СЗВ-СТАЖ: как заполнять, если нет работников и деятельность не велась

В 2017 году была введена в действие СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей. Автором ее создания был Пенсионный фонд, поскольку при передаче администрирования соцвзносов в ФНС, в фонд перестала поступать информация о трудовом стаже работников. В этом году новую форму нужно выдавать на руки увольняющимся сотрудникам, однако с 2018 года по ней необходимо отчитываться в обязательном порядке всем хозяйствующим субъектам.

СЗВ-СТАЖ – что это за отчетность?

imageДо 2017 года организации и предприниматели подавали в Пенсионный фонд отчет РСВ-1, из которого орган получал сведения о страже застрахованных лиц.

Однако с 2017 года управление взносами был передано, отчет отменили, и у фонда возникла проблема — у него исчез источник необходимых сведений для исчисления трудового стажа.

Для этих целей была разработан и введен СЗВ-СТАЖ. Она по внешнему виду напоминает другой отчет, отправляемый в фонд — СЗВ-М, но содержит по каждому из работников более подробные сведения.

Документы по своему действию не отменяют друг друга — ведь на основании ежемесячных сведений из СЗВ-М пенсионный фонд получает информацию о работающих пенсионерах с целью отмены постоянной индексации пенсии. Новый же отчет будет источником сведений о стаже каждого трудоустроенного работника, а также о размере начисленных на них взносов.

В качестве годового отчета новая форма будет подаваться в фонд только в 2018 году. Тем не менее, если в течение 2017 года работник решит уволиться, организация обязана выдать ему на руки СЗВ-СТАЖ. Кроме этого, при выходе на пенсию, и своевременном уведомлении об этом компании, ответственный работник должен будет подать электронную версию в фонд в период 3 дней по факту обращения.

Кто должен предоставлять СЗВ-СТАЖ?

По разработанным правилам, новый бланк необходимо будет обязательно подавать:

  • Компании, а также относящиеся к ним подразделения, расположенные в других регионах;
  • Предприниматели, сыщики, имеющие лицензию, адвокаты, нотариусы, у которых есть наемные сотрудники.

Внимание! В отчете показываются все работники, с которыми у хозяйствующего субъекта оформлено трудовое соглашение, срочный трудовой договор, или же договор ГПХ, и им производятся денежные выплаты, облагаемые взносами в ПФ.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2017 году

Документ СЗВ-СТАЖ субъекты, у которых есть наемные работники, должны сдавать в ПФ каждый год один раз. Крайним сроком подачи этого документа определено 1 марта такого года, который идет за отчетным. На эту даты действует правило, что если она будет выпадать на выходной день, то окончательный срок подачи будет автоматически перемещаться на первый ближайший рабочий день.

В 2017 году этот отчет сдавать в обязательном порядке не было необходимости. Впервые хозяйствующие субъекты это будут делать до 1 марта 2018 года за период – 2017 год.

Однако также есть два случая, при которых необходимо будет незамедлительно оформить СЗВ-СТАЖ:

  • Если сотрудник оформляет себе пенсию, и принес в свою бухгалтерию уведомление об это событии, то на него необходимо оформить бланк и передать его в срок трех дней с факта сообщения;
  • Необходимо обязательно составлять СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника. Это должно происходить в завершающий рабочий день при выдаче на руки остальных обязательных документов.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Заявление на увольнение по соглашению сторон

Куда предоставляется отчетность

Оформленный отчет подается:

  • Если это делает предприниматель — по месту его проживания;
  • Если это делает компания — по ее месту расположения;
  • Подразделения, которые ведут учет самостоятельно — по их месту расположения.

Способы сдачи отчетности

У отчета ест два способа его передачи в пенсионный орган:

  • Бумажная форма. В таком виде отчет имеют право передавать только те предприятия и предприниматели, у которых принято на работу не более 25 человек. Бланк отчета необходимо заполнить самостоятельно на компьютере, распечатать в двух экземплярах, а кроме этого на флэш-носителе нужно принести электронный файл. Сотрудник фонда дает отметку на одной копии отчета, а также копирует к себе его электронный файл.
  • Электронная форма. В этом виде его обязаны сдавать все субъекты, с количеством работников свыше 25 человек. Для того, чтобы сдавать отчетность, нужно оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и заключить договор с оператором по передаче данных через интернет.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

Форма СЗВ-СТАЖ обязательна к выдаче на руки при увольнении работника. Однако здесь есть свои нюансы. Так, если при сдаче за отчетный год в бланк включаются все имеющиеся работники, то в этом случае в документ вносятся сведения только по одному человеку.

Заполняется бланк следующим образом:

  • Форма должна быть отмечена как исходная, отчетный год — год увольнения.
  • В таблицу заносят одного человека, период работы — с начала года либо даты приема (если он был оформлен в текущем году) и до даты увольнения.
  • В графе 14 ставится отметка только тогда, когда работник уволился 31 декабря.
  • Разделы 4 и 5 для увольняющихся не заполняются.

Внимание! Внесение информации по всем лицам в данном случае является нарушением закона о персональных данных и может караться штрафными санкциями для ответственных за это лиц. В отчете указывается только увольняемый.

Форма сдачи отчета

СЗВ-СТАЖ включает в себя общую информацию об организации или предпринимателе, а также сведения о работниках, которые были наняты в течение этого периода.

Помимо самого отчета, вместе с формой еще необходимо сдавать опись ОДВ-1, куда вносят информацию о хозяйствующем субъекте и общее количество сведений о работниках.

Скачать бланки форм отчетности

СЗВ-СТАЖ бланк скачать в Excel.

ОДВ-1 бланк скачать в формате Excel.

Скачать образец заполнение формы СЗВ-СТАЖ.

Скачать образец заполнения формы ОДВ-1.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ: пошаговая инструкция

Этот документ можно заполнять при помощи компьютера, или от руки на бумаге.

В последнем случае нужно придерживаться следующих правил:

  • Нужно использовать ручку с темными чернилами. Запрещается заполнять красной либо зеленой пастой;
  • Если произошла ошибка, то тот лист нужно заполнить заново.
  • Зачеркивать либо пользоваться средством «Штрих» запрещено;
  • При заполнении используются только заглавные буквы.

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В графу «Регистрационный номер в ПФР» заносится номер, который ПФ присвоил хозяйствующему субъекту.

После этого располагаются графы для указания ИНН и КПП. В графе для записи ИНН присутствует 12 клеток. В том случае, когда отчет оформляется на организацию, у которой в коде ИНН только 10 цифр, то оставшиеся две клетки прочеркиваются. В графу КПП вносят информацию только организации, поскольку он у них присутствует. Предприниматели оставляют его пустым.

В графу «Наименование» записывается краткое название компании, либо полные Ф.И.О. предпринимателя. Данные заносятся так, как это указано в учредительных документах.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Справка 182н для расчета больничного листа

Блок граф «Тип сведений» определяет ситуацию, в которой подается данный отчет:

  • Отметка «Исходная» показывает, что отчет передается впервые;
  • Отметка «Дополняющая» говорит о том, что данным отчетом производится внесение новых данных, либо изменение сведений в ранее поданном отчете;
  • Отметка «Назначение пенсии» говорит о том, что работник, указанных в отчете, выходит на пенсию, и стаж за этот год необходимо принять в расчет при назначении выплаты.

Раздел №2 — Отчетный период

Тут находится единственная графа из четырех квадратиков. Сюда записывается год, за который подается документ.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Этот отчет выглядит как таблица, в которую построчно записывается информация о сотрудниках.

В столбцы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» вносится личная информация по каждому работнику. В столбце «СНИЛС» указывается присвоенный ему фондом страховой номер.

Столбец «Период работы» включает в себя два отдельных – «Начало» и «Окончание». В том случае, когда сотрудник проработал весь год, то сюда заносятся первый и заключительный дни года. Если на одного и того же работника необходимо занести более одного периода (если он увольнялся, а потом снова устроился на работу), то их записываю один под другим в разных строках. При этом предыдущие столбцы со СНИЛС и ФИО не заполняются.

Если работник собирается выходить на пенсию, то при заполнении указывается ориентировочная дата события.

Если гражданин производил работы по гражданскому договору, то указывается его период действия, а в столбце 11 проставляется код «ДОГОВОР». Если же работы была выполнена, но не оплачена — то указываются коды «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В графе 11 также проставляются следующие коды:

Код

Расшифровка

ДЕТИ Сотрудница находится в отпуске по ухода за ребенком до полутора лет
ДЛДЕТИ При нахождении работницы в отпуске по уходу за детьми до трех лет
ДЕТИПРЛ В случае предоставления отпуска по уходу за детьми до трехлетнего возраста, который был предоставлен дедушке, бабушке, опекунам ребенка или другим родственникам, если они фактически осуществляли за ним уход
ДЕКРЕТ Если сотрудница находится в декрете
ЧАЭС В случае предоставления дополнительного отпуска гражданам, которые были подвержены воздействию радиации в следствии катастрофы в Чернобыле
НЕОПЛ ·         При простое, который произошел по вине сотрудника

·         В случае предоставлении отпуска за своей счет (без сохранения зарплаты)

·         При наличии неоплачиваемых периодов ввиду недопущения или отстранения от работы

·         Если было неоплачиваемое время в виду проведения забастовки

·         При предоставлении одного неоплачиваемого дня, который может быть предоставлен женщинам в сельской местности

·         Если педагогическому работнику был предоставлен неоплачиваемый период отпуска длительностью до одного года

·         Другие виды неоплачиваемых периодов

В столбце «Территориальные условия» проставляется специальный код, если работник выполнял свои обязанности в особых условиях, к которым относится, например, Крайний Север. Коды, которые можно заносить в этот столбец, для справки приведены в приложении 1 к отчету.

В столбец «Особые условия» вписывается код, если сотрудник осуществлял деятельность в среде, дающей право на досрочное получение пенсии. Все коды, которые можно здесь использовать, приводятся в приложении 2 к отчету.

Внимание!Если информация об особых условиях не имеет документального подтверждения, то сведения в столбцы 9, 12 и 13 не заносятся.

В столбец «Сведения об увольнении застрахованного лица» ставится отметка «Х» только тогда, когда день увольнения – это заключительный день года (31 декабря).

Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Указанный раздел обязателен для заполнения только тем, кто выходит на пенсию (была проставлена отметка «Назначение пенсии». В разделе располагаются два вопроса, и ответы на них необходимо пометить в соответствующем поле.

Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Указанный раздел также нужно заполнять, только если отчет подается на выходящего на пенсию работника. Здесь указываются периоды, за которые начислялись взносы, а также нужно указать, производились ли за эти периоды перечисления.

Опись ОДВ-1

Одновременно с отчетом нужно также подготавливать и передавать опись ОДВ-1. Здесь обобщаются все данные из основного документа.

Описи можно присвоить один из трех типов – «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Выбор производится путем отметки в графе напротив статуса.

Раздел 1 включает в себя реквизиты хозяйствующего субъекта, и заполняется аналогично разделу 1 основного отчета.

В разделе 2 в графу «Отчетный период» нужно вносить 0, а вот в графе «Год» записывать номер года, за который сдается отчет.

В разделе 3 нужно указать общее количество сотрудников, на которых сдаются данные в СЗВ-СТАЖ.

Раздел 4 заполняется только в той ситуации, если сдаются отчеты, отмеченные СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР с отметкой «Особая», и сюда записывается обобщающая информация за весь период.

Раздел 5 оформляется в той ситуации, когда данные подаются на рабочих, имеющих право досрочно получать пенсионные выплаты за труд в специальных условиях.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

Нормативный акт, определяющий как точно необходимо заполнять данный отчет, устанавливает, что СЗВ-СТАЖ отправляется компаниями и ИП, которые выступают работодателями. За отчетный период поэтому у такого субъекта бизнеса должен присутствовать хотя бы один работник.

Когда же ИП, нотариусы, адвокаты, население, имеющее статус самозанятого, не заключало ни одного трудового контракта, то сдавать отчет не надо. Кроме этого, при попытке сдать его система выдаст ошибку, поскольку по правилам документ должен содержать хотя бы одни сведения.

В то же время, до сих пор не ясна ситуация с организациями. Дело в том, что у такого лица всегда есть директор, который указывается в уставе при регистрации. И с одной стороны, если с ним не подписано трудовое соглашение, то и отчет на него подавать не нужно. С другой стороны, если договор с ним подписан, но деятельности никакой нет, то необходимо подавать отчет в ПФР, указав в нем только директора.

На текущий момент ПФ не дал каких-либо разъяснений по сдаче организациями нулевого отчета.

Штрафы за не сданный отчет или не выданный при увольнении

Действующие нормы права предусматривают различные размеры штрафных санкций, связанных с несдачей или недостоверным представлением данных в документе СЗВ-СТАЖ.

  • Нарушение сроков направления в ПФР отчета влечет наказание компании штрафом в сумме 500 р. за каждого работника, включенного в него с опозданием.
  • За невключение в вовремя сданный отчет отдельных работников — фирме могут предъявить штраф в сумме 500 р. за каждого такого сотрудника.
  • Сданный в установленные сроки отчет, содержащий неверные данные на представленных в нем сотрудников, влечет наказание для компании в сумме 500 р. по каждому выявленному такому работнику.
  • Существуют также штрафные санкции на должностных лиц организации за несвоевременное представление отчета в размере 300-500 р.
  • Если отчет будет представлен в ПФР в бумажной форме вместо установленной электронной, то фирма может быть наказан штрафом в размере 1000 р..
  • Если работнику в момент увольнения не выдается СЗВ-СТАЖ или при оформлении пенсии он не был отправлен по запросу в ПФР, предприятие ожидает штраф в размере 50000 р.

Важно!При увольнении сотрудника по собственному желанию или другим причинам нужно выдавать справку СЗВ-СТАЖ в обязательном порядке.

13 марта 2018

Данный тип отчета используется с 2017 года на основании Постановления Правительства РФ № 3п от января 2017 г. В соответствии с ним все субъекты бизнеса должны предоставлять сведения о застрахованных работниках за прошлый год по месту регистрации предприятия.

Страхователи по всей стране должны сдавать отчеты в ПФР со сведениями о стаже наемных сотрудников. В зависимости от того, велась деятельность или нет, необходимо сформировать СЗВ-стаж нулевая отчетность или предоставить полноценные сведения. Правовую основу составляет ст. 11 ФЗ-27 от апреля 1996года. Там же указаны и сроки – в 2018 году бухгалтерам нужно поспешить сдать этот отчет до первого марта.

Учитывая тот факт, что отчет должен содержать в себе сведения о сотрудниках, возникает вопрос о том, нужно ли его сдавать при их отсутствии. Эти и другие положения отчетности подробно расписаны в законе.

Отчет СЗВ обязателен для следующих субъектов бизнеса:

  • Отечественные предприятия, созданные и работающие на территории РФ.
  • Предприятия, созданные иностранными учредителями, но ведущие деятельность на территории России;
  • Предприниматели;
  • Компании и частные лица, оказывающие адвокатские услуги;
  • Нотариальные конторы;
  • Частные детективы.

Каждый наемный сотрудник должен привлекаться к работе на основе гражданско-правового договора (ГПД) или по трудовому договору. Отчет формируется только в отношении официально трудоустроенных сотрудников. Отсутствие договоров такого плана означает отсутствие правовой основы для формирования нулевого отчета СЗВ-стаж.

Не у всех страхователей заключены трудовые и ГПД договора с физическими лицами. В этих случаях нет сведений для отражения по расчетным счетам. Исходя из таких обстоятельств, возникает вопрос о том, надо ли сдавать нулевой стаж СЗВ?

В январе 2017 года Постановлением Правительства РФ № 3п введен минимум записей – это персональные данные физлица, стаж на предприятии и данные СНИЛС. При отсутствии этого минимума отправить отчет невозможно чисто технически. Исходя из того для него предусмотрен исключительно электронный формат, сдать СЗВ-стаж нулевой в таком случае не получится.

Рассмотрим другой случай. Например, в 2017 году заключались трудовые и общегражданские договора, но не было никаких выплат в адрес физических лиц. В этом случае отчет нужно сдавать.

Предприятие может никого не нанимать для работы. Но, это не значит, что на нем никто не трудится. Есть хотя учредитель и генеральный директор, одновременно являющийся учредителем (не обязательно). Договор на его имя отсутствует и он не получает никаких выплат от собственной организации.

Сложность ситуации заключается в том, что руководитель и собственник также как и другие работники, является субъектом Трудового Кодекса. На него распространяются и  положения Гражданско-правового законодательства. Но в данном случае у него другой статус.

Этот спорный момент несколько раз поднимался специалистами. На практике прийти  к консенсусу не удалось. Тому пример – Письмо ЛЧ-08/19-10581от июля 2016 года, которое гласит, что при отсутствии договоров и вытекающих из них обязательств, нет необходимости подавать отчет по форме СЗВ-М.

В противовес ему действует другой документ  — Письмо ПФР 08-22/6356 от мая 2016 года, гласящее о необходимости предоставления отчета по форме СЗВ-М на учредителя фирмы независимо от наличия договора с ним.

Рассмотрим пример заполнения нулевого СЗВ-стаж 2018. Бланк документа состоит из 5 основных разделов. В шапке предусмотрены строки для введения стандартных реквизитов субъекта бизнеса: КПП, ИНН, номер в ПФР и количество страниц. Затем идет название документа – СЗВ-стаж нулевой.

Основные блоки:

  1. Информация о страхователе. Содержит основные данные: название фирмы, ИНН, КПП и номер в базе данных ПФР;
  2. Отчетный период. Период, за который формируется отчет. В данном случае – 2018 год;
  3. Информация о периодах деловой активности застрахованных лиц. Отведена таблица для ввода информации по каждому сотруднику. В случае с нулевым СЗВ-стаж за 2018 год заполняется только первая строка, куда вводятся персональные данные учредителя и период его деловой активности в рамках предприятия.
  4. Сведения о начисленных взносах. Случае реальных типовых перечислений в пенсионный фонд или по дополнительному тарифу вводятся отметки по пунктам «да» или «нет».
  5. Информация о пенсионных взносах. Здесь необходимо указать период уплаты взносов и отметить факты пунктами «да» или «нет».

В конце документа проставляется дата формирования документа и личные инициалы учредителя.

Образец СЗВ можно скачать по ссылке ниже:

СЗВ-стаж нулевой

Нужно ли сдавать нулевую отчетность СЗВ-СТАЖ — да, даже если в организации никто не числится, кроме директора-учредителя, и нет, если это индивидуальный предприниматель без наемных сотрудников.

Скачать образец нулевой СЗВ-СТАЖ (заполненный в 2021 году)

Нужно ли сдавать нулевой СЗВ-СТАЖ

С 2017 г. все организации и индивидуальные предприниматели, у которых числится хотя бы один сотрудник, обязаны ежегодно сдавать отчеты по форме СЗВ-СТАЖ. Это предусмотрено в пункте 1.5 Порядка, утвержденного постановлением Правления ПФ РФ №507п от 06.12.2018 (ред. от 02.09.2020). При помощи этих сведений Пенсионный фонд учитывает трудовой стаж работников. Новая форма появилась вместо отчета РСВ-1, который работодатели сдавали ранее.

Отчетность условно считают нулевой в двух ситуациях: если в организации отсутствуют работники и если нет деятельности. Название «нулевая» не означает, что отчетность не следует оформлять и подавать в ПФР.

За 2020 г. отчет СЗВ-СТАЖ в ПФР сдают не позднее 1 марта 2021 г. (п. 2 ст. 11 закона №27-ФЗ от 01.04.1996).

В ПФР необходимо сообщать информацию обо всех сотрудниках, которые работали в компании в течение года:

  • по трудовому договору;
  • по договору ГПХ;
  • по договору оказания услуг;
  • по авторскому договору и др.

При этом неважно, сколько дней они трудились и какую зарплату получали. Если работнику не начислялась зарплата, возникает вопрос, сдавать или нет нулевой СЗВ-СТАЖ, — сдавать обязательно, если заключен хотя бы один трудовой договор или договор ГПХ. Даже если нет доходов и взносов, ПФР распределяет стаж по лицевым счетам физических лиц для расчета в будущем пенсий.

Нулевым такой документ не является, поскольку в нем есть информация о физических лицах. К примеру, особая ситуация, нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ, если нет работников, — да, подавать его придется, поскольку в организации есть директор (он же единственный учредитель), даже тогда, когда с ним нет трудового соглашения и не выплачивается заработок. Это предусматривают письма Минтруда №17-4/10/В-1846 от 16.03.18 и ПФР №ЛЧ-08-24/5721 от 29.03.18. Дело в том, что человека считают работающим, если он выполняет функции даже без оформления трудового договора ([K=17; P=16; T=ст. 16 ТК РФ]).

Выплаты и взносы следует отразить в документе и на работников, уволенных в течение отчетного периода, ушедших в декрет и отпуск по уходу за ребенком. Информацию о них подают по итогам года в одной отчетности с работающими.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно заполнить и сдать СЗВ-СТАЖ в обычной ситуации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получить пробный доступ и читать

Сложнее обстоит дело с предприятием, которое не работало по разным причинам — модернизация производства, отсутствие заказов, реконструкция помещения и др. Необходимо ли предоставлять данные о работниках в этом случае — да, если в компании все равно числятся работники.

Другая ситуация с индивидуальными предпринимателями, в которых часто нет наемных сотрудников. В этом случае ответ на вопрос, должны ли сдавать ИП без работников СЗВ-СТАЖ в 2021 году, прост: нет необходимости, поскольку нет данных о застрахованных физлицах — все графы формы останутся пустыми. Если подать его без единой записи в электронном виде, то программа не примет такой отчет.

Если работников индивидуальный предприниматель не нанимал, то за себя он отчет о стаже не сдает. Его стаж подтверждают страховые взносы ИП. Но как только появляется хоть один работник, ИП становится страхователем и на него распространяется обязанность сдавать документ.

Если в организации более 25 человек, то СЗВ-СТАЖ предоставляют только в электронном формате. Если менее 25 сотрудников, то или на бумаге, или в электронной форме.

Как заполнять отчет

Форма персонифицированного учета СЗВ-СТАЖ за 2020 год не изменилась. Она утверждена тем же постановлением Правления ПФР №507п от 06.12.2018. В ней указывают личную информацию о застрахованных лицах (Ф. И. О., СНИЛС), их сроки работы в отчетном году, начисления зарплаты и страховых взносов. Опытному кадровику составить СЗВ-СТАЖ при нулевой отчетности ООО несложно, поскольку он содержит минимум сведений.

В основном заполняют только три раздела. В первом указывают данные о компании-страхователе: регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП организации и ее наименование (краткое). В нулевом отчете СЗВ-СТАЖ ставят знак «Х» в типе сведений «Исходная». Во втором разделе указывают период, за который сдается форма (например, календарный год — 2020).

В третьем разделе сведения вписывают только в часть столбцов таблицы:

  • номер записи;
  • фамилия, имя, отчество работника;
  • его СНИЛС;
  • период работы.

Вот образец таблицы, которая нам пригодится для заполнения раздела 3.

Фамилия Имя Отчество СНИЛС Период работы Территориальные условия (код) Особые условия труда (код) Исчисление страхового стажа Условия досрочного назначения страховой пенсии
Основание (код) Дополни-тельные сведения Основание (код) Дополни-тельные сведения
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
1
2

В периодах работы указывают, когда сотрудник работал, а когда нет. Обратите внимание, как заполнить нулевую СЗВ-СТАЖ, если человек не трудился: указываем причину его отсутствия при помощи специального кода. За неотработанные дни код проставляем в графе 11, например:

  • неоплаченный отпуск — НЕОПЛ;
  • больничный — ВРНЕТРУД;
  • отпуск работников с особыми условиями труда — ДЛОТПУСК;
  • отпуск по беременности и родам — ДЕКРЕТ;
  • отпуск по уходу за ребенком от 0 до 1,5 года — ДЕТИ;
  • отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет — ДЛДЕТИ.

Обычный отпуск входит в период работы, поэтому отдельно его указывать нет необходимости. В четвертом и пятом разделах формы данные не указывают, прочерки ставить не следует. Внизу нужны дата, должность руководителя и подпись.

Как заполнять, если нет работников

Если в компанию не наняли персонал, оформить документ придется в любом случае, поскольку предстоит составить СЗВ-СТАЖ при отсутствии работников на генерального директора, который в компании есть.

Если на директора не производили начислений, то в раздел 3 вносятся персональные данные о руководителе — Ф. И. О., СНИЛС, указывают период его трудовой деятельности. В других столбцах ничего не пишем. Внизу около должности директор ставит подпись с ее расшифровкой.

Вот пример заполнения документа СЗВ-СТАЖ на директора.

Как заполнять, если компания не работала

За период, когда компания не осуществляла трудовую деятельность из-за модернизации, ликвидации, составить нулевую отчетность все равно придется. Заполнить документ СЗВ-СТАЖ при отсутствии деятельности следует не только на директора, но и на всех сотрудников, которые входили в штат. Если у некоторых сотрудников не завершен договор ГПХ, то и их указываем в документе.

Заполняем раздел 3 по той же схеме, только в отличие от ситуации, когда сдаем отчетность на одного директора, указываем специальные коды в графе 11. Если в связи с реорганизацией предприятия работников отправили в неоплачиваемый отпуск, пишем НЕОПЛ.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали основные изменения налогового законодательства в 2021 году. Используйте эту инструкцию бесплатно.

Получить пробный доступ и читать

Ответственность за несдачу нулевого отчета

Если документ не сдан, даже с минимальными сведениями, то организации грозит административное наказание. Если компания не представит нулевой СЗВ-СТАЖ в 2021 году, то за каждого застрахованного работника придется заплатить 500 рублей (ст. 8, 11, 17 закона «О персонифицированном учете» №27-ФЗ от 01.04.1996).

Если организации, в которых больше 25 сотрудников, подали отчет на бумаге вместо электронной формы, то их оштрафуют на 1000 рублей (ч. 4 ст. 17 закона №27-ФЗ от 01.04.1996).

Необходимо помнить и о сроке сдачи персонифицированного учета. Если документ отправили несвоевременно или указали неполные, недостоверные сведения, то для руководителя предусмотрен штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей с 2017 года. Ее ввели из-за передачи обязанностей по управлению взносами в ИФНС, поскольку ПФ, фактически с этого момента лишился источника сведений о стаже работы каждого сотрудника у организаций и предпринимателей. Но всем работодателям в массовом порядке впервые предстоит сдавать ее только в 2018 году.

Что это за отчет СЗВ-СТАЖ и кто его сдает?

До 2017 года информацию о стаже работников ПФ получал из подаваемых работодателями отчетов РСВ-1. В связи с передачей управления взносами в ИФНС и отмены упомянутого отчета, у фонда возникла необходимость в утверждении новых форм, из которых он смог бы получать интересующую информацию.

Новый отчет схож с другой новой формой СЗВ-М, однако включает в себя более подробные сведения по каждому из работников. Но при этом они не отменяют друг друга. На основании СЗВ-М фонд, в первую очередь, отслеживает работающих пенсионеров для снятия у них индексации пенсий. Из нового отчета будет собираться информация о стаже и взносах.

Все работодатели в обязательном порядке должны будут сдавать новую форму только в 2018 году со сведениями за предыдущий календарный год. Однако есть и исключения.

Важно! Если работник соберется уходить на пенсию, нужно будет отправить по нему отчет в течение 3 дней с даты обращения, а увольняющемуся сотруднику теперь в обязательном порядке нужно вручать распечатанную форму в день увольнения. Если не выдать справку, то можно получить административный штраф.

Сдавать отчет будут обязаны:

  • Компании и открытые ими обособленные подразделения;
  • Имеющие наемных работников ИП, адвокаты, частные сыщики, нотариусы.

При этом в отчет им необходимо будет включать всех своих сотрудников, с которые у них заключены трудовые соглашения по трудовому договору, либо оформлен договор ГПХ, и они получают доходы, подлежащие обложению взносами в ПФ.

СЗВ-СТАЖ 2017 сроки сдачи

Документ в формате СЗВ-СТАЖ все обязаны передавать в ПФ каждый год.

Сроки сдачи отчета следующие:

  • Установленный крайний день его отправки — первое марта года, последующего за отчетным. Если же этот день будет приходиться на выходной, то крайний день подачи будет автоматически переноситься на следующий же рабочий день.
  • Если сотрудник принесет документ о назначении ему пенсии, то компания обязана сдать по нему СЗВ-СТАЖ в течение трех ближайших дней.
  • Увольняющемуся работнику необходимо вручить форму в распечатанном виде в день его увольнения.

Внимание! В текущем 2017 году подавать этот отчет не нужно. А вот в первый раз за отчетный 2017 год его нужно будет отправить в срок до первого марта 2018 года.

Куда предоставляется отчетность?

Отчетность подается в отделение ПФ:

  • Для ИП — по месту его проживания;
  • Для ООО — по адресу расположения;
  • Обособленные подразделения с самостоятельным учетом – по месту нахождения.

Каким способом можно сдать отчет?

Новый отчет можно передать двумя способами:

  • В бумажной форме, либо отправить по почте. В таком виде сдавать данный отчет могут только те страхователи, у которых среднесписочная численность не более 25 работников. Отчет необходимо заполнить в специальной программе, распечатать в двух копиях, а также копировать электронный файл на флэш-носитель. Работник ПФ должен скопировать к себе файл, и на одном бумажном экземпляре поставить отметку о получении.
  • В электронной форме. Электронно обязаны сдавать все те, у кого численность сверх 25 человек. Для этого необходимо оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и заключить договор на оказание услуг с компанией-оператором. Информация о результатах проверки отчета также будет приходить в электронном виде.

Форма сдачи отчета

Форма СЗВ-СТАЖ объединяет информацию о страхователе, а также данные о застрахованных лицах, которые работали у него в отчетном периоде.

Одновременно с СЗВ-СТАЖ также передается опись ОДВ-1, в которую заносятся общие сведения о страхователе и количество передаваемых отчетов.

Бланк и образец формы

СЗВ-СТАЖ бланк скачать бесплатно в excel.

Форма СЗВ-СТАЖ образец заполнения скачать бесплатно в Excel.

Скачать бланк описи ОДВ-1 в формате Excel.

Скачать образец заполнения описи ОДВ-1 в формате Excel.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ

Основные правила заполнения формы:

  • Документ может заполняться на бумажном бланке, либо на компьютере.
  • Если заполнение производится вручную, то это необходимо делать ручкой темного цвета, отличного от красного и зеленого.
  • Если допущена ошибка, то необходимо полностью переписать лист, исправление при помощи средства «Штрих» не допускается.
  • Вся информация должна вписываться заглавными печатными буквами.

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В графу «Регистрационный номер в ПФР» вносится номер, присвоенный фондом работодателю.

Далее в соответствующие поля вносятся коды «ИНН» и «КПП». В строке для указания ИНН 12 клеток. Если отчет подается на организацию, то две последние клетки необходимо прочеркнуть. Графу с КПП заполняют только организации, предпринимателям необходимо оставить ее пустой.

В графе «Наименование» нужно указать название компании либо ФИО предпринимателя в краткой форме.

В блоке граф «Тип сведений» необходимо выбрать знаком «Х» ситуацию, при которой подается отчет:

  • Исходная — отчет сдается в первый раз;
  • Дополняющая — отчет сдается с целью внесения изменений в ранее поданный отчет;
  • Назначение пенсии — указывается, если подается отчет на работников, выходящих на пенсию, и для них необходимо учесть текущий год при ее расчете.

Раздел №2 — Отчетный период

В нем находится только одна графа «Календарный год», куда вносится номер года, за который подается отчет, состоящий из четырех цифр.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Этот раздел выглядит как таблица, в которую заносятся построчно сведения о сотрудниках.

В графах «Фамилия», «Имя» и «Отчество» проставляются персональные данные на работника.

В графу «СНИЛС» заносится номер пенсионного счета, присвоенный ПФР.

Графа «Период работы» состоит из двух подграф — дата начала и его завершения. Если по одному работнику нужно показать несколько периодов (к примеру увольнялся, а через некоторое время снова устроился), то новый период заносится в отдельную строку без заполнения граф с ФИО и СНИЛС.

Внимание!При выходе лица на пенсию датой окончания периода является датой этого события. Если отражается работник на договоре ГПХ, то указываются дата начала и окончания договора, с проставлением в графе 11 кодов «ДОГОВОР», либо «НЕОПЛДОГ» и «НЕОПЛАВТ» если оплата не была произведена в периоде отчета.

В графу «Территориальные условия» проставляется код, если работа велась, к примеру, на Крайнем Севере либо в Зоне отчуждения. Для справки все кода приведены в Приложении 1.

В графу «Особые условия» заносится код вида работ, дающий право на оформление пенсии досрочно. Справочно все коды приведены в приложении №2.

Графы со сведениями по особым условиям (9, 12 и 13) не заполняются, если особые условия работы не имеют документального подтверждения.

В графу «Сведения об увольнении застрахованного лица» нужно поставить знак «Х» в том случае, если его увольнение пришлось на 31 декабря года, за который подается отчет.

Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Внимание! Этот раздел оформляется в том случае, когда в отчете СЗВ-СТАЖ была проставлена пометка о назначении пенсии. В форме на простого работника ее нужно оставить пустой.

Раздел содержит два вопроса, на которые необходимо отметить, проставив в соответствующей графе знак «Х».

Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Внимание! Этот раздел также заполняется только в отчетах с отметкой «Назначение пенсии», иначе оставляется пустой.

В разделе необходимо ответить на поставленный вопрос путем проставления периода выплаты и указания знаком «Х», производилась выплата или нет.

Заполнение описи ОДВ-1

Вместе с отчетами СЗВ-СТАЖ обязательно должна подаваться опись ОДВ-1, которая содержит обобщающие сведения о компании и приложенных документах.

Опись может иметь одно из трех свойств «Исходная», «Корректирующая» либо «Отменяющая». Необходимое свойство отмечается в графе рядом с названием.

Раздел 1 с реквизитами страхователя оформляется точно также, как и раздел 1 формы СЗВ-СТАЖ.

Раздел 2 — в графе «Отчетный период» всегда проставляется «0», в графе «Год» указывается номер года, за который передается отчет.

Раздел 3 — в графе «Количество застрахованных лиц» указывается количество сведений СЗВ-СТАЖ, которые передаются вместе с описью.

Раздел 4 — заполняется тогда, когда опись подается вместе с отчетами СЗВ-ИСХ, либо СЗВ-КОРР с кодом «Особая», и включает сведения за весь период, по которому подаются сведения.

Раздел 5 — заполняется в том случае, если вместе с описью подаются документы СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ИСХ на сотрудников, которые обладают правом на досрочное оформление пенсии за выполнение обязанностей в особых условиях.

Сдается ли нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

Эту отчетность необходимо подавать всем предпринимателям и компаниям, которые имеют у себя в штате хотя бы одного наемного сотрудника. Предприниматели без таковых точно не должны подавать нулевой отчет, да и при попытке сдачи он не пройдет проверку на ошибки.

А вот по компаниям, которые не ведут деятельности и не имеют ни одного заключенного трудового соглашения любого типа, ситуация спорная. С одной стороны, если с руководителем оформлен трудовой договор, но не делается никаких выплат, то в отчете его показывать нужно, но как находящегося, к примеру, в неоплачиваемом отпуске.

Внимание!С другой стороны, если трудовой контракт с ним не заключен, то и в отчет его включать не надо. Однако необходимо вспомнить, что при вводе в действие формы СЗВ-М возникали подобные сложности, и даже несколькими письмами ПФ не удалось четко прояснить ситуацию. Поэтому, в случае с единственным директором в штате лучше всего дождаться официальных разъяснений фонда.

Ответственность за не сданный отчет

Законодательством установлено несколько случаев, при которых наступает ответственность за не сданный или не вовремя сданный отчет:

Вид нарушения

Сумма штрафа

Сдача позднее установленного срока 500 руб. по каждому невовремя сданному сотруднику
Отчет сдан вовремя, однако в него включены не все сотрудники 500 руб по каждому работнику, отчет по которому не был сдан
Отчет сдан вовремя, но данные в нем оказались недостоверными 500 руб по каждому работнику с неверными данными
Отчет сдан в бумажном виде вместо электронной 1000 руб.
Не выдан СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника на руки 50 000 руб.
Работник ушел на пенсию, а отчет не сдан в ПФ в течение 3 дней 50 000 руб.
Дополнительный штраф с должностных лиц компании за не сданный или не вовремя сданный отчет 300-500 руб.

Читайте далее:

РСВ-1 пфр 2015 образец заполнения

6-ндфл новая отчетность для всех работодателей c 2016 года

6-НДФЛ образец заполнения

Ежемесячная отчетность в ПФР с 2016 года

ТЗВ-МП новая отчетность для малого бизнеса

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: