Заполняем табель учета рабочего времени: важный документ для расчета зарплаты

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк формы Т-13 .xlsСкачать образец заполнения формы Т-13 .xlsСкачать пустой бланк по форме Т-12 .docСкачать образец заполнения формы Т-12 .doc

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,В — выходной,ОТ — отпуск,РП — явка в выходной день (отработка),К — командировка,ПК — повышение квалификации,У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,Б — больничный с больничным листом,Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
  2. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
  3. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Как заполнить и распечатать табель учета рабочего времени

Для формирования и печати табеля учета рабочего времени откройте журнал сотрудников и нажмите кнопку «Отчеты». Увеличить изображение В открывшемся разделе Отчеты нажмите кнопку «Табель учета рабочего времени». Увеличить изображение Откроется раздел Табель учета рабочего времени. Увеличить изображение Перед заполнением табеля учета рабочего времени необходимо заполнить праздничные дни. Для заполнения праздничных дней (и переносов праздничных дней) нажмите кнопку «Праздничные дни» справа над таблицей. Увеличить изображение Откроется раздел «Праздничные дни» Для выбора года используйте фильтр по году. Для добавления даты нажмите кнопку «Добавить дату» и введите праздничный день. Для удаления даты используйте кнопку «Удалить дату». При необходимости заполните дату, на которую перенесен праздник и предпраздничную дату. Если предпраздничная дата заполнена, то при автоматическом заполнении предпраздничных дат на час меньше (при соответствующей настройке), предпраздничным днем будет считаться указанная дата, а не день перед праздником. Для отображения праздничных дней за все годы нажмите кнопку «Все даты» под фильтром по году. После внесения праздничных дат нажмите кнопку Выход, раздел «Праздничные дни» закроется. Также, при необходимости, нужно заполнить переносы рабочих дней. Для заполнения переносов рабочих дней нажмите кнопку «Перенос раб. дней» справа над таблицей. Увеличить изображение Откроется раздел «Переносы рабочих дней» Для выбора года используйте фильтр по году. Для добавления даты нажмите кнопку «Добавить дату» и введите рабочий день, который переносится, и дату, на которую он переносится. Для удаления даты используйте кнопку «Удалить дату». для отображения праздничных дней за все годы нажмите кнопку «Все даты» под фильтром по году. После внесения праздничных дат нажмите кнопку Выход, раздел «Переносы рабочих дней» закроется. Условные обозначения можно настроить в разделе Настройка табеля, для этого нажмите кнопку «Настройка табеля» справа над таблицей. Откроется раздел Настройка табеля. Увеличить изображение В данном разделе Вы можете указать условные обозначения, которыми будут обозначаться в табеле дневное и ночное рабочее время, выходные и праздничные дни, больничные, различные виды отпуска, командировки и прогулы. Информация о периодах указанных событий будет браться из соответствующих разделов карточек сотрудников. Если требуется поменять условное для обозначение работы в дневное, ночное время и праздники, нужно это сделать не только в разделе Настройка табеля (кнопка «Настройка табеля» справа над таблицей), но и исправить обозначение для каждого графика работы, в котором нужно использовать новое обозначение. В нижней части формы устанавливается количество сотрудников на лист при печати табеля в MS Excel (OO Calc). Рекомендуется 40 сотрудников на лист при печати упрощенного варианта табеля, и 20 сотрудников на лист при печати табеля с учетом отработанного времени по дням. Можно указать цвет, которым будут выделяться выходные (сб,вс) в шапке табеля, а в табеле выходные и праздничные дни, больничные, различные виды отпуска, командировки и прогулы. Также из данного раздела можно откорректировать, при необходимости, графики работы, по которым работают сотрудники и на основании которых будет заполняться табель учета рабочего времени. 4.2.3.13. Как заполнить график работы сотрудника Для заполнения табеля за период выберите нужный период (год и месяц) в блоке «За период» слева под таблицей. Затем нажмите кнопку «Заполнить период». При занесении сотрудников по одному с использованием кнопки «Добавить» для сотрудника используется стандартная пятидневка, графики работы учитываются только при заполнении всего периода Увеличить изображение В открывшемся окне введите Код вида оплаты и Корреспондирующий счет и нажмите кнопку «Ввод». Увеличить изображение Табель будет заполнен в соответствии с графиками работы сотрудников, заданными условными обозначениями и содержимым разделов карточки сотрудников. Затем заполните номер и дату табеля. 4.2.3.7. Как выбрать дату из календаряУвеличить изображение Если требуется откорректировать рабочее время сотрудника выберите нужную запись и нажмите кнопку «Карточка учета рабочего времени сотрудника». Откроется карточка учета рабочего времени сотрудника. Увеличить изображение При необходимости отредактируйте поля. 4.2.3.8. Как заполнить поле из справочника После окончания редактирования карточки учета рабочего времени нажмите кнопку Выход. Для добавления нового сотрудника в табель используйте кнопку Добавить под таблицей. Для удаления сотрудника из табеля используйте кнопку Удалить. Для печати табеля учета рабочего времени нажмите на кнопку «Табель учета рабочего времени» с изображением принтера. Увеличить изображение Если галочка «Т13» отключена, будет сформирован табель по упрощенной форме. В случае, если галочка «Просмотр» установлена, откроется окно предварительного просмотра — «Конструктор отчетов». Для просмотра страниц сформированного отчета используйте стрелочки «вправо-влево» на панели «Предварительный просмотр», для закрытия отчета без печати нажмите на кнопку с изображением двери. Для вывода журнала на печать нажмите на кнопку с изображением принтера на панели «Предварительный просмотр». Журнал будет распечатан на принтере, который настроен в Windows по умолчанию. В случае, если галочки «Просмотр» отключена, при нажатии на кнопку «Печать» после окна настройки печати откроется окно выбора принтера. Выберите нужный принтер, установите количество копий и нажмите на кнопку «Печать». Журнал будет распечатан на выбранном принтере. В случае, есть будет выбран принтер Adobe PDF (данный принтер появляется при установленном Adobe Acrobat), журнал будет предложено сохранить в виде файла формата PDF. Если включена галочка «по отделам», то перед формированием табеля откроется форма выбора отделов. Увеличить изображение Выберите галочками нужные отделы и нажмите кнопку Далее. Увеличить изображение Будет сформирован табель для выбранных отделов с разбивкой по отделам. Для печати табеля по форме Т-13 установите галочку «Т13» и нажмите на кнопку «Табель учета рабочего времени» с изображением принтера. Увеличить изображение Будет сформирован табель по форме Т-13. Для печати табеля по форме Т-13 с разбивкой по виду отработанного времени установите галочки «Т13» и «с разбивкой по виду отработанного времени» и нажмите на кнопку «Табель учета рабочего времени» с изображением принтера. Увеличить изображение Будет сформирован табель по форме Т-13 с разбивкой по виду отработанного времени. Если включена галочка «по отделам», то перед формированием табеля откроется форма выбора отдела. Увеличить изображение Выберите нужный отдел и нажмите Далее. Увеличить изображение Будет сформирован табель по форме Т-13 для выбранного отдела (с разбивкой либо без разбивки по виду отработанного времени). В программе есть возможность формирования табеля в MS Excel (OO Calc). Для вывода табеля в MS Excel, либо при соответствующей настройке в OpenOffice Calc установите галочку «В MS Excel» и нажмите на кнопку «Табель учета рабочего времени» с изображением принтера. Увеличить изображение Табель будет сформирован в MS Excel (OO Calc). Количество сотрудников на лист устанавливается в разделе «Настройка табеля». Если требуется вывести в Excel табель с учетом отработанного времени по дням, дополнительно к галочке «В MS Excel» установите галочку «С количеством часов». Увеличить изображение Табель с учетом отработанных часов по дням месяца будет сформирован в MS Excel (OO Calc). Для печати табеля из MS Excel (OO Calc) используйте раздел меню Печать в соответствующем редакторе. Если включена галочка «аванс», то соответствующий табель будет сформирован за первые 15 дней месяца. Увеличить изображение Для вывода табеля учета рабочего времени по форме № 0504421, введенной приказом Минфина России № 52н от 30 марта 2015 года, в MS Excel, либо при соответствующей настройке в OpenOffice Calc установите галочку «Форма 0504421» и нажмите на кнопку «Табель учета рабочего времени» с изображением принтера. Табель будет сформирован в MS Excel (OO Calc). Количество сотрудников на лист устанавливается в разделе «Настройка табеля». Увеличить изображение Для печати табеля из MS Excel (OO Calc) используйте раздел меню Печать в соответствующем редакторе. Если включена галочка «аванс», то соответствующий табель будет сформирован за первые 15 дней месяца. Увеличить изображение Если включена галочка «по отделам», то табель будет распечатан для конкретного выбранного структурного подразделения (отдела). Для корректного формирования табеля предварительно должны быть заполнены реквизиты организации работодателя. 4.3. Как ввести реквизиты Вашей организации

В Скачать программу В«Сотрудники предприятия 2.8.2В»

Документация программы В«Сотрудники предприятия 2.8.2В»

Как установить программу В«Сотрудники предприятия 2.8.2В»

Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.

Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).

Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.

Заполняем вводные данные функциями Excel

Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.

Скачать табель учета рабочего времени:

Если изменяется календарь, то меняются выходные и явки. Вручную проставляем прогулы, отгулы и т.п. Все остальное посчитается автоматически.

21 мая 2021 Унифицированная форма Т-13 – это документ, который может использоваться как один из вариантов ведения табеля учета рабочего времени. Рассмотрим, в чем его особенности и где найти эту форму. Вам помогут документы и бланки: Бланк унифицированной формы № Т-13 + ВИДЕО и ИНСТРУКЦИЯ

Вести учет рабочего времени своих сотрудников обязан каждый работодатель (ст. 91 ТК РФ). Он может использовать для этого любую подходящую к особенностям режима своей работы форму, в том числе разработанную им самим.

Существуют 2 формы, утвержденные одним постановлением Госкомстата, которые можно применять для целей учета отработанного времени либо в неизмененном, либо в доработанном виде:

  • Форма Т-12, 1-й раздел которой построен как табель учета рабочего времени.
  • Форма Т-13, которая, собственно, и называется табелем учета рабочего времени.

Форма Т-13 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать ее можно на нашем сайте.

Скачать унифицированную форму № Т-13

Таблицы 1-го раздела формы Т-12 и формы Т-13 очень похожи, но имеются и отличия:

  • Данные по дням месяца, относящиеся к конкретному сотруднику, в форме Т-12 располагаются в горизонтальном направлении последовательно от первого до последнего дня. В форме Т-13 они разделены на 2 части (по половинам месяца), которые находятся друг под другом.
  • С учетом того что по каждому дню помимо количества отработанных часов указывается причина присутствия или отсутствия сотрудника на работе, из-за особенностей построения таблиц в форме Т-12 каждому человеку отведены 2 строки, а в форме Т-13 – 4 строки.
  • В итоговой части таблицы формы Т-13 есть графы, отсутствующие в форме Т-12. В них отражены коды видов оплаты и корреспондирующий счет бухгалтерского учета, на котором будет учтена начисленная заработная плата.

Использовать можно любую из указанных форм. Определяющим является сам факт ее наличия. Без достоверного табеля учета рабочего времени невозможен правильный расчет заработной платы.

О том, что заменяет зарплату для ИП, читайте в материале «ИП не вправе платить себе зарплату».

Порядок заполнения формы Т-13 может иметь свои нюансы у каждого конкретного работодателя, поэтому его целесообразно закрепить в соответствующем документе (инструкции или руководстве). Отражения в нем потребуют следующие моменты:

  • Назначение ответственного (или ответственных) за ведение табеля.
  • Необходимость ведения отдельных табелей по подразделениям.
  • Утверждение дополнительных кодов для выходов или невыходов на работу.
  • Утверждение порядка отражения данных в табеле: все факты присутствия/отсутствия или только невыходы.
  • Определение порядка отражения данных по выходам/невыходам в сложных или нестандартных ситуациях.

В заголовочной части формы Т-13 приводятся данные о работодателе (наименование, код ОКПО, название подразделения), номер и дата документа, период, за который он составлен.

Основанием для внесения работника в табель является приказ о его приеме на работу, а для исключения – приказ на увольнение. Данные по Ф. И. О. каждого сотрудника указываются полностью. Все причины отсутствия должны быть документально подтверждены.

При заполнении данных по конкретному человеку в 1-й верхней и в 3-й сверху строках буквенным или цифровым кодом указывается причина присутствия/отсутствия, а в расположенных под ними строках (2-й и 4-й) – количество отработанных часов. Для данных по отсутствию в строках, отведенных для количества часов, либо проставляется ноль, либо не ставится ничего. Лишние для конкретного месяца дни перечеркиваются знаком «Х». Выходные отмечаются буквой «В». Продолжительность нормального рабочего дня, указанная в табеле, должна соответствовать количеству часов, установленному в трудовом договоре сотрудника или определенному законодательно (например, для укороченных предпраздничных дней). Продолжительность сверхурочной работы устанавливается приказом работодателя.

Для видов отсутствия, учитываемых в календарных днях (отпуск, больничный), отметка проставляется сплошным способом, т.е. в том числе и в выходные дни. Отъезд/приезд в выходной день, связанный с командировкой, отмечается как день командировки.

Образец заполнения формы Т-13 для 8-часового рабочего дня при 40-часовой рабочей неделе вы сможете скачать на нашем сайте.

Скачать образец заполнения формы Т-13

В этом примере имеет место работа в выходной день. Она осуществляется по приказу руководителя при наличии согласия работника. В приказе должно быть указано, как будет оплачен этот день: либо в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), либо предоставлением отгула в рабочий день.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы заполнили табель. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Подробнее об оплате за работу в выходной день читайте в материале «Ст. 153 ТК РФ: вопросы и ответы».

Наиболее часто используемые коды присутствия/отсутствия на работе (буквенные и цифровые) размещены на 1-м листе формы Т-12. При необходимости можно разработать дополнения к ним или собственную таблицу таких кодов.

В качестве кодов вида оплаты, проставляемых при заполнении итоговой части таблицы формы Т-13, которая отсутствует в форме Т-12, в целях сопоставимости данных разумнее использовать коды, приведенные в приложении 1 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Коды из этого приложения применяются при заполнении формы 2-НДФЛ.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня. бухгалтер, юрист 24 декабря 2020

Табель учета рабочего времени — это документ, в котором приводится список работников и количество фактической отработки и отклонений по каждому сотруднику. Его составляют ежемесячно.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Получить доступ КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Получить доступ Содержание <!DOCTYPE html PUBLIC «-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN» «http://www.w3.org/TR/REC-html40/loose.dtd»>

Что такое табель и для чего нужен учет отработанного времени

По нормативам, обязательность ведения табеля учета рабочего времени установлена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и, в случае необходимости, обосновать взыскание, наложенное на работника.

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто отвечает за учет отработанного времени в организации

По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:

  • табель рабочего времени составляет и ведет уполномоченное лицо;
  • в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передается в бухгалтерию.

Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывается в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Чем отличаются формы № Т-12 и № Т-13

Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести учет рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Пошаговая инструкция заполнения

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени, выбор делает работодатель:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную, — для формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1. Название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (Ф.И.О. ИП) и наименование структурной единицы: например, отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т. п.

Шаг 2. Код по ОКПО

ОКПО — Общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр — для юрлиц;
  • 10 цифр — для ИП.

Шаг 3. Номер документа и дата составления

Номер документу присваивается по порядку.

Датой составления обычно является последний день отчетного месяца.

Шаг 4. Отчетный период

Табель сдают за месяц — период с первого по последнее число июня в нашем случае.

Шаг 5. Информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка. Указывают порядковый номер, фамилию и должность работника.

Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учета. Сохраняется за сотрудником на все время работы в организации и не передается другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6. Сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использованы 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7. Итоговое количество дней и часов за месяц

Вот как правильно считать часы в табеле рабочего времени организации:

  • в 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца;
  • в 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8. Сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.

Корреспондирующий счет — бухгалтерский счет, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случае счет списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.

В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхнюю ячейку внесены дни явки и командировки, в нижнюю — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счета пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9. Сведения о причинах и времени неявки

Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней в отпуске.

Шаг 10. Подписи ответственных лиц

Табель подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Отметки об отпуске

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

  • какой вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

ОТ

Очередной оплачиваемый отпуск

ОД

Дополнительный оплачиваемый

ДО

Административный (без сохранения ЗП)

У

Учебный с сохранением ЗП

УВ

Учебный без отрыва от производства (сокращенный день)

УД

Учебный без сохранения ЗП

Р

По беременности и родам

ОЖ

По уходу за ребенком до 3 лет

ОЗ

Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях

ДБ

Дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Остальные обозначения и коды

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я

Работа в дневное время

Н

В ночное время

РВ

Работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином

С

Сверхурочная

ВМ

Вахтовым методом

ВАЖНО! Удаленная и дистанционная работа в табеле отмечается теми же обозначениям, что и обычная. Если сотрудник на удаленке отработал полный рабочий день, в верхней строке указывайте Я (или 01 при цифровом обозначении), а в нижней — количество фактически отработанных часов по норме рабочего времени.

Командировки и повышение квалификации:

К

Служебная командировка

ПК

Повышение квалификации с отрывом от труда

ПМ

Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б

Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)

Т

Временная нетрудоспособность без выплаты пособия

ЛЧ

Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях

ПВ

Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)

Г

Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей

ПР

Прогул без уважительных причин

НС

Режим неполного рабочего времени

В

Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)

ОВ

Дополнительный оплачиваемый выходной

НВ

Дополнительный неоплачиваемый выходной

ЗБ

Забастовка

НН

Невыясненная причина неявки

РП

Простой по вине работодателя

НП

Простой по не зависящим ни от кого причинам

ВП

Простой по вине работника

НО

Отстранение от работы (оплачиваемое)

НБ

Остранение без сохранения ЗП

НЗ

Приостановка работы при задержке ЗП

ВАЖНО! Если работник выходит на работу в дни, объявленные президентом как нерабочие в связи с карантином по коронавирусу (30.03-03.04.2020), в табеле рекомендуется ставить код РВ с указанием отработанных часов.

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в приказе ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@):

2000

Трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)

2010

Выплаты по гражданско-правовым договорам

2012

Отпускные

2300

Больничное пособие

2530

Оплата в натуральной форме

2760

Материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию

3020

Проценты по вкладам

Образец табеля учета по форме Т-13 на 2021 год

Скачать бланк табеля учета рабочего времени 2021 года по форме Т-12

Скачать табель учета рабочего времени в 2021 году, бланк по форме Т-13

Скачать: заполненная форма табеля учета рабочего времени Т-12

Скачать образец, как правильно заполнять табель учета рабочего времени Т-13

Скачать образец табеля посещаемости работников в word

Правовые документы Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого оставьте комментарий под статьей. Мы его прочитаем, исправим ошибку и расскажем о результате.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: