Штатное расписание утверждается каждый год или нет?

Штатное расписание — внутренний нормативный документ организации, который выполняет организационную и распорядительную функции. Он необходим для того, чтобы понимать структуру компании, утверждать штат, знать, сколько в компании работает человек, какие должности они занимают, и какой размер денежных средств получают.

Штатное расписание

image

Что такое штатное расписание?

В процессе ознакомления с составленным расписанием, возможно отметить существующую структуру предприятия, какие должности определены, какое количество единиц утверждено в каждой подструктуре.

С помощью данного документа, можно разобраться с любыми спорными моментами: в случае если планируется сокращать имеющийся штат, ситуации, когда происходит отклонение прошения работника о зачислении в команду, либо назначение на обещанную должность.

Важно отметить, что при составлении расписания отделом кадров или ответственным лицом, необходимо ориентироваться на универсальную установленную форму T-3, разработанную законодательством (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 No 1).

Перед тем как формировать организационные моменты, важно начать с понимания структурной сетки компании.

Структурная сетка – это выстроенная иерархия отделов и подразделений компании начиная с основного подразделения (руководства компании).

В данной структуре должен четко прослеживаться порядок официального взаимодействия и расположения по отношению друг другу (и горизонтальные, и вертикальные).

Состав штатного расписания

image

Расписание содержит в себе некоторую информацию.

Все организационные моменты, связанные с наполнением данного документа, его временными сроками, периодами внесения корректировок регулируются управляющим и ответственным лицом в самостоятельном порядке (это может быть непосредственно руководитель).

Законодательством не было предъявлено никаких требований в части этого вопроса. Единственное условие — нельзя сокращать данную форму, а вот добавлять развернутую информацию можно.

Формат штатного расписания должен содержать необходимые элементы:

  • официальное полное название компании или допустимое сокращенное;
  • номер и дата, когда составляется документ;
  • период его действия;
  • ссылка на документальную форму, в которой официально приняты поправки или новые условия;
  • перечень с информацией (в том числе и названия) имеющихся на предприятии структур и установленных отделов;
  • присвоенные должности;
  • количество сотрудников и их соотношение с заявленным положением на предприятии;
  • размер установленного оклада, имеют ли дополнительные выплаты и при каких обстоятельствах;
  • подписи работников, которые формировали обязательные сведения для отчетности и признаны ответственными за проделанную работу.

Читайте также:  В какой форме составляется объяснительная: правила написания

К заполнению данного документа выставлены определенные требования:

  • документ начинает свое действие с наступлением первого числа каждого месяца, следующего за месяцем его составления;
  • не должно быть пропусков в нумерации журнала, которая проставляется сразу же при формировании.

Обязательно должна быть прошита и скреплена подписью руководствующего состава каждая страница документа, а также ставится печать юридического лица.

Кто должен быть наделен полномочиями по составлению документа

Составляет уполномоченное лицо.

Действующая законодательная система не предусматривает обязательные условия к сотрудникам, которые должны заниматься составлением подобного документа. Лицо, выступающее в роли руководителя, может самостоятельно определить ответственное лицо или же оставить эти обязанности на себе (чаще в небольших частных компаниях).

Как правило, если в компании есть служба контроля над кадровыми делами, то этот функционал принадлежит ей. Есть руководитель, который уполномочен наделять данными функциями сотрудников своего отдела.

Реже данный функционал принадлежит бухгалтеру или юристу. Все зависит от того, насколько разветвленную структуру имеет организация.

Ответственное лицо закрепляется приказом и его функционал обязательно фиксируется в надлежащей документации, предусмотренной действующим законодательством.

Во избежание сложностей в процессе формирования, рекомендуется указать основные моменты во внутренних инструкциях компании:

  1. Порядок формирования и корректировки изменений;
  2. Сроки изменения новых данных и их отображение в документации;
  3. Сроки согласования и утверждения;
  4. Ответственных сотрудников, которые занимаются формированием актуального расписания;
  5. Отвечающих за согласование и утверждение;
  6. Правовую базу, касающуюся основного расписания.

Правила заполнения

Не допускаются сокращения.

Существуют особые правила для заполнения штатного расписания:

  1. Все данные должны быть указаны идентично в оформленной документации и деле, которое хранится на предприятии. Сокращенные аббревиатуры возможны только допустимые;
  2. Официальное название компании должно быть указано в одинаковом порядке с уставом или учредительным договором;
  3. ОКПО – 8-значный опознавательный индекс компании. Его можно найти в документации из госорганов, которая выдается при регистрации организации;
  4. Порядковый номер присваивается на основании количества составляемых документов начиная с единицы;
  5. Указывается число формирования расписания. Не путать с числом, когда документ вступил в действие;
  6. Указывается промежуток времени, когда данный документ действителен, а также число его вступления в силу (обычно это первое число календарного месяца);
  7. В разделе «утверждено» необходимо ссылаться на приказ, которым утверждено расписание, а также проставить общее количество сотрудников на дату.

Читайте также:  Опоздания на работу в Трудовом кодексе, их оформление и ответственность

Далее заполняются столбцы (описание с номером столбца):

  1. Чаще всего на предприятиях не установлено каких-либо правил по наименованию подразделений. Исключения могут касаться тех учреждений, где от правильного наименования могут зависеть льготные выплаты при выходе сотрудников на пенсию;
  2. «Код подразделения» показывает местоположение данного подразделения/отдела в общей иерархии компании. Например, управление-отдел-группа может нумероваться следующим образом 01-01.01-01.01.01;
  3. Должности устанавливаются согласно действующему Общероссийскому классификатору должностей и квалификационным справочникам. Организация может самостоятельно сформулировать должность исходя из вышеперечисленных справочников;
  4. В данном столбце указывается количество сотрудников, которые должны работать в соответствующем подразделении;
  5. В зависимости от способа расчета заработной платы, которая предусмотрена компанией, заполняется столбец «тарифная ставка». Если заработная плата рассчитывается как процент от выполнения каких-либо работ, то в данном столбце указывается размер процентов;
  6. Если предусмотрены доплаты, то они указываются в соответствующих столбцах «Надбавки» в виде процентов;
  7. Формат зафиксированного значения;
  8. Надбавки, принадлежащие к другим категориям;
  9. Столбец должен быть заполнен в случае одного измерения тарифа по определенной ставке и вероятных дополнительных выплат. Если единицы измерения данных показателей разные, то ставится знак «-«, а в следующем столбце указываются ссылки на документы, где содержится информация об оплате;
  10. Заполняется любая информация, имеющая даже косвенное отношение к любому из ранее заполненных столбцов. Это может быть формирование дополнений к основным договорам, приказы различного направления, касающиеся данного вопроса.

Представленный бланк, содержащий информацию о расписании, бывает достаточно объемным по количеству страниц.

Если документ содержит более одной страницы, то в обязательном порядке необходимо прошить и скрепить текст.

Место скрепления необходимо снабдить соответствующими подписями и поставить печать. Ответственные сотрудники, уполномоченные совершать данные процедуры, оставляют свои подписи в предназначенных для этого строках на последнем пронумерованном листе.

Если документ требует визы на каждой странице, то для этого нужно предусмотреть дополнительное место на листе. На самом бланке штатного расписания печать проставлять необязательно.

Внесение изменений

Вносить изменения без причины нельзя.

Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», официально допустимо корректировать данные без сокращения предыдущих.

Читайте также:  В чем заключается дисквалификация как административное наказание, к кому она применяется

То есть все столбцы, разделы остаются на месте. Разрешается расширить основную информативную часть расписания дополнительными графами.

Все изменения, которые осуществляются в документе, должны сопровождаться приказом. Название приказа вытекает из самого процесса.

При этом каждое изменение должно иметь основание:

  • оптимизация управленческой функции;
  • реорганизационный процесс на предприятии;
  • сокращение штата;
  • предотвращение удвоения выполняемых обязанностей;
  • создание управленческих центров и т.п.

Изменение должности сотрудника осуществляется только получив его письменное согласие.

Периодичность составления штатного расписания

Когда у компании часто увольняются сотрудники, то данный документ претерпевает какие-либо корректировки не более одного раза за текущий месяц. Когда присутствует средняя текучесть кадров, новая корректировка составляется один раз за последние шесть месяцев.

В том случае, когда никаких изменений не происходит за последний календарный год, то данное расписание остается без изменений, но с начала нового календарного года рекомендуется ему присвоить следующий порядковый номер.

Способы внесения изменений

Для утверждения издается приказ.

Все коррективы, затрагивающие штатное расписание (изменение в названии должностей, сокращения или расширение штата, снижение или увеличение зарплат и т.п.), осуществляются нижеуказанными способами:

  • издание приказа (распоряжения), если изменения небольшие;
  • если же изменению подлежит значительный объем информации, то создается новая версия документа и он заново подлежит утверждению, ему присваивается новый порядковый номер.

Сроки согласования и утверждения штатного расписания

  1. Все сроки предусматриваются организацией и должны быть прописаны в ее внутренних документах и инструкциях;
  2. Составленное расписание согласовывается (если это предусмотрено) с утвержденными лицами и подписывается согласно форме и главным бухгалтером;
  3. Если утверждены другие подписи, тогда в форму необходимо внести соответствующие изменения;
  4. После согласования и подписания, издается приказ (распоряжение).

Как правильно утвердить

В случае возникновения потребности в изменении в находящемся в действии штатном расписании, лицо, отвечающее за его составление, оформляет официальное обращение к руководителю компании с просьбой осуществить указанные изменения с обязательным обоснованием и указанием причины осуществления данных изменений.

Руководитель дает указание соответствующему лицу издать приказ.

Основная часть (текст) приказа должна включать основания внесения изменений и распоряжение с указанием местоположения вносимых изменений.

Из этого видео вы узнаете о штатном расписании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Вопрос

В штатном расписании, в строке «на период», нужно ли указывать дату с которой вступает в действие штатное расписание или достаточно указать только месяц?

(В реквизите унифицированной формы ШР отражено, что штатное расписание утверждено определенным числом месяца и указан номер приказа. В приказе об утверждении ШР указана дата с которой вступает  в силу ШР).

Ответ

Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 N 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. По мнению Роструда негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие.

Если вы не собираетесь составлять штатное расписание на определенный период, нужно указать только дату ввода в действие.

Нередко возникают вопросы с тем, какие даты следует указывать в строке «на период __________ с «__» __________ 200_» и в графе «Дата составления». В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и дату, с какой оно начинает действовать, а во втором — число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено Приказом организации от «__» __________ 200_ N __».

Приложения

  • Путеводитель по кадровым вопросам_ Штатное расписание(134 kB)
  • Форма Штатное расписание_ Унифицированная форма N Т-3 образец(84 kB)

Утверждение постоянного штатного расписания важно для любого крупного предприятия, которое стремится к успеху. Вряд ли кто-либо из сотрудников задумывается об этой части работы фирмы, ведь его это не касается. А директор должен позаботиться о том, чтобы каждый сотрудник находился на своем месте, выполнял обязанности и работал по удобному для всех графику. Штатное расписание утверждается в ООО при помощи приказа. Документ может действовать несколько лет, но обычно его подписывают на год. Нужно ли составлять его в обязательном порядке? Этот вопрос предприятия решают самостоятельно, но для грамотного управления документ не будет лишним.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: +7 499 938-44-75 — Москва и обл.+7 812 467-31-25 — Санкт-Петербург и обл.8 800 301-61-15 — Другие регионы РФ Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Когда оно требуется

Если в организации все работает правильно (распределены обязанности между сотрудниками, есть график), то руководитель должен составлять штатное расписание каждый год. Если за это время произошли глобальные изменения, документ может быть заново составлен в любое другое время. В большинстве случаев требуются только корректировки документа, а не полные его изменения.

Важно! Новое расписание вступает в силу только после того, как документ был утвержден. Также должен быть подписан приказ, без которого недопустимы изменения. Разработка документа – обязанность директора.

С помощью документа работодатель может контролировать:

  • оплату труда и надбавки, которые есть на предприятии;
  • количество работников для тех или иных должностей;
  • организационную систему в компании.

Как составить приказ

Утверждение постоянного штатного расписание происходит с помощью приказа, который необходимо правильно составить. Считается, что составлением такого документа должны заниматься экономисты, но обычно оно поручается бухгалтерам. Кто подписывает и утверждает приказ? Подписать его может только руководитель компании. Если документ им не подписан, в силу он вступить не может.

У многих возникает вопрос, как часто необходимо составлять новое штатное расписание. Достаточно одного раза в год, однако оно может изменено за это время, если появится необходимость. Каждое переиздание документа, даже если это происходит раз в месяц, должно сопровождать приказом, так как без него оно не будет действительным.

Форма

Как правильно составить приказ? В нем не должно быть ошибок, иначе это может привести к проблемам. Руководителю требуется внимательно отнестись к документу.

Читайте также  Порядок внесения изменений в штатное расписание предприятия

В приказе указываются моменты, которые относятся к работе.

  1. Дата, когда подписывается приказ, и его номер.
  2. Подразделение компании, для которой оформляется приказ.
  3. Количество сотрудников в штате (может потребоваться помощь кадровой службы).
  4. Общая сумма заработной платы.
  5. Дата и номер расписания, которое необходимо утвердить.

Директор компании имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, улучшит и оптимизирует работу фирмы. Оно иногда составляется только на один отдел компании. Но до тех пор, пока не будет подписан приказ, новый документ не может вступить в силу. До этого момента предприятие работает по старому расписанию. Руководители должны учитывать такие моменты, чтобы не попасть в неприятные ситуации. Все решения принимает директор компании. При этом приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старый. Утвержденное расписание имеет юридическую силу.

Реквизиты

Когда заполняется штатное расписание, необходимо придерживаться общих правил. Процедура составления не самая сложная. При заполнении требует учитывать некоторые нюансы.

  1. В начале пишется название предприятия, для которого составляется документ.
  2. Указываются дата и номер нового расписания. Важно внимательно проверить данные.
  3. Указываются количество сотрудников, которые работают на предприятии, и общая заработная плата.

Бухгалтеру следует взять образец для заполнения и подогнать его под требования своего руководителя – так можно избежать ошибок. Однако слишком много изменений в образец вносить не стоит, поскольку документ должен быть кратким. Утверждение постоянного штатного расписания происходит тогда, когда в поле «Утверждено» в приказе ставятся дата и подпись директора. С этого момента в силу вступает новый документ, а старый перестает действовать. Даже если новое расписание уже составлено, но приказ еще не подписан, документ не вступает в силу, поэтому рекомендуется составить приказ как можно раньше.

В документе недопустимо писать цифры прописью, что относится к приказу и самому расписанию. Важно учесть все нюансы, чтобы ничего не переделывать и не переоформлять. Если ошибки есть, их необходимо исправить, причем издается новый приказ.

Сведения в документе не распространяются по организации, а хранятся в тайне. Делается только одна копия, которая хранится у главного бухгалтера. Оригинал документа остается у руководителя компании. Сотрудники не должны знать, сколько еще работников есть в компании и какая у них заработная плата, так как это может привести к конфликтам.

Читайте также  Особенности штатного расписания для ИП

Хранение

Какой период и где хранится штатное расписание предприятия? Сам приказ хранится в той же папке, в которой находятся все приказы, связанные с работой организации. Что касается второго документа, хранится штатное расписание в отдельной папке. Как только оно перестает действовать, бухгалтер переносит его в архив. При необходимости его можно извлечь и передать директору или другим доверенным лицам. Срок хранения каждого документа – до закрытия предприятия.

Если предприятие крупное, расписание составляется сразу на год или больше. Приказ подписывается после того, как составлено новое штатное расписание. Обо всех изменения, относящихся к работе, необходимо предупредить сотрудников. Делается это на собраниях, где собирают всех работников. Об изменениях также необходимо сообщить сразу, а не через несколько месяцев после того, как они действуют. Если руководитель пренебрегает этим правилом, сотрудники могут пожаловаться на него. Такие жалобы рискуют закончиться тем, что предприятие получит приличные штрафы.

Российское законодательство не предъявляет строгих требований к штатному расписанию: оно составляется на усмотрение руководителя с учетом правил, которых нужно придерживаться. Но директор решает, на какой срок составляется расписание, какие данные в него включить. Он отвечает за то, чтобы предприятие работало максимально продуктивно. Методика разрабатывается руководителем.

Некоторые компании отказываются от ведения подобной документации, так как она необязательна. Однако утверждать штатное расписание каждый год – решение многих конфликтов и проблем (например, при сокращении штата). Утвержденное расписание поможет регулировать заработные платы и избежать переплат, что является плюсом для любой компании. Также в этом документе указано, сколько сотрудников должно быть на той или иной должности. Если нет документа, все придется решать более сложными путями.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: +7 499 938-44-75 — Москва и обл.+7 812 467-31-25 — Санкт-Петербург и обл.8 800 301-61-15 — Другие регионы РФ Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя! if(class_exists(‘PerelinkPlugin’)){ PerelinkPlugin::getAfterText(); } Бесплатная консультация юриста по телефону: 8 800 301-61-15

3 минуты на чтение 1 251 просмотров Содержание

Как вводится штатное расписание

Как правило, утверждение штатного расписания происходит в конце года на будущий год. Если в компании не большая численность работников, то они вправе составить документ без установления по ограничению периода действия. Более крупные компании в соответствии с численностью работников разрабатывают плановые показатели в течение отчетного периода, утверждают бюджеты как в целом по компании, так и по отдельным подразделениям. Размер штата компании зависит от того, какие цели и планы организация преследует на будущий год.

Штатное расписание – это локальный нормативный акт компании.Порядок его утверждения не регламентируется законодательством, поэтому работодатели имеют некоторую свободу действий в разработки правил утверждения и ввода документа в действие. Кроме того, руководитель компании самостоятельно вправе назначать лиц, ответственных за разработку расписания, его утверждения и согласования, а также за порядок ознакомления с данным документом работников (Читайте также статью ⇒ Порядок внесения должностей в штатное расписание организации).

Правила утверждения штатного расписания

Штатное расписание может составляться по компании в целом, либо по отдельным его подразделениям. По каждому отдела расписание может вводиться в действие отдельным приказом, либо общим по всем отделам. Форма документа штатки разрабатывается компанией в соответствии с ее нуждами. Работодатели могут использовать для этого готовую форму Т-3, но обязательным это не является.

Важно! Разработкой проекта штатного расписания может заниматься любой отдел компании, например, бухгалтерия, кадровый или планово-экономический отдел. Но утверждает штатное расписание только руководитель компании.

Этапы разработки и утверждения штатного расписания

Этапы разработки и утверждения штатного расписания Что включает в себя этап
1 этап. Разработка проекта штатного расписания В расписание включается информация об отделах компании, наименования всех должностей, числа штатных единиц, размеры окладов и надбавок.
2 этап. Подписание штатного расписания Расписание подписывают главный бухгалтер, а также руководители структурных подразделений
3 этап. Утверждение штатного расписания Штатное расписание утверждает руководитель компании, для чего он издает соответствующий документ – приказ об утверждении штатного расписания
4 этап. Ознакомление со штатным расписанием работников Если в трудовых договорах с работниками указано, что «оклад устанавливается согласно штатного расписания», то ознакомление с расписанием работников обязательно

Важно! В штатном расписании не указываются данные конкретных сотрудников, занимающих определенные должности. Для этого используется отдельный документ – штатная расстановка.

Как знакомить работников со штатным расписанием

Для того, чтобы каждый работник ознакомился со штатным расписанием, к трудовому договору прикладывают копию штатки или выписки из него. Еще одним вариантом ознакомления может быть приложение к расписанию листа ознакомления, в котором каждый работник будет ставить свою подпись и дату ознакомления.

Важно! Лучшим для работодателя будет указание заработной платы работников в их трудовых договорах. Тогда не потребуется знакомить всех сотрудников со штатным расписанием и они не будут знать размеры окладов других сотрудников.

Приказ об утверждении штатного расписания

Основным документов, вводящим в действие штатного расписания, является приказ руководителя. Форму данного документа компания разрабатывает и утверждает самостоятельно. Если такого документа в компании нет, то его необходимо разработать. При этом следует помнить, какие реквизиты должен содержать данный документ:

  • наименование организации;
  • адрес компании (юридический и фактический);
  • контактные данные;
  • наименование документа (то есть «Приказ»);
  • номер и дата издания документа;
  • основной текст, содержащий распоряжение руководителя;
  • подпись руководителя компании.

Текст приказа об утверждении штатного расписания должен содержать следующую информацию:

  • информацию об утверждении штатного расписания;
  • реквизиты штатного расписания (номер и дату), а также период его действия;
  • наименование структурного подразделения (если приказом утверждается расписание для конкретного отдела);
  • число единиц по штатным должностям;
  • фонд зарплаты за месяц.

После того, как приказ об утверждении расписания подписан, его реквизиты вносят в штатное расписание. Иногда в течение периода действия расписания в него необходимо внести изменения. В этом случае все нововведения вводятся отдельным приказом, в котором указываются все вносимые изменения. Но если изменения в расписание вносятся существенные или массовые, то штатку лучше утвердить заново.

Образец приказа

Порядок внесения изменений в штатное расписание

В штатном расписании компании содержаться такие сведения, которые содержатся в трудовых договорах с сотрудниками. В связи с этим внесение в расписание изменений потребует подписания допсоглашений к трудовым договорам. При изменении существенных условий договора нужно быть особенно внимательными. К существенным условия трудового договора относят (57 ТК РФ):

  • место работы;
  • трудовая функция работника;
  • зарплата работника;
  • время работы и время отдыха;
  • условия работы.

Если изменения затрагивают существенные условия трудового договора с работником, то необходимо заключить дополнительное соглашение.Все поправки в договор могут вноситься только после согласования с работником. Если согласие между сторонами достигнуто, то поправки в расписание вносятся в любое время. При этом кадровому отделу потребуется подготовить соглашение об изменении трудового договора. Новый проект штатного расписания утверждается в обычном порядке.

Как правило, внесение изменений в штатное расписание по инициативе работодателя происходит по ст. 74 ТК РФ, то есть изменения, связанные с организационными и технологическими условиями работы. В этом случае работодатель должен выполнить следующие требования:

  • предупредить работника о предстоящих изменениях не менее чем за 2 месяца;
  • если работник с изменениями не согласен, то предложить иные вакансии.

Как часто нужно обновлять штатное расписание

В какие сроки и как часто штатное расписание требует обновлений законодательством не установлено. А значит, принять решение по этим вопросам может сам работодатель. Однако, если штатное расписание в течение всего года часто дополнялось и в него вносились изменения, то наиболее целесообразным будет утверждение нового штатного расписания с учетом всех вносимых изменений и дополнений (Читайте также статью ⇒ Приказ об изменении штатного расписания в 2021 году).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: На какой срок целесообразнее всего составлять штатное расписание?

Ответ: Компании могут самостоятельно определить срок, на который им удобнее всего составить штатное расписание. Но обычно его утверждают на один год, а после этого вводят новое.

Заключение

Штатное расписание – это локальный нормативный акт организации, который влияет на трудовую деятельность компании. Это связано с тем, что в расписании указаны трудовые функции сотрудников, а также вся, связанная с этим информация. Поэтому с данным документом каждого работника следует ознакомить под подпись еще при трудоустройстве.

Нравится статья

Рекомендуем похожие статьи Срок уплаты акциза на табачную продукцию

Акцизы

Скачать бланк приказа предоставлении отпуска без сохранении заработной платы

Документы

Заблокирован расчетный счет организации: как ускорить снятие ареста

Документы

Выписка по страховым взносам при увольнении

Документы

Бухгалтерский счет 42.02 тонкости оформления

Кассовые документы

Платежное поручение – поле 109

Документы

09 января 2021 Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения. Вам помогут документы и бланки: Бланк штатного расписания унифицированной формы Т-3 + ВИДЕО и ИНСТРУКЦИЯ

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание — бланк унифицированной формы Т-3 — и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

image

Скачать штатное расписание

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

Как оформляется штатная расстановка, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание.  Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

 image

Скачать пример заполнения штатного расписания

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении… графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

В некоторых ситуациях работнику может понадобиться выписка из штатного расписания. Образец заполнения такой выписки подотовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.

Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: