Пример заполнения авансового отчета по командировке и хозяйственным расходам в 2021 году

Командировка работника должна сопровождаться оформлением ряда соответствующих бумаг.

Одной из таковых является авансовый отчет.

Он составляется в каждом случае, когда при направлении в рабочую поездку трудящемуся под отчет выдается определенная денежная сумма.

Предназначение полученных средств – оплата командировочных расходов.

После того, как сотрудник вернется из командировки, он возвращает в кассу оставшиеся у него денежные средства.

Содержание

Срок сдачи

Трудовым законодательством РФ определено, что командировочная документация, в частности, авансовый отчет, должен быть сдан работником в установленный срок.

Срок представления отчета по командировочным расходам:

  • 3 дня, начиная с момента истечения срока, на который были выданы подотчетные деньги;
  • 3 дня, начиная с момента возвращения из рабочей поездки.

Правило, касающееся срока сдачи авансового отчета, обязательно к соблюдению.

В противном случае задержка может быть рассмотрена как нарушение производственной дисциплины.

По какой форме составлять?

Авансовый отчет представляет собой документацию, носящую обязательный характер. Каждый работник, отправляющийся в командировку, по возвращению обязан предоставить руководству компании или специалистам отдела бухгалтерии, авансовый отчет.

Для документов, подлежащих обязательному оформлению, в трудовом законодательстве предусмотрены унифицированные формы для их заполнения. Авансовый отчет – не исключение.

Для данного бланка разработана унифицированная форма АО-1. Она была утверждена Постановлением Госкомстата РФ №55.

Важно отметить, что в 2013 было принято решение присвоить форме АО-1 рекомендованный характер.

Следовательно, придерживаться ее в настоящее время не обязательно. Организация может разработать собственный бланк.

При его разработке важно придерживаться требований, установленных к обязательным реквизитам. Последние указаны в ФЗ №402 – «О бухгалтерском учете».

Форма авансового отчета АО-1 не потеряла свою популярность даже после того, как стала необязательной. Большинство работодателей продолжает использовать ее в своей работе.

Кто оформляет?

Авансовый отчет включает в себя несколько частей. Одна из них предназначена для внесения информации работником, другая – бухгалтером.

В Указании ЦБ РФ №3210-У отмечено, что заполнением документа должно заниматься лицо, которое получило подотчетные денежные средства. Таковыми могут быть:

  • сотрудники предприятия;
  • физические лица, являющиеся внештатными работниками, которые заключили с организацией гражданско-правовой договор. К примеру, подрядный.

При заполнении авансового отчета последние приравниваются к работникам организации. Выдача денежных средств и сдача оставшейся суммы в данном случае должна осуществляться в стандартном порядке.

Следует также учесть, что перечень лиц, имеющих право заполнять отчет, при желании руководителя компании, может быть утвержден. информация, касающаяся этой темы, прописывается в нормативном локальном акте – Положении о командировках или др.

Как правильно заполнить АО-1?

Форма АО-1 состоит из нескольких частей. Первая заполняется командированным сотрудником. Трудящийся должен отразить в документе следующую информацию:

  • наименование компании-работодателя;
  • ОКПО организации;
  • порядковый номер, присваиваемый отчету;
  • дата составления бумаги.

Далее следуют строки, в которые работник ничего не вписывает. Они будут заполнены позже – после того, как все поля будут оформлены, руководитель предприятия должен указать в пропущенных строках сумму выданных денежных средств (прописью) и дату утверждения отчета.

Затем следуют строки, в которые вписывается информация о командированном сотруднике. Отражению подлежат такие данные:

  • наименование отдела, в котором он числится;
  • табельный номер;
  • инициалы и должность;
  • назначение полученных работником денежных средств.

Также в бланке присутствуют 2 таблицы. В первую из них (расположенную в левой стороне листа) работник вписывает сведения о полученных денежных средствах.

Обязательно указывается общая сумма и валюта, в которой она была выдана. Здесь же ставится отметка об оставшихся или потраченных сверх лимита средств.

Вторая таблица (расположенная на правой стороне листа) должна включать в себя данные, внесенные специалистом отдела бухгалтерии. Ответственное лицо вписывает в таблицу бухгалтерские счета и операции, а также субсчета, по которым проходили денежные суммы.

Вместе с авансовым отчетом сотрудник сдает приложения – документы, подтверждающие его расходы. Отметку о таковых также необходимо сделать в отчете.

Приложения оформляются в виде таблицы. Она располагается на обратной стороне авансового отчета. Отражению подлежат следующие данные:

  • дата выдачи подтверждающего документа (чека, квитанции и т.п.);
  • наименование документа;
  • точная сумма расходов;
  • номер бухгалтерского счета, по которому проходят расходы.

После того, как подотчетный сотрудник сдает отчет в бухгалтерию, специалисты указанного подразделения тщательно проверяют его содержимое. Главный бухгалтер ставит в отчете все необходимые цифры.

Свои подписи ставят все сотрудники бухгалтерии, которые вносили данные в авансовый отчет. В соответствующей ячейке указывается кассовый ордер.

Кассир, который принял остаток или возместил перерасходованные денежные средства, также расписывается в документе.

Заключительная часть авансового отчета – расписка сотрудника отдела бухгалтерии.

Это отрезной блок, в котором должны присутствовать такие данные:

  • инициалы трудящегося;
  • порядковый номер и дата оформления авансового отчета;
  • сумма выданных денежных средств – прописью;
  • общее число документов, подтверждающих наличие расходов (приложения).

Отрезная часть после заполнения выдается работнику. В ней обязательно должна присутствовать подпись бухгалтера.

При направлении сотрудника в рабочую поездку работодатель обязан выдать ему суточные. Их размер определяется руководством фирмы самостоятельно. Данная сумма должна быть отражена в авансовом отчете.

Суточные также подтверждаются командировочным удостоверением. Именно информацию об этом документе и необходимо указать в авансовом отчете.

Для этого в Графу «Наименование документа», находящуюся в разделе приложений, следует вписать – командировочное удостоверение. В колонке «Сумма расхода» указывается денежная сумма, которая была выдана в качестве суточных. При необходимости делается отметка о продолжительности рабочей поездки.

Оформление электронных билетов

В авансовом отчете должны отражаться все командировочные расходы, в том числе те, которые были потрачены на оплату проезда.

В настоящий момент времени действуют не только бумажные, но и электронные билеты. Оба варианта документа подлежат обязательному учету.

Отразить электронный билет в отчете достаточно просто. Необходимо указать данные документа в соответствующей части отчета. Если билет был приобретен организацией самостоятельно, он должен быть отражен в блоке авансов/перерасходов.

Если работник покупал его сам, сведения о билете указываются в таблице с приложениями. Ставится дата приобретения билета, его номер. В наименовании может быть написано примерно так – авиабилет Москва-Новосибирск.

Скачать бланк и образец заполнения на командировочные расходы

Скачать бланк формы АО-1 – excel, word.

Пример заполнения авансового отчета по командировочным расходам после командировки – скачать.

Образец заполнения отчета по загранкомандировке — ссылка.

О правилах оформления авансового отчета и какую информацию необходимо отразить, подробно рассказано  в данном видео:

Выводы

Авансовый отчет представляет собой документ, содержащий в себе информацию о денежных средствах, выданных командированному сотруднику для оплаты соответствующих расходов.

При возвращении из рабочей поездки трудящийся заполняет часть авансового отчета, к которой прикладывает документы, подтверждающие расходы – билеты, чеки, квитанции и т.д.

Остальную информацию в отчет вносит бухгалтер. При принятии бумаги он заполняет и отдает работнику ее отрывную часть. Одновременно с этим сотрудник получает перерасходованные денежные средства, или, наоборот, возвращает в кассу оставшиеся.

Заключительный этап оформления отчета – проставление подписей ответственных лиц.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону+7 (499) 350-80-69 (Москва) +7 (812) 309-75-13 (СПб) Это быстро и бесплатно !

—>

Если предприятие выдаёт аванс своему сотруднику с целью осуществления хозяйственных или представительских расходов, уполномоченное лицо должно оформить соответствующий авансовый отчёт.

Документ имеет стандартную форму и подлежит заполнению в соответствии с правилами, установленными законом. Чтобы разобраться в нюансах оформления и не допустить ошибку, рекомендуем ознакомиться с некоторыми советами специалистов.

Содержание

Форма авансового отчёта

Документ бухгалтерской отчётности, удостоверяющий факт выдачи сотруднику предприятия денежных средств авансом, называется авансовым отчётом. Бланк состоит из двух сторон – лицевой и оборотной.

Документ должен заполняться исключительно уполномоченными на это лицами (обычно это бухгалтер и работник фирмы, получивший наличные средства в соответствии с приказом руководителя).

При этом требуется к данному отчёту приобщить документацию, подтверждающую выдачу финансов и осуществление расходов.

Авансовый отчёт может оформляться:

  • по стандартной форме № АО-1, установленной законодательными нормами;
  • по индивидуальной форме, разработанной предприятием с учётом требований законодательства.

Актуальный бланк авансового отчёта скачать бесплатно можно на сайте.

Уполномоченное лицо обязано составить данный отчётный документ о потраченных средствах в определённые сроки, а именно в течение 3 дней с момента:

  • возвращения работника, получившего аванс, из командировки;
  • выхода сотрудника на работу, если период для оформления отчёта истёк, когда лицо находилось на больничном или в отпуске;
  • истечения определённого периода, который фиксируется в заявлении работника о предоставлении денег или приказе руководства фирмы.

Нарушение указанных выше сроков недопустимо. Работодатель вправе принять меры к сотруднику, вовремя не составившему соответствующий отчёт (обычно это штрафная санкция или выговор).

Советуем статью: Опекунство над недееспособным человеком права и обязанности.

Как правильно заполнить авансовый отчёт по образцу?

Авансовый платёж предоставляется работнику предприятия в 2 случаях:

  • при направлении в командировку;
  • для осуществления затрат на хозяйственные нужды компании.

Условно документ можно разделить на 3 части – лицевую, отрывную и оборотную. Первая заполняется бухгалтером и содержит сведения о подотчётном лице, самой фирме, дате оформления бланка, его порядковом номере, сумме выданного аванса и израсходованных сотрудником средствах.

Если работнику требуется перерасчёт или имеется не истраченная часть авансового платежа, эта информация также указывается в данной части.

Оборотная сторона оформляется и подотчётным работником, и бухгалтерией. Сотрудник вписывает реквизиты документов, удостоверяющих осуществлённые им финансовые затраты, а бухгалтер рассчитывает соответствующий бухсчёт и сумму средств, принятых им к учёту.

Отрывная часть бланка заполняется только бухгалтером и выдаётся сотруднику в качестве расписки о принятии отчётности к проверке.

Порядок заполнения авансового отчёта:

  • на первой странице в верхней части документа впишите название фирмы, дату составления отчётности, должность и ФИО подотчётного сотрудника;
  • в поле «Назначение аванса» укажите цель выдачи денег;
  • запишите в соответствующую графу сумму предоставленных лицу финансов;
  • рассчитайте размеры израсходованной суммы и остаток средств;
  • на оборотной стороне обозначьте реквизиты документов, удостоверяющих факт понесённых расходов;
  • количество прилагаемых бумаг также подлежит указанию.

В соответствующих ячейках суммы необходимо вписывать цифрами, однако в строках они фиксируют прописью (к примеру, в графе «Расписка»). Копейки всегда указываются цифрами. Если в каких-то полях отсутствует информация, поставьте прочерки.

Оформление ипотеки под строительство частного дома.

Как оформить протокол общего собрания учредителей ООО — https://urmozg.ru/documenty/protokol-obschego-sobraniya-uchrediteley-ooo/.

Как заполнить журнал операциониста — вы можете читать тут.

Оформить отчёт можно в электронном варианте с помощью специальной программы. Готовый бланк распечатывается, в соответствующих строках ставятся подписи уполномоченных лиц. Другим способом заполнения документа считается использование заранее подготовленного печатного варианта и внесение необходимых сведений от руки.

Чтобы лучше представлять, как оформляется бланк, ознакомьтесь с несколькими примерами заполнения авансового отчёта – в форматах Word и Excel.

Советы по оформлению бланка

Выдача аванса осуществляется при наличии приказа руководителя фирмы, в котором содержатся сведения о подотчётных лицах и основаниях для выплаты конкретной суммы денег.

Отметим, что подотчётными считаются сотрудники предприятия, которым требуются финансы для выполнения своих служебных обязанностей.

Как указывалось выше, авансовый отчёт по форме АО-1 должен заполняться следующими лицами:

  • бухгалтером (в специально отведённой части документа);
  • сотрудником, получившим аванс.

Работа бухгалтера заключается в проверке целевого расходования аванса и правильности информации, значившейся в отчёте.

Если к оформлению бланка нет претензий, специалист выдаёт подотчётному сотруднику расписку о получении документа (то есть отрывную часть формы АО-1). На обороте отчёта необходимо указать сумму принятых к учёту расходов.

Только после этого проверенный бланк передаётся руководителю фирмы для утверждения. Не стоит забывать о приобщении к отчётности документов, подтверждающих понесённые лицом затраты (к примеру, чеков, квитанций, билетов и т. п.).

После утверждения заполненный бланк отчёта принимается бухгалтером к учёту. Если подотчётный сотрудник имеет неизрасходованную сумму аванса, он обязан возвратить её в бухгалтерию.

Если же во время выполнения своих служебных обязанностей им были потрачены дополнительные средства, бухгалтер возмещает ему перерасход.

Подотчётное лицо должно было вернуть часть оставшейся суммы аванса? Пропуск срока для составления отчёта и передачи остатка средств в бухгалтерию – основание для назначения удержания из заработной платы сотрудника.

Данное право работодателя закреплено 137 статьёй ТК РФ. Если работник не согласен с таким решением руководства, разрешить ситуацию возможно через судебную инстанцию.

Авансовый отчет применяется для подтверждения расходования сумм подотчетными лицами по ранее выданным им авансам на определенные цели. Основанием для выдачи авансовых сумм является приказ о подотчетных лицах, изданный руководителем, в нем перечисляются кадры, сроки, цели и размеры выдаваемых средств. Основанием выдачи денег командируемому является приказ о направлении в командировку. Для подтверждения совершенных расходов сотрудником применяется унифицированная форма №АО-1 – заполняется как подотчетным лицом, так и работниками бухгалтерии.

Авансовый отчет образец заполнения

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.

Обращаем ваше внимание, что с 8 августа 2015 года были внесены очередные изменения в необходимый пакет для подтверждения командировки.

Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом

Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).

Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в ведомость.

В графе 1 указывается номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.

В строке 2 необходимо писать дату, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.

В графе 4 необходимо указать виды произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские затраты).

В строке 5 вносится сумма расхода денежных финансов, если она производилась в рублях, а коль она была в иностранной валюте, то данные о средствах заносятся в графу 6.

В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в “Итого” Графы 5 (в рублях), либо Строки 6 (в валюте).

Заполнение бухгалтером организации – инструкция

После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными бумагами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии бланка, проставляет его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные затраты документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.

После проверки правильного оформления документов и расходования денег, сцетовод на оборотной стороне заполняет строки 7-8, где указывает суммы затрат, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.

Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа “Бухгалтерская запись” заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.

После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, отчетность передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.

В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании приходного кассового ордера, а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Бланк авансового отчета

Авансовый отчет бланк скачать.

Авансовый отчет форма АО-1.

Образец заполнения АО-1 скачать.

Полезная информация

Образец положения о командировках.

[us_separator size=”small” thick=”2″ color=”primary”] Читайте далее:

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику форма т-60 образец заполнения

Доверенность на получение товара

Как выдать и вернуть командировочные

Раздел 9 декларации по ндс 2015, содержит сведения из книги продаж, образец заполнения

Раздел 1 РСВ-1 – расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам, образец заполнения

Авансовые отчеты – относятся к категории документов первичного учета, что применяются в бухгалтерии для учета финансовых затрат, совершенных работником предприятия в течение командировки. Также данный документ используется в случае расхода материальных средств предприятия наемным персоналом. В данной статье мы предлагаем рассмотреть правила заполнения авансового отчета.

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места

Содержание

Предназначение документа

Рассматриваемый бланк обладает унифицированной формой No «АО-1» Следует обратить внимание на то, что юридические лица имеют законное право на использование самостоятельно разработанных бланков. Однако, применение бумаг с учетом унифицированной формы — более предпочтительно. В задачу руководства организации входит создание приказа, содержащего сведения о должностных лицах, имеющих право получения подотчетных финансовых средств. До 2018 года, такие полномочия могли быть возложены только на тех работников предприятия, с кем были заключены трудовые соглашения.

На сегодняшний день, допускается выдача подотчетных средств лицам, с кем заключено гражданско-правовое соглашение.

Следует упомянуть, что в содержании приказа должны раскрываться цели расходования полученных средств, их максимальный объем и конкретный промежуток времени. В том случае, когда работник предприятия ссылается в командировку, выдача материальных средств производится в соответствии с приказом о служебной поездке или на основе командировочного листа.

Сотруднику, получившему финансовые средства для покрытия расходов на протяжении всей служебной поездки, необходимо предоставить отчетность в бухгалтерский отдел. Срок подачи авансового отчета составляет три дня, после истечения срока, фиксируемого на страницах приказа от руководства предприятия. Данный документ является одним из обоснований целесообразности траты финансовых средств компании, что означает необходимость приложения документов, подтверждающих целевой характер использования подотчетных средств.

Нюансы и тонкости

Для того чтобы подтвердить целесообразность использования подотчетных сумм, работнику необходимо заполнить авансовую отчетность. Такой документ заполняется с обеих сторон, после чего направляется в бухгалтерию для проверки. Проверенный отчет, отправляется руководству организации для утверждения. Согласно текущему законопроекту, этот документ первичного учета заполняется в единственном экземпляре.

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета

Следует обратить внимание на то, что номер авансового отчета в ОКУД (Общероссийский Классификатор Управленческой Документации) был изменен в 2015 году. Ранее данная форма носила номер «0504049». 30 марта 2015 года Министерство Финансов РФ выпустило приказ под номером пятьдесят два, о присвоении данной форме нового номера. На сегодняшний день, номер авансового отчета – ОКУД «0504505». Ниже, вы можете ознакомиться, как выглядит бланк авансового отчета форма по ОКУД 0504505. В этом документе имеется отрывная часть, что должна передаваться работнику предприятия, после проведения бухгалтерской проверки.

Порядок составления бланка АО-1

Согласно действующему законодательству, каждое предприятие имеет полное право самостоятельно составить рассматриваемый документ. Однако существует четкий регламент, который предусматривает обязательные реквизиты, что должны присутствовать в подобных бумагах. К таким реквизитам относятся:

  • регистрационный номер и дата составления;
  • название предприятия;
  • сумма полученных и израсходованных финансовых средств;
  • список приложений к основному документу.

Авансовая отчетность заполняется в рукописной или машинописной форме (на компьютере). Одним из важных критериев является заверение документа подписью должностного лица с необходимыми полномочиями. В случае с электронным вариантом документа, необходимо наличие цифровой подписи руководителя. Данный вид составления первичной документации допускается только в том случае, когда внутри предприятия используется электронная система документооборота.

При принятии решения о выдачи подотчетной суммы сотруднику предприятия, руководителю необходимо издать соответствующий приказ. Одним из важных этапов написания отчета, является проверка строки «Назначение аванса». Данная строка должна в точности соответсвовать формулировке, имеющейся в приказе руководства предприятия.

Ниже представлен авансовый отчет, образец заполнения.

Если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины

Проводка в бухгалтерском учете

В книге бухгалтерского учета расходов, что были выполнены работником фирмы за срок служебной поездки, применяются счета расчетов с наемными сотрудниками, счета учета расходов и другие типы документов. В том случае, когда сумма выдается в виде наличности, необходимо сделать данную отметку: «Дт сч.71 Кт сч.50». Подобные отметки фиксируются на основании правильно составленного расходного кассового ордера.

В том случае, когда финансовые средства зачисляются на банковскую карту работника предприятия, в книге бухгалтерского учета делается вот такая пометка: «Дт сч.71 Кт Сч.51». Для совершения подобных операций, бухгалтеру необходимо заполнить платежку для финансового учреждения. После возвращения сотрудника из служебной поездки, в его обязанности входит предоставление в бухгалтерию корректно оформленного авансового отчета.

На основании данного листа и соответствующих приложений, в книге бухучета фиксируются следующие записи:

  1. «Дт сч.10 Кт сч.71» — в той ситуации, когда подотчетная сумма была потрачена на приобретение материально-производственных запасов.
  2. «Дт сч.41 Кт сч.71» — в случае приобретения товарно-материальных ценностей.
  3. «Дт сч.20, 23, 25,26 Кт сч.71» — в случае с тратами на нужды структурных подразделений предприятия.
  4. «Дт сч.44 Кт сч.71» — в той ситуации, когда траты производились торговым предприятием.

В той ситуации, когда у работника предприятия остаются неизрасходованные финансовые средства, ему необходимо передать их руководству компании. При возврате в кассу, указывается код: «Дт сч.50 Кт сч.71». При обратном переводе с банковской карты на банковский счет предприятия, фиксируется код: «Дт сч.51 Кт сч.71». В том случае, когда подотчетная сумма оказалась недостаточной для выполнения определенных операций, предприятие компенсирует сотруднику финансовые траты. В случае с выплатой через кассу указывается код «Дт сч.71 Кт сч.50», а при банковском переводе «Дт сч.71 Кт сч.51».

В некоторых случаях, сотрудник не может предоставить необходимые документы, подтверждающие целесообразность расходов. Такая ситуация может возникнуть при потере документации или невозможности предоставления чеков, в связи с тратами на личные нужды. В этом случае, используется код под номером 94. В книге бухгалтерского учета делается отметка «Дт сч.94 Кт сч. 71», что отражает недостачу финансовых средств. Далее сумма недостачи удерживается из зарплаты сотрудника в соответствии с кодом проводки «Дт сч.70 Кт сч.94».

Авансовый отчет подразумевает под собой двухсторонний унифицированный бланк, который в обязательном порядке должен быть заполнен ответственным сотрудником и бухгалтером

Используемые термины:

  1. Дт (дебет) – акт передачи финансовых средств.
  2. Кт (кредит) – акт полного или частичного возврата подотчетной суммы.
  3. Сч – счет.

Сопроводительная документация

Во время оформления расходов, связанных со служебной поездкой, бухгалтер должен основываться на Постановлении No 749 от 13 октября 2008 года. Данный документ говорит о том, что работник, отправляющийся в служебную поездку, должен получить командировочное удостоверение. Следует отметить, что существует регламент, касаемо формы удостоверения. В нем должны указываться сроки командировки, а также стоять подписи и печати руководства компании.

Сумма расходов считается по чекам, билетам и квитанциями, предоставляемыми в бухгалтерский отдел. Данные, подтверждающие документы, являются неотъемлемой частью авансового отчета. По возвращении из служебной поездки, сотрудник обязан сдать выданное удостоверение. После этого, составляется отчетность, для передачи на утверждение руководству. Для того, чтобы сократить риск появления претензий от налоговых органов, необходимо подойти к заполнению бумаг с повышенной ответственностью. При некорректно заполненном отчете, бухгалтер имеет право отказа в приеме документации.

В задачу сотрудника входит сбор всех кассовых и товарных чеков, а также других бланков строгой отчетности. Все вышеперечисленные документы прикрепляются к бумажному листу формата А4. Подобные действия позволяют сократить риск потери важных приложений к авансовому отчету. Некоторые бухгалтеры рекомендуют сотрудникам делать ксерокопию каждого документа, для того, чтобы снизить риск потери документации из-за выцветания чернил. Подобные приложения к отчету позволяют компании доказать целесообразность финансовых затрат в ходе служебной командировки, в период проведения проверок со стороны налоговых органов.

Тонкости заполнения отчета

Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить авансовый отчет, следует отметить некоторые тонкости, связанные с процессом отправки работника в служебную поездку за пределы РФ. В данном случае, нет необходимости в выдаче командировочного удостоверения, так как все необходимые даты фиксируются на страницах заграничного паспорта.

Унифицированная форма отчета относится к документации, которая подлежит строгой отчетности, предназначенная для передачи налоговому органу

После того как будет выбрано должностное лицо для зарубежной командировки, задачей руководства компании становится подготовка необходимого приказа, где фиксируется назначение служебной поездки, должность, фамилия и инициалы сотрудника, а также пункт назначения. Допускается самостоятельная установка размеров суточных расходов. По данным статистики, суточные расходы не превышают сумму, облагаемую налогом на доходы физических лиц. Со стороны компании производится оплата перелета до пункта назначения. В задачу должностного лица, отправленного в служебную командировку, входит подготовка документов, подтверждающих расходы на проживание, перелет, оплату государственных пошлин и услуги переводчиков.

Правила заполнения авансового отчета

Итак, давайте рассмотрим пример заполнения авансового отчета по командировке. На главном листе бланка следует указать название предприятия и отдела, где осуществляется трудовая деятельность сотрудника, вернувшегося из служебной поездки. Далее указывается должность, цель поездки, регистрационный номер бланка и дата заполнения бумаг.

В табличной части отражаются сведения о финансовых средствах, что были выданы должностному лицу. Здесь же фиксируется сумма полученного аванса и финансовые затраты, совершенные за время командировки. Далее проводится подведение итогов, где выявляется, остались ли неизрасходованные средства. На обратной стороне рассматриваемого документа приводится обобщение сведений о первичной документации, подтверждающей факт целевого характера имеющихся трат. К данному виду документов относятся товарные и кассовые чеки, квитанции, акты и накладные. Важно обратить внимание, что данные должны систематизироваться и фиксироваться в хронологическом порядке. После упорядочивания сведений они прикрепляются к основному документу.

После заполнения всех необходимых бумаг, готовая отчетность передается в бухгалтерский отдел для проверки целесообразности расходования суммы. Также рассматривается корректность заполнения документации. После проведения проверки бухгалтер фиксирует счета, которые прилагаются к отчету о затратах. После этого производится подпись документов подотчетным лицом, что далее передаются на утверждение руководству компании.

В том случае, когда у человека, вернувшегося из командировки, остаются неизрасходованные средства, необходимо вернуть оставшуюся сумму в кассу или бухгалтерский отдел. В случае с перерасходом средств, компания должна восполнить убытки сотрудника. В той ситуации, когда сотрудник имеет задолженность по ранее выданному авансу, личные расходы не компенсируются. Процесс заполнения подобных бланков довольно прост, однако необходимо учитывать различные нюансы.

Для того чтобы избежать ошибок при составлении документа, следует получить консультацию бухгалтера.

Документ может быть составлен в бумажном либо электронном виде, с обязательным заверением подписью непосредственного руководства компании

Дополнительные рекомендации

Авансовая отчетность заполняется лицом, прибывшим из командировки и представителем отдела бухгалтерии. В задачу проверяющего входит анализ корректности предоставляемых сведений. Помимо этого, сотруднику должна быть выдана бухгалтерская расписка, подтверждающая факт постановления отчета на учет. Распиской является отрывная часть бланка, где указывается регистрационный код, дата написания отчета, фамилия и инициалы должностного лица, кем были получены подотчетные средства. Далее указывается размер учтенных финансовых трат и количество дополнительных вложений к отчету.

В том случае, когда отчетность составлена некорректно, за бухгалтерским отделом остается право в отказе принятия документов. В этой ситуации, должностное лицо становится должником предприятия. При отказе возмещения задолженности, руководство организации имеет полное право удержания необходимых средств из зарплаты сотрудника, в соответствии со статьей сто тридцать семь ТК Российской Федерации. Следует обратить внимание на то, что удержание финансовых средств осуществляется с согласия работника. Данный факт должен быть засвидетельствован в документальном виде. В том случае, когда работник отказывается покрыть сумму расходов, возникший конфликт решается в судебном порядке.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: