Правила заполнения и формат оформления реестра больничных листов для возмещения ФСС

Бланк и образец заполнения реестра больничных листов регионах проведения пилотного проекта ФСС

Данный реестр обязаны сдавать все работодатели — участники пилотного проекта ФСС, среднесписочная численность персонала которых за прошлый расчетный период более 25 человек. Если показатель равен 25 или менее, то страхователь может составить такой реестр, но это не обязательно.

Реестр больничных листов сдается в ФСС в электронном виде по установлнным формата в течение 5 календарных дней посде получения от сотрудника бумаг на выплату пособия.

Реестр больничных листов может понадобиться и в регионах, где пилотный проект еще не действует. Подробнее о регионах «пилотниках» читайте здесь. Например, когда Соцстрах проводит проверку или когда фирма передает несколько больничных в ФСС на возмещение расходов. Рассмотрим как заполнить такой реестр и приведем образец его заполнения.

ФСС при проверке больничных может затребовать у работодателя и дополнительные документы. В каких случаях и какие именно бумаги могут понадобиться проверяющим рассказал главный специалист-ревизор Белгородского регионального отделения Фонда социального страхования РФ Е. М. Плехова. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и узнайте мнение проверяющего бесплатно.

Читайте также:  Как поступить, если сотрудник принес справку вместо больничного листа

Штрафы за отсутствие реестра

Отсутствие реестра больничных листов при подаче документов на возмещение в Фонд не влечет административной ответственности. Поскольку законодательно форма реестра и обязательность его представления не утверждены, нет и основания для наложения штрафа.

Таким образом, оформление реестра страхователь производит в свободной форме по собственной инициативе, либо по запросу Фонда соцстрахования. Но это не относится к регионам, где действует «пилотный» проект ФСС, и подача соответствующего реестра больничных является законодательно утвержденной и обязательной.

Какие данные содержатся в реестре

Образец заполнения реестра больничных листов для ФСС может потребоваться как бухгалтеру, так и в случае, когда органы соцстраха проводят проверку правильности исчисления и выплаты пособий по больничным листам.

Информация, которая указывается в перечне больничных листов, может включать:

  • Ф. И. О. работника;
  • начало и конец болезни;
  • номер и дату больничного;
  • количество дней нетрудоспособности;
  • выплату за счет работодателя;
  • выплату за счет ФСС.

При необходимости в реестр могут быть включены дополнительные графы.

О том, как оформить больничный листок, читайте здесь.

Формат оформления реестра страховых случаев

Для формирования документа используется любой из имеющихся программных обеспечений – 1С, сопровождающие учет программы, специальные разработки системных администраторов. В конфигурациях 1С предусмотрены реестры для страховых случаев различного назначения – нетрудоспособности, выплатах пособий по уходу и рождению ребенка. Предприятия с малой численностью заполняют данные реестра в ручном режиме.

При составлении реестра: (нажмите для раскрытия)

  • Документ подписывает главный бухгалтер предприятия. Подпись удостоверяется печатью организации. Заверение реестра подписью руководителя не является обязательным.
  • Форма представляется как на бумажном носителе, так и в электронной форме.
  • Снимается потребность представления копий листов нетрудоспособности.

Реестр составляется на месячный период. Для листков нетрудоспособности, переходящих на следующий месяц, производится отдельная пометка о продолжении с указанием номера бюллетеня (

Пример реестра по больничным листам в ФСС (скачать бланк)

На нашем сайте вы можете реестра, в котором отражаются все необходимые сведения по больничным листам. Кроме того, мы рекомендуем в этот реестр также вносить информацию и о других пособиях, выплачиваемых работникам: по уходу за ребенком до 1,5 лет или социальном пособии на погребение, поскольку эти виды пособий выплачиваются за счет ФСС.

реестра можно здесь:

image

О том, что делать, если работник предъявил фиктивный документ, читайте в статье «Действия работодателя с поддельным больничным листом».

Какие документы помимо реестра должен сдать работодатель в ФСС? Какие санкции ждут за непредставление бумаг для назначения пособия? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрели эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.

Читайте также:  Сведения о среднесписочной численности в 2021 году

Структура документа

Если все-таки брать за основу тот образец, который мы привели выше, то он состоит из следующих элементов:

  • в верхней части бланка располагается информация об организации (в частности, ее название и форма собственности);
  • ниже размещается наименование документа;
  • сразу после наименования предоставляется место для регистрационного номера страхователя;
  • большую часть листа занимает таблица, заполнение которой и является наиболее сложным моментом. На том, каким образом следует заполнять такую таблицу и какие сведения в ней должны находится мы и поговорим в этой главе.

Таблица

При заполнении таблицы бухгалтеру понадобятся следующие данные:

  • номер и серия листа нетрудоспособности;
  • информация о работнике;
  • причина, по которой был открыт больничный лист
  • продолжительность нахождения на больничном;
  • страховой стаж работника;
  • размер пособия (как в целом, так и за счет Фонда соцстрахования).

image

В реестр заносятся данные всех актуальных больничных листов

Итоги

Реестр по больничным листам официально утвержден только для страхователей, зарегистрированных в регионах проведения пилотного проекта ФСС. Для «непилотников» документ не имеет официально установленного образца. В него включается вся информация по сотрудникам и больничным листам, которая необходима бухгалтеру или работникам ФСС.

Источники: приказ ФСС РФ от 24.11.2017 № 579

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

С прицелом на проверку

Такой документ, как больничный лист, имеет серьезную юридическую силу, что дает основания Фонду социального страхования проводить проверки. Выдача данного документа подразумевает выплату денежной компенсации сотруднику, который на определенное время утратил работоспособность. Также по нему компании принимают к вычету затраты на выплату пособий.

Имейте в виду: в случае необходимости проведения камеральной ревизии ФСС вправе потребовать полную информацию по документам, сформированным работодателем. Как соцстраховцы проверяют больничные листы, можно узнать из постановления Фонда социального страхования № 81 от 07.04.2008 г.

Изменения условий компенсации по новому законодательству

Еще относительно недавно была практика, при которой работодатель обязан самостоятельно оплачивать сотрудникам больничные листы. Это вынуждало его всячески увиливать от такой обязанности, что провоцировало массу проблем обоим сторонам. Если сотрудник терял работоспособность и предоставлял больничный, то предприятие было обязано целиком выплатить ему компенсацию за свой счет.

После проведения реформы законодательства предприятия обязали делать отчисления в Фонд социального страхования с заработной платы рабочих. По новому законодательству в отчетный период работодатель имеет право вернуть своего рода социальный налоговый вычет, размер которого равен компенсации, выплаченной работнику. Выплата идет за счет ФСС, поэтому работодатель строго отчитывается перед ним за каждый принятый больничный лист.

Кто и когда заполняет

Подлинность документа обычно подтверждает главный бухгалтер предприятия. Подпись руководителя желательна, но необязательна.

Ведение реестра с точки зрения законодательства является необязательной процедурой, но она значительно облегчает работу с документацией. Так, реестр:

  • снимает необходимость делать копии существующих больничных листов для передачи их в Фонд социального страхования;
  • упрощает проведение камеральной ревизии.

Есть программа для заполнения реестра от ФСС. Она бесплатна, но требует ввода информации в ручном режиме. Можно использовать софт известных разработчиков ПО для бухгалтеров. Тогда реестр будет формироваться автоматически. Но такой вариант не всегда оправдан для малых предприятий: может влететь в копеечку. Кроме того, не исключены сбои.

Читайте также:  Новая форма отчета 4-у «Отчет о видах экономической деятельности организации»

Как правило, помимо реестра компании ведут и журнал, куда вносят поступившие больничные листы. Практика показывает, что они имеют схожие графы и, зачастую, целесообразно объединить эти два перечня.

Реестр можно вести как в бумажном, так и в электронном варианте. Любой формат ФСС принимает к предоставлению. Но если учитывать современную практику, то удобнее выполнять его в электронном виде.

Подлинность документа о болезни

Работодателю необходимо быть убежденным в том, что предоставленный работником больничный – подлинный. Если сомнений в этом нет и не выявлено никаких нарушений, то больничный лист оплачивают. При необходимости удостовериться в подлинности данного документа, стоит выполнить такие действия:

  1. в учреждение, которое выдало больничный лист, направляют письменное обращение с вопросом, ведет ли там деятельность врач, подписавший документ;
  2. в телефонном режиме можно проконтролировать подлинность уникального номера/серии больничного листа, который должен быть отображен и в реестре.

В общих требованиях к внешнему виду листка значится обязательное наличие водяных знаков, цвет которых включает в себя оттенки голубого и желтого, а также наличие серии и штрих-кода. Графы должны быть заполнены разборчивым печатным почерком. Цвет чернил — черный. Исправления в листе нетрудоспособности недопустимы.

Состав документа

В состав документа, который утвержден 29 декабря 2021 года, входит следующая информация:

  1. Полные сведения о страхователе: регистрационный номер, код подразделения и т.д.
  2. Основная часть: таблица с именами сотрудников и их категорией, согласно которым должны производиться выплаты.
  3. Приложения: прикрепленные документы, которые необходимы для подтверждения необходимости социального страхования.

В конце описи обязательно должна быть подпись руководителя и печать организации.

Видео с порядком отправки документов в ФСС:

Правила заполнения описи в ФСС

Итак, теперь что касается непосредственного заполнения. Первое — реестр состоит из двух частей: вводной и табличной. Это важно учесть потому, как в первой части содержится:

  • полный номер страхователя
  • код подчиненности, что определяется в соответствии с регистрационным номером и постановкой на учет в органы соц. страхования
  • полные сведения об ИНН и КПП
  • наименование организации, которая отправляет опись
  • официальное имя и номер органа ФСС, в который производится отправка

После этого начинается часть основная — табличная. Она выполнена из пяти колонн, в которых находится информация касательно:

  • всех сотрудников, которым полагается выплата

  • вид выплаты
  • полные наименования документов, согласно которым полагается выплата
  • приложения

Помимо того, что все имена должны быть написаны полностью, в «Виды выплат» требуется указать порядковый номер, что относится к конкретному основанию пособия. Так, разберем каждый код:

  • 1 — временная невозможность осуществления труда
  • 2 — беременность и, как следствие, пребывание в мед. учреждениях
  • 3 — больничный учет на ранней стадии беременности
  • 4 — рождение ребенка
  • 5 — декрет
  • 6 — получение травмы вследствие несчастного случая и временная нетрудоспособность

На этом основная часть заканчивается и остается только прикрепить и перечислить все документы, которые выступают в качестве основания для назначения помощи. Полный регистр должен быть подписан руководителем организации с указанием всех дат и проставления печати организации.

Механизм электронной передачи

  1. Реестр составляют в специальном бухгалтерском ПО или программе Excel.
  2. Документ необходимо переделать в удобный для ФСС формат; для этого можно использовать его же софт.
  3. После проставления электронной цифровой подписи он шифруется. Шифровку можно выполнить с помощью бесплатной программы или воспользоваться услугами удостоверяющего центра.
  4. Выполняется процесс загрузки файлов на сервер ФСС, после чего предприятие получает квитанцию об успешной сдаче реестра.

Мнение эксперта

Мусихин Виктор Станиславович

Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.

Для формирования реестра во избежание ошибок желательно использовать программы известных разработчиков. С их помощью временные затраты будут минимальны.

Реестр больничных листов в ФСС — это список листков нетрудоспособности, принятых к учету в текущем периоде, по которым производится возмещение расходов.

Скачать бланк реестра больничных листов в ФСС 2020 года
Скачать образец реестра по больничным листам в ФСС
Скачать бесплатно образец реестра расходов в ФСС

Кто и в каком случае заполняет

Вне зависимости от того, какие листки нетрудоспособности принимает организация — бумажные или электронные, — Фонд социального страхования требует составлять их список в электронном виде, если компания обращается за возмещением. Бухгалтерия собирает сведения о бумажных листках нетрудоспособности вручную, а реестр электронных больничных листов в ФСС формируется автоматически в программе отправки отчетности через специализированного оператора.

Сведения по бумажным и электронным листкам нетрудоспособности подаются разными списками.

Какую форму следует использовать и как ее заполнять

Существуют некоторые правила, как заполнять реестр для выплаты больничных, в список следует включить следующие сведения:

  1. Ф. И. О. работника без сокращений.
  2. СНИЛС сотрудника.
  3. Страховой стаж.
  4. Тип пособия («1» — пособие по временной нетрудоспособности; «2» — пособие по беременности и родам).
  5. ОГРН медицинской организации.
  6. Уникальный номер листка нетрудоспособности.
  7. Период нетрудоспособности.
  8. Сумма, начисленная по больничному листу, в т. ч. расходы за счет средств Фонда.

Сведения обычно представляются в виде файла Excel, а форма реестра для ФСС по больничному законодательством не регламентирована.

Важные изменения

С 14 декабря работать меняются правила работы с больничными! Их изменил Приказ Минздрава №925н от 01.09.2020.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили обзор поправок и новую инструкцию. Используйте ее бесплатно.

Получить пробный доступ и читать

Образец

Если программное обеспечение страхователя не позволяет сформировать перечень пособий автоматически, эта функция доступна на портале Фонда социального страхования в личном кабинете страхователя. Там же бухгалтер корректирует данные по отправленным листкам нетрудоспособности, если есть такая необходимость. Инструкция, как сформировать реестр больничного листа в личном кабинете ФСС:

  1. Войти в личный кабинет на сайте, используя логин и пароль.
  2. На главной странице перейти в раздел «Листки нетрудоспособности». Откроется перечень больничных листков.
  3. Задать и применить фильтр по дате. Без фильтра выгрузить данные не получится.
  4. Нажать на кнопку «Действия» и выбрать вариант «Выгрузить ЭЛН». Система сформирует файл в формате Excel, в который попадут все электронные листки по заданному фильтру.

Примерный образец заполнения реестра больничных листов для ФСС в бумажном виде выглядит так:

В регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты», при котором сотрудники получают пособия напрямую от фонда, работодатель направляет сведения в электронном виде.

Сформированный в программе отправки отчетности образец реестра в ФСС по больничным листам при пилотном проекте выглядит так:

Для возмещения расходов по пособиям работодатель направляет подтверждающие документы (копии бумажных листков нетрудоспособности, трудовых книжек, справок о доходах и др.). К этому пакету прилагается заявление на выделение средств, справка-расчет суммы, подлежащей возмещению, и сопроводительное письмо. Для удобства проверки сумм в сопроводительном письме приводится перечень пособий, подлежащих возмещению. Рекомендуемый образец реестра пособий для возмещения из ФСС, заполняемый помесячно или поквартально:

Как передавать данные в ФСС

Отправить данные работодатель вправе одним из следующих способов:

  1. На бумажном носителе — при численности штата менее 25 человек. Такой способ применяется редко, т. к. в большинстве случаев вся отчетность в Фонд сдается в электронном виде. Сведения на бумаге подаются при обращении за возмещением или в рамках плановых проверок.
  2. В произвольной форме посредством направления в Фонд письма по электронной почте. Этот способ применяется для отправки данных по листам нетрудоспособности в бумажном виде.
  3. В электронной форме. Данные выгружаются из программы расчета заработной платы или заполняются в системе электронного документооборота. Некоторые системы отправки отчетности формируют и отправляют перечень электронных листков автоматически. Самостоятельная отправка сведений пользователем не требуется.
  4. Через личный кабинет на портале Фонда.

Ответственность за отсутствие сведений о пособиях

При выплате пособий работодателем ответственность за непредставление сведений о работниках, которым были начислены и выплачены пособия, отсутствует. Фонд вправе отказать страхователю в возмещении расходов, если нет перечня бумажных больничных листков.

При участии в пилотном проекте «Прямые выплаты» за задержку представления данных (более 5 календарных дней со дня получения листка нетрудоспособности от сотрудника) предусмотрен административный штраф для должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

—>

Он необходим для того чтобы облегчить камеральную проверку ФСС, которую сотрудники фонда могут назначить организации для определения осознанных или непреднамеренных нарушений, связанных с работой бухгалтерии.

Именно реестр позволит быстро пройти проверку, не предоставляя работникам ФСС множество копий больничных листов, так как все сведения из этих документов будут внесены в специальные бланки, при этом они будут структурированы.

В настоящее время работодатели не обязаны вести этот реестр, поэтому не утверждена его четкая форма. Составление документа осуществляется в произвольной форме.

В этом случае главным является отражение обязательных сведений, которые будут интересовать сотрудников фонда социального страхования.

Что это такое?

Реестр больничных листов представляет собой документ, в котором содержатся все сведения о листках временной нетрудоспособности на конкретных работников.

Данный список позволит структурировать всю необходимую информацию, в результате чего работодателю будет проще отчитываться об оплаченных листах нетрудоспособности перед фондом социального страхования.

Куда отчитываться?

Единственным учреждением, имеющим право на получение отчетности от работодателей об оплаченных больничных листах, является Фонд социального страхования.

Именно эта организация наделена возможностью проводить камеральную проверку, направленную на выявление умышленных и непреднамеренных ошибок в работе бухгалтерии предприятия.

Для небольших фирм с маленьким штатом сотрудников, которые ежегодно сталкиваются с небольшим количеством листов нетрудоспособности, нет необходимости заполнять реестр, так как в этом случае найти нужный документ и отправить его копию в ФСС не составит особого труда.

Но в тех случаях, когда на предприятии работает много сотрудников, часто уходящих на больничный, ведение реестра становится необходимостью.

Именно этот список в перспективе значительно облегчит жизнь руководству, когда фирма будет проходить проверку.

С его помощью вся необходимая информация будет получена в сжатые сроки, в результате чего сотрудники ФСС смогут выявить наличие или отсутствие нарушений.

Законодательное регулирование

Для того чтобы не иметь проблем с оформлением больничных листов и их оплатой, бухгалтерия компании должна разбираться в следующих законодательных документах:

  • Приказ Министерства здравоохранения № 624н от 2011 года, в котором определены правила выдачи больничных листов;
  • Приказ Минздрава № 347 от 2011 года о форме листов временной нетрудоспособности;
  • 323 Федеральный закон, содержащий положения, касающиеся охраны здоровья населения Российской Федерации;
  • методические указания, касающиеся проведения проверок Фонда социального страхования;
  • Федеральный закон № 255.

Реестр больничных листов

Бухгалтериям крупных компаний рекомендуется вести реестр больничных листов для возмещений в ФСС.

Бланк этого документа в настоящее время не существует, так как на законодательном уровне не приняты основные требования по оформлению этого документа.

В настоящее время этот список может заполняться как в печатном, так и в электронном виде.

Второй вариант, безусловно, имеет больше преимуществ, так как в этом случае можно легко исправлять ошибки и дополнять реестр необходимой информацией.

Также в электронном виде его легче передать сотрудникам фонда социального страхования, которые будут выполнять камеральную проверку предприятия.

Для возмещения в ФСС

В 2020 году больничные листы, которые получаются сотрудниками крупных компаний, лучше всего вносить в специальный реестр, чтобы при сотрудничестве с ФСС не возникало никаких проблем.

Этот документ избавит бухгалтерию от необходимости создания копий все больничных листов, оплаченных ФСС за указанный в проверке период, в результате чего общая продолжительность работы сотрудников фонда будет значительно уменьшена.

Выдача больничного листа по уходу за ребенком осуществляется в порядке, установленном ФЗ № 255.

Какие печати должны быть на больничном листе нового образца? Смотрите тут.

Как заполнить?

В настоящее время реестр больничных листов заполняется работодателями самостоятельно, по собственной инициативе, так как закон не обязывает их делать это.

Именно поэтому не существует четких правил по заполнению этого документа. В документе в обязательном порядке должны содержаться сведения, указанные в следующем пункте, которые следует заверить подписью бухгалтера.

Подпись руководителя компании на реестре больничных листов желательна, но не обязательна.

Обязательные сведения

Несмотря на то, что в данный момент отсутствуют четкие правила заполнения реестра больничных листов, все же существуют сведения о том, какие сведения работодатели обязаны сообщать в этом документе.

Каким именно способом размещать их могут решать сотрудники бухгалтерии на свое усмотрение.

Итак, что обязаны включать в любой реестр листков временной нетрудоспособности:

  • личные данные на сотрудника, получавшего больничные листы;
  • идентификационные номера этих документов;
  • продолжительность страхового стажа работников;
  • сроки больничного;
  • причина наступления временной нетрудоспособности;
  • размер пособия, выплаченного сотруднику.

Вся остальная информация может добавляться в реестр по желанию лица, заполняющего этот документ.

Образец

Как уже было сказано, пример заполнения реестра больничных листов, установленный для всех работодателей, в настоящее время отсутствует.

Именно поэтому все фирмы имеют право заполнять этот документ по своему усмотрению, указывая обязательные данные в той форме, которая им удобна. Делать это они могут как в печатной, так и в электронной форме.

В настоящее время создаются специальные программы, с помощью которых удобнее создавать реестр больничных листов.

Разработчики 1С учли, что у работодателей будет востребована форма реестра, поэтому разработали свою версию программы.

Кроме этого, существуют и другие программы, позволяющие создавать этот документ и не опасаться, что при заполнении будут забыты какие-либо важные сведения.

Можно сделать проверку больничных листов по номеру на сайте ФСС.

Оплачивается ли больничный во время отпуска? Читайте здесь.

Через сколько дней оплачивается больничный лист после его сдачи? Подробности в этой статье.

Как проверить подлинность больничного?

Для того чтобы проверить подлинность больничного листа, бухгалтерии необходимо совершить ряд действий:

  • необходимо внимательно осмотреть лист, так как он должен заполняться на специальном бланке;
  • если на нем нет специальных водяных знаков, двенадцатизначного штрих-кода и прочих способов защиты от подделок, то этот документ не настоящий;
  • в тех случаях, когда все видимые признаки есть, но бухгалтер все еще сомневается в подлинности, то он может обратиться в ФСС и уточнить у них информацию по номеру документа.

Образец заявления в ФСС о проверке больничного листа тут.

Медицинские учреждения обязаны присваивать всем листкам нетрудоспособности уникальный номер, который после их оформления сообщается в фонд социального страхования.

Именно поэтому в ФСС могут сразу сказать работодателю, выдавался больничный лист с таким номером или нет.

На видео о правилах выдачи листов нетрудоспособности

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

—><!DOCTYPE html PUBLIC «-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN» «http://www.w3.org/TR/REC-html40/loose.dtd»>

Многие граждане, при оформлении больничных листков, отслеживают процесс рассмотрения через личный кабинет на портале ФСС или через Госуслуги. В первом случае это делать удобнее, однако некоторые статусы по пособиям и выплатам оставляют очень много вопросов. Например, многие не знают, что означает статус Заполнен Страхователем (реестр ПВСО) и когда придут деньги после такого уведомления. Наша статья расскажет подробнее о его значении.

Статус в ФСС: заполнен страхователем (реестр ПВСО)

Содержание

Что это значит?

Заполнен Страхователем (реестр ПВСО) – это системный статус ФСС, который появляется после того, как работодатель заполнит реестр с данными сотрудника, но не выгрузит его в систему. Аббревиатура ПВСО означает «прямые выплаты социального обеспечения» и указывает на участие региона в программе «Прямые выплаты».

Для лучшего понимания стоит кратко описать процесс оформления выплат и пособий от Соцстраха. Работодатель (он же страхователь) при оформлении больничных или электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) подключается к системе ФСС и вносит в специальный реестр данные о своих сотрудниках. В основном это такая информация: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, дата рождения, банковские реквизиты.

К примеру, если сотрудник подает документы на оформление больничного бюллетеня – работодатель обязан отправить эти данные в ФСС. Если же данные только заполнены, но еще не отправлены – появляется вышеупомянутый статус. Если работодатель успешно загрузит все документы – должен появится статус «Документ загружен». После этого заявление будет рассмотрено сотрудником регионального отделения Фонда.

Статус свидетельствует о передаче документов в ФСС

Когда придут деньги от ФСС?

В настоящее время, Фондом социальной защиты регламентированы следующие сроки по обработке и начислению пособий и выплат:

  • После того, как сотрудник напишет заявление и передаст весь требуемый комплект документов работодателю – у последнего есть 5 календарных дней на отправку этих данных в ведомство ФСС. Превышение указанных сроков может грозить предприятию штрафными санкциями.
  • Как только страхователь выгрузит данные в систему, ведомство Соцстраха обязано рассмотреть заявление в течении 10 календарных дней. В течении этого срока сотрудники будут проверять поданные данные на предмет ошибок, рассчитывать итоговую сумму выплаты и выставлять приказ на оплату.
  • Итого получается 15 календарных дней. Однако мы советуем учитывать и сроки банковского перевода или почтового перевода. Чаще всего такие выплаты на счета граждан проходят быстро, но все зависит от банковской организации, поэтому средний срок начисления денег может составлять 1-3 рабочих дня.

Важное замечание! Если в процессе проверки заявления сотрудник Фонда обнаружит ошибку или ряд нестыковок – он может отправить документы в обратном направлении. В таком случае в личном кабинете ФСС появится статус «Извещение сформировано», а работодатель получит соответствующее оповещение. После этого все сроки обнуляются и у работодателя имеется снова 5 дней на внесение корректировок. В общем, допущенная ошибка может оттянуть начисление выплаты на 15-18 дней.

Следует отметить еще два момента, которые могут задержать выплату. Во-первых, это технические сбои в работе портала Соцстраха. Такие сбои могут «положить» систему или обнулить загруженные данные, после чего специалисты будут исправлять последствия. Во-вторых, очень часто допускается ошибка при заполнении реквизитов получателя. Получается так, что оплата от Фонда начисляется, но в момент транзакции происходит отмена. В таком случае работника могут известить об ошибке в реквизитах банка, либо отослать перевод посредством Почты России (по адресу регистрации).

Когда выплатят деньги, если обнаружена ошибка

К сожалению, от самого работника решение данной ситуаций практически не зависит. Если вы сначала видите статусы о заполнении страхователем, а позже возникает оповещение об ошибке или извещении – рекомендуется срочно обратиться в бухгалтерский отдел по месту своей работы. Проинформируйте ответственное лицо о возможной допущенной ошибке и попросите разобраться в ситуации.

Если страхователь работает с ФСС через 1С-Отчетность, то перечень ошибок можно отследить по шлюзу приема документов docs.fss.ru во вкладке «Сведения о переданных документах».

Вам может помочь и специалист горячей линии ФСС. Узнать номер отделения Соцстраха в своем регионе можно на этой страничке. Для московской области это номер 8(495)587-43-84 Продиктуйте специалисту номер вашего заявления и уточните причины отправки извещения. В некоторых случаях помогает официальный запрос через электронную почту отделения. Получить email можно через ту же горячую линию.

Заключение

Если вы получили статус «Заполнен Страхователем (реестр ПВСО)» при оформлении элн или больничного – это явное свидетельство того, что с вашими документами уже работают. Переживать о скорости рассмотрения не стоит и нужно  всегда ориентироваться на регламентированные сроки, которые заданы ФСС. Дополнительно можно проверять обновление статусов и через Госуслуги, но имейте в виду, название и сроки обновления статусов в двух разных системах может отличаться.

Реестр больничных листов позволяет сотруднику, временно утратившему трудоспособность, получить денежную компенсацию за тот период, когда он отсутствовал на работе. Что представляет собой этот документ, каковы правила его оформления и ответственность за нарушения в его составлении?

Что представляет собой реестр больничных листов?

Реестр представляет собой документ с занесенными в него данными касательно сотрудника предприятия либо организации, который на время утратил трудоспособность в связи с заболеванием, уходом за больным родственником или беременностью и родами, и предоставил в связи с этим правильно оформленный больничный лист.

Реестр больничных листов должен быть составлен правильно. В противном случае предприятию, которое не позаботилось вовремя об этом, грозит проверка со стороны Фонда социального страхования. И если государственным органом в результате такой ревизии будут выявлены какие-либо нарушения при составлении этого документа, предприятие должно будет заплатить штраф за свою халатность.

Нормативная база

Для того, чтобы на государственном уровне урегулировать все правовые аспекты при составлении документации по учету больничных листов и защитить рядовых граждан от произвола работодателей, государство утвердило ряд правовых документов по данному вопросу:

  • согласно приказу Минздрава России № 624н, опубликованного и вступившего в юридическую силу еще в 2011 году, разработаны четкие правила касательно выдачи больничных листов;
  • стандартная форма листков нетрудоспособности была утверждена приказом Министерства здравоохранения № 347, вышедшим в том же самом году;
  • федеральные законы № 323 и № 255 регулируют права граждан на обязательное медицинское страхование;
  • получить ответы на многие вопросы люди, лишившиеся трудоспособности в силу определенной болезни, могут и через Методические указания по осуществлению контрольных мероприятий Фонда социального страхования.

image

Обязательные сведения реестра больничных листов

Даже с учетом того, что для всех действуют единые правила правильного заполнения больничных листов, работодатели должны помимо них прописать в реестре обязательные сведения о лице, которое на время лишилось трудоспособности.

В перечень обязательных сведений реестра входят следующие основные данные:

  • идентификационный номер сотрудника предприятия, которому был выдан больничный лист;
  • личные данные работника: фамилия, имя, отчество – прописываются полностью;
  • информация о периоде начала болезни (с указанием точной даты) и ее завершении;
  • номер и дата больничного и точное количество дней отсутствия на работе специалиста, т.е. полный срок действия больничного;
  • общая продолжительность стажа трудового страхования;
  • основная причина, которая повлекла за собой временную потерю трудоспособности;
  • размер денежной компенсации за больничный, которая положена специалисту.

Для того, чтобы четко отрегулировать механизм денежной компенсации за больничный, в реестре в обязательном порядке должны быть прописаны точные суммы выплат из ФСС, а также за счет работодателя.

Каким именно образом размещаются обязательные сведения, решают непосредственно сотрудники бухгалтерии на предприятии, а соответствующее окончательное решение принимает его непосредственный руководитель.

При необходимости реестр больничных листов может быть дополнен дополнительными графами, если это требование диктует какая-либо возникшая нестандартная ситуация.

Проверка подлинности листка нетрудоспособности

Подлинность больничного листа проверить довольно просто. Для этого его необходимо тщательно рассмотреть. Если он заполнен на специальном бланке и утвержден печатью медицинского учреждения, вопросов не должно возникать.

Если на документе отсутствуют водяные знаки, и бухгалтер сомневается в его подлинности, он может написать запрос в Фонд социального страхования и уточнить у них информацию о номере больничного листа. Подробнее о подлинности больничного листа – читать тут.

image

Правила и формат оформления

Согласно требованиям федерального закона № 86-ФЗ, утвержденного 01.05.2017, с 01.07.2017 в России действует 2 формата больничного листа – бумажный и электронный. Врач обязан с согласия пациента выписать ему больничный лист либо в виде справки со всеми необходимыми печатями и водяными знаками, либо оформить его в электронном виде. При этом все данные с электронного больничного также заносятся в общую базу реестра больничных листов.

Главное в оформлении реестра – полностью отразить требуемую информацию, которую могут потребовать в процессе проверки. При этом размещается она в документе в произвольном порядке.

Скачать образец заполнения бланка реестра больничных листов можно здесь.

Кроме бумажного журнала, для реестра больничных листов удобно параллельно вести электронный учет. Разработчики различных бухгалтерских программ (1С, Инфо-Бухгалетр и т.д.) учли потребность бухгалтеров в электронной форме реестра больничных листов и на данный момент предоставляют им такую возможность.

Чтобы предприятию легко было работать с электронными больничными листами, зайдя на сайт по ссылке cabinets.fss.ru, главному бухгалтеру необходимо будет создать там свой личный кабинет. Через него можно получить доступ к свежей информации о сотрудниках, оформивших электронные больничные листы.

Личный кабинет страхователя позволяет ему осуществлять сразу несколько функций, а именно:

  • оперативное получение нового электронного больничного листка непосредственно из медицинского учреждения;
  • просмотр документов в электронном виде и вывод их на печать;
  • перенос сведений о страхователе в ЭЛН, здесь можно также указать количество всех периодов нетрудоспособности сотрудников;
  • возможность быстрой пересылки всех данных о сотруднике, оформившего больничный в электронном виде, в Фонд социального страхования;
  • поиск информации о выплатах за больничный непосредственно из Фонда социального страхования.

В недалекой перспективе вся система социального страхования будет основываться исключительно на выдаче больничных листов в электронном виде. Это обусловлено тем, что такой больничный лист значительно проще оформлять, в отличие от его бумажного аналога.

image

Ответственный за оформление реестра сотрудник

Заполнить реестр больничных листов и отправить его в Фонд социального страхования предприятие обязано в течении 5 дней с того момента, когда оно получило соответствующий оригинал справки от сотрудника. Это необходимо сделать даже в том случае, если в больничном листе была допущена какая-либо ошибка во время его оформления.

Ответственность за своевременное оформление реестра должен нести непосредственно руководитель предприятия и его главный бухгалтер. В противном случае, согласно требованиям, утвержденным в п. 4 ст. 15.33 КоАп, на должностное лицо, допустившее такую оплошность, возлагается административный штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Особенности передачи реестра в ФСС

Помимо сроков, в течении которых компания должна передать в Фонд социального страхования реестр больничных листов, способ предоставления необходимых документов напрямую зависит от средней численности организации.

К примеру, если на предприятии работают 25 человек, документы предоставляются в бумажном виде. Если же сотрудников больше – следует применять для пересылки электронные средства связи.

В Фонде социального страхования рассматривают полученные реестры в течение 10 календарных дней. После этого выносится решение о том, выплатить либо отказать в денежной компенсации лицам, временно лишившимся трудоспособности. Если решение было принято в пользу человека, который оформил больничный, средства ему будут перечислены строго по тем реквизитам, которые прописаны в его данных.

За своевременную подачу сведений из реестра больничных листов в ФСС предприятие несет прямую ответственность. Если какие-либо сроки при этом были нарушены, несет наказание за это только организация. От сотрудника в данной ситуации требуется только своевременно предоставлять верно оформленный больничный лист в бухгалтерию и ждать денежной компенсации за него в сроки, утвержденные действующим законодательством.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: