Сведения о среднесписочной численности работников: образец заполнения, бланк

Ежегодно существующие, созданные или организованные предприятия обязаны подавать определённый перечень отчётных документов, одним из которых является отчёт о среднесписочной численности работников. Заполнение, тип оформления и сроки подачи оговорены в Налоговом кодексе Российской Федерации (ст. 80 п. 3). Лица, на которых возложена эта функция, должны знать все нюансы, чтобы к предприятию не были применены штрафные санкции. В 2021 году в этой сфере произойдут значительные изменения, поэтому даже опытные сотрудники должны изучить вопрос детально и максимально подготовиться к нововведениям.

Нормативная база

Изменения процедуры подачи отчётности по среднесписочной численности работников вызвана принятием Федерального закона №5-ФЗ от 28 января 2020 года. В действие этот закон вступит почти через 11 месяцев с момента его подписания – 1 января 2021 года. Этого времени будет достаточно, чтобы специалисты успели ознакомиться с основными изменениями и нововведениями. Сроки вступления в действие прописаны в п.2 ст. 1, ч.2 ст. 2 данного закона.

Чем вызваны поправки

Государственная политика Российской федерации направлена на уменьшение административной нагрузки по отношению к подотчётным организациям и различным формам бизнеса. После того, как с 2021 года отчёты по среднесписочной численности работников будут подаваться в обновлённом виде, объёмы налоговой отчётности сократятся.

До принятия этого закона отчёт о количестве работников и отчёт по страховым взносам сдавались в соответствующие организации в разные сроки, а это создавало неудобства для отчитывающихся организаций. Теперь процедура станет проводиться в один этап, она упростится и будет менее трудозатратной для исполнителей.

Бухгалтер предприятия

Главные изменения

Основные нововведения по подаче отчёта среднесписочной численности касаются оформления и сроков подачи.

Оформление

До 31 декабря 2020 года эта процедура осуществлялась по форме, которая утверждена в Приказе ФНС РФ от 29 марта 2007 ММ-3-25/174. Данные по среднестатистической численности предоставлялись по структуре, которая указана в вышеобозначенном Приказе.

Образец бланка для заполнения:

Скачать бланк формы КНД 1110018 в формате Excel

С января 2021 года эта отчётность не будет предоставляться в Инспекцию Федеральной налоговой службы России отдельно. Данные теперь объединятся с расчётами по страховым взносам.

Сроки

Всем предприятиям, которые обязаны подать отчёт за 2020 год по новой форме, сделать это следует до 30 января 2021 года. Следует заметить, что теперь на оформление этой отчётности даётся на 10 дней больше: в прошлый раз, как и всё время до этого, крайний срок составлял 20 января.

рабочий стол офисного сотрудника

Ещё одно новшество: раньше подобные данные требовалось сдать раз в году, в январе, а теперь это выполняется вместе с подачей информации о налоговых взносах ежеквартально. Сроки сдачи по кварталам следующие:

  • I квартал – до 30 апреля;
  • II квартал (I полугодие) – до 30 июля;
  • ІІІ квартал – 30 октября;
  • IV квартал (за год) – до 30 января.

То есть, начиная с января 2021 года отчёты о среднестатистической численности людей, работающих на предприятии, будут поступать в Инспекцию Федеральной налоговой службы каждый квартал.

Как считать

Для расчёта по 2020 году берут списочную численность на 1 января 2021 года. Нужно чётко определять две категории:

  • те, кто входит в отчёт;
  • те, кого не включают.

Кого включают

В состав отчёта по среднесписочной численности вносят следующие лица:

  • собственник компании, если он работает на предприятии и получает на нём официальную зарплату;
  • люди, которые были официально трудоустроены на протяжении 2020 года и проработали один и более дней;
  • те, кто находились в командировках от предприятия;
  • больные с официальным больничным листом;
  • сотрудники с трудовой неделей менее 15 часов;
  • кадры на испытательном сроке
  • работники, осуществляющие трудовую деятельность на дому после оформления трудового договора;
  • ученики ПТУ на балансе организации;
  • сезонные рабочие;
  • лица, отбывшие на учёбу от производства;
  • те, кто работают по нарядам или вахтовым методом;
  • ученики, проходящие производственную практику;
  • студенты из стройотрядов;
  • люди, находящиеся в оплачиваемом отпуске или в отгуле;
  • женщины в декрете, в том числе – после усыновления новорожденного из роддома;
  • временные рабочие или исполняющие обязанности;
  • пенсионеры, продолжающие работать;
  • работники Крайнего Севера в отпускной период перед увольнением;
  • престарелые обитатели домов-интернатов, работающие на особых условиях;
  • инвалиды войны;
  • специалисты из других стран, которые прибыли на работу по приглашению от организации;
  • работники, находящиеся под следствием.

Кого исключают

Перечень работников, которые не входят в расчёт среднесписочной численности, гораздо меньше:

  • кадры, принятые по совместительству из других предприятий;
  • работающие на основании договора гражданско-правового характера;
  • лица, находящиеся на обучении в образовательных учреждениях с отрывом от производства и получающие стипендию от организации;
  • владельцы предприятия, которые не получают от него зарплату.

Алгоритм

Для расчёта среднесписочной численности необходимо сначала получить среднемесячные данные. Для этого придерживаются следующих правил:

  • списочные данные из табеля учёта рабочего времени за каждый день суммируются, а затем сумма делится на количество дней в месяце;
  • в рабочий день количество работников равно количеству тех сотрудников, что работают после оформления трудового договора;
  • количество в выходные и праздники определяется по числу рабочих в предыдущий день;
  • если сотрудник уволен в пятницу или накануне выходного, его в расчёт выходных и праздничных дней не включают.

Формулы

Для годового показателя:

Показатель за месяц:

Формула расчета ССЧ для полной занятости:

Сначала исчисляется общее количество рабочих на каждый день месяца (Д1, Д2, Д31) и затем полученное число делится на количество календарных дней (Кд)

При подсчете учитываются именно календарные дни, включая выходные и праздники

Пример

На предприятии 1 марта 2021 года работает 20 персон по полному дню с официальным оформлением по трудовому договору и один внешний совместитель.

Стандартная продолжительность рабочего дня в организации – восемь часов при пятидневном графике. Предположим, один сотрудник уволился 13 числа, а 22 марта одна сотрудница ушла на больничный перед декретом.

До 13 числа считаем по 20 человек в день, а с 14 марта – по 19.

13 дней Х 20 человек =260

18 дней Х 19 человек = 342

260 + 342 = 602

602 / 31 день = 19,4

Значит, среднесписочная численность за март – 19,4.

Точно так же считается по каждому месяцу квартала. Для определения среднесписочной численности за квартал берут данные за три месяца, суммируют их и делят на три.

Читайте также:

Сведения о среднесписочной численностиГусарова ЮлияСведения о среднесписочной численности подают все работодатели: и ООО, и индивидуальные предприниматели. Срок – до 20 января. Скачайте актуальный бланк отчета в сервисе «Моё дело»

Эта форму сдают:

— Все индивидуальные предприниматели, если у них в отчетном году были наемные работники.

— Все организации без исключения, независимо от наличия наемных работников.

Форма КНД 1110018 очень простая. Она содержит только один показатель, остальные поля – реквизиты организации или предпринимателя.

Срок сдачи – 20 января.

Новым организациям необходимо впервые заполнить и сдать форму до 20 числа месяца после создания. Например, если фирма зарегистрирована 15 июля, то сдает сведения до 20 августа, а потом в общем порядке до 20 января. На индивидуальных предпринимателей это требование не распространяется, вновь зарегистрированные ИП должны сдать отчет до 20 января.

Саму форму заполнить несложно, а вот чтобы рассчитать среднесписочные сведения для включения в бланк, нужно учесть некоторые особенности.

Для того, чтобы определить показатель, необходимо придерживаться Указаний, утверждённых Приказом Росстата от 26.10.2015 № 498.

Кого включать в расчет

В расчет берутся все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе находящиеся в оплачиваемых отпусках, больничных, командировках, выходных, отгулах. Сотрудники, которые работают по гражданско-правовым договорам, не включаются. Так же в расчет не берутся:

— Женщины в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 и до 3 лет.

— Работники, ушедшие в административные или ученические отпуска за свой счет, то есть без сохранения зарплаты.

Индивидуальные предприниматели себя в отчет не включают, т.к. они не могут заключить трудовой договор сами с собой.

Надо ли сдавать отчет с показателем «0», если в штате ООО никого нет, а единственный учредитель не заключал трудовой договор? По логике да, потому что обязанность сдавать сведения есть у всех организаций без исключения. Но нужно иметь в виду, что это может вызвать вопросы, ведь тогда организация будет считаться неработающей. Беспроблемный вариант, когда учредитель имеет трудовой договор и сдает отчет с показателем от единицы и более.

В приведенных Указаниях содержится полный список, в каких случаях работники включаются в расчет среднесписочной численности, а в каких нет. Ситуации бывают разные, поэтому при составлении отчета рекомендуем свериться с этим списком.

Методика расчета

По сотрудникам, которые работают полный день, расчет делается просто:

— Количество работающих каждый день суммируется. Причем считаются и выходные, и праздничные дни. Значение для выходных и праздничных дней нужно брать равным с последнего рабочего дня.

— Сумма делится на количество календарных дней. Обратите внимание, не отработанных, а именно календарных дней (28 (29), 30 или 31 в зависимости от месяца). Это будет среднесписочная численность за месяц. Неполное число округляется по правилам математики или до единицы, если показатель меньше единицы.

Если на предприятии есть сотрудники, которые работают неполный день или неполную неделю, расчет делается по-другому. Нужно:

— Посчитать общее количество часов, отработанных такими сотрудниками за месяц.

Пример: один сотрудник работал по 4 часа в день, другой – по 6 часов. Оба за месяц проработали 22 дня.

(4 х 22) + (6 х 22) = 220 часов

— Разделить получившееся значение на продолжительность рабочего дня. Она зависит от продолжительности рабочей недели в организации.

Например, при 40-часовй неделе и пяти рабочих днях продолжительность рабочего дня будет 8 часов, и т.д.

220 / 8 = 27,5

— Получившееся число снова разделить на количество теперь уже рабочих дней в месяце. Допустим, рабочих дней было 22:

27,5 / 22 = 1,25

Неполное число округляется по вышеуказанному принципу.

Таким образом нужно рассчитать отдельно показатели за каждый месяц по сотрудникам на полной занятости и на частичной, а потом сложить. Получившая сумма делится на 12 месяцев (даже если организация работала не полный год).

Выведенное значение – это и есть тот единственный показатель, который нужно включить в бланк сведений о среднесписочной численности работников.

Скачать форму отчета вы сможете сразу после регистрации в сервисе «Моё дело». 

К числу основных показателей деятельности компании можно отнести сведения о среднесписочной численности работников. Данный расчет производит либо бухгалтер, либо работник отдела кадров. Списочная численность необходима при составлении отчетов в ПФ, налоговую, Росстат, ИФНС и т. д. Кроме этого, в начале каждого года хозяйствующие субъекты должны сдавать отчет. Рассмотрим, как рассчитать среднесписочную численность работников.

Кто должен предоставлять сведения о среднесписочной численности работников

Среднесписочная численность это показатель числа работников компании, которые были в ней заняты, посчитанный в среднем за определенный период.

Согласно действующим нормам закона рассчитывать этот показатель должны все хозяйствующие субъекты. Это не только организации, но и предприниматели, которые являются работодателями.

Отчет о среднесписочной численности необходимо отправлять также и недавно зарегистрированным субъектам. Для них законом предусмотрен особый период – не позже 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации общества в налоговой. Также они сдают данный отчет вместе со всеми в определенные сроки. Это значит, что среднесписочная численность для вновь созданных организаций представляется дважды.

Эти данные необходимы при расчете налогов, других показателей, например, размера среднемесячной заработной платы. Кроме этого среднесписочная численность является критерием, который разграничивает хозяйствующие субъекты при сдаче ими отчетов в налоговую и внебюджетные фонды.

Важно!Индивидуальные предприниматели у которых нет наемных работников освобождены от сдачи данной отчетности начиная с 1.01.2014 года.

Куда предоставлять и способы отправки отчетности

Существующие регламенты определяют, что среднесписочная численность должна сдаваться индивидуальными предпринимателями по месту их регистрации, то есть жительства, а организации – по месту нахождения. Если фирма имеет структурные подразделения, то отчитываться она должна в общем за всех сотрудников, в том числе занятых в филиалах и обособленных отделениях.

Данный отчет может заполняться в ручную или с использованием специализированных программ и интернет—сервисов.

Представлять его в налоговую инспекцию можно:

  • Путем непосредственного вручения инспектору бумажного документа – при этом подавать нужно два бланка, на одном из них ответственное лицо ставит отметку о получении и возвращает ее представителю компании;
  • Способом отправления отчета на бумаге почтой с описью вложения;
  • С помощью электронного документооборота — для этого в компании должна быть ЭЦП и программа по ЭДО.

В зависимости от региона расположения фирмы ИФНС может попросить представить вместе с бумажным документом его электронную копию.

Сроки сдачи отчета среднесписочной численности

Еще раз отметим, что отчетность предоставляется как уже действующими, так и новыми организациям. Сроки предоставления отчетности следующие:

  • Для вновь организованных организаций (ИП сюда не входят)- не позднее 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором была осуществлена регистрация ООО.
  • Для действующих организацией и предпринимателей, у которых есть работники сведения предоставляются 1 раз в год – до 20 января года, следующего за отчетным.
  • При ликвидации ООО или закрытии ИП данную отчетность необходимо предоставь до установленной даты снятия с учета или ликвидации.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Декларация по УСН 2017 — образец заполнения

Как рассчитать среднесписочную численность работников

К расчету данного показателя нужно подходить ответственно в связи с важностью, которую он имеет для проверяющих органов. При его расчете надо использовать данные табеля по учету времени работы, приказы о приеме и увольнении сотрудников компании, предоставлении отпусков и т. д.

Многие специализированные программы, если в них вносить все необходимые данные, среднесписочную численность могут рассчитать автоматически. Но специалисту фирмы желательно все же знать методику расчета этого показателя

Определение численности на каждый день в месяце

Сначала нужно узнать число полностью занятых сотрудников на фирме. В рабочие дни это значение равно количеству людей, с которыми подписаны трудовые соглашения, включая тех кто в командировках и на больничном.

При этом в данном объеме не учитываются:

  • Внешние совместители;
  • Работники с договорами подряда;
  • Сотрудницы в декретном отпуске или по уходу за малышом;
  • Работники в учебном отпуске без оплаты;
  • Сотрудники, которые согласно договору работают неполный день или неделю. При этом те, для кого сокращенное время работы закреплено законом (к примеру, занятые на местах с вредными условиями) в расчете учитываются;

Важно!Количество работников в выходной день считается таким же, как в последний перед ним рабочий день. Это значит, что уволенный в пятницу сотрудник участвует в расчете в субботу и воскресенье. Компании, у которых не заключено ни одного трудового контракта ставят за расчетный месяц «1», принимая в учет своего руководителя, даже если он не получает зарплаты.

Помесячный расчет численности сотрудников с полной занятостью

Это число определяется как сумма численности полностью работающих сотрудников за каждый день месяца, разделенная на количество дней в месяце:

Чм=(Д1+Д2+…+Д31)/Кд, где:

  • Д1, Д2… – количество рабочих на каждый день месяца;
  • Кд — число дней в месяце.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Как правильно заполнить декларацию по УСН 2017 «доходы минус расходы»

Пример. В с 1 по 17 марта в компании работало на полный день 15 сотрудников. 18 марта был принят на работу новый сотрудник, таким образом общая  численность до конца месяца составила 16 человек. 

Получим: (15 чел. * 17 дней + 16 чел. * 14 дней) / 31 = (255+224)/31 = 15,45 полученный результат не округляем. 

Расчет средней численности частично занятых сотрудников

Сначала нужно рассчитать общее количество часов, которые выработали работники, занятые не полный день. При этом дни, проведенные в отпуске или на больничном считаются по количеству часов, отработанный в последний день, предшествовавший этому событию.

Затем определяется среднее число таких сотрудников. Для этого общая сумма отработанных ими за месяц часов делится на произведение количества дней работы в месяце и количества рабочих часов в день.

Чн=Чс/Рч/Рд, где:

  • Чс — общее количество часов за месяц, выработанных частично занятыми сотрудниками;
  • Рч — количество рабочих часов в день, в соответствии с продолжительностью рабочей недели, которая установлена в компании. Так, если используется 40-часовая неделя, то ставится 8 часов, 7,2 часа ставится при 32-х часовой неделе, 4,8 часа ставится, если длительность недели составляет 24 часа;
  • Рд — число дней работы в месяце, в соответствии с календарем.

Пример. Сотрудница в марте месяце отработала 24 дня из всего месяца на полставки. При продолжительности 8 часов это составило по 4 часа в день. 

Расчет: 24 дня*4 часа в день/ 8 часовая неделя/ 24 = 96 / 8 / 24 = 0,5. полученный результат не округляется. 

Расчет средней численности всех сотрудников за месяц

Для определения общей численности нужно сложить среднюю численность полностью занятых и частично занятых работников. Итоговое значение округляется согласно математическим правилам — больше 0,5 вверх, а меньше — отбрасывается.

Чс = Чм+Чн, где:

  • Чм — Полученное количество полностью занятых сотрудников за месяц;
  • Чн — Полученная численность частично занятых сотрудников за месяц.

Пример. Возьмем исходные данные выше описанных примеров, где работали сотрудники за март месяц. 

Расчет: 15,45 + 0,5 = 15,95

Расчет средней численности за год

После того, как количество было посчитано за каждый месяц, определяется средняя численность за весь год.

Для этого складываются значения всех 12 месяцев, и полученное число делится на 12. Итоговая цифра снова округляется в большую или меньшую сторону.

Чг = (Чс1+Чс2+…+Чс12)/12, где

  • Чс1, Чс2… – полученная средняя численность за каждый месяц.

Если компания была зарегистрирована в течение года и не отработала весь период, то итоговая сумма все равно делится на 12.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Вся отчетность ИП 2017

Помимо годовой, для некоторых отчетов надо определять квартальную численность в среднем. Она производится в аналогичном порядке, только итог сложения показателей за квартал делится на три.

Пример расчета среднесписочной численности работников организации

В данном примере у нас отсутствуют частично занятые работник. Все работают на полную ставку.

Расчетный месяц Исходные данные (количество работников) Расчет показателей
Январь с 01 по 31.01.2015 года –  16 человек. 16
Февраль с 01 по 25.02 2015 года — 17 человек;

с 26.02 по 28.02.2015 – 18 человек.

Так как с 1-го по 25 февраля, 25 дней в компании было 17 человек и 3 дня – с 26 по 28 февраля – 18 человек, получим: (17*25 +18*3) / 28=17,1
Март с 01.03 по 31.03.2015 – 18 человек. 18
Апрель с 01.04 по 30.04.2015 – 18 человек. 18
Май с 01.05 по 04.05.2015 года -18 человек;

с 05.05 по 31.05.2015 года — 17 человек.

Так как с 1 по 5 мая было 18 человек, а с 5 по 31 мая 17 сотрудников, получим: (4*18+27*17)/31=17,1
Июнь с 01.06 по 30.06.2015 года — 17 человек. 17
Июль с 01.07 по 31.07.2015 года — 17 человек. 17
Август с 01.08 по 31.08.2015 года  – 16 человек 16
Сентябрь с 01.09 по 30.09.2015 года — 16 человек. 16
Октябрь с 01.10 по 25.10.2015 года  – 16 человек;

с 26.10 по 31.10.2015 года  – 17 человек

(26*16+5*17)/31=16,2
Ноябрь с 01.11 по 30.11.2015 года  – 17 человек 17
Декабрь (20*18+11*16)/31=17,3
Среднесписочная численность на 01.01.2016

(16+17,1+18+18+17,1+17+17+16+16+16,2+17+17,3)/12=16,89

Результат – 17

Штраф за не сдачу среднесписочной численности

Если компания или предприниматель не вовремя подали или вообще не подали отчет о средней численности, то налоговая может наложить штраф в сумме 200 рублей за каждый документ (согласно НК).

Кроме этого, через суд на виновное должностное лицо может за это же нарушение быть наложен штраф 300-500 руб. (согласно КоАП).

Однако даже если штраф был уплачен, компания или предприниматель обязаны все равно подать его.

Также не сдача отчета может рассматриваться налоговой как отягчающее обстоятельство при появлении других аналогичных нарушений. Это, в свою очередь, повлечет в будущем наложения штрафов в двойном размере.

Среднесписочная численность бланк 2016

Скачать актуальный бланк в формате Excel. (форма КНД 1110018).

Скачать образец заполнения отчета в формате PDF. 

Деятельность хозяйствующего субъекта характеризуется по ряду критериев, среди которых особое место отдается такому показателю, как сведения о среднесписочной численности работников фирмы. Он используется при отнесении компании к той или иной группе в соответствии с размерами фирмы. Поэтому списочная численность записывается во многих отчетах, которые представляют организации.

Кто предоставляет сведения о среднесписочной численности

Среднесписочная численность это данные о том, сколько сотрудников работают за определенный период в компании в среднем.

Она обязательно должна определяться на каждом субъекте, являющимся нанимателем трудовых ресурсов. При расчете данного показателя используются самые разнообразные отчетные промежутки — один месяц, три, двенадцать (год).

Независимо от времени, нормы закона установили единую методологию определения этого показателя.

Предоставление информации, куда входит и среднесписочная численность для вновь созданных организаций также обязательно, как и для работающих компаний. Законодательство требует, чтобы эти предприятия до двадцатого числа месяца, после регистрации в ЕГРЮЛ, направляли отчеты с данными показателями в налоговую.

В дальнейшем они сдают отчет о среднесписочной численности в обычном порядке. Таким образом, данная отчетность ими подается два раза при создании компании.

Внимание! Сведения о среднесписочной численности работников не обязательно представлять только субъектам бизнеса, которые работают в качестве индивидуальных предпринимателей без привлечения наемного труда. Это правило начало действовать только с 2014 года.

Значимость данных сведений определяется способом их использования при определении других важнейших показателей, например, средняя зарплата.

Разделение фирм по размеру предприятия происходит по среднесписочной численности. На базе этих данных устанавливается перечень деклараций и способ их представления.

Важно!Если на основании предоставляемых в налоговую сведений окажется, что в организации более 100 сотрудников, то она больше не сможет применять такие упрощенные налоговые режимы, как ЕНВД и УСН.  А при патентной системе налогообложения у ИП не может быть более 15 сотрудников.

Куда сдается отчетность

Для предприятий предусмотрено нормами закона, что они должны отправлять данные отчеты в ИФНС по месту их расположения. Если в состав предприятия включаются филиалы и другие внешние подразделения, то по организации подается один общий отчет, содержащий эти сведения.

Форма КНД 1110018 предпринимателями, у которых есть трудовые контракты с сотрудниками, сдается по месту их прописки и постановки их на учет.

Важно! Предприниматель осуществляющий хозяйственную деятельность на другой территории, отличной от той, где он был поставлен на учет, должен отчет о среднесписочной численности отправлять по месту своей регистрации.

Способы сдачи сведений

Данная отчетность формируется либо вручную, путем заполнения соответствующих бланков, либо с использованием специальных программных комплексов.

Существует несколько способов сдать такой отчет в ИФНС:

  • Отнести его в налоговую самостоятельно или попросив представителя, в бумажном виде. Отчет при этом должен быть составлен в двух экземплярах, на втором из которых инспектор проставляет соответствующую отметку.
  • Почтовым отправлением с обязательной описью вложения.
  • С помощью спецоператора с использованием электронной цифровой подписи ЭЦП.

Внимание!В зависимости от региона инспектор, принимающий отчет на бумаге, может попросить предоставить еще и электронный его файл.

Сроки сдачи отчета среднесписочной численности

В зависимости от ситуации выделяют три срока подачи этого отчета:

  • До 20 января года после отчетного — сдают в общем порядке все организации и предприниматели, выступающие нанимателями работников. При выпадании этого времени на выходной, оно переносится на идущий далее ближайший рабочий день. Таким образом за 2017 год отчет предоставляется до 22 января 2018 года.
  • До 20 числа месяца, который следует за месяцем постановки на учет хозяйствующего субъекта — сдают как вновь созданные компании, так и индивидуальные предприниматели. Т.е. если ООО или ИП были зарегистрированы в марте, то отчет необходимо сдать до 20 апреля.
  • Не позже дата исключения субъекта из реестра юрлиц и ИП — при закрытии бизнеса.

Скачать бланк и образец заполнения

Скачать бланк среднесписочной численности, форма КНД 1110018 в формате Excel.

Скачать образец заполнения для ООО.

Скачать образец заполнения для ИП.

Как правильно заполнить отчет о среднесписочной численности

Заполнение отчета начинается с указания ИНН организации или индивидуального предпринимателя. При этом ИНН ООО состоит из 10 цифр, а ИНН предпринимателя – из 12. Далее для организаций указывает КПП, а для ИП – ставим прочерк, так как у них этого кода нет. Указываем номер заполняемого листа.

Ниже вносим данные о той налоговой инспекции, куда сдается отчет и ее четырехзначный код. Например, для 29 налоговой г. Москвы это 7729.

Следом ставим дату, на которую сдается отчетность:

  • Если отчет предоставляется по окончании года, то ставим 01.01 и соответствующий год.
  • Если вы только зарегистрировали компанию или ИП, то как указали ранее – крайний срок – это 20 число месяца, который следует за месяцев в котором была произведена регистрация.
  • Если отчет сдается по случаю ликвидации ООО или закрытия ИП, то дата сдачи должна быть до того, как вы подадите документы о закрытии бизнеса.

Ниже пишем количество сотрудников в соответствии с произведенным расчетом.

Далее заполняем только левую часть бланка. В соответствующем поле директор, ИП или представитель должен поставить свою роспись, и дату подписания отчетности.

Внимание! Если отчет подписывается представителем, то необходимо будет к отчетности приложить доверенность, на основании которой данное лицо действует.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Данная обязанность по определению среднесписочной численности может возлагаться на кадровика или на бухгалтера.

В связи со значимостью этого показателя, его расчету надо уделять большое внимание, с тем чтобы обеспечить точность произведенного вычисления. Тем более, что контролирующие инстанции могут его проверить.

Исходную информацию следует брать из кадровых документов по учету времени, а также распоряжений руководства о приеме, отпуске или увольнении.

Специальные программы для ПК позволяют формировать данный показатель автоматически, исключая ошибки при вычислении. При этом обязательно нужно проверять источники информации.

Работник, производящий определение этого показателя, должен знать весь алгоритм расчета, с тем чтобы в любой момент он мог проверить данные вычисления.

Шаг 1. Определение численности за каждый день месяца

Первым шагом нужно определить количество сотрудников, которые работали в компании в каждый из дней месяца. Для каждого из рабочих дней это число равно количеству сотрудников, с которыми имеются трудовые контракты, включая рабочих на больничных и в командировках.

В расчете не участвуют:

  • Совместители, у которых основное место — другая фирма;
  • Работающие на основании договоров подряда;
  • Работницы отпусках — декретном или по уходу за детьми;
  • Сотрудники, у которых по соглашению устанавливается сокращенный рабочий день. Если же снижение времени работы закреплено законодательно, то они в расчете участвуют.

Внимание! Численность в выходной или праздник принимается как численность в предыдущий день работы. Таким образом, сотрудник, который уволился в пятницу, будет «числиться» еще субботу и воскресенье.

Если у компании не подписано ни одного соглашения, то для расчета число работников равно «1», принимая во внимание директора, даже если ему не выплачивается зарплата.

Шаг 2. Расчет числа работников с полной занятостью за каждый месяц

Это число определяется сложением численности сотрудников по каждому дню в месяце и деления итогового значения на число дней за месяц.

ЧислП=(Д1+Д2+..+Д31)/Дни, где

Д1, Д2 — число работников по каждому дню месяца;

Дни — число дней за месяц.

Пример: с 1 по 16 число месяца работало 14 человек, с 17 по 18 число — 15 человек, с 19 по 31 число — 11 человек.

Численность за месяц будет составлять: (16*14+2*15+13*11)/31=12,81

С итоговым результатом нужно выполнить округление до сотого знака после запятой.

Шаг 3. Расчет средней численности работников с частичной занятостью

Сначала необходимо рассчитать — какое количество часов отработали сотрудники с неполной занятостью за весь месяц. При этом считается, что количество часов в день, если сотрудник находится на отдыхе или на больничном, принимается по его последнему рабочему дню.

Следующим этапом рассчитывается среднее число таких людей в компании. Для этого полученную сумму часов нужно разделить на объем рабочих часов за месяц (это результат произведения числа рабочих дней и числа рабочих часов в день).

ЧислЧ=ЧасНеп/(РабДни*РабЧасы), где

ЧасНеп — количество часов, которые за месяц отработали работники с неполной занятостью;

РабДни — число рабочих дней в месяце;

РабЧасы — число рабочих часов в дне. Если установлен 40-часовой рабочий график, то здесь указывается 8 часов, если 32 часовой — 7,2 часа.

Пример: Работник работал в месяце 14 дней по 6 часов. Средняя численность получается:

(14*6)/(20*8)=84/160=0,53. Результат по правилам математики нужно округлить до сотых долей.

Шаг 4. Определение численности работников всех типов за месяц

Для того, чтобы рассчитать среднюю численность за месяц, нужно сложить полученные ранее значения численности работающих весь день и частично занятых. Итоговое число округляется по правилам математики — дробная часть до 0,5 не учитывается, а более 0,5 округляется до единицы вверх.

ЧислМ=ЧислП+ЧислЧ, где

ЧислП — полученное количество работников полностью занятых на предприятии;

ЧислЧ — количество работников частично занятых на предприятии.

Пример: По выполненных ранее расчетам численность за месяц равна:

12,81+0,53=13,34, нужно округлить до 13.

Шаг 5. Определение средней численности за весь год

После того, как был произведен расчет среднего числа людей по каждому из месяцев, то нужно теперь рассчитать показатель для целого года. Для этого нужно сложить значения за каждый месяц и полученный результат разделить на 12. Итог подлежит округлению по правилам математики.

ЧислГ=(ЧислМ1+ЧислМ2+..+ЧислМ12)/12, где

ЧислМ1, ЧислМ2 — среднее число за каждый месяц.

Внимание!Если компания отработала не весь месяц, к примеру, была зарегистрирована в середине этого периода, то итоговый результат все равно подлежит делению на 12.

Если ответственному лицу нужно рассчитать показатель не за год, а за квартал или полугодие, то принцип расчет не меняется. А с полученным итогом сложения средней численности за месяцы нужно выполнить деление на число месяцев в периоде.

Штраф за не сдачу сведений о среднесписочной численности

Если данный отчет был сдан не вовремя, то согласно НК на компанию будет наложен штраф 200 руб.

Также на лицо, которое было ответственно за сдачу отчета, может быть согласно КОАП оштрафовано на 300-500 руб.

При этом наложение штрафа и его дальнейшая уплата не снимает ответственности за сдачу отчета форма КНД 1110018.

В случае, когда отчет не будет сдан повторно, ИФНС может применить уже штраф в 2-ом размере как за отягчающие обстоятельства.

Читайте далее:

Титульный лист декларации по РСВ-1 образец заполнения

СЗВ-М 2018 года: образец заполнения

Отчетность ООО и ИП в 2018 году, календарь бухгалтера: сроки сдачи, таблица

Декларация ЕНВД 2015 образец заполнения

Декларация ЕНВД 2016 образец заполнения

Во-первых, данное понятие является довольно важным показателем для налогового и статистического учета. Он представляет собой некую усредненную величину численности работников предприятия за требуемый период. А, во-вторых, при анализе финансовой или, например, экономической деятельности организации без этого показателя вы просто никогда не сможете обойтись.

В чем заключаются отличия среднесписочной и списочной численности

Для начала нужно сказать, что эти довольно созвучные понятия, как «среднесписочная» и «списочная» численность совсем разные и путать их нельзя.

Содержание:

  • Правильный и грамотный расчет среднесписочной численности ↓
  • Исходные данные ↓
  • Понятие «целой единицы» ↓
  • Исключения ↓
  • Совместители ↓
  • Формулы для расчета среднесписочной численности ↓
  • Среднесписочная численность работников за год ↓
  • Среднесписочная численность работников за квартал ↓
  • Среднесписочная численность сотрудников за месяц ↓
  • Отчет ↓
  • Куда сдавать отчет и как ↓
  • Сроки сдачи ↓
  • Ответственность – если отчет не подан ↓

Для правильного подсчета численности (списочной) всех сотрудников предприятия, каждого работника мы считаем только один раз и это абсолютно не зависит от того фактора, отработал он весь период, либо не присутствовал на своем рабочем месте по любым причинам.

image

А уже, именно, на основе вышеуказанного показателя, вы и будете считать среднесписочную численность. Для того, чтобы определить эти данные для всех работающих в вашей фирме за какой-либо один месяц нужно поступить следующим образом: суммируются все работающие организации по списку за каждый день периода и данный показатель делится на все дни этого же периода.

Также отличие состоит в следующем: определенные сотрудники должны учитываться в численности по списку, но к понятию среднесписочной никак не относятся, к примеру:

Сотрудники, в данный момент, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, либо в отпуске по беременности и родам.

Когда вам необходимо будет произвести расчет, чтобы собрать среднесписочную численность, нужно будет учесть, что работники, отработавшие не все время, должны учитываться совсем ни целыми единицами за каждый отработанный день, а только пропорционально времени, которое было отработано. Некоторые категории могут быть исключением. К ним относятся работники, которым была предоставлена сокращенная продолжительность работы, что соответствует законодательству РФ. А именно к ним относятся, например, инвалиды.

Правильный и грамотный расчет среднесписочной численности

Предположим, вам необходимо произвести расчет численности работающих в организации за определенный период. К примеру, расчетный период – месяц. 

Расчет произведем таким способом: надо будет сложить численность сотрудников за каждый день определенного месяца по списку, не забудем включить выходные, а теперь делим сумму, которая получилась, на сумму дней в данном расчетном периоде.

Исходные данные

Для правильного определения среднесписочной численности вам понадобятся данные.

Такими исходными данными вам могут послужить:

  • Табель установленной формы. Очевидно, что среднесписочную нужно определять на основе списочной численности. А определить правильно численность по списку вам поможет только каждодневный строгий учет. Именно для того, чтобы безошибочно ежедневно учитывать отработанное всеми работниками и необходим такой документ, как табель.
  • Производственный календарь. Из данных такого календаря вы почерпнете информацию о количестве дней в текущем месяце и т.д.

Понятие «целой единицы»

Просто учитывать работников по списку – этого мало, нужно вести учет правильно. А для этого, вы должны знать, что все работники предприятия должны проходить один раз целыми единицами, как отработавшие по факту, так и те, кто отсутствовал на работе.

Исключения

Но, из правил всегда есть исключения. В нашей теме без них не обошлось. Существуют такие работники, которых мы не должны и не будем включать в состав численности по списку. К ним нужно отнести следующих:

  • работающие по совместительству, только внешнему;
  • работники, принятые на работу по договорам гражданского характера;
  • сотрудники, за которыми не сохраняется ЗП на время направления в другие организации;
  • работники, привлеченные договорами с государственными организациями;
  • работники, отправленные на учебу с получением стипендии и с отрывом от работы;
  • держатели организации, только те, которым не начисляется ЗП.

Совместители

Совместители, как известно, подразделяются на внешних и внутренних. Один работник, который работает в одной организации в качестве внутреннего совместителя, должен учитываться как одна, целая единица.

А касательно внешних совместителей дело обстоит по-другому.

В списочную численность мы не должны включать работников, работающих в организации на основе внешнего совместительства.Учет таких работников, естественно, должен вестись, но отдельно.

Формулы для расчета среднесписочной численности

Ниже приведем примеры нескольких формул, которые понадобятся для расчета численности за разные периоды времени, например, за отчетный месяц, а также за квартал и за год:

Ср/спис кол-во работающих за месяц = ∑Спис/числ дн / К дн, где

Спис/числ дн – численность по списку сотрудников за календарные дни данного месяца;

К дн – сумма, тех самых, дней определенного периода.

Среднесписочная численность сотрудников за любой из кварталов рассчитывается по следующей формуле:

Ср/спис кол-во работающих за квартал = ∑Ср/спис мес / 3, где

Ср/спис мес – сумма среднесписочной численности работников за все 3 месяца отчетного квартала.

Среднесписочная численность работников за текущий год рассчитывается по следующей формуле:

Ср/спис численность за год = ∑Ср/спис мес / 12, где

Ср/спис мес – сумма среднесписочной численности работников за все 12 месяцев отчетного года

Среднесписочная численность работников за год

Наименование периода  Среднесписочная численность, чел
Январь 500
Февраль 503
Март 510
Апрель 511
Май 511
Июнь 515
Июль 516
Август 517
Сентябрь 520
Октябрь 520
Ноябрь 521
Декабрь 521
Всего: 6165

Среднесписочную численность за год определим следующим способом: суммируем среднесписочную численность за каждый месяц года и делим данную сумму на количество месяцев в отчетном периоде, то есть на 12 месяцев.

В нашем примере: (500+503+510+511+511+515+516+517+520+520+521+521)/12 = 6165/12=514 человек.

Среднесписочная численность работников за квартал

Месяц  Среднесписочная численность, чел
Месяц №1 500
Месяц №2 503
Месяц №3 510
Итого: 1513

Среднесписочную численность за любой квартал определим следующим способом: суммируем среднесписочную численность за месяцы квартала, в данном случае, январь-март и делим данную сумму на 3 (кол-во месяцев).

В нашем примере: (500+503+510)/3 = 1513/3=504 чел.

Среднесписочная численность сотрудников за месяц

Приведем пример расчета среднесписочной численности для всех работников за один месяц (для примера возьмем апрель 2015 года).

Дата Количество работников по списку, чел. Не включаются в среднесписочную численность, чел. Вошедшие в среднесписочную численность, чел.

1 500 – 500 2 500 – 500 3 501 – 501 4 (выходной) 501 – 501 5 (выходной) 501 – 501 6 512 – 512 7 511 – 511 8 520 – 520 9 520 – 520 10 520 – 520 11 (выходной) 520 – 520 12 (выходной) 520 – 520 13 522 – 522 14 522 1 521 15 522 1 521 16 525 1 524 17 525 1 524 18 (выходной) 525 1 524 19 (выходной) 525 1 524 20 526 1 525 21 530 2 528 22 531 2 529 23 531 2 529 24 531 2 529 25 (выходной) 531 2 529 26 (выходной) 531 2 529 27 535 3 532 28 535 3 532 29 535 3 532 30 536 3 533

ИТОГО: 15613

Как видно из таблицы, за все дни данного отчетного периода, численность работников составляет 15613, всего дней в апреле 2015 года – 30, соответственно, мы получаем число работников, которое и искали, равное 520 человек, (15613/30=520,43). Численность указываем только в целых единицах.

Отчет

Отчет о данных по среднесписочной численности является одним из самых первых из всех отчетов, которые организации предоставляют в территориальную налоговую инспекцию. В органы государственной статистики сдаются следующие отчеты: П4 и П4 (НЗ).

Куда сдавать отчет и как

Отчет о сведениях по среднесписочной численности должен быть предоставлен в налоговую инспекцию по месту регистрации вашей организации или индивидуального предпринимателя. Предоставляется он как на бумажном носителе в двух экземплярах, так и на дискете. Такой отчет, как №П-4 (НЗ) и П4 сдается в орган статистического управления. Сдавать такой отчет можно электронно через специально установленную программу, это очень удобно.

Сроки сдачи

Максимальный срок для подачи данных о среднесписочной численности за прошедший год – 20 января текущего года по утвержденной форме. Отчет П4 для организаций, численность которых составляет не более 15 человек сдается 1 раз в квартал, а если численность более 15 человек, то сдавать такой отчет необходимо один раз в месяц, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Ответственность – если отчет не подан

Сдавать отчет по данным среднесписочной численности своего предприятия должны все ИП и организации независимо от количества работающих сотрудников.

Если предположить, что вы не предоставили отчет за год в налоговую инспекцию, это будет грозить штрафом. Штраф для организации составит 200 рублей, руководителю, либо главному бухгалтеру в следующих границах, начиная от 300 рублей и до 500 рублей, что соответствует Кодексу РФ об административных правонарушениях.

Кто-то может решить, что суммы эти смешные и мизерные и можно не сдавать данный отчет в налоговые органы. Но есть другая опасность, поджидающая организации, не сдавшие ежегодный отчет. Так как отчетные данные о количестве работающих не поступили, налоговые специалисты вправе лишить организация различных предоставляемых льгот и, например, пересчитать уже уплаченные налоги. А это уже чревато пенями, штрафами и т.д.

Также здесь стоит сказать, что после уплаты штрафа, вы, все-таки, обязаны предоставить все тот же отчет в инспекцию.

Очень важно помнить, когда производится расчет среднесписочной численности, полученный результат округляется, то есть показывается в целых числах. Но здесь также есть исключения. При производимом расчете за один только месяц, численность должна отражаться только в целых единицах, но при расчете этого же показателя, но уже за квартал и за год среднесписочная численность за месяц не округляется.

Ну вот теперь вам понятно, что расчеты численности производить совсем не сложно, самое главное, относиться к своей работе со всей ответственностью.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: