Пошаговая инструкция по заполнению путевого листа легкового автомобиля – образец

Предприниматели и организации могут при осуществлении своей деятельности использовать для служебных целей легковой автотранспорт. Чтобы правильно организовывать его работу, учитывать время эксплуатации, а также избегать проблем с дорожными инспекциями субъекты бизнеса должны оформлять такой документ, как путевой лист легкового автомобиля форме 3 или иной разработанной формы с учетом нужд компании.

Для чего необходимо составлять путевые листы

imageНезависимо от вида автотранспорта, и является ли он собственным или привлеченным по договорам аренды, нужно организовать правильно документальный учет его показателей эксплуатации.

Путевой лист легкового автомобиля надо составлять не только с целью обеспечения безопасного использования машины, но также и для правильного планирования расходов на него, обоснования затрат в целях налогообложения и т. д.

Ведь в выписанном документе свои отметки ставят не только контролер технического состояния и инспектор по медосмотру, но также и заправщик, диспетчер, бухгалтер, руководитель подразделения и т. д.

В нем фиксируется время выезда и заезда автомобиля, показания спидометра, остатки топлива, а также путь следования транспортного средства. Именно этот документ запрашивает инспектор ГИБДД, когда останавливает по дороге автомобиль.

Из этого документа он определяет кто владеет или использует машину, куда она следует и т. д. Данная информация нужна и администрации компании, чтобы определить используется автомобиль по назначению или нет.

Путевка является доказательством для партнеров по бизнесу, что услуги им оказаны.

Диспетчер производит расчет планового и фактического расхода топлива, определяя эффективность использования транспортного средства. Проверяющие с налоговой запрашивают именно путевой лист, который является первичным документом по учету работы, чтобы проверить правильность учета расходов для целей налогообложения.

Внимание! Кроме этого, в путевом листе фиксируется время работы лица, управляющего машиной. Вместе с табелем учета рабочего времени путевка служит основанием для начисления зарплаты водителю.

Обязательно ли использовать путевые листы

Если владельцем выступает гражданин, и он осуществляет использование автомобиля в своих целях, и составлять путевку нет необходимости.

Когда легковой автомобиль принадлежит компании или используется ею для осуществления бизнеса, то чтобы получить возможность учитывать затраты на горючее, ремонт и т. д. она должна составлять путевку. Однако, если фирма применяет льготные режимы, например ЕНВД, патент, УСН «Доходы», то расходы для исчисления налогов учитывать не надо. Поэтому субъект может проигнорировать составление путевки.

Важно!Но есть случаи, когда данный документ выписывать нужно обязательно — перевозка груза и пассажиров. Это требование закреплено на законодательном уровне. То есть, если деятельность субъекта связана с пассажирскими и транспортными перевозками, путевой лист надо использовать.

В этих случаях организацию или ИП могут оштрафовать за его отсутствие в соответствии с КоАП.

Изменение в оформлении документа в 2021 году

С 15 декабря 2017 года ИП и организации обязаны в путевом листе автомобиля независимо от его вида указывать свои ОГРИП или ОГРН (согласно приказа Минтранса № 476 от 07.11.2017 ). Ранее этот реквизит не был среди обязательных элементов путевого листа — нужно было указывать только название субъекта, его организационную форму, адрес местонахождения и телефон. Поэтому с этого года нужно не забывать вписывать данный регистрационный номер.

Кроме этого, теперь нужно фиксировать не только показатели работы автотранспортного средства, но также делать отметку какой именно контролер технического состояния их зафиксировал, осмотрел машину и осуществил ее допуск на линию. Обязательным стало расшифровывать рядом с подписью фамилию и инициалов данных технических работников.

Скачать новый бланк путевого листа для легкового автомобиля на 2021 год

imageПутевой лист легкового автомобиля бланк 2021 скачать бесплатно в формате Ексель.

Скачать бланк путевого листа для грузового автомобиля. 

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в 2021 году

Лицевая часть

Начинать заполнение бланка нужно с указания его серии и порядкового номера. Проставление штампа в левом углу теперь стало необязательным. Под названием бланка вносится дата его создания.

В следующем поле нужно записать название компании, адрес расположения и контактный телефон. По новым требованиям в эту графу теперь также заносится ОГРН фирмы.

В таблице в правой части проставляется код компании по ОКПО.

Далее, на бланке отражается марка автомобиля, номер госрегистрации. Если используется гаражный номер, то его нужно проставить в правой таблице.

В нижней графе указывается полные Ф.И.О. водителя, далее его табельный номер, реквизиты водительского удостоверения, доступные классы транспортных средств.

Следующие несколько полей заполняются специализированными транспортными компаниями. При оформлении лицензионных карточек они проставляют ее класс, а также указывают реквизиты в специально предназначенных графах.

Затем диспетчер указывает задание, которое водитель должен выполнять по путевке. Обычно здесь проставляются в чье распоряжение передается автомобиль, по какому адресу он должен подъехать, в какое время начинается и заканчивается работа. После проставления подписей диспетчер передает путевку водителю в руки.

На лицевой стороне также расположены графы для механика. Сначала он проверяет исправность автомобиля, проставляет данные спидометра и количество топлива на начало дня и заверить эти сведения проставлением подписи.

После этого водитель ставит подпись, подтверждая прием автомобиля и согласие с указанными выше данными.

При выполнении заправки автомобиля топливом заправщик указывает его количество, марку, и ставит свою подпись.

Диспетчер после возвращения автомобиля в гараж фиксирует дату и время этого события. Он также может занести сведения о простоях и нарушениях.

Механик после возвращения в гараж производит проверку, заносит в путевку сведения о спидометре и остатке в баке после возвращения. Далее он ставит подпись о приеме автомобиля, а водитель — о передаче и согласии с указанными показателями.

Диспетчер на основании записанных данных производит расчет нормативного расхода топлива, сравнивает с фактически использованным, и на основе этого выявляет перерасход либо экономию.

Оборотная сторона

Оборотную сторону путевки должен заполнять водитель самостоятельно. Он должен построчно фиксировать сведения о каждой поездке, адреса отправления и прибытия, время нахождения в дороге и километраж. Если в это время он обслуживает третьих лиц, то они могут ставить свои подписи в конце каждой строки.

В нижней части листа на основании указанных данных подводится итог времени работы и пройденному пути. Также здесь может быть указана зарплата водителю по данной путевке, рассчитанной исходя из времени либо километража.

Бухгалтерские проводки

При обработке путевок бухгалтер может делать следующие проводки:

Дебет Кредит Операция
10/3 60, 76, 71 Приобретено топливо
19 60, 76 Отражен НДС по топливу
20, 23, 25, 26, 44 10/3 Списано топливо по норме
94 10/3 Списано топливо, израсходованное сверх норматива
73/2 94 Стоимость топлива по перерасходу отнесена на водителя

Порядок хранения документа

Процесс хранения путевых листов устанавливают сразу два нормативных акта – приказ Минтранса №152 и приказ Минкультуры №558. При этом необходимо отметить, что между этими двумя документами есть некоторая противоречивость.

Приказ Минтранса устанавливает, что компания должна сохранять путевые листы не меньше, чем 5 лет. Но она может и продлить данный срок, если укажет это во внутренних документах.

А вот приказ Минкультуры говорит о том, что срок в 5 лет действует только в том случае, когда в течение этого периода документы проверялись контролирующими органами.

Поэтому, если за данный период проверки не проводились, то и уничтожать данные документы компания не имеет права. Кроме этого приказ уточняет, что путевой лист может быть единственным документальным подтверждением вредных условий труда работника. В этом случае сохранять ее необходимо минимально 75 лет.

Внимание! Также необходимо отметить, что путевка также является документом бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, на нее могут также распространяться требования НК и закона о ведении бухучета. Первый определяет, что документы нужно сохранять не меньше 4 лет, а второй — пять лет.

Ответственность и штрафные санкции (ФНС, ГИБДД)

Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.

Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.

Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.

Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.

Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.

Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.

Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.

С начала 2021 г. появились изменения при осуществлении грузовых и иных видов перевозок. В частности, нужно ознакомиться, как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля. Учитываются все изменения, которые внесены указом Минтранса №368, датируемый 11.09.2020 г.

Новыйбланкпутевоголиста2021

Путевой лист грузового автомобиля 2021 года должны заполнять все ИП, юрлица и иные виды владельцев ТС, осуществляющие деятельность по перевозке грузов и пассажиров. Этот документ оформляется целью контроля работы водителя, прохождения маршрута, технического состояния ТС, расхода ГСМ и так далее.

Срок действия нового документа

Путевой лист грузового автомобиля оформляется на разное количество времени. Учитываются цели выпуска ТС за пределы гаража.

Если необходимо совершить 1 или более рейсов в течении одного рабочего дня, тогда документ оформляется перед выпуском ТС на маршрут. Он действует 24 часа.В случае планирования использования ТС в течении большего времени, нежели длительность одного рабочего дня, тогда новый бланк путевого листа 2021 заполняется на весь срок маршрута, но не более одного календарного месяца.

Путевойлистгрузовогоавтомобиля2021годаНововведенияпризаполнении

Сведения о перевозке

В данном случае нужно указать автосообщение и вид перевозки. Э/то может быть как разовая, так и регулярная транспортировка грузов и пассажиров.

Маркировка ТС

Нужно указывать марку не только самого ТС, но и прицепа (при его наличии). Записываются показатели спидометра перед выездом и после того, как автомобиль заезжает в гараж.

Оформление путевки на все ТС. Следует путевой лист грузового автомобиля 2021 скачать бланк на каждую единицу. То есть, он заполняется на все виды используемого транспорта. Прохождение техосмотра

В документ вносятся полные данные о проведении пред- и после рейсового техосмотра. Этим должен заниматься специальный контролер, у которого есть лицензия, разрешение на осуществление подобного вида деятельности. Новый бланк путевого листа 2021 включает в себя полную дату проведения осмотра. В документе указывается, разрешен ли выпуск ТС на линию.

Медосмотр

В путевой лист грузового автомобиля 2021 года следует вносить данные о прохождении водителем медицинского осмотра, как перед рейсом, так и по возвращению в гараж. Необходимость ведения электронной версии документации.

Сейчас в обязательном порядке скачать бланк путевого листа грузового автомобиля 2021. В него вносятся все журнальные данные. Все данные, которые вносятся в электронный документ, должны быть заверены электронной подписью контролера или ответственного лица.

Обязательныеданныепутевки

Для выпуска из гаража

номер документа и его наименование;срок действия;данные о владельце ТС;информация о транспортном средстве;данные шафера;сведения об особенностях перевозки.

Для учета нужно указывать данные спидометра и расход топлива.

Дополнительные данные

В документе нужно указывать иные сведения, относящиеся к осуществлению деятельности. К примеру, прописывается перевозка опасных грузов, крупногабаритного товара и так далее.

Таким образом, с начала 2021 г. ИП и юрлица должны ознакомиться с новыми правилами заполнения путевого листа. В него включаются как стандартные данные, так и появились новые разделы. Документ оформляется сертифицированным специалистом. Нужно помнить, что в постановлении не приводится четкий образец бланка. В связи с этим, можно использовать путевой лист грузового автомобиля прошлых редакций, но с некоторыми доработками. В случае неправильного заполнения документа предусмотрены штрафные санкции.

Путевой лист грузового автомобиля 2021 года скачать бланк

Путевой лист грузового автомобиля 2021 года пример заполнения

ДРУГИЕ НОВОСТИ РАЗДЕЛА

19 июня 20207,1 мин1742Автор:

Все организации, независимо от формы собственности и вида деятельности, обязаны перед выездом легкового автомобиля заполнять путевые листы. Необходимы для подтверждения расхода ГСМ и начисления зарплаты водителю. Используют собственные или унифицированные бланки. Учет ведут в отдельном журнале. Срок хранения первичных документов – 5 лет. За отказ от ведения путевок предусмотрен штраф до 100 тыс. руб., за ошибки при заполнении – до 30 тыс. руб.

Путевой лист (п/л) – первичный документ строгой отчетности, который обязаны вести все организации и ИП, использующие транспорт в служебных целях, независимо от того, личный он или арендованный. Составляют на разные виды транспортных средств (ТС), в том числе на легковой автомобиль фирмы, на котором руководитель ездит по служебным делам.

Зачем нужен нетранспортной компании

Путевой лист легкового автомобиля необходим, прежде всего, самой организации. Он является подтверждением эксплуатации автотранспорта в служебных целях. Зафиксированные в нем данные помогают бухгалтерии:

  • определить количество использованного топлива;
  • списать затраты на амортизацию и ремонт;
  • начислить заработную плату водителю;
  • распланировать рабочий график ТС.

Кроме того, при остановке инспектором ГИБДД путевка будет подтверждением права использования водителем транспорта.

Чем руководствоваться

Унифицированная форма путевки для легкового автомобиля (форма 3) была утверждена Постановлением Госкомстата № 78 от 28.11.1997. Последние существенные изменения внесены Приказом Минтранса № 467 от 21.12.2018, который вступил в силу с 1 марта 2019 г.

Этим нормативным актом:

  • изменен период, на который выписывается п/л – теперь его нужно составлять перед началом каждой смены;
  • разрешено не ставить штампы;
  • слово «стоянка» заменена на «парковка».

Согласно Приказу Минтранса РФ № 476 от 07.11.2017, в путевом листе также указывают данные, которые не учтены в старых формах бланка:

  • ОГРН предприятия или ОГРИП предпринимателя;
  • дату и время предрейсового контроля технического состояния ТС и медицинского осмотра водителя с подписью уполномоченных на то лиц.

Автомобиль к работе не допускают при отсутствии соответствующих отметок.

Не всем подходят существующие бланки. Поэтому законом разрешается самостоятельно разрабатывать и применять в работе свой вариант формы, указав в нем обязательные реквизиты и показатели для документов строгой отчетности, согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Важно. Применение измененного бланка нужно отразить приказом в учетной политике предприятия (п. 4 ПБУ 1/2008). Это снимет претензии при камеральной проверке налоговой инспекции. Оформляется п/л каждый день при выезде транспорта по служебным делам.

Из чего состоит бланк

В настоящее время руководители предприятий имеют право сами решать, в каком виде им применять п/л: использовать унифицированную или разработать свою форму, каждый раз составлять новый документ.

Скрин типовой формы 3

В транспортных организациях целесообразнее использовать существующие бланки. В них учтены практически все необходимые показатели. Небольшим компаниям и ИП часто бывает удобнее оформлять разработанный под свои нужды вариант.

Независимо от того, унифицированный бланк или самостоятельно составленный, в нем должны быть указаны сведения:

  1. Наименование (в данном случае следует написать «Путевой лист легкового автомобиля»).
  2. Дата составления и срок действия.
  3. Номер и серия п/л. Номер должен быть уникальным, он фиксируется в журнале регистрации. Существуют 2 типа таких журналов – для ИП и для всех остальных. Серия стоит на бланках типографского изготовления.
  4. Данные об организации: наименование, адрес, коды по ОКУД и ОКПО, контрактный телефон. Сейчас требуется проставлять для организации – ОГРН, для ИП – ОГРИП.
  5. Информацию о ТС: тип, модель, госномер, гаражный номер.
  6. Сведения о водителе: ФИО, № ВУ, категория, табельный номер, лицензия, если имеется.
  7. Место и время выезда для выполнения задания. Время прибытия не является обязательным показателем согласно последним изменениям. Но если оно будет указано, то не станет лишним.
  8. Подпись служебного лица, ответственного за поручение работы.
  9. Подпись механика с предварительным указанием состояния автомобиля, данных одометра, сведений об использовании горючего.
  10. Дата и время прохождения техосмотра ТС и медосмотра шофера.
Таблица 1. Шаблоны путевых листов, актуальных на 2020 г.

Чистый бланк п/л

Скачать Док. 1

Образец заполнения п/л

Загрузить Док. 2

Примечание! Путевку оформляют в единственном экземпляре и передают водителю. Главное условие ‒ сдача п/л за предыдущий день.

Срок действия

Изменениями, вступившими в силу с 1 марта 2019 г., является период, на который оформляется документ.

Раньше путевку можно было выписать на срок от одного дня до месяца. Теперь п/л оформляют:

  • каждый раз до поездки, если она превышает длительность смены;
  • до начала первого рейса, когда за смену он делает их несколько.

Если планируется, что поездка будет длиться несколько дней, то срок будет состоять из двух дат: начала и окончания, например, 12.05.2020–17.05.2020. Появилась также возможность продления путевки, если рейс был задержан в пути.

В тему!Порядок учета и состав командировочных расходов.

Порядок заполнения

В специализированных автотранспортных организациях оформлением п/л занимается диспетчер. В компаниях, где используется один личный легковой автомобиль, – руководитель, бухгалтер или другое ответственное лицо. ИП сам заполняет путевку.

Стандартная форма 3 используется как в автотранспортных компаниях, так и в обычных предприятиях. Оформляют в бумажном виде. Все данные пишут шариковой ручкой с темными чернилами.

Справочно! Заполнять п/л нужно аккуратно, чтобы не допускать ошибок. Если такое случилось, запись следует зачеркнуть одной чертой, сверху отразить правильную информацию, а рядом указать слова «Исправленному верить» и подписать.

Пошаговая инструкция по заполнению п/л:

  1. В самом верху листа ставят дату составления и номер документа. Согласно последним изменениям, можно не ставить штамп предприятия. Далее вносят сведения о предприятии, информацию по автомобилю и водителю.
  2. В разделе «Задание» пишут сведения о компании или лице, в чье распоряжение передается авто. Показатели топливного датчика, одометра и других приборов фиксируют перед выездом для выполнения служебного задания и после возвращения.

    Заполняет таблицу лицо, управляющее авто, рейсов может быть несколько за одну смену. Раздел по расчету заработный платы заполняет и подписывает работник бухгалтерии.

    Актуально! Как провести по бухгалтерии топливную карту.

Списание ГСМ на издержки

При расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль хозяйственные расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Чтобы учесть затраты на ГСМ, нужно:

  1. Издать приказ руководителя.
  2. Отразить в учетной политике.
  3. Подтвердить фактически сделанные расходы.

Последний пункт значит, что водитель должен заполнить авансовый отчет и приложить чеки АЗС на покупку ГСМ.

Для информации. Расчет ГСМ по пройденному километражу делается в случае, когда нет электронной системы контроля. Если автомобиль имеет возможность отслеживания маршрута и расхода топлива, то достаточно отчетов этой системы (Письмо Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354).

Сколько хранить

После выполнения задания п/л должен быть сдан под роспись ответственному лицу: диспетчеру, бухгалтеру, руководителю для дальнейшего использования в работе бухгалтерии. Все это фиксируют в журнале и выглядит примерно так:

Журнал можно купить или распечатать на компьютере. Ведется он до окончания, после записи в последней строке хранится, как минимум, 5 лет.

Путевой лист относится к первичным документам, которые после бухгалтерской обработки должны быть убраны в места хранения от посторонних лиц на срок не менее 5 лет, за исключением случаев, когда другой срок установлен внутренними нормативными актами компании, или работа происходила в особых условиях, предусмотренных законом.

Сложные вопросы

Для чего небольшой фирме с одним легковым автомобилем оформлять путевку?

Согласно п. 2 ст. 6 Устава ТС, заполнение п/л является необходимым для субъектов, предоставляющих транспортные услуги. В таком случае возникает вопрос: зачем п/л фирме, их не оказывающих?

Во-первых, этот документ нужен для подтверждения и списания ГСМ на расходы. Во-вторых, если работник использует личный транспорт и получает за это компенсацию, путевка необходима, чтобы не платить НДФЛ с суммы возмещения.

Всем ли нужно проходить медосмотр?

У небольших компаний появляется вполне обоснованный вопрос: зачем офисному сотруднику, например, менеджеру по закупкам или директору, т.е. не водителю, перед поездкой по делам фирмы на корпоративном автомобиле проходить предрейсовый медосмотр?

В настоящее время нет однозначного ответа. Существуют 2 разных экспертных мнения:

  1. Осмотр должны проходить только те лица, которые официально работают водителями.

    Пример. Менеджер по продажам выезжал по делам предприятия на служебном автомобиле. Трудинспекция по итогам проверки обнаружила, что медосмотр он не проходил, и вменила фирме его прохождение ее работниками перед использованием служебного транспорта. Суд выступил на стороне компании, приняв за основание ст. 212 и 213 ТК, так как водителей в штате компании не было. Мосгорсуд в решении № 33а-6141/2018 от 18.09.2018 указал, что обязательный предрейсовый медосмотр касается только водителей.

  2. Любое лицо, управляющее транспортом, является водителем и обязано пройти медицинское освидетельствование перед выездом по делам компании.

    Сторонники данного мнения опираются на ст. 2 Закона № 196-ФЗ, а также п. 1.5 Типового положения об организации предрейсовых медосмотров, утвержденного Письмом Минздрава России от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32, в котором говорится, что все юрлица, имеющие ТС, обязаны проводить такой контроль для работников, управляющих служебным ТС.

Нужно ли проводить техконтроль перед каждой поездкой?

В п. 2 ст. 20 ФЗ «О безопасности дорожного движения» сказано, что техсостояние авто перед каждым выездом должны проверять предприятия, которые занимаются перевозкой грузов и пассажиров. Можно сделать вывод, что компании, не оказывающей такие услуги, не нужно этого делать.

Однако, по мнению инспектора ГИБДД, не имеет значения, какой груз везет автомобиль, и кто сидит рядом с управляющим ТС лицом. Оборудование может принадлежать фирме и его везут в мастерскую на ремонт, или рядом с шофером сидит бухгалтер компании, который едет в банк. Штраф в таком случае за отсутствие записи о техконтроле транспорта будет наложен. Чтобы застраховаться от такой санкции, в салоне машины не должно быть никакого груза и других людей, кроме водителя.

Узнайте, как провести по бухгалтерии деньги, выданные на ГСМ под отчет

Штраф

Поездка в служебном автомобиле без путевки не разрешена законом и может повлечь административную ответственность в виде санкций.

Таблица. Штрафы за отсутствие п/л

Ответственный

Наказание

Водитель

500 руб. или предупреждение

Должностное лицо

20 000 руб.

Юридическое лицо

До 100 000 руб.

За путевку, выписанную с недочетами, например, при отсутствии отметки о техническом контроле, санкции могут быть от 3 000 до 30 000 руб. Проверку наличия п/л имеют право осуществлять сотрудники ГИБДД, ФНС и ГИТ.

Делаем выводы

Для организации, использующей легковой транспорт в своей работе, обязательность оформления путевого листа определена законом. Вовремя и правильно составленный документ необходим для списания на издержки затрат, связанных с его эксплуатацией. А отсутствие может повлечь административное наказание на всех ответственных лиц.

Понравилась статья?

-1

Мы в Телеграм. Только лучшие идеи и бизнес кейсы!

Обсудить Насос, бампер и руль – вот мои документы

  • 1 495

В этом жестоком мире даже легковой автомобиль без бумажки – букашка. Чтобы отслеживать путь транспортного средства и правильно рассчитать все выплаты, ему нужен свой путевой лист. Такой, казалось бы, малозначительный документ все же таит множество нюансов. Он обязателен практически для каждого автомобиля, который как-то задействован в бизнесе. Тем более что с 2017 года появились новые правила заполнения. Итак, узнать, что такое путевой лист легкового автомобиля, увидеть его образец и выяснить, как заполнять документ, вы сможете в нашем материале.

Для чего используется

Путевой лист позволят отслеживать путь автомобиля и затраченное на него время. Такая информация нужна налоговой и вашей бухгалтерии, потому что благодаря ей можно уменьшить сумму налоговых выплат. Так, путевой лист легкового автомобиля помогает с расчетами по расходуемому топливу. Также по нему в подтверждение выполненной работы начисляется зарплата сотрудника.

Рассмотрим виды путевых листов.

  • На легковой автомобиль – типовая форма №3.
  • На специальный легковой автомобиль – форма №3 (специальная).
  • На таксиста на легковушке – форма №4.
  • На грузовой автомобиль с водителем, работающим сдельно, – форма №4-с.
  • На грузовой автомобиль с регулярным водителем – форма №4-п.
  • На автобус – форма №6.

Путевой лист как документ – это заполненная унифицированная форма №3, утвержденная Госкомстатом в Постановлении №78. Чтобы узнать, как она выглядит, вы можете скачать ее новый бланк. Это форма по ОКУД №0345001. В двух случаях путевой лист автомобилю точно не нужен: использование личного автомобиля в личных целях и случай, когда юридическому лицу не важен учет расхода топлива автотранспорта, предназначенного, например, для перевозки руководителя. А вот если легковой автомобиль перевозит пассажиров, грузы или багаж, путевой лист ему необходим.

Если легковой автомобиль перевозит пассажиров, грузы или багаж, путевой лист ему необходим.

Содержание путевого листа

Порядок заполнения путевого листа содержится в Приказе №152 Минтранса РФ. Инструкция начинается с заполнения информации о юридическом лице, водителе и самом автомобиле. Диспетчеру нужно четко указать, когда тот выехал из гаража, а когда заехал в него. Также механик добавляет в лист данные о состоянии автомобиля и имеющихся у него неполадках, и, конечно, о самом главном – расходе топлива. Водитель может разве что подтвердить прием и сдачу автомобиля. Кроме того, в путевом листе написано задание водителя. В целом, в документе нужно указать большое количество информации:

  • О самом путевом листе (дата, серия, номер). Если это путевой лист не на один день, должна появиться и дата окончания действия документа.
  • О владельце (название или имя, организационно-правовая форма, адрес, телефон, коды).
  • Об автомобиле (тип, марка, номера).
  • О водителе (имя, документы). Не заполняется, если водитель – владелец.
  • О маршруте (имя или наименование заказчика, адрес подачи).
  • Подтверждение исправности автомобиля.
  • О топливе и его движении (марка, остаток, расход).
  • Подтверждение принятия и сдачи автомобиля водителем с указанием времени.

Компания или предприниматель сама выбирает ответственных – тех, кто должен заполнять путевые листы. Механик отвечает за крайне важную информацию о горючем, а именно, об объеме выданного топлива. Он отслеживает его движение, записывает показания спидометра. Механик также подтверждает, что автомобиль уехал и вернулся в исправном состоянии. Это требование – новое, как и разрешение не ставить штамп или печать в специальном месте документа. Это изменения согласно Приказу №17 Минтранса. Не стоит забывать, что оборотная сторона путевого листа предназначена для указания места, времени, кода и пройденного пути, которые заверяют заказчики. Эта информация оформляется в таблицу.

Ведение путевого листа

Легковой автомобиль получает свой путевой лист, как правило, на один день или на одну смену. Транспорт может оформить и более долгий лист – максимум, на месяц, но это случай исключительно для командировок. Этот документ выписывается диспетчером. Достаточно будет одного экземпляра. Если в вашем бизнесе много служебного транспорта, каждый автомобиль требует свой путевой лист. То же самое с несколькими водителями на одном и том же транспортном средстве.

При желании вы можете разработать собственную форму для путевого листа. Правда, ее содержание должно остаться таким же, как в унифицированной.

Межотраслевая форма №3 – не единственный вариант путевого листа. Минфин в письме №03-03-06/2/161 разрешает бизнесу создавать свои собственные бланки путевых листов, а не использовать типовой шаблон. Они должны быть утверждены на локальном уровне и содержать все данные, о которых мы написали. Такие путевые листы учитываются, когда нужно подтверждение движения горючего для налоговой. Как правило, водитель должен вернуть путевой лист в течение суток. Но в случае с междугородними поездками этот срок растягивается. После сдачи документ отправляется в журнал регистрации и хранится там на протяжении 5 лет.

Хотя требования достаточно строгие, путевой лист легкового автомобиля не является сложным в обращении документом. Главное – следить за горючим и водителем, которому не положено там что-то писать. Тогда данные всегда будут заполнены правильно, и налоговая с удовольствием снизит ваши выплаты. Для вашего удобства предлагаем скачать пример и посмотреть его оформление.

Похожие статьи

база знаний 1 672 Нормы списания ГСМ база знаний 3 166 Международный путевой лист база знаний 705 Путевой лист автобуса база знаний 20 107 Отметка о прохождении медосмотра в путевом листе база знаний 4 797 Оформление путевых листов база знаний 6 751 Как рассчитать путевой лист база знаний 1 287 Путевой лист по форме № 4-П база знаний 1 167 Путевой лист грузового автомобиля для ИП база знаний 1 972 Путевой лист специального автомобиля Бесплатная консультация юриста: +7 (499) 653-60-72 (МСК), +7 (812) 648-23-57 (СПБ)

Не каждый автовладелец обязан понимать порядок составления путевых листов на транспорт. Эта документация предусмотрена для различных фирм и индивидуальных предпринимателей, у которых работа непосредственно связана с транспортом и перевозками. Рассмотрим зачем требуется оформление путевого листа автомобиля.

Кто заполняет и зачем

Путевой лист – неотъемлемая и важная часть ведения бухгалтерии на предприятии. В них учитываются расходы на покупку топлива, пройденный транспортом километраж, время его эксплуатации и другое. Такой вид служебной документации уменьшает расходы предприятия или ИП по налогам. Обязательная процедура правильного оформления путевого листа легкового (грузового) автомобиля определяется Федеральным законом № 259-ФЗ от 8.11.2007, из которого следует, что с его помощью ведётся учёт расходов и их контроль, рассчитывается заработная плата наёмных рабочих и размеры налогов в пользу государства.

Путевые листы подтверждают законность и право водителя на нахождение за рулём рабочего транспорта. Выдаётся юридическим лицом, которое является собственником.

Для кого обязательно оформление документа:

  • легковой транспорт;
  • грузовое ТС;
  • трамвай;
  • автобус;
  • троллейбус;
  • иной вид транспорта, используемый на предприятии.

Но есть категории лиц, для которых составление путевых листов не носит обязательный характер.

К таким категориям относятся:

  1. Юридические лица, которые владеют этим автотранспортом.
  2. Использование ТС по доверенности, поездки в личных целях или с оформлением собственности на физическое лицо.

В законе нет чёткого определения, кто должен заполнять такую документацию. На практике ответственное лицо назначается на основании локальных документов юрлица (приказ, должностная инструкция). Обычно выписывает их бухгалтер, а заполняет диспетчер или механик вместе с водителем.

Порядок и правила заполнения 2018

Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997 предусмотрены установленные, но не обязательные бланки для определённых категорий ТС: для легковых автомобилей – формы № 2, 3-спец; для такси ­– № 4; для автобусов, осуществляющих перевозку пассажиров – № 6, 6-спец. Правильное оформление путевого листа грузового автомобиля предусматривается по формам № 4-С, 4-П.

Приказ Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 устанавливает правила заполнения.

Обязательно должны иметься следующие реквизиты:

  1. Название и номер документа. Название должно оформляться согласно типу транспортного средства (легковое, грузовое, трамвай и т. д.). Номер ставится у заголовка в порядке, соответствующем хронологии системы нумерации, установленной руководителем.
  2. Срок действия. Указывается дата начала ведения и период использования документа. Как правило, он является однодневным. Общий срок использования не должен превышать одного месяца.
  3. Информация о категории транспортного средства. Обязательно отражаются тип ТС и марка, наличие или отсутствие прицепа, гос. знак автомобиля, километраж пробега, дата и время, когда автомобиль выехал на рейс и вернулся на стоянку, показания данных одометра.
  4. Сведения о владельце ТС. Указывается наименование, форма организации, адрес и телефон предприятия. ИП вписывают свои личные данные – Ф.И.О., телефон, почтовый адрес.
  5. Данные водителя. Фамилия, имя, отчество. Отметка результата медицинского осмотра, а также время его прохождения перед выходом на рейс.

Когда автомобиль используют несколько водителей, разрешено оформлять две путёвки на один транспорт. Каждый документ отдельно на одного из водителей. В такой ситуации показания километража и время выезда указываются у водителя, выехавшего со стоянки, а информация при возвращении – у того, кто последний вернулся в гараж.

Документ составляется на все транспортные средства, используемые для пассажирских и грузоперевозок.

В заголовке должны присутствовать штамп и печать предприятия или личная печать предпринимателя, являющегося собственником машины.

Время выезда из гаража, время возвращения служебного транспорта, показания спидометра отмечаются уполномоченными лицами, назначенными внутренним приказом руководства. Сведения обязательно заверяются подписью ответственных сотрудников и закрепляются печатью. Если директор фирмы либо сам индивидуальный предприниматель берётся за управление автомобилем, совмещая руководство с водительской должностью, подобное заверение не требуется.

Медицинский работник вписывает в документ дату, время и результаты медицинского осмотра. И также заверяется личной подписью с инициалами, штампом.

Срок хранения транспортной сопроводительной документации – 5 лет.

В обязанности владельца ТС входит регистрация путёвок в учётном журнале.

Разрешено добавление дополнительных реквизитов, которые отражают отличительные черты служебной деятельности (наименования типа груза, пассажирские перевозки и т. д.).

Документ заполняется с двух сторон – оборотной и лицевой.

Последовательность заполнения лицевой стороны:

  1. Штамп фирмы проставляется в верхней части, номер и серия, дата немного ниже.
  2. Чуть ниже пишется название, адрес и телефон организации, регистрационный код.
  3. Следующий шаг – заполнение информации о транспортном средстве и его характеристиках.
  4. Далее, данные водителей – Ф.И.О., табельный номер, данные водительских прав.
  5. Специальный раздел о лицензионной карточке заполняется некоторыми организациями. К примеру, таксисты.
  6. Отдельно раздел с указанием показаний спидометра, остатка ГСМ и технического состояния авто заполняют механики.
  7. По окончании заполнения определяются личные задания для каждого сотрудника и путёвки передаются водителю.

При необходимости ставятся отметки об опоздании или простое работников.

Оборотная сторона предназначена для водителей. На ней отмечается процесс выполнения заданий. Указывается место и время отправления и прибытия, пройденный километраж и закрепляется это подписью шофёра. В нижней части документа отображается количество отработанных часов и пройденных километров за день.

В зависимости от того, какая система оплаты на предприятии, зарплата начисляется исходя из заполненных данных, а после передаётся в бухгалтерию.

Особенности заполнения на линии:

  1. Обязательно проставляется время с точным указанием часов и минут на тот момент, когда клиентам показывается бумага.
  2. В графе «Заказчик» клиенты должны поставить свои подписи, подтверждая правдивость информации.
  3. Заказчики заполняют графы прибытия и убытия, списывая показания со спидометра.
  4. Свои замечания клиенты могут оставить в строке «Особые отметки».

При возвращении автомобиля в гараж, механик заполняет раздел о работе – здесь пишется точное время возвращения вплоть до минут, а также поля об остатке горючего и показания спидометра. Достоверность информации подтверждается подписью механика.

Водитель расписывается напротив строки «Сдал», а механик – «Принял». Диспетчер – последняя инстанция, он расписывается и вносит путёвку в специальный журнал.

Для наглядного примера как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля образец легко найти на просторах интернета.

Особенности оформления путёвки для грузовых авто

Для грузовых транспортных средств это главный учётный документ. Компании, осуществляющие свою деятельность по грузоперевозкам, пользуются ими в целях отображения результатов проделанной работы своих сотрудников. Также по ним ведётся контрольный расчёт расходов при грузоперевозках и начисляется заработная плата.

Для оформления путевого листа грузового автомобиля шаблон или образец составляется по двум формам: 4-С и 4-П.

Форму 4-С применяют, когда установлена сдельная система оплаты. Форма 4-П предназначена для повременного начисления заработка по определённым тарифам.

Процедура заполнения путёвки для грузового транспорта практически не отличается от легковых.

Особенности заполнения форм для грузовых авто:

  1. Отрывные талоны заполняет заказчик, их как подтверждение передачи груза организация предъявляет заказчику для оплаты счёта;
  2. В путёвке и в отрывном талоне, который прикладывается к счёту, содержатся одинаковые сведения, отражающие время работы транспорта у заказчика. Являются основным средством учёта и контроля рабочего дня.
  3. Для системы оплаты по временным тарифам при перевозке товара, являющегося материальной ценностью, в путёвку вносятся номера накладных и сопроводительных документов. Один из экземпляров товарно-сопроводительной документации будет приложением к путевому листу. Часто применяется при командировках и перевозе большого груза. Обязательно отражается количество тонн перевезённого товара.
  4. Заполняется документ диспетчером или другим уполномоченным лицом до момента передачи сотруднику, осуществляющему перевозку. В последующем данные вносят заказчики и сотрудники предприятия.
  5. Выдача бумаги шофёру производится под расписку только при том условии, что он сдал предыдущую заполненную бумагу за прошлую смену.
  6. На момент выдачи путёвки, она должна соответствовать требованиям – с отметкой даты, когда была выдана, штампом, печатью фирмы.

За неправильное заполнение ответственность понесут руководитель компании и люди, отвечающие за эксплуатацию грузового автотранспорта и участвующие в составлении документа.

Хранить путевые листы лучше рядом с товарными накладными и прочей транспортной документацией для облегчения единовременной проверки всех документов.

Чтобы понять, как правильно оформить путевой лист грузового автомобиля, найти образец оформления можно на специализированных интернет-порталах.

Ошибки и нюансы

Хотя закон позволяет использовать собственную произвольную форму документа, для более правильного учёта рекомендуется отражать все реквизиты и поля, указанные в специально разработанном бланке.

Помимо путёвки, у водителя должна присутствовать доверенность, дающая право управлять транспортным средством. Иначе во время остановки на посту, инспекторы ГИБДД составят протокол и выпишут административный штраф, а транспорт могут изъять и направить на штрафстоянку.

При эксплуатации автомобиля в несколько смен такие бумаги выписываются на каждого водителя. При этом время выезда отмечается у первого шофёра, а время возврата у второго. Пройденный километраж списывается в обоих случаях.

Медицинский осмотр водителей – важная часть подготовки к рейсу. Обязанность проставления отметки о прохождении медосмотра и отсутствии у водителя опьянения и противопоказаний к выходу на рейс по здоровью, оговаривается в Законе об охране труда. При отсутствии отметок медработника, проверяющие расценят это как нарушение.

Требования к проведению медосмотров до и после выхода на рейс ожесточились с начала мая 2015 года. Обязанность проходить данную процедуру теперь наложена не только на должность шофёра, но и на предпринимателя, который самостоятельно садится за руль автомобиля.

Услуги медицинских работников должна оплачивать организация. Если наёмные водители отсутствуют, индивидуальный предприниматель может заключить договор на оказание услуг с медицинской организацией, без оборудования специального кабинета.

В случае, если инспекторы ГАИ выявят, что штамп о прохождении медосмотра отсутствует, то путевой лист признают недействительным, а водителя отстранят от работы.

Ошибки, допущенные уполномоченным лицом, могут повлиять на исключение их налоговой службой из документации, подтверждающей реальные расходы организации. Неверно заполненная путёвка станет поводов для штрафных санкций от ФНС.

Распространённые ошибки при заполнении:

  1. Срок действия документа превышает один день. Так как Министерство финансов не обязывает некоторые компании применять обязательные формы, бухгалтеры считают допустимым оформлять путёвку на длительный период. Как итог, такая документация может стать поводом для претензий со стороны проверяющих организаций.
  2. Расхождение сведений конца предыдущей путёвки и начала новой на следующую смену.
  3. Расход топлива не соответствует данным в накладных и чеках.
  4. Использование личного авто в служебных целях без оформления путёвки. Безопаснее будет оформить её, особенно если расходы довольно существенные.

Рассмотрим реальные примеры ошибок при оформлении путевого листа, повлёкшие за собой правовые последствия.

Случай, когда налоговой службой было отказано в возвращении НДС по причине некорректного заполнения путёвок.

Дело рассматривалось в арбитражном суде. Индивидуальный предприниматель, выступающий в качестве истца, приобрёл транспорт у организации с оформлением накладной и акта приёма-передачи. ИП оплатил счёт-фактуру, выставленную продавцом, где указывался НДС.

После регистрации транспорта в Госавтоинспекции предприниматель подаёт в налоговую декларацию на возврат НДС. Но инспекторы налоговой службы отказывают в вычете, ссылаясь на предположение, что авто приобреталось не для бизнеса, а для личного пользования.

Покупатель предъявил иск, чтобы аннулировать решение налоговой. В процессе суда предприниматель предъявил доказательства использования транспорта в целях заработка – копии путевых листов. Но суд решил, что эта документация не соответствует установленным требованиям приказа Минтранса № 152, так как оформлена ненадлежащим образом – в путёвке отсутствовали некоторые обязательные реквизиты. Как итог – отказ в удовлетворении иска о возвращении НДС.

Ещё один пример, рассмотренный арбитражным судом об отказе в списании расходов, затраченных на ГСМ.

Руководитель предприятия подаёт иск против налоговой службы об оспаривании отказа о включении затрат на ГСМ в расходы компании. Из-за неуказания в путевых листах мест назначения при осуществлении поездки на транспорте, сотрудники налоговой сделали вывод, что затраты являются неподтверждёнными.

Хотя сумма была довольно приличной – около 700 тыс. рублей, отсудить её у руководителя не вышло. Суд первой инстанции в удовлетворении заявления отказал истцу, но он подал апелляцию. После апелляции было решено, что пройденный путь автомобиля и груза не обязаны фиксировать в путёвках организации, по своему профилю не являющейся транспортной. К тому же судебная инстанция вынесла решение о том, что данный документ не может быть единственным доказательством участия автомобиля в служебной деятельности компании.

Но всё-таки кассация отменила это решение. В объяснении было сказано, что путевой лист является основным и обязательным документом, подтверждающим затраты компании и обоснованность издержек. Нельзя доказать, что авто использовалось в выполнении служебных обязанностей, если отсутствуют данные о пунктах его назначения.

В Налоговом Кодексе РФ нет положений о нормах по затратам топлива и ГСМ, но чтобы избежать неприятных последствий придерживайтесь при контроле расходов ресурсов общепринятых нормативов. Любые выявленные нарушения и неточности в оформлении сопутствующей документации к транспорту послужат причинами для отказа контролирующими органами в выплате налогового вычета компании.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: