Сколько хранятся заявления на отпуск без сохранения заработной платы?

imageРаботающий по трудовому договору гражданин имеет право на отдых. При этом предоставляться он должен ежегодно, минимальная длительность установлена ТК РФ и составляет 28 дней.

Содержание

Нужно ли подавать, если есть график?

Заявление о предоставлении очередного отпуска нужно писать не всегда. В большинстве случае работодатель заранее планирует, как в следующем году будет отдыхать персонал.

Такое планирование удобно и сотрудникам, и руководству. Человек заранее может определиться с планами на будущий отдых, а директор будет уверен в бесперебойности рабочего процесса.

Если график составлен, и в нем определены даты начала и продолжительность трудового отдыха, то писать заявление работнику не нужно.

Заявление подается в следующих случаях:

  1. Отпускные даты не установлены в графике.
  2. Работник хочет пойти отдыхать в другое время, отличное от запланированного.

Первый случай может быть связан с отсутствием самого графика на предприятии либо с невнесением в него сотрудника. Причиной тому может быть прием на работу в текущем году.

Второй случай может возникнуть как по инициативе работника, так и работодателя. Изменения могут быть внесены в запланированное время, если согласны обе стороны.

imageЗаявление при этом может быть написано как по желанию работника, так и в ответ на предложение руководства перенести отпускные даты на другой срок в связи с производственной необходимостью.

Если график составлен, и сотрудник идет отдыхать точно в сроки, в нем указанные, то основанием для ухода в отпуск будет выступать данный график.

Заявление работник не пишет.

Работодателю при этом нужно убедиться, что он уведомил человека о том, когда начинается его отпускное время, по крайней мере, за 2 недели до его начала.

Нарушение этого правила является нарушением трудового законодательства для работодателя.

Если директор не уведомит о начале отпуска по графику за 2 недели, то работник вправе будет на свое усмотрение выбирать даты отдыха и переносить его на удобные даты.

Уведомлением будем считаться либо письменный документ, в котором указано, когда начинается очередной отдых, либо ознакомлением с графиком под роспись по факту его составления.

За сколько дней оформлять?

Четких сроков подачи заявления об ежегодном отпуске до сих пор не прописано в ТК РФ. Однако говорится об обязательстве работодателя оплатить предоставленный очередной отдых не позднее, чем за 3 дня.

При более поздней выплате отпускных для работодателя наступает ответственность, в том числе и обязанность по начислению компенсации за дни просрочки.

Теоретически сотрудник не ограничен в сроках подачи заявления, однако на практике рекомендуется учесть данную обязанность работодателя и подать заявление хотя бы за 3 дня до начала желаемого отпуска.

В зависимости от ситуации работодатель может либо согласиться предоставить очередной оплачиваемый отдых в даты, указанные в заявлении, либо внести свои предложения относительно отпускных сроков.

По итогам составляется приказ на отпуск, который служит основанием для внесения изменений в кадровые документы и начисления отпускных.

Как написать для предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха работнику?

Заявление можно оформить на обычном листе, указав в его верхней части ФИО и должность руководителя, а также сведения о себе.

Текст может содержать следующую информацию:

  • просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • длительность отдыха в календарных днях;
  • дата начала отпускного периода, дату окончания можно не писать, кадровик самостоятельно ее рассчитает;
  • причина предоставление отпуска – следует писать в случае, если работник хочет получить отдыха в период, отличный от указанного в графике. Для убеждения работодателя в необходимости изменения отпускных дат лучше указать как можно более уважительную причину;
  • подпись и дата.

Как ставится виза на бланке?

Составленный бланк подается в кадровую службу, своему начальству или иному ответственному лицу.

Вопрос о предоставлении очередного отпуска согласовывается руководителем. Не всегда директор обязан предоставлять трудовой отпуск.

В ТК РФ прописаны случаи, когда по заявлению работодатель сотруднику обязан предоставить отдых. Например, при подаче заявления беременной сотрудницей, при условии, что отпуск оформляется непосредственно перед декретом.

Виза руководителя ставится на бланке заявления почти всегда.

Она служит сигналом для оформления приказа или отказа сотруднику.

Кадровый специалист, получив заявление с резолюцией руководителя, сможет понять, что ему дальше делать.

В случае согласия директор может написать «Не возражаю» или «Предоставить отпуск 14 календарных дней с 16 июня 2019 года» или иную формулировку.

Никаких строгих требований к резолюции директора на заявлении о предоставлении отпуска не предъявляется.

Работодатель не обязан ее ставить, если такая необходимость отсутствует.

Где хранить – сроки хранения

Работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов. Заявления сотрудников о предоставлении ежегодных отпусков хранятся на протяжении 5-ти лет.

Хранить можно в личном деле, если оно заведено на работника. Можно завести для хранения отдельную папку.

Приказы о предоставлении очередных отпусков также подлежат хранению, срок равен 5-ти годам.

Скачать образец на неиспользованные дни за прошлые периоды (год)

Если работник не использовал оплачиваемый отдых в текущем году, то он не теряется и не сгорает, а переносится на следующий год.

Он может быть присоединен к отпуску за будущий год либо предоставлен отдельно.

Если в график неиспользованный отпуск за прошлые периоды не был включен, то для его использования сотрудник пишет заявление, в тексте которого следует указать, за какой именно рабочий год заявитель желает получить отдых.

Рабочий год – это не календарный год, а тот, который начинает исчисляться с даты устройства в организацию.

Скачать заявление на отпуск за прошлые периоды (год) – образец.

Пример на 2 недели, 1 день

Работник может попросить продолжительность отпуска меньшую, чем минимальная по ТК РФ.

Не обязательно использовать сразу все 28 дней.

Время отдыха можно делить на части, но хотя бы одна из них должна составлять 2 недели.

Остальную продолжительность можно выбирать по согласованию с директором, например, можно отдохнуть еще неделю, а последние 7 дней использовать в качестве однодневных отгулов в течение года.

Ниже представлены примеры оформления в случае предоставления двухнедельного и однодневного отдыха.

Заявление о предоставлении отпуска на 2 недели – образец.

Так выглядит образец:

Заявление на ежегодный оплачиваемый отгул на 1 день – образец.

Так выглядит образец:

Образец заявления на предоставление ежегодного отпуска, а также заявление на отпуск за свой счет и отпуск с последующим увольнением, можно посмотреть в данном видео:

Выводы

Заявление об очередном отпуске пишется не всегда. Если работодатель установить отпускные даты в графике, уведомив об этом работника, то писать отдельно ничего не нужно.

Если графика нет, или в нем нет заявителя, или работник хочет отдохнуть в другие даты, то пишется заявление с просьбой предоставить время ежегодного оплачиваемого отдыха в определенные даты.

Срок хранения заявлений на отпуск

А если освобождение от работы «за свой счет» потребовалось сотруднику в связи с семейными обстоятельствами, можно составить такой лаконичный документ:

В наше время многие совмещают работу с получением профессионального образования, поэтому время от времени нуждаются в освобождении от производственных обязанностей для посещения лекций или сдачи экзаменов в вузе. Такой отпуск называется учебным. Подробности — в заметке «Какие гарантии предусмотрены для сотрудника, который совмещает работу с обучением». В этом случае в заявление вписываются даты начала и окончания периода учебы, указанные в справке-вызове:

Аналогичным образом оформляется письменная просьба об уходе в «декрет», которую беременная сотрудница за две недели до его начала подает в отдел кадров:

Не секрет, что беременность дает работающей женщине право на определенные льготы. Если в коллективе есть женщины, ожидающие ребенка, рекомендуем ознакомиться со статьей «Что поменять в работе сотрудницы, которая сообщила о беременности».

Еще одна расхожая ситуация — прекращение трудовых отношений с сотрудником, не успевшим отгулять очередной ежегодный отпуск. Работодатель по закону обязан компенсировать неиспользованные отпускные дни одним из двух способов, предусмотренных ст.127 ТК РФ: в денежной форме либо через предоставление отпуска с последующим увольнением. Если работник выбирает второй способ, он должен изъявить свое желание в письменной форме:

Как видно из примеров, все заявления такого рода объединяет схожесть структуры и формулировок. Основная часть документа начинается с фразы «Прошу предоставить. » и дополняется кратким описанием просьбы. Сложившаяся практика требует указывать:

  • наименование документа и дату его составления;
  • название организации-работодателя;
  • сведения о должностном лице, к которому обращается заявитель, с указанием должности и ФИО;
  • сведения о заявителе с указанием должности, ФИО и структурного подразделения;
  • дату начала и окончания отпуска, а также его общую продолжительность в календарных днях.

К заявлениям на отпуск по уходу за ребенком до полутора лет, как правило, применяется несколько иной подход — более строгий и формальный, поскольку речь идет не только о продолжительном отсутствии сотрудника на работе, но и о назначении денежного пособия. Можно ли получать одновременно зарплату и пособие по уходу за ребенком? Да, но только в некоторых случаях, о которых расскажет наш эксперт в статье «Пособие по уходу за ребенком плюс зарплата: когда это допускает закон».

В роли заявителя может выступить мать или отец ребенка, бабушка или дедушка, любой другой родственник, опекун, попечитель или другое лицо, планирующее осуществлять за фактический уход за малышом.

В заявлении указываются следующие сведения:

  1. статус, подробные паспортные данные и адрес заявителя;
  2. дата начала «декрета» (и дата его окончания, если она известна заранее);
  3. дата составления документа;
  4. фамилия, имя, отчество и дата рождения ребенка;
  5. тип назначаемого пособия;
  6. реквизиты для выплаты пособия.

Важно: к заявлениям часто прилагаются документы, подтверждающие право работника на отпуск определенного типа — справка-вызов из вуза, свидетельство о смерти родственника или рождении ребенка, листок нетрудоспособности и т.д.

Сроки хранения заявлений на отпуск

На законодательном уровне срок хранения заявления на отпуск в 2017 году закреплен «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010г.).

Согласно «Перечню», все заявления, включаемые в личное дело сотрудника, хранятся в течение 75 лет вместе с другими материалами дела. Личные дела отдельных категорий работников — руководителей компаний или специалистов, имеющих ученые степени, государственные звания, премии и награды, — подлежат постоянному хранению. Каждое дело сдается в архив вместе с описью содержимого: договоров, заявлений, справок, анкет.

Но есть один нюанс. Дело в том, что заявления на ежегодный отпуск, независимо от времени его предоставления (по графику или нет), не подшиваются в личное дело сотрудника, поэтому хранятся всего лишь 5 лет — как и другие виды заявлений, справок и служебных записок, не включаемых в личные дела. Хранить в течение 75 лет положено лишь заявления на отпуск:

по уходу за ребенком;предоставляемый лицам, работающим в тяжелых, вредных или опасных условиях.

Сколько хранятся заявления на отпуск, предоставленный в связи с учебой? Все те же пять лет, в отличие от заявлений об оплате учебных отпусков, которые работодатель может хранить и дольше — в течение всего времени, когда они могут понадобиться, но не менее 5 лет. Подробнее об архивном хранении кадровой документации читайте в статье «Правила и сроки хранения кадровых документов».

В статье «Как подготовить кадровые документы к передаче в архив» эксперт разъясняет порядок проведения экспертизы и рассказывает, как передать на хранение электронные документы. Советуем также прочесть статью «Как выявлять и уничтожать устаревшие документы», чтобы знать алгоритмы и способы уничтожения бумажных и электронных носителей с истекшими сроками хранения.

Где хранятся заявления на отпуск сотрудников

Безусловно, соблюдать срок хранения заявлений на отпуск работников необходимо. Но не менее важно соблюдать законодательные требования к условиям хранения кадровой документации. Обеспечение сохранности и возможности последующего использования документов по личному составу (как в текущей деятельности организации, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан) — прямая обязанность работодателя. Читайте об этом в статье «В компании нет архива. Что за это будет и как оперативно исправить ситуацию».

К сожалению, далеко не каждая компания в состоянии выделить отдельное специализированное помещение под архив и штатную единицу для его обслуживания. Поэтому работодатели нередко хранят документы, завершенные в делопроизводстве, в отделе кадров. Но сперва нужно убедиться, что помещение подходит для этой цели — оно должно быть сухим, неаварийным, пожаробезопасным, без доступа яркого солнечного света. Резкие колебания температуры и влажности в архивном помещении недопустимы, в противном случае документы придут в негодность задолго до истечения срока хранения.

Чтобы отделить архив от текущей документации, часть комнаты оборудуют сейфами или надежно запирающимися несгораемыми шкафами. Доступ посторонних лиц к содержимому архива строго ограничивается. Если нет возможности включить в штатное расписание должность архивариуса, его функции поручаются сотруднику отдела кадров, службы делопроизводства или любого другого структурного подразделения компании.

Возлагая на работника дополнительные обязанности в порядке совмещения, не выходите за рамки разумного. Статья «Совмещение должностей. Какие есть ограничения» содержит подробные ответы на самые популярные вопросы по теме: вы узнаете, можно ли совмещать больше двух должностей в одной организации, нужно ли вносить запись о совмещении в трудовую книжку работника, и почему нельзя совмещать одноименные должности.

После приема заявлений на отпуск и других документов в архив для хранения последующая их выдача возможна только по письменному запросу, в соответствии с действующим в компании регламентом! Если кому-либо из сотрудников компании понадобится заявление, факт его выдачи во временное пользование придется зарегистрировать в специальной книге или журнале.

www.kdelo.ru

Вопрос: Каков срок хранения в организации заявлений работников на основной отпуск? Входят ли заявления на основной отпуск в состав личных дел? Если должность — специалист по работе с дебиторской задолженностью, действительно ли срок их хранения составляет 75 лет (п. 656 пункт б Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»)? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)

Каков срок хранения в организации заявлений работников на основной отпуск? Входят ли заявления на основной отпуск в состав личных дел? Если должность — специалист по работе с дебиторской задолженностью, действительно ли срок их хранения составляет 75 лет (п. 656 пункт б Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»)?

ТК РФ не установлена обязанность написания заявления на очередной оплачиваемый отпуск, в связи с этим и не установлен срок хранения данных документов.

Заявления на отпуск не входят в состав личных дел, срок хранения которых составляет 75 лет.

Очередные оплачиваемые отпуска предоставляются в соответствии с утвержденным графиком отпусков, срок хранения которых установлен и составляет один год.

Согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Согласно п. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 срок хранения графиков предоставления отпусков составляет один год.

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

base.garant.ru

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

  1. Организационные.
  2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
  3. Справочно-информационные.

Темы: КадрыОрганизация бизнесаОтпуск Российское законодательство достаточно строго регламентирует вопросы кадрового делопроизводства, в том числе и в отношении срока хранения заявлений на отпуск, а также иной документации, связанной с освобождением трудящихся и их отдыхом. Поэтому каждому кадровику и руководителю следует знать, сколько хранится заявление на отпуск. При этом необходимо понимать, что в отношении различных видов отпусков срок хранения заявлений работников может отличаться — например в зависимости от того, был это ежегодный отдых или же освобождение от работы без сохранения заработной платы.

Оглавление: 1. Срок хранения заявлений на отпуск — какими законами регулируется2. Сколько хранится заявление на ежегодный отпуск3. Особые случаи — сколько хранится заявление на отпуск без сохранения заработной платы и другие4. Ответственность за нарушение сроков хранения заявлений на отпуск

Срок хранения заявлений на отпуск — какими законами регулируется

Обязанность хранить документацию на предприятии регламентируется сразу несколькими нормативно-правовыми актами в российском законодательстве. И прежде чем рассматривать непосредственно срок хранения заявлений на отпуск, рекомендуется ознакомиться с данной правовой базой, чтобы избежать возможного неправильного её толкования или злоупотреблений со стороны проверяющих органов. В частности, основные аспекты данного вопроса рассматриваются следующими документами федерального уровня:

  • ФЗ №14 от 08.02.1998 обеспечивает правовое регулирование вопросов, связанных с ведением кадровой документации в обществах с ограниченной ответственностью.
  • ФЗ №208 от 26.12.1995 регулирует нормативы деятельности акционерных обществ, в том числе и в отношении хранения документации.
  • Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010 устанавливает конкретные сроки хранения основных типовых архивных документов в РФ.
  • Приказ Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015 регламентирует общие принципы и правила хранения архивов в организациях.

В отношении отдельных ведомств и государственных служб вопросы срока хранения заявлений на отпуск могут регулироваться и дополнительными нормативными документами, рассматривающими непосредственно порядок работы данных структур.

Сколько хранится заявление на ежегодный отпуск

В целом, кадровая документация, связанная с отпусками трудящихся, не относится к локальным нормативным актам особой важности, когда это касается предоставления обычных ежегодных оплачиваемых отпусков. Соответственно этому, требования к хранению самих заявлений сотрудников на предоставление им времени отдыха являются минимальными.

Так, для субъектов хозяйствования законодательством устанавливается достаточно простой ответ на вопрос, сколько хранится заявление на ежегодный отпуск — их срок хранения составляет ровно пять лет. Аналогичный срок предусматривается и для иной кадровой документации, связанной с направлением трудящихся в отпуск, например — приказов работодателя о предоставлении отпуска.

Если локальными нормативными актами предусмотрено включение заявлений на предоставление ежегодных отпусков в личное дело трудящихся, тогда должен обеспечиваться соответствующий установленным нормативам срок хранения личных дел вместе с заявлениями и приказами в 75 лет. 50 лет могут храниться личные дела, оформленные до 2003 года.

Особые случаи — сколько хранится заявление на отпуск без сохранения заработной платы и другие

В некоторых случаях законодательство предполагает расширенный срок хранения заявлений на отпуск. В первую очередь это касается ситуаций, когда устанавливаются отпуска для трудящихся, занятых в особых условиях труда. Например — в отношении лиц, работающих во вредных или опасных условиях, на Крайнем Севере, необходимо обеспечивать полноценное хранение всех документов о предоставлении отпусков в течение 75-летнего срока.

То же самое касается и иных видов отпусков. Так, заявление на отпуск без сохранения заработной платы предполагает обязательное его хранение в течение 75 лет, как и в случае с опасными или вредными условиями. Аналогично хранится заявление на декретный отпуск — как по беременности и родам, так и по уходу за ребёнком.

Подобные меры предназначены для того, чтобы обеспечить максимальную защиту имеющихся прав у лиц, которые нуждаются в дополнительных социальных гарантиях со стороны государства. Длительное архивное хранение сведений об их отпусках позволяет выявить факты расхождения длительности и регулярности предоставляемых отпусков и установить им за это компенсации или возможность внеочередного выхода в отпуск.

Работодатель же за нарушение требований законодательства о порядке предоставления отпусков может быть привлечен к административной ответственности.

В отношении приказов и заявлений на вышеозначенные отпуска, которые были оформлены до 2003 года, правила по сроку хранения также предполагают его сокращение до 50 лет.

Ответственность за нарушение сроков хранения заявлений на отпуск

Если работодатель не исполняет возложенные на него законодательством обязанности по надлежащему хранению кадровой документации в архиве, то он может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с требованиями законодательства. Так, рассматриваются данные ситуации в следующих нормативно-правовых актах:

      • Ст.13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф до 500 рублей за нарушение порядка работы с документацией.
      • Ст.15.11 КоАП РФ предполагает ответственность за уничтожение документации ранее положенного срока — вплоть до штрафа в 3000 рублей за каждый случай.

Опубликовано 2014-01-16 06:20 пользователем

Если в организации ведутся личные дела, то в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, заявления о приеме на работу и увольнении, включенные в их состав, имеют срок хранения 75 лет, а для некоторых работников (руководителя организации; постоянных членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания) эти документы должны храниться постоянно.

Если же личные дела в организации не формируются, то такие заявления хранятся 5 лет. Также 5 лет хранятся заявления о предоставлении отпуска, т.к. в состав личных дел их не включают.

Заявления лиц, не принятых на работу, имеют срок хранения 1 год.

Рубрика: 

imageСроки хранения во многом обусловлены видом документа. В системе классификация приказы, образующиеся в деятельности кадровой службы, относятся к документам по личному составу. На основании общих признаков происходит формирование в дела. Также необходимо учитывать, что в одно дело нельзя сформировать источники с разным сроком хранения. Приказы на отпуск могут быть оформлены с учетом унифицированной формы, а также на банке, разработанном структурным подразделением. Такие формы значительно упрощают процесс работы.

Закона, который бы четко оговаривал правила и сроки хранения приказов на отпуск, на данное время не существует. Кадровое подразделение самостоятельно решает, какой срок будет целесообразным. Соответствующие рекомендации могут быть получены из вышестоящей организации. Чаще такое явление распространено в государственных структурах.

Оформление отпуска заключается не только в создании приказа, кроме того, время отдыха может иметь различный характер. Поэтому стоит различать все источники, например:

Если организация крупная, в штате состоит большое количество сотрудников, то ведение каждого вида отпусков сопровождается регистрация в журнале для соответствующего вида. Также отпуск может сопровождаться отзывом, движением и т. д., что должно быть отражено в документации. На данном этапе кадровый документооборот в данной области ведется на бумажном носителе.

Приказ по личному составу создается на основании другого документа. В отношении ежегодного оплачиваемого отпуска, основанием становится личное письменное заявление сотрудника.

Сколько составляет срок хранения приказов на ежегодный отпуск в 2021 году

Основной нормативный документ в данной области – Типовой перечень. В нем указаны основные рекомендованные моменты. Норматив разработан в 2021 году. Согласно пункту 665 – приказы, которые не формируются в личное дело сотрудника, хранятся 5 лет.

Большая часть кадровых документов относится к типу длительного хранения. Подлежат уничтожению через 75 лет. К ним относятся приказы на длительные командировки, об изменении фамилий, о различных наградах и поощрения, об отпусках за счет работника и т. д.

Уничтожению через пять лет подлежат приказы об очередных, учебных отпусках, взысканиях, дежурствах, коротких командировок.

Каждое ведомство для регламентации работы создает собственный перечень. Ориентирован на узкую деятельность, поэтому максимально захватывает полное разнообразие всех документов, в которых появляется необходимость в процессе деятельности. Поэтому принимая решение о ценности документа и его сроке хранения, работник кадровой службы должен руководствоваться ведомственными рекомендационными источниками.

Документы на длительное хранение передаются в архив. Опись дел по личному составу включает источники со сроком от 75 лет. Приказы на ежегодный отпуск и прочие кадровые документы с оперативным сроком хранения не более 5 лет, находятся в структурном подразделении. По истечении сроков дела отправляются на уничтожение. В крупных организациях процесс проходит централизованно, поэтому кадровые источники включаются в сводный акт об уничтожении.

Читайте также: Сколько хранить табель учета рабочего времени

Срок хранения приказов на ежегодный отпуск в 2021 году

imageОперативное хранение приказов на ежегодный отпуск производится непосредственно в структурном подразделении. Организация осуществляется таким образом, чтобы доступ к делам был свободный, а поиск нужного источника упрощен. Кроме того, только уполномоченные сотрудники, имеющие производственную необходимость, получают прямой доступ.

Распределение по папкам производится по различным признакам, на первом месте находится срок хранения по видам. Внутри папки организовать источники удобно по фамилиям сотрудников, году издания.

В крупных организациях приказы на ежегодный отпуск занимают большую долю документооборота кадровой службы, поэтому необходима система организации папок. При формировании дела на более чем 250 листов производится деление на тома, которые распределяют по алфавитному порядку. Раскладывается по нескольким папкам.

Папки с приказами на ежедневный отпуск обязательно маркируются на обложках. Указываются буквы, которыми обозначен каждый документ в деле, а также дата создания и регистрационный номер первого и последнего источника. Эта идентификационная информация на обложке позволяет быстро найти нужный документ внутри папки.

Документы, на основании которых создаются приказы на ежегодный отпуск, отправляются на хранение отдельно.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: