СЗВ-СТАЖ: кто должен сдавать, в какие сроки, образец заполнения

Как известно, с 1 января 2017 года страховые платежи контролируют налоговики. И отчитываться по страховым взносам страхователям теперь нужно в свою ИФНС (по месту регистрации). За Пенсионным фондом сохранились лишь функции по контролю сведений персонифицированного учета. Ранее основную часть этих сведений «пенсионщики» получали из формы РСВ-1. Но она утратила свою актуальность в связи с произошедшими изменениями. Поэтому ПФР утвердил новые формы персонифицированной отчетности. Среди них СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ. В этой консультации мы поговорим о том как заполнить новую форму в ПФР СЗВ-СТАЖ.

Новая форма СЗВ-СТАЖ

Из названия формы СЗВ-СТАЖ становится понятно, что она призвана информировать «пенсионщиков» о страховом стаже застрахованных лиц. Как было отмечено выше, до 2017 года эти сведения Фонд брал из РСВ-1. Но поскольку этот отчет отменили, ПФР ввел новый – СЗВ-СТАЖ.

image

Имейте в виду!Новая форма СЗВ-СТАЖ сдается только в сопровождении ОДВ-1 – описи, которая содержит сведения о страхователе и перечень представляемых вместе с этой описью форм: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ.

Бланк формы СЗВ-СТАЖ

Бланк отчета СЗВ-СТАЖ утвержден (Приложение № 1). Его Вы можете скачать ниже.

Скачать бланк СЗВ-СТАЖ – новой формы персонифицированной отчетности в ПФР в формате ExcelСкачать образец СЗВ-СТАЖ в формате Excel

Кто должен сдавать СЗВ-СТАЖ и на кого

Сведения о страховом стаже физлиц по форме СЗВ-СТАЖ подают все страхователи (ст.1, п.1 ст.8 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ (далее – Закон № 27-ФЗ)):

  • организации (в т. ч. иностранные) и их обособленные подразделения;
  • ИП, нотариусы, адвокаты, другие частнопрактикующие специалисты,

на застрахованных лиц, выполняющих работу:

  • по трудовому договору;
  • по договору гражданско-правового характера (ГПХ) (при условие, что на причитающееся вознаграждение начисляются страховые взносы).

Говоря простым языком СЗВ-СТАЖ должны сдавать все работодатели на работников и заказчики по гражданско-правовым договорам на исполнителей.

Заметьте! ИП (адвокаты, нотариусы, частные детективы и т. д.) без работников форму СЗВ-СТАЖ на себя не представляют.

Дело в том, что обязанность по сдаче СЗВ-СТАЖ в ПФР возникает у страхователей (п.2 ст.11 Закона № 27-ФЗ). А страхователем предприниматель (нотариус, адвокат и пр.) становится только тогда, когда заключает трудовой договор или договор ГПХ с физлицом и встает на учет в Пенсионном фонде в качестве страхователя (п.1 ст.11 Закона № 27-ФЗ).

Таким образом, ИП без работников (подрядчиков) сведения о страховом стаже не представляет вообще.

Куда нужно сдавать СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ представляется в территориальный орган ПФР по месту регистрации страхователя – юридического или физического лица (п.1 ст.11 Закона № 27-ФЗ).

Организация, имеющая в своем составе обособленные подразделения (ОП), сдает СЗВ-СТАЖ по месту регистрации каждой «обособки», которая (пп.3 п.1 ст.11 Федерального закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ (далее – Закон № 167-ФЗ)):

  1. имеет отдельный банковский счет (счета);
  2. начисляет выплаты и вознаграждения в пользу физлиц.

Заметьте, что вышеуказанные «признаки самостоятельности» ОП применяются с 2017 года. При этом компании больше не нужно самостоятельно регистрироваться в ПФР по месту нахождения «ответственных» подразделений, созданных в 2017 году. Всю необходимую информацию для этого передаст ИФНС (п.2 ст.11 Закона № 167-ФЗ).

Не забывайте! Начиная с 2017 года все российские организации обязаны сообщать в налоговые органы по месту своего нахождения о наделении обособленного подразделения полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физлиц. На это отводится месяц со дня издания приказа о наделении «обособки» соответствующими полномочиями (пп.7 п.3.4 ст.23 НК РФ). Налоговики, в свою очередь, проинформируют об этом «пенсионщиков».

В какой форме нужно сдавать СЗВ-СТАЖ

На СЗВ-СТАЖ распространяются общие требования п.2 ст.8 Закона № 27-ФЗ, предъявляемые к формату представления персонифицированной отчетности (в т. ч. и СЗВ-М). Если сведения подаются на 25 застрахованных лиц и более, то направить их нужно в электронном виде по ТКС. Если «физиков» не больше 24 человек (включительно), то отчет можно сдать на бумаге. Для этого нужно распечатать 2 экземпляра документа.

Бумажный СЗВ-СТАЖ можно сопроводить электронным файлом отчета, сохраненным на внешнем носителе информации (флешке, диске и др.). Электронная подпись в данном случае не понадобится.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ

Согласно п.2 ст.11 Закона № 27-ФЗ СЗВ-СТАЖ представляется ежегодно. Крайний срок подачи сведений установлен на 1 марта года, следующего за отчетным. То есть впервые отчитаться по новой форме предстоит за 2017 год до 1 марта 2018 года.

Но здесь есть свои исключения. СЗВ-СТАЖ придется сдать досрочно, если:

  1. компания ликвидируется или ИП прекращает свою деятельность до окончания года;
  2. работник (подрядчик) выходит на пенсию.

В первом случае страхователь представляет в ПФР форму СЗВ-СТАЖ за период с начала года до даты ликвидации юрлица (прекращения деятельности ИП). На это ему отводится месяц, начиная со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве ИП) (п.3 ст.11 Закона № 27-ФЗ).

Во втором случае страхователь представляет в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» в течение 3-х календарных дней со дня, когда «физик» заявил о выходе на пенсию (абз.12 п.2 ст.11 Закона № 27-ФЗ). Если же он не увольняется, а продолжает работать, то по итогам года на работающего пенсионера в обычном порядке сдается СЗВ-СТАЖ с типом «исходная».

Обратите внимание! Сотруднику в день увольнения (исполнителю в день прекращения действия договора ГПХ) страхователь должен выдать сведения о его страховом стаже по форме СЗВ-СТАЖ. Такая обязанность предусмотрена абз.2 п.4 ст.11 Закона № 27-ФЗ. А вот в Пенсионный фонд эти сведения подаются только по итогам года. Досрочно представлять ничего не надо.

Штрафы за СЗВ-СТАЖ

За несдачу СЗВ-СТАЖ в установленный срок, а также за ошибки, допущенные в форме, страхователя оштрафуют по ст.17 Закона № 27-ФЗ на 500 руб. за каждое застрахованное лицо, на которого сведения были представлены несвоевременно, или они оказались неполными/недостоверными.

Помимо этого, за указанные нарушения должностных лиц могут привлечь к административной ответственности по ст.15.33.2 КоАП РФ. Наказание предусмотрено в виде штрафа на сумму от 300 руб. до 500 руб.

Штрафа за ошибки в СЗВ-СТАЖ можно избежать, если (п.39 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минтруда России от 21.12.2016 г. № 766н):

  1. уточнить сведения до того, как ПФР обнаружит, что они неверные;
  2. уточнить сведения в течение 5 рабочих дней со дня получения от ПФР уведомления об ошибках.

А штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-СТАЖ можно попытаться оспорить в суде по аналогии с тем, как делают это страхователи при наложении штрафов за просрочку СЗВ-М.

Несоблюдение формата представления СЗВ-СТАЖ тоже может стать основанием для применения ПФР финансовых санкций. Согласно ст.17 Закона № 27-ФЗ если страхователь подаст сведения на 25 человек и более не в электронном виде, а на бумаге, то ему придется раскошелится на 1 000 руб.

И наконец, Закон № 27-ФЗ не предусматривает ответственности за невыдачу или несвоевременную выдачу работнику (подрядчику) его персонифицированных сведений, в т. ч. и о его страховом стаже. А для наказания страхователя по ст.5.27 КоАП РФ (ч.1) за данное нарушение в случае обращения с жалобой физлица в трудовую инспекцию, на наш взгляд, нет никаких оснований.

Дело в том, что ч.1 ст.5.27 КоАП РФ устанавливает штраф (от 30 000 руб. до 50 000 руб.) за нарушение трудового законодательства. Допустим, работодатель не выдал работнику в день увольнения форму СЗВ-СТАЖ. Роструд может попытаться привлечь его к ответственности за несоблюдение требований ст.84.1 ТК РФ, предусматривающих обязательную выдачу уволенному документов, связанных с работой. Однако сведения персучета сложно отнести к таким документам. Поэтому возможность наказания страхователя по ст.5.27 КоАП РФ в данном случае представляется спорной.

Общие правила заполнения СЗВ-СТАЖ

  1. Форму СЗВ-СТАЖ можно заполнить от руки или на компьютере;
  2. Данные в отчет заносятся печатными буквами;
  3. При заполнении формы вручную можно использовать ручку (гелиевую, шариковую или перьевую) любого цвета, кроме красного и зеленого;
  4. Помарки и исправления не допускаются.

Структура СЗВ-СТАЖ и порядок заполнения формы

Форма СЗВ-СТАЖ включает в себя пять разделов:

  • раздел 1. «Сведения о страхователе»;
  • раздел 2. «Отчетный период»;
  • раздел 3. «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»;
  • раздел 4. «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»;
  • раздел 5. «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

Порядок заполнения раздела 1 формы СЗВ-СТАЖ

В разделе 1 формы СЗВ-СТАЖ указываются регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП, а также краткое наименование страхователя в одноименных полях.

В блоке «Тип сведений» знаком «Х» отмечается тип представляемой формы:

  • «исходная» – если сведения подаются впервые;
  • «дополняющая» – если исходные сведения содержат ошибки, не позволяющие учесть данные на лицевых счетах физлиц;
  • «назначение пенсии» – если физлицу для назначения пенсии нужно учесть период работы в календарном году, за который форма СЗВ-СТАЖ еще не подавалась.

image

Порядок заполнения раздела 2 формы СЗВ-СТАЖ

В разделе 2 формы СЗВ-СТАЖ указывается отчетный период – календарный год, за который представляются сведения о страховом стаже. К примеру, при сдаче отчета за 2017 год страхователь поставит в поле «Отчетный период» значение «2017».

Порядок заполнения раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ

В разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ по каждому застрахованному лицу указывается следующая информация: ФИО (графы 2-4), СНИЛС (графа 5), периоды работы (графы 6 и 7), специальные коды относительно периодов работы (графа 11).

Запомните следующие правила:

  1. Фамилия, имя, отчество «физика» указываются в именительном падеже;
  2. Сведения, касающиеся периодов работы физлица, не должны выходить за рамки отчетного периода. К примеру, отчитываясь за 2017 год, даты могут быть только в пределах периода с 01.01.2017 г. по 31.12.2017 г.;
  3. При заполнении СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» период работы заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Ниже в таблице представлены некоторые коды, которыми страхователь должен пояснять периоды работы застрахованного лица. Напомним, что до 2017 года по аналогичному принципу заполнялся раздел 6 формы РСВ-1. Теперь этот принцип используется в СЗВ-СТАЖ.

Код Пояснение
«ДОГОВОР», «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ» Эти коды используются для обозначения периодов работы по гражданско-правовым договорам. Если оплата исполнителю произведена в отчетном периоде, то указывается код «ДОГОВОР». В противном случае проставляется код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ»
«ДЕТИ» Этот код используется для обозначения периода отпуска по уходу за ребенком
«НЕОПЛ» Этот код используется для обозначения периода отпуска без сохранения заработной платы, время простоя по вине работника, неоплачиваемого периода отстранения от работы (недопущения к работе)и др.
«КВАЛИФ» Этот код используется для обозначения периода повышения квалификации с отрывом от производства
«ОБЩЕСТ» Этот код используется для обозначения периода исполнения государственных или общественных обязанностей
«СДКРОВ» Этот код используется для обозначения дней сдачи крови и ее компонентов и предоставленных в связи с этим дней отдыха
«ОТСТРАН» Этот код используется для обозначения периода отстранения от работы (недопущения к работе) не по вине работника
«УЧОТПУСК» Этот код используется для обозначения периода дополнительного отпуска работникам, совмещающим работу с учебой
«ДЛДЕТИ» Этот код используется для обозначения периода отпуска по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет
«ЧАЭС» Этот код используется для обозначения периода дополнительного отпуска граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС
«ДОПВЫХ» Этот код используется для обозначения дополнительных выходных дней лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами

В графах 8 и 9 указываются коды территориальных и особых условий труда соответственно согласно Классификатору параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (Приложение к Порядку заполнения СЗВ-СТАЖ, утв. (Приложение № 5, раздел II)).

Порядок заполнения раздела 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ

Разделы 4 и 5 формы СЗВ-СТАЖ заполняются только при формировании отчета с типом сведений «назначение пенсии».

Если за периоды, перечисленные в разделе 3, взносы на пенсионное страхование начислены (уплачены), то в разделе 4 знаком «Х» отмечается слово «да». В противном случае знак ставится напротив слова «нет».

Аналогичным образом заполняется и раздел 5 в отношении уплаченных пенсионных взносов по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения, если они были заключены.

Нулевой СЗВ-СТАЖ

Если у страхователя нет заключенных трудовых договоров или договоров ГПХ с застрахованными лицами, то нулевой СЗВ-СТАЖ сдавать не нужно.

Дело в том, что формат указанного отчета предусматривает хотя бы одну заполненную строчку раздела 3. Представлять пустую форму, без единой записи нет необходимости.

Копии СЗВ-СТАЖ работникам

Помимо ежегодной сдачи СЗВ-СТАЖ в территориальные отделения ПРФ Закон № 27-ФЗ предусматривает ряд случаев, когда указанную форму страхователь должен представить застрахованным лицам.

Во-первых, отчет в обязательном порядке выдается (абз.2 п.4 ст.11 Закона № 27-ФЗ):

  • работнику – в день увольнения работника;
  • исполнителю – в день прекращения договора ГПХ.

При этом никих заявлений писать не надо.

Во-вторых, копию сведений о своем страховом стаже (по форме СЗВ-СТАЖ) вправе получить каждый «физик» (абз.1 п.4 ст.11 Закона № 27-ФЗ). Для этого он должен написать соответствующее заявление на имя страхователя. И тот в течение 5-ти календарных дней с момента обращения обязан выдать эти сведения.

Образец заявления на выдачу СЗВ-СТАЖ вы можете найти здесь.

Важно! СЗВ-СТАЖ для работника должна содержать только его данные и ничьи другие. В такой отчет категорически запрещается включать сведения о стаже других застрахованных лиц. Иначе будет нарушен закон о персональных данных и страхователя могут привлечь к ответственности.

25 апреля 201726677

Полное или частичное копирование материалов запрещено. При согласованном использовании материалов прямая индексируемая ссылка на источник обязательна: СЗВ-СТАЖ: как заполнить новую форму в ПФР

Нет комментариев. Ваш будет первым!

В программах 1С Зарплата и Управление Персоналом и Бухгалтерия нет встроенных отчетов по сверке данных СЗВ-М и СЗВ-стаж.

Программа «Spu_orb» даёт возможность подготовить отчетные документы для сдачи в Пенсионный фонд Российской Федерации и провести такую сверку. Эта программа распространяется свободно и бесплатно, ее можно скачать с сайта ПФР.

Сначала необходимо загрузить все файлы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ за отчетный год в программу Spu_orb. Сделать это можно с помощью пункта меню СервисИмпорт данныхФайлы ПФР.

Можно загрузить отдельный xml-файл или сделать массовую загрузку файлов из каталога.

Далее для сверки сведений, содержащихся в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, нужно выгрузить эти сведения с помощью пункта меню ВыгрузкаВыгрузка индивидуальных сведенийВыгрузка ОДВ-1, СЗВ-ИСХ, СЗВ-КОРР, СЗВ-СТАЖ (с 2017 по …….г)

В открывшемся диалоговом окне нужно указать календарный год, отчетный период (3 месяца, полугодие, 9 месяцев или год) и тип формы (исходная, корректирующая, отменяющая)ю атем установить флажок Производить сверку СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М.

Получаем следующие результаты.

На закладке Результат сверки спецстажа — спецстажа в нашем примере нет. 

На закладке Результат сверки с СЗВ-М, СНИЛС :  есть в СЗВ-СТАЖ, нет — в СЗВ-М — таких расхождений не обнаружено.

На закладке Результат сверки с СЗВ-М, СНИЛС — Есть в СЗВ-М, нет — в СЗВ-СТАЖ — оказалось 2 сотрудника, причем с указанием месяцев их отражения в СЗВ-М. 

Также можно вывести результаты сверки в печатную форму, и мы увидим еще расхождения. 

В нашем примере сотрудница сменила фамилию в 2020 году, поэтому было зафиксировано расхождение нескольких отчетов СЗВ-М и отчета СЗВ-СТАЖ.

У программы Spu-orb есть удобные дополнительные возможности: работа с любым количеством предприятий, импорт данных из файлов ПФР формата XML, из файлов DBF, импорт классификатора адресов ФНС (КЛАДР и ФИАС), формирование и печать форм из уже готовых пачек документов ПФР формата XML, формирование и печать пустых бланков документов ПФР, калькулятор расчета взносов для индивидуальных предпринимателей.

Дата: 25.01.2020

Прежде, чем заполнить СЗВ-СТАЖ в 1С, приведем небольшую справку. СЗВ-СТАЖ — это новая форма отчетности в Пенсионный фонд, утвержденная Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 N 3п.Сведения о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ по общему правилу подаются в ПФР не позднее 2 марта 2020года за 2019г. 1. Подготовительный этап перед составлением формы СЗВ-СТАЖ в программе «1С»2. Заполнение сведений по форме СЗВ-СТАЖ в программе 1С3. Особенности заполнения сведений по форме СЗВ-СТАЖ в программе 1С Бухгалтерия 3.0

1. Подготовительный этап перед составлением формы СЗВ-СТАЖ в программе 1С (ред. 3)

В программах 1С ЗУП 3.0 и 1С Бухгалтерия 3.0 форма СЗВ-СТАЖ заполняется автоматически. Специалисты 1С рекомендуют перед формированием отчета проверить правильность заполнения сведений об организации и застрахованных лицах :Сведения об организации:

  • наименование оганизации в соответствии с учредительными документами;
  • ИНН / КПП;
  • регистрационный номер в ПФР;
  • ФИО руководителя организации.

Эти сведения указываются в справочнике:1С ЗУП : Организации (раздел Настройка – Организации)1С Бухгалтерия 3.0: Организации (раздел Главное – Организации)

Персональные сведения о застрахованных лицах1С ЗУП : Справочник Сотрудники (раздел Кадры – Сотрудники) или Физические лица (раздел Кадры – Физические лица)1С Бухгалтерия 3.0: Справочник Сотрудники (раздел Зарплата и кадры – Сотрудники) или Физические лица (раздел Зарплата и кадры – Физические лица)

  • ФИО сотрудника;
  • СНИЛС сотрудника

Проверить данные о застрахованных лиц, можно воспользовавшись отчетом Личные данные сотрудников1С ЗУП : раздел Кадры – Кадровые отчеты – отчет Личные данные сотрудников1С Бухгалтерия 3.0: раздел Зарплата и кадры – Отчеты по кадрам – отчет Личные данные сотрудников.

2. Заполнение сведений по форме СЗВ-СТАЖ в программе 1С

Для формирование формы СЗВ-СТАЖ в программе 1С:ЗУП 8 перейдите в раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность или ПФР. Пачки, реестры, описи.Для формирование формы СЗВ-СТАЖ в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 перейдите в разделОтчет – Регламентированные отчеты или раздел Зарплата и кадры – ПФР. Пачки, реестры, описи

Форма «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета ОДВ-1», представляется страхователем вместе с формой «СЗВ-СТАЖ» (п. 1.7 Приложения 5 к Постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 N 3п). В форму ОДВ-1 вносят сведения по страхователю, например данные о количестве работников, в отношении которых представляются сведения по форме СЗВ-СТАЖ.

Если в организации есть сотрудники, имеющие право на досрочное назначение пенсии в соответствии со ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (вредные и опасные условия труда по Списку № 1, Списоку № 2, «малым спискам»), то в форме ОДВ-1 страхователь обязан заполнить раздел 5, так называемый «Перечень льготных профессий».

Количество фактически работающих в особых условиях труда застрахованных лиц должно соотноситься с количеством лиц, за которых уплачиваются страховые взносы по дополнительным тарифам на обязательное пенсионное страхование. Если заполнено хотя бы одно из полей «Особые условия труда», «Основание исчисления страхового стажа», «Основание (код) условия досрочного назначения страховой пенсии» форм СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ, то раздел 5 описи ОДВ-1 должен быть заполнен обязательно.

3. Особенности заполнения сведений по форме СЗВ-СТАЖ в программе 1С Бухгалтерия 3.0

Некоторые периоды стажа, такие ка, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без сохранения зарплаты – в программе не учитываются автоматически. Поэтому при наличии таких периодов у застрахованного лица следует внести правильные записи вручную.

Пример:

Сотрудник Князев А.В. находился в отпуске без сохранения заработной платы с 17.07.2017 по 17.07.2017.

Отпуск без сохранения заработной платы в программе фиксируется документом «Отпуск» (без начисления оплаты), поэтому в записях о стаже автоматически формируется код ДЛОТПУСК. Дважды щелкните по строке сотрудника, откроется форма «Сведения о стаже». Исправьте запись о стаже на правильный код НЕОПЛ

Проверка сведенийПеред тем как подать сведения в Пенсионный фонд рекомендуется проверить их на ошибки, путем нажатия на кнопку «Проверить». При этом сведения проверятся по встроенному в программу алгоритму. Проверку сведений рекомендуется произвести также с помощью CheckPFR ( можно скачать на сайте ПФР). Если проверка прошла успешно, выдается сообщение об отсутствии ошибок.

Дорогой читатель! Добавьте этот сайт в закладки своего браузера и поделитесь с друзьями ссылкой на этот сайт! Мы стараемся показывать здесь всякие хитрости и секреты. Пригодится точно.

Это тоже интересно:

Как пользоваться приложением «Мой налог». Инструкция для самозанятых.

Когда нужно применять ККТ, а когда нет?

Новый МРОТ с 1 января 2020 года в России: таблица по регионам.

Штрафы за несдачу отчетности.

09.05.2021, Выпуск #054

Компании обязаны заполнять и сдавать СЗВ-СТАЖ на всех сотрудников. Данная форма отчетности сдается ежегодно, но есть и исключения. Например, если работник уходит на пенсию. В каждом случае правила заполнения и срок сдачи СЗВ-СТАЖ разные. При несвоевременной сдаче отчета на компанию налагается штраф, размер которого зависит от количества сотрудников. В данной статье рассказано, как правильно заполнить СЗВ-СТАЖ, и представлены форма отчета и образцы его заполнения.

СЗВ-СТАЖ: общие понятия

Форма отчета СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правительства от 06.12.2018 № 507п, ее можно скачать здесь: .

Сдавать форму должны все организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть работники:

  • по трудовым договорам;
  • по гражданско-правовым договорам;
  • по договорам об отчуждении исключительного права (авторская деятельность).

Даже если в компании нет ни одного работника, СЗВ-СТАЖ все равно необходимо сдавать. Так как в соответствии законодательством у любой компании должен быть генеральный директор, который оформляется по трудовому договору. Фирма имеет право не выплачивать заработную плату руководителю при условии, что не осуществляется деятельность. Но сдавать СЗВ-СТАЖ все равно необходимо, так как у компании заключен один трудовой договор с генеральным директором.

СЗВ-СТАЖ необходимо сдавать в ПФР:

  • по электронному документообороту (Астрал, Контур, Сбис);
  • на бумажном носителе, если в компании менее 25 работников.

Срок сдачи отчета

СЗВ-СТАЖ – это ежегодный отчет. Его необходимо сдать в Пенсионный фонд не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

То есть СЗВ-СТАЖ за 2020 год нужно было сдать до 1 марта 2021 года, а СЗВ-СТАЖ за 2021 год нужно будет направить в ПФР до 1 марта 2022 года.

Штраф за несдачу СЗВ-СТАЖ

За несвоевременное представление или несдачу СЗВ-СТАЖ организацию могут привлечь к ответственности по части 3 статьи 17 Федерального закона от 01.02.1996 № 27-ФЗ. За несданную отчетность в отношении одного работника назначается штраф в размере 500 рублей.

То есть размер штрафа напрямую зависит от количества трудоустроенных работников. Если в организации работают 2 сотрудника – то штраф составит 1 тысячу рублей, а если 100 человек – то 50 тысяч рублей.

Правила заполнения ежегодного СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ состоит из 5 разделов:

  1. информация об организации;
  2. отчетный период;
  3. сведения о работниках;
  4. информация об уплаченных взносах на ОПС
  5. информация об уплаченных взносах на досрочное пенсионное обеспечение.

В первом разделе указывается наименование компании, ИНН, КПП и регистрационный номер в ПФР. Дополнительно проставляется, какая отчетность сдается: исходная, дополняющая или для назначения пенсии.

Во втором разделе прописывается отчетный период, то есть год, за который сдается отчет.

В третьем разделе указывается вся информация о работниках, включая:

  • фамилию, имя и отчество;
  • СНИЛС;
  • период работы;
  • территориальные условия;
  • особые условия труда;
  • исчисление стажа;
  • условия досрочного назначения пенсии;
  • сведения об увольнении.

Последние 3 графы заполняются только при наличии особых условий труда или выхода на пенсию

В периоде работы нужно проставить период, в течение которого сотрудник непрерывно работал. Если он в течение года был уволен, а потом заново принят на работу, то данные периоды отражаются в разных строках.

Если за сотрудником сохранялось рабочее место, но он не получал зарплату и за него не уплачивались взносы в ПФР, то в дополнительных сведениях по исчислению страхового стажа надо проставить соответствующий код. Например, при отпуске по уходу за ребенком проставляется код «ДЕТИ», а при больничном – «ВРНЕТРУД».

Для сотрудников, которые работают в особых территориальных условиях надо проставить соответствующий код в графе. Например, для работников Крайнего Севера – «РКС».

На этом заполнение стандартной формы СЗВ-СТАЖ заканчивается. Так как четвертый и пятый разделы предусмотрены только для тех случаев, если в компании кто-то из сотрудников выходит на пенсию.

В конце отчета проставляется подпись ответственного лица и печать организации. Если предприятие сдает форму по электронному документообороту, такая отчетность подписывается электронной подписью руководителя.

Скачать образец заполнения СЗВ-СТАЖ можно здесь: .

Нюансы заполнения формы в других случаях

Как уже отмечалось ранее, СЗВ-СТАЖ сдается в ПФР не только ежегодно в отношении всех сотрудников, но и при наступлении некоторых обстоятельств:

  • при увольнении сотрудника;
  • при выходе на пенсию;
  • при ликвидации или реорганизации.

В каждом из этих случаев применяются свои нюансы заполнения и сроки предоставления.

СЗВ-СТАЖ при увольнении

При увольнении сотрудника (неважно, по какому основанию) необходимо заполнить СЗВ-СТАЖ. В отчетности указывается информация только по увольняемому работнику. Остальные сотрудники не включаются в СЗВ-СТАЖ.

При заполнении формы следует учитывать несколько моментов:

  • в поле «Тип сведений» указывается «Исходная»;
  • отчетный период – год увольнения;
  • в поле период: с начала года (или с даты трудоустройства, если сотрудник был принят на работу не с начала года) до последнего рабочего дня включительно.

Разделы № 4 и № 5 не заполняются.

Форма СЗВ-СТАЖ распечатывается и отдается увольняемому сотруднику в последний рабочий день. В Пенсионный фонд сдавать ее не нужно.

От работника лучше получить подтверждение факта выдачи на руки СЗВ-СТАЖ. В силу закона делать такого не обязательно, но при возникновении спорных ситуаций поможет доказать предоставление сведений при увольнении.

Вместе в СЗВ-СТАЖ увольняемому сотруднику выдается СЗВ-М.

Скачать образец заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении можно здесь: .

СЗВ-СТАЖ на пенсионера

Если работник написал заявление на увольнение в связи с выходом на пенсию, то работодатель обязан в течение 3 дней предоставить в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии».

В отчет включается только информация по пенсионеру:

  • последним днем периода работы признается день, предшествующий дате выхода на пенсию;
  • в разделе 4 указывается, были ли уплачены взносы по основному и дополнительному тарифам на ОПС в текущем году в отношении будущего пенсионера;
  • в разделе 5 указывается, были ли начислены взносы на досрочное негосударственное пенсионное обеспечение с указанием периода (вредное и опасное производство).

Аналогичная форма выдается на руки пенсионеру в день увольнения.

Скачать образец заполнения СЗВ-СТАЖ для назначения пенсии можно здесь: .

СЗВ-СТАЖ при ликвидации или реорганизации

При ликвидации или реорганизации фирмы в ПФР предоставляется СЗВ-СТАЖ по всем работникам. Порядок заполнения аналогичен с отчетностью при увольнении, однако в разделе № 3 указывается информация по всем сотрудникам.

СЗВ-СТАЖ при ликвидации или реорганизации предприятия направляется в ПФР в течение 1 месяца со дня утверждения промежуточного баланса, но не позднее даты предоставления в ФНС документов на ликвидацию или реорганизацию.

Вместе с формой СЗВ-СТАЖ в Пенсионный фонд передается:

  • опись по форме ОДВ-1;
  • СЗВ-М;
  • СЗВ-ТД.

Если организация закрывается из-за банкротства, то СЗВ-СТАЖ сдается в ПФР до даты представления отчета конкурсного управляющего в арбитражный суд.

В 2017 году была введена в действие СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей. Автором ее создания был Пенсионный фонд, поскольку при передаче администрирования соцвзносов в ФНС, в фонд перестала поступать информация о трудовом стаже работников. В этом году новую форму нужно выдавать на руки увольняющимся сотрудникам, однако с 2018 года по ней необходимо отчитываться в обязательном порядке всем хозяйствующим субъектам.

СЗВ-СТАЖ – что это за отчетность?

imageДо 2017 года организации и предприниматели подавали в Пенсионный фонд отчет РСВ-1, из которого орган получал сведения о страже застрахованных лиц.

Однако с 2017 года управление взносами был передано, отчет отменили, и у фонда возникла проблема — у него исчез источник необходимых сведений для исчисления трудового стажа.

Для этих целей была разработан и введен СЗВ-СТАЖ. Она по внешнему виду напоминает другой отчет, отправляемый в фонд — СЗВ-М, но содержит по каждому из работников более подробные сведения.

Документы по своему действию не отменяют друг друга — ведь на основании ежемесячных сведений из СЗВ-М пенсионный фонд получает информацию о работающих пенсионерах с целью отмены постоянной индексации пенсии. Новый же отчет будет источником сведений о стаже каждого трудоустроенного работника, а также о размере начисленных на них взносов.

В качестве годового отчета новая форма будет подаваться в фонд только в 2018 году. Тем не менее, если в течение 2017 года работник решит уволиться, организация обязана выдать ему на руки СЗВ-СТАЖ. Кроме этого, при выходе на пенсию, и своевременном уведомлении об этом компании, ответственный работник должен будет подать электронную версию в фонд в период 3 дней по факту обращения.

Кто должен предоставлять СЗВ-СТАЖ?

По разработанным правилам, новый бланк необходимо будет обязательно подавать:

  • Компании, а также относящиеся к ним подразделения, расположенные в других регионах;
  • Предприниматели, сыщики, имеющие лицензию, адвокаты, нотариусы, у которых есть наемные сотрудники.

Внимание! В отчете показываются все работники, с которыми у хозяйствующего субъекта оформлено трудовое соглашение, срочный трудовой договор, или же договор ГПХ, и им производятся денежные выплаты, облагаемые взносами в ПФ.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2017 году

Документ СЗВ-СТАЖ субъекты, у которых есть наемные работники, должны сдавать в ПФ каждый год один раз. Крайним сроком подачи этого документа определено 1 марта такого года, который идет за отчетным. На эту даты действует правило, что если она будет выпадать на выходной день, то окончательный срок подачи будет автоматически перемещаться на первый ближайший рабочий день.

В 2017 году этот отчет сдавать в обязательном порядке не было необходимости. Впервые хозяйствующие субъекты это будут делать до 1 марта 2018 года за период – 2017 год.

Однако также есть два случая, при которых необходимо будет незамедлительно оформить СЗВ-СТАЖ:

  • Если сотрудник оформляет себе пенсию, и принес в свою бухгалтерию уведомление об это событии, то на него необходимо оформить бланк и передать его в срок трех дней с факта сообщения;
  • Необходимо обязательно составлять СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника. Это должно происходить в завершающий рабочий день при выдаче на руки остальных обязательных документов.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Заявление на увольнение по соглашению сторон

Куда предоставляется отчетность

Оформленный отчет подается:

  • Если это делает предприниматель — по месту его проживания;
  • Если это делает компания — по ее месту расположения;
  • Подразделения, которые ведут учет самостоятельно — по их месту расположения.

Способы сдачи отчетности

У отчета ест два способа его передачи в пенсионный орган:

  • Бумажная форма. В таком виде отчет имеют право передавать только те предприятия и предприниматели, у которых принято на работу не более 25 человек. Бланк отчета необходимо заполнить самостоятельно на компьютере, распечатать в двух экземплярах, а кроме этого на флэш-носителе нужно принести электронный файл. Сотрудник фонда дает отметку на одной копии отчета, а также копирует к себе его электронный файл.
  • Электронная форма. В этом виде его обязаны сдавать все субъекты, с количеством работников свыше 25 человек. Для того, чтобы сдавать отчетность, нужно оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и заключить договор с оператором по передаче данных через интернет.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

Форма СЗВ-СТАЖ обязательна к выдаче на руки при увольнении работника. Однако здесь есть свои нюансы. Так, если при сдаче за отчетный год в бланк включаются все имеющиеся работники, то в этом случае в документ вносятся сведения только по одному человеку.

Заполняется бланк следующим образом:

  • Форма должна быть отмечена как исходная, отчетный год — год увольнения.
  • В таблицу заносят одного человека, период работы — с начала года либо даты приема (если он был оформлен в текущем году) и до даты увольнения.
  • В графе 14 ставится отметка только тогда, когда работник уволился 31 декабря.
  • Разделы 4 и 5 для увольняющихся не заполняются.

Внимание! Внесение информации по всем лицам в данном случае является нарушением закона о персональных данных и может караться штрафными санкциями для ответственных за это лиц. В отчете указывается только увольняемый.

Форма сдачи отчета

СЗВ-СТАЖ включает в себя общую информацию об организации или предпринимателе, а также сведения о работниках, которые были наняты в течение этого периода.

Помимо самого отчета, вместе с формой еще необходимо сдавать опись ОДВ-1, куда вносят информацию о хозяйствующем субъекте и общее количество сведений о работниках.

Скачать бланки форм отчетности

imageСЗВ-СТАЖ бланк скачать в Excel.

imageОДВ-1 бланк скачать в формате Excel.

imageСкачать образец заполнение формы СЗВ-СТАЖ.

imageСкачать образец заполнения формы ОДВ-1.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ: пошаговая инструкция

Этот документ можно заполнять при помощи компьютера, или от руки на бумаге.

В последнем случае нужно придерживаться следующих правил:

  • Нужно использовать ручку с темными чернилами. Запрещается заполнять красной либо зеленой пастой;
  • Если произошла ошибка, то тот лист нужно заполнить заново.
  • Зачеркивать либо пользоваться средством «Штрих» запрещено;
  • При заполнении используются только заглавные буквы.

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В графу «Регистрационный номер в ПФР» заносится номер, который ПФ присвоил хозяйствующему субъекту.

imageПосле этого располагаются графы для указания ИНН и КПП. В графе для записи ИНН присутствует 12 клеток. В том случае, когда отчет оформляется на организацию, у которой в коде ИНН только 10 цифр, то оставшиеся две клетки прочеркиваются. В графу КПП вносят информацию только организации, поскольку он у них присутствует. Предприниматели оставляют его пустым.

В графу «Наименование» записывается краткое название компании, либо полные Ф.И.О. предпринимателя. Данные заносятся так, как это указано в учредительных документах.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:  Справка 182н для расчета больничного листа

Блок граф «Тип сведений» определяет ситуацию, в которой подается данный отчет:

  • Отметка «Исходная» показывает, что отчет передается впервые;
  • Отметка «Дополняющая» говорит о том, что данным отчетом производится внесение новых данных, либо изменение сведений в ранее поданном отчете;
  • Отметка «Назначение пенсии» говорит о том, что работник, указанных в отчете, выходит на пенсию, и стаж за этот год необходимо принять в расчет при назначении выплаты.

Раздел №2 — Отчетный период

imageТут находится единственная графа из четырех квадратиков. Сюда записывается год, за который подается документ.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Этот отчет выглядит как таблица, в которую построчно записывается информация о сотрудниках.

imageВ столбцы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» вносится личная информация по каждому работнику. В столбце «СНИЛС» указывается присвоенный ему фондом страховой номер.

Столбец «Период работы» включает в себя два отдельных – «Начало» и «Окончание». В том случае, когда сотрудник проработал весь год, то сюда заносятся первый и заключительный дни года. Если на одного и того же работника необходимо занести более одного периода (если он увольнялся, а потом снова устроился на работу), то их записываю один под другим в разных строках. При этом предыдущие столбцы со СНИЛС и ФИО не заполняются.

Если работник собирается выходить на пенсию, то при заполнении указывается ориентировочная дата события.

Если гражданин производил работы по гражданскому договору, то указывается его период действия, а в столбце 11 проставляется код «ДОГОВОР». Если же работы была выполнена, но не оплачена — то указываются коды «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В графе 11 также проставляются следующие коды:

Код

Расшифровка

ДЕТИ Сотрудница находится в отпуске по ухода за ребенком до полутора лет
ДЛДЕТИ При нахождении работницы в отпуске по уходу за детьми до трех лет
ДЕТИПРЛ В случае предоставления отпуска по уходу за детьми до трехлетнего возраста, который был предоставлен дедушке, бабушке, опекунам ребенка или другим родственникам, если они фактически осуществляли за ним уход
ДЕКРЕТ Если сотрудница находится в декрете
ЧАЭС В случае предоставления дополнительного отпуска гражданам, которые были подвержены воздействию радиации в следствии катастрофы в Чернобыле
НЕОПЛ ·         При простое, который произошел по вине сотрудника

·         В случае предоставлении отпуска за своей счет (без сохранения зарплаты)

·         При наличии неоплачиваемых периодов ввиду недопущения или отстранения от работы

·         Если было неоплачиваемое время в виду проведения забастовки

·         При предоставлении одного неоплачиваемого дня, который может быть предоставлен женщинам в сельской местности

·         Если педагогическому работнику был предоставлен неоплачиваемый период отпуска длительностью до одного года

·         Другие виды неоплачиваемых периодов

В столбце «Территориальные условия» проставляется специальный код, если работник выполнял свои обязанности в особых условиях, к которым относится, например, Крайний Север. Коды, которые можно заносить в этот столбец, для справки приведены в приложении 1 к отчету.

В столбец «Особые условия» вписывается код, если сотрудник осуществлял деятельность в среде, дающей право на досрочное получение пенсии. Все коды, которые можно здесь использовать, приводятся в приложении 2 к отчету.

Внимание!Если информация об особых условиях не имеет документального подтверждения, то сведения в столбцы 9, 12 и 13 не заносятся.

В столбец «Сведения об увольнении застрахованного лица» ставится отметка «Х» только тогда, когда день увольнения – это заключительный день года (31 декабря).

Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Указанный раздел обязателен для заполнения только тем, кто выходит на пенсию (была проставлена отметка «Назначение пенсии». В разделе располагаются два вопроса, и ответы на них необходимо пометить в соответствующем поле.

Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Указанный раздел также нужно заполнять, только если отчет подается на выходящего на пенсию работника. Здесь указываются периоды, за которые начислялись взносы, а также нужно указать, производились ли за эти периоды перечисления.

Опись ОДВ-1

Одновременно с отчетом нужно также подготавливать и передавать опись ОДВ-1. Здесь обобщаются все данные из основного документа.

Описи можно присвоить один из трех типов – «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Выбор производится путем отметки в графе напротив статуса.

Раздел 1 включает в себя реквизиты хозяйствующего субъекта, и заполняется аналогично разделу 1 основного отчета.

В разделе 2 в графу «Отчетный период» нужно вносить 0, а вот в графе «Год» записывать номер года, за который сдается отчет.

В разделе 3 нужно указать общее количество сотрудников, на которых сдаются данные в СЗВ-СТАЖ.

Раздел 4 заполняется только в той ситуации, если сдаются отчеты, отмеченные СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР с отметкой «Особая», и сюда записывается обобщающая информация за весь период.

Раздел 5 оформляется в той ситуации, когда данные подаются на рабочих, имеющих право досрочно получать пенсионные выплаты за труд в специальных условиях.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

Нормативный акт, определяющий как точно необходимо заполнять данный отчет, устанавливает, что СЗВ-СТАЖ отправляется компаниями и ИП, которые выступают работодателями. За отчетный период поэтому у такого субъекта бизнеса должен присутствовать хотя бы один работник.

Когда же ИП, нотариусы, адвокаты, население, имеющее статус самозанятого, не заключало ни одного трудового контракта, то сдавать отчет не надо. Кроме этого, при попытке сдать его система выдаст ошибку, поскольку по правилам документ должен содержать хотя бы одни сведения.

В то же время, до сих пор не ясна ситуация с организациями. Дело в том, что у такого лица всегда есть директор, который указывается в уставе при регистрации. И с одной стороны, если с ним не подписано трудовое соглашение, то и отчет на него подавать не нужно. С другой стороны, если договор с ним подписан, но деятельности никакой нет, то необходимо подавать отчет в ПФР, указав в нем только директора.

На текущий момент ПФ не дал каких-либо разъяснений по сдаче организациями нулевого отчета.

Штрафы за не сданный отчет или не выданный при увольнении

Действующие нормы права предусматривают различные размеры штрафных санкций, связанных с несдачей или недостоверным представлением данных в документе СЗВ-СТАЖ.

  • Нарушение сроков направления в ПФР отчета влечет наказание компании штрафом в сумме 500 р. за каждого работника, включенного в него с опозданием.
  • За невключение в вовремя сданный отчет отдельных работников — фирме могут предъявить штраф в сумме 500 р. за каждого такого сотрудника.
  • Сданный в установленные сроки отчет, содержащий неверные данные на представленных в нем сотрудников, влечет наказание для компании в сумме 500 р. по каждому выявленному такому работнику.
  • Существуют также штрафные санкции на должностных лиц организации за несвоевременное представление отчета в размере 300-500 р.
  • Если отчет будет представлен в ПФР в бумажной форме вместо установленной электронной, то фирма может быть наказан штрафом в размере 1000 р..
  • Если работнику в момент увольнения не выдается СЗВ-СТАЖ или при оформлении пенсии он не был отправлен по запросу в ПФР, предприятие ожидает штраф в размере 50000 р.

Важно!При увольнении сотрудника по собственному желанию или другим причинам нужно выдавать справку СЗВ-СТАЖ в обязательном порядке.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: