Ведомость на выдачу зарплаты: особенности документа и для чего его применяют на практике

imageОплата труда работников предприятий происходит в несколько этапов. На первом ведется учет рабочего времени непосредственно на участке, в цехе, в отделе, с занесением всех данных в табель учета рабочего времени. На втором этапе документ попадает в бухгалтерию для калькуляции расчетов по оплате труда согласно отработанным часам. В статье будут рассмотрены вопросы: для чего нужна расчетная ведомость по зарплате (РВЗ) и как вести данную документацию. Будет проведен обзор образцов расчетно-платежных бланков.

Какова цель

Расчетную ведомость (ВР) применяют для калькуляции заработной платы сотрудников предприятия, организации. Существует правильная государственная утвержденная форма Т-51 – для безналичных расчетов, Т-49 – для расчетов по безналу. Но на каждом предприятии разрешено применять собственные формы документа, при условии, что он будет учитывать все требования законодательства в этом вопросе: прозрачность, точность, соответствие фактическим показателям.

Особенности

Вне зависимости от формы расчета, выплаты заработной платы (ЗП) должны осуществляться в установленные сроки. Их регламентируют следующие документы:

  1. Устав предприятия, фирмы, организации, союза.
  2. Коллективный договор.
  3. Контракт, с перечислением прав и обязанностей обеих сторон трудового соглашения;
  4. Договор между работником и работодателем, подписываемый при устройстве на работу и др.

В них четко прописывают сроки выдачи:

  • авансов;
  • получки;
  • премий;
  • бонусов;
  • привилегий;
  • компенсаций;

оплаты ночных, сверхурочных часов и т. п.

О любых изменениях, которые работодатель делает в данном направлении, сотрудника подробно оповещают в письменном виде.

Табель учета рабочего времени ведется в подразделении, к которому относится работник, согласно штатному расписанию. Документ разбит на столбцы с днями месяца. В каждой строке находится:

  • фамилия и инициалы работника,
  • его табельный номер,
  • должность,
  • грейд;
  • количество отработанных часов в каждый конкретный день, с разбивкой на ночные и дневные.

В установленные сроки заполненный табель, подписанный руководителями, сдают бухгалтерам, занимающимся расчетами ЗП. Они создают специальный документ – зарплатную ведомость. В ней отражены все корректные начисления и последующие выплаты. Образец ВР постановляет Госкомстат Российской Федерации. На данный момент работа ведется с тремя типовыми формами:

  • Т-49 расчетный документ по фактическим зарплатным платежам по наличным выплатам через кассу;
  • Т-51 расчетный документ по фактическим зарплатным платежам по безналичным выплатам на банковскую карту, личный счет;
  • Т-53 форма расчетов вознаграждений.

Ведомость по ЗП создается ежемесячно, список работников указан в алфавитном порядке, с обязательным заполнением полей:

  • табельный номер;
  • должность;
  • оклад или тарифная ставка;
  • название подразделения или филиала.

Бухгалтер аккумулирует сведения из табеля учета отработанного времени и переводит данные в расчетно-платежную ведомость. В ней отражаются абсолютно все начисления либо удержания, проводимые в течение месяца.

Виды документов для начислений и удержаний

Каждый работодатель в сотрудничестве с бухгалтерией самостоятельно выбирает образец формы ведомостей для расчетов начислений и удержаний. Но чтобы она обладала законной силой для контролирующих органов, в ней должны быть следующие реквизиты.

  1. Название ведомости.
  2. Наименование организации, осуществляющей хозяйственную деятельность.
  3. Объем и сущность операции.
  4. Фамилии, инициалы, должности лиц, проводящих расчеты.
  5. Визирование должностных лиц, ответственных за проведение операций.

Расчетная ведомость является первичным документом, с помощью которого фиксируется факт расчетов по ЗП. Она может быть следующих видов:

  • платежная;
  • расчетная;
  • платежно-расчетная.

Для предприятий с небольшим количеством сотрудников достаточно работать с одним расчетно-платежным документом.

Содержание ведомости

Начало заполнения образца – оформление титульной страницы. Она содержит информацию с названием предприятия, значение кода ОКПО. Если ведомость создают по запросу, то здесь же вносят название этого отдела. Если нет, то строка остается пустой. Вписывают порядковый номер, вводят дату заполнения и даты периода, за который создается расчет.

На оборотной стороне находится сама таблица расчетно-платежного документа. Она состоит из нескольких частей. Рассмотрим раздел «начисления».

  1. ЗП, рассчитываемая согласно регламентирующим процедуру документам.
  2. Индексация выплат.
  3. Доплаты различного назначения: отпуск, оплата сверхурочной занятости, льготы, надбавки и т. д.
  4. Расчет с сотрудником в случае его увольнения, сокращения, смерти.
  5. Оплата больничных листов.
  6. Суммы по страхованию.
  7. Начисления, предусмотренные статьями коллективного договора.
  8. Оплата по договорам и др.

Раздел удержаний состоит из следующих пунктов.

  1. Добровольные отчисления, выполняющиеся согласно заявлениям самих работников. Например, профсоюзные взносы.
  2. Выполнение обязательств по исполнительным документам: выплата алиментов, удержание средств за нанесение материального ущерба и др.
  3. Налоги и взносы, предусмотренные законодательством.

С целью грамотного ведения бухучета происходит начисление резервных средств, предусмотренное стандартами учета:

  • резерв отпускных и объем соцвзноса;
  • срочный бонус для выплат премий: годовые поощрения, тринадцатая зарплата и т. д.

Таким образом, зарплатная ведомость – довольно объемный документ, создающийся каждым предприятием под свои нужды. Учитывается наличие и форма коллективного договора, размер штатного расписания, форма собственности и прочее.

Ниже приведен пример и образец расчетной ведомости по зарплате.

image

Ведомость могут заполнить вручную на созданных в типографии бланках. Либо бухгалтер оформляет ее в автоматическом режиме с помощью специальных сертифицированных программ по учету. Затем распечатывают, подписывают, сшивают и хранят в отделе. По истечении определенного срока сдают в архив. К ней прилагают документы с расчетами пособий, вознаграждений, оплаты отпусков, листов временной нетрудоспособности и т. д.

Когда создается ведомость

После принятия последних изменений в законы, регламентирующие порядок начислений и выплат заработной платы работникам, изменились правила начисления аванса. Его сумма перестала быть фиксированной, а рассчитывается исходя из отработанных часов за авансовый период. Для этого создается отдельная ведомость. А при начислении зарплаты сумму аванса вносят в раздел удержаний.

Перечень документов, создаваемых на основе расчетной ведомости по зарплате

На основе данных, вносимых в ВР, создаются следующие документы.

  1. Т-53: ведомость платежная. В нее вносят размер выплаты и данные работников.
  2. Т-53: журнал. Документ для регистрации всех платежных ведомостей Т-53, созданных бухгалтерией предприятия.
  3. Т-54, Т-54а: лицевой счет. Ежемесячный, персональный для каждого сотрудника документ, в который переносят все данные по начислению и удержанию.
  4. Ордер кассовый расходный. При выплате средств выписывают каждому конкретному сотруднику.
  5. Реестр зарплатных перечислений. Используют при безналичной оплате, документ содержит данные сотрудника, его банковской карты и сумму выплаты.
  6. Поручение платежное.

Это далеко не весь перечень, он может быть дополнен другими документами, которые требуют данные о начислениях и удержаниях ЗП работнику.

В какие сроки проводят выплаты

Цель создания ВР – определять размер выплат ЗП, которая будет выдана сотруднику через кассу или перечислена на карту. На ее основе формируют платежные ведомости, по которым производят выдачу заработанных людьми денег. Сроки выплат оговариваются в «Положении об оплате труда на предприятии».

Приказом по организации, который подписывается главой предприятия, старшим бухгалтером, юристом, экономистом, председателем профсоюза, устанавливаются конкретные даты выдачи ЗП. Учитывают то, что выплаты проводят не менее двух раз в месяц, периодами, не превышающими 14-дневный срок. Не запрещено проводить оплату труда чаще. Например, раз в неделю.

Авансовые перечисления не могут выдаваться позднее 30 числа, а зарплаты – 15. В случаях, когда деньги выдают на руки, срок не должен превышать 5 дней после получения средств кассой.

Бухгалтерские операции

ВР дает основания для большинства бухгалтерских проводок, связанных с оплатой труда:

  1. Операции по начислению по подразделениям предприятия.
  2. Проводки по отпускным из средств резерва.
  3. Начисления из фонда соцстраха.
  4. Суммы, потраченные на выплаты материальной помощи.
  5. Удержание НДФЛ.
  6. Проводки по алиментам и т. д.

БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Тел. +7 (800) 302-65-54 Бесплатно по России

Расшифровка расчетного листка

Статья 136 ТК РФ

В соответствии с требованиями статьи 136 ТК РФ, в листке в обязательном порядке отражаются следующие сведения:

  1. Данные о частях зарплаты за отчётный период. В сумму включаются:
  • оклад;
  • начисленная премия;
  • установленные надбавки (за вредные условия, за работу в северном регионе и т.д.);
  • компенсационные выплаты, например, за использование собственного инструмента или за работу в выходной день.
  1. Удержания из зарплаты:
  • НДФЛ;
  • пенсионные отчисления;
  • профсоюзный взнос;
  • иные удержания (например, невозвращённый командировочный аванс);
  • удержание по исполнительному листу, например, алиментов.
  1. Дополнительные начисления:
  • выплата отпускных;
  • выплата при увольнении;
  • компенсация за нарушение нанимателем трудового законодательства;
  • иные выплаты.
  1. Итоговая информация о сумме, подлежащей выплате.

Обратите внимание! Отдельно может быть выделен ранее выплаченный аванс.

Бухгалтеры в расчётном листке дополнительно указывают следующие сведения:

  • Ф.И.О. и должность работника;
  • Название структурного подразделения (цеха или отдела);
  • Табельный номер, если имеется;
  • Временной период (обычно месяц);
  • Количество отработанных часов и рабочих часов в отчётном периоде в соответствии с установленным временем работы.

В документе могут быть и иные сведения, если это требуется для полного информирования работников о величине их заработка.

В некоторых случаях параллельно записям в листке вносятся бухгалтерские коды, соответствующие назначению каждой из выплат.

Образец расчетного листка по заработной плате в формате Word и Excel скачать

Как правильно выдавать

Так как представление информации о величине заработка в виде расчётного листка является обязанностью работодателя, следует позаботиться о документальном подтверждении передачи данных документов сотрудникам.

Существует 2 наиболее распространённых способа такого оформления. Первый – сделать листок с отрывной частью. Бумаги передаются начальнику подразделения, который раздаёт листки работникам и собирает их подписи, а после сдаёт отчётность в бухгалтерию. Это целесообразно, если речь идёт о большом предприятии.

Второй вариант – ведение специального журнала, где работники будут расписываться в получении документа.

Обратите внимание! Расчётные листки обязательны к выдаче и в том случае, когда деньги переводятся на банковские карты.

Сроки выдачи сотрудникам

Письмо Роструда от 18.03.10 № 739-6-1

Зарплата выдаётся не менее 2-х раз в месяц, что предусмотрено статьёй 136 ТК РФ. В той же статье указано, что наниматель обязан выдавать расчётный листок при выплате денег в целом.

Минтруда в письме от 18.03.10 № 739-6-1 указывает, что порядок выдачи данных документов должен регулироваться локальными актами нанимателя. При этом работники должны получать листки не позже дня, в котором происходит непосредственная выдача денег. Также в этом письме указывается, что информировать работников можно 1 раз в месяц.

Исходя из этого, можно сделать следующий вывод: листки выдаются 1 раз в месяц не позднее дня перечисления основной части зарплаты. Целесообразно делать это за 2 дня, чтобы работники могли озвучить свои возражения до момента перевода денег.

Срок хранения

Расчётные листки должны храниться 5 лет при условии проведения проверки. Такой порядок содержится в приказе Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г., где отражены сроки хранения большинства деловых документов.

Журнал выдачи расчетных листков

Данный документ создаётся в каждом подразделении компании, либо один на всю организацию. В журнале должны быть следующие графы:

  • Номер записи;
  • Дата выдачи;
  • Ф.И.О. сотрудника;
  • Должность;
  • Подпись работника;
  • Подпись ответственного за выдачу лица.

На обложке журнала следует указать следующие сведения:

  • Даты начала и окончания;
  • Наименование документа;
  • Название организации и подразделения, в котором документ ведётся;
  • Ф.И.О. и должность работника, ответственного за выдачу листков.

Ведение журналов поручается бухгалтерам или делопроизводителям подразделений.

Журнал выдачи расчетных листков образец скачать

Приказ об утверждении формы расчетного листка

Пример приказа об утверждении формы расчетного листка

Форма расчётного листка не закреплена на законодательном уровне. С учётом того, что указанный документ обязательно следует выдавать работнику, любой организации необходимо разработать собственный вариант и утвердить его приказом руководителя.

В приказе должны быть отражены следующие сведения:

  • Реквизиты – дата, номер, название документа и тематика;
  • Информация об организации – наименование, адрес, место нахождения;
  • Ссылка на требования части 2 статьи 136 ТК РФ;
  • Установление формы расчётного листка, приложенного к приказу, с указанием даты начала действия данного положения;
  • Поручение конкретному работнику обеспечить выдачу расчётных листков работникам за 2 дня до перечисления заработной платы (например, кассиру или бухгалтеру);
  • Поручение сотрудникам организации (например, начальникам подразделений) обеспечить ведение журналов выдачи расчётных листков в соответствии с приложением к приказу;
  • Возложение контроля за исполнением приказа на одного из бухгалтеров организации;
  • Приложения: форма расчётного листа на 1 листе и образец журнала выдачи листков на 1 листе;
  • Дата, подпись, должность, фамилия и инициалы руководителя компании.

Обратите внимание! До издания приказа нанимателю следует получить согласие представителей профсоюза на утверждение формы листка в соответствии со статьёй 372 ТК РФ.

С приказом под роспись знакомятся работники, которым поручено исполнение документа.

Выдача расчётных листков – это не только обязанность нанимателя, закреплённая в законодательстве, но и возможность в простой форме сообщить работникам данные об их текущем заработке.

Приказ об утверждении формы расчетного листка образец скачать

Роль документа

Ценность расчетного листка переоценить невозможно – он позволяет работнику предприятия точно понять, из чего формируется его заработная плата, а также, в некоторых случаях вовремя увидеть нестыковки начисления зарплаты с условиями конкретного трудового договора или требованиями законодательства. При выявлении таких фактов сотрудник может обратиться за прояснением спорных или неясных моментов в бухгалтерию предприятия, а если дело дойдет до конфликта, то пойти за восстановлением справедливости в инспекцию по труду или суд.

Что определено Правительством РФ, ФСБ и ФСТЭК

Учитывая, что расчетный листок содержит персональные данные работника, для его законной отправки сотруднику через интернет работодателю придется выполнить требования федерального закона о персональных данных, а также постановлений и приказов в сфере защиты персональных данных:

  • Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 3, 6, 7, 19 и др.);
  • Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных…», от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке…»;
  • Приказы ФСБ России от 10.07.2014 № 378 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер…», от 09.02.2005 № 66 «Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических) средств защиты информации»;
  • Приказы ФСТЭК от 18.02.2013 № 21, от 13.06.2001 № 152;
  • другие НПА в сфере обработки и защиты персональных данных.

Работодателю следует помнить, что передача (подготовка передачи) персональных данных по электронной почте без использования сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) запрещена, так как не обеспечивает защиту персональных данных от раскрытия, модификации и навязывания (ввода ложной информации).

Кроме того, в целях обеспечения безопасности персональных данных их передача по электронной почте допустима только при выполнении базовых мер: реализации антивирусной защиты (АВЗ.1), обеспечение защиты персональных данных от раскрытия и модификации (ЗИС.3) и других необходимых мер.

Когда следует формировать документ

Расчетный листок нужно делать за несколько дней до зарплатных выплат, выдавать же его можно также заранее или в день выдачи заработной платы. При этом, следует помнить о том, что обычно выдача зарплаты делится на два этапа, в разницей в две недели — так вот расчетный листок должен предоставляться сотрудникам в день получения ими «окончаловки», когда все необходимые суммы уже подсчитаны.

Читайте также:  Коды дохода 2002 и 2003 в справке 2-НДФЛ: значения кодов

Надо сказать, что расчетный лист касается только заработной платы, поэтому формировать его для выдачи, например, отпускных не нужно.

Как заполнять расчетный лист по заработной плате

В 2013 году унифицированную форму документа отменили. То есть организациям дали возможность самостоятельно разработать и утвердить собственный вариант документа, который учитывает особенности и специфику деятельности конкретно их юридического лица.

ВАЖНО!

Отмена стандартной формы не является основанием для отказа в выдаче квитка сотрудникам! Это прямое нарушение ст. 136 ТК РФ, за которое предусмотрена административная ответственность.

Утвердите индивидуальную форму бланка в учетной политике предприятия или отдельным приказом руководителя. Проследите, чтобы бланк содержал обязательную информацию:

  1. Наименование предприятия.
  2. Период (обычно равен календарному месяцу).
  3. Информация о работнике. Здесь пропишите должность, ФИО, подразделение и табельный номер сотрудника.
  4. Информация о расчетах. Удобнее всего представить виде таблицы, которую разделите на следующие части:
    • удержания: включите в эту часть таблицы НДФЛ, удержание по исполнительным листам, профсоюзные взносы, алименты, добровольные взносы в НПФ и прочее;
    • выплаты: укажите даты и суммы перечислений, проведенных в конкретном периоде, авансы, компенсации на питание или сотовую связь, оплату больничного или отпускных в межрасчетный период;
    • «Задолженность» или «К выплате»: итоговая табличная часть, в которой посчитана разница между начисленными доходами и произведенными выплатами.

    Самостоятельно разрабатывая квиток, вы можете добавить дополнительную информацию. Например, сведения о суммах вычетов по иждивенцам и не только.

    Кто составляет расчетный лист

    Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.

    Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.

    А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».

    Основные правила выдачи расчетных листков

    Найти примерную форму и образец расчетного листка несложно, этот документ должен содержать стандартный набор данных . Важно, чтобы они были понятны сотрудникам: необходимо провести консультацию, чтобы в дальнейшем избежать вопросов по начислению и выплате зарплаты. Кроме того работодатель должен правильно организовать выдачу таких листков. Вручить их сотрудникам можно двумя способами:

    • Завести на предприятии журнал учета, в котором фиксируется выдача листка каждому сотруднику.
    • Организовать раздачу отрывных листов под роспись. И в том, и в другом случае, исключается пропажа листков, каждый документ выдается непосредственно в руки получателю.
    • Организовать рассылку по электронной почте. Этот новый способ выдачи листков был подтвержден письмом Минтруда № 14-1/ООГ-1560 – в нем ясно говорится, что выдачи электронной версии листка вместо бумажной не является нарушением прав сотрудников.

    Введение электронных версий упрощает и ускоряет документооборот на предприятии, а также позволяет гарантированно отправить документ адресату.

    Хотя зарплату по требованиям ТК РФ положено выдавать два раза в месяц, расчетный листок выдается только единожды, после того, как будут окончательно посчитаны все выплаты, надбавки и доплаты, причитающиеся сотруднику.

    Читайте также:  Калькулятор фиксированного платежа ИП (страхового взноса) в ПФР

    Образец расчётного листка

    С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию. Теперь представители предприятий и организаций имеют право разрабатывать собственные бланки документов, утверждаемые в их учетной политике, или использовать ранее общеупотребимые шаблоны.

    Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

    Порядок оформления

    1. Вначале листка записывают:
      • должность,
      • ФИО работника,
      • период, за который составляется документ (обычно это один месяц),
      • подразделение, в котором трудится работник,
      • его табельный номер.
      • Далее идет основная часть, которая выглядит в виде таблицы из нескольких разделов.
        • Во второй раздел включается все, что касается налоговых удержаний.
        • В третий – информация о взносах во внебюджетные фонды.
        • Далее указывается сумма выданного аванса и сведения о дополнительных страховых взносах.
        • После всех подсчетов, в завершении документа пишется общий размер удержаний и зарплата, подлежащая к выплате. Если у предприятия перед работником есть долг или наоборот — работник должен работодателю, сведения об этом также нужно внести в расчетный листок.

        При необходимости бланк можно дополнить и другой информацией, например, сведениями о ведомости, по которой будет производиться выплата, дате выдачи заработной платы и т.п.

        Ответственность работодателя

        За невыдачу работодателем расчетных листков предусмотрена административная ответственность в части 1 статьи 5.27 КоАП РФ «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» в виде наложения штрафа:

        • на должностных лиц и предпринимателей – от 1000 до 5000 рублей;
        • на юридических лиц – от 30000 до 50000 рублей.

        Кроме того, расчетный листок должен быть выдан лично в руки тому работнику, которому он выписан, так как расчетный листок содержит личные данные, которые нельзя разглашать. Об ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных говорится в статье 90 ТК РФ.

        Нужно ли брать у работника подтверждение получения расчетного листка?

        Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.

        При бумажного выдача расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи. В журнале должно быть зафиксировано, в какой день выдан расчетный листок по заработной, кому (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение), за какой период, и проставлена подпись работника. Приведем пример:

        _________________________________________

        (наименование учреждения)

        Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г.

        Подразделение учреждения

        № п/п Дата выдачи расчетного листка Ф. И. О. работника Должность работника Подпись

        Ответственный за выдачу

        расчетных листков ______________ ____________ _______________

        Читайте также:  Усиленная квалифицированная электронная подпись: что это такое и сколько стоит

        должность подпись расшифровка подписи

        Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.

        Говоря о порядке выдачи расчетных листков, нужно помнить, что доходы физического лица относятся к персональным данным работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных»).

        В силу ст. 7 Федерального закона № 152‑ФЗ третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).

        Срок хранения

        В соответствии с установленными нормами при наличии у предприятия электронного документооборота расчетные листки хранятся не менее 5 лет.

        Данный срок определен в связи с необходимостью разъяснения вопросов по заработной плате штата компании при проведении финансовых проверок.

        Если же в компании у сотрудников не открыты счета в кредитных учреждениях, и денежные средства персоналу выдаются через кассу наличными, то срок хранения данной документации длится 75 лет.

        При выходе на пенсию сотрудников эта информация может оказаться востребованной.

        Необходимость выдачи работникам

        Получая в установленный день заработную плату, любой трудящийся должен быть уведомлен о ее размере в виде выдачи ему расчетного листа.

        Данный порядок уведомления работника о причитающемся ему денежного вознаграждения за труд является не правом, а обязанностью юридического лица.

        Но довольно часто на практике происходит, что директора предприятий не желают выдавать расчетный листок, а бухгалтерия не хочет распечатывать документ из-за экономии бумаги, и выдают бланк лишь по личной просьбе трудящегося.

        Как именно должно происходить информирование, нормативной документацией на федеральном уровне четко не обозначено (за исключением факта донесения информации до работника в письменном виде).

        Выдача листка осуществляется при выплате заключительной части зарплаты (после аванса).

        Ведомость выдачи заработной платы – относится к внутренним документам предприятия, заполняемым бухгалтерским отделом. Крупные организации используют данный документ, имеющий унифицированную форму «Т-53». Следует обратить внимание на то, что субъектам малого бизнеса нет необходимости использовать подобную документацию, так как в этом случае, при расчете наемных работников используются приходно-расходные ордеры. Крупные предприятия не имеют возможности использовать приходно-расходный ордер, так как данный документ имеет ограниченную юридическую силу. Ниже мы предлагаем рассмотреть различные вопросы, связанные с заполнением платежной ведомости.

        image
        Зарплатная ведомость – не изменяла формы (известной как Т-53) с момента своего принятия

        Содержание

        Предназначение платежной ведомости

        Расчетная ведомость относится к числу бухгалтерской документации, оформление которой возлагается на главного бухгалтера компании. После того как бланк будет полностью заполнен, он передается лицу, отвечающему за выдачу заработной платы персоналу. Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый документ является главным основанием для выплаты зарплаты. Также следует упомянуть, что бланк заполняется в единственном экземпляре, так как создание дополнительных копий документа не предусмотрено действующим законодательством.

        При составлении ведомости используется унифицированная форма «Т-53». Допускается как электронное заполнение этого документа, так и внесение всех необходимых сведений «от руки». «Платежка» содержит в себе таблицу, состоящую из определенного количества строк и столбцов. Количество строк зависит от величины штата сотрудников предприятия. Помимо этого, таблица должна содержать в себе дополнительные поля, куда вносятся данные о начисленных средствах. В последней строке указывается итоговая сумма, предназначенная к выдаче сотрудникам.

        В общероссийском классификаторе управленческой документации рассматриваемый документ зарегистрирован под номером «03010111». Важно обратить внимание, что Федеральная Налоговая Служба (ФНС) настоятельно рекомендует использовать форму «Т-53» при начислении заработной платы. Использование этой ведомости позволяет избежать возможных конфликтных ситуаций с органами, контролирующими ведение бухгалтерской документации. Важно обратить внимание, что заполненный документ, перед передачей кассиру должен быть предоставлен директору компании для ознакомления.

        Выдача заработной платы на основании расчетной ведомости осуществляется только при наличии на бланке подписи директора и главного бухгалтера предприятия.

        Важно обратить внимание на то, что объем данного документа может различаться, в зависимости от ширины штата наемных работников. Срок действия данного документа составляет три рабочих дня. После того как данный срок истечет, кассир должен закрыть документ и передать в бухгалтерский отдел для проведения проверки.

        Следует обратить внимание на то, что ведомость на выдачу зарплаты в сравнении с расчетной, имеет свои специфические отличия. В первом документе указывается лишь та сумма, что выдается на руки сотрудникам. Это означает, что при составлении расчетов заранее вычитаются налоговые выплаты и отчисления различным фондам. После того как работник получит на руки денежные средства, ему необходимо поставить свою подпись в специально отведенном поле. В том случае, когда сотрудник, которому начислена зарплата, по определенным обстоятельствам не смог получить причитающиеся ему деньги, в поле «подпись» ставится отметка «депонировано». Это означает, что данная сумма должна быть возращена в кассу организации.

        Каждая ведомость формата «Т-53» должна быть зарегистрирована в журнале бухгалтерского учета. Данный журнал ведется сотрудниками бухгалтерского отдела в течение 12 месяцев с момента начала календарного года. Срок хранения данных журналов составляет пять лет. После истечения этого срока, журналы передаются в государственный архив. Важно обратить внимание на то, что каждому бланку присваивается свой номер, который должен соответствовать номеру, указанному в журнале.

        image
        Зарплатная ведомость, рекомендуется фискальными органами для оформления при выдаче сотрудникам заработной платы

        Правила заполнения ведомости

        Должностному лицу, в чьи обязанности входит составление рассматриваемого документа, необходимо знать о некоторых особенностях заполнения формы «Т-53». Расчетная ведомость по зарплате должна содержать в себе следующие сведения:

        • наименование организации и регистрационный номер в общероссийском классификаторе предприятий и организаций;
        • сведения о дебетовом счете компании;
        • длительность действия бланка;
        • наименование бланка, регистрационный код и дату составления;
        • длительность расчетного периода.

        На главной странице ведомости указывается наименование организации. Здесь важно указать именно то название, что зафиксировано в регистрационных документах. Ниже следует привести сведения о структурном подразделении или отделе, на имя которого заполняются документы. В том случае, когда ведомость включает в себя всех сотрудников организации, данные сведения не указываются. После этого заполняется окно, где следует указать регистрационный номер в ОКПО. В поле «корреспондирующий счет» вводится цифра семьдесят.

        Далее указывается временной промежуток, в течение которого бланк будет действовать. Согласно Положению Банка РФ от двенадцатого октября две тысячи одиннадцатого года, данный срок составляет не менее пяти дней, после заполнения бланка. На титульном листе формы «Т-53» должны фиксироваться сведения об общей сумме, начисленной сотрудникам за отчетный период. Данные сведения указываются в специально отведенном поле. Важно обратить внимание, что бухгалтеру потребуется вписать не только цифровое значение, но и указать конкретную сумму в письменном виде.

        Вслед за этим ставится отметка о дате составления «платежки» и указывается её порядковый номер, соответствующий журналу внутреннего учета. Последние данные, что указываются на титульном листе – временной промежуток, согласно которому осуществляется выплата. В данной графе указывается начальная и конечная дата.

        Далее, заполняющему необходимо перейти к заполнению остальных страниц рассматриваемого документа. Их объем прямо пропорционален количеству сотрудников организации. Важно обратить внимание на то, что отметка о количестве листов фиксируется в специально отведенном поле.

        В первом столбце главной таблицы указывается «порядковый номер». Второй столбец должен содержать в себе табельный номер, сведения о котором можно найти в личной карточке сотрудника предприятия. В третьем столбце следует указывать фамилию и инициалы работников. Многие специалисты в сфере бухгалтерского учета рекомендуют новичкам заполнять данную графу полностью, указывая не инициалы, а полное имя и отчество работника. Подобный подход к заполнению бланка позволит избежать возможной путаницы.

        image
        Ведомость на выплату зарплаты отличается от расчетной тем, что здесь указывается лишь сумма к выдаче, т.е. уже за вычетом необходимых отчислений

        В следующий столбец, заполняющим лицом вносится информация об объеме средств, начисленных для выдачи каждому сотруднику. Здесь следует привести цифровое значение. Пятый столбец отводится под роспись каждого сотрудника, получившего заработную плату. Последний столбец используется для внесения дополнительной информации. Здесь могут быть представлены ссылки на документацию по расчетам. В том случае, когда зарплату вместо конкретного сотрудника получает доверенное лицо, в этом поле необходимо сделать соответствующую отметку. Если дополнительных сведений не имеется, в графе ставится прочерк.

        После того как таблица будет полностью закончена, в строке, расположенной ниже, следует еще раз указать общую сумму выданных средств в цифровом и письменном виде.

        Следует обратить отдельное внимание на то, что отсутствие на документе росписи директора предприятия, делает форму «Т-53» недействительной. Именно поэтому, бухгалтеру предприятия перед передачей ведомости кассиру, необходимо предоставить заполненный бланк директору компании для ознакомления. После того как кассир осуществит выдачу заработной платы, ставится еще одна подпись. После этого, заполненная ведомость на выдачу зарплаты подлежит повторной проверке. В случае отсутствия нарушений, связанных с заполнением бланка, главный бухгалтер ставит свою подпись.

        Внесение изменений в платежную ведомость

        Как правило, в обязанности кассира входит предварительная проверка платежной ведомости непосредственно перед самим процессом выдачи средств. В том случае, если в заполненном документе выявляются различные ошибки и недочеты, ведомость возвращается в бухгалтерский отдел для внесения изменений.

        В редких случаях наблюдается ситуация, когда заполненный документ невозможно переоформить. В этом случае, должностному лицу, ответственному за составление бланка необходимо аккуратно перечеркнуть неправильную информацию. Выше следует вписать правильные сведения, а исправленный бланк передать на повторное подписание начальству компании. Одно из главных требований к исправленному документу – наличие даты исправления. Отсутствие информации о дате исправления и всех необходимых подписей может привести к потере юридической силы документа.

        image
        Зарплатные ведомости образцаТ-53 регистрируются в специальном журнале, который ведется на протяжении календарного года

        Правила закрытия платежной ведомости

        Закрытие «платежки» является завершающей стадией выдачи заработной платы. Данный процесс осуществляется после истечения срока действия документа. Оформление закрытия ведомости входит в обязанности кассира. Важно обратить внимание, что данные действия необходимы даже в тех ситуациях, когда не все работники компании получили заработную плату. Порядок выполнения этой операции выглядит следующим образом:

        Фиксация отметки «депонировано» в специально отведенных полях, напротив фамилии тех сотрудников, что не получили заработную плату.

        1. Подсчет выданных средств и тех денег, что не были получены работниками предприятиями. Данная информация указывается на последнем листе документа.
        2. Заверение заполненного бланка подписью.
        3. Выписка расходно-кассового ордера, содержащего сведения о выданной сумме наличных средств.
        4. Порядковый номер ордера указывается в соответствующем поле формы «Т-53».

        После окончания вышеперечисленных операций, заполненный документ передается в бухгалтерский отдел. Платежная ведомость форма Т-53 скачать бланк бесплатно можно по этой ссылке.

        Понравилась статья? Поделиться с друзьями: