Пример заполнения новой формы путевого листа с 2021 года для легкового автомобиля

imageДобрый день, уважаемые читатели!

А вы знаете, что для путевых листов грузового транспорта используют несколько форм.

Например 4- С  применяют,  если оплата происходит сдельно, а форму 4-П — для автомобилей, оплата которых зависит от отработанного времени.

На данный момент, многие водители грузовых средств выходят из подполья и оформляют или ИП или ООО, и для дальнейшей работы им необходимы путевые листы, в этой статье я собрала всю самую важную информацию по этому вопросу. Всем хорошей недели!

Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля

Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения на примере путевого листа формы 4-С.

Путевые листы должны выдаваться водителю любого транспортного средства. Однако особо важны эти документы для организаций предоставляющих услуги по перевозке грузов, или перевозящих собственные грузы.

Путевые листы – документы, для которых предусмотрены типовые формы. Подробнее рассмотрим путеводные листы для грузовых автомобилей.

В этом случае имеется две типовые формы.

1. Форма 4-С – ее применяют, в случае если оплата работы автомобиля производится по сдельно.

2. Форма 4-П – используется при условии работы автомобиля по тарифу, зависящему от отработанного времени.

Заполняются путевые листы диспетчером или уполномоченным на это работником. Водителю выдаются под расписку, на смену, однако только после сдачи документа за предыдущий период.

Путевой лист грузового автомобиля хранятся, в дальнейшем, вместе с остальными товарно-транспортными документами, благодаря чему обеспечивается возможность их одновременной проверки.

Порядок заполнения путевого листа грузового автомобиля. Рассматривается форма 4-С

В первой части путевой лист грузового автомобиля содержит основную информацию:

  •  В первую очередь заполняются реквизиты организации, выдающей документ.
  •  Указывается дата заполнения документа, а так же его порядковый номер.
  • После осмотра транспортного средства механиком, ставится пометка о его исправности, которая должна быть подтверждена подписью проводившего осмотр.
  • Указываются данные о самом транспортном средстве: номер регистрации авто, его марка, сведения о наличии прицепа, а так же сведения о самом прицепе.
  • Ставится отметка о возможности выполнения водителем его обязанностей. Вывод об этом делается на основании результата медицинского осмотра. Эта отметка подтверждается подписью медицинского работника.
  • Прописываются данные о водителе: ФИО, указывается номер его удостоверения.
  • Заполняется таблица «Движение горючего». Она должна содержать данные о количестве горючего, которое было использовано во время работы и его марку.
  • Описывается задание водителя.
  • Ставятся подписи водителя и диспетчера или лица уполномоченного организацией заполнить документ.

Заполняется таблица «Работа водителя и автомобиля», в которой указываются такие данные как:

  • 1. время выезда водителя на работу,
  • 2. время возвращения водителя на стоянку,
  • 3. показания, указанные спидометром,
  • 4. фактическое время, которое водитель провел на работе.

Вторая часть путевого листа представлена таблицей «Последовательность выполнения задания». Эта таблица заполняется непосредственно водителем и содержит данные о всех его передвижениях в течении рабочего времени, а так же отчет о проделанной работе.

Правильное заполнение путевого листа грузового автомобиля

image

 Правила оформления путевого листа грузового автомобиля

Источник: http://bbcont.ru/business_documents/putevoi-list-gruzovogo-avtomobilya—obrazec-zapolneniya.html

Как заполняется путевой лист грузового автомобиля — образец

В типовой форме путевого листа грузового автомобиля есть все необходимые поля для отражения подобной хозяйственной деятельности.

В этом материале речь пойдет о Путевом листе грузового автомобиля форма № 4-П — эта форма применяется при повременной оплате и имеет лицевую и оборотную стороны.

Законодательство предъявляет довольно строгие требования по заполнению и контролю выдачи путевых листов.

Так например путевой лист считается недействительным если в нем не заполнен хотя бы один из перечисленных ниже реквизитов:

  • дата выдачи
  • штамп организации владельца транспортного средства
  • печать организации владельца транспортного средства

Путевой лист грузового автомобиля форма N 4-П

Что касается выдачи путевого листа водителю. Он выдается водителю под расписку только если он сдал выданный ему ранее путевой лист. Путевой лист выдается на один день или смену.

Если работа транспортного средства связана с перевозкой товарно-материальных ценностей вместе с путевым листом водителю необходимо выдать товарно транспортные накладные, номера которых, а также масса груза должны быть вписаны в него.

В бухгалтерии товарно транспортные накладные и путевые листы должны храниться вместе, для обеспечения возможности их сверки при проведении проверок.

Путевой лист содержит отрывные талоны в количестве 2 шт. Из заполоняет заказчик. В последствии эти отрывные талоны передаются заказчику вместе со счетом на оплату, как доказательство выполненной работы.

Источник: http://mospostavka.ru/page/putevoj-list-gruzovogo-avtomobilja-forma-4-p

Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля (типовая межотраслевая форма №4-C)

Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.

Порядок применения путевого листа

Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и форма 4-П, которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.

Они отличаются способом исчисления оплаты за услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк — при повременной системе оплаты.

В качестве сопроводительного документа помимо путевки водителю вручается товарно-транспортная накладная на груз.

В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.

Правильность заполнения — пример

Разберем на пример, как правильно заполнить путевой лист.

Лицевая сторона

Компания ставит на нем свой фирменный штамп. Документ должен иметь номер, который определяется при регистрации его в специальном журнале, а также дату его заполнения.

Далее нужно указать название предприятия, его адрес, номер телефона, а также код ОКПО.

При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.

Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.

В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра.

В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.

Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж.

После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.

Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.

В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д

Оборотная сторона

На оборотной стороне водитель или представитель организации-заказчика делает записи о ходе выполнения задания: во сколько и куда прибыла машина, количество и номера сопроводительных документов.

Все эти данные желательно заверить печатями и подписями ответственных лиц контрагентов. Таблица визируется диспетчером и шофером.

Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.

В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.

Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.

Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.

Нюансы

В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица — механика, диспетчера и самого водителя.

Источник: http://blankionline.ru/doc/putevoj-list-gruzovogo-avto-forma-4-c.html

Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-П

Одним из принципиальных отличий формы № 4-П от 4-С (сдельная перевозка) является необходимость прикладывания товарно-транспортных накладных при осуществлении перевозок товарно-материальных ценностей.

Номера таких документов вписываются в путевой лист, а сами накладные прилагаются в одном экземпляре и служат для подведения итогов о количестве перевезенного груза и других показателях работы грузового автомобиля и его водителя.

Выдача формы 4-П водителю должна осуществляться перед началом смены и с учетом сдачи путевого листа за прошедшую смену. В получении листа водитель расписывается,  проверяет наличие в нем штампа, печати организации и даты выдачи. Без этих реквизитов лист не может иметь юридической силы.

При передаче счета заказчику прикладывают предусмотренный отрывной талон. В него включают следующую информацию:

  • оплачиваемое время (здесь построчно отображают тариф и общую сумму);
  • общий пробег (с грузом и без него);
  • величина перепробега (при наличии);
  • тоннаж;
  • общая сумма к оплате.

Отрывной талон подписывается таксировщиком и начальником эксплуатации.

Выписку путевых листов целесообразно вести в учетной программе. В письме  Минфина РФ  от 25.08.2009  за номером N 03-03-06/2/161 разъясняется, что форма путевого листа, самостоятельно разработанная организацией, является   одним   из   документов,   подтверждающих факт расходов  на приобретение   горюче-смазочных   материалов,   при наличии  в нем обязательных  полей,   утвержденных   Приказом   Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.

Источник:  http://blanker.ru/doc/putevoi-list-gruzovoi-4-p

Как оформить путевой лист грузового автомобиля

Это может быть специальный диспетчер, бухгалтер или даже руководитель. Получить этот документ водитель может только после того, как сдал предыдущий, строго под расписку.

Для учета выданных и сданных первичных документов используется специальный журнал.

При за­пол­не­нии, как правило,  уни­фи­ци­ро­ван­ной формы пу­те­вки, так и самостоятельно разработанного бланка, необ­хо­ди­мо учитывать, что он будет полноценным документом первичного учета только в том случае, если в нем будут присутствовать рек­ви­зи­ты, предусмотренный в пункте 3 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Порядок оформления путевого листа, довольно прост. Обязательные реквизиты, к ним, в частности, относятся:

  • на­име­но­ва­ние и номер документа;
  • све­де­ния о сроке его дей­ствия;
  • данные о соб­ствен­ни­ке (вла­дель­це) транс­порт­но­го сред­ства;
  • све­де­ния о грузовом автомобиле; данные во­ди­те­ля;
  • данные и подпись лица, оформившего путевку.

При оформлении любой из форм путевки нужно учитывать, что в феврале 217 года вступили в силу поправки, внесенные приказом Министерства транспорта РФ от 18.01.2017 № 17 года.

Кроме того, был введен новый пункт об обязательном указании даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а не только медосмотра его водителя.

Эти данные проставляет специалист, который непосредственно провел контроль и заверяет их своей подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Итак, любая из трех вышеперечисленных форм путевого листа грузового автомобиля состоит из двух листов, а также отрывных талонов.

В частности, бланк содержит такие разделы:

  • реквизиты организации или ИП,дата и номер выдачи,сведения о транспортном средстве и его водителе;
  • данные о работе водителя и автомобиля;
  • информация о движении горючего (заправка, расход и остаток),которые можно указвать, как на начало и конец смены, так и после каждой поездки;
  • задание водителю; список ответственных за автомобиль лиц;
  • последовательность выполнения задания;
  • результаты работы ТС и прицепов;
  • данные о техническом осмотре и состоянии ТС;
  • данные о медосмотре водителя.

От­рыв­ные та­ло­ны подлежат за­пол­нению за­каз­чи­ком и яв­ля­ют­ся ос­но­ва­ни­ем для выставлением вла­дель­цем ТС счета за оказанные услуги. К счету при­кла­ды­вают­ся такие от­рыв­ные талоны.

Источник: http://ppt.ru/forms/putevoi-list/gruzovogo-avto

Сохранить

Сохранить

Сохранить

2017-06-20

В каких случаях нужен путевой лист? Какие есть виды путевых листов? И как правильно заполнить документ, чтобы не получить штраф? На эти и многие другие вопросы отвечаем в статье:

Путевой или маршрутный лист – отчетный документ для бухгалтерии, контролирующий работу транспортного средства и водителя. Оказание услуг перевозок без заполнения путевого листа в большинстве случаев запрещена.

При заполнении документа важно соблюдать определенные правила, тем более что типового бланка долгое время не существовало и компаниям приходилось заполнять “на ощупь”. С 1 января 2021 года вступил в силу Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368, который утвердил обязательные реквизиты и правила заполнения путевых листов. Особенности оформления путевых листов для грузового транспорта объяснили на klerk.ru

Зачем грузовикам путевой лист?

Грузовики подразделяются:

  • на бортовые автомобили, в том числе с прицепом (бортовой тягач);
  • на автомобильные тягачи с полуприцепом (седельный тягач);
  • на автомобили-самосвалы;
  • на специализированные автомобили.

Автомобиль с прицепом или автомобиль-тягач с полуприцепом или роспуском еще называют автопоездом.

Деятельность компаний, осуществляющих перевозку грузов, а также иных организаций, эксплуатирующих грузовые автомобили, должна сопровождаться оформлением оправдательных документов. К таким документам относится путевой лист. Это утверждено п. 14 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Путевой лист – первичный учетный документ, который позволяет организации учесть затраты на эксплуатацию грузового автомобиля в налоговых расходах. Заполнять этот документ компании обязаны вне зависимости от того арендуют ли они автомобили или имеют собственный автопарк.

На основе путевого листа (ПЛ) учитывается километраж пробега автомобиля за месяц, количество рабочих часов водителя и расход топлива. Многие компании начисляют заработную плату водителям, опираясь на ПЛ. Также, ПЛ может стать основанием снижения суммы налога компании.

Можно ли ездить без путевого листа?

Осуществлять перевозки без путевого листа нельзя. Это регламентирует пункт 2 ст. 6 устава автотранспорта. Невыполнение этого требования водителю грузовика грозит предупреждением или штрафом в размере 500 рублей (п. 2 ст. 123 КоАП РФ).

Наличие и правильность заполнения путевого листа могут проверить сразу несколько структур:

  • ИФНС;
  • Ространснадзор;
  • ГИБДД;
  • ГИТ.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Осторожно, мошенники: цепочка посредников

В каких случаях нужно оформлять путевой лист?

Важно отметить, что ПЛ нужно оформлять не только при осуществлении коммерческих перевозок, но и в случаях, когда грузовик используется для нужд организации или ИП. Иными словами, если грузовик перевозчика выезжает на дорогу, у водителя обязательно должен быть путевой лист.

Отсутствие или ошибки в ПЛ могут привести не только к штрафам, но и к снятию налоговых расходов.

В klerk.ru привели следующий пример: Отсутствие путевого листа не позволило компании доказать в суде обоснованность затрат на приобретение товара и дизтоплива, хотя товарные чеки на покупку солярки имелись. Согласно Определению ВС РФ от 22.12.2017 № 306-КГ17-18710, количество израсходованного топлива, исходя из пробега авто, можно подтвердить только путевым листом.

Какие есть виды путевых листов для грузового транспорта?

Законом не установлена обязательная для применения форма ПЛ. Согласно статье 9 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, организации должны самостоятельно разработать для себя форму ПЛ.

Многие компании берут за основу унифицированные формы заполнения ПЛ. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 утверждены два вида унифицированных путевых листов:

  • по форме № 4-С (сдельная);
  • по форме № 4-П (повременная).

Важно отметить, что унифицированные формы не содержат обязательных для заполнения путевого листа реквизитов.

Поэтому при оформлении путевого листа унифицированные формы можно брать за основу, а затем дополнить их необходимыми данными.

Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля?

Заполнение ПЛ грузового автомобиля зависит от того, каким образом оплачивается работа водителя. Если труд водителя оплачивается по сдельным расценкам, за основу путевого листа берется форма № 4-С. Если же зарплата водителя рассчитывается по повременным расценкам — соответственно, форму № 4-П. В случае №4-П допускается одновременная перевозка грузов до двух заказчиков в течение одной смены водителя.

Вне зависимости от того, какую форму вы выбрали, оба бланка будут содержать в себе неполную информацию. Их нужно дополнить обязательными реквизитами, утвержденными Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Модернизированный образец бланка следует закрепить в учетной политике компании.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Тест: угадайте верный логотип авто-бренда

Итак, какие дополнительные данные нужно внести в унифицированную форму путевого листа? На этот вопрос исчерпывающе ответили на v2b.ru.

Заполнять путевые листы необходимо по правилам, приведенным в пунктах 8–16 Порядка заполнения ПЛ по Приказу Минтранса РФ № 368.

Согласно Приказу Минтранса РФ № 368, с 01.01.2021 в бланке ПЛ должны быть следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа и его номер.

2. Срок действия документаДата, в течение которой действует путевой лист. Как правило, путевой лист заполняется на один день, но если документ нужен в течение большего количества времени – необходимо указать даты начала и завершения периода применения ПЛ.

3. Собственник ТС.Если владелец автомобиля — юридическое лицо, то указывается его наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Если собственник – ИП, то его фамилия, имя и отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

4. Сведения о ТСК ним относятся тип, марка и модель автомобиля. Также сведения о прицепе или полуприцепе, если они идут “в комплекте”. Регистрационный номер автомобиля и прицепаПоказания пробега автомобиля (в полных км по одометру) при выезде с парковки и по возвращении из рейса, а также после завершения рабочей сменыДата и время осуществления предрейсового и предсменного контроля техсостояния ТСДата и время пуска транспорта на линию и его возврата.

Предрейсовый и предсменный контроль техсостояния авто осуществляет работник, ответственный за данный участок работы. В путевом листе он отражает:

  • состояние ТС;
  • дату и время выпуска и возвращения ТС на линию;
  • результат осуществления предрейсового или предсменного контроля в виде отметки «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Порядка заполнения ПЛ).

Если за рулем одного и того же автомобиля работают несколько водителей, можно заполнить отдельный документ на каждого из них — п. 8 и 10 порядка заполнения ПЛ. Если на один грузовик оформлено несколько путевых листов для разных водителей, в документе необходимо указать:

  • сведения о водителе, который выезжает со стоянки первым, дату и время, а также показания пробега;
  • сведения о водителе, который заезжает на стоянку последним, дату и время и показания пробега на момент заезда.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  МониторингАвто в журнале Автопарк: Не спи за рулем!

5. Информация о водителе.Полные ФИО, дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра (если такая обязанность установлена законом).

Результаты предрейсового и послерейсового осмотра отмечаются специальными штампами: «Прошел предрейсовый медосмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «Прошел послерейсовый медосмотр» (согласно п. 15 порядка заполнения ПЛ, и п. 16 и 17 порядка проведения медосмотров, утвержденных Приказом Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н).

6. Сведения о перевозке.О том, как заполнить данные реквизиты, Минтранс объяснил в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Всего существует 4 вида сообщения:

  • городское;
  • пригородное;
  • междугородное;
  • международное.

Если же для осуществления перевозки затрагивается несколько видов сообщений, в соответствующей графе путового листа нужно будет указать все эти виды через запятую.

Что касается поля «Вид перевозки», здесь потребуется отразить один из следующих видов перевозок:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
  • перевозка грузов
  • перевозка грузов для собственных нужд;
  • организованная перевозка группы детей.

Правила выдачи путевого листа

Важно знать: для каждого транспортного средства в автопарке должен заполняться отдельный путевой лист. Если на одном и том же автомобиле работают несколько водителей, путевой лист рекомендуется оформить на каждого из них.

После заполнения путевого листа диспетчером документ должен быть выдан под расписку водителю. Выписывать новый путевой лист можно только после сдачи предыдущего.

Как хранить путевой лист?

Помимо правил заполнения путевых листов существуют и правила хранения. Их регламентирует все тот же приказ №368, п.17-18 Порядка. Заполненные путевые листы нужно зарегистрировать в специальном журнале, предназначенном для этих целей. Вести его можно как в бумажном, так и в электронном формате.

Если журнал регистрации заполняется на бумаге, его листы нужно пронумеровать и прошить. Если в электронном – информацию необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Также нужно обеспечить возможность распечатать данные электронного журнала в случае необходимости.

Просмотров: 384

Бесплатная консультация юриста: +7 (499) 653-60-72 (МСК), +7 (812) 648-23-57 (СПБ)

Не каждый автовладелец обязан понимать порядок составления путевых листов на транспорт. Эта документация предусмотрена для различных фирм и индивидуальных предпринимателей, у которых работа непосредственно связана с транспортом и перевозками. Рассмотрим зачем требуется оформление путевого листа автомобиля.

Кто заполняет и зачем

Путевой лист – неотъемлемая и важная часть ведения бухгалтерии на предприятии. В них учитываются расходы на покупку топлива, пройденный транспортом километраж, время его эксплуатации и другое. Такой вид служебной документации уменьшает расходы предприятия или ИП по налогам. Обязательная процедура правильного оформления путевого листа легкового (грузового) автомобиля определяется Федеральным законом № 259-ФЗ от 8.11.2007, из которого следует, что с его помощью ведётся учёт расходов и их контроль, рассчитывается заработная плата наёмных рабочих и размеры налогов в пользу государства.

Путевые листы подтверждают законность и право водителя на нахождение за рулём рабочего транспорта. Выдаётся юридическим лицом, которое является собственником.

Для кого обязательно оформление документа:

  • легковой транспорт;
  • грузовое ТС;
  • трамвай;
  • автобус;
  • троллейбус;
  • иной вид транспорта, используемый на предприятии.

Но есть категории лиц, для которых составление путевых листов не носит обязательный характер.

К таким категориям относятся:

  1. Юридические лица, которые владеют этим автотранспортом.
  2. Использование ТС по доверенности, поездки в личных целях или с оформлением собственности на физическое лицо.

В законе нет чёткого определения, кто должен заполнять такую документацию. На практике ответственное лицо назначается на основании локальных документов юрлица (приказ, должностная инструкция). Обычно выписывает их бухгалтер, а заполняет диспетчер или механик вместе с водителем.

Порядок и правила заполнения 2018

Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997 предусмотрены установленные, но не обязательные бланки для определённых категорий ТС: для легковых автомобилей – формы № 2, 3-спец; для такси ­– № 4; для автобусов, осуществляющих перевозку пассажиров – № 6, 6-спец. Правильное оформление путевого листа грузового автомобиля предусматривается по формам № 4-С, 4-П.

Приказ Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 устанавливает правила заполнения.

Обязательно должны иметься следующие реквизиты:

  1. Название и номер документа. Название должно оформляться согласно типу транспортного средства (легковое, грузовое, трамвай и т. д.). Номер ставится у заголовка в порядке, соответствующем хронологии системы нумерации, установленной руководителем.
  2. Срок действия. Указывается дата начала ведения и период использования документа. Как правило, он является однодневным. Общий срок использования не должен превышать одного месяца.
  3. Информация о категории транспортного средства. Обязательно отражаются тип ТС и марка, наличие или отсутствие прицепа, гос. знак автомобиля, километраж пробега, дата и время, когда автомобиль выехал на рейс и вернулся на стоянку, показания данных одометра.
  4. Сведения о владельце ТС. Указывается наименование, форма организации, адрес и телефон предприятия. ИП вписывают свои личные данные – Ф.И.О., телефон, почтовый адрес.
  5. Данные водителя. Фамилия, имя, отчество. Отметка результата медицинского осмотра, а также время его прохождения перед выходом на рейс.

Когда автомобиль используют несколько водителей, разрешено оформлять две путёвки на один транспорт. Каждый документ отдельно на одного из водителей. В такой ситуации показания километража и время выезда указываются у водителя, выехавшего со стоянки, а информация при возвращении – у того, кто последний вернулся в гараж.

Документ составляется на все транспортные средства, используемые для пассажирских и грузоперевозок.

В заголовке должны присутствовать штамп и печать предприятия или личная печать предпринимателя, являющегося собственником машины.

Время выезда из гаража, время возвращения служебного транспорта, показания спидометра отмечаются уполномоченными лицами, назначенными внутренним приказом руководства. Сведения обязательно заверяются подписью ответственных сотрудников и закрепляются печатью. Если директор фирмы либо сам индивидуальный предприниматель берётся за управление автомобилем, совмещая руководство с водительской должностью, подобное заверение не требуется.

Медицинский работник вписывает в документ дату, время и результаты медицинского осмотра. И также заверяется личной подписью с инициалами, штампом.

Срок хранения транспортной сопроводительной документации – 5 лет.

В обязанности владельца ТС входит регистрация путёвок в учётном журнале.

Разрешено добавление дополнительных реквизитов, которые отражают отличительные черты служебной деятельности (наименования типа груза, пассажирские перевозки и т. д.).

Документ заполняется с двух сторон – оборотной и лицевой.

Последовательность заполнения лицевой стороны:

  1. Штамп фирмы проставляется в верхней части, номер и серия, дата немного ниже.
  2. Чуть ниже пишется название, адрес и телефон организации, регистрационный код.
  3. Следующий шаг – заполнение информации о транспортном средстве и его характеристиках.
  4. Далее, данные водителей – Ф.И.О., табельный номер, данные водительских прав.
  5. Специальный раздел о лицензионной карточке заполняется некоторыми организациями. К примеру, таксисты.
  6. Отдельно раздел с указанием показаний спидометра, остатка ГСМ и технического состояния авто заполняют механики.
  7. По окончании заполнения определяются личные задания для каждого сотрудника и путёвки передаются водителю.

При необходимости ставятся отметки об опоздании или простое работников.

Оборотная сторона предназначена для водителей. На ней отмечается процесс выполнения заданий. Указывается место и время отправления и прибытия, пройденный километраж и закрепляется это подписью шофёра. В нижней части документа отображается количество отработанных часов и пройденных километров за день.

В зависимости от того, какая система оплаты на предприятии, зарплата начисляется исходя из заполненных данных, а после передаётся в бухгалтерию.

Особенности заполнения на линии:

  1. Обязательно проставляется время с точным указанием часов и минут на тот момент, когда клиентам показывается бумага.
  2. В графе «Заказчик» клиенты должны поставить свои подписи, подтверждая правдивость информации.
  3. Заказчики заполняют графы прибытия и убытия, списывая показания со спидометра.
  4. Свои замечания клиенты могут оставить в строке «Особые отметки».

При возвращении автомобиля в гараж, механик заполняет раздел о работе – здесь пишется точное время возвращения вплоть до минут, а также поля об остатке горючего и показания спидометра. Достоверность информации подтверждается подписью механика.

Водитель расписывается напротив строки «Сдал», а механик – «Принял». Диспетчер – последняя инстанция, он расписывается и вносит путёвку в специальный журнал.

Для наглядного примера как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля образец легко найти на просторах интернета.

Особенности оформления путёвки для грузовых авто

Для грузовых транспортных средств это главный учётный документ. Компании, осуществляющие свою деятельность по грузоперевозкам, пользуются ими в целях отображения результатов проделанной работы своих сотрудников. Также по ним ведётся контрольный расчёт расходов при грузоперевозках и начисляется заработная плата.

Для оформления путевого листа грузового автомобиля шаблон или образец составляется по двум формам: 4-С и 4-П.

Форму 4-С применяют, когда установлена сдельная система оплаты. Форма 4-П предназначена для повременного начисления заработка по определённым тарифам.

Процедура заполнения путёвки для грузового транспорта практически не отличается от легковых.

Особенности заполнения форм для грузовых авто:

  1. Отрывные талоны заполняет заказчик, их как подтверждение передачи груза организация предъявляет заказчику для оплаты счёта;
  2. В путёвке и в отрывном талоне, который прикладывается к счёту, содержатся одинаковые сведения, отражающие время работы транспорта у заказчика. Являются основным средством учёта и контроля рабочего дня.
  3. Для системы оплаты по временным тарифам при перевозке товара, являющегося материальной ценностью, в путёвку вносятся номера накладных и сопроводительных документов. Один из экземпляров товарно-сопроводительной документации будет приложением к путевому листу. Часто применяется при командировках и перевозе большого груза. Обязательно отражается количество тонн перевезённого товара.
  4. Заполняется документ диспетчером или другим уполномоченным лицом до момента передачи сотруднику, осуществляющему перевозку. В последующем данные вносят заказчики и сотрудники предприятия.
  5. Выдача бумаги шофёру производится под расписку только при том условии, что он сдал предыдущую заполненную бумагу за прошлую смену.
  6. На момент выдачи путёвки, она должна соответствовать требованиям – с отметкой даты, когда была выдана, штампом, печатью фирмы.

За неправильное заполнение ответственность понесут руководитель компании и люди, отвечающие за эксплуатацию грузового автотранспорта и участвующие в составлении документа.

Хранить путевые листы лучше рядом с товарными накладными и прочей транспортной документацией для облегчения единовременной проверки всех документов.

Чтобы понять, как правильно оформить путевой лист грузового автомобиля, найти образец оформления можно на специализированных интернет-порталах.

Ошибки и нюансы

Хотя закон позволяет использовать собственную произвольную форму документа, для более правильного учёта рекомендуется отражать все реквизиты и поля, указанные в специально разработанном бланке.

Помимо путёвки, у водителя должна присутствовать доверенность, дающая право управлять транспортным средством. Иначе во время остановки на посту, инспекторы ГИБДД составят протокол и выпишут административный штраф, а транспорт могут изъять и направить на штрафстоянку.

При эксплуатации автомобиля в несколько смен такие бумаги выписываются на каждого водителя. При этом время выезда отмечается у первого шофёра, а время возврата у второго. Пройденный километраж списывается в обоих случаях.

Медицинский осмотр водителей – важная часть подготовки к рейсу. Обязанность проставления отметки о прохождении медосмотра и отсутствии у водителя опьянения и противопоказаний к выходу на рейс по здоровью, оговаривается в Законе об охране труда. При отсутствии отметок медработника, проверяющие расценят это как нарушение.

Требования к проведению медосмотров до и после выхода на рейс ожесточились с начала мая 2015 года. Обязанность проходить данную процедуру теперь наложена не только на должность шофёра, но и на предпринимателя, который самостоятельно садится за руль автомобиля.

Услуги медицинских работников должна оплачивать организация. Если наёмные водители отсутствуют, индивидуальный предприниматель может заключить договор на оказание услуг с медицинской организацией, без оборудования специального кабинета.

В случае, если инспекторы ГАИ выявят, что штамп о прохождении медосмотра отсутствует, то путевой лист признают недействительным, а водителя отстранят от работы.

Ошибки, допущенные уполномоченным лицом, могут повлиять на исключение их налоговой службой из документации, подтверждающей реальные расходы организации. Неверно заполненная путёвка станет поводов для штрафных санкций от ФНС.

Распространённые ошибки при заполнении:

  1. Срок действия документа превышает один день. Так как Министерство финансов не обязывает некоторые компании применять обязательные формы, бухгалтеры считают допустимым оформлять путёвку на длительный период. Как итог, такая документация может стать поводом для претензий со стороны проверяющих организаций.
  2. Расхождение сведений конца предыдущей путёвки и начала новой на следующую смену.
  3. Расход топлива не соответствует данным в накладных и чеках.
  4. Использование личного авто в служебных целях без оформления путёвки. Безопаснее будет оформить её, особенно если расходы довольно существенные.

Рассмотрим реальные примеры ошибок при оформлении путевого листа, повлёкшие за собой правовые последствия.

Случай, когда налоговой службой было отказано в возвращении НДС по причине некорректного заполнения путёвок.

Дело рассматривалось в арбитражном суде. Индивидуальный предприниматель, выступающий в качестве истца, приобрёл транспорт у организации с оформлением накладной и акта приёма-передачи. ИП оплатил счёт-фактуру, выставленную продавцом, где указывался НДС.

После регистрации транспорта в Госавтоинспекции предприниматель подаёт в налоговую декларацию на возврат НДС. Но инспекторы налоговой службы отказывают в вычете, ссылаясь на предположение, что авто приобреталось не для бизнеса, а для личного пользования.

Покупатель предъявил иск, чтобы аннулировать решение налоговой. В процессе суда предприниматель предъявил доказательства использования транспорта в целях заработка – копии путевых листов. Но суд решил, что эта документация не соответствует установленным требованиям приказа Минтранса № 152, так как оформлена ненадлежащим образом – в путёвке отсутствовали некоторые обязательные реквизиты. Как итог – отказ в удовлетворении иска о возвращении НДС.

Ещё один пример, рассмотренный арбитражным судом об отказе в списании расходов, затраченных на ГСМ.

Руководитель предприятия подаёт иск против налоговой службы об оспаривании отказа о включении затрат на ГСМ в расходы компании. Из-за неуказания в путевых листах мест назначения при осуществлении поездки на транспорте, сотрудники налоговой сделали вывод, что затраты являются неподтверждёнными.

Хотя сумма была довольно приличной – около 700 тыс. рублей, отсудить её у руководителя не вышло. Суд первой инстанции в удовлетворении заявления отказал истцу, но он подал апелляцию. После апелляции было решено, что пройденный путь автомобиля и груза не обязаны фиксировать в путёвках организации, по своему профилю не являющейся транспортной. К тому же судебная инстанция вынесла решение о том, что данный документ не может быть единственным доказательством участия автомобиля в служебной деятельности компании.

Но всё-таки кассация отменила это решение. В объяснении было сказано, что путевой лист является основным и обязательным документом, подтверждающим затраты компании и обоснованность издержек. Нельзя доказать, что авто использовалось в выполнении служебных обязанностей, если отсутствуют данные о пунктах его назначения.

В Налоговом Кодексе РФ нет положений о нормах по затратам топлива и ГСМ, но чтобы избежать неприятных последствий придерживайтесь при контроле расходов ресурсов общепринятых нормативов. Любые выявленные нарушения и неточности в оформлении сопутствующей документации к транспорту послужат причинами для отказа контролирующими органами в выплате налогового вычета компании.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: