действующим в 2018 году, допускается продлевать срок действия листа.

image

Виды документа

Правила заполнения путевых листов могут немного отличаться в зависимости от разновидности данного документа. Для каждого вида транспортного средства используется собственный вид листка. Поэтому существуют путевые листы для следующих автомобилей:

  • грузовики;
  • легковые авто;
  • специальный транспорт;
  • такси, которое может быть легковым или грузовым;
  • автобусы, которые могут предназначаться для общественных пассажирских перевозок или иных целей.

Для каждого автомобиля используется соответствующая форма бланка. Если организация самостоятельно занимается разработкой документации, то выбранная форма закрепляется в специальном журнале.

Нюансы заполнения

Порядок заполнения путевого листа определяется индивидуально в каждой компании. Наиболее часто для этого используются следующие правила и особенности:

  • назначается приказом руководителя фирмы диспетчер, который оформляет путевые листы на каждый автомобиль, используемый сотрудниками в процессе осуществления рабочих обязанностей;
  • если компания является маленькой, то нередко заполняется документация непосредственным водителем автомобиля, но они вносят информацию только в одну часть бланка, которая относится к пробегу авто, для чего учитываются показатели одометра;
  • допускается для внесения сведений пользоваться специальной программой, с помощью которой скрываются лишние части документа;
  • перед отправкой машины в рейс ответственный сотрудник фирмы должен убедиться в оптимальном состоянии ТС;
  • перед рейсом даже водители должны проходить медицинский осмотр, подтверждающий, что граждане могут управлять автомобилем.

После окончания рейса листок передается обратно диспетчеру. Как только заканчивается срок действия документа, он передается на хранение в архив компании на 5 лет. За ошибки и нарушение ответственность несут руководители организации.

Образец заполнения путевого листа автомобиля можно изучить ниже.

image

Какие включаются сведения?

Заполнение путевого листа легкового автомобиля или грузовика должно осуществляться уполномоченным работником компании. Он должен заранее разобраться в правилах данного процесса. Обязательные реквизиты при заполнении путевого листа представлены следующими сведениями:

  • название документа;
  • его номер;
  • срок действия;
  • сведения о владельце автомобиля;
  • тип и марка машины;
  • регистрационные номера авто;
  • показатели одометра, причем они снимаются при выезде автомобиля с территории предприятия, а также при отправке ТС в гараж;
  • точное время выезда и заезда;
  • сведения об ответственном сотруднике компании, который выпускает машину на линию и составляет путевой листок;
  • информация о водителе;
  • время и дата прохождения медицинского осмотра водителя;
  • сведения о медицинском сотруднике, проводящем обследование;
  • отметка о времени и дате прохождения технического осмотра автомобиля, причем процедура может выполняться непосредственно в организации, если имеется необходимое оборудование и соответствующие специалисты;
  • информация о механике, который проводил осмотр.

Допускается вносить другие сведения в документ. Это возможно, если организация пользуется собственным бланком путевого листа.

Какие сведения не являются обязательными?

Порядок заполнения путевого листа может немного отличаться в разных компаниях. При этом учитываются следующие моменты:

  • не требуется наличие на листке печати компании с реквизитами;
  • особенно много внимания должно уделяться изучению технического состояния автомобиля;
  • упразднена в законе единая форма данного документа;
  • не возникает необходимость указывать в тексте маршрут, так как требуется вносить только данные, представленные показателями одометра.

На практике сотрудники ГИБДД или служащие других проверяющих органов часто считают, что отсутствие сведений о маршруте является серьезным нарушением, поэтому водители и владельцы компаний привлекаются к ответственности. В этом случае приходится обращаться в суд для оспаривания крупных штрафов. Чтобы избежать таких неприятных ситуаций, рекомендуется непосредственно в тексте документа прописывать, какова конечная точка маршрута.

image

Нюансы использования документа

Заполнение путевого листа грузового автомобиля или другого транспорта, является обязательным процессом для любой компании, применяющей разные машины для рабочей деятельности. Использование этого документа отличается следующими особенностями:

  • форма 4-С применяется, если для расчета оплаты труда водителя применяются сдельные показатели;
  • если используется повременная оплата труда, то создается путевой лист по форме 4-П;
  • кроме этого документа у водителей должна иметься сопроводительная документация, представленная транспортной накладной на перевозимый груз;
  • выписывается документ исключительно ответственным лицом, работающим в конкретную смену;
  • в документе должны ставиться отметки механиком, проверяющим техническое состояние машины, медицинским работником, проводящим медосмотр, диспетчером, отправляющим машину в рейс, а также непосредственным водителем.

Бланки путевого листа должны иметься в каждой компании в оптимальном количестве.

image

Срок хранения документа

Компании должны сохранять путевые листки на протяжении минимально 5 лет, что прописывается в Приказе Минтранса № 152 и в ФЗ № 402.

Если во время заполнения путевого листа допускаются серьезные ошибки или нарушения, то документ признается недействительным, поэтому не может использоваться для каких-либо целей. Ответственность за такие ошибки несут должностные лица, занимающиеся заполнением документации, а также непосредственный руководитель фирмы.

Как правильно разрабатывается собственная форма?

Не все компании предпочитают пользоваться едиными формами, поэтому предпочитают разрабатывать свои бланки документа. Для этого допускается пользоваться любой структурой, а также включать в документ разные пункты.

Но при формировании новой формы учитывается, что должны включаться в текст обязательные реквизиты. Без них путевой листок легко признается недействительным, поэтому не получится воспользоваться им для любых целей.

После разработки бланка, необходимо передать его образец в ФНС по месту регистрации. В этом случае можно избежать в будущем проблем с причислением расходов по путевым листкам к затратам фирмы.

image

Ответственность за отсутствие документа

Если водитель передвигается по дорогам без нужного комплекта документов, к которым относится и путевой листок, то это является существенным нарушением. Он привлекается работниками ГИБДД к административной ответственности, поэтому ему придется уплачивать штраф в размере 500 руб.

Юрлица при таких нарушениях уплачивают штраф в размере 100 тыс. руб. Такие же меры наказания применяются к фирмам, которые занимаются перевозками людей или грузов с помощью электрического транспорта.

Другие особенности

При заполнении путевого листа автобуса или другого транспорта учитываются другие нюансы:

  • не требуется составлять путевой лист, если используется арендованный автомобиль, но с его помощью можно учесть затраты на ГСМ в расходах фирмы;
  • составляется один листок для одной поездки, но срок его действия может варьироваться от 1 до 30 дней;
  • не разрешается заполнять документацию частично, а иначе такой документ будет признан недействительным.

Ответственное лицо, назначаемое в качестве диспетчера, должно предварительно пройти специальные курсы, позволяющие ему разобраться в правилах составления основной документации, которая должна иметься у каждого водителя компании. Дополнительно у водителя должна иметься справка о прохождении медосмотра перед рейсом.

image

Заключение

Путевые листки являются важными документами в любой компании, специализирующейся на перевозках грузов или людей. Они составляются специальными работниками предприятия, назначаемыми на должность путем издания приказа руководством организации.

Каждая фирма может разрабатывать свою форму документации, но в бланке должны присутствовать некоторые обязательные реквизиты. Если выявляются ошибки или нарушения, то лист признается недействительным или ничтожным.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: