Резерв отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия: настройка, начисление, списание

Опубликовано 2014-01-30 10:58 пользователем

image

Чем поможет эта статья: Мы расскажем, как пересчитать сумму отпускного оценочного обязательства в бухучете на 31 декабря.

От чего убережет: Вы не допустите ошибок, начисляя работнику отпускные в бухгалтерском учете.

Если ваша компания на упрощенке

Упрощенщики, как правило, относятся к малым предприятиям. Поэтому отпускной резерв они могут не создавать.

Оценочное обязательство, или по-старому резерв на выплату отпускных, в бухучете должны формировать все компании, кроме малых. Во всяком случае таково требование ПБУ 8/2010. Если вы оценочное обязательство формировали, то сейчас самое время подвести итоги. Ведь уточнять сумму резерва нужно как минимум на каждую отчетную дату. Однако на 31 декабря пересчитать сумму резерва особенно важно. Ведь полученные результаты вы отразите в бухгалтерской отчетности за 2012 год.

Как формировать резерв по оплате отпусков в бухучете

imageКак пересчитать сумму обязательства на конец года

Величина обязательства на оплату отпусков в бухгалтерском учете на конец года должна покрывать ту сумму задолженности, которая бы возникла, если б пришлось в одночасье выплачивать всем работникам отпускные. Эта задолженность представляет собой сумму заработанных сотрудниками отпускных, а также взносов, которые с них нужно уплатить.

Конкретный порядок расчета вы закрепили в вашей учетной политике для целей бухучета на 2012 год (п. 7 ПБУ 1/2008). Вот его и используйте. Отметим, что вести расчет рациональнее не по каждому сотруднику, а по группе работников или даже по всей компании. Тут не важно, что итоговая сумма будет при- близительной.

Важная деталь

Создавать резерв нужно в том числе и под дополнительные отпуска, которые полагаются вашим сотрудникам.

И не забудьте, что обязательство надо формировать в том числе и под дополнительные отпуска, которые полагаются вашим сотрудникам. А в некоторых случаях даже под учебные. Скажем, сотрудник принес справку-вызов в декабре 2012 года о том, что в январе 2013 года у него будет проходить сессия в вузе. По закону в некоторых ситуациях ваша компания обязана предоставить учебный отпуск и оплатить его. Выходит, по состоянию на 31 декабря 2012 года вам было известно о существовании обязательства по оплате в будущем предстоящего учебного отпуска работника. А при таком раскладе вы обязаны сформировать оценочное обязательство.

Кроме того, есть еще одно важное правило. Зарезервировать средства вы можете только под те отпускные, право на которые ваш сотрудник заработал. Отпускные, выданные авансом, отражайте по дебету счетов учета затрат, то есть в обычном порядке.

Пример 1. Учет отпускных, если часть отпуска предоставлена авансом

Сотрудница канцелярии ЗАО «Мир» П. С. Антонова идет в отпуск с 21 января 2013 года на 28 календарных дней. Отпуск предоставлен ей по истечении шести месяцев работы в компании. То есть заработала она только на половину отдыха.

Предположим, что общая сумма отпускных, которая полагается сотруднице, составила 40 000 руб.

Компания создает в бухучете оценочное обязательство под предстоящие выплаты по отпускам.

Бухгалтер сделал такие записи:

Что делать, если сумма обязательства еще до конца года окажется меньше расходов на оплату отпусков

Как мы уже говорили, посчитать сумму отпускных обязательств можно лишь приблизительно. Поэтому на практике вероятна ситуация, что на оплату отпусков уже к концу года вы потратите больше, чем запланировали. В таком случае достаточно включить разницу в состав текущих расходов. То есть сделать проводку на сумму разницы:

Пример 2. Сумма обязательства оказалась меньше фактических расходов на оплату отпусков

Сотрудница ЗАО «Мир» М. А. Седова идет в отпуск с 27 декабря 2012 года на 14 календарных дней. Отпуск предоставлен ей вне графика по согласованию с руководством.

Предположим, что сумма отпускных составила 56 000 руб. Компания создает в бухучете оценочное обязательство под предстоящие выплаты по отпускам.

Однако на момент начисления отпускных сумма резерва уже была полностью исчерпана. Поэтому бухгалтер компании сделал такую запись:

Получается, что на конец года в отпускном резерве у вас не осталось ни копейки. Значит, проводкой от 31 декабря отразите создание нового оценочного обязательства исходя из того, сколько дней законного отдыха полагается вашим работникам на конец 2012 года.

Как скорректировать резерв на конец года, если его размер отличается от суммы предполагаемых отпускных

Теперь другая ситуация: оценочное обязательство по итогам 2012 года вы использовали не полностью. Тут нужно действовать таким образом.

Возьмите сумму предполагаемых выплат по тем отпускам, которые причитаются сотрудникам на конец года. Далее сравните результат с суммой оставшегося обязательства под предстоящие отпускные выплаты.

Если остаток оценочного обязательства окажется больше, всю сумму причитающихся отпускных, в том числе и разницу, вы вправе учесть при формировании резерва в 2013 году. Тогда включать эту разницу в прочие доходы не нужно. Это определяет второй абзац пункта 22 ПБУ 8/2010.

Если же полагающиеся на конец года отпускные больше остатка резерва, просто сделайте запись на разницу:

Дмитрий Беляков — эксперт журнала «Главбух»

Рубрика: 

Резерв на оплату отпусков в 2019 году. Рассматриваем вопросы формирования и бухгалтерского учета резерва по отпускам: начисление, как рассчитать, проводки.

Содержание

Как пользоваться калькулятором

Инструкция по использованию калькулятора дней отпуска

  1. Измените данные поля «Продолжительность ежегодного отпуска», если у вас другая продолжительность. Также введите число использованных дней, если вы это знаете.
  2. В полях «Дата приёма на работу» и «Расчетная дата» введите свои даты. Расчетная дата это дата, на которую вы хотите получить расчет. Эти поля обязательны к заполнению.
  3. Введенные данные в поля таблиц «Отсутствие на рабочем месте без причин» и «Отпуск по уходу за ребенком» будут соразмерно вычитать дни отпуска.
  4. Введенные данные в поля таблицы «Отпуск без сохранения заработной платы» также будут соразмерно вычитать дни отпуска за исключением первых 14 календарных дней в каждом годе.
  5. Нажмите «РАССЧИТАТЬ». Полученный результат вы можете сохранить в doc-файл.

Примите также во внимание:

  • Используйте кнопку «Сегодня» (кружок с точкой) для быстрой вставки текущей даты.
  • Используйте добавление, удаление и очищение нужных полей соответствующими кнопками для более быстрого и удобного внесения и изменения информации.

Кто создает

В бухгалтерских нормативах закреплено, кто обязан создавать резерв отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для организаций, которые ведут упрощенный бухучет. Для коммерческих организаций и НКО обязанности прописаны:

  • в пункте 3 ПБУ 8/2010;
  • статьях 4 и 5 402-ФЗ от 06.12.2011.

Бюджетные учреждения формируют запасы по ФСБУ, утвержденным Приказом Минфина № 124н от 30.05.2018 «Резервы. Раскрытие информации об условных обязательствах и условных активах».

Сроки выплаты отпускных

Работодатель должен выплатить отпускные работнику не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска (ст.136 ТК РФ).

Если же работодатель нарушит срок выплаты отпускных и об этом станет известно трудинспекции, то работодателю грозит штраф в размере (ч.6 ст.5.27 КоАП РФ):

– от 30000 руб. до 50000 руб. – для организации;

– от 10000 руб. до 20000 руб. – для ее должностных лиц;

– от 1000 руб. до 5000 руб. – для работодателя-ИП.

Стоит отметить, что если работодателя ранее уже наказывали за данное нарушение, то размер штрафа будет больше (ч.7 ст.5.27 КоАП РФ).

Этот калькулятор является частью Контур.Бухгалтерии. У нас ещё много легких и быстрых расчетов для сложных вещей. Вы сможете легко рассчитать зарплату, больничные и отпускные, вести учет сотрудников, начислить зарплатные налоги и взносы, подготовить отчетность по сотрудникам в ПФР, ФСС и ФНС.

Отпускные и НДФЛ

С начисленных работнику отпускных работодатель (как налоговый агент) должен удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

НДФЛ с отпускных уплачивается не позднее последнего числа месяца, в котором эти отпускные были выплачены работнику (п.6 ст.226 НК РФ).

Методика 1: персонифицированный расчет

Если организация решает считать отпускной запас по каждому сотруднику, используется такая формула:

РО = К × ЗП,

где:

  • РО — резерв отпусков;
  • К — остаток не использованных сотрудником дней отдыха;
  • ЗП — его среднедневной заработок.

Во всех трех случаях все данные берутся на день расчета.

Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:

Рсв = К × ЗП × С,

где:

  • Рсв — запас расходов на страховые взносы;
  • С — ставка страховых взносов.

Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которая резервируется для оплаты отдыха.

Предельная сумма отчислений

Предельная сумма отчислений в резерв – это величина резерва, который организация планирует сформировать в отчетном году. В нее включаются:

  • суммы отпускных, рассчитанных в соответствии с постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922;
  • страховые взносы, включая взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, начисленные на отпускные;
  • взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисленные на отпускные.

Оформление отпусков

Выделяют два вида отпуска — основной и дополнительный, расчет и документальное оформление которых идентичны.

Работодатель должен формировать график отпусков на каждый год. Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска согласно графику сотруднику нужно письменно напомнить о предстоящем отдыхе. Работник может попросить перенести запланированный отпуск. При этом перенос осуществляется по согласованию с руководством. 

Если работник уходит в отпуск, на него оформляется приказ. Расчет отпускных представляется в виде справки-расчета, содержащей полный расчет среднедневного заработка, размера отпускных, удержанного налога, суммы, причитающейся к выплате работнику.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Другие способы расчетов

Еще одним способом, как рассчитать резерв отпусков, является расчет по каждому сотруднику отдельно. Для расчетов используйте следующую формулу:

При этом необходимо зарезервировать и средства, необходимые для уплаты страховых взносов. Считается такой резерв так:

Оба значения (резерва и запаса расходов на взносы) суммируются. Все данные берутся на день расчетов.

Как формируется резерв отпусков на 2019 год

Законодательство не содержит конкретных изменений относительно создания резервов для начисления денежных средств за дни отдыха в 2019 году. Поэтому можно руководствоваться правилами, установленными ранее. Главное – правильно делать бухгалтерские проводки и указывать точные суммы.

Как отразить в учете

В бюджетном учете начисление финансового запаса и все другие операции с ним отражаются специальными проводками. Мы подготовили пример, как формируется резерв отпусков в таблице с бухгалтерскими записями для бюджетного учета:

Содержание операции Бухгалтерская запись
Дебет Кредит
Формирование
На отпускные КРБ.1.401.20.211 КРБ.1.401.60.211
На страховые взносы КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.401.60.213
Начислены расходы
По выплате отпускных КРБ.1.401.60.211 КРБ.1.302.11.730
По выплате страховых взносов КРБ.1.401.60.213 КРБ.1.303.00.730
Уточнение в сторону увеличения (в сторону уменьшения — методом «красное сторно»)
По выплате отпускных КРБ.1.401.20.211 КРБ.1.401.60.211
По выплате страховых взносов КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.401.60.213

Что делать, если резервной суммы не хватило

В этом случае начисляйте отпускные в обычном порядке: в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года».

Затем доначислите средства в запас в обычный срок в порядке, который установлен в учетной политике (ежемесячно, ежеквартально).

Резерв по отпускам у вновь созданной организации (бухгалтерский учет)

      Библиотека Онлайн школы «СтаньГлавбухом»!

январь 2020г.

Вопрос:

Когда вновь созданной организации необходимо формировать резерв по отпускам в бухгалтерском учете?

Краткий ответ:

По нашему мнению, вновь созданная организация должна создать резерв по отпускам не в первое время после создания, а на отчетную дату.

Резерв формируется в порядке, установленном учтенной политикой. Этот порядок не отличается от порядка создания резерва по отпускам организациями, созданными в предыдущие отчетные периоды (не вновь созданными).

Отдельно отмечаем, что субъекты малого предпринимательства вправе не формировать в учете оценочные обязательства, в т.ч., резервы по отпускам, за исключением отдельных случаев.

Правовое обоснование:

В соответствии с п. 15 ПБУ 8/2010 оценочное обязательство — резерв по отпускам-отражает обязательства перед работниками по оплате отпусков на отчетную дату.

Согласно части 6 статьи 15 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отчетной датой является дата, на которую составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Такой датой является последний календарный день отчетного периода, за исключением случаев реорганизации и ликвидации юридического лица.

Из п. 5 ПБУ 8/2010 следует, что оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете при одновременном соблюдении следующих условий:

а) у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий ее хозяйственной жизни, исполнения которой организация не может избежать. В случае, когда у организации возникают сомнения в наличии такой обязанности, организация признает оценочное обязательство, если в результате анализа всех обстоятельств и условий, включая мнения экспертов, более вероятно, чем нет, что обязанность существует;

б) уменьшение экономических выгод организации, необходимое для исполнения оценочного обязательства, вероятно;

в) величина оценочного обязательства может быть обоснованно оценена.

Погашение  оценочного обязательства осуществляется при его использовании на выплату отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и страховых взносов с отпускных и компенсаций (п. 21 ПБУ 8/2010, разд. VI Методических рекомендаций МР-1-КпТ).

Из перечисленных норм следует, что организация  создает резерв по отпускам после того, как у нее появится обязанность по соответствующим выплатам как следствие прошлых событий.

У вновь созданной организации такая обязанность в первое время после создания не возникает.

В связи с чем, по нашему мнению, такая организация должна создать резерв по отпускам на отчетную дату.

Если учтенной политикой Организации предусмотрена обязанность составлять промежуточную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, отчетной датой будет как дата на которую  составляется промежуточная бухгалтерская отчетность, так и дата, на которую составляется годовая бухгалтерская отчетность  (31 декабря отчетного года).

Порядок расчета резерва каждая организация определяет сама в учетной политике.

Из вышеизложенного следует, вновь созданная организация должна создать резерв по отпускам не в первое время после создания, а на отчетную дату. Этот порядок не отличается от порядка создания резерва по отпускам организациями, созданными в предыдущие отчетные периоды (не вновь созданными).

Дополнительная информация.

В соответствии с п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (ПБУ 8/2010), утв. Приказом Минфина России от 13.12.2010г. № 167н (оценочные обязательства) резерв по отпускам могут не формировать организации, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Перечень таких организаций указан в п. 4 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ. Указанный перечень включает, в т.ч., субъектов малого предпринимательства.

Из данного правила есть 12 исключений, указанных в п. 5 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ.

Одним из них являются  организации, бухгалтерская (финансовая) отчетность которых подлежит обязательному аудиту в соответствии с законодательством Российской Федерации. Одновременно мы не исключаем, что Организации, которые не подлежат обязательному аудиту, но проводят инициативный аудит, также будут обязаны формировать оценочные обязательства. Поскольку в противном случае аудиторы не смогут безоговорочно подтвердить достоверность их бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Таким образом, субъекты малого предпринимательства вправе не формировать в учете оценочные обязательства, в т.ч., резервы по отпускам, за исключением отдельных случаев.

Кнопка скачать или вывести на печать статью появится здесь, если Вы вошли на сайт.(Для входа на сайт прокрутите страницу вниз и войдите или зарегистрируйтесь)

Регистрация и вход на сайт

  • Вы здесь:  
  • Главная
  • Вопросы и ответы
  • Примеры консультаций по бухгалтерскому учету
  • Резерв по отпускам у вновь созданной организации (бухгалтерский учет)
Опубликовано: 23.03.2021 Обновлено: 20.05.2021

Моё дело2021-03-232021-03-23 <?xml version=»1.0″ standalone=»yes» <?xml encoding=»utf-8″ ? <?xml version=»1.0″ standalone=»yes»? <?xml encoding=»utf-8″ ?? <?xml version=»1.0″ standalone=»yes»?? <?xml encoding=»utf-8″ ??? <section>

Резерв на оплату отпусков (РО) — источник для покрытия расходов, которые будут осуществлены в будущем.

Простыми словами: накопления организации для покрытия будущих расходов, при условии, что расходы можно посчитать и они наступят обязательно — это и есть резерв на оплату отпусков. На 2021 год резерв на оплату отпусков нужно было создавать в 2020 году.

Для чего создаётся резерв?

РО создаётся как источник финансирования компенсаций за неиспользованный отпуск, отпускных, ежегодных выплат за выслугу лет и взносов во внебюджетные фонды.

Сэкономьте время и деньги

Бухгалтерское обслуживание в «Моё дело» всего от 1667 рублей в месяц

Кто создаёт резерв отпусков

Интересный факт — с позиции бухучёта создание резерва рассматривается как обязанность организации, а с позиции налогового учёта — право организации. Разъяснения можно найти в ПБУ 8/2010 — создавать РО должны все юридические лица, кроме организаций, применяющих упрощённые способы ведения бухучёта.

Важно! Не путать с УСН. В п. 5, ст. 6 402-ФЗ от 06.12.2011 перечислены субъекты, не имеющие права на применение упрощённых способов формирования бухгалтерской отчётности.

Как часто создаётся резерв

Создавая резерв, предприятие выбирает 1 подходящий для себя вариант из 3 возможных:

  • последнее число каждого месяца. Это самый трудоёмкий вариант, т.к. пересчитывать резерв нужно будет ежемесячно. Подходит для организаций, в которых происходит частое увольнение сотрудников;
  • последнее число каждого квартала. Можно сказать, это самый приемлемый вариант, учитывая соотношение «эффект-затраты»;
  • 31 декабря. Самый лёгкий вариант.

ВАЖНО! Формирование резерва на конец года разрешено тем организациям, которые составляют отчётность по итогам года.

Подытожим — резерв отпусков создается на отчётную дату. В учётной политике обязательно нужно отразить способ создания РО.

Как рассчитать резерв отпусков

Ни налоговый кодекс, ни ПБУ не дают чётких указаний по расчёту резерва. Каждая организация вынуждена сама устанавливать порядок определения величины РО. Есть общие рекомендации Минфина для бюджетных учреждений (Письмо от 20.05.2015 №02-07-07/28998), как определить величину резерва отпусков.

  • Сперва сотрудников организации нужно поделить на группы по принципу: в одну группу попадают работники, доход которых учитывается на одном и том же счёте учёта затрат.

Например:если доход работников учитывается по дебету 44 счёта, то они относятся к одной группе, а работники, чья зарплата учитывается по дебету 20 счёта (основное производство) попадают в другую группу.

  • Рассчитываем величину РО и не забываем про взносы во внебюджетные фонды. Для определения величины РО нужно выбрать способ расчёта:

Способ 1

Используя схему ниже, на каждую отчётную дату, которая закреплена в учётной политике (конец месяца, квартали или года) для каждой группы работников нужно рассчитать РО (исходя из величины среднего дневного дохода, приходящегося на каждого работника).

Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчётную дату.

Способ 2

Немного упростим задачу, рассчитаем РО не по каждому сотруднику, а сразу по всем работникам, относящихся к одной группе.

Этапы расчёта такие:

Как и в первом способе,найденная сумма является величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчётную дату.

Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счёта 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчёт «Резерв на оплату отпусков» на конец отчётного периода.

Способ 3

Самый простой способ расчёта РО — по итогам прошлого года.

Рассчитывается по формуле:

Резерв отпусков = общее число неиспользованных дней отпуска * средний дневной заработок по организации + суммы страховых взносов на получившуюся величину

В любом случае нужно определить, остались ли у организации неиспользованные суммы резерва за прошлый год (Письмо Минфина РФ от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46, МНС РФ от 15.03.2004 № 02-5-10/13, УМНС РФ по г. Москве от 27.05.2004 № 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 № А56-49757/03).

НР = сумма резерва, начисленного за год фактические расходы на оплату отпусков за год, где НР — недоиспользованная сумма резерва.

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.

Образец расчёта резерва по отпускам

Пример 1:

Фирма создает резерв на предстоящую оплату отпусков. Исходя из расчётов бухгалтера, отчисления в резерв за текущий месяц составили:

  • работники основного производства — 50 000 руб.;
  • административный персонал — 25 000 руб.;
  • менеджеры отдела продаж — 17500 руб.;

Бухгалтер сделает в учёте записи:

  • Дебет 20 Кредит 96 – 50 000 руб. — отчисления на резерв отпусков по работникам основного производства;
  • Дебет 26 Кредит 96 – 25 000 руб. — то же по административному персоналу;
  • Дебет 44 Кредит 96 – 17500 руб. — отчисления в РО по менеджерам отдела продаж;

Пример 2:

ООО «Альфа» создает РО по состоянию на 31.12.2020:

  • с прошлого года осталась сумма недоиспользованного резерва — 500 000 руб.;
  • численность работников — 30 человек;
  • средний месячный доход — 25 000 руб.;
  • количество неиспользованных отпускных дней — 450.

Пример расчёта резерва в бухгалтерском и налоговом учёте:

Если недоиспользованная сумма фактически начисленного и рассчитанного резерва на последнее число периода (месяц, квартал, год)превышает сумму отпускных, то положительная разница учитывается в составе внереализационных доходов.

Что относят к оценочным обязательствам

Чтобы обязательство было признано оценочным, оно должно соответствовать ряду признаков (ПБУ 8/2010):

  1. Обязательства появились в прошлом и избежать расходов не получится. Например, отпускные — избежать выплаты отпускных точно не удасться.
  2. Выполнение обязательств снижает доход предприятия.
  3. Размер оценочного обязательства возможно заблаговременно определить. То есть, создавать резерв можно только в том случае, если размер трат можно подсчитать.

Отпускные выплаты соответствуют всем заявленным признакам, соответственно, они относятся к оценочным обязательствам и должны быть отражены в бухучёте.

Как резервы учитываются в бухучёте

Логично, если будущие затраты будут отражены по счёту учёта резервов предстоящих расходов (кстати, это подтверждается ПБУ 8/2010).

Оценочные обязательства фиксируются на счёте 96 «Резервы предстоящих расходов». Обязательства могут входить как в сумму конкретных расходов, так и в сумму прочих расходов.

Проводки для отчисления в резерв:

ДТ 20 (08,23, 25, 26, 44) КТ 96 «Резервы предстоящих расходов»

Начисление отпускных или компенсации за неиспользованные дни отпуска будет отражено:

  • ДТ 96 «Резервы предстоящих расходов» КТ 70 — начислены отпускные (компенсации);
  • Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69- начислены страховые взносы на сумму отпускных за счет резерва.

Персональный налоговый календарь в нужный момент напомнит о том, что подходит время сдавать отчёт

Часто задаваемые вопросы

Это своего рода “подушка безопасности” при появлении у организации непредвиденных расходов. Резерв позволяет создать в текущем периоде финансовые накопления для использования их в будущем.

В таком случае, организация должна внести изменения в свою учётную политику и отразить эти изменения в годовой отчётности (ПБУ 1/2008).

Статьёй 120 НК РФ предусмотрены штрафные санкции за грубое нарушение правил учёта доходов и расходов. Если нарушение совершено только в пределах одного налогового периода, то штраф составит 10.000 рублей, если нарушения продолжаются дальше, то штраф составит 30.000 рублей. Еще и должностные лица получат взыскание в размере от 5.000 до 10.000 рублей (статья 15.11 КоАП).

Важно! Суммы резерва занижают налогооблагаемую базу. При обнаружении этого нарушения налоговые органы вправе не признать расходы, относимые на сумму резерва, что приведет к доначислению налога. Дополнительно п.п. 2, 3 ст. 120 НК РФ занижение налоговой базы влечёт штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40.000 рублей.

Если созданного РО недостаточно, то отпускные (компенсация) начисляются в дебет счёта затрат 20 (08, 23, 26, 44). Важно помнить, что порядок расчёта величины РО определяет сама организация.

Оставшиеся с прошлого года суммы резерва и неиспользованные в отчётном году, включаются в состав прочих доходов организации по дебету 96 счёта и кредиту 91 счёта «Прочие доходы и расходы», субсчёт 91.1 « Прочие доходы».

imageИз статьи Вы узнаете:

1. Какие организации должны формировать резерв на оплату отпусков для целей бухгалтерского учета.

2. Как рассчитать сумму резерва на оплату отпусков.

3. В каком порядке используется резерв на оплату отпусков.

Формирование резерва на оплату отпусков

В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», отражать оценочные обязательства в бухгалтерском учете и отчетности обязаны все организации, за исключением тех, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Организации, которые вправе вести упрощенный бухучет перечислены в п. 4 ст. 6 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», к ним относятся, в том числе и субъекты малого предпринимательства (за исключением перечисленных в п. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ). Таким образом, большинство организаций, относящихся к субъектам малого предпринимательства, не обязаны формировать в бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков.

! Обратите внимание: Те организации, которые создают резерв на оплату отпусков (формируют оценочное обязательство по оплате отпусков) должны отразить это в учетной политике для целей бухгалтерского учета. Также в учетной политике необходимо прописать способ расчета резерва, о котором речь пойдет ниже.

Формировать «отпускной» резерв нужно не реже, чем на каждую отчетную дату. Например, если организация сдает только годовую бухгалтерскую отчетность, то формировать резерв нужно не реже, чем один раз в год – на 31 декабря. Если в организации предусмотрено поквартальное представление отчетности, то резерв нужно создавать не реже, чем на последнее число каждого квартала. Возможно и более частое создание резерва: каждый месяц. Такой вариант является самым точным, поскольку с каждым отработанным месяцем количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которые работники имеют право, увеличивается. Однако ежемесячное создание резерва является вместе с тем и самым трудоемком вариантом. Поэтому каждая организация выбирает для себя наиболее оптимальную периодичность формирование резерва на оплату отпусков и закрепляет ее в учетной политике.

Итак, в зависимости от выбранной периодичности, отчисления в резерв на оплату отпусков производятся на последнее число:

  • месяца;
  • квартала;
  • года.

Согласно ПБУ 8/2010 (п. 8), все оценочные обязательства, в том числе и по оплате отпусков, отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов, то есть на счете 96. При этом к счету 96 можно открыть соответствующий субсчет «Резерв на оплату отпусков». Отчисления в резерв по оплате отпусков делаются в дебет тех же счетов, на которые начисляется заработная плата работникам:

Дебет счета

Кредит счета

Содержание операции

20 «Основное производство» 96 «Резерв на оплату отпусков» Начислен резерв на оплату отпусков производственных рабочих
23 «Вспомогательные производства» 96 «Резерв на оплату отпусков» Начислен резерв на оплату отпусков работников вспомогательных производств
26 «Общехозяйственные расходы» 96 «Резерв на оплату отпусков» Начислен резерв на оплату отпусков работников администрации и общехозяйственного персонала
44 «Расходы на продажу» 96 «Резерв на оплату отпусков» Начислен резерв на оплату отпусков работников, занятых в продажах
08 «Вложения во внеоборотные активы» 96 «Резерв на оплату отпусков» Начислен резерв на оплату отпусков работников, занятых созданием внеоборотных активов (строительство зданий и сооружений и т.д.)

Если организация все затраты, в том числе на оплату труда, учитывает на счете 20, то, соответственно и резерв на оплату отпусков будет начисляться в дебет этого счета.

Сумма сформированного на отчетную дату резерва на оплату отпусков (кредит счета 96) отражается в пассиве бухгалтерского баланса по строке 1540 «Оценочные обязательства».

Расчет суммы резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

В нормативных документах по бухгалтерскому учету порядок расчета величины резерва на оплату отпусков не установлен, то есть организации вправе определять его самостоятельно, закрепив в своей учетной политике. При этом нужно иметь в виду следующее (п. 15, 16 ПБУ 8/2010):

Оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете организации в величине, отражающей наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для исполнения (погашения) обязательств по состоянию на отчетную дату.

Величина оценочного обязательства определяется организацией на основе имеющихся фактов хозяйственной жизни организации, опыта в отношении исполнения аналогичных обязательств, а также, при необходимости, мнений экспертов. Организация обеспечивает документальное подтверждение обоснованности такой оценки.

Таким образом, для обоснования суммы начисленного резерва на оплату отпусков организации необходимо:

  • установить в учетной политике способ расчета величины резерва, обеспечивающий наиболее достоверную оценку расходов по оплате неиспользованных дней отпуска работников, а также страховых взносов с этих сумм;
  • расчет величины резерва оформить первичным учетным документом по самостоятельно разработанной и утвержденной форме (например справкой бухгалтера) с приложением подтверждающих документов (расчетные ведомости, данные о количестве неиспользованных отпусков и другие сведения, необходимые для расчета).

Способов расчета величины резерва на оплату отпусков может быть множество. В этой статье мы подробно разберем один из них, который наиболее достоверно отражает величину обязательств организации по оплате неиспользованных отпусков – исходя из фактического количества неиспользованных дней отпуска и среднего дневного заработка.

Шаг 1. Распределить всех работников по группам в зависимости от того, в дебет какого счета начисляется их заработная плата (20, 23, 26, 44, 08).

Шаг 2. Определить количество дней отпуска, на которое имеет право каждый работник, включая дополнительные оплачиваемые отпуска, на конец периода (последний день года, квартала, месяца).

Шаг 3. Посчитать суммарное количество дней отпуска, на которые имеют право все работники каждой группы.

Шаг 4. Рассчитать средний дневной заработок работников каждой группы.

Расчет среднего дневного заработка можно произвести несколькими способами. Они будут различаться по степени точности и трудоемкости.

  1. По сумме начисленной заработной платы:

Средний дневной заработок работников каждой группы

= Сумма заработной платы, начисленной всем работникам группы за текущий период (месяц, квартал, год) / Количество дней в текущем периоде (месяц, квартал, год) /

Количество работников в группе

  1. По сумме начисленных отпускных

Средний дневной заработок работников каждой группы

= Сумма отпускных, начисленных всем работникам группы за истекший год /

Количество оплаченных дней отпуска всем работникам группы за истекший год

Шаг 5. Рассчитать сумму резерва по каждой группе работников.

Величина резерва на оплату отпусков по группе работников

= ( Средний дневной заработок по группе работников х Тариф страховых взносов + Средний  ) дневной заработок по группе работников х

Количество дней отпуска, на которое имеют право все работники группы на отчетную дату

! Обратите внимание: Расчет резерва по оплате отпусков можно производить исходя из фактического среднего дневного заработка каждого отдельного работника (а не по группе) и количества дней отпуска, положенных каждому работнику. Величина резерва будет равна сумме обязательств перед каждым работником. Такой вариант расчета самый точный, однако, и самый трудоемкий.

Пример расчета резерва на оплату отпусков

Организация «Вектор» приняла решение ежеквартально формировать резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете с 2015 года. Заработная плата всех работников начисляется на счет 20, суммарный тариф страховых взносов составляет 30,2%, количество работников составляет 25 человек. На 31.03.15 имеются следующие данные:

  • Количество дней неиспользованных дней отпуска всех работников – 100;
  • Сумма заработной платы, начисленной всем работникам за 1 квартал 2015 – 1 500 000 руб.;
  • Количество дней в 1 квартале 2015 – 90.

Рассчитаем сумму резерва на 31.03.2015:

  • Средний дневной заработок: 1 500 000 / 90 / 25 = 666,67 руб.
  • Сумма резерва на оплату отпусков: (666,67 х 30,2% + 666,67) х 100 = 86 800,43 руб.

***

Использование и корректировка резерва на оплату отпусков

Если организация создала резерв на оплату отпусков, то за счет резерва начисляются следующие суммы:

  • отпускные;
  • компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении;
  • страховые взносы с сумм отпускных и компенсаций.

При использовании резерва в бухгалтерском учете составляются следующие проводки:

Дебет счета Кредит счета Содержание операции
96 «Резерв на оплату отпусков» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Начислены отпускные (суммы компенсации за неиспользованный отпуск) за счет резерва
96 «Резерв на оплату отпусков» 69 « Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» Начислены страховые взносы с сумм отпускных (компенсации) за счет резерва

Если сформированного резерва не хватает на покрытие отпускных (то есть сальдо счета 96 стало нулевым), то суммы отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и страховых взносов начисляются в обычном порядке: в дебет соответствующих счетов учета затрат (20, 23, 26, 44, 08).

Если сумма резерва по оплате отпусков превысила сумму фактически начисленных отпускных, то сумму превышения необходимо учесть при формировании резерва на следующую отчетную дату. Как это сделать, рассмотрим на примере.

 

Пример корректировки резерва на оплату отпусков

Воспользуемся условиями первого примера: заработная плата и количество работников ООО «Вектор» во 2 квартале 2015 года такие же, как и в 1. На 31.03.15 у ООО «Вектор» сформирован резерв на оплату отпусков в сумме 86 800,43 руб.

По состоянию на 30.06.15:

  • Фактически начислено отпускных (и страховых взносов с них) за 2 квартал 2015 г. – 47 523,05 руб.
  • Количество неиспользованных дней отпуска — 120

Рассчитаем сумму отчислений в резерв, которые необходимо произвести 30.06.15:

  • Остаток неиспользованной суммы резерва по состоянию на 30.06.15 (Кредит сч. 96): 86 800,43 – 47 523,05 = 39 277,38
  • Сумма резерва, рассчитанная на 30.06.15 (на покрытие обязательств по оплате неиспользованных дней отпуска):
    • Средний дневной заработок: 1 500 000 / 91 / 25 = 659,34 руб.
    • Сумма резерва на оплату отпусков: (659,34 х 30,2% + 659,34) х 120 = 103 015,28 руб.
  • Сумма отчислений в резерв, произведенных 30.06.15: 103 015,28 – 39 277,38 = 63 737,90 руб.

***

Итак, мы выяснили, кому и для чего необходимо формировать резерв на оплату отпусков, или, в соответствии с ПБУ 8/2010, оценочное обязательство на оплату отпусков, а также как это сделать. Предлагаю еще раз обратить внимание на основные моменты:

  • формировать оценочное обязательство по оплате отпусков в бухгалтерском учете должны все организации, за исключением тех, которые имеют право применять упрощенные способы ведения учета и составления отчетности;
  • способ расчета резерва на оплату отпусков должен быть закреплен в учетной политике для целей бухгалтерского учета;
  • расчет отчислений в резерв необходимо оформить первичным документом.

О том, как сформировать резерв на оплату отпусков для целей налогового учета, — читайте в следующей статье.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

  1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  2. Положение по бухгалтерскому учету «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (ПБУ 8/2010) (Приказ Минфина России от 13.12.2010 N 167н)

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: