Путевой лист легкового автомобиля: как правильно заполнить новый бланк 2021 года

Для того, чтобы в частной или государственной организации могли отчитаться перед налоговиками за расход средств на покупку топлива, смазочных материалов, а также за амортизацию транспортного средства, используется путевой лист автомобиля.

Этот документ необходимо иметь водителю как легкового, так и грузового автомобиля, он входит в обязательный перечень документов, которые должны быть у водителя штатного транспортного средства.

Более того, при отсутствии путевого листа на водителя накладывается штраф в размере 500 рублей, согласно статье 12.3 часть вторая КоАП.

Редакция портала Vodi.su напоминает, что у водителей, работающих на штатном легковом транспорте, должны при себе быть такие документы:

  • водительские права;
  • документы на автомобиль — свидетельство о регистрации;
  • путевой лист форма №3;
  • разрешение на перевозку грузов и товарно-транспортная накладная (если вы перевозите какие-либо грузы).

image

Стоит также отметить, что путевой лист не является обязательным для водителей, работающих на частных предпринимателей, которые платят налоги по упрощенной схеме, поскольку такая схема налогообложения не предусматривает отчетности за расход средств.

Не нужен он и тем юридическим лицам, для которых амортизация автомобиля и расходы на топливо не имеют такого уж важного значения.

Что указывается в путевом листе легкового автомобиля?

Форма номер 3 была утверждена еще в 1997 году и с тех пор не претерпела особых изменений.

Заполняют путевой лист в бухгалтерии или в диспетчерской, присутствие водителя при этом не является обязательным, он просто должен проверить точность введенных данных. Для тех автомобилей, которые выполняют свою ежедневную работу в пределах одного города или региона, путевой лист выдается на месяц. Если же водителя отправляют в командировку в другой регион, то лист выписывается на срок командировки.

Заполнение путевого листа не представляет особых сложностей для бухгалтера, однако работа эта монотонная и рутинная, если учесть, что во многих организациях, например в службах такси, таких автомобилей может насчитываться сотни или даже тысячи штук.

Путевой лист имеет две стороны. На лицевой стороне в самом верху идет “шапка”, куда вписывается:

  • номер и серия листа, дата выдачи;
  • название компании и ее коды по ОКУД и ОКПО;
  • марка автомобиля, его регистрационный и табельный номера;
  • Данные водителя — ФИО, номер и серия ВУ, категория.

Далее идет раздел “Задание водителю”. В нем указывается адрес самой компании, а также пункт назначения. Обычно, если легковой автомобиль используется для разных поточных задач — поезжай туда-то, привези то-то, мотнись-ка в службу доставки и так далее — то в данной графе может просто указываться название города, области, или даже несколько областей, чтобы каждый раз не выписывать лист, если нужно отвезти главного бухгалтера в налоговую, а по пути она вспомнит, что ей еще куда-то нужно съездить.

image

Самому водителю гораздо важнее обратить внимание на отдельные графы в данном разделе:

  • “Автомобиль технически исправен” — то есть нужно убедиться, что он технически исправен, а только потом подписывать;
  • Километраж на момент выезда и возвращения должен соответствовать показаниям спидометра;
  • “Движение горючего” — указывается остаток бензина в баке на момент выезда, все заправки в пути, остаток на момент возвращения;
  • Отметки — указывается простой в рабочее время (например простой в пробке с работающим двигателем с 13.00 по 13.40);
  • Возвращение и принятие автомобиля механиком — механик своей подписью подтверждает, что автомобиль вернулся с задания в технически исправном состоянии (или указывает характер поломок, ремонтных работ — замена фильтра, доливка масла).

Понятно, что все эти данные сверяются подписями и подтверждаются чеками.

В бухгалтерии ведут особые журналы, куда вписываются номера путевых листов, расходы на топливо, ГСМ, ремонт, пройденный километраж. На основе всей этой информации высчитывается заработная плата водителю.

На обратной стороне путевого листа имеется таблица, в которую вписывается каждый отдельно взятый пункт назначения, время прибытия и убытия, пройденный километраж на момент прибытия в данный пункт.

Нужно сказать, что если легковой автомобиль доставляет грузы по какому-либо адресу, то заказчик должен подтвердить печатью и подписью правильность заполнения данной графы путевого листа.

Ну и в самом низу оборотной стороны путевого лица есть поля для указания общего времени нахождения водителя за рулем и количество пройденных километров. Здесь же производится расчет зарплаты — в зависимости от способа начисления зарплаты (за километраж или за время), указывается сумма в рублях.

Разумеется, что любой водитель должен быть заинтересован в правильном заполнении путевого листа, поскольку от этого зависит его доход.

Скачать образец можно нажав на фото правой кнопкой мыши и выбрав сохранить изображение как.. или по этой ссылке в высоком качестве (скачивание будет происходить с нашего сайте, не переживайте вирусов нет)

Бесплатная консультация юриста: +7 (499) 653-60-72 (МСК), +7 (812) 648-23-57 (СПБ)

Не каждый автовладелец обязан понимать порядок составления путевых листов на транспорт. Эта документация предусмотрена для различных фирм и индивидуальных предпринимателей, у которых работа непосредственно связана с транспортом и перевозками. Рассмотрим зачем требуется оформление путевого листа автомобиля.

Кто заполняет и зачем

Путевой лист – неотъемлемая и важная часть ведения бухгалтерии на предприятии. В них учитываются расходы на покупку топлива, пройденный транспортом километраж, время его эксплуатации и другое. Такой вид служебной документации уменьшает расходы предприятия или ИП по налогам. Обязательная процедура правильного оформления путевого листа легкового (грузового) автомобиля определяется Федеральным законом № 259-ФЗ от 8.11.2007, из которого следует, что с его помощью ведётся учёт расходов и их контроль, рассчитывается заработная плата наёмных рабочих и размеры налогов в пользу государства.

Путевые листы подтверждают законность и право водителя на нахождение за рулём рабочего транспорта. Выдаётся юридическим лицом, которое является собственником.

Для кого обязательно оформление документа:

  • легковой транспорт;
  • грузовое ТС;
  • трамвай;
  • автобус;
  • троллейбус;
  • иной вид транспорта, используемый на предприятии.

Но есть категории лиц, для которых составление путевых листов не носит обязательный характер.

К таким категориям относятся:

  1. Юридические лица, которые владеют этим автотранспортом.
  2. Использование ТС по доверенности, поездки в личных целях или с оформлением собственности на физическое лицо.

В законе нет чёткого определения, кто должен заполнять такую документацию. На практике ответственное лицо назначается на основании локальных документов юрлица (приказ, должностная инструкция). Обычно выписывает их бухгалтер, а заполняет диспетчер или механик вместе с водителем.

Порядок и правила заполнения 2018

Постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997 предусмотрены установленные, но не обязательные бланки для определённых категорий ТС: для легковых автомобилей – формы № 2, 3-спец; для такси ­– № 4; для автобусов, осуществляющих перевозку пассажиров – № 6, 6-спец. Правильное оформление путевого листа грузового автомобиля предусматривается по формам № 4-С, 4-П.

Приказ Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 устанавливает правила заполнения.

Обязательно должны иметься следующие реквизиты:

  1. Название и номер документа. Название должно оформляться согласно типу транспортного средства (легковое, грузовое, трамвай и т. д.). Номер ставится у заголовка в порядке, соответствующем хронологии системы нумерации, установленной руководителем.
  2. Срок действия. Указывается дата начала ведения и период использования документа. Как правило, он является однодневным. Общий срок использования не должен превышать одного месяца.
  3. Информация о категории транспортного средства. Обязательно отражаются тип ТС и марка, наличие или отсутствие прицепа, гос. знак автомобиля, километраж пробега, дата и время, когда автомобиль выехал на рейс и вернулся на стоянку, показания данных одометра.
  4. Сведения о владельце ТС. Указывается наименование, форма организации, адрес и телефон предприятия. ИП вписывают свои личные данные – Ф.И.О., телефон, почтовый адрес.
  5. Данные водителя. Фамилия, имя, отчество. Отметка результата медицинского осмотра, а также время его прохождения перед выходом на рейс.

Когда автомобиль используют несколько водителей, разрешено оформлять две путёвки на один транспорт. Каждый документ отдельно на одного из водителей. В такой ситуации показания километража и время выезда указываются у водителя, выехавшего со стоянки, а информация при возвращении – у того, кто последний вернулся в гараж.

Документ составляется на все транспортные средства, используемые для пассажирских и грузоперевозок.

В заголовке должны присутствовать штамп и печать предприятия или личная печать предпринимателя, являющегося собственником машины.

Время выезда из гаража, время возвращения служебного транспорта, показания спидометра отмечаются уполномоченными лицами, назначенными внутренним приказом руководства. Сведения обязательно заверяются подписью ответственных сотрудников и закрепляются печатью. Если директор фирмы либо сам индивидуальный предприниматель берётся за управление автомобилем, совмещая руководство с водительской должностью, подобное заверение не требуется.

Медицинский работник вписывает в документ дату, время и результаты медицинского осмотра. И также заверяется личной подписью с инициалами, штампом.

Срок хранения транспортной сопроводительной документации – 5 лет.

В обязанности владельца ТС входит регистрация путёвок в учётном журнале.

Разрешено добавление дополнительных реквизитов, которые отражают отличительные черты служебной деятельности (наименования типа груза, пассажирские перевозки и т. д.).

Документ заполняется с двух сторон – оборотной и лицевой.

Последовательность заполнения лицевой стороны:

  1. Штамп фирмы проставляется в верхней части, номер и серия, дата немного ниже.
  2. Чуть ниже пишется название, адрес и телефон организации, регистрационный код.
  3. Следующий шаг – заполнение информации о транспортном средстве и его характеристиках.
  4. Далее, данные водителей – Ф.И.О., табельный номер, данные водительских прав.
  5. Специальный раздел о лицензионной карточке заполняется некоторыми организациями. К примеру, таксисты.
  6. Отдельно раздел с указанием показаний спидометра, остатка ГСМ и технического состояния авто заполняют механики.
  7. По окончании заполнения определяются личные задания для каждого сотрудника и путёвки передаются водителю.

При необходимости ставятся отметки об опоздании или простое работников.

Оборотная сторона предназначена для водителей. На ней отмечается процесс выполнения заданий. Указывается место и время отправления и прибытия, пройденный километраж и закрепляется это подписью шофёра. В нижней части документа отображается количество отработанных часов и пройденных километров за день.

В зависимости от того, какая система оплаты на предприятии, зарплата начисляется исходя из заполненных данных, а после передаётся в бухгалтерию.

Особенности заполнения на линии:

  1. Обязательно проставляется время с точным указанием часов и минут на тот момент, когда клиентам показывается бумага.
  2. В графе «Заказчик» клиенты должны поставить свои подписи, подтверждая правдивость информации.
  3. Заказчики заполняют графы прибытия и убытия, списывая показания со спидометра.
  4. Свои замечания клиенты могут оставить в строке «Особые отметки».

При возвращении автомобиля в гараж, механик заполняет раздел о работе – здесь пишется точное время возвращения вплоть до минут, а также поля об остатке горючего и показания спидометра. Достоверность информации подтверждается подписью механика.

Водитель расписывается напротив строки «Сдал», а механик – «Принял». Диспетчер – последняя инстанция, он расписывается и вносит путёвку в специальный журнал.

Для наглядного примера как правильно оформить путевой лист легкового автомобиля образец легко найти на просторах интернета.

Особенности оформления путёвки для грузовых авто

Для грузовых транспортных средств это главный учётный документ. Компании, осуществляющие свою деятельность по грузоперевозкам, пользуются ими в целях отображения результатов проделанной работы своих сотрудников. Также по ним ведётся контрольный расчёт расходов при грузоперевозках и начисляется заработная плата.

Для оформления путевого листа грузового автомобиля шаблон или образец составляется по двум формам: 4-С и 4-П.

Форму 4-С применяют, когда установлена сдельная система оплаты. Форма 4-П предназначена для повременного начисления заработка по определённым тарифам.

Процедура заполнения путёвки для грузового транспорта практически не отличается от легковых.

Особенности заполнения форм для грузовых авто:

  1. Отрывные талоны заполняет заказчик, их как подтверждение передачи груза организация предъявляет заказчику для оплаты счёта;
  2. В путёвке и в отрывном талоне, который прикладывается к счёту, содержатся одинаковые сведения, отражающие время работы транспорта у заказчика. Являются основным средством учёта и контроля рабочего дня.
  3. Для системы оплаты по временным тарифам при перевозке товара, являющегося материальной ценностью, в путёвку вносятся номера накладных и сопроводительных документов. Один из экземпляров товарно-сопроводительной документации будет приложением к путевому листу. Часто применяется при командировках и перевозе большого груза. Обязательно отражается количество тонн перевезённого товара.
  4. Заполняется документ диспетчером или другим уполномоченным лицом до момента передачи сотруднику, осуществляющему перевозку. В последующем данные вносят заказчики и сотрудники предприятия.
  5. Выдача бумаги шофёру производится под расписку только при том условии, что он сдал предыдущую заполненную бумагу за прошлую смену.
  6. На момент выдачи путёвки, она должна соответствовать требованиям – с отметкой даты, когда была выдана, штампом, печатью фирмы.

За неправильное заполнение ответственность понесут руководитель компании и люди, отвечающие за эксплуатацию грузового автотранспорта и участвующие в составлении документа.

Хранить путевые листы лучше рядом с товарными накладными и прочей транспортной документацией для облегчения единовременной проверки всех документов.

Чтобы понять, как правильно оформить путевой лист грузового автомобиля, найти образец оформления можно на специализированных интернет-порталах.

Ошибки и нюансы

Хотя закон позволяет использовать собственную произвольную форму документа, для более правильного учёта рекомендуется отражать все реквизиты и поля, указанные в специально разработанном бланке.

Помимо путёвки, у водителя должна присутствовать доверенность, дающая право управлять транспортным средством. Иначе во время остановки на посту, инспекторы ГИБДД составят протокол и выпишут административный штраф, а транспорт могут изъять и направить на штрафстоянку.

При эксплуатации автомобиля в несколько смен такие бумаги выписываются на каждого водителя. При этом время выезда отмечается у первого шофёра, а время возврата у второго. Пройденный километраж списывается в обоих случаях.

Медицинский осмотр водителей – важная часть подготовки к рейсу. Обязанность проставления отметки о прохождении медосмотра и отсутствии у водителя опьянения и противопоказаний к выходу на рейс по здоровью, оговаривается в Законе об охране труда. При отсутствии отметок медработника, проверяющие расценят это как нарушение.

Требования к проведению медосмотров до и после выхода на рейс ожесточились с начала мая 2015 года. Обязанность проходить данную процедуру теперь наложена не только на должность шофёра, но и на предпринимателя, который самостоятельно садится за руль автомобиля.

Услуги медицинских работников должна оплачивать организация. Если наёмные водители отсутствуют, индивидуальный предприниматель может заключить договор на оказание услуг с медицинской организацией, без оборудования специального кабинета.

В случае, если инспекторы ГАИ выявят, что штамп о прохождении медосмотра отсутствует, то путевой лист признают недействительным, а водителя отстранят от работы.

Ошибки, допущенные уполномоченным лицом, могут повлиять на исключение их налоговой службой из документации, подтверждающей реальные расходы организации. Неверно заполненная путёвка станет поводов для штрафных санкций от ФНС.

Распространённые ошибки при заполнении:

  1. Срок действия документа превышает один день. Так как Министерство финансов не обязывает некоторые компании применять обязательные формы, бухгалтеры считают допустимым оформлять путёвку на длительный период. Как итог, такая документация может стать поводом для претензий со стороны проверяющих организаций.
  2. Расхождение сведений конца предыдущей путёвки и начала новой на следующую смену.
  3. Расход топлива не соответствует данным в накладных и чеках.
  4. Использование личного авто в служебных целях без оформления путёвки. Безопаснее будет оформить её, особенно если расходы довольно существенные.

Рассмотрим реальные примеры ошибок при оформлении путевого листа, повлёкшие за собой правовые последствия.

Случай, когда налоговой службой было отказано в возвращении НДС по причине некорректного заполнения путёвок.

Дело рассматривалось в арбитражном суде. Индивидуальный предприниматель, выступающий в качестве истца, приобрёл транспорт у организации с оформлением накладной и акта приёма-передачи. ИП оплатил счёт-фактуру, выставленную продавцом, где указывался НДС.

После регистрации транспорта в Госавтоинспекции предприниматель подаёт в налоговую декларацию на возврат НДС. Но инспекторы налоговой службы отказывают в вычете, ссылаясь на предположение, что авто приобреталось не для бизнеса, а для личного пользования.

Покупатель предъявил иск, чтобы аннулировать решение налоговой. В процессе суда предприниматель предъявил доказательства использования транспорта в целях заработка – копии путевых листов. Но суд решил, что эта документация не соответствует установленным требованиям приказа Минтранса № 152, так как оформлена ненадлежащим образом – в путёвке отсутствовали некоторые обязательные реквизиты. Как итог – отказ в удовлетворении иска о возвращении НДС.

Ещё один пример, рассмотренный арбитражным судом об отказе в списании расходов, затраченных на ГСМ.

Руководитель предприятия подаёт иск против налоговой службы об оспаривании отказа о включении затрат на ГСМ в расходы компании. Из-за неуказания в путевых листах мест назначения при осуществлении поездки на транспорте, сотрудники налоговой сделали вывод, что затраты являются неподтверждёнными.

Хотя сумма была довольно приличной – около 700 тыс. рублей, отсудить её у руководителя не вышло. Суд первой инстанции в удовлетворении заявления отказал истцу, но он подал апелляцию. После апелляции было решено, что пройденный путь автомобиля и груза не обязаны фиксировать в путёвках организации, по своему профилю не являющейся транспортной. К тому же судебная инстанция вынесла решение о том, что данный документ не может быть единственным доказательством участия автомобиля в служебной деятельности компании.

Но всё-таки кассация отменила это решение. В объяснении было сказано, что путевой лист является основным и обязательным документом, подтверждающим затраты компании и обоснованность издержек. Нельзя доказать, что авто использовалось в выполнении служебных обязанностей, если отсутствуют данные о пунктах его назначения.

В Налоговом Кодексе РФ нет положений о нормах по затратам топлива и ГСМ, но чтобы избежать неприятных последствий придерживайтесь при контроле расходов ресурсов общепринятых нормативов. Любые выявленные нарушения и неточности в оформлении сопутствующей документации к транспорту послужат причинами для отказа контролирующими органами в выплате налогового вычета компании.

ГдеМои

Апр 29, 2021

С начала 2021 действуют новые правила по заполнению путевых листов. Чтобы не получить штраф, организациям нужно использовать правильные бланки, указывать все необходимые данные и хранить путевые листы в течение 5 лет. Что изменилось в оформлении и как можно упростить работу с путевыми листами? Рассмотрим всё в статье. 

Путевые листы автомобиля: для кого обязательны 

Путевой лист — это основной документ для учёта и контроля работы водителя в компании. Он выдаётся ежедневно и даёт право на управление транспортным средством. В нём содержится информация об организации, автомобиле, маршруте и расходе топлива.

Кто и зачем должен вести путевые листы

Путевые листы должны применять организации и индивидуальные предприниматели, которые используют легковой и грузовой транспорт, автобусы, трамваи и троллейбусы. Эти документы необходимы, чтобы начислять водителям заработную плату, контролировать и подтверждать расход ГСМ для исчисления налога на прибыль.

Чем грозит использование неправильного путевого листа 

Если путевого листа нет или он оформлен с ошибками, компания не сможет подтвердить расходы на горючее. Сотрудники ФНС проверяют путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает свой налог на прибыль. В случае ошибки — налоговая служба может доначислить налог и выставить пени.  

За отсутствие отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах водителя, а также о предрейсовом техосмотре, компании или индивидуальному предпринимателю грозят штрафы

  • Компании — 30 000 рублей. 
  • Руководителям компании — 5 000 рублей. 
  • Водителю — 3 000 рублей.

Правила оформления путевых листов в 2021

С 1 января 2021 вступил в силу Приказ Минтранса РФ «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». 

Компании как и прежде могут самостоятельно разрабатывать путевые листы и дорабатывать формы. Однако новые правила предусматривают дополнительные обязательные реквизиты. Без них — путевой лист не будет действительным.

Новые обязательные реквизиты и дополнительная информация 

С 1 января 2021 года в путевых листах должны быть указаны следующие реквизиты.

Наименование и номер

В бланке необходимо указать название документа и тип транспорта, для которого он составлен: легковой, грузовой или пассажирский. Например, «Путевой лист грузового автомобиля». Путевые листы нумеруются в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия путевого листа

В выданном путевом листе должна быть информация о сроке, в течение которого водитель может совершать по нему поездки. 

Если рейс занимает сутки, то нужно указать число, месяц, год этого дня. Если же больше — путевой лист оформляется на срок, равный продолжительности рейса. В документе пишется дата начала и окончания поездки.

Сведения о собственнике транспортного средства

Как и раньше юридические лица прописывают наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Индивидуальные предприниматели — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП. 

Сведения о транспортном средстве и прохождении техосмотра

Сведения о ТС — уже знакомый реквизит, но его нужно дополнить новой информацией. Теперь помимо типа и модели автомобиля указывается марка. Если используется прицеп или полуприцеп, то в путевом листе также уточняется его марка, модель и регистрационный номер. 

В документе должны обязательно быть указаны дата и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства. Если автомобиль технически исправен, то в путевом листе должна стоять отметка «Выпуск на линию разрешён».

В путевом листе также отмечаются показания одометра как при выезде автомобиля на рейс, так и по возвращению с рейса. Эти данные фиксирует ответственное за техосмотр лицо.

Сведения о водителе и прохождении медосмотра

В путевом листе пишется ФИО водителя, а также дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Без данных о прохождении медосмотра компании грозит штраф до 30 000 рублей

Согласно новым правилам после успешного прохождения медосмотра в путевых листах должны быть следующие отметки: 

  • по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Если на одном транспортном средстве на рейс выходят посменно несколько водителей, то для каждого из них оформляется свой путевой лист. Отметки о прохождении медосмотра должны стоять у каждого.

Сведения о перевозке

В путевые листы 2021 добавился новый обязательный реквизит. Теперь компаниям и индивидуальным предпринимателям необходимо отмечать вид сообщения и вид перевозки. 

Виды сообщения: 

  • городское, 
  • пригородное, 
  • междугороднее, 
  • международное. 

Виды перевозки:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
  • организованная перевозка группы детей;
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
  • перевозка грузов;
  • перевозка для собственных нужд.

Образцы путевых листов 2021

Скачать пример бланка путевого листа 2021 для легкового транспорта

Путевой лист для легкового автомобиля: типовая форма №3

Скачать бланк путевого листа 2021 для грузового транспорта

Путевой лист для легкового автомобиля: типовая форма №4-с

Электронный журнал путевых листов

Компании обязаны регистрировать и хранить путевые листы в журнале. Но с января 2021 года появилась возможность вести учет путевых листов не только на бумаге, но и в электронном формате. Все внесённые в него данные должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом, обязательно должна быть возможность в любой момент распечатать журнал.

Как упростить работу с путевыми листами

В чём сложность? 

Оформление путевых листов требует соблюдения большого количества правил и норм. Если их не соблюдать — организации грозят штрафы и увеличение налога на прибыль. Здесь нельзя исключать человеческий фактор, ошибки в документах всегда возможны, но в этом случае они могут обойтись дорого. 

Кроме того, если водители неохотно заполняют путевые листы или вписывают неверные данные о расходе топлива, то у компании не будет полной картины трат. Есть вероятность махинаций со стороны водителей и перерасход средств на горючее. 

Заполнение и хранение путевых листов требуют внимания и большого количества времени. Сотрудники тратят его на рутину, от которой уже можно отказаться в пользу более сложных и полезных задач. 

Автоматические путевые листы

Бóльшую часть данных, которые нужно указывать в путевых листах, можно заполнять автоматически. С помощью GPS-мониторинга можно избавить сотрудников от бумажной волокиты, исключить ошибки и возможные махинации с топливом.

Как это работает в системе GPS-мониторинга ГдеМои

  • Начинаем контролировать транспорт. На транспортное средство устанавливается GPS-трекер и подключается к системе мониторинга.
  • Формируем правильный путевой лист в пару кликов. Перед поездкой путевой лист создается прямо в системе мониторинга за считанные секунды. Достаточно выбрать нужную машину с GPS-трекером, соответствующую форму и указать срок действия путевого листа. Распечатать бланк можно в один клик.

В системе мониторинга ГдеМои загружены актуальные бланки путевых листов, которые соответствуют приказу Минтранса.

Быстрое создание путевого листа в системе мониторинга
Выбор нужной формы путевого листа

Хотите упростить работу с путевыми листами? Подключите ваш транспорт к GPS-мониторингу. Мы готовы ответить на все ваши вопросы и подобрать подходящие под ваши задачи устройства и тарифные планы. Получите бесплатную консультацию по телефону 8 800 3333 101 или напишите нам на почту info@gdemoi.ru

Путевой лист легкового автомобиля является документом учитывающим работу и необходимым для:

  1. Начисления заработной платы водителю.
  2. Осуществления контроля за целевым использованием автотранспортного средства, так как в нем отражается маршрут движения и время работы.
  3. Подтверждения обоснованности списания затрат на заправку топливом и обслуживание автомобиля.
  4. Обоснования сроков проведения технического обслуживания и планово-предупредительных ремонтов.

image

Содержание:

  • Что указывается в путевом листе? ↓
  • Дополнительная информация ↓
  • Кто и как должен заполнять путевой лист? ↓

Несколько более мягкие требования по оформлению путевых листов к автомобилям, участвующим в деятельности индивидуальных предпринимателей, которые исчисляют налоги по упрощенной схеме, так как перечисленные затраты не влияют на их налогообложение.

Форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России № 78 от 28.11.1997 года. Путевой лист – это обязательный документ, без которого запрещен выезд на маршрут и его отсутствие является административным правонарушением и наказывается денежным штрафом..

[box type=”download”] Скачать  бланка путевого листа автомобиля в формате .doc (Word)

Образцы заполнения – далее в формате фотографий.[/box]

Что указывается в путевом листе?

Основные требования по заполнению путевого листа:

  1. В верхнем левом углу документа обязательно должен стоять штамп предприятия. Учет выданных водителям путевых листов ведется в журнале учета движения путевых листов.
  2. Номер и серия выданного листа, а также дата выдачи указанные в журнале должны совпадать с датой, номером и серией записанными в путевом листе. Такой учет предупреждает появление у недобросовестных исполнителей двойных путевых документов.
  3. Наименование организации должно полностью соответствовать учредительным документам, а адрес и телефон, указанные в одной строке с наименованием должны определять реальной местонахождение организации.
  4. Нельзя забывать указывать код ОКПО. Он наряду с ИНН предприятия является уникальным номером, присвоенным каждому предприятию на территории Российской Федерации, и исключает возможность разночтений при определении организации владельца или арендатора транспортного средства.
  5. Марка автомобиля заносится аналогично указанной в документах, выданных при регистрации автомобиля в отделе ГИБДД.
  6. Данные о наличие лицензионной карточки, заполняются только в том случае, если водитель осуществляет перевозки, относящиеся к лицензированным в соответствии с действующим законодательством.
  7. Время выезда из гаража и время возвращения в гараж должны выставляться с точностью до минуты, т.к. при определенных обстоятельствах они могут сыграть существенную роль в начислении заработной платы, оценке экономической эффективности использования автомобиля, подготовке графика работы и тому подобных мероприятиях.

image

Очень часто должностные лица, заполняющие путевой лист, пропускают строки с указанием гаражного и табельного номера. Подобная небрежность может привести и к различным ошибкам в начислении заработной платы. Для обеспечения достоверности учета эти данные также фиксируются в журнале учета движения путевых листов.

[box type=”download”] Особенно тщательно должны заноситься при выписке листа личные данные водителя. Сокращая работу и не записывая полностью фамилию, имя и отчество водителя, тем самым допускается возможность, пусть и не очень значительная, для разночтений, что может привести к негативным последствия в случае ДТП или каких-либо нештатных ситуаций на дороге.[/box]

Также важно правильно занести в путевой лист данные водительского удостоверения, подтверждающие полномочия водителя на управление данным транспортным средством.

Наименование организации, в распоряжение которой поступает водитель, должно соответствовать приказу, заявке или договору на использование данного автомобиля. Особое внимание при заполнении необходимо уделять правильности занесения адреса подачи автомобиля.

Ошибка в данной строке может существенно повлиять на себестоимость эксплуатации автотранспортного средства. Если по договору стоимость доставки автомобиля к заказчику входит в оплату услуг, то расходы ложатся на заказчика, а если нет, то становятся дополнительной статьей затрат у автотранспортной организации и в этом случае для её минимизации водителю должен быть указан кратчайший путь, рассчитанный службой логистики предприятия.

Дополнительная информация

imageБольшое значение имеет запись о технической исправности автомобиля перед началом работ и запись показаний спидометра.

Безусловно – это один из важнейших моментов необходимых для учета списания горючего, но и одновременно – это показатель, дающий возможность контролировать степень износа, планировать необходимость своевременного прохождения технического обслуживания, составлять планы планово-предупредительных ремонтов.

Показания спидометра дают возможность оценить степень трудолюбия и работоспособности каждого водителя, а также в сочетании с состоянием машины показывают, насколько бережно и заботливо относится водитель в технике.

При достоверном заполнении строк, касающихся расхода топлива, эта информация позволит оценить не только прямые затраты на затраченное горючее, но и сделать выводы о состоянии двигателя и системы зажигания, о состоянии системы контроля на предприятии за расходом горюче-смазочных материалов. Анализ расхода топлива поможет создать на предприятии свою систему норм на списание, которая снизит себестоимость эксплуатации автомобильной техники.

Не стоит пренебрегать записями отражающими простои, ожидания и прочие отметки, касающиеся обстоятельств, влияющих на работу автомобиля в течение всего рабочего дня. Они позволят для водителя документально подтвердить использование рабочего времени и при необходимости обосновать правильность предпринимаемых им действий, а руководству предприятии оценить профессиональную подготовку водителя и проанализировать обстоятельства, которые мешают выполнять сотрудникам производственные задания.

image

В путевом листе, для того чтобы избежать лишних вопросов со стороны сотрудников ГИБДД, необходимо поставить отметку о прохождении водителем врачебного осмотра перед выездом из гаража. Автотранспортной организации для этого совсем необязательно иметь в своем штате врача.

Вполне достаточно заключить необременительный в финансовом отношении договор с медицинским учреждением на оказание подобных услуг, и с одной стороны не будут допущены на дорогу водители с сомнительным состоянием здоровья, а с другой стороны, к водителям будет на одну претензию меньше.

[box type=”download”] Очень часто водители жалуются на то, что заполнение оборотной стороны занимает много времени. По опыту, можно сказать, что это время не составляет более десяти-пятнадцати минут. В то же время при правильном заполнении роспись заказчика подтверждает и указанный маршрут, и километраж, и время в пути, то есть водитель гарантировано обосновывает перед работодателем свою зарплату за день.[/box]

Каждый путевой лист заканчивается расчетом заработной платы. Форма обеспечивает бухгалтерию возможностью произвести расчет и при почасовой оплате и при сдельной. Завершается оборотная сторона расчетом отработанного времени и пройденным километражем, что позволяет применять любые принятые в организации расценки.

При проверке путевых листов обращается внимание и на то, чтобы во всех необходимых местах стояли подписи должностных лиц.

Кто и как должен заполнять путевой лист?

Путевой лист заполняется диспетчером или бухгалтером предприятия. Он выписывается в одном экземпляре. Срок выдачи ограничивается одним днем. В некоторых случаях, когда производственное задание занимает по времени более продолжительное время или водитель с автомобилем отправляется в командировку, то тогда срок действия листа может быть больше. Заполнение может осуществляться от руки или на компьютере. Вместе с тем все подписи, печати и штампы должны быть оригинальными.

Наверное, самым большим недостатком в работе с путевыми листами является то, что водители имеют обыкновение сдавать их пачками за несколько дней сразу. Это и приводит к искажению отчетности и достоверности заполнения.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: