Правила ведения и хранения трудовых книжек — практические нюансы

Темы: КадрыОрганизация бизнесаТрудовая книжка imageКаждый работодатель обязан вести и заполнять трудовые книжки для своих сотрудников, в том числе и заниматься их оформлением при необходимости. Однако разбираться во всех тонкостях и нюансах кадрового дела, особенно начинающим предпринимателям, может быть слишком сложно. Мы собрали самые главные правила ведения трудовых книжек, которые позволят вам работать с наемными сотрудниками без каких-либо сложностей и ошибок.

Оглавление: 1. Правило №1 — общие принципы заполнения трудовых книжек2. Правило №2 — приобретение бланков только у соответствующих компаний3. Правило №3 — первый работодатель заполняет титульный лист4. Правило №4 — заполняем раздел о работе по закону5. Правило №5 — храним трудовые книжки как это положено6. Правило №6 — не совершите ошибку при увольнении7. Правило №7 — не путаем копии, дубликаты и вкладыши8. Правило №8 — награждать можно, наказывать — нельзя

Правило №1 — общие принципы заполнения трудовых книжек

Вести трудовую книжку достаточно просто. Однако есть множество тонкостей и нюансов, совсем не очевидных для начинающего кадровика или предпринимателя. Поэтому в первую очередь нужно узнать главные принципы заполнения этих документов. Выглядят они следующим образом:

  1. У каждой записи должен быть свой порядковый номер, идущий строго за предыдущим.
  2. Даты заполняются арабскими цифрами в формате хх.хх.хххх — день, месяц и год.
  3. Записи должны быть строго синего, чёрного или фиолетового цвета. Допускается использование как шариковых, так и гелевых ручек или перьевых.
  4. Сокращения не используются.
  5. Применяется только русский язык, или иной официальный язык, принятый в субъекте федерации на региональном уровне.
  6. Оформить документ, а также внести в него запись о трудоустройстве, необходимо не позднее, чем в течение семи дней после начала работы.
  7. О каждой записи, внесенной в документ, трудящегося следует уведомить и ознакомить с ней под соответствующую запись в личной карточке.

Зная эти семь основных принципов, можно начинать работать с трудовыми книжками и нанимать сотрудников на работу. Но лучше — ознакомиться со следующими основными правилами использования и ведения этой документации.

Правило №2 — приобретение бланков только у соответствующих компаний

Каждый документ должен строго соответствовать установленной на законодательном уровне форме. При этом каждый работодатель обязан приобретать для сотрудников бланки этих документов сам — у трудящегося может не быть книжки, а приобрести ее самостоятельно просто невозможно. Приобретать данные бланки могут только субъекты хозяйствования.

Но работодатель вправе вычесть расходы на приобретение бланка из заработной платы трудящегося. Либо же — может просто взять данные расходы на себя.

Производятся все трудовые книжки исключительно объединением «ГОЗНАК», то есть — приобретать их можно исключительно у производителей, входящих в данную структуру.

Правило №3 — первый работодатель заполняет титульный лист

Все сведения в рассматриваемый документ вносятся исключительно работодателями. Если человек устраивается на работу впервые — то обязанность заполнения титульного листа возлагается на первого работодателя, который и оформляет рассматриваемый документ для сотрудника. Общий порядок действий в этом случае будет таким:

  1. Далее, указывается дата рождения.
  2. Сведения об образовании указываются на основании документа, который трудящийся дал при трудоустройстве.
  3. Специальность нужно указывать только в именительном падеже.
  4. На титульном листе указывается дата заполнения документа, а также подпись ответственного сотрудника и самого работника, для которого оформляется документ.

Правило №4 — заполняем раздел о работе по закону

В разделе о работе необходимо указывать все записи строго так, как предписывает действующий регламент. А именно — в первой графе фиксируем номер записи по порядку, во второй — день принятия трудящегося в штат, в третьей — наименование субъекта хозяйствования, выступающего работодателем, а в четвертой — дату приказа и его номер.

В случае, если нужно перевести сотрудника — сначала делается запись о его увольнении. А потом — о переводе на новое место ведения трудовой деятельности.

Правило №5 — храним трудовые книжки как это положено

Работодатель обязан хранить трудовые книжки своих трудящихся. При этом обязательно следует завести на предприятии книгу учета движения трудовых книжек, а также обеспечить защиту документов от влаги, огня и иных неблагоприятных факторов. За ведение этой документации должен быть назначен ответственный работник — при его отсутствии вести книжки может и работодатель лично.

Правило №6 — не совершите ошибку при увольнении

Самая популярная ошибка при увольнении сотрудника — это неточное внесение записи о прекращении трудовых взаимоотношений. Необходимо избегать сокращений и писать полностью, например:

«Уволен по собственному желанию на основании пункта 3 части 2 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Также следует помнить о том, что при увольнении нужно выдать документ трудящемуся на руки и внести сведения о выдаче документации в книгу учета ее движения.

Правило №7 — не путаем копии, дубликаты и вкладыши

imageЗаконодательство не позволяет работнику получать рассматриваемые документы на руки, за исключением некоторых ситуаций. Даже запись о совместительстве вносится исключительно по основному месту трудовой деятельности. При необходимости получить копию документа, работодатель обеспечивает копирование всех его страниц, начиная с титульной страницы.

На каждой копии ответственный работник должен написать «верно», проставить дату выдачи копии и печать организации, если она есть. Кроме этого, на каждой копии должно фиксироваться место хранения оригинала.

В случае порчи или утери документа, должен быть оформлен дубликат, но сведения о предыдущих местах ведения трудовой деятельности в него могут быть внесены в общем виде. При оформлении дубликата работодатель вправе требовать иные документы, способные подтвердить стаж сотрудника, а также может содействовать ему в получении этих документов, например, направив запрос в ФСС.

Вкладыш — это специальный документ, подшиваемый в случае, если все страницы трудовой книжки уже заполнены и в ней нет места для внесения записей. Вкладыш приобретается так же у объединения компаний ГОЗНАК, а информация о нем должна быть отражена в книге учета движения данной документации.

Правило №8 — награждать можно, наказывать — нельзя

Несмотря на то, что сотрудник может получать как поощрения от работодателя, так и иметь дисциплинарные взыскания, в трудовую книжку могут заноситься только сведения о поощрениях, которые указываются в отдельном разделе документа. Дисциплинарные взыскания указывать в основном документе трудящегося запрещено.

уФБФШЙ Й ЛОЙЗЙ РП ФЕНЕ «лБДТПЧЩК ХЮЕФ Й ДЕМПРТПЙЪЧПДУФЧП»

В 

  • уЛБЧЙФЙО б.ч. нЕФПДЙЮЕУЛЙЕ РПДИПДЩ Л ХРТБЧМЕОЙА ФЕЛХЮЕУФША ЛБДТПЧ
  • зТЙЗПТШЕЧБ й. фЕЛХЮЕУФШ ЛБДТПЧ
  • бОДТЕЕЧБ ч.й. фТХДПЧБС ЛОЙЦЛБ. пТЗЧПРТПУЩ
  • тПЦЛПЧ б. й. фТХДПЧЩЕ ЛОЙЦЛЙ: ПВЭЙЕ ФТЕВПЧБОЙС Л ЧЕДЕОЙА, ХЮЕФХ Й ИТБОЕОЙА
  • фТХДПЧПК УФБЦ —
  • фТЕВПЧБОЙС Л ПЖПТНМЕОЙА ДПМЦОПУФОПК ЙОУФТХЛГЙЙ
  • ыЙТЙНПЧБ е. цХТОБМЩ Й ЛОЙЗЙ РП ХЮЕФХ ЛБДТПЧ: ПЖПТНМСЕН, ЪБРПМОСЕН, ИТБОЙН
  • оПЧЙЛПЧ е.б. лБЛ РТБЧЙМШОП ПЖПТНЙФШ РЕОУЙПООПЕ ДЕМП (93 лВ)
  • рПОПНБТЕЧБ о.з. рТЙЕН ОБ ТБВПФХ: ПЖПТНМСЕН РТБЧЙМШОП (312 лВ)
  • юЕВПФБТЕЧБ е. ыФБФОПЕ ТБУРЙУБОЙЕ: ДТХЗ ЙМЙ ЧТБЗ ЛБДТПЧЙЛХ? (62 лВ)
  • в.ч.вБИФЕТЕЧ дЧЕОБДГБФШ РТБЧЙМ УПУФБЧМЕОЙС ДПМЦОПУФОПК ЙОУФТХЛГЙЙ
  • рПОПНБТЕЧБ о.з. жПТНЙТПЧБОЙЕ Й ИТБОЕОЙЕ БТИЙЧБ ЛБДТПЧПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ Ч ПТЗБОЙЪБГЙСИ (175 лВ)
  • эХТ-фТХИБОПЧЙЮ м.ч., эХТ д.м. пТЗБОЙЪБГЙС Й ПРМБФБ ФТХДБ Ч ОПЮОПЕ ЧТЕНС (120 лВ)
  • вЕЛМЕНЩЫЕЧБ е.е. лПОЧЕТФБГЙС ФТХДПЧПЗП УФБЦБ: РТПВМЕНЩ, ТЕЫЕОЙС (45 лВ)
  • рТПОЙО б.о. уъчл УДБМЙ, ОБЮБМЙУШ РТПЧЕТЛЙ ОБИПДСЭЕКУС Ч ОЙИ ЙОЖПТНБГЙЙ (43 лВ)
  • лТБУОПЧ ч.ч. лПРЙЙ, ЧЩРЙУЛЙ, ДХВМЙЛБФЩ ДПЛХНЕОФПЧ (42 лВ)
  • тПЭЙОБ о.о. пУПВЕООПУФЙ ПЖПТНМЕОЙС ПФДЕМШОЩИ ЛБДТПЧЩИ ДПЛХНЕОФПЧ (124 лВ)
  • лХЪОЕГПЧБ ф.б. пЫЙВЛЙ Ч ОБЙНЕОПЧБОЙСИ ДПМЦОПУФЕК (70 лВ)
  • дПТПОЙОБ м.б. дПЛМБДОЩЕ, УМХЦЕВОЩЕ ЪБРЙУЛЙ Й УРТБЧЛЙ: Ч ЮЕН ТБЪОЙГБ? (65 лВ)
  • мПФПЫ м.у. пУОПЧОЩЕ СЪЩЛПЧЩЕ ПЫЙВЛЙ Й ОЕДПЮЕФЩ, ДПРХУЛБЕНЩЕ Ч ТБУРЙУЛБИ Й ПВЯСУОЙФЕМШОЩИ (35 лВ)
  • мПФПЫ м.у. пУОПЧОЩЕ СЪЩЛПЧЩЕ ПЫЙВЛЙ Ч УМХЦЕВОЩИ, ДПЛМБДОЩИ ЪБРЙУЛБИ Й ЪБСЧМЕОЙСИ (41 лВ)
  • рПОПНБТЕЧБ о.з. пЖПТНМЕОЙЕ ФТХДПЧПК ЛОЙЦЛЙ Й ЧОЕУЕОЙЕ ЪБРЙУЕК Ч ОЕЕ (265 лВ)
  • лТБУОПЧ ч.ч. пФДЕМШОЩЕ ЧПРТПУЩ, ЧУФТЕЮБАЭЙЕУС РТЙ РПДЗПФПЧЛЕ Л РЕТЕДБЮЕ Ч БТИЙЧ МЙЮОЩИ ДЕМ (39 лВ)
  • лТЕУФОЙЛПЧБ п.ч. ъБ РПДРЙУША ОЕЙЪЧЕУФОПЗП
  • уБОЛЙОБ м.ч. уПУФБЧ ДПЛХНЕОФПЧ ЛБДТПЧПК УМХЦВЩ РП ДЧЙЦЕОЙА РЕТУПОБМБ
  • оБЪБТПЧ б.у. рТЕДУФБЧМЕОЙЕ Л ОБЪОБЮЕОЙА РЕОУЙЙ
  • зПТВБЮЕЧБ ц.б. рПУПВЙЕ РП ЧТЕНЕООПК ОЕФТХДПУРПУПВОПУФЙ: ПУОПЧБОЙС ОБЪОБЮЕОЙС
  • еЧДПЛЙНПЧБ б.б. рПТСДПЛ РТЕДПУФБЧМЕОЙС ПФРХУЛБ Й ТБУЮЕФ ПФРХУЛОЩИ (112 лВ)
  • еТЫПЧБ о.ч. ъБРПМОЕОЙЕ ЖПТНЩ ф-5 (РТЙЛБЪ П РЕТЕЧПДЕ ТБВПФОЙЛБ) (58 лВ)
  • лТБУОПЧ ч.ч.: ЧЕДЕОЙЕ, ПЖПТНМЕОЙЕ, ХЮЕФ мЙЮОЩЕ ДЕМБ УПФТХДОЙЛПЧ: (100 лВ)
  • иХУБЙОПЧБ н.т. йУРЩФБФЕМШОЩК УТПЛ (28 лВ)
  • уХЛПМЕОПЧБ ч.й. рПТСДПЛ ПЖПТНМЕОЙС Й ПРМБФЩ УПЧНЕЭЕОЙС РТПЖЕУУЙК (59 лВ)
  • лТБУОПЧ ч.ч. рЕТЕДБЮБ ДПЛХНЕОФПЧ РП МЙЮОПНХ УПУФБЧХ РТЙ МЙЛЧЙДБГЙЙ РТЕДРТЙСФЙС (114 лВ)
  • еЧДПЛЙНПЧБ б.б. тБУЮЕФ ЛПНРЕОУБГЙЙ ЪБ ОЕЙУРПМШЪПЧБООЩК ПФРХУЛ (76 лВ)
  • рТПОЙО б.о. фТХДПЧЩЕ РЕОУЙЙ: ПФЧЕФЩ ОБ РТПВМЕНОЩЕ ЧПРТПУЩ (58 лВ)
  • лТБУОПЧ ч.ч. лПРЙС ПУОПЧБОЙЕН ДМС ЧЩРЙУЛЙ ДХВМЙЛБФБ ФТХДПЧПК ЛОЙЦЛЙ ОЕ СЧМСЕФУС! (42 лВ)
  • вБОБУАЛЕЧЙЮ ч.д. оПЧЩК ФЙРПЧПК РЕТЕЮЕОШ
  • бОДТЕЕЧБ ч.й. дПМЦОПУФОЩЕ ЙОУФТХЛГЙЙ ЛБЛ ЮБУФШ ЛБДТПЧПЗП ДПЛХНЕОФППВПТПФБ
  • вБИФЕТЕЧ в.ч. дЧЕОБДГБФШ РТБЧЙМ УПУФБЧМЕОЙС ДПМЦОПУФОПК ЙОУФТХЛГЙЙ
  • уЙОЙГБ пЛУБОБ оБ ТБВПФХ РТЙЫЕМ УПЧНЕУФЙФЕМШ
  • лПЫЕМЕЧБ е.б. рПДЗПФПЧЛБ ЛБДТПЧПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ Л БТИЙЧОПНХ ИТБОЕОЙА (48 лВ)
  • рБНСФЛБ РП ХРПТСДПЮЕОЙА Й ПФВПТХ ОБ ЗПУХДБТУФЧЕООПЕ ИТБОЕОЙЕ ДПЛХНЕОФПЧ ПТЗБОЙЪБГЙК (86 лВ)
  • лТБУОПЧ ч.ч. жПТНЙТПЧБОЙЕ ДЕМ ЛБДТПЧПК УМХЦВПК: ЛБЛ ЙЪВЕЦБФШ ПЫЙВПЛ (37 лВ)
  • уНПМЙО б.ч. пЖПТНМЕОЙЕ ДХВМЙЛБФБ ФТХДПЧПК ЛОЙЦЛЙ (59 лВ)

лОЙЗЙ

  • бВТБНПЧБ о.ч. лПНБОДЙТПЧЛЙ РП тПУУЙЙ Й ЪБ ТХВЕЦ: ПЖПТНМЕОЙЕ, ХЮЕФ Й ОБМПЗППВМПЦЕОЙЕ (529 лВ)
  • зХУЕЧБ у.н., уЕЧПУФШСОПЧБ о.р. пВСЪБФЕМШОПЕ РЕОУЙПООПЕ УФТБИПЧБОЙЕ (413 лВ)
  • еМЙУПЧБ й.о. вПМШОЙЮОЩЕ Й ПФРХУЛОЩЕ РП-ОПЧПНХ (2005) (545 лВ)
  • чПМЛПЧБ а.ч. еуо Й ПВСЪБФЕМШОПЕ РЕОУЙПООПЕ УФТБИПЧБОЙЕ У ХЮЕФПН ЙЪНЕОЕОЙК Ч ЪБЛПОПДБФЕМШУФЧЕ (2005) (618 лВ)
  • ыБРПЧБМ е.б. уПГЙБМШОЩЕ РПУПВЙС, ЧЩРМБЮЙЧБЕНЩЕ ТБВПФПДБФЕМЕН ЪБ УЮЕФ жуу тж (2005 З.) (500 лВ)

Бесплатная консультация юриста по телефону: 8 (804) 333-01-43

Основным документом, подтверждающим стаж любого работника, является трудовая книжка (причем что бумажная, что электронная). Поэтому при трудоустройстве в пакете документации все работодатели требуют от соискателя предоставления соответствующего удостоверения. С момента официального приема на работу этот документ поступает в распоряжение работодателей. Поэтому именно он несет ответственность за ведение и хранение этой документации.

Точные правила, которые должны соблюдать уполномоченные сотрудники при заполнении и учете, указаны в специальном Постановлении Правительства. Следует обратить внимание на тот факт, что перечень правил, представленных в соответствующих правовых актах является обязательным для соблюдения любой организацией.

Правила ведения и хранения трудовых книжек по закону 225 от 16.04.2003

Изучая правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, начинать необходимо с общих положений. Именно в начальном разделе этого правового акта отмечается, что трудовая книжка выступает первостепенным документом гражданина, в которой отмечаются вес этапы его профессиональной активности. Помимо этого, обозначается необходимость следования правилам, согласно которым требуется вносить перечисленные сведения:

  • О самом трудящимся;
  • О профессиональной деятельности, которую он выполняет;
  • О переводах, возможном награждении и увольнениях;
  • Прочей информации, касающейся рабочего процесса.
  • На основании существующих правил информация о дисциплинарном взыскании (если речь идет не об увольнении) в данный вид документации не записывается.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек

В соответствии с правилами, обозначенными в данном правовом акте, оформление и надлежавшее ведение трудовой книжки – это ответственность первого руководителя гражданина. Кадровый отдел соответствующего предприятия по закону обязан в течение недели после трудоустройства оформить рабочее удостоверение трудящегося. Сразу же записывается ФИО работника, а также данные о его дате рождения и об степени образования.

Основаниями для заполнения полей, предназначенных для записей о месте профессиональной активности, являются приказы управляющего лица. В соответствии с законодательством, сокращать записи в рабочем удостоверении запрещается. Перед внесением любых данных в удостоверение подчиненного необходимо ознакомиться с принятым решением самого работника. Для выяснения точных формулировок по различным основаниям следует обращаться к положениям ТК РФ.

Учет и хранение трудовых книжек

Данный вопрос освещен в 6-м разделе Постановления под номером 225. Важным правилом, которое отмечается в представленном законе, является необходимость надлежащего ведения и заполнения приходно — расходной книги, а также книги учета движения рабочих удостоверений. Формы этих нормативных документов официально утверждены законодательством.

В обозначенном ранее документе должны быть представлены данные об операциях, которые относятся к получению различных бланков и вкладышей трудовых книжек. А вот в книге учета движения удостоверений просто требуется упомянуть непосредственно трудовые книжки, которые были получены сотрудниками.

Хранение и ведение бланков и всех вкладышей – это прямая ответственность руководства компании. В рамках каждого предприятия они должны относиться к списку документации строгой отчетности. Если после увольнения сотрудник не забрал свой документ, то его требуется хранить до востребования в архивах компании.

Трудовая книжка — правила ведения и выдачи при увольнении

Перед увольнением работника руководитель должен проверить, что все внесенные им записи в рабочее удостоверение гражданина, а также в бланки оформлены по всем правилам. Они в обязательном порядке должны быть заверены его подписями. Выдается обозначенный документ непосредственно в день увольнения. Никаких заявлений для получения уволенному сотруднику писать не нужно.

Если работодатель задерживает выдачу документации, то работник сможет рассчитывать на возмещение денежных средств за дни задержки. Соответственно и официальный день увольнения перенесется до дня выдачи. Сотрудник также имеет право запросить пересылку этого документа посредством использования почтовых услуг.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Вносить изменения в определенные записи имеет право тот ответственный представитель, который записал первоначальную информацию. Если компания прекратила свое существование или была реорганизована, то данное право переходит к правопреемнику компании. Для любых исправлений должны быть документальные основания. Например, фамилия может быть изменена лишь при предоставлении работодателю паспорта. По существующим правилам записи можно заменить не путем перечеркивания, а посредством признания ранее внесенных данных недействительными и внесения новых сведений.

Ответственность за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек

Основная ответственность по этому вопросу лежит на работодателе. Он выбирает посредством издания приказа конкретного представителя, который будет отвечать за ведение, учет, хранение трудовых книжек по всем законодательным правилам. В случае нарушения установленных правил могут быть предъявлены следующие наказания:

  • Дисциплинарная ответственность;
  • Материальная;
  • Уголовная.

Все зависит от конкретного правонарушения.

Например, материальная ответственность имеет место, когда работодатель задержал выдачу документации, а уголовная – когда он умышленно нанес ей вред или похитил ее. Чаще всего в подобных ситуациях имеет место штрафные санкции, однако в некоторых случаях допускается арест и даже лишение свободы.

Скачать последнюю редакцию ТК РФ

Постановление правительства 225 от 16. 04. 2003

Бесплатная консультация юриста по телефону: 8 (804) 333-01-43 —>

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о труд. деятельности и труд. стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения труд. книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ. Работодатель (за искл. работодателей — физ. лиц) обязан вести труд. книжки на каждого работника, проработавшего в орг-ции свыше 5 дней, в случае, если работа в этой орг-ции является для работника основной. В труд. книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на др. постоянную работу (в течение недели со дня издания приказа) и об увольнении работника (в день увольнения), а также основания прекращения труд. дог-ра и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в труд. книжку не вносятся, за искл. случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в труд. книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Труд. книжки ведутся на гос языке РФ, а на тер-рии республики в составе РФ, установившей свой гос. язык, оформление труд. книжек может наряду с гос. языком РФ вестись и на гос. языке этой республики.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 дней со дня его подачи выдать работнику копию труд. книжки или заверенную в установленном порядке выписку из труд. книжки.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

С каждой вносимой в книжку записью о выполняемой работе, переводе на др. постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в труд. книжку.

Труд. книжка заполняется в порядке, утверждаемом Мин-вом труда и соц. развития РФ.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись: о времени военной службы, службы в органах внутренних дел и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Хранение: Бланки труд. книжки и вкладыша в нее хранятся в орг-ции как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение труд. книжек, обязано представить в бухгалтерию орг-ции отчет о наличии бланков труд. книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные труд. книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы орг-ции. Испорченные при заполнении бланки труд. книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Труд. книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе орг-ции отдельно от остальных труд. книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве орг-ции в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.



Трудовая книжка способна рассказать работодателю о положительных и отрицательных сторонах нового сотрудника. В ней фиксируются все причины увольнения, общий стаж и стаж на конкретной должности или месте работы.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

—>

Для сотрудника наличие трудовой подтверждает опыт работы, карьерный рост и возможные награждения, сделанные предыдущим работодателем. Трудовая книжка — это первый документ, на основании которой при наступлении определенных условий или возраста вам будет начисляться пенсия.

Какими нормативными актами регламентируется правила ведения и хранения трудовых книжек? Какая информация в ней указывается? Ответы на эти и другие вопросы дадим в статье.

Условия и требования закона

Каждый официальный документ, который имеет действие, должен быть подкреплен нормативными актами.

К ним относятся:

  • Трудовой кодекс. Им регламентировано оформление трудовой книжки и другие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. В Кодексе дается определение трудовой книжки, перечислены обязанности работодателя по хранению и заполнению.
  • Кодекс об Административных Правонарушениях. Нормативный акт, который регулирует последствия при нарушении правовых норм касающихся трудовой книжки, установленных ТК РФ. Таким образом, оба документа представляют одно целое.
  • Правительственное постановление «О трудовых книжках» содержит образец и форму трудового договора, вкладыша в трудовую книжку, правила заполнения и хранения.
  • Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК». Инициатором документа является Минтруд. В документ четко определено с чего следует начинать заполнение, какую информацию вносить и как исправлять допущенные ошибки.

На сегодня работодатели имеют полное право принимать и заполнять трудовые книжки образца 1938, 1975 и 2003 годов.

Те, кто оформляется на работу с 1 января 2004г имеют право предоставить для заполнения ТК последнего образца. Книжки старого образца могут быть заменены на новые только при утере или оформлении дубликата.

Ознакомиться с основными документами можно тут:

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Статья 5.27 КоАП РФ

Правила ведения трудовых книжек

Ответственные лица

Согласно законодательству, работодатель должен создать все условия по ведению и хранению трудовых книжек.

Приказом назначается сотрудник отдела кадров или бухгалтер по ведению трудовых книжек. Трудовые договоры, оформление приказов на сотрудников и ведение трудовых книжек должны оформлять сотрудники отдела кадров. В небольших организациях такой отдел отсутствует, и их обязанности возлагаются на главного бухгалтера.

Уполномоченный сотрудник отвечает в полной мере за правильность оформления и ведение трудовых книжек.

Все трудовые документы должны храниться в специальном сейфе у директора, бухгалтера или в отделе кадров.

На усмотрение руководителя возможно хранение в другом месте, не доступном для остальных сотрудников.

Отметим, что составление приказа об ответственном за заполнение трудовых книжек лица обязательно.

При первой проверке работы организации, инспектор имеет полное право истребовать приказ.

В случае отсутствия документа, гос.инспектор имеет право наложить административный штраф. Размер варьируется от 5 до 50 МРОТ.

В приказе о назначении ответственного лица должно быть указано:

  • фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • должность;
  • текст приказа: «возложить ответственность по заполнению…»;
  • дата составления;
  • подпись сотрудника и руководителя организации.

Пример документа:

image
Пример приказа о назначении ответственного лица

Какие сведения вносятся и как оформляются?

При первом оформлении на работу каждый человек должен предоставить в кадровый отдел или бухгалтерию чистую трудовую книжку.

Заполнение должно происходить в присутствии работника. Согласно законодательству, это должно происходить до 7 дней с момента заключения трудового договора.

Сведения, которые должны быть внесены в документ:

  • Личные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество и дата рождения. Информация заносится на основании предоставленного паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
  • Информация об образовании: высшее, среднее, средне-техническое. Информация заносится на основании диплома или аттестата об окончании образовательного учреждения.
  • Информация о занимаемой должности: дата приема, название организации, куда принят сотрудник, должность, номер и дата приказа.

При переводе на другую должность, повышении квалификации, приеме или увольнении, награждении – все записи должны быть зафиксированы в трудовой книжке.

Каждая запись вносится не позднее 7 дней с момента издания приказа. При увольнении запись должна быть внесена в тот же день, а трудовая выдана на руки сотруднику.

При внесении новых данных в трудовую уполномоченное по заполнению лицо должно ознакомить сотрудника с информацией. Тот, в свою очередь, обязан расписаться в личной карточке.

Дополнительные сведения:

  • сроки прохождения военной службы или внутренних дел – на основании военного билета;
  • сроки обучения в целях повышения квалификации – на основании корочек, сертификата или иных документов подтверждающих обучение;
  • восстановление непрерывного стажа работы, запись делается по последнему месту на основании соответствующего документа;
  • о награждении гос.наградами, почетными грамотами и др.

imageПодробнее про исправление записи в трудовой книжке читайте на нашем сайте.

Как составляется автобиография при приеме на работу? Ответ — тут.

Основания для записей

Записи в трудовую книжку должны вноситься только на основании приказа.

Личная информация о сотруднике вносится согласно предоставляемым им документам. Запись делается не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

Отметим, в отличии от приказа, где могут быть указаны основания перевода, изменение оклада в связи с переводом на другую должность, испытательный срок, в трудовой книжке полностью переписывать информацию нельзя.

Вы указываете только причину записи (прием на работу, перевод, увольнение), дату приказа.

На основании приказа в трудовую книжку вносятся:

  • прием на работу;
  • перевод на другую должность;
  • присвоение новой квалификации, тарифной сетки или разряда;
  • награждение, поощрение;
  • увольнение.

Даты

Независимо, в какой графе указывается дата, все записи производятся арабскими цифрами. Месяц и число указывается – двузначным числом, год – четырезначным.

Например, перевод сотрудника на другую должность 14 марта 2020 года. Дата будет написана: «14.03.2015».

Цвета чернил

Для оформления трудовой книжки, записи разрешается делать шариковой, гелевой, перьевой ручкой. Цвета чернил могут быть синими, фиолетовыми или черными.

Язык

Согласно законодательству государственный язык РФ – русский. Соответственно все записи в трудовой книжки делаются на нем.

Исключением может быть второй язык, который применяется на территории субъектов РФ. Сначала делается запись на русском языке, а затем на языке республики.

Заметим, что такое возможно лишь при нахождении организации-работодателя на территории этой республики. Например, в Московской области занесение дополнительной записи будет не допустимо.

Недопустимость сокращений

Согласно законодательству, записи в трудовой книжке делаются максимально полно. Какое-либо сокращение слов запрещено.

Порядковые номера

Каждой записи в трудовой книжке присвоен свой порядковый номер. В первой строке будет сделана запись о приеме сотрудника на работу. Последующие данный вносятся по порядку под номерами 2, 3, 4 и т.д.

Нарушать нумерацию или начинать ее заново запрещено.

Сроки внесения

Как указывалось выше, каждая запись вносится в трудовую книжку на основании приказа. Она может быть занесена не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

imageКак оформляется журнал движения трудовых книжек? Узнайте из нашей статьи.

Нужно ли писать заявление на выдачу трудовой книжки впервые? Смотрите здесь.

Где должны храниться трудовые книжки? Читайте тут.

Внесение изменений

Ошибки могут быть допущены при занесении личной информации сотрудника и сведений о трудовой деятельности.

Согласно законодательству, на титульном листе разрешается вносить изменения только в фамилии и в строке «образование». Неверная информация зачеркивается одной чертой и верная пишется над/под строкой. При этом на обложке изнутри указывается документ, на основании которого произведено исправление. Ставится дата, подпись сотрудника внесшего информацию и печать организации.

При обнаружении ошибок в информации, занесенной на предыдущих работах, их может исправить сотрудник на настоящем месте.

Пример внесения изменений в титул:

image
Изменения на титульном листе при получении новой профессии

Исправления в трудовой деятельности:

  • после неверной записи, ставится следующий номер;
  • дата исправления;
  • «запись за № недействительна»;
  • заносится верная информация;
  • приказ ставится, который был указан рядом с неверной записью.

Пример:

image
Пример внесения изменений в документ

Оформление вкладышей

При частой смене работы или переводах количество свободных строк в трудовой книжке может закончиться.

В этом случае используется вкладыш. Его оформление аналогично трудовой. Отдельно его использовать невозможно.

В ТК обязательно указание наличие вкладыша.

Отметка о вкладыше:

image
Пример отметки о выдаче вкладыша

Ознакомление сотрудников

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, работодатель не имеет права скрывать от сотрудника.

По закону, он должен ознакомить сотрудника со всей информацией, вносимой в его документ.

После ознакомления, работник должен расписаться в полученной информации в личной карточке.

Особенности для ИП

В 2006 году, введен закон, который обязал Индивидуальных работодателей делать записи в трудовых книжках своих сотрудников. Уравниваются права ИП с юридическими лицами.

Таким образом, прочитав статью, у вас не должно возникнуть вопросов при заполнении трудовой книжки.

Следует помнить, что при оформлении новой трудовой книжки вся личная информация вносится на основании документов. Записи о работе заполняются только на основании приказов.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

—>

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: