Составление приказа о командировке при использовании служебного, арендованного и личного автомобиля

Автомобиль уже давно перестал быть роскошью и является удобным и быстрым средством передвижения работников предприятия и перевозки грузов в условиях динамики современных бизнес-процессов. Сегодня ничто не запрещает хозяйствующему субъекту в случае необходимости направить работника в другой город, страну или континент не на общественном транспорте, а на автомобиле, который может быть как собственностью предприятия или работника, так и арендованным либо взятым в прокат. Этим правом часто пользуются многие предприятия и организации Украины. А у практикующего специалиста, в свою очередь, возникает необходимость в ознакомлении с правовыми, налоговыми и учетными аспектами осуществления автомобильных командировок как по территории Украины, так и за ее пределами.

Аренда автомобиля: особенности…

Гражданский кодекс Украины (Далее – ГКУ) подразумевает под арендой (наймом) такую разновидность гражданско-правовых отношений, при которых наймодатель передает нанимателю имущество в пользование за плату на оговоренный срок. Наиболее распространенным видом таких правоотношений (помимо договора лизинга и проката автомобилей) является договор найма (аренды) транспортного средства. Предметом этой сделки являются наземные самоходные транспортные средства, но может быть предусмотрена передача автомобиля в аренду вместе с водителем. Обязательным условием является заключение договора найма в письменной форме, несоблюдение которой может повлечь за собой трудности с обоснованием связи деятельности предприятия и затрат на аренду и обслуживание автомобиля. По решению руководства предприятия автомобиль можно арендовать как у организации, так и у физического лица. И нет ничего страшного, если такой наймодатель будет одновременно являться работником предприятия, так как запрета на подобную сделку в ГКУ нет. Единственное правило — заключение договора аренды автомобиля с участием физического лица в соответствии с п.2ст.798 ГКУ подлежит нотариальному удостоверению. При несоблюдении данного условия подобный договор согласно ст.220 ГКУ будет считаться ничтожным, что может поставить под сомнение включение затрат на арендованный автомобиль в расходы предприятия.

При поездке в командировку на автомобиле у водителя должен быть в наличии страховой полис (сертификат) о заключении договора обязательного страхования гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств. Оформить страховой полис может как собственник, так и арендатор автомобиля, причем как на конкретного водителя, так и на любого человека, который сядет за руль данного автомобиля. Временный регистрационный талон в соответствии с п.16 Порядка государственной регистрации (перерегистрации), снятия с учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов и мотоколясок, других приравненных к ним транспортных средств и мопедов, утвержденного Постановлением КМУ от 07.09.1998г. №388, выдается Госавтоинспекцией при аренде автомобиля лишь по желанию (просьбе) предприятия-арендатора. Поэтому, для поездки работника в командировку на арендованном автомобиле и включения затрат в расходы в налоговом учете, у предприятия нет необходимости в обязательном оформлении данного талона.

Порядок осуществления командировок.

Нормативно-правовым актом, регулирующим порядок осуществления командировок, является Приказ МФУ «Об утверждении Инструкции о служебных командировки в пределах Украины и за границу» от 13.03.98г. №59 (Далее – Приказ №59). Командирующее предприятие осуществляет регистрацию работника, отбывающего в командировку в специальном журнале по утвержденной форме. По общему правилу, днем выезда в командировку считается день отправления автомобиля из места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия — день прибытия автомобиля обратно. По требованию раздела I Приказа №59 подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы, предусмотренные Законом Украины “О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995г. № 265/95-ВР и Налоговым кодексом Украины (Далее – НКУ). Наличие подтверждающих документов является необходимым условием возмещения работнику командировочных расходов.

В Приказе №59 так же упоминаются специальные условия для загранкомандировок. Так, при необходимости передвижения по территории иностранного государства, руководитель предприятия вправе определить командированному работнику «разрешенный» для поездок или аренды вид транспорта. В противном случае работник делает это самостоятельно. Документы, удостоверяющие стоимость понесенных за рубежом расходов, оформляются в соответствии с законодательством страны пребывания. Предприятие по запросу налоговой службы обеспечивает за свой счет перевод иноязычных подтверждающих документов.

Командировка на автомобиле: налоговые премудрости.

Расходы предприятия на командировки сотрудников относятся налоговым законодательством к расходам двойного назначения, особенности налогового учета которых рассматриваются в ст.140.1.7 НКУ. Командировочные расходы физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиком налога (либо членов руководящего органа) включаются в налоговом учете в расходы в пределах фактических затрат командированного лица как на проезд к месту командировки и обратно, так и по месту командировки. Обязательное условие – наличие подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость таких затрат. Кроме того, согласно ст. 140.1.7 НКУ необходимы основания, подтверждающие связь командировки с хозяйственной деятельностью, например, — приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налогов, заключение договоров, контрактов и т.п. Наличие командировочного удостоверения — не требуется.

Для поездок на принадлежащем предприятию либо арендованном автомобиле ст.140.1.7 НКУ не устанавливает каких-либо особых условий признания затрат. В таком случае необходимо выполнять «общее» правило о наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость таких расходов. Вместе с этим, ст.142 НКУ устанавливаются особенности определения расходов на выплаты физическим лицам по договорам гражданско- правового характера. В расходы предприятия включаются любые выплаты по договоренности сторон (кроме необлагаемой налогом сумм материальной помощи), к которым можно отнести и выплаты по договору аренды автомобиля у физического лица, как работника, так и третьей стороны.

Возместить работнику расходы на топливо, техобслуживание автомобиля и т.п. в командировке на основании ст.140.1.7 НКУ при отсутствии договора аренды транспортного средства не удастся, так как не будет прослеживаться связь таких затрат с основной деятельность предприятия. А использовать при этом ст.125 Кодекса законов о труде, предусматривающую компенсацию работнику износа инструментов для такого объекта как автомобиль – невозможно. Однако, при командировках по Украине в состав командировочных расходов можно включать затраты не подтвержденные документально (суточные расходы) в размере до 0,2 от размера минимальной заработной платы, а за границу – 0,75 за каждый календарный день в единой сумме независимо от статуса населенного пункта. Поэтому, для «косвенной» компенсации расходов работника можно установить суточные работнику в максимальном размере, предусмотренном ст.140.1.7 НКУ. Можно выплачивать суточные и в «сверхлимитном» размере. Но в таком случае разница облагается НДФЛ и ее нельзя будет отнести в расходы предприятия. Обязательное условие для включения суточных в установленном ст.140.1.7 НКУ размере в расходы предприятия – наличие приказа руководства о командировке, отметки пограничной службы (при необходимости) в загранпаспорте и т.п. Обратим внимание, что если для поездки по территории другой страны необходимо осуществить страхование жизни или здоровья командированного лица или его гражданской ответственности (как водителя), то такие затраты согласно ст.140.1.7 НКУ включаются в налоговом учете в расходы предприятия.

При расчете налога на прибыль расходы (с учетом ограничений ст.139.1.7 НКУ)  на автомобильные командировки работников основного производства включаются в прочие прямые расходы. Расходы на оплату служебных командировок персонала цехов, участков и т.п. относятся в состав общепроизводственных расходов. Затраты на служебные командировки аппарата управления предприятием и другого общехозяйственного персонала относятся к административным расходам. А командировочные затраты работников, занятых сбытом, соответственно, в расходы на сбыт. Командировочные расходы не упомянутых выше категорий персонала будут являться прочими операционными расходами. Если в период командировки предприятием были понесены расходы на ремонт автомобиля, то такие затраты попадут в расходы в размере 10% лимита ст.144.1 НКУ, оставшаяся часть будет подлежать амортизации. Установление дополнительных ограничений по составу затрат налогоплательщика, кроме тех, которые указаны в Разделе ІІІ НКУ по требованию ст. 140.5 НКУ невозможно.

Размер и состав расходов работников при командировке на автомобиле.

Для целей налогового учета размер и состав расходов командированных лиц устанавливаются Постановлением КМУ «О суммах и состав расходов на командировки государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (Далее – Постановление №98), которым определены некоторые ограничения для поездок работников в командировки на собственном либо арендованном предприятием автомобиле. Так, при командировках за границу расходы на аренду, прокат автотранспорта могут быть возмещены только с разрешения руководителя предприятия (при наличии подтверждающих документов). А при поездке за границу на служебном автомобиле, расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются работнику с учетом установленных норм за один километр пробега в соответствии с утвержденным маршрутом. Специальных требований к содержанию «маршрута» законодательством не установлено, поэтому такой документ составляется в произвольной форме, которая определяется руководством предприятия.

При командировке за границу на автомобиле работнику возмещаются также прочие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд грунтовыми, шоссейным дорогам и водным переправами. Коме того, для включения в командировочные расходы стоимости страхового полиса жизни или здоровья командированного работника или его гражданской ответственности (в случае использования транспортного средства) Постановление №98 в отличие от НКУ требует уже наличия оригинала данного полиса с отметкой об уплате страхового платежа. Прочих особых правил либо ограничений размеров расходов специально для командировок на автомобиле Постановлением №98 не содержит. Отчет об использовании средств, выданных на командировки или под отчет, подается согласно ст. 170.9.2 НКУ в течении пяти рабочих дней после завершения командировки. Командированные работники, прибывающие в населенный пункт, согласно п.б) ст. 262.2.2 НКУ освобождены от уплаты туристического сбора.

Учет топлива и километража при автомобильных командировках.

При списании топлива следует учитывать допустимые нормы его потребления для разных условий эксплуатации транспортных средств, установленные приказом Министерства транспорта Украины от 10 февраля 1998 г. № 43. В некоторых случаях допускается увеличение расходования топлива, например при движении в горах, командировках в другие климатические зоны (в том числе за пределы Украины), для «пожилых» автомобилей и т.п. Списание топлива свыше предельных норм может быть основанием при проверке для сторнирования расходов на его приобретение. Нормирование расхода моторных масел и смазочных материалов осуществляется пропорционально расходу топлива.

Отметим, что на сегодняшний день необходимость обязательного наличия у водителя путевого листа Законом Украины «О дорожном движении» от 30.06.1993 г. №3353-XII не предусмотрена. Вместе с тем, на предприятии для бухгалтерского, налогового учета и контроля работы автотранспорта и работников существует необходимость в наличии первичного документа, учитывающего время работы автомобиля и водителя, объем израсходованного топлива, километраж, таксировку и т.п. Например, приказом Госкомстата от 17.02.1998г.№74 при поездках на собственном либо арендованном транспорта установлена обязательность использования «Путевого листа служебного легкового автомобиля» т.ф.№3. А для грузовых автомобилей предприятие вправе использовать самостоятельно разработанные формы, взяв за основу, например, «Путевой лист грузового автомобиля» т.ф.№1 и «Путевой лист грузового автомобиля в международном сообщении» т.ф.№2, утвержденные совместным приказом Министерства транспорта и Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета работы грузового автомобиля» от 29.12.95 № 488/346 [1]. В упомянутые типовые формы для целей учета и контроля расхода топлива и километража можно добавить необходимые графы и разделы либо убрать не нужные строки. При этом следует соблюдать требования Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 г. № 88 относительно наличия на бланке путевого листа обязательных реквизитов первичных документов, его заполнения, подписания и т.п. Подобные самостоятельно разработанные формы и порядок их использования должны быть утверждены распоряжением руководства предприятия.

Выводы:

Автомобильные командировки могут осуществляться по территории страны и за границу на автотранспорте принадлежащем предприятию либо арендованном у организаций или граждан (в т. ч. у работников). Налоговым законодательством для расходов при командировках на автомобиле не установлено каких либо специальных правил или ограничений, кроме наличия подтверждающих документов и связи с основной деятельностью хозяйствующего субъекта. Для включения в расходы затрат по арендованным автомобилям, договор найма должен быть надлежащим образом оформлен. Для учета топлива и километража при автомобильных командировках целесообразно использование соответствующих первичных документов. В случае поездок на арендованном автотранспорте оформлять временный регистрационный талон не обязательно, страховой полис – необходим.

А.В.Друшляк,опубликовано в 2012 году

[1] Данный приказ на основании Указа Президента Украины «О государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти» от 03.10.1992г. № 493/92 в силу так и не вступил.

Командировка на личном автомобиле в 2020 — 2021 годах часто вызывает вопросы трудовиков, а в ряде случаев и налоговиков, при выездной проверке. Как правильно оформить документы, чтобы избежать претензий проверяющих? Какую сумму нужно возместить сотруднику? На какие нюансы обратить особо пристальное внимание при составлении договора аренды техники? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.

Командировка на личном транспорте. Законодательная база

Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

  • гарантии работнику при направлении его в командировку;
  • порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий. 

ВНИМАНИЕ! Работодатель должен прописать порядок оформления и оплаты командировки в локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. О нюансах оформления документа читайте в материале «Как составить положение о командировках».

image

Нужно ли заключать соглашение об аренде автомобиля

На вопрос «Заключать ли с сотрудником соглашение об аренде личного автомобиля» есть 2 ответа:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

  1. Безопаснее заключить договор и прописать сумму компенсации. Размер компенсации за ГСМ может быть любым, но в расходах можно учесть лишь нормативные показатели:
  • 1 200 руб. в месяц — если объем двигателя менее 2000 см 3;
  • 1 500 руб. в месяц — в случае превышения 2 000 см 3.

ВАЖНО! Обязательно возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиля (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).

        2. Если договор не заключать, то работнику оплачиваются вся сумма за бензин по  авансовому отчету. Эта же сумма учитывается в налоговых расходах. В данном случае возможны споры с налоговиками, т.к. они рекомендуют и в этом случае оплачивать ГСМ по нормативам.

В любом случае оформите путевой лист. Документ послужит доказательством реальных затрат на бензин, т.к. в нем указывается пробег, маршрут следования и т.д. 

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).

К таким реквизитам относятся (раздел 1 приказа Минтранса РФ № 368):

  • название и номер путевого листа;
  • данные о сроке действия документа;
  • данные о владельце автомобиля;
  • информация о транспортном средстве;
  • информация о водителе;
  • сведения о перевозке.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля см. здесь.

Как оформляется выезд в командировку?

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Подпишитесь на рассылку

Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

Бланк формы Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

imageСкачать бланк формы Т-9

В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию (ст.9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 №402-ФЗ):

  • наименование организации;
  • дату составления и номер распорядительного документа;
  • данные сотрудника, наименование его должности;
  • данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;
  • длительность командировки (даты отъезда и прибытия);
  • цель командировки;
  • подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т. д.);
  • сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Образец заполнения приказа по форме Т-9 можно скачать по ссылке ниже.

Скачать образец заполнения

Возмещение командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

  • на проезд в обе стороны;
  • на съем жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, который составляется по форме № АО-1, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. К отчету необходимо приложить:

  • документы, подтверждающие расходы на жилье (квитанции из гостиницы или расписки в получении денег, если жилье арендовалось у физлица);
  • чеки на ГСМ;
  • путевой лист;
  • служебную записку.

Служебная записка призвана подтвердить срок командировки. Составляется такой документ в произвольной форме, однако во избежание недоразумений при налоговых проверках рекомендуется установить форму служебной записки во внутренних документах организации.

Пример оформления служебки:

Если в командировку на личном авто было отправлено несколько сотрудников, то путевой лист оформляется только на водителя. Соответственно, если бензин оплачивал только водитель, чеки об оплате ГСМ другие командировочные представлять не должны. Если во время командировки потребуется ремонт личного авто, расходы на техобслуживание возмещаются работодателем в рамках соглашения об использовании транспортного средства, заключенного между работодателем и сотрудником. Также по соглашению работнику могут быть компенсированы расходы, связанные с произошедшим в командировке ДТП (естественно, если таковое произошло не по вине командированного сотрудника).

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

***

Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».

Предыдущий материал Следующий материал

Если сотрудником для служебных целей используется своя личная машина, то компания обязана компенсировать ее износ и расходы на обслуживание. Это требование прописано в статье 188 ТК РФ. Но что, если нужна машина в командировке? Как лучше всего сделать? В таком случае будет актуальна аренда машины в командировке. Наша компания предоставляет услугу — аренда мерседес с водителем. Это может решить для вас сразу множество проблем.

Условия возмещения работнику расходов на аренду авто

Варианты оформления использования автомобиля (в том числе личного) в служебных целях:

  1. Аренда с экипажем. В таком случае предоставляется не только транспортное средство, но и услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).
  2. Аренда без экипажа. В таком случае организация получает машину во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ). Без дополнительных услуг, как в первом случае.

Что касается выплаты компенсации за пользованием личным ТС работника, то при заключении договора важно обратить особое внимание описанию арендуемого авто. В договоре нужно прописать все технические характеристики. Только в этом случае соглашение будет считаться заключенным.

Акт оказанных услуг составляется в том случае, если это предусматривает договор аренды.

Налоги и учет

Для любой организации важно, чтобы оформление деловых поездок было должным образом. Поэтому этому процессу нужно уделить особое внимание.

Во время расчета налога на прибыль расходы, связанные с арендой авто, модно учесть в сумме фактических затрат. Это прописано в пп. 10 п.1 ст.264, п.1 ст.252 НК РФ. Также в состав расходов компания может включить:

  • Расходы на ГСМ (пп.2 п.1 ст.253 НК РФ);
  • Оплату ОСАГО, если эта обязанность возложена на арендатора (пп.1 п.1 ст.263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).

Договор аренды, акты приемки оказанных услуг и другие документы, доказывающие использование арендованной машины в производственной деятельности, являются документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды ТС. Также к таким документам относят заявку на использование арендованной машины, приказ руководителя о закреплении арендованных машин за работника и копии путевых листов, с помощью которых можно установить регулярность использования, а также маршрут движения авто и продолжительность их использования.

Налог на ТС и на имущество за арендованное авто платить не нужно. Эта обязанность владельца машины. Если компания арендует личное авто сотрудника, то НДС эта операция не облагается.

В бухгалтерском учете стоимость арендованного ТС отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Если автомобиль не числится на балансе, то и амортизация не будет начислена.

Как и где арендовать машину

Организация деловых поездок – непростая задача. Поэтому лучше всего обратиться в компанию, которая занимается предоставлением этих услуг.

Деловой туризм подразумевает встречу и ведение переговоров, научных экспедиций и конференций, инсентив программ, краткосрочных стажировок, тренингов, инспекций представительств.

Такая компания поможет организации повысить эффективность и сократить расходы на деловые поездки сотрудников с помощью индивидуальной программы, которая будет соответствовать всем потребностям. Организация сможет разработать свою собственную программу аренды автомобилей, которая включает в себя только те услуги, которые ей нужны, что поможет контролировать расходы.

Крайне важно обратиться в компанию, которая занимается деловыми поездками и предлагает современные услуги по аренде автомобилей. Специальные скидки, широкий выбор автомобилей и цены «все включено» — вот некоторые из основных преимуществ этой услуги.

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников. Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

ПРИКАЗ о направлении в командировку по форме Т-9 образецПРИКАЗ о направлении в командировку по форме Т-9 бланк

Путевой лист образец заполненияПутевой лист бланк

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

  • амортизация транспортного средства;
  • затраты на ГСМ;
  • текущее техническое обслуживание;
  • возможный внеплановый ремонт.

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2020 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации. О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandirovki-komandirovki-v-vyhodnye-dni

Оформление путевого листа

Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

  • реквизиты документа: название и номер;
  • срок действия;
  • данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
    1. фамилию, имя, отчество,
    2. паспортные данные;
  • сведения об используемом транспортном средстве:
    1. государственный номер,
    2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

Обратите внимание Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой статье

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

  1. заполненного путевого листа;
  2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
  3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
  4. авансового отчета;
  5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника. При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель. Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е. компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Договор аренды автомобиля (транспортного средства) без экипажа

Использование в командировке услуг такси

Расходы на такси в командировке в 2020 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

  1. реквизиты квитанции: серию, номер;
  2. наименование перевозчика, его ИНН;
  3. сумму проезда;
  4. дату выдачи квитанции;
  5. подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.

Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль. Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли. Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

Хотите получить больше информации? Задавайте вопросы в комментариях —>

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: