Заграничные командировки: порядок оформления, выдача аванса, учет расходов

Темы: КадрыКомандировкиОрганизация бизнеса imageНа протяжении осуществления своей деятельности организации нередко приходится сталкиваться с необходимостью направлять своих сотрудников в заграничные командировки. Подобная практика позволяет предприятиям расширять сферу своего влияния, а также повышать показатели прибыльности по факту заключения новых контрактов с зарубежными контрагентами.

Оглавление: 1. Нормативная база командировок за границу2. Группы сотрудников, которые не допускаются к отправлению в командировку за границу в 2021 году3. Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года4. Расходы предприятия на командировку за границу сотрудника5. Документальное оформление заграничной командировки6. Длительность зарубежной командировки7. Порядок оформления командировки сотрудника за границу

Нормативная база командировок за границу

Нормативная регулировка данного вопроса начинается с трудового законодательства РФ. В частности, ст. 166 ТК РФ определяет понятие командировки, а также порядок их постановления.

Помимо этого, законодательство гарантирует работникам любой компании, что:

  • будут сохранены должность, рабочее место сотрудника, а также возмещения по временной нетрудоспособности гражданина. Помимо этого за подчиненным закрепляется объем его среднего заработка, который не может стать меньше в период деловой поездки субъекта. Эти положения регламентируются ст. 167 ТК РФ;
  • когда должностные обязанности подчиненного предполагают работу на выезде, поездки за пределы офиса в пределах города не будут считаться командировкой. Это фиксируется в ПП № 749 от 13.10.2008г.

Кроме ТК РФ для зарубежных деловых поездок также актуальны такие нормативные документы:

  • НК РФ и ФЗ № 173 от 10.12.2013г. определяют порядок и условия направления подчиненных в деловые поездки за границу;
  • ПП РФ № 749 от 13.10.2008г. фиксирует порядок исполнения командирования сотрудников;
  • порядок возмещения денежных средств, затраченных в поездке, а также суточных, регламентируется коллективным соглашением, личным трудовым договором с подчиненным, плановыми документами и проч.

Руководителю компании, готовящейся направить подчиненного в зарубежную поездку, следует понимать, что юридические и экономические отношения между странами часто изменяются. Поэтому требуется ознакомиться с системой въезда в конкретную страну с той целью, чтобы документы сотрудника были оформлены правильно.

Группы сотрудников, которые не допускаются к отправлению в командировку за границу в 2021 году

Подобные категории описываются в трудовом законодательстве. Так, руководителю следует знать, что в деловые поездки за границу не допускаются:

  • женщины, ожидающие появление ребенка;
  • субъекты с имеющимся запретом на въезд в конкретную страну или же ограничением выездного характера;
  • работники, не достигшие 18 лет. Исключением являются сотрудники культурного и творческого профиля. Например, зарубежная командировка разрешается несовершеннолетним актерам на время съемок;
  • подчиненные на протяжении их студенческого отпуска.

Помимо этого, выделяют также группы лиц, которые допускаются в заграничную командировку только с их личного письменного согласия:

  • матери малолетних детей, не достигших 3 лет;
  • отцы-одиночки и матери-одиночки;
  • одинокие опекуны, чьим отпрыскам еще не исполнилось 5 лет;
  • родители несовершеннолетних инвалидов;
  • опекуны малолетних детей;
  • подчиненные, на которых лежит ответственность по обеспечению ухода тяжелобольного родственника по медицинскому предписанию.

Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года

Начиная с 2014 года, законодательство в разрезе командировок претерпевало корректировки. Наиболее значительными из них стали:

  • с 2015 отменена необходимость оформлять сотруднику командировочное удостоверение и служебное задание. Однако до сих пор многие организации закрепляют подобное положение в местных нормативных актах ввиду информативности и удобности указанных документов;
  • с 2017 года был существенно упрощен документооборот в отношении деловых поездок подчиненных. Так, подобные служебные поездки теперь основываются на приказе руководителя, где отражается информация о целях командировки и ее длительность;
  • были изменены объемы суточных выплат сотрудникам.

Об изменениях суточных следует рассказать подробнее. С 01.01.2017г. было установлено, что объем суточных будет делиться на фиксированную часть и сумму, облагаемую налогом, если она превышает норму. Так, максимально возможные объемы суточных выплат, которые не будут облагаться налогом, представляют собой:

  • для деловых поездок по территории России – 700 руб.;
  • для служебных командировок за рубеж – 2500 руб.

Помимо этого, ТК РФ не фиксирует максимально возможный объем суточных. Нововведения затрагивают только допустимый размер выплат без налогообложения.

Любую сумму, определяемую на конкретном предприятии как норма суточных, следует оформить в локальном нормативном документе.

Расходы предприятия на командировку за границу сотрудника

Средства, затраченные для организации загранкомандировки подчинённого, можно классифицировать следующим образом:

  1. Затраты на проезд. По факту приезда сотрудника им на протяжении первых трех дней, составляется авансовый отчет, к которому он прикладывает оправдательные документы. Среди них также присутствуют билеты на проезд, включая общественный транспорт и авиабилеты.

Существуют случаи, когда сотрудник направляется в деловую поездку личным транспортом. Тогда к оправдательным документам следует добавить путевой лист, а также чеки с заправок. На этапе оформления командировки сотрудник должен подать технический паспорт транспорта, а также доверенность, если машина не принадлежит ему.

Также нередко используется арендуемый транспорт. Для этого представитель компании направляется в соответствующую организацию. По факту возвращения сотрудник предоставляет арендное соглашение, акт о возврате машины, а также чеки.

  1. Затраты на проживание. Нередко случается так, что иностранный оппонент берет на себя расходы по проживанию субъекта. Однако если этого не случилось, о гостиничном номере, мотеле или квартире следует позаботиться заранее. На этапе планирования командировки предприятие должно забронировать соответствующую жилплощадь для работника. В качестве доказательств сотрудником предоставляются счета за проживание.
  2. Издержки на оформление заграничного паспорта в случае необходимости. Если сотрудник такового не имеет, то командировка за рубеж становится невозможной. Поэтому зачастую работодатели берут на себя растраты по оформлению загранпаспорта для подчиненного. Однако фактически этим занимается лично сотрудник. Также ему предоставляют право выбора: заранее получить аванс или получить дальнейшее возмещение личных расходов. В частности, подобными расходами является выплата государственной пошлины и, при необходимости, оплата консультации юриста. Доказательными документами являются квитанции банка.
  3. Затраты на получение визы. При данном процессе также подразумевается госпошлина. Без наличия обговариваемого документа командировка также становится невозможной.
  4. Дополнительные расходы на заграничную деловую поездку работника. Основываясь на ст. 264 НК РФ, подразумевается возмещение затрат на консульские, аэродромные сборы, а также сборы по факту транзита автомобиля и прочее.

Помимо этого сотруднику также выплачиваются суточные при командировках за границу, как возмещение каждого дня пребывания в деловой поездке.

Документальное оформление заграничной командировки

imageОформление командировки заключается в публикации приказа работодателя, в котором детально прописываются место, время, а также реквизиты принимающей стороны.

Если на предприятии предусмотрено использование командировочного удостоверения и служебного задания, их также необходимо оформить до отъезда подчиненного. При зарубежной командировке информация, ранее проставляемая в командировочном удостоверении, теперь фиксируется на таможенных пунктах, а именно – фактическая дата выезда и въезда человека.

По факту приезда субъекта ему дается три дня на оформление авансового отчета. При этом если день приезда попадает на выходной или праздник, то три дня начинают свой отсчет с первого дня рабочей недели.

Нередко возникают сложности при зарубежных командировках. Так, отвечая на вопрос как оформить авансовый отчет при командировках за границу, необходимо в первую очередь уточнить, что, фактически, субъекту его требуется не оформить, а заполнить. Унифицированная форма АО-1 для подобных документов имеется в отделе кадров. Кадровики заранее подготавливают бумаги, которые затем передаются командированному сотруднику для заполнения. Основным нюансом является необходимость приложить все оправдательные документы, ничего не упустив. Именно на основании авансового отчета работнику будут возмещены затраченные средства.

Длительность зарубежной командировки

Начиная с 2017 года были отменены ограничения по длительности командировок за границу. Однако продолжительность деловой поездки должна быть зафиксирована в приказе. Помимо этого, большинством организаций оформляются специальные нормативные акты, в которых фиксируются нюансы направления сотрудников в заграничные командировки.

Длительность командировки обуславливается:

  • экономической целесообразностью;
  • наличием документальных аргументов в подтверждение превышения доходов над расходами ввиду осуществленной поездки.

Если сотрудник пробыл в командировках за рубежом суммарно более 183 дней за предшествующие поездке 12 месяцев, процент НДФЛ станет 30%, а не 13%.

Порядок оформления командировки сотрудника за границу

Порядок оформления зарубежной деловой поездки и командировки по территории страны существенно не отличаются. Основанием для обеих поездок служит опубликованный приказ руководителя, по факту которого сотрудник направляется на другую территорию для выполнения задания. Однако подобные поездки имеют и отличия, в частности, это проявляется в нюансах и особенностях оформления документов для сотрудника и порядка выплат денежных средств.

Пошаговая инструкция оформления заграничной поездки работника в общем виде заключается в следующем:

  1. Работодатель принимает решение о направлении конкретного подчиненного в командировку за рубеж.
  2. Публикуется соответствующий приказ, в котором будут обозначены цели и задачи поездки.
  3. В случае если это предусмотрено локальными нормативными актами предприятия, выдача командировочного удостоверения.
  4. Извещение работника о наличии такого приказа руководителя, ознакомление подчиненного с ним.
  5. Исчисление будущих затрат на проживание, питание и дорогу, а также суточных, исходя из текущего курса валют.
  6. Осуществление авансовых выплат.

Как отмечалось ранее, заграничная поездка имеет множество нюансов. Поэтому руководителю заранее следует ознакомиться с предложением зарубежной организации и определить, берет ли на себя оппонент часть расходов по командировке. Помимо этого, следует определить наличие у подчиненного заграничного паспорта. Так, если данного документа нет в наличии, порядок оформления зарубежной деловой поездки, фактически, начинается с его получения.

Также расчеты по факту командировки базируются на таких расходах:

  1. Оформление визы подчиненному, если такая необходимость существует.
  2. Бронирование номера отеля, хостела или гостиницы. Также учитываются арендные траты, если сотруднику снимается квартира.
  3. Оформления требуемого пакета документов для исполнения сотрудником своих служебных обязанностей.
  4. Определение объема авансовых выплат, основываясь на предыдущих расчетах будущих трат, а также положенных субъекту суточных.
  5. Исчисление усредненной заработной платы подчиненного за каждый день деловой поездки.
  6. Оплата налогов, в частности, НДФЛ и соответствующих взносов

Также следует отметить, что зарубежная командировка должна проходить те же этапы оформления, что и обычная. Разница заключается только в выплате суточных. Так, командировка за границу на 1 день суточные не предусматривает. То есть, если субъекту не придется ночевать вне дома, то суточные не будут выплачены. Однако остальные затраты на подобную «мобильную» деловую поездку будут возмещены.

Суточные при командировке

Бухгалтеры часто спрашивают, как правильно рассчитать суточные в командировке. Особый интерес вызывают суточные при поездках за границу, в том числе в страны СНГ, в 2021 году. Мы постарались дать ответы на все самые важные вопросы, связанные с расчетом и выплатой суточных.

Содержание

Виды командировочных расходов

Работодатель, который направляет сотрудника в командировку, обязан возместить ему командировочные расходы. Эти расходы перечислены в статье 168 ТК РФ. К ним относятся:

  • стоимость проезда;
  • затраты по найму жилья;
  • суточные (т.е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства);
  • иные издержки работника, согласованные с работодателем.

Таким образом, суточные являются одним из видов командировочных расходов, которые организация или ИП должна компенсировать своему сотруднику.

Рассчитайте зарплату командированного работника в веб‑сервисе

Размер и нормы суточных при командировках

Суточные необходимо выплачивать за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).

Величина суточных не ограничена. Каждый работодатель может установить тот размер суточных, который считает нужным. Главное, отразить выбранный вариант в локальном нормативном акте организации, например, в положении о командировках.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

СПРАВКА. Работодатель вправе утвердить разные величины суточных для отдельных категорий сотрудников. В частности, суточные директора могут быть больше, чем суточные менеджера. При загранкомандировках размер суточных может отличаться в зависимости от страны, в которую направлен сотрудник.

Однако существуют нормативы, которые применяются при расчете НДФЛ и страховых взносов. Суточные в пределах норматива освобождаются от налога на доходы физлиц и взносов, а на сумму превышения надо начислить НДФЛ и взносы. Нормативы для командировок по России отличатся от нормативов, установленных для служебных поездок за границу (подп. 3 ст. 217 НК РФ и п. 2 ст. 422 НК РФ).

Командировка по России

Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).

Командировка за границу

Суточные освобождаются от НДФЛ и взносов в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в зарубежной командировке.

ВАЖНО. При следовании сотрудника в зарубежную командировку день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в загранкомандировке. При возвращении из такой поездки день пересечения границы РФ считается как день, проведенный в командировке на территории России. Даты пересечения границы нужно определять по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте (п. 18 Положения о командировках).

Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в заграничной командировке 6 дней, границу РФ пересекал в первый и в последний день поездки. Ему начислили суточные из расчета 3 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 18 000 руб.(3 000 руб. х 6 дн.). От налога на доходы освобождена сумма: за первые 5 дней — 12 500 руб.(2 500 руб. х 5 дн.); за день возвращения в Россию — 700 руб. Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 4 800 руб.(18 000 руб. – 12 500 руб. – 700 руб.).

В страны СНГ

Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).

Пример расчета суточных при командировке в Казахстан в 2021 году

Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).

Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.

Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).

От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).

Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через оператора ЭДО

Суточные при однодневных командировках

Если командировка длится всего один день, то суточные работнику не полагаются. Об этом прямо сказано в пункте 11 Положения о командировках. Но многие организации и предприниматели все же выплачивают суточные даже при однодневных служебных поездках. Нужно ли платить с них НДФЛ и взносы?

В Минфине России считают, что все зависит от наличия подтверждающих документов. Если работник их представил, то выплату при однодневной командировке хоть и нельзя признать суточными, зато можно отнести к другой категории командировочных расходов. А именно, к иным издержкам, согласованным с работодателем. Тогда выплата в полном объеме освобождается от налога на доходы и взносов (письмо от 17.05.18 № 03-15-06/33309; см. «НДФЛ с «суточных» при однодневной командировке: Минфин изменил свою позицию»).

Аналогичный вывод сделан в постановлении Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 24.01.20 № А43-18056/2019 (см. «Суд разъяснил, надо ли начислять взносы на «суточные» при однодневных командировках»). И в постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.12 № 4357/12 (см. «ВАС: выплаты взамен суточных по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ»).

Порядок выплаты командировочных и отчетность по ним

Деньги на командировку выдают работнику перед началом служебной поездки в кассе, либо перечисляют на карту. При загранкомандировке суточные можно выплатить либо в валюте, либо в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму, предназначенную для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней. Для этого нужно оформить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие указанные траты. Деньги, которые остались неизрасходованными, работник обязан вернуть работодателю (п. 26 Положения о командировках).

Расходы в валюте при загранкомандировке нужно пересчитать в рубли:

  • если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег (письмо Минфина России от 22.01.16 № 03-03-06/1/2318; см. «Минфин напомнил, как определить курс валюты в целях учета затрат на оплату проживания в загранкомандировке»);
  • если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты (письмо Минфина России от 15.06.11 № 03-03-06/1/347; см. «Минфин: курс валюты, приобретенной работником в загранкомандировке, определяется по документам на ее покупку»);
  • если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях (письмо Минфина России от 03.09.15 № 03-03-07/50836; см. «Как пересчитать валюту в рубли, если командированный работник не представил документы на ее покупку»).

Отчитываться по суточным сотрудник не должен, поэтому суточные не надо оформлять как подотчетные средства. Их следует просто выдать работнику.

ВНИМАНИЕ. Выплату взамен суточных при однодневной командировке нужно передать работнику под отчет наравне с деньгами на проезд и на другие командировочные расходы. Впоследствии сотрудник обязан отчитаться по такой выплате, предъявив в бухгалтерию подтверждающие документы.

Автоматически рассчитать зарплату командированного работника по действующим правилам

Налогообложение суточных

Командировочные расходы, в том числе суточные, можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» также вправе списать суточные при командировках (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Выплаты взамен суточных при однодневных служебных поездках можно учесть, только если работник представил подтверждающие документы.

Ведите налоговый и бухгалтерский учет при УСН в интуитивно понятном веб‑сервисе

К концу октября авиасообщение с Россией было возобновлено примерно в 30 государствах. Однако на прошлой неделе в МИД РФ призвали россиян воздержаться от необязательных поездок заграницу из-за коронавируса. Многие страны и так не готовы принимать туристов, но ситуация с деловыми поездками обстоит иначе.

958просмотров

Компании продолжают работу даже в условиях второй волны коронавируса, поэтому если поездку перенести нельзя, то сотрудника все же можно отправить в командировку при условии соблюдения профилактических мер. Для этого нужно заранее узнать, какие правила и ограничения действуют в регионе или стране, куда планируется улететь. Анастасия Синицына, эксперт системы «Актион Кадры и HR» рассказывает, что предпринять, чтобы важная встреча все-таки состоялась.

Заполнить анкету по приезде в другую страну. Во многих странах это требование действует для всех, кто прибывает из-за границы. Анкета представляет собой специальную форму. В ней сотрудник должен указать свой рейс, место пребывания на период командировки, а также информацию о том, посещал ли он страны с критическим количеством зараженных. Чтобы заполнение такой анкеты не вызвало трудностей, можно заранее найти ее на сайте посольства или консульства того государства, в которое планируется поездка, и заранее обсудить с сотрудником, что он должен там написать. За отказ от подачи анкеты иногда предусмотрен штраф.

Соблюдать самоизоляцию по приезде в страну. Также в некоторых странах существует альтернатива: приезжающие могут соблюдать самоизоляцию в течение 14 дней или предоставить результаты теста, которые подтвердят, что они не заражены коронавирусом. При этом за сколько часов до въезда в страну необходимо сдать такой тест, каждая страна устанавливает самостоятельно.

По России практически во всех регионах отменена обязательная самоизоляция для приезжающих из других регионов. Но прежде чем отправлять сотрудника в командировку даже внутри страны, следует изучить эпидемиологическую обстановку в регионе и узнать, какие именно правила действуют там для приезжающих из других местностей. Это поможет избежать проблем, если работник не будет знать, какие правила надо соблюдать в конкретном регионе.

Носить маску и соблюдать социальную дистанцию. Во многих регионах страны, а также в зарубежных странах действует обязательный масочный режим. Если в том регионе, куда едет сотрудник, есть такое правило, СИЗы на весь период командировки выдает работодатель.

Перед отъездом сотрудника проведите с ним инструктаж о действиях в командировке в связи с распространением коронавирусной инфекции. Предупредите его, чтобы в общественных местах надевал маску и перчатки, тщательно мыл руки и обрабатывал их антисептиком, избегал мест с большим количеством людей и соблюдал с ними дистанцию не менее 1,5 м. Если сотрудник почувствует себя плохо во время, пока находится в командировке, ему необходимо немедленно обратиться за помощью в медицинскую организацию.

Сдать тест на коронавирус и соблюдать самоизоляцию. Если планируете направить сотрудника в заграничную командировку, учтите, что после возвращения из нее в течение трех календарных дней он должен будет сдать тест на коронавирус. До получения результатов лабораторного исследования на COVID-19 методом ПЦР сотрудник обязан соблюдать режим изоляции по месту жительства или пребывания (постановление Главного государственного санитарного врача России от 18.09.2020 № 27). Пускать такого сотрудника в офис нельзя. Вместо этого его нужно оставить на удаленке, либо предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск.

Когда будут получены результаты теста, сотрудник самостоятельно размещает информацию о результатах на портале Госуслуг. Для этих целей существует специальная форма «Предоставление сведений о результатах теста на новую коронавирусную инфекцию для прибывающих на территорию Российской Федерации» (п. 2 постановления Главного государственного санитарного врача от 27.07.2020 № 22).

Об обязательном тестировании и самоизоляции сотрудника по возвращении работодатель должен предупредить его до отъезда. Кроме того, решите, за чей счет работник должен будет пройти такое тестирование. Но чтобы сотрудник не отказался от поездки из-за лишних расходов, работодателю целесообразнее взять на себя оплату такого теста.

В локальном акте закрепите обязанность сотрудника пройти тест на коронавирус в течение трех календарных дней после его возвращения из командировки, а также за чей счет будет проводиться такое тестирование. После этого ознакомьте сотрудников с новой редакцией локального акта. Если же работник откажется сдавать такой тест, предупредите его, что в этом случае ему придется соблюдать обязательную самоизоляцию на дому в течение четырнадцати дней.

Если из поездки за границу возвращается иностранный сотрудник, то работодатель обязан проверять наличие медицинских документов, которые подтверждают отрицательный результат теста на коронавирус методом ПЦР, полученный не менее чем за три календарных дня до прибытия на территорию России. Если иностранец представит медицинский документ не на русском или английском языках, то такой документ нужно перевести на русский язык и засвидетельствовать консульским должностным лицом РФ (п. 1 постановления Главного государственного санитарного врача России от 27.07.2020 № 22).

При этом иностранные граждане, которые прибыли в Россию, обязаны выполнять требования по изоляции сроком на 14 календарных дней со дня прибытия на территорию России (п. 5. постановления Главного государственного санитарного врача от 27.07.2020 № 22).

В каждом регионе могут быть установлены дополнительные ограничения и обязанности для сотрудников.

Что касается поездок внутри страны, то пока закон не обязывает сдавать тест тех, кто вернулся из другого региона. Но если планируете направить сотрудника в командировку в регион, где все еще сохраняется большое количество зараженных, то также можете попросить работника после возвращения сдать тест на коронавирус. Объясните ему, что это необходимо сделать, чтобы не допустить эпидемию внутри компании. Учтите, что в такой ситуации расходы на оплату теста компании придется взять на себя. При этом сотрудник может отказаться проходить такое тестирование и привлечь его к ответственности за это вы не сможете.

Бронирование номеров в гостиницах. Когда будете бронировать отель для сотрудников, учитывайте, что Роспотребнадзор в своих методических рекомендациях от 04.06.2020 № МР 3.1./2.1.0193-20 советовал гостиницам размещать постояльцев в одноместные номера или семьями. То есть при заселении в номер двух и более гостей администраторы гостиницы могут потребовать подтвердить, что они родственники.

Если заезжающие в гостиницу это подтвердить не смогут, им вправе отказать в заселении в один номер. Поэтому если планируете направить в командировку сразу несколько работников, то сэкономить на их проживании и забронировать для них один номер не получится. Бронируйте для каждого работника отдельный номер, чтобы исключить проблемы.

30 августа 2018 в 13:16 image Иллюстрация: Osabee/Shutterstock image

Как правильно оформить документы для заграничной командировки работника и какие аспекты законодательства стоит учесть в первую очередь рассказывает Ирина Буцкая, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения «Ю-Софт»

На практике возникают ситуации, когда работника переводят на работу за рубеж в материнскую организацию. Но период оформления рабочей визы может занять длительное время. В связи с этим работника могут направить в командировку за границу в материнскую компанию на период оформления документов, необходимых для оформления рабочей визы. В кадрах и бухгалтерии в этом случае может возникнуть два вопроса:

  1. Как оформить — как перевод к другому работодателю или как длительную командировку.
  2. Где будет начисляться заработная плата — в России или за рубежом?

От ответов на эти вопросы будет зависеть и прибыль организации, ведь если расходы несет организация, зарегистрированная на территории РФ, то она может уменьшить свои доходы на расходы, понесенные за данного работника. Изначально стоит отметить, что ст. 166 ТК РФ установлено, что поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы будет являться командировкой. При этом максимальный срок командировки не установлен. Срок командировки компания определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. В связи с тем, что работник направляется в другую организацию для выполнения служебного задания своего работодателя, то необходимо оформить служебную командировку. ТК РФ устанавливает гарантии при направлении в командировку. Такими гарантиями являются возмещение расходов по проезду, проживанию и выплата суточных. Кроме этого период нахождения в командировке оплачивается по среднему заработку. Обязанность по оплате труда работников возлагается на работодателя, которым в данном случае будет являться российская компания. В отношении налогового законодательства мы можем отметить, что организация вправе учесть расходы только в том случае, если они экономически обоснованы и направлены на получение прибыли. Данное требование установлено ст. 252 НК РФ. На практике складывается ситуация, когда организации в суде доказывают обоснованность длительных командировок за рубеж. Так в Московском арбитражном суде в 2015 году рассматривался подобный спор. ИФНС утверждали, что сотрудники предприятия, находившиеся на территории иностранного государства непрерывно в течение более 183 дней в календарном году, фактически исполняют все свои трудовые функции вне основного места работы, что не отвечает понятию служебной командировки. Но суд установил, что на предприятии имеется локальный акт об утверждении размера командировочных расходов, включая суточные, в случае направления в заграничную служебную командировку; затраты на служебные командировки оформлены служебными поручениями, авансовыми отчетами и иными первичными документами; командированные сотрудники выполняли за пределами РФ лишь часть своих трудовых функций. Поэтому работники направлялись именно в служебные командировки и выплаченные им суммы являются суточными, подлежащими учету в составе расходов по налогу на прибыль. В других судебных решениях мы можем увидеть вывод, сделанный судами о том, что при направлении работников за границу на длительный период времени, когда все трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, выполняют по месту работы в иностранном государстве, получаемое ими вознаграждение является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства, которое относится к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации. Как пример можем привести Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.06.2016 N Ф07-3166/2016. Как мы с вами видим, то при направлении работника в длительную заграничную командировку следует в задании указывать не только те должностные обязанности, которые указаны в Трудовом договоре, но и дополнительные поручения. В этом случае расходы по оплате командировочных расходов будут обоснованы. Подписывайтесь на наш Телеграм-канал Подписывайтесь на наш Дзен-канал Доживёт ли ваш бизнес до первой прибыли

Предлагаем поиграть в предпринимателя.

image Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает налоги создаст счета заполнит декларации отправит в налоговую и фонды Попробовать бесплатно

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: